Regulamento de Clubes e Intercâmbios para 2014
(Aprovado pelo Conselho de Administração da FFI em 11 de março de 2013)
Os regulamentos e procedimentos contidos no presente documento foram aprovados pelo Conselho de
Administração da FFI para governar todas as atividades de intercâmbios da Friendship Force. Informações
adicionais e instruções podem ser encontradas no site da FFI (www.thefriendshipforce.org) ou entrando em
contato com a equipe da FFI, em Atlanta, Georgia. (Nota: Todas as taxas estão cotadas em dólares dos EUA.)
Índice
A. Clubes da Friendship Force ................................................................................................................................... 3
B. Regulamento de Intercâmbios e Taxas ................................................................................................................. 4
1. Intercâmbios entre clubes................................................................................................................................. 4
2. Programas de Intercâmbios Especializados ...................................................................................................... 5
a) Intercâmbios Temáticos ................................................................................................................................ 5
b) Intercâmbios Globais..................................................................................................................................... 5
c) Intercâmbios de Descobrimento ................................................................................................................... 5
d) Programas de Parceria .................................................................................................................................. 5
3. Diretores de Intercâmbios................................................................................................................................. 5
4. Recrutamento de Embaixadores e Anfitriões ................................................................................................... 5
5. Saúde e Mobilidade........................................................................................................................................... 6
a. O diretor de intercâmbio de saída determinará............................................................................................ 6
b. O diretor de saída deve lembrar a todos os candidatos ............................................................................... 7
c. Como os intercâmbios têm exigências físicas diferentes .............................................................................. 7
d. Se o diretor de intercâmbio de saída tem preocupações sobre a capacidade do candidato ....................... 7
e. Enquanto a questão da atividade física se aplica .......................................................................................... 7
6. Recrutamento de embaixadores de outras comunidades ................................................................................ 7
a. A inscrição de embaixador............................................................................................................................ 7
b. O diretor de Intercâmbio (ED- Exchange Director) deve corresponder com o requerente.......................... 7
c. Se, depois de discutir o intercâmbio com o requerente ............................................................................... 8
1
d. O diretor de Intercâmbio deve fornecer aos requerentes de fora de sua comunidade ............................. 8
7. Prazo de recrutamento...................................................................................................................................... 8
8. Taxa do Embaixador para a FFI.......................................................................................................................... 8
a. Intercâmbios entre Clubes:............................................................................................................................ 8
b. Intercâmbios especializados.......................................................................................................................... 9
c. Intercâmbios suplementares: ....................................................................................................................... 9
9. Orçamento para o clube local que viaja ( Ambassador Club )........................................................................... 9
10. Programa do Clube anfitrião e Taxas .............................................................................................................. 9
a. Para pagar o custo das atividades em grupo................................................................................................ 9
b. Em alguns casos, o ED que recebe (host ED) pode recomendar atividades opcionais ................................ 9
c. As taxas do programa do clube anfitrião não cobre o custo do transporte ............................................... 10
d. Para alguns clubes a taxa básica do programa do clube anfitrião é automaticamente ajustado............... 10
e) Taxas do programa do clube anfitrião são normalmente transferidas...................................................... 10
11. Desconto para o diretor de intercâmbio que viaja ....................................................................................... 10
a. Taxa do embaixador para a FFI.................................................................................................................... 10
b. Outras Taxas: ............................................................................................................................................... 11
12. Supervisão e Acompanhamento de Intercâmbios pela FFI ........................................................................... 11
13. Vistos ............................................................................................................................................................. 11
a) O ED que viaja(embaixador) deve consultar a Embaixada ou consulado ................................................... 12
b) FFI e os clubes anfitriões deverão responder rapidamente aos pedidos de documentação ..................... 12
c) O ED que viaja deve selecionar bem os candidatos para o intercâmbio..................................................... 12
d) O ED deve assegurar que todos os candidatos qualificados apliquem para a sua entrevista ................... 12
e) Os clubes de acolhimento devem reconhecer que as decisões de vistos estão além do controle ............ 12
14. Jovens Embaixadores .................................................................................................................................... 12
a) Jovens Embaixadores participando de um intercâmbio ............................................................................. 12
b) Independente da participação em intercâmbios regulares ........................................................................ 12
c) Qualquer pessoa com idade inferior a 18 anos........................................................................................... 13
15. Seguro de Viagem.......................................................................................................................................... 13
16. Avaliação de Intercâmbio .............................................................................................................................. 13
17. Quando o embaixador cancela...................................................................................................................... 13
18. Cancelamento de Intercâmbio ...................................................................................................................... 14
19. Formas de Pagamento................................................................................................................................... 14
2
1. Cheque dos EUA: ......................................................................................................................................... 14
2. Transferência Bancária ................................................................................................................................ 14
3. Cartão de crédito:........................................................................................................................................ 14
4. Acordos com Bancos Nacionais de alguns países:...................................................................................... 15
C. Oportunidades de Intercâmbios Suplementar................................................................................................... 15
1. Intercâmbios domésticos ................................................................................................................................ 15
a. Programação:............................................................................................................................................... 15
b. Duração: ...................................................................................................................................................... 15
c. Taxas: ........................................................................................................................................................... 15
d. Informando a FFI: ........................................................................................................................................ 16
2.Visitas entre clubes na Europa ......................................................................................................................... 16
a. Agendamento .............................................................................................................................................. 16
b. Duração: ...................................................................................................................................................... 16
c. Um de cada vez:........................................................................................................................................... 16
d. Taxas............................................................................................................................................................ 17
e. Informando a FFI.......................................................................................................................................... 17
3. Stopover ou “escala” ....................................................................................................................................... 17
a. Agendamento: ............................................................................................................................................. 17
b. Informando a FFI ......................................................................................................................................... 17
c. Taxas: ........................................................................................................................................................... 17
d. Regulamento de Stopover para Clubes....................................................................................................... 17
A. Clubes da Friendship Force
Clubes da Friendship Force recebem um licença para operar(alvará) pela FFI com a finalidade de promover a
missão da Friendship Force em uma comunidade local ou região, organizando intercâmbios de chegada e saída.
Cada clube é uma organização independente e não uma filial da FFI. A sua estrutura organizacional pode variar
de acordo com as tradições e os requisitos legais de uma região, no entanto, todos os clubes devem ter escrito
estatutos e basear-se na liderança voluntária que é selecionada pelos membros do clube.
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Novo em 2014: Uma liderança forte é vital para o sucesso de qualquer clube, mas a força a longo prazo de um
clube também requer um sistema de mudança periódica de líderes. Os clubes que não têm um sistema eficaz
para alternar a sua liderança vai encontrar grandes dificuldades quando um líder de longas datas finalmente
exonera-se. É altamente recomendado, portanto, que o clube promova a mudança de papéis de liderança em
uma base regular. Mesmo com um sistema de rotação, é possível manter a experiência e orientação de um líder
antigo ou fundador do clube através de cargos honoríficos que o clube pode estabelecer para esta finalidade.
Clubes devem seguir o regulamento de clubes e intercâmbios da FFI incluindo as normas sobre o uso adequado
do logotipo e outros materiais registrados. Para se manter ativo, o clube deve enviar anualmente a carta de
renovação do alvará para a FFI (Charter Renewal Form) que inclui a aceitação do regulamento corrente da FFI
pelos dirigentes do clube. A taxa de afiliação anual do clube é devida juntamente com essa licença.
Além de realizar intercâmbios regulares de chegada e saída, os clubes da Friendship Force são incentivados a
promover a missão da Friendship Force em suas regiões e planejar uma ampla gama de atividades locais para os
seus membros para mantê-los envolvidos durante todo o ano. Isso inclui eventos sociais para os membros do
clube como também programas que conectam os membros com outras associação de atividade internacional
em sua comunidade.
Além de intercâmbios regulares e atividades locais, os clubes também podem participar com outros clubes em
atividades de intercâmbio suplementar como os intercâmbios domésticos ou stopover (escala) [ver seção C para
mais detalhes]. As atividades complementares devem ser agendadas somente após os intercâmbios
internacionais oficiais para o ano terem sido confirmados. É também da responsabilidade de cada clube de
seguir as orientações e regulamentos para essas atividades suplementares e de pagar as taxas apropriadas.
O formulário de renovação da licença do clube para 2014 deve ser enviado para a FFI o mais tardar até 15
janeiro de 2014 juntamente com a taxa de afiliação de clube de US $10 por pessoa e de US $17 por família. Esta
deve ser calculada baseada no número de membros no final de 2013.
ATENÇÃO esta taxa irá aumentar em 2015, como segue: A taxa de afiliação de clube vai aumentar em 2015 para
US $15 por pessoa e US $25 por família. Este será baseado no número de membros no final de 2014.
B. Regulamento de Intercâmbios e Taxas
1. Intercâmbios entre clubes
Intercâmbios para clubes da Friendship Force são criados a cada ano pela FFI com base em uma variedade de
fatores, incluindo a história do clube, a preferência e a disponibilidade dos clubes em questão. A meta do
intercâmbio é normalmente 20 a 25 pessoas que viajam para uma comunidade de outro país por uma semana
de 5 a 7 noites para uma experiência de homestay. Se solicitado, e se houver semanas disponíveis, uma segunda
ou terceira semana poderá ser adicionada. A aceitação para ser um embaixador em um intercâmbio é feita
através de inscrição, sendo os embaixadores e os anfitriões selecionados cuidadosamente para garantir a
compatibilidade com o programa. O clube que viaja com os seus embaixadores para um intercâmbio de saída é
responsável pelo recrutamento e preparação de cidadãos locais para a experiência de um homestay. O clube
anfitrião é responsável pelo recrutamento e preparação de cidadãos da comunidade que irá abrir suas casas
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para os embaixadores visitantes. Cada intercâmbio é operado sob a liderança de diretores de intercâmbios
voluntários nomeados pelos clubes e em conformidade com as políticas de intercâmbios fixadas pela Friendship
Force International.
2. Programas de Intercâmbios Especializados
Além dos intercâmbios tradicionais de clube para clube , vários outros formatos estão sendo oferecidos:
a) Intercâmbios Temáticos adicionam um foco especial para a experiência de homestay. Temas podem estar
relacionados com interesses comuns (caminhadas, ciclismo, quilting, produção de vinho), educação
(professores ou alunos); projetos humanitários, aprendizagem de línguas, etc. O diretor desse tipo de
intercâmbio trabalha com a FFI e com o clube a ser visitado para montar um itinerário original e, em seguida,
recruta embaixadores que compartilham um interesse no tema. Os embaixadores podem ser de um ou de vários
clubes, ou o intercâmbio pode ser aberto a candidatos de qualquer lugar.
b) Intercâmbios Globais são projetados para atrair embaixadores de qualquer lugar do mundo. Muitas vezes
eles terão um tema específico ou um foco na compreensão cultural. Cada vez mais, os intercâmbios globais
estão sendo organizados inteiramente pelo clube que recebe, e o recrutamento de participantes fica a cargo do
marketing oferecido pela FFI.
c) Intercâmbios de Descobrimento(Discover Exchanges) fornecem um itinerário completo que combina
experiências de um curto homestay com viagens e atividades culturais na região. Os destinos são muitas vezes
para regiões escolhidas pela FFI com a intenção de criar novos clubes .
d) Programas de Parceria: De tempos em tempos a FFI irá oferecer intercâmbios com base em um acordo de
parceria com outra organização. Cada um desses programas tem seu próprio conjunto de regulamentos,
procedimentos e taxas.
3. Diretores de Intercâmbios
Diretores de Intercâmbios (ED) oferecem a liderança necessária para intercâmbios de sucesso. Os EDs para
intercâmbios de clubes são selecionados pelo clube local e trabalham junto com a FFI para fins de planejamento
do intercâmbio. Os EDs para intercâmbios especializados são nomeados pelos clubes ou pela FFI. Um manual
para o diretor de intercâmbio é fornecido pela FFI para orientar com o planejamento e liderança do intercâmbio.
Os clubes devem conduzir o processo de nomeação do diretor muito a sério pois o sucesso do intercâmbio
depende principalmente da qualidade de liderança do intercâmbio. Deve ser dada preferência a indivíduos com
capacidade de liderança e experiência anterior em planejamento de intercâmbios.
4. Recrutamento de Embaixadores e Anfitriões
5
O diretor de intercâmbio de saída (embaixador ou ambassador) deve recrutar o maior número de candidatos
qualificados que possam ser acomodados pelo clube que recebe(host), e ao mesmo tempo mantendo uma lista
de espera. O diretor de intercâmbio que recebe (anfitrião ou host) deve recrutar anfitriões apropriados para
receberem os embaixadores que estarão chegando. Na maioria dos casos, a meta de recrutamento de
embaixadores é de 20-25 pessoas. Intercâmbios com menos de 15 pessoas pode continuar a ser conduzido, na
pendência de consulta com os clubes envolvidos e com a permissão concedida pela FFI.
Os diretores devem procurar tanto dentro do clube como também na comunidade em geral pelos embaixadores
e anfitriões mais qualificados. Ser membro de um clube da Friendship Force não dever ser um requisito para se
candidatar para um intercâmbio, mas os clubes podem, se quiserem, pedir para os novos participantes para se
tornarem um membro do clube ao participarem do primeiro intercâmbio.
Cuidados devem ser tomados para a seleção dos candidatos e a aceitação deve ser somente para aqueles que
entenderem os objetivos da organização. Os clubes devem evitar o processo automático de aceitar qualquer
candidato que se inscreva para o intercâmbio.
Os diretores de intercâmbios tanto de saída como de chegada são aconselhados a seguir os procedimentos no
manual do diretor de intercâmbio para garantir uma experiência de intercâmbio bem sucedida. O manual está
disponível no site da FFI. Um programa de treinamento por DVD também está disponível mediante solicitação.
5. Saúde e Mobilidade
Intercâmbios da Friendship Force destinam-se a convidar pessoas de todas as idades e backgrounds para
participar. Isso inclui crianças, idosos participantes, bem como aquelas com deficiência. No entanto, candidatos
com necessidades especiais poderá ser aceito somente se o diretor de intercâmbio anfitrião concordar com
antecedência que o clube anfitrião poderá atender a essas exigências especiais. Isto é para proteger a segurança
e o conforto do embaixador, bem como a integridade do clube anfitrião.
Além dos candidatos a embaixador que tenham necessidades especiais, é importante reconhecer que o nível de
atividade física necessária para um intercâmbio da Friendship Force varia de acordo com a situação de
hospedagem, bem como o itinerário do programa. Portanto, o diretor de intercâmbio de saída deve observar as
seguintes diretrizes para assegurar que ele aceite somente os candidatos que podem satisfazer as exigências
físicas do intercâmbio. Se o diretor tiver alguma dúvida sobre esses regulamentos, ele deve discutir sobre isso
com a equipe da FFI para esclarecimento e orientação:
a. O diretor de intercâmbio de saída determinará juntamente com o clube anfitrião sobre o nível de
atividade física que será necessária durante o intercâmbio, incluindo a quantidade de caminhada exigida como
também as condições de vida e tipo de transporte que será utilizado durante o intercâmbio. O diretor de saída
irá fornecer esta informação aos candidatos, por escrito, antes de sua aceitação para o intercâmbio. O diretor
deve considerar a habilidade de cada candidato para cumprir as exigências físicas do intercâmbio quando decidir
se deve ou não aceitar a inscrição do candidato ao intercâmbio.
6
b. O diretor de saída deve lembrar a todos os candidatos para levar a sério as perguntas em relação à sua
saúde no questionário de inscrição para ser um embaixador. ESTAS PERGUNTAS SÃO PARA SUA PRÓPRIA
SEGURANÇA e deve ser concluída honestamente. Se o diretor descobre que um embaixador não forneceu
informações completas e verdadeiras, essa pessoa pode ser removida do intercâmbio a suas próprias custas.
c. Como os intercâmbios têm exigências físicas diferentes, o diretor de intercâmbio não deve aceitar
automaticamente sócios do clube para um intercâmbio. Só os candidatos que são capazes de demonstrar ao
diretor sua capacidade para cumprir as exigências físicas do intercâmbio deve ser aceito.
d. Se o diretor de intercâmbio de saída tem preocupações sobre a capacidade do candidato para
cumprir as exigências físicas de um intercâmbio, ele pode pedir ao candidato para fornecer referências relativas
a habilidades físicas dele. A critério do diretor, isso poderia incluir a exigência de fornecer um atestado médico
que indique que o candidato tem capacidade de cumprir as exigências do intercâmbio. Em tais casos, o diretor
deve oferecer uma declaração exata quanto ao tipo de atividades e as condições de vida esperado durante o
intercâmbio. NOTA: Esta preparação é para proteger a saúde e a segurança do candidato a embaixador.
e. Enquanto a questão da atividade física se aplica principalmente aos candidatos a embaixadores, os
diretores do clube que recebe deve também garantir que somente os anfitriões qualificados sejam selecionados
para o intercâmbio. Uma vez que os anfitriões muitas vezes são esperados para participar em atividades de
intercâmbio diversas, como também fornecer uma variedade de atividades individuais para os embaixadores,
apenas aqueles capazes de realizar essas atividades devem ser selecionados como anfitriões. Além disso, se o
host irá dirigir o embaixador durante o intercâmbio, é fundamental que somente aqueles que estejam
totalmente qualificados para cumprir com esta responsabilidade sejam aceitos.
6. Recrutamento de embaixadores de outras comunidades
A crescente publicidade de intercâmbio via e-mails e catálogo da FFI on-line , juntamente com a flexibilidade de
viagem, tem tornado mais fácil que embaixadores de qualquer lugar do mundo participem de um intercâmbio.
Como resultado, o diretor de intercâmbio que viaja, cada vez mais, procura por candidatos qualificados fora de
suas próprias comunidades para fazer parte do seu intercâmbio. Uma vez que estes candidatos não podem
participar de workshops ou encontrar pessoalmente com o ED, outras técnicas são necessárias para garantir
que apenas os candidatos qualificados sejam aceitos no intercâmbio. Diretores de intercâmbios que pretendam
recrutar embaixadores fora de sua comunidade devem seguir estas diretrizes:
a. A inscrição de embaixador terá a seguinte declaração: "Se você não for capaz de encontrar
pessoalmente com o diretor de intercâmbio, você será solicitado a fornecer referências e outras documentação
necessárias." Isso permitirá que o ED possa solicitar referências, conforme necessário para apoiar a inscrição.
b. O diretor de Intercâmbio (ED- Exchange Director) deve corresponder com o requerente via e-mail
e também falar com ele ou ela por telefone. Se o requerente se encontra em um país diferente, o ED pode
solicitar a assistência da FFI para fazer contato direto para entrevistar os candidatos. A/O ED deve ter várias
conversas ou e-mails com o candidato, incluindo uma discussão detalhada sobre o intercâmbio e por que o
candidato está interessado em participar.
7
c. Se, depois de discutir o intercâmbio com o requerente, o/a ED quiser considerá-lo para o intercâmbio,
a/o ED deve obter pelo menos uma referência por escrito para o requerente. Isto deve ser do presidente do
clube do requerente ou outro clube de referência adequado. Clubes que são convidados a fornecer referências
devem ser honestos ao responder às perguntas do ED. O requerente também pode ser solicitado a fornecer um
ou mais referências de pessoas que não são da Friendship-Force, que pode ser contactado pelo ED. No caso de
um candidato que não é atualmente um membro de um clube Friendship Force, pelo menos, duas referências
devem ser obtidas. Se a pessoa não é membro de nenhum clube da FF, mas mora em uma comunidade que tem
um clube, eles também podem ser convidados a encontrar pessoalmente com o líder do clube local.
d. O diretor de Intercâmbio deve fornecer aos requerentes de fora de sua comunidade todo o
mesmo material que é fornecido a candidatos locais nas oficinas de participação de intercâmbio (workshops).
Para facilitar este processo e fornecer um meio adicional para a comunicação pré-intercâmbio, o ED pode querer
estabelecer um fórum de e-mail interactivo com todos os embaixadores que participam no intercâmbio.
7. Prazo de recrutamento
A lista dos embaixadores devem ser enviadas para o clube anfitrião (s) e para FFI 60 dias antes da saída para o
intercâmbio. Os formulários de “Ambassador/Host Application” e “Agreement Forms” deve ser preenchido e
assinado por cada embaixador e host. Os diretores de intercâmbios respectivos retem esses formulários. Deixar
de cumprir os prazos especificados pode resultar em um novo agendamento ou cancelamento do intercâmbio,
com a hospedagem sendo atribuído a outro clube.
8. Taxa do Embaixador para a FFI
Qualquer atividade entre os clubes que envolve o fornecimento de hospedagem durante uma noite é
considerado um programa oficial da Friendship Force. (A única exceção é a de um intercâmbio doméstico entre
clubes nas mesmas proximidades com pernoites entre 1 e 3 noites.) Uma taxa para a FFI é apropriada e cobrado
por cada atividade, com base nos regulamentos aprovados pelo Conselho de Administração da FFI. As taxas são
usadas para apoiar a atividade de intercâmbio e também para proporcionar o financiamento necessário para
manter a FFI como uma organização internacional forte. Uma explicação completa das finanças da FFI podem
ser encontradas na seção de “club resources” no site da FFI.
a. Novo em 2014: Intercâmbios entre Clubes: Cada embaixador paga uma taxa de embaixador para a FFI
pela experiência com a Friendship Force. Taxas de embaixador para a FFI são devidas a FFI 60 dias antes da
partida do intercâmbio. Para intercâmbios de clube em 2014 a taxa de embaixador da FFI é de 165 dólares por
semana (5-7 noites) quando o intercâmbio é proveniente dos EUA e uma taxa de 140 dólares por semana
quando o intercâmbio é proveniente dos demais clubes fora dos EUA.
8
b. Intercâmbios especializados: As taxas para intercâmbios especializados incluem todas as atividades que
fazem parte do programa de intercâmbio formal, bem como as taxas para a FFI. Cada intercâmbio nesse caso é
único: o total das taxas variam de acordo com a duração e o custo do programa. Os vários custos são levantados
pelo ED e aprovado pela FFI e apresentado como um preço global.
c. Intercâmbios suplementares: Consulte a seção "C" abaixo para as taxas para esse tipo de atividades.
9. Orçamento para o clube local que viaja ( Ambassador Club )
Até 25 dólares por pessoa pode ser adicionado ao custo de um intercâmbio para ser retido pela comissão de
intercâmbio do clube embaixador(o clube que viaja). Estas taxas cobrem os custos de administrar o intercâmbio
a nível local e são recolhidas e retidas pelo clube, e não pela FFI. Essas taxas não são reembolsáveis no caso do
embaixador desistir de participar do intercâmbio ou no caso do intercâmbio ser cancelado.
10. Programa do Clube anfitrião e Taxas
O clube anfitrião é responsável por fornecer um programa interessante e cultural para os embaixadores. Além
de atividades planejadas em grupo , o diretor de intercâmbio que recebe deve assegurar que os embaixadores
tenham tempo suficiente com seus hospedeiros e também que os embaixadores possam explorar a área por
conta própria. Os custos de atividades fora de casa (aqueles não planejados pelo clube anfitrião) devem ser pago
pelos embaixadores.
a. Para pagar o custo das atividades em grupo, clubes anfitriões receberão uma taxa ( host fees ) de 100
dólares por embaixador (incluindo a taxa do ED) por semana de hospedagem (5-7 noites). A taxa pode ser usada
para pagar as recepções de boas-vindas e despedida e para outras atividades em grupo que ofereça aos
embaixadores uma excelente orientação cultural da cidade e região hospedeira. A taxa também pode ser
utilizada, a critério do clube anfitrião, para permitir que os anfitriões participem destas atividades.
b. Em alguns casos, o ED que recebe (host ED) pode recomendar atividades opcionais que não são
cobertas pela taxa de 100 dólares. Se o ED visitante ( Ambassador ED ) concorda, a taxa para o clube anfitrião
(host fee) pode ser aumentada em prol do enriquecimento do programa oferecido para o intercâmbio. No
entanto, se essa taxa ultrapassa o custo original de 100 dólares, o ED que recebe e que organizou o programa
deve apresentar um orçamento completo de todas as atividades, tanto o programa cultural básico como as
outras atividades inseridas para a revisão do ED visitante. Este orçamento deverá ser apresentado antes do
intercâmbio para que não haja surpresas. Após o intercâmbio, o ED que recebe irá apresentar o orçamento
contábil das despesas gastas para o ED visitante.
9
c. As taxas do programa do clube anfitrião não cobre o custo do transporte de embaixadores de seu
local de chegada para a comunidade onde o grupo será recebido/ acolhido e nem o retorno para o local de
partida ou de quaisquer excursão antes ou após a semana de intercâmbio. Se o ED que visita pede ajuda para o
ED que recebe com qualquer tipo de excursão/transfer, esses custos devem ser combinados com antecipação e
deve ser registrado como “transfers e custos com excursão”. Estes custos extras não devem ser considerados
parte da taxa para o programa que o clube anfitrião oferece. Como também deve ser tratado separadamente,
com pagamento e detalhes da contabilidade organizada entre os dois diretores de intercâmbio.
d. Para alguns clubes a taxa básica do programa do clube anfitrião é automaticamente ajustado para
um valor acima da taxa normal de 100 dólares e aprovado pela FFI. Isto é devido ao custo padrão de passeios e
transporte em certas cidades ser mais alto e necessário para prever os embaixadores durante o intercâmbio. O
ED que viaja será notificado desta situação logo no início do processo de planejamento de intercâmbios.
e) Taxas do programa do clube anfitrião são normalmente transferidas diretamente do clube
embaixador para o clube anfitrião de uma forma mutuamente aceitável, a menos que seja autorizado pela FFI.
Os 100 dólares devidos ao clube que recebe não é reembolsável se um embaixador cancela e desiste de
participar do intercâmbio com menos de 60 dias antes da partida e, portanto, a taxa deve ser transferida para o
clube anfitrião juntamente com as taxas dos demais embaixadores participantes. No caso do clube
embaixador(que viaja) não pague por todos os embaixadores confirmados, a FFI poderá antecipar o
pagamento faltante para o clube anfitrião e cobrar ao clube embaixador mais tarde.
11. Desconto para o diretor de intercâmbio que viaja
É apropriado para o ED embaixador(que viaja) "ganhar" parte ou a totalidade do custo básico do intercâmbio da
Friendship Force (inclusive os intercâmbios Suplementares) a que ele ou ela é líder. O oferecimento de parte ou
todo o custo do intercâmbio como uma "bolsa ganha" reconhece a responsabilidade associada com a liderança
de um intercâmbio e também pode motivar o ED para recrutar um intercâmbio com um grupo completo (21
pessoas). Cada clube deve adotar um regulamento por escrito sobre a “bolsa ganha”. Esta política deve ser
divulgada dentro do clube para que todos os membros fiquem cientes dessa norma. Diretores de Intercâmbios
devem cotar o valor total de seus intercâmbios, em conformidade com a política do clube. Qualquer membro de
um clube que se junta ao intercâmbio de outro clube deve aceitar o regulamento do clube que rege o ED que
viaja. (ambassador ED).
a. Taxa do embaixador para a FFI: O ED embaixador(que viaja) receberá um desconto pro-rateado da Taxa
de Programa do Embaixador para a FFI se há pelo menos quinze embaixadores pagando as taxas completas do
intercâmbio. O ED não pagará nada a FFI se há pelo menos vinte embaixadores pagando a taxa completa da FFI.
10
[No caso do clube anfitrião receber menos que os 20 necessários para receber a taxa free, o ED ainda assim
receberá a taxa free se o intercâmbio está completo de acordo com a capacidade máxima de hospedagem do
clube que recebe.]
b. Outras Taxas: Dependendo do regulamento do clube que viaja, uma “bolsa para o ED” pode incluir alguns
ou todos os seguintes: (a) despesas de deslocamento de e para a comunidade de acolhimento, (b) os custos de
viagem e turismo quando estes são parte do programa e não opcional, (c)Taxas para o programa do clube que
recebe. Não é apropriado incluir as despesas opcionais e pessoais, incluindo passaporte, taxas de visto, etc
12. Supervisão e Acompanhamento de Intercâmbios pela FFI
Para assegurar que o intercâmbio da Friendship Force forneça experiências culturais de alta qualidade para
todos os embaixadores e anfitriões, FFI irá acompanhar cada planejamento e recrutamento de intercâmbio. Isto
inclui: (a) a nomeação de todos os diretores de intercâmbios no prazo e seleção de datas de intercâmbio com
antecedência, (b) a confirmação a tempo de um itinerário final e preço, (c) recrutamento de embaixadores e
hosts qualificados, e (d) pagamento das taxas de acordo com as diretrizes da FFI.
Quando perguntado, o ED que viaja deverá apresentar a FFI as informações atuais sobre os detalhes do
intercâmbio , o progresso no recrutamento de embaixadores, nomes e idades dos embaixadores em potencial, e
o status do pagamento de taxas. Esta informação pode ser útil para determinar se o intercâmbio está
progredindo corretamente ou se é necessário apoio adicional do clube do ED, outros clubes, líderes da região,
ou da FFI.
Na maioria dos casos, a intervenção precoce para um intercâmbio em dificuldades pode levar a um intercâmbio
bem sucedida. Se, no entanto, é determinado que o recrutamento de embaixador não é satisfatório, a FFI pode
cancelar ou reagendar o intercâmbio e transferir a semana de hospedagem disponível para outro clube que
consta na lista de espera que é mantido pela FFI.
13. Vistos
Clubes em alguns países encontram dificuldades em obter vistos para os seus intercâmbios de saída. Como
resultado, os procedimentos de planejamento regular da FFI pode precisar ser modificado para os seus
intercâmbios. É importante para o clube anfitrião reconhecer que estas situações difíceis são muitas vezes
aquelas em que a missão da Friendship Force é mais necessária. Portanto, clubes anfitriões são encorajados a
aceitar o intercâmbio com os clubes desses países e trabalhar com a FFI e os embaixador do clube para realizar
esse intercâmbio.
11
É de responsabilidade do diretor de intercâmbio que viaja determinar que vistos serão necessários, se houver,
para viajar para o clube anfitrião (s). Isto deve ser feito logo que o intercâmbio é atribuído. Se existe a
expectativa de que a obtenção de vistos será um problema, os seguintes passos devem ser seguidos:
a) O ED que viaja(embaixador) deve consultar a Embaixada ou consulado do país de acolhimento o
mais rápido possível para determinar quais as medidas necessárias para aplicar para vistos.
b) FFI e os clubes anfitriões deverão responder rapidamente aos pedidos de documentação sobre a
experiência da Friendship Force. No entanto, o clube embaixador não deve esperar que as famílias de
acolhimento (os hosts) façam convites pessoais que incluam garantias de apoio financeiro.
c) O ED que viaja deve selecionar bem os candidatos para o intercâmbio e rejeitar qualquer um que
possa ser um risco para o não regresso ao seu país de origem. Isto é muito importante porque qualquer violação
tornará difícil ou impossível para embaixadores da Friendship Force no futuro receber vistos para aquele país.
d) O ED deve assegurar que todos os candidatos qualificados apliquem para a sua entrevista o mais
rapidamente possível, a fim de evitar decisões de última hora.
e) Os clubes de acolhimento devem reconhecer que as decisões de vistos estão além do controle do
clube embaixador e que muitas vezes a decisão é tomada no último minuto. Em tais situações, o clube anfitrião
é encorajado a manter em aberto a possibilidade de sediar o intercâmbio, mas para evitar fazer compromissos
firmes até que os vistos foram emitidos. Em alguns casos isso pode significar esperar até pouco antes do
intercâmbio para fazer a distribuição de hospedagem e arranjos finais do programa.
14. Jovens Embaixadores
a) Jovens Embaixadores participando de um intercâmbio regular da Friendship Force (inclusive os
suplementares) receberão um desconto de 50% sobre a taxa do programa de embaixador para a FFI. O desconto
não se aplica a intercâmbios especificamente para jovens embaixadores, que terá os seus próprios honorários.
Um embaixador jovem é definido como alguém de 18 anos de idade ou menos ou um estudante em tempo
integral de 26 anos de idade ou menos. Crianças menores de dois anos que participam de um intercâmbio com
um dos pais não será cobrada qualquer taxa do programa de intercâmbio ( FFI e clube anfitrião).
b) Independente da participação em intercâmbios regulares, FFI pode de vez em quando organizar
intercâmbios que são projetados especificamente para estudantes e jovens. Cada intercâmbio para estudantes /
jovens terá um itinerário que será desenvolvido em conjunto pelos líderes do clube embaixador e anfitrião. Eles
também irão determinar os preços, hospedagem e arranjos de supervisão de um adulto adequado para esse
intercâmbio em particular. Antes do intercâmbio, o ED embaixador irá fornecer o host ED documentação
completa para cada estudante embaixador / jovens sobre os seguros médicos, a autorização dos pais, e
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designação da guarda. Todos os arranjos para o intercâmbio estudantil incluindo preços, estão sujeitos à
aprovação da FFI.
c) Qualquer pessoa com idade inferior a 18 anos que não é acompanhado por um pai deve ter um tutor
designado durante qualquer experiência da Friendship Force. FFI fornece cópias mestras dos documentos
jurídicos adequados online. Além disso, crianças com menos de 16 anos devem viajar e ser hospedado na
mesma casa com um familiar adulto ou responsável designado.
15. Seguro de Viagem
Todos os embaixadores da Friendship Force DEVEM garantir seguro de viagem e saúde adequados para cobrir
emergências durante os intercâmbios. Esta exigência pode ser cumprida em uma das seguintes formas: a) por
meio do seguro existente do embaixador se este cobre as viagens internacionais, b) através do seguro oferecido
pela FFI em nosso site(somente para EUA e Canadá), ou c) através da compra separada de um pacote de seguros
de viagens. A inscrição e Acordo do embaixador para um intercâmbio inclui a seguinte declaração: ". Venho por
este meio concordar que estou coberto com seguro de viagem adequado e seguro de saúde para a duração do
intercâmbio" A critério do ED, um formulário de isenção de seguro pode ser assinado por um embaixador e
reconhecida em cartório para aqueles que optam por não comprarem um seguro.
16. Avaliação de Intercâmbio
Dentro de 30 dias da realização do intercâmbio, cada ED embaixador e anfitrião deve preencher e enviar para a
FFI uma Avaliação de intercâmbio final usando um formulário fornecido pela FFI. Se houver comentários
negativos substanciais, a FFI entrará em contato com o clube (s) envolvidos e trabalhar com eles para
implementar ações corretivas.
Os resultados da avaliação podem ser levadas em conta pela FFI na determinação das atribuições de
intercâmbios futuras para o clube. Clubes com intercâmbios consistentemente excelente terão prioridade na
escolha de intercâmbios futuras. Por outro lado, os clubes com as avaliações de forma consistente pobres serão
acompanhadas de perto pela FFI. Se os problemas não são resolvidos, FFI pode suspender a atividade de
intercâmbio até o momento em que o clube possa demonstrar sua capacidade para realizar intercâmbios com a
Friendship Force.
17. Quando o embaixador cancela
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Se um embaixador cancela/desiste de participar de um intercâmbio com mais de 60 dias antes da partida, FFI
reembolsará todas as taxas pagas a FFI e clubes. Portanto, não haverá reembolso das taxas da FFI e clubes se
um embaixador cancela com menos de 60 dias antes do intercâmbio.
Embaixadores são incentivados a tentar um reembolso das taxas pagas através do seu seguro de viagem; FFI
ajudará os embaixadores com esse processo e fornecerá toda a documentação necessária. A Taxa paga como
“orçamento para o clube local (máximo de 25 dólares) é não-reembolsável a qualquer momento.
18. Cancelamento de Intercâmbio
FFI se reserva o direito de cancelar uma troca se ele acredita que a realização do intercâmbio pode levar a riscos
desnecessários ou de perigo por parte dos embaixadores. Em alguns casos, o cancelamento pode ser devido à
falha do clube anfitrião para fornecer um programa adequado para os embaixadores visitando. Em tais casos,
FFI irá trabalhar com o ED embaixador para desenvolver um itinerário alternativo adequado para a delegação do
embaixador. Além disso, se FFI cancela qualquer troca de todas as Embaixador FFI Programa Taxas e
Emolumentos Anfitrião Programa Clube será totalmente reembolsado aos embaixadores.
19. Formas de Pagamento
Pagamentos devem ser feitos em dólares americanos através de três maneiras:
1. Cheque dos EUA: Pagamento pode ser feito por cheque de uma conta nos EUA em dólares e enviado para o
nosso endereço seguinte:
Friendship Force International
The Candler Building
127 Peachtree Street, NE, Suite 501
Atlanta, GA 30303, USA
2. Transferência Bancária: Pagamento também pode ser feito através de transferências bancárias. Favor
escrever para a equipe da FFI para os dados da nossa conta.
3. Cartão de crédito: O pagamento pode ser feito por cartão de crédito ou débito ( Visa, MasterCard, Discover
ou American Express) pelo site da FFI. Visite nossa página www.thefriendshipforce.org e clique em “Support
FFI” na barra azul. Selecione a opção de Doação para o Legacy Fund, Pagamento de Intercâmbio (Exchange
Payment) ou pagamento da taxa anual do seu clube (Club Dues).
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Pagamento on-line é simples, conveniente e o nosso site é seguro e protegido para recebimento de transações
financeiras.
Todas as transações devem incluir informações completas para identificar tanto a origem do pagamento como a
finalidade do pagamento.
4. Acordos com Bancos Nacionais de alguns países: Nos países do Japão, Reino Unido, Austrália e Nova
Zelândia, temos acordos bancários diferentes que devem ser feitos de acordo com as nossas diretrizes. Favor
para este países contactar a nossa equipe da FFI.
C. Oportunidades de Intercâmbios Suplementar
Além dos intercâmbios regulares planejados e coordenados pela FFI em nome da rede global da Friendship
Force, clubes têm também a oportunidade de organizar vários tipos de atividades de intercâmbio suplementar.
A finalidade de cada uma dessas categorias é o de complementar os intercâmbios regulares e devem ser
planejados somente após o calendário de intercâmbios regulares forem concluídas para o ano.
1. Intercâmbios domésticos
Um intercâmbio doméstico ou nacional é um intercâmbio oficial de clube para clube entre dois clubes do
mesmo país. Intercâmbios domésticos são suplementares às atividades de intercâmbios regulares de um clube,
proporcionando oportunidade para os membros dentro de um país de conhecer uns aos outros, assim como
diferentes regiões de seu próprio país. Intercâmbios nacionais/domésticos estão autorizados apenas entre os
clubes dentro de um país e, portanto, não estão disponíveis em países onde há apenas um clube. Eles não
podem ser realizados através de uma fronteira nacional para um clube de um país vizinho. Clubes que desejam
realizar intercâmbios nacionais devem seguir estes procedimentos:
a. Programação: o intercâmbio nacional poderá ser agendado entre os dois clubes dentro de um país, depois
de todos os seus intercâmbios internacionais regulares estejam confirmados para o próximo ano.
b. Duração: O intercâmbio doméstico ou nacional pode ser entre 1 e 7 noites com o clube anfitrião.
c. Taxas: Não há taxas de intercâmbio para a FFI para intercâmbios nacionais entre 1 e 3 noites. No entanto, há
uma taxa por embaixador para a FFI de 50 dólares quando o intercâmbio nacional é de 4 a 7 noites. As taxas
para o programa do clube que recebe será negociado caso a caso entre os clubes.
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d. Informando a FFI: Uma vez que um intercâmbio doméstico é confirmado entre os dois clubes, os
presidentes de clube ou diretores de intercâmbio devem entrar em contato com a FFI para registrar a visita
para que esta possa ser incluída no nosso banco de dados e assim a FFI terá um registro completo das
atividades anuais de cada clube.
2.Visitas entre clubes na Europa
Levando em consideração a facilidade de viagens entre os países da União Europeia (UE), como também o
interesse de reservar o máximo de semanas de hospedagem possíveis para os clubes de fora da região européia,
FFI tem um programa suplementar chamado “Visitas entre clubes na Europa” . Estas visitas são projetados para
serem mais curtas, com requisitos de viagem menos dispendioso do que um intercâmbio regular. As visitas do
clube são atividades complementares. Elas não devem ser vistas como uma alternativa para os intercâmbios
regulares internacionais.
Clubes europeus que desejam ter uma semana longa regular com experiência de hospedagem na Europa pode
fazê-lo através do processo regular de matching(combinação) de intercâmbios pela FFI. Clubes europeus que
pretendam realizar intercâmbios nacionais entre clubes no seu próprio país poderá fazê-lo, seguindo os
procedimentos de intercâmbio nacional. O Conselho de Administração da FFI continuará a rever esta política
para assegurar a consecução dos seus objetivos sem prejudicar as outras atividades da Friendship Force.
Clubes que desejam realizar visitas entre clubes na Europa devem seguir estes procedimentos:
a. Agendamento: Clubes da Friendship Force que pertencem a União Européia poderão realizar visitas com
outros clubes da UE. Estas devem ser agendadas diretamente pelos dois clubes, mas só depois de todos os
intercâmbios internacionais regulares forem confirmados para o próximo ano. Ao agendar a visita, os clubes
também devem discutir a possibilidade de uma visita recíproca no futuro, determinar de antemão se o
intercâmbio de retorno seria uma visita entre clubes na Europa ou uma visita de intercâmbio internacional
regular. Clubes não têm permissão de alterar o tipe de intercâmbio como regular internacional para um de
“visita entre clubes na Europa”.
b. Duração: Visitas entre clubes na Europa podem ser entre 1 e 4 noites e devem ser consideradas apenas
para pares de clube que estão próximos um do outro. Elas não devem ser planejadas para pares de clube de
longa distância e muito mais caros ;que seriam mais adequadas para intercâmbios internacionais regulares de
uma semana. Clubes não estão autorizados a estender visitas além de quatro noites seja esta em regime
informal ou formal.
c. Um de cada vez: Como o objetivo da visita entre clubes na Europa é o de oferecer oportunidades para
visitas curtas e baratas, geralmente durante um longo fim de semana, apenas uma visita pode ser agendada em
um momento. Os clubes não estão autorizados a planejarem visitas a clubes múltiplos como parte do mesmo
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intercâmbio. Visitas a mais de um clube são mais complicadas, caras e demoradas. Portanto, eles não cumprem
os critérios para uma visita dita entre clubes na Europa.
NOTA: Os clubes que desejam ter várias oportunidades de hospedagem em um intercâmbio podem fazê-lo,
pedindo um intercâmbio regular internacional de duas semanas . Podem também combinar um intercâmbio de
uma semana regular com o novo formato do programa de stopover ou “escala” (ver item 3 abaixo), adicionando
de 1 a 4 noites ao longo do caminho para o seu intercâmbio. FFI também está preparada para trabalhar com os
líderes europeus para projetar intercâmbios especializados, que seguem o formato do "Discover" onde é
incluído vários curtos homestays como parte do intercâmbio.
d. Taxas: Haverá uma taxa de embaixador para a FFI de 25 dólares por pessoa para visitas entre clubes na
Europa. As taxas para o programa do clube que recebe será negociado caso a caso entre os clubes.
e. Informando a FFI: Uma vez que uma visita entre clubes é confirmada entre os dois clubes, os presidentes
de clube ou diretores de intercâmbio devem entrar em contato com a FFI para registrar a visita para que esta
possa ser incluída no nosso banco de dados e assim a FFI terá um registro completo das atividades anuais de
cada clube.
3. Stopover ou “escala”
Stopover é um homestay de 1 a 3 noites oferecidos por um clube anfitrião à uma delegação de intercâmbio em
trânsito na área, enquanto viaja de ou para um intercâmbio regular. O objetivo é: (a) fornecer hospedagens
adicionais para embaixadores fazendo parte de um intercâmbio regular, e (b) fornecer oportunidades adicionais
de hospedagem para os clubes anfitriões. Clubes anfitriões não tem nenhuma obrigação em oferecer um
programa desse tipo e deve sentir-se livre para recusar, se não for conveniente. Diretores de intercâmbios que
desejam agendar um Stopover deve seguir estes procedimentos:
a. Agendamento: Para essa modalidade de stopover, o agendamento é feitoo diretamente entre o clube
anfitrião e o ED que viaja, certificando-se que este não interfere com quaisquer responsabilidades de
intercâmbio regular do clube anfitrião.
b. Informando a FFI: Uma vez que um Stopover é confirmado entre os dois clubes, os presidentes de clube
ou diretores de intercâmbio devem entrar em contato com a FFI para registrar a visita para que esta possa ser
incluída no nosso banco de dados e assim a FFI terá um registro completo das atividades anuais de cada clube.
c. Taxas: Haverá uma taxa para a FFI de 20 dólares por embaixador e por noite de stopover. As taxas para o
programa do clube que recebe será negociado caso a caso entre o clube e o ED.
d. Regulamento de Stopover para Clubes: Clubes, particularmente aqueles em cidades populares, são
incentivados a desenvolver uma política sobre como eles vão responder aos pedidos de stopover. Algums
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podem decidir que não são capazes de oferecer Stopover mas são capazes de dar conselhos sobre hotéis e
passeios na região. Outros podem optar por considerar pedidos, numa base de caso por caso. FFI poderá
divulgar os regulamentos criados por esses clubes.
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