Agrupamento de Escolas de Marco de Canaveses n.º1
Biblioteca Escolar/ Centro de recursos Educativos
Manual
De
procedimentos
Agrupamento de Escolas de Marco de Canaveses n.º1
Nota Explicativa
O principal objectivo deste Manual de Procedimentos é o de, em qualquer circunstância,
facultar o conhecimento das regras em uso nesta biblioteca, quer no que diz respeito à
sua organização, quer no que respeita à gestão dos recursos humanos e documentais.
Este é um documento interno, da responsabilidade do Professor Bibliotecário em
exercício de funções, que visa, para além disso, permitir a normalização e a continuidade
dos processos e das decisões tomadas, em caso de alteração da constituição das
respectivas equipas de trabalho.
Como todos os manuais de procedimentos, e tendo em conta a velocidade a que se
transforma o mundo e, por arrasto, as instituições que o integram, este é um documento
em aberto, cuja actualização será efectuada sempre que as mudanças a operar no
funcionamento da biblioteca o justifiquem.
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Sumário:
Capítulo I
Gestão dos Recursos Humanos
1. Professor Bibliotecário
2. Equipa da Biblioteca
3. Assistente Operacional
Capítulo II
Organização
Capítulo III
Gestão dos Recursos Documentais
1. Selecção e aquisição do Fundo Documental
2. Tratamento técnico documental
i. Verificação
ii. Carimbagem
iii. Registo
iv. Classificação
v. Catalogação
vi. Indexação
Capítulo IV
Arquivo/Difusão da informação
Capítulo V
Disposições finais
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Capítulo I
No início de cada ano lectivo é efectuada uma reunião com todos os professores que
asseguram o acompanhamento dos alunos na BE, aos quais são dadas a conhecer as
suas atribuições, a saber:
a)
Conhecer o regulamento da BE;
b)
Conhecer o sistema de arrumação dos livros (CDU)
c)
Garantir a ordem e a existência de um clima favorável à leitura, à pesquisa, à
escrita etc.
d)
Apoiar os alunos na selecção de recursos de informação, na recolha e no
tratamento da informação;
e)
Conhecer os recursos existentes no acervo que sejam de utilidade para a sua
prática lectiva e divulgá-los junto dos docentes do seu Departamento;
f)
Contribuir para a formação progressiva dos utilizadores da BE.
Estas atribuições são extensivas a todos os membros da equipa.
Pelo menos uma vez por período serão efectuadas reuniões da equipa da biblioteca
que inclui a Assistente Operacional, nas quais serão discutidas e aprovadas todas as
actividades a realizar, distribuídas tarefas, avaliadas acções e discutidos e acordados
reajustamentos a operar a documentos relevantes para o bom funcionamento da BE.
1. Professor Bibliotecário
Ao professor bibliotecário cabe, com apoio da equipa da biblioteca escolar, a gestão
da biblioteca da escola não agrupada ou do conjunto das bibliotecas das escolas do
agrupamento.
Sem prejuízo de outras tarefas a definir em regulamento interno, compete, ainda, ao
professor bibliotecário
a)
Assegurar o serviço de biblioteca para todos os alunos do agrupamento ou da
escola não agrupada.
b)
Promover a articulação das actividades da biblioteca com os objectivos do
Projecto Educativo, do Projecto Curricular de Agrupamento/Escola e dos
Projectos Curriculares de Turma;
c)
Assegurar a gestão dos recursos humanos afectos à(s) biblioteca(s).
d)
Garantir a organização do espaço e assegurar a gestão funcional e pedagógica
dos recursos materiais afectos à biblioteca;
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e)
Definir e operacionalizar uma política de gestão dos recursos de informação,
promovendo a sua integração nas práticas de professores e alunos;
f)
Apoiar as actividades curriculares e favorecer o desenvolvimento dos hábitos e
competências de leitura, da literacia da informação e das competências digitais,
trabalhando colaborativamente com todas as estruturas do agrupamento ou
escola não agrupada;
g)
Apoiar actividades livres, extracurriculares e de enriquecimento curricular
incluídas no plano de actividades ou projecto educativo do agrupamento ou da
escola não agrupada;
h)
Estabelecer redes de trabalho cooperativo, desenvolvendo projectos de
parceria com entidades locais;
i)
Implementar processos de avaliação dos serviços e elaborar um relatório anual
de auto-avaliação a remeter ao Gabinete Coordenador da Rede de Bibliotecas
Escolares;
j)
Representar a biblioteca escolar no Conselho Pedagógico, nos termos do
regulamento interno.
2.
Equipa da Biblioteca
a)
Em cada agrupamento ou escola não agrupada é criada uma equipa que
coadjuva os professores bibliotecários, nos termos definidos no regulamento
interno.
b)
Os docentes que integram a equipa da biblioteca escolar são designados pelo
Director do agrupamento ou da escola não agrupada, de entre os que
disponham de competências nos domínios pedagógico, de gestão de projectos,
de gestão da informação, das ciências documentais e das tecnologias de
informação e comunicação.
c)
Na constituição da equipa responsável pela BE, deverá ser ponderada a
titularidade de formação que abranja as diferentes áreas do conhecimento, de
modo a permitir uma efectiva complementaridade de saberes, preferindo
professores do quadro sem serviço lectivo atribuído ou com horário com
insuficiência de tempos lectivos.
d)
Os professores que integrem a equipa responsável pela BE devem apresentar
um perfil funcional que se aproxime das seguintes competências:
i.
Competências na área do planeamento e gestão (planificação de
actividades, gestão do fundo documental, organização da
informação, serviços de referência e fontes de informação, difusão da
informação e marketing, gestão de recursos humanos, materiais e
financeiros);
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3.
ii.
Competências na área das literacias, em particular nas da leitura e
da informação;
iii.
Competências no desenvolvimento do trabalho em rede;
iv.
Competências na área da avaliação;
Assistente Operacional
a)
À Assistente Operacional da BE/CRE cabe prestar serviço de atendimento, de
empréstimo e de pesquisa bibliográfica, cumprir e fazer cumprir as normas
estabelecidas no Regulamento da BE/CRE, nomeadamente:
b)
Garantir a ordem e o silêncio;
c)
Garantir que os utentes da biblioteca passem pela Zona de Acolhimento e
registem a tarefa que pretendem desenvolver, no respectivo programa, para
que a informação dele constante possa ser, posteriormente, usada para
tratamento estatístico.
d)
Controlar a saída de documentos para a sala de aulas e respectivo retorno,
preenchendo o modelo (Modelo SI 10);
e)
Controlar a utilização adequada dos computadores, preencher a folha de
registo (Modelo SI 11) garantindo, que a permanência de cada grupo de dois
junto a cada computador não ultrapasse os 20 minutos estabelecidos, caso
haja utilizadores em lista de espera;
f)
Ajudar os alunos na procura de documentos;
g)
Orientar as alunos na consulta dos sumários das publicações periódicas e
controlar a consulta dos números requeridos, garantindo o seu retorno ao lugar
inicial;
h)
Carimbar todos os documentos entrados com o carimbo de propriedade e fazêlos chegar à PB com a indicação da respectiva proveniência.
i)
Fotocopiar materiais que não podem sair da BE/CRE, dentro dos limites legais
e registar o número de fotocópias tiradas preenchendo o Modelo SI 12;
j)
Preencher o modelo de requisição de cópias e verificar o pagamento dos
trabalhos executados (Modelo SI 13);
k)
Preencher a base de dados (Modelo SI 14) de controlo de permanência dos
documentos na posse dos utilizadores;
l)
Registar na base de dados (Modelo SI 15) a respectiva entrada de periódicos.
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m)
Arquivar no local destinado para o efeito, na respectiva ordem (cronológica)
todas as Publicações cuja triagem não seja regular;
n)
Registar o material audiovisual que sai da BE/CRE (Modelo SI 18);
o)
Efectuar as inscrições dos novos utilizadores, preenchendo o respectivo
modelo de inscrição (Modelo SI 19);
p)
Facultar aos Encarregados de Educação o termo de responsabilidade referente
às novas inscrições de alunos (Modelo SI 20) e, após o preenchimento,
arquivar na respectiva pasta.
q)
Arrumar nas estantes os documentos deixados no carrinho pelos utilizadores;
r)
Entregar atempadamente à Professora Bibliotecária todos os documentos que
dão entrada na Zona de Acolhimento, com a indicação da respectiva
proveniência, carimbando com o registo de propriedade todos os referidos na
secção “organização” do Manual de Procedimentos da Biblioteca.
s)
Devolver diariamente ao escaparate as publicações deixadas na mesa do
espaço de leitura informal;
t)
Manter actualizado o inventário dos equipamentos;
u)
Registar as faltas dos professores das actividades a desenvolver neste espaço,
e comunicá-las aos responsáveis através de impresso próprio (Modelo SI 21);
v)
Zelar pela limpeza e arrumação do espaço.
w) Colaborar na preparação de instrumentos de difusão segundo as normas de
funcionamento de bibliotecas e serviços de documentação;
x)
Participar em programas e actividades de incentivo à leitura e na dinamização
de outros recursos educativos instalados na biblioteca ou centro de recursos.
y)
Controlar as entradas garantindo o preenchimento do formulário respectivo;
z)
Todos os documentos saídos da BE para a sala de aula devem ser registados
em formulário próprio, deve ser verificado o seu regresso e respectivo estado
no final da aula, e comunicada qualquer anomalia à Professora Bibliotecária.
aa) Deve ser registada a vez dos alunos que pretendam trabalhar nos
computadores, quando estes estão ocupados, e providenciar a sua ocupação
ou saída da BE, enquanto aguardam.
bb) Deve ser dado conhecimento imediato à Professora Bibliotecária das avarias
que se registem em qualquer equipamento da BE, a qual providenciará a sua
reparação atempada junto dos técnicos responsáveis.
cc) Deve ser efectuado o controlo semanal dos empréstimos em atraso com
chamadas de atenção e proceder ao envio de mails aos utilizadores
respectivos. Caso este procedimento não surta efeito, deve ser enviado SMS,
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e, por fim, contactado o DT que contactará e responsabilizará o Encarregado
de Educação pela sua devolução ou reposição.
dd) A circulação pela Biblioteca sem um objectivo preciso deve ser impedida pela
Assistente Operacional.
ee) A Assistente Operacional deve, sempre que se justifique, circular pelas
diversas áreas da biblioteca, garantindo que cada uma delas seja
correctamente utilizada.
ff)
Em horas de grande afluência de utilizadores cabe à Assistente Operacional
controlar as entradas e garantir a ordem, sendo esta a sua tarefa prioritária
nestas circunstâncias.
gg) A arrumação dos livros deixados no carrinho pelos alunos deve ser feita pela
Assistente Operacional sempre que não haja utilizadores na BE.
hh) A Assistente Operacional não deve ausentar-se da BE nos intervalos.
ii)
O controlo estatístico de dados deve ser efectuado pela Assistente Operacional
no final de cada ano Lectivo e entregue ao Professor Bibliotecário.
jj)
A Assistente Operacional deve realizar todas as tarefas relacionadas com o
funcionamento da BE/CRE que, pontualmente, lhe sejam solicitadas pela
Professora Bibliotecária.
Capítulo II
Organização
1. Há documentos que entram quase diariamente na Biblioteca sem qualquer
intervenção por parte da equipa e cuja importância deverá ser avaliada pela
Professora Bibliotecária, que procederá ao respectivo encaminhamento. Assim, todos
os documentos que dão entrada na Zona de Acolhimento, à excepção das
monografias e dos documentos audiovisuais, deverão, depois de carimbados com o
carimbo de propriedade, ser imediatamente encaminhados para a mesma, a qual
providenciará para que com eles se proceda da seguinte forma:
a)
Os catálogos são arquivados em local próprio. No final do ano lectivo é feita a
sua triagem tendo em vista conservar apenas os actualizados e enviar os
desactualizados para a reciclagem.
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b)
Todas as publicações periódicas provenientes de ofertas são colocadas no
expositor respectivo depois de verificadas pela Professora Bibliotecária, até à
chegada do número seguinte, altura em que são daí retiradas e sujeitas a
triagem (se contiverem algum artigo de interesse, este é recortado e integrado
num Dossier Temático (DT), caso contrário vai directamente para o cesto
destinado para o efeito, para reciclagem).
c)
As publicações periódicas resultantes de assinatura, nomeadamente, as
revistas National Geographic, Visão, Visão Júnior, Jornal de Letras, e Courrier
International são registados, em formulário próprio, na Zona de Acolhimento,
antes de serem entregues à Professora Bibliotecária, depois do que sofrem o
mesmo tratamento que as referidas no parágrafo anterior. Enquanto houver
espaço na biblioteca manter-se-ão em arquivo todos os números da National
Geographic, do Jornal de Letras e do Courrier International.
d)
A correspondência é lida diariamente, posto o que são afixados no placard da
biblioteca todos os cartazes e documentos relevantes para a comunidade;
divulgados pessoalmente todos os que remetam para a necessidade de
actuação imediata por parte de um grupo específico; incluídos os prospectos,
destacáveis e outros materiais de interesse em Dossiers temáticos e arquivada
a correspondência restante no Dossier da Biblioteca;
e)
É dado conhecimento imediato de todos os documentos e materiais de
interesse para o desenvolvimento do PNL (Plano Nacional de Leitura), PAM
(Plano de Acção para a Matemática), PT (Plano Tecnológico), PES (Projecto
de Promoção e Educação para a Saúde), e ciências experimentais aos
respectivos coordenadores. Os restantes documentos serão divulgados no
Moodle, na página da BE e no Blogue, conforme os fins para que se destinam.
f)
As monografias e os audiovisuais são tratados tecnicamente conforme descrito
no ponto 2, capítulo III.
g)
Os anuários do Agrupamento são carimbados, registados em Excel em lista
própria, e arrumados em estante própria nos armários da arrecadação, uma
vez que o seu manuseamento diário danifica as fotos e se tem verificado o
desaparecimento de algumas delas. Oportunamente plastificar-se-ão e colocarse-ão em regime de livre acesso.
h)
Os trabalhos dos alunos e as teses de mestrado oferecidas por professores
são carimbados, registados em Excel em lista própria, e arrumados em estante
própria.
i)
Os manuais escolares são carimbados, registados em Excel em lista própria, e
arrumados em estante própria. De três em três anos, ou, se necessário, por
razões de falta de espaço, anualmente, será feita a sua triagem, seleccionados
os mais recentes, e os restantes serão abatidos na respectiva listagem e
enviados para a reciclagem.
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j)
Todos os materiais recolhidos ou criados no âmbito das actividades de
dinamização da biblioteca serão arquivados em pastas temáticas e arrumados
em estante própria.
Capítulo III
Gestão dos Recursos Documentais
1. Selecção e aquisição do Fundo Documental
Nos primeiros anos de Coordenação, por se tratar de anos de aprendizagem a todos
os níveis, foi necessário tempo para conhecer o acervo existente, para poder avaliálo e, a partir desta avaliação, poder inventariar necessidades, ir registando as
procuras mais frequentes e as necessidades mais prementes. Para além disso, ainda
se registavam falhas de equipamento fundamental ao bom funcionamento da Be,
pelo que foi necessário gerir o orçamento, de forma a contemplar equipamento e
mobiliário para além do enriquecimento do acervo. Registavam-se, para além disso,
hábitos instituídos, ao nível dos diversos organismos da escola, que foi necessário ir
desmobilizando, com cuidado, antes de se proceder à imprescindível mudança
radical das mentalidades ao nível da gestão de recursos. Durante os primeiros anos,
todas as aquisições foram sendo feitas pontualmente, ao longo do ano, de acordo
com as necessidades apresentadas pelos utentes em cada momento Foram sendo
apresentadas as relações de necessidades que incluíam parte do equipamento que
não pudera ser adquirido no ano anterior, algumas obras solicitadas pelos diversos
organismos da escola, algumas obras vocacionadas para trabalho de
desenvolvimento da cidadania e, a partir de 2007/2008 (ano da implementação do
PNL, e verificando-se ser o acervo da BE muito pobre, para o efeito) uma listagem de
obras para desenvolvimento do mesmo. Como o orçamento da escola não
comportou a maior parte dos pedidos efectuados, em 2007/2008, e nos anos
subsequentes, candidatamo-nos a todos os projectos que nos permitiram o acesso a
verbas significativas para aquisição de obras para desenvolvimento do PNL.
Este ano, tendo em conta que a maioria das necessidades no que respeita a
equipamento estão satisfeitas, poderemos, finalmente, debruçar-nos exclusivamente
sobre o enriquecimento equilibrado do acervo, pelo que será impreterivelmente
elaborado o documento “Gestão da Colecção” o qual será anexado a este manual de
procedimentos depois de aprovado em Conselho Pedagógico.
2. Verificação e Tratamento técnico documental
As monografias, as obras de referência e os documentos não-livro que entram pela
primeira vez na BE começam por ser cuidadosamente inspeccionados para verificar
o seu estado de conservação e funcionamento, sendo, de seguida carimbados,
registados no programa Porbase e ser-lhes-á atribuída uma cota, sendo
posteriormente, arrumados no lugar que lhes é destinado pela Classificação Decimal
Universal.
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i.
Carimbagem
a) O carimbo de posse é aposto na primeira e na última página em branco dos
Documentos Livro, e, de cem em cem páginas, num local discreto, não devendo
ser encoberta qualquer informação, ou, na impossibilidade de o fazer deste modo,
onde fique encoberto o mínimo de texto possível.
b) O carimbo de registo é colocado junto à ficha técnica, uma vez que é nesta que
toda a informação relevante sobre a “identidade” do livro se encontra.
c) Nos documentos não-livro deve ser aposto o carimbo de registo na capa e no
documento propriamente dito, uma vez que este fica arrumado e apenas aquela
fica disponível na estante. Nos documentos plastificados deve ser usada uma
etiqueta. As fotografias e os mapas devem ser carimbados no verso.
ii.
Registo
Para o registo de documentos foram utilizados, até este ano, dois livros de registo
um dos quais destinado aos documentos não livro outro aos documentos livro, dos
quais constam os seguintes ítems a preencher: data de entrada, nº de registo,
título, autor, editor e observações (era nesta última coluna que se colocava a
proveniência do documento -informação imprescindível para posterior tratamento
estatístico. Deste ano em diante, todos os registos e catalogações passarão a ser
efectuados na base de dados informática, a partir do programa Porbase 5.
Nota: aos títulos com vários volumes é atribuído um número de registo diferente a
cada volume ou o mesmo número a todos os volumes, dependendo do conceito
de unidade (ex. à História de Portugal em vários volumes atribui-se um número
diferente a cada volume; a uma enciclopédia atribui-se o mesmo número a todos
os volumes).
iii.
Classificação
a) A tabela de autoridade CDU a utilizar é a publicada pela Biblioteca Nacional em
Lisboa, 3ª edição abreviada em língua Portuguesa com base no Master Reference
File do UDC Consortium de 2005. Numa primeira fase todos os documentos foram
classificados com cotas genéricas. Enquanto não se estiver totalmente
familiarizado com classificações específicas que não dêem margem a
ambiguidades, e não se conhecer, a fundo, cada documento, para que não haja
lugar a mudanças sistemáticas, manter-se-ão as cotas de carácter geral em todos
os documentos relativamente aos quais houver dúvidas (ex. qualquer livro de
história terá à partida a cota 93. Esta cota só será completada quando houver a
certeza absoluta de uma classificação correcta) entretanto os livros de cada área
do conhecimento serão, dentro do possível, agrupados conforme os temas
dominantes)
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b) A literatura dirigida a crianças e jovens, com ou sem qualidade literária será, numa
primeira fase, classificada genericamente como literatura infanto-juvenil (82.93) e
à cota serão adicionadas as três primeiras letras do último nome do 1º autor.
c) As obras de leitura extensiva para as Línguas Estrangeiras são igualmente
classificadas com a notação 82.93 acrescida do auxiliar comum de língua
respectivo.
d) As obras desta classe, cujos autores sejam desconhecidos, são colocadas,
agrupadas, no final da ordem alfabética.
e) Todos os documentos contendo conteúdos de carácter transversal ao currículo
(educação para a cidadania, saúde, ambiente, segurança, direitos humanos…)
são, numa primeira fase, classificados com a notação 37.03 e agrupados por
temas.
f) Todos os documentos cuja finalidade seja a sua utilização em contexto didáctico
são, numa primeira fase, classificados com a notação 371.67 (materiais de
ensino, livros escolares…) e serão agrupados por áreas curriculares.
g) Serão feitos ajustamentos a estas decisões quando surgirem opções mais
eficazes.
Capítulo IV
Arquivo /Difusão da informação
a) Todas as publicações periódicas ficam expostas, até à chegada do número
seguinte, no expositor respectivo, junto à Zona de Leitura Informal.
b) Os documentos novos de interesse especial para os utilizadores serão divulgados
fisicamente no expositor de novidades colocado na Zona de Acolhimento e
publicitados na página e no Blogue da Biblioteca Escolar ou na plataforma Moodle
conforme a finalidade a que se destinarem.
c) Quando o trabalho de organização da BE estiver de tal forma encaminhado que
todas as rotinas estejam asseguradas e todos os seus colaboradores se
responsabilizem cabalmente pelas que lhes dizem respeito, serão regularmente
elaborados e expostos cartazes de grandes dimensões no exterior da biblioteca,
no polivalente, na cantina e na sala de professores, com as novidades mais
importantes.
d) Todos os documentos internos de interesse para a comunidade estão
disponibilizados na plataforma Moodle, onde também foi criado um espaço de
divulgação totalmente vocacionado para o Plano Nacional de Leitura. Neste
espaço serão divulgados todos os documentos de interesse para o
desenvolvimento deste plano.
e) O blogue da biblioteca tem uma vocação integralmente interactiva, devendo, por
isso, tornar-se progressivamente o espaço de partilha, por excelência. Será nesse
Agrupamento de Escolas de Marco de Canaveses n.º1
espaço virtual que serão partilhadas leituras, opiniões, conhecimentos da cultura
popular, académica e erudita.
f) A página da Biblioteca será o espaço privilegiado para a divulgação e marketing
dos serviços prestados e a prestar pela BE. Servirá, igualmente, de repositório
para toda a actividade de dinamização desenvolvida a partir de 2005/2006.
g) As actividades de relevância para a comunidade alargada serão, eventualmente,
divulgadas nos meios de comunicação locais
Capítulo V
Disposições Finais
No primeiro ano de vigência do mandato da PB foi elaborado e aprovado um Plano de
Acção para o quadriénio de 2009/2013. Pouco tempo depois a RBE publicou o Modelo de
Auto-avaliação da Biblioteca Escolar no qual se estabelecem quatro grandes áreas de
actividade para as Bibliotecas Escolares: Gestão da BE; Apoio ao Desenvolvimento
Curricular; Leitura e Literacia e Projectos e Parcerias. Este documento permitiu
aperfeiçoar aquele plano de acção e subsequentes Planos Anuais de Actividades. É
nesses dois documentos que deverá ser procurada toda a informação omissa neste
Manual de Procedimentos.