WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
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WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO
GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES.
Adriano Geraldo Leão de Oliveira1
Resumo:
O presente trabalho tem como objetivo descrever a modelagem
inicial de uma base de armazenamento de dados, utilizando a ferramenta
“Windows Explorer” do sistema operacional da Microsoft Company.
Nossa abordagem baseia-se na necessidade dos acadêmicos de
aprender a administrar informações, interagindo a ciência da computação
com a administração de Sistema de Informação, através do
gerenciamento de pastas/arquivos administrativos.
Assim, nossos objetivos são: levar o acadêmico a conhecer as
ferramentas utilizadas no gerenciamento e construção de pastas/arquivos;
confeccionar e organizar, dentro de padrões específicos, pastas/arquivos
numa unidade ou repartição específica de armazenamento no “HD”.
1. Introdução
A Informática no final do século XX e início deste, sem dúvida
nenhuma, provocou e vem provocando cada vez mais impactos nas
sociedades organizadas e, conseqüentemente, na disparidade entre os
conhecimentos adquiridos no decorrer da formação educacional.
Podemos destacar diversos impactos, de âmbito social, como a
desigualdade de conhecimento com relação à qualificação no emprego,
e outros estruturais, como os existentes nas organizações como um todo.
A incorporação da informática nos ambientes educacionais
indubitavelmente provoca mudanças. Essas mudanças representam
impactos dos mais variados tipos, porém o objetivo da Informática na
Administração e no ambiente educacional faz-se necessário justamente
para atualizar e aperfeiçoar esse valioso relacionamento com as inovações
tecnológicas. O mercado atual e a globalização criam, assim, impactos
estruturais (física e equipamentos) e sociais: na cultura, na economia, na
1
Especialista em Metodologia do Ensino Superior e Informática em Educação. Professor da disciplina
Informática, da Faculdade de Ciências Administrativas de Curvelo.
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REVISTA DA FACULDADE DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS DE CURVELO
formação de produção, na formação de aprendizado, facilitando, enfim,
o uso e estudo de métodos nos mais variados campos das Ciência.
2- Informática e Administração de Sistema de Informação
A competitividade, um dos fomentos provocados pela informática,
está diretamente ligado à Teoria da Administração. Esta, por sua vez,
une-se à Ciência da Computação (Informática).
Podemos assim definir a informática como sendo o simples tratamento
da informação de modo automatizado. Portanto, informática pressupõe
o uso de computadores eletrônicos no tratamento da informação
(VELLOSO, 1997).
A Administração de Sistema de Informação, “Ciência da Informação”,
está plenamente voltada para o tratamento da informação. Nota-se que,
além de fundir a consciência na busca pelo conhecimento, transmite a
necessidade de se armazená-la. As informações, transformadas em dados,
tem grande grau de relevância em algumas organizações. Assim, podemos
definir Administração de Sistema de Informação como ciência voltada
ao armazenamento e veiculação de informações precisas sobre
determinado assunto ou tema.
A tarefa de processar dados, na “Administação de Sistema de
Informação” e na “Informática”, é realizada pelo que se denominou
sistema - a ação conjunta de equipamentos, instruções e pessoas
objetivando a solução de um determinado problema.
2.1. Sistema Operacional
O Sistema Operacional é o sistema que gerencia a máquina no
que diz respeito à comunicação com os periféricos e a conseqüente
operacionalização das ações dos usuários, ou seja, são programas
responsáveis pela inicialização “boot” do computador, controlando,
assim, periféricos, “hardware” e “software”.
Os sistemas operacionais mais conhecidos são: MS-DOS2 (PCs),
Windows 3 (PCs), OS/24 (PCs), UNIX 5 (específicos), LINUX6 (todos) e
SYSTEM7 (Mac).
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WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
2.2. O Windows Explorer e sua importância na Administração de Sistemas de Informação. 8
“A administração de sistemas de informação tem por finalidade a coleta, organização, armazenamento e processamento de
dados para a geração de informações compatíveis com as necessidades do usuário final.
O avanço das tecnologias de informação proporcionou um aumento na quantidade e na velocidade de transmissão das informações. Em um contexto caracterizado pela globalização e pela alta
competitividade, a existência de informações de qualidade é fundamental para a tomada de decisões e para a geração de diferenciais
competitivos. Entretanto, o simples acúmulo de informações não é
suficiente para agregar valor às atividades desenvolvidas pelas
e m p re s a s . É n e c e s s á r i o q u e h a j a u m e f i c i e n t e s i s t e m a d e
gerenciamento de dados, de forma que se possam armazenar os dados de maneira organizada, localizar e extrair as informações quando elas forem solicitadas.
Dentre as diversas funções de um sistema operacional, incluise o gerenciamento de arquivos. No caso do sistema operacional da
Microsoft (Windows), o aplicativo responsável pelo gerenciamento
de arquivos é o Windows Explorer. Através desse aplicativo, é possível manter-se uma base de dados organizada, e obter facilmente
as informações (arquivos) necessárias para a realização de uma
determinada atividade. Dessa forma, o Windows Explorer contribui
para a Administração de Sistemas de Informação na medida em que
atua como uma importante ferramenta para a organização,
armazenamento e localização de arquivos. Juntamente com os demais aplicativos de um sistema operacional, é possível realizar todo
o gerenciamento de um sistema computacional. (Ricardo Lanna
Campos)”.
2
MS-DOS - Sistema Operacional Desenvolvido pela Microsoft Company (USA), lançado no mercado em
1981.
3
Windows - Sistema Operacional Desenvolvido pela Microsoft Company (USA), lançado no mercado em
1985 em substituição ao MS-DOS.
4
OS/2 - Sistema Operacional Dois, desenvolvido pela IBM com atributos compatível com o sistema
operacional da Microsoft.
5
UNIX - Linguagem criada por Ritchie e Thompson desenvolvida partindo da linguagem C para B e
ambos reescreveram dando origem ao Unix.
6
LINUX - Linguagem baseada no Unix, utilizada em vários servidores de Web.
7
SYSTEM - Sistema Operacional da Macintosh.
8
Lauda escrita pelo professor da disciplina Administração de Sistema de Informação, Ricardo Lanna
Campos, (M.Sc), da Faculdade de Ciências Administrativas de Curvelo, referente à importância do aplicativo
no gerenciamento de arquivos.
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3- Um Modelo de Arquivamento Administrativo.
3.1- O que é um modelo?
Devemos fazer algumas considerações para podermos compreender
o gerenciamento de informações. Primeiramente, consiste em
conceituarmos a palavra modelo: “aquilo que representa e descreve
os elementos relevantes de um processo ou uma situação e as
interações existentes entre eles”. BEUREN (2000:17).
Um arquiteto, por meio de uma “maquete”, visualiza a casa a ser
construída, consegue observar melhor os elementos e interrelações em
análises e perceber quais as mudanças que devem ser feitas. Dessa forma,
ao observarmos e analisarmos um simples arquivo num lado da sala,
podemos visualizar inúmeras coisas a âmbito administrativo, desde a
organização interna das pastas/arquivos, até os dados e informações
que posteriormente deverão ser colocadas ou retiradas.
3.2-Modelos e Métodos para construção de arquivos
administrativos.
Segundo CHINELATO (1998):
“toda e qualquer organização tem sua atividade voltada para
a estrutura harmoniosa dos recursos disponíveis, com o intuito
de promover uma atuação sistêmica eficiente e, assim, obter a
esperada eficácia de conjunto”.
Assim, a escolha do método faz-se segundo a escolha de variáveis
e uma especificação de suas inter-relações, projetadas para representar
um processo ou um sistema real de modo total ou parcial. Esse método
pode ser a descrição do funcionamento de um sistema, representando
uma construção em particular. Utiliza-se assim, a teoria a experiência e
a contínua convivência com a computação, como principal suporte
conceitual.
Cabe aqui salientar que, na construção ou gerenciamento de
pasta/arquivos, podemos utilizar “software” e sistemas de integração de dados
utilizando linguagens de programação diferenciadas. No anexo 1, podemos
visualizar a codificação para a construção de um aplicativo para o
gerenciamento de informações e dados, utilizando a linguagem PHP9.
120
WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
3.3- Nosso Modelo - Exemplo.
Assim, resolvemos criar um modelo de estrutura administrativa,
que servirá de exemplo na construção e organização de nossos arquivos.
Tomando como paradigma o modelo administrativo de uma
Empresa de Gestão Educacional, elaboramos um possível organograma
que servirá de referência para a construção de nosso arquivo:
Figura n° 1
Com base no organograma acima, cuja função é demonstrar a
estrutura organizacional, e conseqüentemente a eficiência e a eficácia,
através de aplicação de certas técnicas científicas, elaboramos uma
hierarquia de pastas e subpastas, que servirá de referência para a
demonstração da construção de pastas/arquivos utilizando a ferramenta:
“Windows Explorer”.
3.4- Desenho do Processo
A estrutura desenhada para a construção de pastas/arquivos
reflete a uma possível rotina de arquivamento de documentos em uma
Empresa de Gestão Educacional, com as quantidades de ações
necessárias para a construção da mesma, utilizando as ferramentas do
Windows Explorer.
9
PHP- Linguagem de programação concebido em 1994 por Rasmus Lerdorf. Versões iniciais não lançadas
foram usadas em sua home page para manter uma trilha de quem estava olhando o seu currículo virtual.
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Raiz
Descrição
N° de ações para
construção de pastas
e subpastas
Unidade C:/
Pasta Principal
Subpasta nível 1
Repartição do HD
Pontifícia Universidade Potiguá
a) Congregação
b) Diretoria Administrativa
c) Diretoria de Operações
d) Diretoria Pedagógica
e) Presidência
f) Reitoria
g) Secretaria
Indefinida 10
01
02
05
01
03
03
03
17
Atas
Resoluções
06
06
Diretoria Administrativa Contadoria
02
06
06
06
Subpasta nível 2
Congregação
Licitações
Pendências Jurídicas
Resoluções
Patrimônio
Diretoria Pedagógica Atas
Docentes
Resoluções
Presidência
Decretos
Deliberações
Nomeações
Reitoria
Decretos
Deliberações
Nomeações
Secretaria
Alunos
Atos de Legislação
Avaliação das condições de ofertas
Avaliação/Docentes
Avaliação Institucional
Diretoria de Operações
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
10
A unidade C:/ pode ter centenas de pastas, conforme a configuração do Micro no que diz respeito a
software e Hardware.
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Subpasta nível 3
Alunos
Calendários Escolares
Circulares
Congregação
Conselhos Departamentais
Consultoria Técnica
Contratos
Convênios
Crédito Educativo
Editais
Grade de Avaliações
Grade Horária
Mantenedora
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
1998
1999
2000
2001
2002
2003
04
04
04
04
04
04
Fonte: Simulação de uma possível rotina no processo de arquivamento de documentos desenhada pelo
autor.
O desenvolvimento das rotinas para a construção das pastas/arquivos
acima descrita, apresenta-se com 117 ações distribuídas entre os
comandos utilizados para criar pastas/arquivos, necessários ao
gerenciamento de informações em microcomputadores.
4- Conhecendo o Windows Explorer.
4.1- Apresentação do Aplicativo Windows Explorer
O Windows Explorer é o gerenciador de documentos mais importante
desenvolvido pela Microsoft. O sistema de gerenciamento do Windows
3.0 acabou, por fim, com a plataforma ambiental MS DOS, criando
uma interface gráfica com ferramentas gerenciais copiadas dos comando
MS DOS.
Na figura 2, podemos visualizar o comando principal para iniciarmos o
aplicativo de gerenciamento do Windows. Utilizamos o seguinte comando no
sistema operacional Windows: “Iniciar / Programas / Windows Explorer”.
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Podemos também executar o Windows Explorer utilizando os
seguintes atalhos configurados no Sistema Operacional:
a) Através dos seguintes comandos: Clique com o botão do lado direito
do mouse no ícone “Iniciar” (figura 3), depois clique em “Explorar”,
para visualizar a Janela do Windows Explorer.
Figura 3
Figura 2
b) Utiliza-se também o atalho no teclado do computador (tecla
“Win” + Letra “E” simultaneamente), para executar o comando que
acionará o Windows Explorer.
4.2- Visão Geral da Janela do Windows (NT) Explorer
A figura 4 mostra a janela principal do Windows Explorer. Composta
de várias barras como: Barra de título, Menu principal, Barra de Ferramentas,
etc, que apresentam todos os recursos e ferramentas necessárias
(comandos) e disponíveis no gerenciamento do Windows.
Figura 4
124
WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
4.3. Principais Comandos do Windows Explorer
4.3.1 - O Menu Arquivo, seus atalhos e comandos.
No Menu principal, temos as seguintes pastas com comandos/atalhos:
“Arquivo”, “Editar”, “Exibir”, “Ir”, “Favoritos”, “Ferramentas”, “Ajuda”.
Cada um com sua função específica. Na Pasta “Arquivo” estão os
comandos demonstrados na figura 5.
Figura n° 6
Figura n° 5
Figura n° 7
Destacamos, aqui, alguns comandos da pasta “Arquivo”:
a) A opção Enviar (figura 6) é utilizada para transportarmos arquivos
para diversos lugares do microcomputador, tais como: Meu porta-arquivos
e Meus Documentos, além de enviar o arquivo especificado para a
unidade externa “Disquete de 31/2 , na unidade A “Disco Flexível”.
b) A opção Novo demonstra os comandos para criação de Pastas,
Atalhos ou documentos em branco, tais como: Documentos de textos,
Documentos do Word, Power Point, etc, como demonstrados na figura 7.
4.3.2- O Menu Editar, seus atalhos e comandos
Nesta pasta “Editar” (figura 8), podemos visualizar os principais
comandos utilizados na construção e gerenciamento de arquivos, tendo
como ferramentas principais os comandos “Recortar”, “Copiar” e “Colar”.
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Esses comandos, aliados ao comando “Novo” da pasta “Arquivo”,
constituem os principais comandos no gerenciamento de arquivos no
Windows Explorer.
Figura n° 8
4.3.3- O menu Exibir, seus atalhos e comandos.
O menu “Exibir” demonstra, conforme figura 9, opções de atalhos
que poderão ser acrescentadas à janela do Windows Explorer.
Compõe-se de vários comandos, utilizados de acordo com a necessidade
do usuário, para configurar a “janela de trabalho”. Podemos visualizar
melhor as barras e as disposições dos ícones na figura 9.
Figura n°9
4.3.4- O Menu Ir, seus atalhos e comandos.
O menu “Ir” (figura 10) funciona como um atalho específico para
navegação dentro da própria janela do aplicativo, como a outros
aplicativos do Sistema Windows.
126
WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
Figura n°10
4.3.5- O Menu Favoritos, seus atalhos e comandos.
O menu “Favoritos” (figura 11) é um controlador da Barra de
Ferramentas dos links. (Veja figura 9). Através dele, podem adicionar e
gerenciar os principais endereços e atalhos de diversas páginas da
Internet 11.
Figura n°11
4.3.6- O Menu Ferramentas, seus atalhos e comandos.
O menu “Ferramentas” (figura 12), através de seus comandos,
compõe, juntamente com os comandos: Pasta Editar: Recortar, Copiar
e Colar, e Pasta Arquivo: Novo, as principais ferramentas no
gerenciamento de arquivos do Windows Explorer.
11
INTERNET - Terminologia empregada para definir a Rede de Comunicação Mundial.
127
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Através do comando “Localizar: Arquivos ou pastas...” , é possível
no Windows Explorer, localizar arquivos com diversas extensões
diferentes, tais como: *.doc, *.exe, *.txt, *.mdb etc., formando, assim,
o composto essencial para a Administração de Sistemas de Arquivos e
Pastas.
Oferece ainda opções de mapeamento de computadores nas redes
a que estiver interligado, além de executar o Internet Explorer12, para a
busca de página na Web.
Figura n°12
4.3.6.1- A Ferramenta “Localizar Arquivos”, seus comandos.
A importância desse “aplicativo interno” (figura 13), na Barra de
Ferramentas, do Windows Explorer, é que, através dele, podem-se
localizar arquivos, aplicando diversos filtros de mesclagem nas inúmeras
opções seletivas de comandos, como data de criação do arquivo.
Figura n°13
4.4. A Raiz do computador: Área de gerenciamento específica.
Visualizando a janela do Windows Explorar (figura 14), deparamos
com duas áreas distintas: “A” e “B”. A área “A” demonstra a unidade de
12
INTERNET EXPLORER, ferramenta de navegação na Web, desenvolvido pela empresa Microsoft.
128
WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
disco “C” , também denominada partição do HD, especificada com o
nome “Adriano (C:). Ligadas a essa partição, estão a disposição, pastas
e subpastas criadas automaticamente quando da instalação do Sistema
Operacional Windows.
A área “B” demonstra o conteúdo da pasta aberta na área “A”.
Em outras palavras, ao selecionarmos (abrir), uma pasta da extensão
“C:”, seu conteúdo aparecerá na área “B” representada no desenho.
Assim, ao abrirmos a repartição “C:” do HD, esta mostrará, na área
“B”, as pastas e subpastas da unidade.
Figura n°14
Figura n°15
Na figura 14, a subpasta demonstrada no endereço “Backup” é
composta de uma subpasta “System” e um arquivo de extensão EXE13
demonstrado na área “B”. Posicionando-se o botão do “mouse” em cima
do arquivo e pressionando-se o botão do lado direito, podemos visualizar
13
Aplicativo Executável. Neste caso, um aplicativo utilizado para gerar “cópias de segurança” de determinados
arquivos ou aplicativos do(s) Sistema(s).
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(figura 15) as propriedades dos arquivos, pastas e atalhos criados na
raiz do computador. Também esse comando demonstra diversas funções
e atalhos já demonstrados no tópico 4.3.1.
4.1.4 - Propriedades de Arquivos
Utilizando no Menu o comando Arquivo/Propriedades e tendo
como modelo um outro arquivo executável (ARJ.EXE), podemos
visualizar a janela “Propriedades de Arj”, que mostra através da figura
17, um fichário contendo as seguintes pastas: Geral, Programas, Fonte,
Memória, Tela, Misc”.
Figura n°16
Figura n°17
A ficha “Geral” (figura 17) demonstra o tipo de arquivo, o local
onde está localizado (path 14), seu tamanho, nome, data de criação, etc.
A ficha “Programas” (figura 18) demonstra o nome do arquivo/
aplicativo, a linha de comando e outras características aplicáveis a ele
pelo programador responsável (criador do aplicativo).
A ficha “Fonte” (figura 19) serve de configuração para determinarmos,
neste caso, o tamanho da “fonte” - tamanho de letra a ser configurada
pelo usuário na execução do aplicativo.
14
Tradução do inglês, “caminho”, utilizado para demonstrar em que local, pasta ou subpasta se encontra
o determinado arquivo ou pasta.
130
WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
Figura n°18
Figura n°19
A ficha “Memória” (figura 20) demonstra a capacidade de memória
do arquivo executável, a ser utilizada pelo aplicativo (arquivo/aplicativo),
normalmente configuradas no programador responsável .
A ficha “Tela” (figura 21), visualizamos as possíveis opções de
exibição da janela do arquivo executável.
Na ficha “Misc” (figura 22), visualizamos as possíveis opções de
configuração de teclas de atalhos e demais comandos de configuração
também para exibição da janela do arquivo executável.
Figura n°20
Figura n°21
As propriedades dos arquivos são próprias, diferenciando-se de
acordo com a extensão de cada um deles. Normalmente (figura 22), a
maioria dos arquivos com extensão de aplicativos apresenta-se apenas
com a ficha “Geral” (figura 23), discriminados.
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Figura n°22
Figura n°23
5. Criando Pastas/Arquivos utilizando o
Windows Explorer.
A criação de Pastas/Arquivos, com finalidade de gerenciamento
de informações, deve ser desenvolvida empregando-se técnicas de
Organização de Sistemas e Métodos.
Uma das técnicas utilizadas em O&M é a “Racionalidade”. Dentre
elas, a existência de normas escritas assegura a continuidade e a
interpretação exatas das operações, permitindo a padronização da
qualidade e economizando custos e esforços.
Uma das finalidades principais na construção de Pastas/Arquivos
é conseguir a eficiência no fluxo de documentos e melhorar o desempenho
dos empregados, otimizando as máquinas e equipamentos utilizados.
5.1. Criando Pastas/Arquivos.
A criação de Pastas/Arquivos no Aplicativo Windows Explorer
dá-se utilizando o seguinte comando: Arquivo/Novo.
Após selecionarmos a repartição C:, e executando o comando
acima descrito, aparecerá (figura 23), na área “B”, a referida pasta a
ser nomeada. Utiliza-se o método descrito e elaborado pelo analista em
fluxograma para criação de Pastas/Arquivos e Subpastas, até atingir os
objetivos esperados na Administração de Sistemas de Informação.
132
WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
Figura n°24
5.2. Copiar e Colar arrastando com o “mouse”
Recursos disponíveis no menu “Editar”, os comandos Colar e
Copiar, são uma das ferramentas mais utilizadas no gerenciamento de
Pastas/Arquivos.
Na figura 25, deparamos com as seguintes situações:
a) Notamos, na opção A, que a pasta Backup está aberta, e que
dentro dela existe uma subpasta com o nome System e o arquivo
Msbackup.exe.
b) Na opção B, demonstramos a transferência do arquivo executável
Msbackup para a pasta Hyper Terminal. Nota-se que, nas duas
extremidades da reta B, existe o nome do mesmo arquivo.
c) A transferência dá-se ao clicarmos o botão esquerdo do “mouse”
em cima do arquivo e movendo-o em direção até a referida pasta
“Hiper Terminal”, como demonstrado na opção D.
d) A opção C reflete o escurecimento da pasta para a qual o arquivo
será transferido.
Essas opções de comando vieram desbancar o gerenciamento do
Sistema Operacional MS-DOS, rudimentar, e que requer diversas linhas
de comandos para copiar, transferir e remover Pastas/Arquivos.
Figura n°25
133
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Outras opções podem ser utilizadas para o gerenciamento de
Pastas/Arquivos no aplicativo Windows Explorer. Ao selecionarmos um
determinado arquivo ou pasta, podemos transferi-lo (la) para outras pastas
e subpastas, utilizando os comandos Copiar/Colar demonstrados nas
figuras 26 e 27.
Figura n°26
Figura n°27
5.3. Consideração sobre a Administração de
Arquivos e sua manipulação.
Num sistema, as informações devem ser incluídas (Inputs), ou
precessadas (Administração) e retiradas (Outputs) com confiabilidade,
demonstrando, assim, eficiência e eficácia na administração das
informações.
A avaliação do resultado entre “inputs” e “outputs” pode ser
facilitada com a aplicação de computadores em determinadas áreas da
ciência. Porém a informática usa, para a construção de sistemas,
134
WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
modelos estatísticos que permitam apurar o “valor da informação 15”,
como resultado final.
Infelizmente, na abordagem da informática, no que se refere ao
processamento das informações, deparamos com restrições, visto que
a teoria estatística da decisão trabalha com a seleção de uma ação,
pressupondo determinadas expectativas. Por isso, muitas vezes, devemos
adotar outros métodos (qualitativos em vez de quantitativos), a fim de
comparar os custos que serão incorridos para gerar uma informação e
os supostos benefícios que a mesma apresentará.
6. Apresentação e Otimização do Processo.
Empregando Métodos de Processos de Otimização 16 (figura 28),
que compreende o estudo e pesquisas de inúmeros procedimentos a
serem eliminados, deparamos com a seguinte mudança no processo:
Figura n°28
O quadro comparativo abaixo demonstra a otimização através de
redesenho dos processos, a partir da pasta base denominada “Pontifícia
Universidade Curvelo”.
PROCESSO ANALISADO
Pastas/Arquivos
SITUAÇÃO
SITUAÇÃO PROPOSTA
OTIMIZAÇÃO
01
45
32
Subpastas
15
45
30
Total
16
90
62
15
VALOR DA INFORMAÇÃO - Expressão utilizada nas linguagens de programação, referindo-se a uma
determinada palavra na apuração de dados, um determinado valor matemático. Assim, cada expressão tem
significado de número, baseando-se no processo de Codificação Binária ou ASC II (Código de caracteres
latino americano).
16
Redesenhando Grupos e Processos, O & M Integrado à Informática, Capítulo 25.
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Utilizando as opções do menu “Editar” (demonstrados na figura
8), podemos otimizar ações para a construção de Pastas/Arquivos
utilizando as opção Copiar/Colar.
Nota-se no Anexo II que as pastas Atas, Resoluções, Balanços
Patrimoniais, Licitações, Pendências Jurídicas, Resoluções e Alunos têm
as mesmas subpastas: 1998, 1999, 2000, 2001, 2002, 2003, contribuindo,
assim, para a otimização do processo através das ferramentas acima
descritas.
7- Consideração Finais.
A otimização de procedimentos no gerenciamento de Pastas/Arquivos
é de fundamental importância, evitando-se assim a duplicação de
informações na organização.
Existem várias formas e métodos de construção de Pastas/Arquivos,
aplicados nos diversos “software” de gerenciamento existentes no
mercado. Cabe aqui ressaltar que o gerenciamento de Sistemas de
Informação deve ser administrado por pessoas qualificadas para tal,
além da importância do aplicativo a ser utilizado.
Existem, hoje, no mercado, milhares de aplicativos desenvolvidos
para diversas finalidades, desde o gerenciamento de malas diretas, a
aplicativos sofisticados de gerenciamento de informações.
No anexo I, encontramos a demonstração da codificação de
arquivos construídos com a extensão PHP, utilizados nos sistemas de
Informação disponíveis na Internet.
Atualmente, na Internet, boa gama das informações estão
disponíveis em “sites” de pesquisas, formando, assim, em associação à
plataforma LINUX, um dos principais sistemas operacionais utilizados
no gerenciamento via Web.
A codificação salva em arquivos com extensão em php, aliada à
programação em HTML 17 , permite criar “links” para acessar as
informações devidas, criando, portanto, um sistema de gerenciamento
independente, conforme a necessidade da organização.
17
HTML - Codificação desenvolvida para criação de página na internet, atualmente aliadas com codificações
tipo java-script dentre outras.
136
WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
E importante frisar que o desenvolvimento e gerenciamento de Sistemas
de Informação, requer diversos padrões de segurança aliados a sofisticados
aplicativos como o “Samba”, utilizado com Farewall no sistema LINUX.
A utilização de Sistemas de Segurança na Plataforma Windows é feita
pelas plataformas NT Server, Windows 2000/2003 Server, e em especial
para Web através do Internet Infomation Server.
O Gerenciamento de Informações é de fundamental importância
para a organização, visto que, através dele, o fluxo nas decisões que
requerem métodos estatísticos, baseadas em “valor da informação”, é
processado em milésimos de segundos, demonstrando resultados
expressivos, como demonstrativos financeiros e outros.
8. Anexos
8.1 - Anexos I - Codificação em PHP para construção
de Sistema de Gerenciamento de Informações.
O modelo MVC, de Model View Controller ou Modelo
Controlador Visão, é um dos mais bem sucedidos, criados para a
construção de aplicações interativas.
A idéia básica do modelo é separar as responsabilidades dos
componentes de uma aplicação em três camadas, encarregadas
respectivamente de:
a) Regras de negócio, acesso e armazenamento de dados (Model)
b) Apresentação das informações e cursos alternativos de ação
ao usuário (View)
c) Controle do fluxo de informações e encadeamento de
telas/janelas/formulários (Controller)
8.1.1- Apresentação das codificações específicas.
No início da Internet comercial buscou-se uma maneira de
integrar facilmente aplicações de gerenciamento de Sistemas de
Informações. O resultado foi a CGI ou Common Gataway Interface: um
programa em modo texto recebe argumentos pela linha de comando ou
variável de ambiente e envia texto contendo tags HTML para sua saída
padrão.
137
REVISTA DA FACULDADE DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS DE CURVELO
O foco da primeira geração de aplicações era criar sites agradáveis
visualmente para comércio eletrônico, mecanismos de busca e portais
de notícias. Atualmente a linguagem HTML associada ao PHP, permite
às empresas criarem complexos sistemas de gerenciamento.
8.1.2- O arquivos de codificação em php
As codificações em php salvas com o nomes abaixo, permite a
criação de uma interface gráfica utilizada para inclusão de dados em
uma determinada base de dados.
a) appcgi.php
Arquivo executável que gera o layout da página em html.
#!usr/bin/php
<?php
$con = mysql_connect(“”, “”, “”);
mysql_select_db(“banco”($con));
$sql = “SELECT id, nome, email, tel FROM
contato ORDER BY nome”;
$res = mysql_query($sql,$con);
echo(“Content-type: text\html\n”);
Echo(“\n”);
Echo(“<html><body>\n”);
Echo(“table border=0>\n”);
Echo(“tr color =\”#a0a0a0\”>\n”);
Echo(“<d>Nome</td><td>E-mail</
td><td>Telefone</td>\n”);
Echo(“</tr>\n”);
While ($row = mysql_fetch_array ($res)) {
Echo(“<tr color= \”#e0e0e0\”>\n”);
Echo(<td>$row[1]<$row[3],/td>\n”);
Echo(“</tr>\n”);
}
Echo(“</table>\n”);
Mysql_free_result($res);
Mysql_close($con);
Echo(“</body></html>\n”);
?>
b) contato.sql
Arquivo de criação do Banco de Dados
drop table f exist contato;
create table contato (
id integer primary key auto_increment,
nome char(40),
email char(30),
tel char(14)
);
138
insert into contato (nome, email, tel) values (
‘Gerente1’, ‘[email protected], ‘12345679’);
insert into contato (nome, email, tel) values (
‘Gerente2’, ‘[email protected]’, ‘11112222’);
insert into contato (nome, email, tel) values (
‘Gerente3’, ‘[email protected]’, ‘123-4321’);
WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
c) Appsss.php
Arquivo de acesso ao banco de dados.
<body>
<table border=”0" cellpadding=”2">
<tr bgcolor=”#a0a0a0">
<td>Nome</td><td>E-mail
</
td><td>Telefone</td>
</tr>
<?php
$com = mysql_connect(“”, “”, “”);
mysql_select_db(“banco”, $con);
$sql = “SELECT id, nome, email, tel FROM
contato ORDER BY nome”;
$res = mysql_query($sql, $con);
While ($row=mysql_fetch_array ($res)):
?>
<tr bgcolor=”#e0e0e0">
<td><?=$row[1]?></td>
<td><?=$row[2]?></td>
<td><?=$row[3]?></td>
<td>
<?php
endwhile;
mysql_free_result($res);
mysql_close($con);
?>
</table>
</body>
</html>
Representação Eletrônica do Layout desenvolvido com aplicação das
codificações acima.
d) applib.php
Arquivo de controle de lógica de acesso aos dados da base.
<?php include (“lib.php”); ?>
<html>
<boby>
<table borde=”0" cellpadding = “2”>
<tr bgcolor =”#a0a0a0">
(td> Nome</td> <td> E mail</td> <td> Telefone</td>
</tr>
<?php
$con
$res = le_contstos($con);
while ($row = mysql_fetch_array ($res)):
?>
<tr bgcolo=”#e0e0e0">
<td><?=$row[1]?></td>
<td><?=$row[2]?></td>
<td></=$row[3}?></td>
</tr>
</php
endwhile;
encerra($res, $con);
?>
</table>
139
REVISTA DA FACULDADE DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS DE CURVELO
e) lib.php
Arquivo de controle de conteúdo e montagem lógica da página.
<?php
function conecta {
$con = mysql_connect(“”, “”, “”);
my_select_db(“baco”,
$con);
reurn $con;
}
funciton le_contatos $con)m{
$sql = ‘SELECT id, nome, email, tel FRON
contato ORDER BY
nome”;
return matsql_query($sql,$con);
}
funtione encerra($res,$con){
maysql_fre_result($res);
maysql_close($con);
}
?>
Representação Eletrônica do Layout desenvolvido com aplicação das
codificações acima.
f) applib2.php
Arquivo que incrementa a dinâmica da página conforme acima.
<?php
include (“lib2.php”);
$con = conecta ();
if ($cmd = = “cria”)
cria_contato($cpn,
$id),
$nome,
$email, $tel);
else if ($cmd = =”atualiza”)
altera_contato($con, $id, $nome,
#email< $tel);
else ef ($cmd = = “remove”)
remove_contato($con, Sid);
?>
<html>
140
</tr>
<?php
if ($letra != ‘’’’)
$res = le_contatos_inicial ($con, $letra);
else is ($palavra !=’’’’)
$res =le_contatos_palavra
($con, $plavra);
else / / filtro padrão
$res =le_cntatos_inicial (“A”);
while ($row = mysql_fetch_arry
($res)) :
?>
<tr bgcolor=”#e0e0e0">
<td>a
WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
<boby>
<form>
Procurar: <input name+”palavra”>
<input type=”submit valeu=”...”>
</form>
<?php gera_links_letras(‘’’)?>
<p>
< a href=”edita.php”>Novo contato...</a>
<table border=”0" cellpadding=”4">
<tr bgcolor=”#a0a0a0">
<td>Nome</td><td>EMail</td><td>Telefone</td><td>&nbsp;</td>
href=”edita.php?id=<?=#row[0]?>”><?=$row[1]?></
a></td>
<td><?=$row[2]?></td>
<td><?=$row[3]?></td>
<td><a rhef=”?cmd+revome$id=</
=$row[0]?>”>[X]</a></td>
</tr>
<?php
endwhile;
encerra($res, #con);
?>
</table>
</boby>
</thml>
g) appview.php
Arquivo de controle de aplicação da lógica de formatação da página,
como prega o modelo MVC.
<html>
<boby>
<form action=”appcontr.php”>
Procurar: <input name+”palavra”>
<input type+submit” valeu=”...”
</form>
<?php gera_links_letras() ?>
<p>
<a rhef=”appcontr.php?cmd=novo”>
Novo Contato...</a>
<table border=”0" cellpadding=”2">
<tr bgcolor=”$a0a0a0">
<td>Nome</td><td>E-mail
</td><td>Telefone</td><td>
&nbsp;</td>
</td>
<?php
while($row = mysql_fetch_array
($res)):
?>
<tr bgcolor=”#e0e0e0">
<td><a href=”appcontr.php?cmd
=edita&id=<?=$row[0]?>”>
<?=$row[1]?></a>
</td>
<td><?=$row[2]?></td>
<td><?=$row[3]?></td>
<td><a href=”appcontr.php?cmd
=remove&id=<?=$row[0]?>”>
[X]</a></td>
</tr>
<?php
endwhile;
?>
</table>
</body>
</html>
h) appcontr.php
Arquivo controlador que decide que ações realizar de acordo com os
parâmetros de entrada.
<?php
include(“appmodel.php”);
include(“util.php”);
$con = conecta();
if ($cmd == “novo” $cmd ==
“edita”) {include(“contato.php”);
}else {
if ($cmd == “cria”)
cria_contato($con, $nome,
$email, $tel);
else if ($cmd == “atualiza”)
altera_contato($con, $id,
$nome, $email, $tel);
else if ($cmd == “remove”)
remove_contato($con,$id);
if ($letra !=””)
$res = le_contatos_inicial
($con, $letra);
else if ($palavra != “”)
$res =le_contatos_palavra
($con, $palavra);
else//filtro padrão
$res =le_contatos_inicial
($con, “A”);
include(“appview.php”);
}
encerra($res, $con);
?>
141
REVISTA DA FACULDADE DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS DE CURVELO
A combinações de codificações em HTML e PHP, oferecem
diversas possibilidades de ambientes do modelo MVC, de Model View
Controller ou Modelo Controlador Visão.
Apresentamos aqui o Sistema de Gerenciamento criado a partir
das codificações em PHP e HTML para auxiliar na administração de
Sistema de Informação, tendo como base de armazenamento principal
o Windows Explorer.
Sistema de gerenciamento de documentos de uma Faculdade.
As técnicas de desenvolvimento WEB evoluíram, com o exemplo
de uma pequena aplicação em PHP demonstrada neste artigo.
Disponibilizamos diversos modelos de aplicação de gerenciamento
de arquivos/documentos, com interface para as plataformas linux e
windows, no site www.adrianoleao.rznet.com.br.
Conclui-se que o “velho” sistema de Gerenciamento de Informações
continua sendo o mais adequado para facilitar a interação entre
profissionais de especialidades diferentes e gerar páginas mais flexíveis
e modulares, fáceis de modificar, conforme mudam as necessidades de
gerenciamento de arquivos.
142
WINDOWS EXPLORER: UMA FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
8.2 - Demonstração da construção de Pastas/Arquivos
no modelo proposto.
9 .Bibliografia.
BEUREN, Ilse Maria. Gerenciamento da Informação: Um recurso
Estratégico no Processo de Gestão Empresarial. 2ª Edição. São Paulo,
Atlas: 2000.
CORNACHIONE JR. Edgard B. Informática aplicada às áreas de
Contabilidade, Administração e Economia. 3ª Edição. São Paulo, Atlas:
2001.
FILHO. João Chinelato. O&M Integrado à Informática. 8ª Edição
revista e ampliada. Rio de Janeiro, LTC: 1998.
Revista PC Master, Edição 73, ano 7, Editora Europa. Maio de 2003.
VELLOSO, Fernando de Castro. Informática: Conceitos Básicos; Rio
de Janeiro: Campos, 1997.
143