MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES
SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA
PROCESSO
:3
UNIDADE GESTORA
: Cerimonial
OBJETIVO DA AUDITORIA
: Tomada de Contas Anual
EXERCÍCIO
: 2010
Relatório de Auditoria de Gestão nº. 3/2011
I - INTRODUÇÃO
Em atendimento à determinação contida no Memorandum
CISET/005, 3 de janeiro de 2011, do Secretário de Controle Interno,
apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que examina os atos e fatos de
gestão praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2010, sob a
responsabilidade dos dirigentes da Unidade em referência.
2.
Os trabalhos de auditoria interna nas contas da Unidade Gestora
realizaram-se por ocasião do levantamento de Tomada de Contas e foram
desenvolvidos in loco, na sede da Unidade Gestora, onde se encontram
arquivadas as primeiras vias dos processos de pagamento e os demais
documentos que comprovam a execução orçamentária, financeira e patrimonial.
3.
Os exames foram efetuados por amostragem, segundo a natureza
do gasto e sua representatividade, de acordo com as normas de auditoria
aplicáveis ao Serviço Público Federal.
1
II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA
4.
A Unidade Jurisdicionada realizou, no exercício, despesas no valor
nominal de R$ 11.718.486,38 (onze milhões, setecentos e dezoito, quatrocentos e
oitenta e seis reais e trinta e oito centavos), que correspondem a 0,54 % do
montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior.
III - RESULTADO DOS EXAMES
5.
Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 4, 8, 13,
e 14 do anexo III da DN/TCU nº 110/2010.
6.
Com base nos exames realizados na documentação comprobatória
dos atos e fatos de gestão, que deram origem ao presente processo, e em
cumprimento ao disposto no Anexo III da Decisão Normativa TCU nº 110/2010,
apresentamos a seguintes observações:
III.1 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em
especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas
(físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados para o exercício,
identificando as causas de insucessos no desempenho da ação
administrativa.
7.
O Cerimonial efetuou, em 2010, pagamentos no montante de R$
4.897.299,94, valor equivalente a 97,75% dos recursos previstos na LOA
destinados para a execução da ação 2543- Manutenção do Cerimonial. Apurou-se
que, com os recursos recebidos, a Unidade realizou 57,63% das metas previstas
para realizar atividades inerentes atividades institucionais de cerimonial de
Estado.
8.
No tocante à ação 6218 - Missões Oficiais do Presidente e Vice-
Presidente da República ao Exterior, a Auditoria verificou que, com 85,03% dos
recursos previstos na LOA, a Unidade realizou 113,33% das missões previstas
para o exercício. Vale registrar que, embora a Unidade seja responsável pela
realização dos eventos relacionados às missões oficiais do Presidente e do Vice
2
Presidente da República ao Exterior, os recursos orçamentários e financeiros
para o pagamento das despesas foram repassados pelas Unidades Gestoras
Coordenadoras da Secretaria de Estado aos Postos.
9.
Com base nos exames dos atos de gestão praticados pelo Gestor, a
Auditoria considera satisfatórios os resultados alcançados pela Unidade.
III.2 - Avaliação dos indicadores de gestão, pelo menos quanto à
mensurabilidade e à utilidade do indicador, utilizados pelas unidades
jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão
10.
A Auditoria entende que os parâmetros e índices adotados pelo
gestor para avaliar o resultado quantitativo da gestão, que é a relação entre
quantidade física realizada e meta física prevista para o exercício para a
realização das ações 2543 e 6218, expressam de forma objetiva o resultado do
desempenho das atividades realizadas pela Unidade, no decorrer do exercício.
III.3 - Avaliação sobre o funcionamento do sistema de controle interno da
UJ.
11.
A Auditoria verificou que a Unidade possui sistemas de controle
interno nas áreas de maior risco, notadamente nas áreas de licitações e execução
de contratos com prestadores de serviços, e, ainda, controle de almoxarifado,
referente à estocagem de bebidas, utilizadas em eventos presidenciais, e de
presentes a serem oferecidos às autoridades estrangeiras em visita ao Brasil.
12.
A Auditoria considera satisfatórios os controles internos adotados
pela Unidade.
III.4 – Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos
licitatórios realizados por UJ.
13.
No exercício de 2010, o Cerimonial realizou processos licitatórios
na modalidade de Pregão e de Inexigibilidade de licitação para atender despesas
estimadas em R$ 7.151.976,00.
3
14.
A Auditoria selecionou os processos a seguir relacionados, que
correspondem a 88,24% das licitações realizadas pela Unidade em 2010, para
compor a amostragem de análise dos processos licitatórios
Modalidade
Fund.
Legal
CONTRATADO
CNPJ
OBJETO
Pregão
Lei nº.
Internacional comércio
10.520/2002 de flores e plantas ltda
00.481.440/0001-08 Fornecimento de arranjos
florais
Pregão
Lei nº.
10.520/2002
Lei nº.
10.520/2002
Lei nº.
10.520/2002
00.013.698/0001-80 Serviço de hospedagem para
posse presidencial
37.990.181/0001-50 Contratação dos serviços de
aluguel de veículos
02.514.575/0001-58 Aquisição de condecorações
Pregão
Pregão
Pregão
Pregão
Inexigibilidade
Pregão
Trips passagens e
turismo ltda
Brunauto Transportes
ltda,
Formalta indústria e
comércio de artigos
militares ltda
Lei nº.
Nostrudon comercio e 10.520/2002 representacoes ltda
Lei nº.
10.520/2002
Artigo 25,
caput, da lei
8.666/93
Lei nº.
10.520/2002
204.990,00
1.800.000,00
1.248.990,00
1.475.000,00
37.981.941/0001-63 Confecção de bandeiras
530.000,00
Nostrudon comercio e 37.981.941/0001-63 Confecção, colocação e
representacoes ltda
retirada de flâmulas
Hotel Bourbon de Foz do 77.768.943/0001-93 Hospedagem. XIl reunião de
Iguacu -ltda
cúpula de presidente s dos
estados partes do mercosul
Casa Valduga
87.848.180/0001-44 Fornecimento de vinhos
TOTAL
15.
Valor
Global (R$)
175.250,00
781.051,00
96.250,00
6.311.531,00
A Auditoria registra as seguintes observações relacionadas aos
contratos abaixo relacionados:
Achado 1
a) Contrato nº 09/2010
Contratado: - TRIPS PASSAGENS E TURISMO LTDA, (CNPJ
00.013.698/0001-80)
Modalidade da Licitação: Pregão 008/10
Objeto: Contratação de agência de viagem ou turismo especializada, que
ofereça, em todo território nacional, por meio de rede hoteleira, serviço
completo de hospedagem e de espaços vinculados aos estabelecimentos
hoteleiros, para atender aos convidados do governo brasileiro, para posse
presidencial, organizada pelo Cerimonial.
Valor: R$ 1.800.000,00
Vigência: 29/12/2010 a 28/03/2011
16.
A Unidade não descreveu, em Termo de Referência, informação
detalhada e de forma objetiva e precisa, o serviço que se deseja contratar.
Tampouco
elaborou
orçamento
detalhado
do
serviço,
quantitativa
e
4
qualitativamente, contrariando o Acórdão 1.405/2006 – Plenário, que
determinou:
“A Lei de Licitações e Contratos destacou a importância da
elaboração da estimativa de preços durante a fase interna do
procedimento licitatório. O seu art. 7º, § 2º, inciso II, estabelece
que as obras e serviços não podem ser licitados se não existir
orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de
todos os seus custos unitários”.
17.
Segundo informação fornecida pela Unidade, adotou-se o critério
de estimar os valores que seriam gastos na posse realizada em 1º de janeiro de
2011, levando-se em consideração os valores gastos em posse presidencial
anterior.
18.
A Auditoria entende que, ao iniciar procedimento licitatório sem
possuir estimativa dos gastos, mediante orçamento detalhado, a Unidade feriu a
legislação vigente e a jurisprudência do Tribunal de Contas da União.
Manifestação do Gestor
19.
A contratação de empresa para os serviços de hospedagem
utilizados na Posse Presidencial ficou a cargo de Grupo de Trabalho criado
para esse fim, por meio da Portaria no 676, de 11 de novembro de 2010.
Esclareço que esta Unidade apenas realizou os pagamentos relativos ao
mencionado Contrato. Ademais, o Edital da licitação, bem como o Pregão
eletrônico que resultou no contrato com a empresa TRIPS, foi realizado pelo
Arq. Euclides Santa Cruz Oliveira Junior, funcionário do Quadro Permanente
deste Ministério chamado a serviço por ocasião da Posse Presidencial. Uma vez
que o referido funcionário encontra-se lotado na Embaixada em Assunção, o
Cerimonial já o contatou a fim de obter esclarecimentos sobre o tema.
5
Comentário da Auditoria
20.
A Auditoria considera irrelevante o argumento apresentado pelo
Gestor de que a Unidade efetuou, apenas, os pagamentos relativos ao Contrato
firmado com TRIPS PASSAGENS E TURISMO LTDA destinados à realização
dos serviços de hospedagem utilizados na Posse Presidencial, uma vez que o
Cerimonial foi o órgão responsável pelos pagamentos.
21.
Segundo o parágrafo único do artigo 70 da Constituição Federal:
“Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou
privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre
dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União
responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza
pecuniária”.
22.
Do mesmo modo, a Auditoria entende ser inapropriada a
transferência de responsabilidade, já que o Gestor responsável pela utilização de
dinheiros público tem a obrigação de justificar seu bom e regular emprego na
conformidade das leis, regulamentos e normas emanadas das autoridades
administrativas competentes, conforme o art 145 do Decreto n° 93.872/ 86 e do
art. 93 do Decreto-Lei nº 200/67.
23.
Ressalte-se, também, que o pregoeiro responsável pela a licitação
reconheceu não existir orçamento dos serviços realizados, pois não havia
possibilidade de se estimar com precisão os custos, uma vez que, ao iniciar o
processo licitatório, não se sabia quantos convidados aceitariam o convite para o
evento.
Recomendação
24.
a) Elaborar, doravante, os termos de referência somente após a
realização orçamento detalhado, com elementos capazes de propiciar avaliação
do custo do serviço a ser realizado.
6
25.
b) Realizar somente serviços relacionados às competências
específicas do Cerimonial, segundo o Regimento Interno do Ministério das
Relações Exteriores.
Achado 2
b) Contrato nº 07/2010
Contratado:
BRUNAUTO
TRANSPORTES
LTDA,
(CNPJ
37.990.181/0001-50)
Modalidade da Licitação: Pregão 005/10
Objeto: Contratação dos serviços de aluguel de veículos de pequeno, médio e
de grande porte para apoio ao evento intitulado "XL Reunião de Cúpula de
Presidentes dos Estados Partes do Mercado Comum do Sul - Mercosul", que
será realizada na cidade de Foz do Iguaçu no Paraná.
Valor: R$ 1.248.990,00
Vigência: 13/12/2010 a 12/03/2011
26.
A Auditoria constatou que o Cerimonial não incluiu no Termo de
Referência todos os elementos necessários à elaboração de orçamento detalhado
dos serviços a serem realizados, condição essencial para a continuidade da
licitação, conforme reza o
art. 7º, § 2º, inciso II da Lei n° 8.666/93 e
determinações exaradas pelo Tribunal de Contas da União.
27.
Apesar de a Consultoria Jurídica ter expressado no Parecer
CONJUR/CGDA nº 846/2010, de 26/11/1º que a pesquisa de preços apresentada
pela Unidade não atendia às exigências do TCU, já que não incluía todos
serviços que compõem o objeto do contrato, como tipos dos veículos, a Unidade
deu prosseguimento à licitação sem atender à exigência da CONJUR.
Manifestação do Gestor
28.
De forma análoga ao ocorrido com o Contrato no 09/2010, a
contratação de empresa de transporte para a XL Reunião de Cúpula do
Mercosul foi realizada pelo Grupo de Trabalho constituído para o evento, sendo
que esta Unidade apenas realizou os pagamentos relativos ao aludido Contrato.
Os procedimentos licitatórios para a contratação, incluindo Edital e Pregão
eletrônico, ficaram a cargo da Aux. Alvina Costa Messias, funcionária do
Quadro Permanente deste Ministério chamada a serviço por ocasião da Reunião
7
de Cúpula. Uma vez que a referida funcionária encontra-se lotada no
Consulado-Geral em Córdoba, o Cerimonial já a contatou a fim de obter
esclarecimentos sobre o tema.
Comentário da Auditoria
29.
A Auditoria considera irrelevante o argumento apresentado pelo
Gestor de que simplesmente efetuou os pagamentos. Segundo o Art. 145 do
Decreto nº 93.872/86: “Quem quer que utilize dinheiros públicos terá de
justificar seu bom e regular emprego na conformidade das leis, regulamentos e
normas emanadas das autoridades administrativas competentes” (Decreto-Lei nº
200/67, art. 93).
Recomendação
30.
a) Elaborar, doravante, os termos de referência somente após a
realização do orçamento detalhado, com
elementos capazes de propiciar
avaliação do custo do serviço a ser realizado.
31.
b) Realizar somente serviços relacionados às competências
específicas do Cerimonial, segundo o Regimento Interno do Ministério das
Relações Exteriores.
III.5 - Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a
força de trabalho existente e a observância à legislação sobre admissão,
remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre
concessão de aposentadoria, reforma e pensão
32.
Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição,
concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, de servidores públicos estão
reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora
Departamento do Serviço Exterior – DSE (240009), à qual compete gerenciar a
política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o
artigo 213 da Portaria Ministerial 212, de 30.04.08.
8
33.
Em 31 de dezembro de 2010, a força de trabalho da Unidade era
composta por:
Recursos Humanos
Do quadro
Categorias
Quantidade
Diplomatas
Oficiais de Chancelaria
Assistentes de Chancelaria
Outras Categorias
Estagiários
Total
17
13
9
2
21
62
III.6 - Avaliação do cumprimento pela UJ das determinações e
recomendações expedidas pelo TCU, pelo Órgão de CI e pela unidade de CI,
quando existir na estrutura do órgão, analisando as eventuais justificativas
do gestor para o descumprimento, bem como as providências adotadas em
cada caso
34.
Os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos na Sessão
da 1ª Câmara de 06/4/2010, proferiram o Acórdão nº 1.658/2010, em que
julgaram as contas referentes ao exercício de 2008 como regulares com ressalva,
dando quitação aos responsáveis.
35.
Não há determinação/recomendação/orientação à Unidade.
36.
Os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos na Sessão
da 1ª Câmara de 24/5/2011, proferiram o Acórdão nº 3.356/2011, em que
julgaram as contas referentes ao exercício de 2007 como regulares com ressalva,
dando quitação aos responsáveis, alertando o Cerimonial quanto às seguintes
impropriedades:
a) formalização de contratos ou aditivos sem a regular cobertura
contratual, em descumprimento do art. 56, § 1º, da Lei 8.666/1993;
b) falta de aposição, nas capas de processos de pagamento, da data da
conformidade diária, em descumprimento do art. 1º, § 2º, da IN-STN/SFC
4/2000;
c) não exigência de nota fiscal - Modelo 3, quando o serviço prestado
se refere à locação de veículos e/ou hora extra com motorista, em
descumprimento do item 1.1.6.3 do Acórdão 1.110/2007 - TCU - 1ª Câmara;
9
d) fornecimento de veículos de padrão inferior ao previsto nos
contratos de serviços de locação de veículos;
e) falta de pesquisa de preços, nas contratações de serviços de locação
de veículos, junto a outros órgãos e entidades da Administração Pública, além da
ausência de medidas para garantir a participação de um maior número de
empresas.
37.
Durante o exercício de 2010, não houve a ocorrência das
impropriedades acima citadas.
38.
Quanto às recomendações do Controle Interno referentes à Tomada
de Contas Anual de 2009, todas as determinações foram cumpridas e as
incorreções sanadas ou justificadas.
III.7 - Avaliação quanto à conformidade da inscrição de Restos a Pagar no
exercício de referência, nos termos do artigo 35 do decreto 93.872/86, ou
legislação que o altere.
39.
A Equipe de Auditoria constatou que o posto inscreveu em Restos a
Pagar a importância de R$ 2.732.432,25. Verificou-se que os valores inscritos
correspondem aos compromissos efetivamente assumidos no exercício de 2010,
em observância ao princípio da anualidade orçamentária.
III.8 - Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo,
verificadas por meio da auditoria de gestão e suportadas por evidências
devidamente caracterizadas, indicando os atos de gestão ilegais, ilegítimos
ou antieconômicos, os responsáveis, o valor do débito e as medidas
implementadas com vistas à correição e ao ressarcimento, conforme Quadro
III.A.1, acompanhada de avaliação conclusiva sobre as justificativas
apresentadas pelos responsáveis.
40.
A Equipe de Auditoria não identificou irregularidade praticada
pela Unidade no exercício de 2010, que tenha resultado em dano ou prejuízo.
III.9 - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou
prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas
justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis,
conforme Quadro III.A.1, e fazendo constar avaliação conclusiva
10
41.
A Auditoria analisou, por amostragem, a execução dos contratos
firmados com a Formalta Indústria e Comercio de Artigos Militares Ltda, Casa
Valduga, P.J.P.Locações e Serviços Ltda, DI Gagliardi Buffet Ltda, Internacional
Comercio de Flores E Plantas Ltda, Nostrudon Comércio e Representações Ltda,
Relevo Grafica Rafaela Ltda e Voetur Turismo e Representações Ltda, que
representaram, no exercício analisado, 93,131% dos gastos do Cerimonial.
42.
A Auditoria entende que as impropriedades abaixo relacionadas
ainda não foram plenamente sanadas pela Unidade, a saber:
Achado 3
Contratação de de agência de viagem/turismo
43.
O Contrato nº 06/2007, 3º Termo Aditivo com a empresa VOETUR
TURISMO E REPRESENTACOES -LTDA, tem por objeto a Contratação de de
agência de viagem/turismo para serviço de hospedagem completa e organização
de eventos do Cerimonial, com vigência de 01/12/2009 a 01/12/2010, no valor de
R$ 400.000,00.
44.
1 - Nos processos de pagamentos examinados, por amostragem,
relativos ao contrato n.º 06/2007, firmado com a VOETUR TURISMO E
REPRESENTACOES -LTDA, não se verificou o cumprimento da cláusula 4.2.5
do contrato.
45.
2 - Na análise realizada nos processos financeiros, por amostragem,
referente ao contrato n.º 06/2007, constatou-se que:
46.
a) Não estão apensas ao processo n.º 131/10 as Notas Fiscais dos
serviços de hospedagens na rede de hotelaria IHC São Paulo Hotelaria Ltda,
referentes à Fatura/Duplicata nº 429557;
11
47.
b) Foram anexados ao processo n.º 133/10, os “invoices” das
despesas realizadas na rede hoteleira Pojuca S/A, referentes à Fatura/Duplicata
n.º 430297; e
48.
c) A Nota Fiscal apensa ao processo n.º 268/10 é uma fotocópia,
referente à Fatura/Duplicata n.º 443326.
Manifestação do Gestor
49.
c) Contrato no 06/2007 – Voetur Turismo e Representações.
50.
1 – Em relação ao cumprimento da cláusula 4.2.5, esta Unidade
comunicou formalmente a empresa Voetur, no dia 8 de outubro de 2010, de que a
contratada deve apresentar o comprovante de pagamento da fatura original do
estabelecimento hoteleiro que prestou o serviço. A empresa tem, desde então,
seguido o acordado entre as partes. O fax 4254, que contém a comunicação
formal à Voetur, encontra-se em anexo.
51.
2 – Em respeito ao processo 131/10, as Notas Fiscais referentes aos
serviços de hospedagem no Hotel Intercontinental estão apensas ao documento.
52.
Em relação ao processo 133/10, os invoices das despesas foram
utilizados no lugar das Notas Fiscais. Esta Unidade se compromete a requerer da
empresa Voetur as Notas Fiscais referentes ao serviço.
53.
Por fim, no tocante ao processo de pagamento 268/10, há, na pasta,
duas versões da Nota Fiscal referente à Fatura 443326, uma original e uma cópia.
A versão original encontra-se dobrada, com carimbos e assinaturas de
confirmação da prestação do serviço no verso. Esta Unidade se compromete a
rever a maneira de organizar os processos de pagamento, de modo a permitir
melhor entendimento da documentação contida nas pastas.
12
Comentário da Auditoria
54.
Quanto ao descumprimento da cláusula 4.2.5, a Auditoria já
comunicou à Unidade, em relatórios anteriores, a necessidade de exigir da
Contratada a apresentação, no prazo de 7 dias corridos, após o depósito feito pelo
MRE para pagamento da fatura apresentada pela empresa, o comprovante de
pagamento da fatura original do estabelecimento hoteleiro que tenha prestado o
serviço solicitado, a fim de evitar situações que ocorreram no passado, em que a
contratada não efetuou o pagamento à rede hoteleira, comprometendo a imagem
do Ministério das Relações Exteriores.
55.
Quanto ao processo 133/10, apresentação de invoices não elimina a
necessidade de apresentação das Notas Fiscais.
Recomendação
56.
a) Exigir da Contratada a apresentação do comprovante de
pagamento da fatura original do estabelecimento hoteleiro que tenha prestado o
serviço solicitado.
57.
b) Anexar aos processos de pagamentos as Notas Fiscais referentes
aos serviços pagos, e não os invoices.
Achado 3
Contratação de Buffet para cerimônias
58.
O Contrato nº 05/2009 com a empresa DI GAGLIARDI BUFFET
LTDA tem por objeto a contratação de empresa especializada em serviços de
buffet, para as atividades organizadas pelo Cerimonial, com vigência de
01/12/2009 a 01/12/2010, no valor de R$ 2.100.000,00.
59.
A análise das despesas dos processos de pagamentos a seguir
relacionados demonstra que os faxes emitidos não indicam com precisão o
evento realizado, nem indicam as autoridades participantes do evento, conforme
13
estabelece o modelo de ordem de serviço anexa ao edital e à luz do disposto no
art. 232 da Portaria nº. 212/2008 que estabelece competir à Subchefia:
“IV. organizar cafés-da-manhã, almoços, jantares, coquetéis e recepções por
ocasião de visitas de autoridades estrangeiras ao Brasil, despedidas de
Embaixadores estrangeiros e realização de cerimônias no Itamaraty com a
participação de autoridades brasileiras”.
60.
Nesse sentido solicitou-se ao Gestor que apresentasse informações
complementares justificando a realização dos eventos:
Cerimonial
Nr.
Proc.
91/10
91/10
247/10
239/10
137/10
33A/10
59/10
186/10
DI GAGLIARDI Buffet Ltda. - Porto Vitória
Nr.
Data
Data Fax
Objeto
Fax
Evento
1756 20/4/2010 23/4/2010 Coquetel de sessenta minutos para 45
pessoas (modalidade 26) às 19:00 hs no
Instituto Rio Branco, curso de
aperfeiçoamento de Diplomatas
1750 20/4/2010 23/4/2010 Café-da-manhã,às 08 hs, para 22 pessoas
(modalidade 02), na sala Rio de Janeiro,
por ocasião de reunião de trabalho
3950 13/9/2010 16/9/2010 Café-da-manhã,às 08 hs, para 14 pessoas
(modalidade 01), na sala Bahia, por
ocasião de reunião de trabalho
3832
6/9/2010 9/9/2010 Café-da-manhã,às 08:30 hs, para 12
pessoas (modalidade 02), na sala Bahia,
por ocasião de reunião de trabalho
2205 19/5/2010 25/5/2010 Café-da-manhã,às 08:30 hs, para 20
pessoas (modalidade 01), na sala Rio de
Janeiro, por ocasião de reunião de trabalho
s/n 25/5/2010 5/3/2010 Café-da-manhã,às 08:30 hs, para 14
pessoas (modalidade 01), na sala Rio de
Janeiro, por ocasião de reunião de trabalho
1229 30/3/2010 1/4/2010 Café-da-manhã,às 08:30 hs, para 14
pessoas (modalidade 01), na sala Bahia,
por ocasião de reunião de trabalho
2674 25/6/2010 9/7/2010 Taça de champanhe (modalidade 43), no
Instituto Rio Branco, por ocasião de posse
dos aprovados no concurso de Admissão a
Carreira Diplomática, para 100 pessoas
Total
Exercício de 2010
Nr.
Data
NF
1901 23/4/2010
3.153,12
1899 23/4/2010
2.966,48
2034 16/9/2010
1.914,08
2023
9/9/2010
1.640,64
1937 25/5/2010
2.696,80
1816
5/3/2010
1.914,08
1861
1/4/2010
1.914,08
1975
9/7/2010
4.149,00
Valor
20.348,28
Manifestação do Gestor:
61.
Em referência ao exposto pela Auditoria, os faxes indicados, ainda
que, em alguns casos, não detalhem o evento a que se referem, mencionam a
autoridade anfitriã. Primeiramente, dos oito faxes listados, seis foram relativos a
eventos oferecidos pelo Secretário-Geral do Ministério das Relações Exteriores:
faxes 1750, 3950, 3832, 2205, 1229 e fax vinculado ao processo 33A/10. Esses
14
seis eventos foram reuniões de trabalho, na forma de cafés-da-manhã. Em
segundo lugar, os dois faxes restantes, números 1756 e 2674, são relativos a
eventos oferecidos pelo Diretor do Instituto Rio Branco. Os eventos foram,
respectivamente, um coquetel para abertura do Curso de Aperfeiçoamento de
Diplomatas e uma taça de champanhe para a posse dos aprovados no Curso de
Admissão à Carreira Diplomática.
62.
As oito Ordens de Serviço indicadas são relativas a eventos cujos
anfitriões são autoridades brasileiras, de acordo com o disposto no Art. 232 do
Regimento Interno deste Ministério. Cumpre-se, dessa forma, a exigência legal
para que a Subchefia deste Cerimonial possa realizar um café-da-manhã, almoço,
jantar, coquetel ou recepção. Entende-se, ademais, que os faxes devam conter,
além do nome da autoridade anfitriã, descrição mais precisa de cada evento. No
tocante a esse ponto, esta Unidade compromete-se a reformular, deste momento
em diante, as Ordens de Serviço emitidas, de modo a tornar mais claras as
características dos eventos que organiza.
Comentário da Auditoria:
63.
A equipe de Auditoria não acolhe a manifestação do Gestor, no
tocante ao cumprimento de exigência legal quando da realização de cafés-damanhã para atender a reuniões internas de trabalho. Entende que a legislação
apenas autoriza sua realização por ocasião de visitas de autoridades estrangeiras
ao Brasil.
64.
O Acórdão TCU nº. 5365/2009 - Primeira Câmara recomenda que
os Gestores devem abster-se de realizar despesas dessa natureza em eventos que
contemplem, exclusivamente, participação de público interno.
65.
No parágrafo 19 do referido Acórdão o TCU apresenta a seguinte
manifestação: “Entendimentos do TCU (Acórdão nº 250/2006-2ª Câmara e
291/2001-Plenário) consideraram que a realização de despesas com coffee-
15
break, refeições, comemorações e coquetéis, para o público interno (...), é
indevida.
66.
A jurisprudência do Tribunal de Contas da União (TCU) orienta os
gestores, desde, pelo menos, o ano de 1988, quanto ao caráter irregular da
realização de despesas com solenidades, coquetéis, churrascos, festividades,
coffee-breaks, serviços de buffet, eventos comemorativos e quaisquer
congêneres. Consolidada é a posição desta Casa em relação à impossibilidade
de se realizar despesas desta natureza à conta dos cofres públicos, em razão da
falta de amparo legal (...)”.
Recomendação:
67.
Abster-se de realizar as despesas como as anteriormente
referenciadas, por falta de amparo legal.
68.
Indicar com precisão o evento a ser realizado e os nomes e cargos
das autoridades convidadas, quando da contratação dos serviços de buffet.
Achado 4
Serviços Gráficos
69.
Os Contratos nº 04A/2008 (impressos comuns) e 04B/2008
(impressos finos) com a empresa Relevo Gráfica Rafaela Ltda têm por objeto a
contratação de empresa prestadora de serviços gráficos para o Cerimonial, com
vigência de 07/11/2008 a 06/11/2008, foi prorrogado pelo 2º T.A. até
08/11/2011.
70.
Na análise do Contrato nº. 04-A/08, com a empresa Relevo Gráfica
Rafaela Ltda, constatou-se que, por meio do fax nº. 670 , de 04/03/2010, foi
transmitida à empresa a seguinte solicitação: “Em referência ao fax número 457,
de 23 de fevereiro de 2010, muito agradeceria a Vossa Senhoria alterar o pedido
abaixo:
16
•
De: “20 (vinte) talões de vale-refeição com 100 folhas, na cor
amarela (cód. 56, impressos comuns, C-04A), com numeração iniciada
em “0351”, para “200” (duzentos) talões de vale refeição com 10
folhas”
•
De: “30 talões de protocolo de protocolo de entrega com 100 folhas
(cód. 57, impressos comuns, C-04A), com numeração iniciada em
“0001”, para “300” (trezentos) talões de protocolo de entrega com 10
folhas”.
71.
O edital de licitação que originou o presente contrato definiu a
seguinte especificação para os serviços contratados:
DESCRIÇÃO
Valor
Unitário
Talão de vale refeição com 100 folhas, em papel super bond 75 g/m2 nas
cores branca, azul, amarela ou rosa, nas dimensões de 16 cm por 6,5 cm,
numerado, com microserrilhado, impressão simples na cor preta no
anverso e verso sem impressão.
2,80
ITEM
Talões de Vale-Refeição
56
Talões de Protocolo de Entrega
57
Talão de protocolo de entrega com 100 folhas, nas dimensões de 7 cm por
11 cm, em papel AP-75 g/m2, numerado, com microserrilhado, impressão
simples na cor preta no anverso e verso sem impressão.
2,70
A Empresa Relevo Gráfica Rafaela Ltda emitiu a Nota Fiscal nº.
72.
3933, de 05/03/2010, onde está registrado o seguinte conteúdo:
Talões de Vale-Refeição
ITEM
DESCRIÇÃO
200
Item 56 - Talões vale refeição com 100 folhas numeradas de 351 a
2350
Valor
Unitário
2,80
Preço
Total
560,00
Talões de Protocolo de Entrega
ITEM
DESCRIÇÃO
300
Item 57 - Talões protocolo de entrega com 10 folhas numeradas de
0001 a 3000
Total da Nota
73.
Valor
Unitário
2,70
Preço
Total
810,00
1.370,00
Donde se deduz que foram impressas 2000 folhas numeradas de
vale refeição que correspondem a 20 blocos de 100 folhas, de acordo com o item
56 do edital e 3000 folhas numeradas de protocolo de entrega que correspondem
a 30 blocos de 100 folhas, de acordo com o item 57 do edital.
17
74.
Assim o custo dos serviços prestados corresponde a:
Vale-refeição
= 20 x 2,80 = 56,00
Protocolo de entrega = 30 x 2,70 = 81,00
---------------------Total
75.
= 137,00
Por meio da ordem bancária nº 36, de 15/03/2010, foi paga à
empresa a importância líquida de R$ 1.172,04, que representa um pagamento
indevido de R$ 1035,04.
Manifestação do Gestor:
76.
Por meio do Despacho ao Memo CISET 114, de 28 de abril de
2011 o Gestor apresentou a seguinte justificativa: “Em relação ao pedido de
talões de vale-refeição e de protocolo de entrega, feito por meio do fax 457, de
23 de fevereiro de 2010, e alterado pelo fax 670, de 04 de março de 2010,
verificaram-se os produtos entregues e pode-se certificar que todos os talões
continham 100 folhas. Entende-se, assim, que houve erro de digitação no fax
670.
77.
A Ordem de Serviço contida no fax 670 foi feita para aumentar o
quantitativo de talões em dez vezes, de 20 para 200 talões de vale-refeição e de
30 para 300 talões de protocolo. Não houve, em nenhum momento, intenção de
se adquirir talões com menor número de folhas. Deve-se mesmo afirmar,
ademais, que talões com 10 folhas seriam contraproducentes, em decorrência de
que maior número de talões de pequeno porte dificultaria a organização dos
documentos no Cerimonial. Complementarmente, como indicado pela Secretaria
de Controle Interno, não constam nos contratos firmados possibilidade de
requisição de talões com 10 folhas, de forma que esta Unidade não os poderia
solicitar ao fornecedor. Por fim, uma evidência corrobora o achado de que
houve erro de grafia no fax 670. Esse fax menciona, além do número de folhas
dos talões, os códigos dos produtos de acordo com o Contrato nr. 04-A/2008. Os
códigos são relativos a talões de 100 folhas.
18
78.
Esta Unidade, assim, entende que houve erro de digitação no FAX
670, e compromete-se, deste momento em diante, a não incorrer em erro
semelhante”.
Comentário da Auditoria:
79.
Verificação in loco pela equipe de Auditoria revelou que a
distribuição de vale refeições está sendo realizada com talões comprados em
período anterior a 2010. Constatou-se que, em 20/01/2010, foi distribuído o
tíquete nº. 2061 e, em 01/01/2011, o de nº. 4450.
80.
Não foram apresentados os tíquetes de vale refeição(item 56)
adquiridos pela Nota Fiscal nº. 3933, e no tocante aos talões de protocolo de
entrega (item 57), segundo se constatou in loco, só foram utilizados pouco mais
de 1.000 folhas, das 30.000 adquiridas.
Recomendação:
81.
Recolher R$ 560,00 (quinhentos e sessenta reais) aos cofres
públicos, visto não ter sido localizado o impresso adquirido.
82.
Melhorar o planejamento das aquisições, com vistas a evitar
compras excessivas.
83.
Realizar um reaproveitamento dos impressos adquiridos em outra
atividade da Unidade.
Achado 5
Serviços Gráficos
84.
Da análise dos Contratos com a empresa Relevo Gráfica Rafaela
Ltda, constatou-se, ainda, que por meio das Notas Fiscais nº. 80 e 97, datadas de
24/11/2010 e 104, de 30/12/2010, sem mesmo considerar as demais aquisições
durante o exercício, foram adquiridas quantidades de materiais superiores a
19
100% dos valores estimados no edital de licitação, conforme relacionado no
anexo I.
20
Anexo I
Contrato de prestação de serviços gráficos com a Relevo Gráfica Rafaela Ltda
A) IMPRESSOS FINOS – CONTRATO 04-B/08
Item
1
3
11
12
27
44
45
DESCRIÇÃO
Convite nas dimensões de 19 cm por 14cm, em papel
Opatine 240 glm2 com impressão das Armas da
República (nas dimensões de 2,3 cm por 2,5 cm) em
alto relevo francês ouro.
Envelope para convite nas dimensões de 20cm por 15
cm, em papel AR.1 50 g/m2, com impressão das Armas
da República (nas dimensões de 2,3 cm por 2,5 cm) em
alto relevo francês ouro.
Cartão de braço, nas dimensões 10cm por 5cm, em
papel Opaline 240 g/m2, com impressão em alto relevo
francês ouro no anverso (pode ser as Armas da
República nas dimensões de 1 ,8 cm x 2 cm ou a inscrição “Palácio Itamaraty”, nas dimensões de 4,5 cm x 0.3
Cartão de braço, nas dimensões 10 cm por 5 cm, em
papel Opaline 240 g/m2, com impressão em alto relevo
seco no anverso (pode ser as Armas da República nas
dimensões de 1,8 cm x 2 cm ou a inscrição “Palácio
Itamaraty”, nas dimensões de 4,5 cm x 0,3 cm) e 1
Folha para Formulário de Carta Credencial, nas
dimensões de 42 cm (em aberto) por 29 cm, em papel
alta alvura 180 gIm2, com impressão das Armas da
República (nas dimensões de 2.3 cm por 2,5 cm) em
alto relevo francês ouro, com uma dobra.
Cartão de plano nas dimensões de 9,5 cm por 2,5 cm,
em papel Opaline 180 g/m2 na cor branca, com bordas
arredondadas, sem impressão (os certificados deverão
vir em folha nas dimensões de 19 cm x 31 cm, com
microserrilhado, de modo que haja 30 cartões de p
Cartão para prismas, nas dimensões de 12cm por 23,7
cm, em papel AP-240 g/m2, com uma dobra, sem
impressão.
Quantidade
estimada
Valor
Unitário
Subtotal
Aquisição em
2010
Subtotal
Nota Fiscal
Data
Excesso
6200
0,71
4.409,96
10.000
7.100,00 000.000.097 24/11/2010
3.800
6200
0,78
4.810,86
10.000
7.800,00 000.000.097 24/11/2010
3.800
700
1,05
731,76
3.000
3.150,00 000.000.097 24/11/2010
2.300
700
0,80
558,25
3.000
2.392,50 000.000.097 24/11/2010
2.300
200
2,86
571,18
300
858,00 000.000.104 30/12/2010
100
2.500
0,22
538,85
10.000
2.200,00 000 000.080 24/11/2010
7.500
700
0,81
565,79
1.000
810,00 000.000 080 24/11/2010
300
21
B) IMPRESSOS COMUNS - CONTRATO 04-A/08
Quantidade Valor
estimada Unitário
DESCRIÇÃO
700
0,48
339,48
1.000
480,00 000.000 080
24/11/2010
300
46
Cartão para prismas. nas dimensões de 14,4 cm por
27,5 cm, em papel AP-240 gIm2, com uma dobra, sem
impressão
Cartão para prismas, nas dimensões de 20,4 cm por 26
cm, em papel AP-240 g/m2, com uma dobra, sem
impressão.
Cartão para avisos diversos, nas dimensões de 10 cm p/
15 cm, em papel AP-240 g/m2, bordas arredondadas,
com impressão simples em cor única no anverso.
Selo adesivo das Armas da República, na dimensão de
7 cm de diâmetro, em papel laminado dourado, com
corte em setas e a impressão das Armas da República
em alto relevo seco ocupando toda a área do selo.
Selo adesivo das Armas da República, na dimensão de
3 cm de diâmetro, em papel laminado prateado, com
corte em setas e a impressão das Armas da República
em alto relevo seco ocupando toda a área do selo.
Selo adesivo das Armas da República, na dimensão de
5 cm de diâmetro, em papel laminado prateado, com
corte em setas e a impressão das Armas da República
em alto relevo seco ocupando toda a área do selo.
Selo adesivo das Armas da República, na dimensão de
7 cm de diâmetro, em papel laminado prateado, com
corte em setas e a impressão das Armas da República
em alto relevo seco ocupando toda a área do selo.
700
0,41
286,67
1.000
410,00 000.000 080
24/11/2010
300
5.200
0,19
1.008,73
10.000
1.900,00 000 000.080
24/11/2010
4.800
500
1,06
528,07
500
530,00 000 000.080
24/11/2010
0
250
0,95
237,09
500
475,00 000.000 080
24/11/2010
250
250
1,07
266,73
500
535,00 000.000.080
24/11/2010
250
250
1,21
301,76
500
605,00 000.000.080
24/11/2010
250
47
54
70
71
72
73
Total
25.050
Subtotal
Aquisição
em 2010
Item
15.155,18
51.300
Subtotal
29.245,50
Nota Fiscal
Data
Excesso
26.250,00
22
85.
o Gestor deve justificar um aumento tão repentino das quantidades
adquiridas, em relação às estimativas consideradas na elaboração do edital.
86.
E a persistir esse crescimento, a realização de novo processo
licitatório não ensejaria uma redução de preços pelo aumento da quantidade
estimada.
Manifestação do Gestor:
87.
Por meio do Despacho ao Memo CISET 114, de 28 de abril de
2011, o Gestor apresentou a seguinte justificativa:“Os pedidos relativos às Notas
fiscais nº. 80, 97 e 104, feitos em novembro e dezembro de 2010, foram
decorrentes de solicitação do Grupo de Trabalho da Posse Presidencial, o qual
foi criado em 11 de novembro do mesmo ano. O Grupo de Trabalho não possuiu
contrato próprio para fornecimento de impressos, como convites e credenciais
de veículos. Utilizou-se, por essa razão, o contrato vigente no Cerimonial para
cumprir com todas as demandas de material impresso para a Posse Presidencial
de janeiro de 2011.
88.
Deve-se atentar para o fato de que as Notas Fiscais nº. 80 e 97,
embora datadas de 24 de novembro de 2010, são vinculadas a Ordens de Serviço
enviadas no início daquele mês, antes da renovação dos contratos nº. 04-A/2008
e 04-B/2008, que venceriam em sete de novembro. O valor de ambas as notas,
assim, deve ser debitado do valor estimado do 1º Termo Aditivo aos contratos,
que vigorou de sete de novembro de 2009 a sete de novembro de 2010. Entendese, assim, que o 2º Termo Aditivo, atualmente em vigor, não ultrapassou o seu
limite estimado, pois as notas de 24 de novembro de 2010 são relativas à
vigência anterior dos instrumentos contratuais”.
Comentário da Auditoria:
89.
Considerando a situação excepcional representada pela posse do
novo Presidente da República da qual participou o Cerimonial do MRE, e
considerando que não se extrapolou o limite financeiro de execução do contrato,
a Auditoria acata a justificativa apresentada.
90.
Entretanto
há
que
se
considerar
a
ocorrência
de
uma
impropriedade, já que o contrato ainda se encontra na metade do prazo de
execução e os serviços já contratados (13 impressos) extrapolaram a quantidade
licitada.
Recomendação:
91.
Definir, nas próximas licitações, as quantidades estimadas para
contratação de impressos, com maior margem de segurança, considerando que a
realização do evento citado, poderá ocorrer periodicamente.
III.10 - Avaliação individualizada e conclusiva sobre as justificativas
apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades constantes do
relatório de auditoria de gestão
92.
A avaliação da Auditoria está informada nos parágrafos 20, 21, 22,
23, 24, 30, 55, 56, 64, 65, 66, 67, 68, 81, 82, 90 e 91.
III.11 - Avaliação objetiva sobre a atualização das informações referentes a
contratos e convênios ou outros instrumentos congêneres disponíveis,
respectivamente, no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais
– SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e
Termos de Parceria – SICONV, conforme estabelece o § 3º do art. 19 da Lei
nº 12.309, de 9 de agosto de 2010.
93.
A Unidade não realiza transferências de recursos mediante
convênios ou instrumentos congêneres disponíveis. Quantos aos contratos as
informações estão sendo registradas no SIASG.
III.12 - Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações
estabelecidas na Lei nº 8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao
tratamento das declarações de bens e rendas, destacando os controles
existentes na UJ para garantir que as autoridades e servidores públicos
alcançados pela referida norma estejam cumprindo as exigências legais
previstas.
24
94.
A Unidade fez entrega ao Departamento do Serviço Exterior da
declaração de bens e rendas.
III.13 - Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ em relação à adoção
de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de
tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem
como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis
descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº
1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia
da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao
Decreto nº 5.940/2006.
95.
A aquisição de bens ligados à tecnologia da informação (TI) é
atribuição do Departamento do de Comunicação e Documentação – DCD e as
questões de sustentabilidade ambiental cabem à Divisão de Serviços Gerais. As
atividades da Unidade, na sua quase totalidade, referem-se à contratação de
serviços terceirizados para atender a eventos realizados no âmbito do MRE, e não
se estabeleceu padrão para adoção de critérios de sustentabilidade.
III.14 - Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de
responsabilidade da UJ, classificado como “Bens de Uso Especial”, de
propriedade da União ou locado de terceiros, principalmente quanto ao
estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas com a
manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de
Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet, quando de
uso obrigatório pela UJ.
96.
A Unidade não possui patrimônio imobiliário sob a sua
responsabilidade, cabendo essa atribuição à Coordenação de Patrimônio, UG
240005, segundo determinação do artigo 180 da Portaria Ministerial 212, de
30.04.08:
III.15 - Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI)
da UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos
envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a
capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas e os
procedimentos para a contratação e gestão de bens e serviços de TI
25
97.
A gestão de tecnologia da informação (TI) na Secretaria de Estado
das Relações Exteriores encontra-se centralizada no Departamento de
Comunicações e Documentação, Unidade Gestora 240010. Na execução de suas
atividades, a Unidade utiliza apenas os sistemas WEB, disponibilizados pelo
Governo Federal, SIAFI, SIASG, Comprasnet, e a rede interna do MRE.
IV - CONCLUSÃO
98.
Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o
presente processo, concluo pela REGULARIDADE COM RESSALVA do
processo de contas da Unidade Gestora.
Brasília-DF, em
de julho de 2011.
Jorge Luiz Teixeira de Albuquerque
Analista de Finanças e Controle
SIAPE 6092939
Henrique Sampaio Machado
Técnico em Finanças e Controle
SIAPE 1097738
Ulysses Rodrigues dos Santos
Técnico de Finanças e Controle
SIAPE9 00934372
Necy Coelho da Paz
Técnico de Finanças e Controle
SIAPE 0093572
26