Administrativo
Significado do 5S
整理 SEIRI
整頓 SEITON
清掃 SEISO
清潔 SEIKETSU
躾 SHITSUKE
Utilização, Seleção, Descarte,
Classificação, Organização
Ordenação, Arrumação,
Organização
Limpeza, Inspeção, Zelo
Saúde, Padronização, Higiene,
Asseio, Bem-estar
Autodisciplina, Disciplina,
Autocontrole, Respeito
5S ADMINISTRATIVO
Fundamentos Básicos
 5S como um processo educacional
 5S como ferramenta para eficácia
administrativa (escritórios como “Fábrica
de Informações”)
 5S
voltado
para
o
ambiente
administrativo (Etapa 1) e para a função
administrativa (Etapa 2)
 Busca contínua de padrões de referência
mundial
5S ADMINISTRATIVO
Estratégia de Implantação
Parte 1 - 5S do Ambiente
3S nos ambientes físicos
 Combate ao desperdício de recursos materiais
 Combate à bagunça e ao desperdício de tempo
 Combate à sujeira em ambientes coletivos
5S nos ambientes físicos
 Manutenção dos 3S nos ambientes físicos
 Criação de um ambiente de trabalho saudável
 Práticas de Atitudes de qualidade
SEIRI
É saber utilizar sem desperdiçar.
Vamos combater o desperdício de recurso!
 Analise cada recurso que você mantém no ambiente. Retire todas as
coisas e documentos das gavetas, armários e outros compartimentos.
Coloque de volta apenas o que você usa. Mantenha próximo de você
apenas o que você usa com muita freqüência e na quantidade
adequada. O que você usa de vez em quando, deixe em um local mais
afastado e que possa ser usado por outras pessoas. Aquilo que você
não usa mais, descarte-o do ambiente, enviando-o para possíveis
interessados ou colocando-o no lixo. Verificar se o histórico de consumo
justifica a manutenção da quantidade observada no local.
 Evite excessos. Tenha somente o necessário e na quantidade
necessária.
 Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado.
 Evite manter no local de trabalho objetos ou documentos pessoais que
você não usa com freqüência.
 Mantenha as instalações e os recursos em boas condições de uso, de
forma que não gerem riscos ou perdas.
SEITON
É saber organizar para facilitar o acesso e a reposição.
Vamos combater a bagunça e o desperdício de tempo!
 Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Defina o local de
guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a
reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos
pessoais como bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo, guarda-chuva,
sapatos, etc.
 Guarde os recursos de forma que seja fácil a sua localização visual.
Recursos colocados por trás, muito acima ou muito abaixo da linha de
visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a inclinar-se ou subir em
um suporte (banco ou escada), dificultam a localização visual.
 Evite misturar recursos de características muito diferentes ou largar os
recursos úteis diretamente no piso ou sobre armários.
 Identifique e sinalize recursos, locais e postos de trabalho para evitar
perda de tempo e riscos para você e para outras pessoas que
freqüentam o ambiente ou utilizam os recursos.
SEISO
É saber usar sem sujar.
Vamos combater a sujeira!
 A melhor pessoa para manter o ambiente limpo é você. A limpeza feita
pelo próprio usuário do ambiente contribui para a redução da sujeira, o
combate à fonte de sujeira, a identificação e eliminação de locais de difícil
acesso, a identificação de problemas de conservação, a identificação de
malefícios provocados pela sujeira e a melhoria do ambiente de trabalho.
 Mesmo quando a limpeza do ambiente é feita por pessoal especializado,
cabe a você evitar a geração de sujeira e indicar os pontos onde a sujeira
se esconde.
 Use adequadamente os locais de uso coletivo. Sempre que sair destes
locais, deixe-os limpos e organizados, adequados para serem usados por
outros.
 Analise se as lixeiras e outros coletores de recursos inúteis ao ambiente
facilitam a manutenção da limpeza e a remoção do material descartado
(quantidade,
localização, conservação, higiene, tipo, tamanho,
sinalização, identificação, freqüência de retirada do lixo e prática da coleta
seletiva. Dê sugestões de melhorias.
SEIKETSU
É saber cuidar da saúde física e mental.
Vamos criar um ambiente de trabalho saudável!
 Identifique os recursos de acordo com um padrão. Caso ainda não
existam alguns deles, dê sugestões.
 Discuta com a equipe as Regras de Convivência para os comportamentos
que incomodam algumas pessoas, até chegar a um consenso.
 Tenha uma preocupação efetiva e pró-ativa com relação à saúde e
higiene do trabalho. Verifique se existem problemas de ergonomia. Se há
desconfiança, solicite um estudo de um especialista.
 Invista na sua saúde física e mental. Exemplos: Cuide da higiene pessoal
(limpeza das roupas e calçados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.);
Pratique exercícios de relaxamento; Previna e/ou elimine doenças
contraídas fora do trabalho (obesidade, dependência química, câncer,
stress, sedentarismo, etc.); Crie o hábito de se integrar com outros
colegas de trabalho (confraternizações, torneio de jogos, etc.); Discuta
com a equipe uma decoração adequada para o seu ambiente (quadros,
plantas, fotos e outros elementos ornamentais), etc.
SHITSUKE
É cumprir rigorosamente o estabelecido.
Vamos ter atitudes de qualidade!
 Honre a sua palavra. Ela é sagrada. Cumpra rigorosamente todos os
compromissos assumidos na data e horário definidos. Na
impossibilidade, faça contato o mais rapidamente possível com as
pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e até estabelecendo um
novo acordo, quando for o caso. Evite repetir impontualidades.
 Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras independente de
cobranças. Aquilo que você não concorda, apresente sugestões aos
responsáveis, mas respeite o que foi consensado e/ou definido.
 Analise se as suas atitudes estão prejudicando outras pessoas, direta ou
indiretamente. Seja humilde e tente mudar a forma de agir quando a sua
consciência reconhece isto. Peça o apoio das pessoas mais próximas,
pois não é fácil mudar uma hábito adquirido e praticado ao longo de toda
a sua vida.
5S ADMINISTRATIVO
Estratégia de Implantação
Parte 2 - 5S da Função
5S no Computador
 Estruturação do tratamento das informações virtuais
 Autodisciplina no tratamentos das informações
virtuais
5S nas Funções Administrativas
 Posto de trabalho como fábrica de informações
5S no Computador
As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador
uma Fábrica Virtual de Excelência!
1.
2.
3.
4.
5.
O acesso aos arquivos virtuais deve obedecer a mesma lógica que os
arquivos físicos.
Dedique um dia para analisar todos os documentos de rede, e-mail e
CPU. Exclua aqueles que você não usa. Para facilitar, coloque-os em
ordem cronológica e suspeite daqueles mais antigos.
Verifique se os arquivos úteis estão salvos com denominações
facilmente compreensíveis e se estão guardados nos diretório
apropriados.
Dê uma denominação aos arquivos virtuais de forma que sejam
reconhecidos sem precisar abri-los.
Separe os arquivos particulares dos arquivos da sua função em
diretórios diferentes.
5S no Computador
As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador
uma Fábrica Virtual de Excelência!
6.
Defina um padrão de denominação para todos os arquivos e diretórios
compartilhados.
7. Acostume-se em não guardar arquivos desnecessariamente; em não
acumular e-mail em caixas de entrada; em esvaziar a lixeira; em não
passar "correntes"; em não enviar cópias desnecessariamente e em
não arquivar, em dois lugares, os anexos recebidos.
8. Dê um destino efetivo no primeiro contato com o e-mail. Lembre-se
que este é o momento mais adequado para você tratá-lo. Faça uma
crítica quando receber e-mails desnecessários e carregados de figuras
em que nada acrescentam.
9. Estabeleça um período para fazer uma análise dos arquivos guardados
buscando eliminar os desnecessários.
10. Evite deixar para o dia seguinte a resposta para os e-mail recebidos
hoje.
5S na Função
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
uma Fábrica de Informações!
1. Identifique para que (objetivo) e para quem (processo
seguinte) você realiza cada uma de suas atividades de
rotina, iniciando por aquelas que mais consomem o seu
tempo.
2. Verifique com o processo seguinte quais as
necessidades dele (como ele precisaria ser atendido) e de
que forma você está atendendo atualmente, levando em
consideração os seguintes aspectos: qualidade, meio de
informação e prazo.
5S na Função
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
uma Fábrica de Informações!
3. Planeje uma forma de atendê-lo atuando nas causas que
atualmente dificultam o atendimento. Exemplo:




Falta de recursos – Providencie os recursos adequados. Se
necessário, discuta com o seu líder;
Falta de conhecimento ou habilidade – Planeje uma forma de
corrigir esta deficiência com auto-aprendizagem, com outros colegas e,
se necessário, participando de um curso específico;
Deficiência de outras áreas ou pessoas – Comporte-se como um
cliente interno, apresentando às outras áreas e/ou pessoas as suas
necessidades (qualidade, meio de informação e prazo).
Falta de tempo – Desconfie do tempo que você perde por não praticar
o 5S ou por ser afetado por pessoas que não o pratica. Lembre-se que
o somatório de pequenas perdas poder representar uma grande perda
no final do dia, da semana e do mês. Esteja seguro de que você está
realmente sobrecarregado antes de argumentar para o seu líder.
5S na Função
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
uma Fábrica de Informações!
4.
5.
6.
Procure simplificar ao máximo o seu dia-a-dia, evitando acumular
pendências e sendo eficaz na comunicação, utilizando o meio mais
apropriado (contato pessoal, contato telefônico, documento físico e
documento virtual).
Seja eficaz nas reuniões. Seja seletivo, verificando a necessidade real
da reunião, da sua participação, da duração e das informações
necessárias. Resista a comparecer a reuniões marcadas em cima da
hora. Seja pontual e cobre pontualidade no início e no final. Critique a
cultura de se marcar um horário para se começar em outro e de se
estender a reunião além do horário previsto.
Seja cordial, mas objetivo, nas consultas e nos contatos. Não permita
que as pessoas roubem, com muita facilidade, um de seus recursos
mais preciosos: o tempo.
5S na Função
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
uma Fábrica de Informações!
7. A sua mente obedece ao seu hábito. Acostume-se a
dimensionar o seu tempo para 80% do horário de
trabalho. Estabeleça compromissos em horários de saída
do trabalho (curso, esporte, encontros sociais, etc.).
8. Dedique parte de seu tempo para atividades estratégicas
e de melhorias.
9. Dedique parte de seu tempo para atividades de
descontração (cafezinho, almoço, confraternização no
trabalho, etc.).
10. Evite levar trabalho para casa.
Metodologia de Implantação
Sensibilização da alta
e da média gerências
Estruturação do Comitê
Treinamentos com ênfase
nos 3 primeiros “S”
3S
Treinamentos
com ênfase no 2
últimos “S”
5S
Ações sistemáticas
de saúde,
padronização e
autodisciplina
Consolidação dos
3 primeiros “S”?
Auditoria
Discussão
de Metas
Ações de
Melhorias
Plano de
Ação
Consolidação do
5S?
Lançamento do 5S e ações
sistemáticas de descarte,
ordem e limpeza
Certificação
Benefícios do 5S
 Descarte de documentos e recursos obsoletos, alguns podendo ser
aproveitados em outros locais
 Disponibilização dos excessos e manutenção de quantidade estritamente
necessária
 Utilização adequada dos recursos e materiais de consumo, combatendo o
desperdício
 Compartilhamento de recursos utilizados com pouca freqüência
 Conservação das instalações e dos recursos produtivos e de apoio
 Acesso à recursos e aos documentos com rapidez e conforto
 Layout adequado
 Manutenção sobre a mesa de documentos que serão processados no
próprio dia
 Ordem de locais fechados (gavetas, armários, arquivos, etc.)
 Ordem dos recursos no ambiente promovendo bem-estar e uma imagem
positiva.
Benefícios do 5S
 Manutenção da limpeza no posto de trabalho através da cultura de não
sujar e de atacar as fontes de sujeira.
 Manutenção da ordem e da limpeza em ambientes de uso coletivo
(banheiro, copa, copiadora, corredores, salas de reunião, etc.).
 Descarte adequado do papel e do lixo.
 Definição de regras de convivência
 Ambientes ergonômicos e exercícios de relaxamento físico e/ou mental
 Padronização de identificações e móveis
 Tratamento adequado de arquivos e comunicações por meio virtual
 Otimização do tempo pela pontualidade em reuniões e cumprimento de
prazos
 Respeito mútuo, independente do nível hierárquico
 Cumprimento voluntário ao que for acordado, incluindo às regras de
convivência
 Menor informalidade e burocracia
 Menor sobrecarga de e-mails
 Redução do “stress”
5S - Fatores de Fracasso
• Falta de entendimento dos conceitos,
principalmente pelas lideranças
• Falta de um plano estratégico
• Acreditar que o “dia da grande limpeza”
consolida o 5S
• Ter pressa na execução
• Fazer o 5S para os outros (clientes e
auditores)
5S - Fatores de Sucesso
• Liderança do Número 1
• O homem como o fim. O ambiente como o
meio.
• 5S como um processo estratégico
• Participação de toda a Organização
• Promoção contínua
• Escolha da estratégia correta (usar
lideranças para a condução no dia-a-dia)
O Papel das Lideranças
• Realizar visitas periódicas às instalações com o foco
para o 5S
• Inserir o 5S como pauta de reuniões periódicas
• Fazer avaliação nos pontos críticos (realização de
treinamentos, realização do lançamento de 5S,
análise das avaliações)
• Introduzir o padrão de 5S na análise de resultados
das instalações sob responsabilidade de cada um
dos profissionais de nível imediatamente inferior
• Participar ativamente de eventos relacionados ao 5S
• Dar o exemplo
CONCLUSÃO
 5S é um processo educacional
 5S é um processo participativo (não é
voluntário)
 5S é um termômetro do gerenciamento
 5S é o melhor vendedor
 5S é a Base para a excelência de gestão.