SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA O
GERENCIAMENTO DE VIAGENS FUNCIONAIS DE
SERVIDORES PÚBLICOS: EM BUSCA DE EFICIÊNCIA
ADMINISTRATIVA E PRESTAÇÃO DE CONTAS À
SOCIEDADE
Mateus Silva Figueiredo
II Congresso Consad de Gestão Pública – Painel 67: Experiências recentes com o controle de
viagens e passagens no setor público
SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA O GERENCIAMENTO DE VIAGENS FUNCIONAIS
DE SERVIDORES PÚBLICOS: EM BUSCA DE EFICIÊNCIA ADMINISTRATIVA E
PRESTAÇÃO DE CONTAS À SOCIEDADE
Mateus Silva Figueiredo
RESUMO
Este trabalho tem o objetivo de elaborar um Sistema de Informação Digital de
Gerenciamento de Viagens Funcionais de servidores públicos do Estado de Minas
Gerais, partindo-se desde a Solicitação de Adiantamento de Diárias de Viagens até
a Prestação de Contas pelo servidor com o intuito de proporcionar accountability por
parte do Poder Executivo de Minas Gerais. Para tal realização utiliza-se o conceito
SIG – Sistema de Informações Gerenciais – com o objetivo de possibilitar a
obtenção de Relatórios Gerenciais os quais irão auxiliar no processo decisório dos
Gestores Públicos, bem como com o objetivo de prover a sociedade com
informações consolidadas e relevantes para a fiscalização do Estado pelo cidadão.
Além disso, o sistema contará com a utilização da API do Google Maps, uma notável
ferramenta de GeoProcessamento que auxiliará o sistema na obtenção de mapas,
caminhos possíveis e distâncias entre as cidades a serem visitadas calculando o
gasto com combustíveis e outros insumos de acordo com os veículos utilizados e
com os destinos. O objetivo do sistema é aumentar a eficiência das viagens e
possibilitar um controle mais apurado das viagens realizadas pelos órgãos e
entidades públicas, evitando-se assim os desvios e abusos cometidos nas viagens
de servidores públicos, os quais têm sido alvo constante da imprensa de um modo
geral.
SUMÁRIO
1 A TRANSPARÊNCIA PÚBLICA COMO PRESSUPOSTO DE UMA
GESTÃO PÚBLICA DEMOCRÁTICA E EFICIENTE................................................. 03
2 A DEFINIÇÃO DE ACCOUNTABILITY................................................................... 05
3 RELATO DO PROJETO DO SISTEMAS DE VIAGENS NA REALIDADE
DA SECRETARIA DE ESTADO DE MEIO AMBIENTE DO ESTADO DE
MINAS GERAIS..........................................................................................................07
4 DESCRIÇÃO DO PROJETO.................................................................................. 08
4.1 Objetivos do Sistema de Informação e o Processo de Viagens no Estado
de Minas Gerais......................................................................................................... 08
4.2 Público-alvo da iniciativa...................................................................................... 09
4.3 Aspectos legais.................................................................................................... 10
4.4 O impacto do processo de tramitação de documentos digitais no processo
de viagens: a assinatura digital garantindo a confiança documental......................... 11
4.5 API do Google Maps............................................................................................ 12
5 CUSTOS DE LICENCIAMENTO DA API DO GOOGLE MAPS PARA
SISTEMA CORPORATIVO
13
5.1 Recursos a serem utilizados na construção do sistema...................................... 13
6 CUSTOS E BENEFÍCIOS DO SISTEMA DE VIAGENS......................................... 15
8 REFERÊNCIAS....................................................................................................... 17
3
1 A TRANSPARÊNCIA PÚBLICA COMO PRESSUPOSTO DE UMA GESTÃO
PÚBLICA DEMOCRÁTICA E EFICIENTE
Para que se possa empreender uma Gestão Pública Democrática é
imprescindível que o cidadão obtenha informações acerca das decisões e atividades
da Administração Pública para que possa julgar os seus atos quanto aos princípios
que regem a República Federativa do Brasil expressos na legislação vigente, tendo
como base e norteamento a Constituição da República Federativa do Brasil de 1988.
A importância da transparência pública na figura da publicização dos atos
administrativos é de tão nobre valor que o constituinte a declarou expressamente:
“Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência...”. Deste modo, a
publicidade é elemento essencial para a validade do ato administrativo, sob pena de
nulidade. A idéia subjacente ao princípio da publicidade é fazer com que os
administradores públicos exponham claramente à sociedade suas ações ou mesmo
omissões para que estes possam ser avaliados quanto à sua moralidade e
probidade administrativa.
Contudo, para muito além da obrigatoriedade de publicização das
atividades públicas constante em lei, a transparência pública é pressuposto da
ordem democrática pois os cidadãos elegem seus representantes para em seu
nome atuarem e realizarem as tarefas que lhes são atribuídas de forma ampla e
transparente e com o interesse público. Devem agir em conformidade com os
princípios democráticos e atuarem em observância das preferências dos eleitores na
perspectiva da Democracia Indireta. Por conta do ideal republicano-democrático é
rechaçada a idéia de agir às escuras e com a prevalência de interesses privados ou
particulares. Partindo-se da idéia de que algumas pessoas fatalmente se
desvirtuarão na sua conduta e agirão de forma diversa daquela desejada pela nação
é que se instituem as formas de controle sob a forma dos diversos mecanismos de
accountability.
Uma boa ilustração metafórica acerca das necessidades de controle se
encontra em Madison, um clássico do federalismo estadunidense: "se os homens
fossem anjos, não seria necessário haver governos. Se os homens fossem
governados por anjos, dispensar-se-iam os controles internos e externos" (Madison,
4
1982 [1788], The Federalist 51, p. 337). Deste modo, se espera que as pessoas
investidas nas funções e posições públicas sejam passíveis de fiscalização para que
possam ser alvo de questionamentos e processos administrativos que apurem suas
responsabilidades na condução da coisa pública. Um problema muito importante que
surge na fiscalização dos governantes na medida em que dada a complexidade dos
processos decisórios públicos e os custos na obtenção dos dados e em sua
transformação em informação, os indivíduos não têm incentivos para investirem
recursos financeiros e de tempo em tais atividades e assim não fiscalizam na maioria
das vezes os seus representantes políticos. Essa é a idéia do cientista político
polonês-americano Adam Przeworski. (Lua Nova nº 67, 2006).
Entende-se por gestão pública eficiente não somente aquela em que as
atividades administrativas são realizadas de forma econômica utilizando-se do
mínimo de recursos disponíveis mas aquela em que as preferências coletivas são
levadas em consideração e a informação é disponibilizada de forma hábil e célere ao
cidadão. Mesmo que para tanto haja um custo expressivo, este deve ser incorporado
como um produto e exigência do modelo político constituído pois o accountability é
uma conseqüência necessária da democracia. Só não presta contas aquele que não
está subordinado a nenhum poder.
5
2 A DEFINIÇÃO DE ACCOUNTABILITY
Para que a gestão pública seja transparente é necessário que haja
accountability. Em razão do uso ostensivo desse termo é importante se definir o que
se quer dizer com ele levando-se em consideração as acepções que a literatura tem
lhe conferido. O termo é proveniente da língua inglesa e por isso não encontra um
correspondente direto em língua portuguesa. De uma maneira geral, accountability
significa prestação contas, ou seja, o indivíduo de possa de alguma tarefa ou
responsabilidade tem a obrigação de esclarecer as tarefas e atividades
empreendidas, seus resultados, desafios e contingências enfrentadas e outras
informações pertinentes e relevantes.
De acordo com (Carla Bronzo, 2000) “A noção de accountability política
pressupõe a existência do poder e a necessidade de que este seja controlado. Isso
constitui sua razão de ser.”. Isto significa dizer que aquele que deve prestar contas é
exatamente aquele que possui certo poder delegado e que de algum modo tem que
assegurar que está se comportando da maneira desejada. Portanto, a necessidade
de controle deriva da proteção à sociedade quando do momento de delegação de
poder a alguém para que exerça atividades em nome e no interesse da coletividade.
A literatura costuma classificar o accountability em três formas, a saber:
accountability horizontal, o qual ocorre entre entes de mesmo status hierárquicofuncional, accountability vertical, em que órgãos e entidades são fiscalizadas e
devem prestar contas a um órgão central com a finalidade precípua de fiscalizar e
coordenar as atividades desenvolvidas por outros, por fim tem-se o accountability
societal que é a síntese do objetivo último daqueles devido ao fato de que a
transparência da gestão da res publica é dirigida à sociedade com base no princípio
democrático.
Ainda conforme a autora: “Tendo como referencia o modelo da agência, o
autor desenvolve uma concepção de accountability endógena, a partir da qual os
oficiais (agentes) são induzidos a tornar suas ações controláveis pelos seus eleitores
(principais), de forma a atrair recursos e suporte, e analisa as condições sob as
quais os agentes são mais ou menos responsivos aos interesses públicos (Ferejohn,
p. 3 apud Bronzo, 2000)”. Neste caso a teoria agente/principal é utilizada partindo-se
da crença acerca da assimetria de informação existente entre ambos, o que gera a
possibilidade de o executor desviar a sua conduta em relação ao que foi acordado.
6
Deste modo é importante a transparência e a prestação de contas constante para o
formulador das políticas públicas para que este possa avaliar e decidir quanto à sua
efetividade. Também é de suma importância a prestação de contas para a
sociedade pois é esta a detentora da titularidade do poder de acordo como princípio
da soberania popular expressa pela ordem democrática. Assim, o Sistema de
Viagens proposto, é antes de qualquer coisa um facilitador da realização da
prestação de contas e publicização dos gastos públicos concernentes às viagens
realizadas pelo funcionalismo público para que o Estado assegure que escândalos
constantes em que servidores utilizam do erário para lazer e entretenimento não
mais sejam manchetes de jornais. Portanto, apesar de abrir possibilidades para
questionamentos diversos em decorrência da facilidade de acessos de dados e
informações, a sociedade reconhecerá a honestidade e seriedade de uma
administração que abre as portas para a clareza e transparência de seus atos
enquanto ente público e Estatal, cuja obrigação de publicidade e prestação de
contas cumpre fielmente na medida em que se preocupa com esta faceta das
atribuições que lhe foram confiadas.
7
3 RELATO DO PROJETO DO SISTEMAS DE VIAGENS NA REALIDADE DA
SECRETARIA DE ESTADO DE MEIO AMBIENTE DO ESTADO DE MINAS GERAIS
No momento atual o Processo de Viagem é feito nos tradicionais moldes
da Administração Burocrática, ou seja, utilizando formulários em folhas de papel
contendo o pedido de Solicitação de Adiantamento (quando for o caso), recebimento
da(s) Diária(s) de Viagem e ao término do processo, a entrega do Formulário de
Prestação de Contas e os respectivos documentos comprobatórios. Para que o
processo seja autorizado pelos Dirigentes Máximos (ou aqueles que sejam
competentes para isto) e pelos ordenadores de despesas é necessário que o agente
público ou mesmo algum colaborador eventual do órgão saia em busca das
assinaturas dos participantes envolvidos, causando um transtorno ao servidor, além
de gerar muito trabalho aos dirigentes. Outra questão que se torna um dificultador da
celeridade do processo é o fato de o modelo de formulário e o seu fluxo não ser
conhecido pelos envolvidos, o que muitas vezes causa dúvidas aos participantes
menos interados que acabam por ligar ou mesmo comparecer pessoalmente à
Diretoria de Finanças para que suas dúvidas sejam sanadas.
Contudo, não são só as dificuldades dos participantes e o acúmulo de
trabalho que é causado nos setores envolvidos que impedem que o processo seja
eficiente. No modo em que se opera atualmente o Processo de Viagens, não é
possível se calcular com exatidão o tempo de percurso, rotas utilizadas e o consumo
de combustível pelo fato de que tal tarefa não pode ser exigida dos operadores do
processo pelo simples motivo de que para tanto seria necessário um número muito
maior de assistentes e auxiliares para o cálculo e geração manual do banco de
dados em questão. É impensável que isto venha ocorrer pois além do grave
desperdício de mão-de-obra consumida pelo retrabalho, o Setor de Finanças e de
Transportes possuem outras atribuições que não estas. Deste modo, o cenário em
que se depara esta análise é de extrema ineficiência na medida em que não utiliza
técnicas e recursos de TI que há muito tempo estão disponíveis para tais processos
e operações de armazenamento de dados e geração de informações relevantes à
organização. Utilizar do aparato tecnológico para aumentar a eficiência se faz
necessário pelo fato de a Administração Pública não enquanto organização não
poder se manter obsoleta frente às novas tecnologias.
8
4 DESCRIÇÃO DO PROJETO
4.1 Objetivos do Sistema de Informação e o Processo de Viagens no Estado de
Minas Gerais
A proposta deste trabalho é a criação de um Sistema de Informação
Digital Computadorizado em que se utilize o armazenamento em bancos de dados
de todas as informações pertinentes às atividades do Processo de Viagens com
vistas a um futuro resgate e obtenção destes dados já tabulados e organizados
sendo passíveis de transformação em Relatórios Gerenciais de fácil leitura e
entendimento por parte da Alta Gerência para eles possam tomar suas decisões de
forma mais acurada. O projeto em questão tem como finalidade facilitar a gestão dos
gastos públicos com Diárias e Viagens a trabalho realizadas pelos membros e
colaboradores do setor público uma vez que não é tarefa fácil acompanhar e
controlar a realização de despesas de tal natureza ,que por possuírem pequeno
valor unitário e grandes quantidades de pessoas envolvidas, se torna muito lenta
devido à necessidade de se examinarem os documentos unitária e separadamente
caso a caso. Assim, o Sistema de Informação em questão visa a consolidação digital
de informações que já existem na organização e contribui para a uniformização e
padronização dos procedimentos e regras existentes para a solicitação dos serviços
relativos às viagens a trabalho por parte dos servidores públicos.
Assim como no setor privado, no Estado existem várias áreas em que os
profissionais precisam se comunicar e se interagir entre si e por isto surgem as
demandas de viagens de trabalho, seja para a ministração ou mesmo a participação
em cursos de aperfeiçoamento, representação do órgão em eventos oficiais e a
participação dos funcionários públicos em seminários, congressos e conselhos de
representação popular. Portanto, é indubitável que o instrumento de viagens é de
suma importância para o bom andamento da máquina pública, ressaltando que
quem mais utiliza deste mecanismo são as equipes de educação, saúde e meio
ambiente na medida em que estas Secretarias de Estado possuem regionais
espalhadas por todo o interior de Minas Gerais. Uma vez que o Estado é de grande
extensão territorial no contexto brasileiro e possui 853 municípios, existem muitas
agências descentralizadas localizadas nas cidades-pólo e que demandam constante
inspeção e treinamento com consequente deslocamento de equipes para estas
9
localidades. A sistematização do Processo de Viagens só irá facitar o controle e
alocação de pessoas e recursos logísticos dado que o Google Maps é uma
ferramenta versátil e econômica para a utilização de geoprocessamento no que diz
respeito à obtenção de informações acerca das vias terrestres de acesso dos mais
diversos pontos de acesso às cidades de Minas Gerais. Por outro lado, o Sistema,
além de produzir informações sobre a maioria das viagens ocorridas logicamente no
Estado, possibilita o controle de todo o tipo de viagem, infraestrutura de
deslocamento e concessão de diárias até mesmo no âmbito internacional que se
verifica em alguns casos de viagens internacionais em comitivas formadas pelo
Governador e a alta gerência.
4.2 Público-alvo da iniciativa
Em linhas gerais o Sistema de Viagens pode ser utilizado por todos
órgãos da Administração Direta e Indireta do Estado de Minas Gerais e que estejam
submetidos ao princípio da legalidade do art. 37, caput da Constituição da República
Federativa do Brasil e devam seguir as diretrizes traçadas pelo poder Executivo na
figura do Decreto 44.448 de 2007 que regulamenta as possibilidades de transporte
de servidores e agentes públicos, os preços de suas respectivas diárias de viagem
de acordo com o cargo preenchido e os limites para concessão de adiantamentos e
outras previsões do processo em questão. Decorre disto que os utilizadores do
Sistema de Informação serão aqueles servidores tanto da área fim quanto da área
meio e que por alguma razão necessitem de viajar em nome do órgão público e a
seu serviço. Cabe ressaltar que mesmo os colaboradores eventuais do Estado tais
como pareceristas e consultores dententores de “munus publico” desde que a
serviço de órgão público poderá utilizar o Sistema e obter os mesmos benefícios e
prerrogativas dos funcionários públicos efetivos. Portanto, constiuem-se público-alvo
todos os indivíduos que se deslocarão da repartição pública em que estão situados
para o encontro de empresas, outros órgãos públicos, ou pessoas físicas, mas
sempre em nome e no interesse da Administração Pública que representam. Apesar
de se dirigir ao Estado de Minas Gerais a solução também poderia ser
disponibilizada a outros entes da Federação pelo fato de que as normas e diretrizes
financeiras e orçamentárias aplicadas na gestão do projeto muito se assemelha com
outros níveis de governo como por exemplo a sua utilização em Prefeituras
Municipais.
10
4.3 Aspectos legais
No Estado de Minas gerais a matéria é regulada pelo Decreto 44.448 de
2007. Nele estão contidas as disposições legais acerca de quem pode viajar, os
locais de destino, preço das diárias a serem concedidas a cada espécie de
funcionário, servidor ou colaborador e requisitos próprios de observância obrigatória
quanto à comprovação de despesas efetuadas na viagem e que devem ser
demonstradas através de notas fiscais e atestados de serviços realizados. Também
preve aspectos e regras diferidas de acordo com o caso concreto e que guiarão os
servidores no processo de viagens quanto à sua legalidade de acordo com os
preceitos e princípios que regem o agente público em suas funções na
Administração Pública.
Já no que diz respeito às assinaturas dos Dirigentes Máximos e
Ordenadores de Despesas para a autorização e liberação de recursos financeiros e
logísticos, será necessária a utilização de Assinatura Digital para a validação dos
pedidos de Viagens realizados no Sistema. Deste modo o trâmite de papeis
diminuirá bastante sendo que o maior ganho será o de produtividade uma vez
apesar de acarretar uma diminuição no consumo de tinta e papel de impressão, a
economia realizada é pequena em comparação com os ganhos de eficiência e
eficácia advindos da diminuição do retrabalho e do correto acompanhamento das
requisições de viagens com o uso de formulários em AJAX (Asynchronous
Javascript And XML) evitando o preechimento errôneo dos formulários, sendo que o
Sistema contará com mecanismos de ajuda fáceis e auto-explicáveis com o intuito
de ensinar passo a passo o servidor em dificuldades de preenchimento. Os
participantes de aprovação receberão tokens com uma chave privada, receberão
uma chave pública e terão sua assinatura digital reconhecida na forma da Medida
Provisória 2.200-2/2001 e não mais necessitarão imprimir determinado documento e
submetê-lo à assinatura manual e o respectivo reconhecimento de firma do
signatário. Para a celeridade do processo, o fluxo de informações do workflow
concebido neste projeto, quanto a aprovação por parte dos Ordenadores de
Despesas e Dirigentes Máximos , poderá identificar a ausência de algum destes seja
por motivo de viagem oficial, doença e outras contingências e remanejar a
competência da aprovação documental autorizativa por parte dos substitutos ou
mesmo direcionar para outros indivíduos que detenham tal prerrogativa em função
11
de anterior desconcentração de tais atribuições legais de autorizar a execução de
determinados atos administrativos.
Também o Sistema de viagens pode auxiliar a contabilidade e a gestão
de custos no setor público atendendo ao preceito legal do § 3o da LRF – LEI
COMPLEMENTAR No 101, DE 4 DE MAIO DE 2000- que diz: “A Administração
Pública manterá sistema de custos que permita a avaliação e o acompanhamento da
gestão orçamentária, financeira e patrimonial.” Para se proceder a este fim, basta
que se crie uma variável de controle no banco de dados e que irá alocar as
despesas efetuadas quanto à organização de custos proposta pelo órgão que tem o
objetivo de implantar a Gestão de Custos dos gastos públicos. Para o detalhamento
das despesas encontra-se disponível o SIAFI e toda a sua base de dados que por
questões operacionais não pode ser usada diretamente sem o intermédio do B.O. –
Business Objects –, ferramenta de manipulação e extração de dados do SIAFI do
Estado de Minas Gerais. Assim a metodologia de classificação de despesas
tradicional e os agrupamentos por projetos do Orçamento-Programa poderiam ser
utilizados para a racionalização do gasto com diárias de viagens, combustíveis e
veículos por exemplo.
4.4 O impacto do processo de tramitação de documentos digitais no processo
de viagens: a assinatura digital garantindo a confiança documental
Com a adoção do Sistema Digital de Viagens não faz mais sentido que
haja o trâmite de pedidos escritos ou preenchidos manualmente solicitando
demandas de Viagem. Deste modo a assinatura manual dos envolvidos na
autorização da viagem passa a ser incumbência do uso da assinatura digital. A
infraestrutura de chaves públicas já está disponível no Brasil há sete anos pela
Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de Agosto de 2001. Em razão disto, a
implementação do Sistema de Diárias de Viagem deve utilizar assinatura digital para
os participantes do processo que devam aprovar documentos e autorizar a
realização de viagens e utilização de veículos oficiais. Com a compra de e-cards ou
tokens de assinatura digital para os participantes relevantes o processo se torna
íntegro e transparente e não deixará preocupações e receios no processo de
transição quando da implementação do Sistema.
12
4.5 A API do Google Maps
Resumidamente
falando,
o
conceito
de
API
pode
ser
descrito
sucintamente pelo Wikipédia: “API, de Application Programming Interface (ou
Interface de Programação de Aplicativos) é um conjunto de rotinas e padrões
estabelecidos por um software para a utilização das suas funcionalidades por
programas aplicativos – isto é: programas que não querem envolver-se em detalhes
da implementação do software, mas apenas usar seus serviços. De modo geral, a
API é composta por uma série de funções acessíveis somente por programação, e
que permitem utilizar características do software menos evidentes ao utilizador
tradicional.Por exemplo, um sistema operacional possui uma grande quantidade de
funções na API, que permitem ao programador criar janelas, acessar arquivos,
criptografar dados etc. Ou então programas de desenho geométrico que possuem
uma API específica para criar automaticamente entidades de acordo com padrões
definidos pelo utilizador.No caso de sistemas operacionais, a API costuma ser
dissociada de tarefas mais essenciais, como manipulação de blocos de memória e
acesso a dispositivos. Estas tarefas são atributos do Kernel ou núcleo do sistema, e
raramente são programáveis.Mais recentemente o uso de APIs tem se generalizado
nos plugins, acessórios que complementam a funcionalidade de um programa. Os
autores do programa principal fornecem uma API específica para que outros autores
criem plugins, estendendo as funcionalidades do programa para os utilizadores
comuns.”
Deste modo o Sistema de Informação de Viagens a ser implantado no
Estado de Minas Gerais, em suas Secretarias, não precisaria se preocupar em
desenvolver sistemas de mapeamento descritivo de rotas, cálculos de distâncias e
localizações das mais diversas. Basta que haja a integração entre os Sistemas na
medida em que o Sistema de Viagens seria em web e assim está absolutamente
possível a sua perfeita integração dado que o Google Maps segue esta tendência
mundial de disponibilização de conteúdo e utilitários pela internet. Com isso, tudo no
projeto em tela que se referir a geoprocessamento poderá utilizar a API do Google
Maps em vez de ficar “reinventando a roda”.
13
5 CUSTOS DE LICENCIAMENTO DA API DO GOOGLE MAPS PARA SISTEMA
CORPORATIVO
Uma vez que o Sistema de Viagens não é de acesso público, ele deverá
comprar uma licença do serviço API Premier do Google Maps para que possa utilizar
o mecanismo de controle espacial-geográfico em ambiente fechado e corporativo.
Contudo, isto não deve representar um alto custo para a automatização do Processo
de Viagem uma vez que conforme argumenta o fabricante: “A API Premier do
Google Maps apresenta uma ótima relação custo-benefício, com o preço inicial de
apenas U$10.000 por ano. O preço é baseado no número de visualizações de
páginas de mapas para sites externos. Para usuários internos, o preço é baseado no
número de usuários finais que usam o aplicativo ou no número de veículos que você
está rastreando. Entre em contato conosco para obter mais informações.”
Embutindo-se este custo em um Sistema de Viagens de apenas um órgão público
que demanda uma quantidade razoável de viagens, tais como a Secretaria de
Estado de Saúde, Secretaria de Estado de Educação e o IEF – Instituto Estadual de
Florestas- já é possível se vislumbrar o rápido retorno do investimento tanto em
termos de economia e adequação dos gastos quanto dos benefícios trazidos pela
implementação do Sistema, que produzirá informação relevante e de grande valor a
quem viaja e aos gestores da área meio correlata a este serviço.
Cabe destacar que o valor supracitado de US$ 10.000 por ano permite a
obtenção de 2 milhões de acessos ao Google Maps de forma especializada,
costumizada e sem propagandas e publicidades diversas a que estão submetidos os
usuários da API gratuita. Assim, utiliza-se uma aplicação externa e extremamente
eficiente que tem sido testada exaustivamente por uma comunidade mundial de
programadores ao invés de investir grandes quantias na criação de ferramenta de
mesmas funcionalidades ou alguma ferramenta que possua limitações técnicas de
desenvolvimento devido a restrições, orçamentárias, de tempo, ou mesmo de
capacidade de produção e criação por parte da empresa vencedora da licitação.
5.1 Recursos a serem utilizados na construção do sistema
Contratação de empresa especializada e capacitada na produção de
Sistemas de Informação Computadorizados Corporativos em ambiente
Web utilizando-se de linguagens de fácil programação e manutenção
14
podendo citar como exemplo e sugerir o PHP – Hypertext Preprocessor
–, Banco de Dados SQL – Structured Query Language- e XHTML
(eXtensible Hypertext Markup Language) uma vez que estas
linguagens são de uso gratuito (Open Source) e por isso não
representarão custos adicionais ao projeto no que diz respeito à
aquisição de licenças;
Equipe interna ao órgão e capacitada com profissionais capacitados
em Tecnologia da Informação ou que saibam mapear processos e
especificar Sistemas de Informação a serem construidos, detalhando
com cautela as funcionalidades, casos de uso, Fluxo de Informações,
regras de ambiente e Workflow do processo atualmente em
funcionamento. Além disso estes profissionais deverão ser capazes de
dar respostas às demandas já existentes contornando situações
adversas e que podem não se adequar perfeitamente ao sistema em
análise;
Servidores e equipamentos de Informática que possam suportar as
aplicações utilizadas, bem como o banco de dados a ser instalado.
Além disso é muito importante que o acesso razoável à internet seja
previsto para o adequado funcionamento e operação do Sistema de
Viagens em ambiente WEB;
Estima-se que o montante de recursos financeiros a serem utilizados
neste projeto não ultrapassem os R$ 100.000,00 (Cem Mil Reais),
levando-se em consideração a adoção de ferramentas de código
aberto e livre. Neste valor está computado o valor de licenciamento da
API do Google Maps. Não se computou o valor dos tokens de
assinatura digital devido à necessidade de estudo mais aprimorado da
melhor forma de adquiri-los. Uma vez que Serão apenas os dirigentes
e ordenadores de despesas aprovadores os únicos que obteram
assinatura digital, este valor não impossibilitará o Sistema pois o seu
valor não ultrapassará 10% (dez por cento) do valor total do Sistema.
15
6 CUSTOS E BENEFÍCIOS DO SISTEMA DE VIAGENS
Apesar de se projetar um Custo de aproximadamente R$ 100.000,00 e
envolver alguns funcionários das áreas de TI e Gestão de Processos, o Sistema de
Viagens proposto tem a capacidade de pagar o investimento em menos de um ano
dado que a geração e disponibilização de informações rápidas e precisas permitirão
uma alocação mais eficiente dos recursos destinos às viagens dos servidores
públicos e também possibilitarão o cálculo dos custos envolvidos neste processo.
Além disso o montante gasto anualmente pelo Estado justifica a adoção de um
Sistema unificado a todos os órgãos pelo fato de todos terem que observar os
mesmos principíos de planejamento e os mesmos textos legais. Abaixo está uma
tabela contendo apenas o gasto com Diárias de Viagens para se ter um exemplo de
que a questão envolve vários milhões de reais e por isto merece atenção por parte
dos gestores e dirigentes públicos.
Resumidamente, as etapas de implementação deste projeto se dará em
cinco momentos distintos e estão diretamente ligados à capacidade da organização
responsável pelo apoio técnico e de recursos a serem providos para que as
atividades não sejam interrompidas e paralizem o avanço do processo ou
desmotivem os membros envolvidos. São estas:
Mapeamento do Processo de Viagens com o intuito de conhecê-lo e
modelá-lo tirando dúvidas e levantando uma ampla discussão com
todos os participantes com o intuito de deixar claro os procedimentos
que devem existir para o bom andamento do processo;
Levantamento
de
Requisitos
Funcionais
necessários
ao
estabelecimento da regras e necessidades estruturais a serem
demandas à empresa vencedora da licitação. Também se averiguarão
os casos de usos e regras especiais que devem constar do Sistema;
Acompanhamento da codificação do Sistema por parte do órgão
responsável, acompanhando o andamento dos trabalhos e corrigindo
possíveis falhas existentes na concepção original;
Teste exaustivo do Sistema em versão preliminar para a detecção de
erros quanto ao que pedido em relação ao que foi entregue e correção
de bugs inerentes à programação do Sistema sem se esquecer de
16
envolver os participantes em inúmeros testes e solicitações de opinião
quanto às possibilidades de interface e acessos;
Implantação do Sistema através do incentivo dos funcionários em sua
utilização, bem como a divulgação das informações de operação do
Sistema com o intuito de proporcionar maior agilidade e aceitação por
todos. Além disso, incentivar os participantes a darem sugestões sob a
perpectiva de “Software Eternamente Beta” dado que ele nunca acaba,
vai
sempre
sofrendo
adaptações
institucionais e dos usuários.
em
função
das
demandas
17
REFERÊNCIAS
CARNEIRO, C. B. L. Governança e accountability: algumas notas introdutórias.
Trabalho realizado para a disciplina “Governança, Accountability e Democracia”,
com a Professora Maria Fatima Anastasia, no segundo semestre de 2000.
ESTADO de Minas Gerais. Decreto 44.448 de 2007.
GOOGLE. Google Maps. Disponível em: <http://maps.google.com.br/>.
LRF. Lei Complementar no 101, de 4 de maio de 2000.
MADISON, J. The Federalist, 1982 [1788], 51 p. 337.
PRZEWORSKI, A. Eleições e representação. Lua Nova, n. 67, São Paulo, 2006
República Federativa do Brasil Medida Provisória no 2.200-2, de 24 de agosto de
2001.
WIKIPÉDIA. Desenvolvido pela Wikimedia Foundation. Apresenta conteúdo
enciclopédico. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=API&oldid=
12645576>. Acesso em: 10 out. 2008.
___________________________________________________________________
AUTORIA
Mateus Silva Figueiredo – Graduando em Administração Pública pela Escola de Governo da
Fundação João Pinheiro – Minas Gerais, Brasil. Estagiário da Secretaria de Estado de Meio Ambiente
de Minas Gerais – SISEMA Sistema Estadual de Meio Ambiente.
Endereço eletrônico: [email protected]