APLICAÇÃO DO WINISIS E WWWISIS NUMA BIBLIOTECA DE ARTE : RELATO
DE EXPERIÊNCIA DA BIBLIOTECA E CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO DO
MUSEU DE ARTE DE ARTE DE SÃO PAULO ASSIS CHATEAUBRIAND - MASP
COSTA, Ivani Di Grazia.; NAPOLEONE, Luciana Maria
Museu de Arte de São Paulo Assis Chateaubriand – MASP
Biblioteca e Centro de Documentação
Av. Paulista, 1578 São Paulo SP Brasil - Fone. 11-3253.6483, Fax. 11-3284.0574
http://www.masp.art.br, e-mail [email protected]
Resumo. Relata a experiência da Biblioteca e Centro de Documentação do
Museu de Arte de São Paulo Assis Chateaubriand – MASP com a conversão do
banco de dados bibliográficos e sua disponibilização na Internet através do
Winisis e WWWIsis. Apresenta o histórico e as características do acervo da
biblioteca e, em especial, o processo e os resultados da implementação do
catálogo na rede local e na Internet. Destaca os parâmetros adotados na criação
no novo banco, com a adoção da estrutura de campos MARC e a preocupação
com a qualidade e integridade dos dados.Apresenta os demais bancos criados na
rede local para o registro de diferentes suportes da informação na área de artes:
ARTIST – Complementação do Vocabulário Controlado de Artistas, GAZETE Artigos de periódicos, THES – Complementação do Vocabulário Controlado de
Arte e Arquitetura, REVIST – Títulos e coleções de revistas e boletins, CLASSE –
Decisões de classificação. Avalia a utilização do catálogo on-line na Internet
através de análise preliminar do log de acesso ao longo do primeiro ano de
existência do catálogo. Finalmente aponta alternativas para aperfeiçoamento dos
trabalhos realizados para melhor atendimento de pesquisadores presenciais e
virtuais.
Palavras-chaves: Biblioteca de museu, Biblioteca de arte, Catálogo on-line,
Winisis, WWWIsis
1 A Biblioteca e Centro de Documentação do MASP
O Museu de Arte de São Paulo Assis Chateaubriand foi fundado pelo jornalista
Assis Chateaubriand, com a ajuda do historiador e crítico de arte Pietro Maria
Bardi. É uma sociedade civil sem fins lucrativos que tem por finalidade incentivar,
divulgar, amparar as artes de modo geral e as artes plásticas em particular, por
todos os meios ao seu alcance, visando ao desenvolvimento e aprimoramento
cultural do povo brasileiro. Foi inaugurado em 1947 à r. Sete de Abril, e foi
transferido em 1968 para sua sede definitiva à Av. Paulista, projetada por Lina Bo
Bardi. Seu prédio, marco da arquitetura da cidade de São Paulo, foi tombado pelo
CONDEPHAAT em 1982 e pelo IPHAN em 2003. Sua coleção é formada por
obras capazes de representar as principais correntes da arte universal, tendo sido
tombada em 1969 pelo IPHAN. Tanto por esse conceito quanto pela sua
qualidade artística, é considerado um dos mais importantes museus da América
Latina.
Figura 1 –Lina Bo Bardi (1914-1992)
e Pietro Maria Bardi (1900-1999)
Criada em 1977, a partir da doação da biblioteca pessoal de Lina Bo e Pietro
Maria Bardi ao MASP por ocasião do 30o. aniversário do Museu, a Biblioteca e
Centro de Documentação possui um rico acervo d e livros e catálogos na área de
artes plásticas e história da arte com enfoque na coleção de obras do Museu.
Data
Fatos na formação da Biblioteca e Centro de Documentação do
MASP
Formação da biblioteca pessoal de P.M. Bardi na Itália
Até 1946
Pequena biblioteca na sala de P.M. Bardi na sede do MASP, à r. Sete de
1947-1968
Abril
Pequena biblioteca no 1º andar do MASP, em sua nova sede na av.
1968-1977
Paulista
Marco inicial da Biblioteca e Centro de Documentação do MASP.
1977
Doação da biblioteca de arte de Lina Bo e Pietro Maria Bardi ao MASP.
Instalação da biblioteca no 2º subsolo.
Crescimento do acervo através de novas doações e intercâmbio de
1978-1990
publicações. Formação do Centro de Documentação como resultado das
pesquisas de P.M. Bardi.
Projeto de organização e informatização do acervo bibliográfico da
1990-1993
Biblioteca do MASP através de convênio com o Instituto Cultural Itaú,
resultando no processamento técnico parcial do acervo bibliográfico e a
criação de banco de dados com 12.500 registros.
Integração do Arquivo Histórico-Documental e Arquivo HistóricoFotográfico à Biblioteca
Continuidade do processamento técnico do acervo pela equipe da
1993-1997
Biblioteca do Museu. Projeto de Organização do Arquivo HistóricoFotográfico do MASP
Reforma do prédio do Museu. Fechamento temporário da Biblioteca e
1997-2001
sua transferência para depósito climatizado. Continuidade das atividades
de intercâmbio de publicações e elaboração de projetos.
Retorno da Biblioteca ao Museu. Aquisição de equipamento de
2001
informática através de Projeto de Atualização Tecnológica.
Reabertura da biblioteca com novas instalações.
Retomada das
2002
atividades de processamento técnico e atendimento de público.
Instalação da rede local da biblioteca.Projeto de conversão da base de
2003-2004
dados bibliográficos e sua disponibilização na Internet. Projeto de
Organização do Arquivo Histórico-Documental do Museu.
Projeto de Organização e Conservação da Coleção de Obras Raras
2005-2006
Figura 2 –Cronologia da Biblioteca e Centro de Documentação do MASP
Tem como finalidade guardar, preservar, organizar e divulgar todo o material
bibliográfico e iconográfico existente na instituição. Além dessas atribuições cabe
à biblioteca dar apoio às atividades e à programação do museu, fornecer material
para pesquisa na área de Museologia e História da Arte, colaborar na formação
de um público voltado para a área de artes, e também ser depositária dos
registros que constituem a história do museu.
A Figura 2 apresenta a cronologia da Biblioteca e Centro de Documentação,
destacando os fatos mais relevantes para sua formação.
O acervo armazena diversos tipos de materiais, que são divididos em três
segmentos (Figura 3). O acervo bibliográfico é formado por livros, teses,
catálogos de exposições, fascículos de boletins e revistas, em sua maioria não
processados. O material não processado está dividido por assuntos nas estantes
sem cadastro em nenhum tipo de fichário ou banco de dados, o que restringe
consideravelmente o acesso a esses documentos. Do total de 60.000 itens,
apenas 30% está catalogado, classificado, indexado e disponível para consulta
através
do
catálogo
on-line
com
mais
de
18.000
registros
(http://www.masp.art.br). Dada a especialização do acervo, seu público-alvo são
os pesquisadores na área de artes e estudantes universitários. A equipe de
trabalho é multidisciplinar, formada por profissionais com diferentes formações:
Ciências Sociais, Biblioteconomia, História, Artes Plásticas.
Tipos de
acervo
Biblioteca
Descrição do acervo
Material bibliográfico tradicional composto de aproximadamente
60.000 volumes entre livros, livros raros, catálogos de exposições,
periódicos, teses e boletins de museu
Centro de
documentação constituída de cartazes, calendários, fitas vídeo,
Documentação CD-ROMs e de dossiês sobre a vida e obra de artistas nacionais e
estrangeiros (folders, convites de exposição, artigos de jornais e
revistas, fotos, correspondência) e assuntos diversos
Arquivo
documentação arquivística que abrange o Arquivo Históricodocumental, que inclui os arquivos Assis Chateaubriand (cartas,
documentos, fotografias, artigos, etc.) e o da História do MASP
(documentação de mais de 50 anos de atividades do museu), e
ainda o Arquivo Histórico-fotográfico, composto de fotografias de
exposições e eventos realizados ou relacionados ao Museu desde
sua criação
Figura 3 – Descrição dos tipos de acervo da Biblioteca e Centro de Documentação
2 A conversão do Banco de Dados para Winisis e WWWIsis
O Sistema ICIB, desenvolvido pelo Instituto Cultural Itaú, foi utilizado na Biblioteca
e Centro de Documentação do MASP de 1990 a 1997 para o cadastramento e
pesquisa dos registros bibliográficos. O sistema funcionava em ambiente MSDOS, e permitia o cadastramento, atualização e pesquisa de registros além de
outras rotinas, tal como pode ser visualizado na Figura 4.
O Banco ICIB totalizava aproximadamente 16.665 registros, sendo 6.701 da base
Livro, 9.666 da base Catálogo, 18 da base Tese e 280 da base Analítica de
Periódico. Foram criadas como teste duas outras bases, Obra Rara e Periódico,
conforme pode ser observado no menu de consulta do banco (Figura 5).
No Sistema ICIB não era possível a pesquisa simultânea em todas as bases,
sendo necessária a realização da mesma pesquisa em cada uma das bases.
Embora fossem cadastradas várias informações no Banco ICIB como autores
secundários (prefaciador, introdutor, apresentador, editor, etc), imprenta (local e
ano de publicação, editora), notas diversas sobre o documento, entre outras,
apenas seis campos são pesquisáveis: autor, título, assunto (descritor),
reprodução (de obras do MASP existentes na obra), observação (assunto não
ligado à área de artes) e série.
A Figura 6 apresenta a consulta sobre Cézanne como assunto na Base Livro e o
resultado da consulta/pesquisa. O formato padrão de resultado é o de ficha
matriz, sendo necessário passar os registros um a um.
Figura 4 - Menu principal do Sistema ICIB
Figura 5 - Menu de consulta do Sistema ICIB
Figura 6 - Banco ICIB, tela de pesquisa e apresentação de registro
O projeto ‘Atualização tecnológica do banco de dados do acervo da Biblioteca do
Museu de Arte de São Paulo’, realizado de agosto de 2003 a agosto de 2004 com
apoio financeiro da Fundação Vitae, teve por objetivo a conversão do banco de
dados que funcionava pelo Sistema ICIB, para softwares da família Isis, o CDSISIS for Windows (Winisis), para consulta na rede local da Biblioteca, e o
WWWIsis, para consulta via Internet.
A escolha de softwares da família Isis, Winisis e WWWIsis, atendeu às restrições
de recursos financeiros da instituição para sua aquisição e manutenção,
consideradas ainda sua flexibilidade e suas expressivas possibilidades de
atualização.
Para a execução do projeto foi contratada a Lopes Matos Consultoria Ltda. que
atuou em conjunto com a equipe da Biblioteca. Através do controle das atividades
realizadas, da elaboração de parâmetros, de testes e avaliação do banco e sua
implantação na Internet, a interação entre integrantes da Biblioteca e os analistas
da Lopes Matos foi determinante para o sucesso do projeto.
2. 1 Conversão do Banco de Dados para Winisis
2.1.1 Planejamento do novo banco de dados
Para a conversão da base de dados foram realizados alguns trabalhos
preliminares:
- decisões referentes à consistência e qualidade dos dados: os padrões de
catalogação e os instrumentos de indexação adotados para o banco ICIB,
utilizados para uma descrição mais detalhada de materiais da área de artes,
foram mantidos e adaptados para permitir a consistência dos dados entre os
bancos.
- medidas para a segurança e integridade dos dados: foram feitas cópias de
segurança do banco ICIB e as planilhas originais foram mantidas e utilizadas para
completar dados perdidos na conversão do banco de dados na rede local. Além
disso, o banco ICIB foi mantido funcional para pesquisa para comparação de
registros que apresentaram perda significativa de dados.
- elaboração de um quadro de correspondência de campos entre os banco ICIB e
a banco Isis com campos MARC: permitiu que a descrição dos registros do novo
banco guardasse uma coerência com o conteúdo dos registros do banco ICIB,
garantindo que os registros do novo banco tivessem no mínimo o mesmo
conteúdo do banco ICIB e que, no momento da conversão, a verificação do
conteúdo dos campos na base convertida pudesse ser realizada com um controle
maior (Figura 7).
ICIB
--000
005
Discriminação do
Campo
Número ICIB
Tipo de Material
Autor
015
020
Artista
Título
110
100
245
740
022
Curador
700
055
Editor
700
710
070
Ilustrador
700
270
Notas
500
Reproduções
Descritores
501
504
505
508
546
599
650
Localização
600
610
611
630
651
655
082
425
950
960
MARC Discriminação do Campo
035
910
100
099
852
Nº do registro ICIB
Tipo de material (campo local)
Autor – Entrada principal
Para a conversão os descritores serão convertidos
unicamente para o campo 100, subcampo ^a
Autor Corporativo
Autor – Entrada principal
Título (para livros, catálogos e teses)
Título analítico – Entrada secundária (Analítica de
livros)
Autor pessoal - Entrada secundária
^a(conteúdo campo 022)^4curad.
Autor pessoal - Entrada secundária
Autor corporativo – Entrada secundária
^a(conteúdo campo 055)^4ed.
Autor pessoal - Entrada secundária
^a(conteúdo campo 070)^4ilust.
Notas Gerais
Para a conversão as notas serão convertidas
unicamente para o campo 500, subcampo ^a
Nota “COM”
Nota sobre Bibliografia
Nota de Conteúdo
Nota de Crédito
Nota de Idioma
Reproduções MASP
Assunto – Termos tópicos
Para a conversão os descritores serão convertidos
unicamente para o campo 650, subcampo ^a
Assunto – Nome pessoal
Assunto – Entidade coletiva/Autor corporativo
Assunto – Evento
Assunto – Título uniforme
Assunto – Nomes geográficos
Assunto – Gênero/Forma
Número de Classificação Dewey (para base livros,
periódicos e teses)
Para a conversão a localização será convertida
unicamente para o campo 082
Número de Classificação para Catálogo (para base
catálogos)
Para a conversão a localização será convertida
unicamente para o campo 099
Localização/Cutter
Figura 7 – Quadro resumido de correspondência de campos ICIB-MARC
- estruturação de um banco de dados no software Winisis com estrutura de
campos MARC: a estrutura de campos MARC, MAchine Readable Cataloging
Record, utilizada por várias bibliotecas e redes de bibliotecas no mundo todo para
o intercâmbio de registros é uma estrutura de campos bastante detalhada de
registros bibliográficos. Continuamente atualizada, está disponível no website da
Library of Congress http://www.loc.gov/marc/. Sua utilização permitiu tanto uma
descrição ainda mais rica dos materiais do acervo bibliográfico como,
futuramente, ser um instrumento de facilitação do intercâmbio de informações
com bibliotecas de instituições culturais e museus.
Na estruturação do banco decidiu-se pela inclusão do maior número possível de
campos e subcampos MARC que guardassem uma possibilidade de utilização
para descrição dos tipos de materiais existentes na Biblioteca do MASP e para a
descrição futura de outros tipos de materiais. Cada campo foi analisado
individualmente e os parâmetros adotados para cada um deles foram registrados
em um quadro com a estrutura de campos, como exemplificado na Figura 8.
MARC SubRepeti- Discriminação do Campo
campos tivo
245
abcfghkn NR
Título
ps68
Subcampos: a-Título, b-Subtítulo, c-Indicação de
responsabilidade, k-Forma, n-Nº da parte, p-Nome
da parte, f-Data do conteúdo total, g-Data do
conteúdo de um volume
Ex.^aDicionário de termos artísticos^bcom
equivalências em inglês, espanhol e francês
505
agrt68
R
Nota de Conteúdo
(agrtu68)
Subcampos: a-Nota de conteúdo, g-Miscelânea, rInd. Reponsabilidade, t-Título
Ex. ^tMaking sense of Edouard Manet´s Le
Déjeuner sur l´herbe^rPaul Hayes Tucker^tSex and
the Salon: defining art and immorality in
1863^rAnne McCauley^tManet and the demoralized viewer^rJohn House
599
abcde
R
Reproduções MASP
(Local
Subcampos: a-Artista, b-Título da obra, c-técnica,
MASP)
d-data, e-outras informações
Ex. Frans Post. Paisagem com jibóia, óleo, c.1660
Indexação
ICIB
020
1subcampo/lin
ha
4-palavra
--1subcampo/lin
ha
2-termos
entre<>
4-palavra
425
1subcampo/lin
ha
4-palavra
Figura 8 – Alguns campos na estrutura de campos do Banco Isis
Em relação ao Winisis, os principais parâmetros de configuração do banco estão
registrados na Figura 9.
- processamento técnico e cadastramento de material bibliográfico na Banco Isis:
com o cadastramento de novos materiais bibliográficos vários ajustes puderam
ser feitos na estrutura de campos e novos campos foram acrescidos para uma
descrição mais detalhada. O novo banco Isis foi denominado MASP21.
Configuração do Banco
Isis
Tabela de definição de
campos (FDT)
Parâmetros adotados na configuração do Banco Isis
Definição de campos e subcampos de acordo com o
formato MARC.
Optou-se por incluir o maior número possível de campos e
subcampos MARC para facilitar a descrição de diversos
tipos de materiais.
Planilha de entrada de
Definição da ordem da apresentação dos campos,
dados (FMT)
elaboração de help e picklists para a maioria dos campos
utilizados com a finalidade de facilitar e agilizar o
cadastramento das informações.
Formatos de saída ou de
Formatos disponíveis:
visualização(PFT)
ƒ ficha matriz (MASP21),
ƒ referência bibliográfica (REFER),
ƒ conferência dos campos preenchidos (CONF),
ƒ etiqueta (ETIQ),
ƒ lombada (LOMBA).
Tabela de seleção de
Optou-se pela indexação da maioria dos campos e
campos (FST)
subcampos utilizados, visando facilitar a recuperação de
quaisquer informações cadastradas.
Figura 9 – Parâmetros adotados na configuração do Banco Isis
2.1.2 Conversão do Banco de Dados
Foram necessárias quatro conversões em decorrência do volume de informações
existentes e não pesquisáveis no banco ICIB, e que passaram a ser pesquisáveis
no banco convertido. Em grande parte, a necessidade de novas conversões
deveu-se ao fato do sistema ICIB possuir uma estrutura de banco de dados que
extrapolava o tamanho da base de dados DBF no que se refere à quantidade de
campos para efeito da conversão.
No sistema ICIB, um mesmo documento gera vários registros reunidos pelo
número de registro no sistema. No momento da conversão estes vários registros
deveriam reunir-se num único novo registro. Devido a um volume considerável de
informação existente em cada um dos campos, especialmente os campos de
Assunto – 950 e Assunto Adicional – 970, o tamanho máximo da estrutura DBF foi
excedido. Além de novas conversões definiu-se que seriam gerados arquivos com
a informação excedente dos registros que não puderam ser convertidos
completamente para ajustes manuais, a serem realizados após a conversão
(Rescaldo).
Foram realizados diversos testes por mais de um membro da equipe para verificar
campo a campo o resultado da conversão. O quadro de correspondência de
campos ICIB-MARC foi bastante útil neste momento porque permitiu avaliar se o
conteúdo de determinado campo no banco convertido correspondia ao conteúdo
do banco de origem. Por exemplo, o conteúdo do campo ICIB 005 – Autor deveria
ser transferido para o campo MARC 100, subcampo a; ou conteúdo do campo
ICIB 070 – Ilustrador, para o campo MARC 700, subcampo a, com indicação de
‘il.’ No subcampo 4.
O processo de conversão superou a previsão de garantia de 95% dos dados a
serem convertidos, gerando uma base convertida com um total de 16.618
registros, ao final da conversão, numa única base, sendo 6.698 referentes a Livro,
9.659 referentes a Catálogo de exposição, 15 referentes a Tese e 245 referentes
a Analítica de Periódico. Foram feitas correções manuais em mais de 10.500
registros (Rescaldo), quando foi detectada a necessidade de ajustar algum dado
incorreto ou complementar alguma informação faltante.
As Figuras 10 a 12 mostram o banco convertido e a mesma pesquisa e o mesmo
registro do banco ICIB após a conversão.
Figura 10 – Apresentação do Banco Isis convertido
Figura 11 – Tela de pesquisa do Banco Isis
Obs. Trata-se da mesma pesquisa apresentada na Figura 6.
Figura 12 – Resultado de pesquisa, em tabela, do Banco Isis
Obs. Trata-se do mesmo registro apresentado na Figura 6.
2.1.3 Cadastramento em rede
Com a instalação do banco Isis na rede local da Biblioteca, que funciona em
ambiente Microsoft com Windows versão 2000, foi possível realizar o
cadastramento e a consulta em rede. Atualmente o banco possui
aproximadamente 18.500 registros e é alimentado diariamente.
Figura 13 - Janela de cadastramento do Banco Isis
A Figura 13 mostra a tela de cadastramento do Banco Isis, na qual podem ser
observadas a ordem da apresentação dos campos e a existência de helps e
picklists para vários campos. Os helps auxiliam na orientação da entrada de
dados com indicação dos subcampos previstos e exemplos de preenchimentos.
Os picklists são elaborados especificamente para cada campo de acordo com a
especificidade das informações relacionadas ao campo e subcampos, permitem
diminuir o trabalho de digitação e evitar incorreções.
2.1.4 Etiquetas de lombada
A impressão de etiquetas de lombada é realizada através de programa auxiliar,
desenvolvido pela Lopes Matos Consultoria. As telas de acesso, de emissão de
etiquetas e a visualização da impressão estão ilustradas nas Figuras 14 a 16.
Figura 14 - Tela de acesso ao
Figura 15 - Tela de emissão de
programa de etiquetas
etiquetas
Figura 16 - Visualização da impressão de etiquetas
Foram feitos ajustes no programa para incluir diversas informações consideradas
relevantes para impressão nas etiquetas (data de realização de exposições para
catálogos de exposição, número de volume e/ou tomo, número de exemplar,
edição). A impressão do número de tombo, não prevista inicialmente, mostrou-se
prática para conferência de um exemplar específico, em ocasiões de busca nas
estantes ou de inventário do acervo.
2.2 Disponibilização do banco na Internet através do WWWIsis
A interface do módulo de pesquisa da Internet foi desenvolvida pela Lopes Matos
Consultoria em WXIS (BIREME) com scripts. O formulário de busca customizado
à necessidade da Biblioteca do MASP.
2.2.1 Interface do módulo de pesquisa
As principais telas componentes da interface de pesquisa na Internet são:
‰
Página de pesquisa: inclui formulário de pesquisa, com campos para pesquisa
livre, para pesquisa em campos determinados e outras opções de refinamento
de informações, e dicas rápidas de pesquisa, logo abaixo do formulário com
informações e exemplos de utilização de operadores booleanos na busca
(Figura 17);
Figura 17 – Página de pesquisa do catálogo on-line
Obs. Trata-se da mesma pesquisa na Figura 6 (Banco ICIB)
e na Figura 11 (Banco Isis).
‰
Resultado em formato resumido: apresentação de cinco a mais registros
recuperados com os campos essenciais para identificação do documento,
acrescidos dos campos idioma e localização; o formato permite ao
pesquisador ler, salvar ou imprimir uma listagem de registros com as
informações necessárias à elaboração de referência bibliográfica (Figura 18);
‰
Visualização do registro completo: a partir do formato resumido é possível
visualizar o formato completo de um registro com quase todos os campos de
descrição do documento (Figura 19);
‰
Impressão da localização: a partir da página de formato resumido ou de
formato completo é possível visualizar a página de impressão de um registro
(Figura 20);
Figura 18 - Apresentação do resultado no
catálogo on-line (formato resumido)
Figura 19 - Apresentação do resultado no catálogo on-line (registro completo)
Obs. Trata-se do mesmo registro apresentado na Figura 6 (Banco ICIB)
e na Figura 12 (Banco Isis).
Figura 20 - Apresentação do resultado no catálogo on-line
(impressão da localização).
‰
Resultado negativo: página que remete novamente à pesquisa, quando a
busca não retorna nenhum registro;
‰
Páginas de ajuda: página acessível a partir do formulário de pesquisa, do
formato resumido e de formato completo com orientações diversas para a
pesquisa.
Os trabalhos nas telas da interface web concentraram-se sobre os seguintes
aspectos:
‰
Definição dos campos a serem exibidos nos formatos resumido e completo,
‰
Ordem dos campos apresentados nos formatos resumido e completo,
‰
Detalhes da apresentação de cada campo e respectivos subcampos,
‰
Forma de recuperação do conteúdo dos campos,
‰
Elaboração do conteúdo das Dicas rápidas de pesquisa, para ser exibido
abaixo do formulário de pesquisa,
‰
Elaboração do conteúdo do Botão Ajuda nas páginas de pesquisa.
O tratamento detalhado dos campos e subcampos MARC no Banco Isis, na rede
local da Biblioteca, facilitou o mesmo tratamento para o catálogo on-line na
Internet. Também foram feitos testes por mais de um integrante da equipe da
Biblioteca utilizando registros ou pesquisa de controle, para a verificação do
conteúdo, da visualização das informações e do funcionamento adequado do
mecanismo de pesquisa.
Para exemplificar o tratamento de campos e subcampos no catálogo on-line são
apresentadas as especificações para o campo 100, presente nos formatos
resumido e completo, e os campos 505 e 650, presentes apenas no formato
completo (Figura 21).
Tag
Campo
Problema
Observações
Subcampos
na seqüência
de
apresentação
100
Autor pessoal – Entrada
principal
Acrescentar os subcampos
b, c, d, q, u, g, 4
ƒ Previsto nos formatos
curto e longo apenas o
subcampo a;
ƒ
Não incluído nas revisões
anteriores
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
a-nome,
b-numeração,
c-títulos assoc. ao nome,
d-dt nasc.-falec.,
q-forma completa do
nome
u-filiação
g-miscelânea
4-tipo de
responsabilidade
ƒ
ƒ
ƒ
Tratamento de (a)
(espaço)(b, se presente)
subcampos
(vírgula e espaço)(c, se
presente)
(vírgula e espaço)(d, se
presente)
(vírgula e espaço)(q, se
presente)
(vírgula e espaço)(u, se
presente)
(vírgula e espaço)(g, se
presente)
(vírgula e espaço)(4, se
presente)
Não há
Pesquisa de
controle
Ex.
(^a)João Paulo (^b)II,
(^c)Papa, (^d)1920(^a)BARDI, P.M., (^q)(Pietro
Maria), (^4)ed.
505
Nota de conteúdo
650
Assunto – Termos tópicos
Exibir conteúdo
completo do campo
ƒ Incluído nas
revisões
anteriores
Acrescentar os subcampos
z, y, k, x
ƒ Incluído genericamente nas
revisões anteriores
ƒ Para a conversão, optou-se
pela inclusão apenas do
subcampo a no campo 650
de modo a contemplar todas
as formas de descritores
existentes na base atual e
na base ICIB convertida.
ƒ a-assunto,
ƒ k-subd. técnica artística,
ƒ z-subd. geográfica,
ƒ y-subd. cronológica,
ƒ x-subd. geral
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
a-nota de
conteúdo,
g-miscelânea,
t-título,
r-autor
(a, se presente)
(g, se presente) (dois
pontos espaço)
(t, se presente)
(vírgula e espaço) (r,
se presente)
(a)
(espaço)(k, se presente)
(espaço, hífen e espaço)(z, se
presente)
(espaço, hífen e espaço)(y, se
presente)
(espaço, hífen e espaço)(x, se
presente)
MFN
16706
16966
17112
17129
Não há
Ex.
(^a)Arte egípcia - (^x)Guias
(^a)Pintura – (^z)França –
(^y)Século 17
(^a)Museus de arte – (^y)Brasil
(^a)CAMESASCA, Ettore,
(^u)Fondation Pierre
Giannada
Figura 21 – Apresentação e tratamento de alguns campos e subcampos no
catálogo on-line
Em março de 2004, para facilitar a realização de testes antes da instalação
definitiva do banco de dados, decidiu-se criar um ambiente de testes através de
uma instalação clone catálogo on-line num microcomputador da Biblioteca do
Museu. Foram feitos vários testes e várias sessões de ajustes até a versão
definitiva a ser disponibilizada na Internet.
2.2.2 Hospedagem do banco de dados
Para a hospedagem do catálogo on-line da Internet foram consideradas algumas
alternativas: em equipamento na Biblioteca do MASP ou em servidor da empresa
responsável na época pela hospedagem do website do Museu, a Nox do Brasil
Ltda. Levando em consideração a melhor infra-estrutura para desempenho na
Internet, a disponibilidade de equipe técnica e a facilidade de manutenção,
decidiu-se pela hospedagem do catálogo na Nox do Brasil, que reunia estas
características. Além disso, a empresa deu toda a abertura necessária para a
implementação do catálogo on-line.
Paralelamente aos trabalhos em ambiente de teste, trabalhou-se sobre os
detalhes de implementação na Nox. Em junho de 2004, o banco, instalado na
Nox, foi disponibilizado para testes na Internet no endereço temporário. Naquela
ocasião, o endereço foi divulgado para toda a equipe do MASP para
conhecimento e envio de sugestões.
Em agosto de 2004, após alterações e ajustes finais necessários e a reformulação
das páginas da Biblioteca no website do MASP, o catálogo on-line foi
disponibilizado ao público na Internet.
Com o pleno funcionamento do catálogo on-line na Internet, alguns integrantes da
equipe da Biblioteca do MASP foram treinados para preparar a atualização
periódica dos dados. A atualização é um procedimento simples, realizado através
de um programa (batch) desenvolvido pela Lopes Matos Consultoria, que gera
arquivos com os dados atualizados dos registros bibliográficos. Estes arquivos
eram enviados periodicamente à Nox do Brasil para substituir os arquivos
anteriores.
2.2.3 Reformulação das páginas da Biblioteca dentro do website do MASP
Para o momento de disponibilização definitiva do catálogo on-line na Internet,
foram também reformuladas as páginas da Biblioteca dentro do website do
MASP. A equipe da Biblioteca, com apoio da equipe de informática do Museu,
estudou conteúdos mais completos e uma apresentação mais atraente e
adequada para todas as páginas.
A reformulação teve o objetivo de antecipar e completar um conjunto de
informações que podem ser úteis ao pesquisador, como o atendimento de
público, histórico e composição do acervo bibliográfico e documental e histórico
da Biblioteca e Centro de Documentação. As páginas reformuladas foram
disponibilizadas em endereço temporário, para análise e alterações antes da
disponibilização ao público.
Em agosto de 2004, as novas páginas e o catálogo on-line foram disponibilizados
ao público na Internet. A Figura 22 apresenta a homepage do MASP com o link
para o catálogo on-line da Biblioteca.
Figura 22 – Homepage do MASP,
com link para catálogo on-line da Biblioteca
2.3 Novas bases na rede local
Com a instalação do banco Isis na rede local, o cadastramento e a consulta em
rede tornaram-se atividades rotineiras para toda a equipe da Biblioteca. Em
função da flexibilidade do Winisis, foram criados novos bancos para cadastrar
informações de outros tipos de material como artigos de periódicos e revistas e
boletins de museus, ou para cadastrar informações de suporte ao processamento
técnico como decisões de classificação e complementação de termos de
vocabulário controlado.
Cinco novos bancos criados na rede local, além do banco convertido – MASP21,
facilitaram o fluxo de trabalho e permitiram seu uso por toda a equipe (Tabela 1).
Assim que o Winisis é aberto na rede local, abre-se uma tela com links para todos
os bancos de dados existentes, exceto o de log de acesso, que será tratado no
item 3 deste trabalho (Figura 23).
Tabela 1 – Bancos de dados Winisis
disponíveis na rede local da Biblioteca do MASP
Nome do
banco
MASP 21
GAZETE
REVIST
ARTIST
THES
CLASSE
LOG
Características do banco
Livros e catálogos
Artigos de periódicos
Revistas e Boletins
Complementação
do
Vocabulário
Controlado de Artistas
Complementação
do
Vocabulário
Controlado de Arte e Arquitetura
Decisões de classificação.
Log de acesso
Total de
registros
(jun. 2006)
18493
537
2862
2926
1426
117
25435
Alguns bancos registram informações de outros tipos de material bibliográfico
existentes na Biblioteca e Centro de Documentação. O Banco de Artigos de
Periódicos foi criado para cadastrar artigos de revistas de arte, recebidas pela
Biblioteca, relacionados a artistas e assuntos significativos para a área de artes
plásticas. Até então o registro destes artigos era feito em fichas arquivadas nas
pastas de artista ou de assunto do Centro de Documentação. Já o Banco de
Revistas e Boletins foi criado para cadastro da coleção de títulos de revistas e
boletins existentes na Biblioteca, com informação apenas do título e dos
fascículos existentes (Figura 24).
Figura 23 - Links para os bancos Winisis
na rede local da Biblioteca do MASP
Figura 24 – Bancos de Artigos de Periódicos e de Revistas e Boletins
O Banco de Complementação de Vocabulário Controlado de Artistas Nacionais e
Estrangeiros dá continuidade ao registro de pesquisas de artistas, iniciado em
1990 com o projeto de organização e informatização do acervo bibliográfico. As
pesquisas de artistas abrangem o nome mais utilizado do artista e outros nomes,
dados biográficos e técnicas trabalhadas pelos artistas. Os nomes de artistas são
utilizados como autores e como assunto nos registros bibliográficos. O banco
complementa quatro listagens impressas. O Banco de Complementação do
Vocabulário de Arte e Arquitetura complementa Vocabulário Controlado já
existente, também disponível em listagens, com termos novos ou em estudo,
levantados a partir do trabalho de indexação de livros, catálogos, e outros
materiais (Figura 25). Finalmente o Banco de Decisões de Classificação registra
as decisões referentes à classificação dos documentos bibliográficos (Figura 26).
Estes três bancos funcionam como ferramenta de apoio ao trabalho de
processamento técnico.
Figura 25 – Bancos de Complementação de Vocabulário
de Artistas Nacionais e Estrangeiros, e o de Arte e Arquitetura
Figura 26 – Banco de Decisões de Classificação
A criação de novos bancos levou a um número maior de integrantes da equipe da
Biblioteca realizando cadastramento em rede, em diferentes bancos ou num
mesmo banco. Diante disso foi estabelecida uma política de segurança da rede
local da Biblioteca, com medidas de segurança dos dados e de acesso a
equipamentos e pastas no servidor, listadas no quadro abaixo.
Política de segurança
Segurança de dados
Medidas adotadas
Cópias de segurança diária dos bancos Winisis
Cópias dos dados do servidor em fita DAT
Acesso sem senha à versão de pesquisa do Winisis
para qualquer usuário
Acesso aos equipamentos Senha de boot em todos os equipamentos da
e às pastas do servidor
Biblioteca
Senha pessoal de acesso à rede local da Biblioteca
Senha de acesso a versão completa do Winisis para
cadastramento
Definição de perfil de permissões para cada
funcionário, conforme suas atribuições
Figura 27 – Política de segurança da rede local da Biblioteca do MASP
3 Log de acesso
A partir da disponibilização do catálogo on-line na Internet em agosto de 2004,
foram gerados e armazenados os logs de acesso, arquivos que registram dados
da utilização do catálogo on-line como data, horário, expressão de pesquisa, entre
outros. A análise dos arquivos de log de acesso permitirá uma idéia da utilização
real do banco : quantas pesquisas foram realizadas, onde são feitas as pesquisas
(na Biblioteca, em outro setor do Museu, no Brasil ou no exterior), quando as
pesquisas são feitas e quais os temas e palavras pesquisados.
A Lopes Matos Consultoria desenvolveu o programa Montalog (batch) para
tratamento dos arquivos de log de acesso, que cria um arquivo diferente a cada
mês para evitar a sobreposição de dados e que converte os arquivos em arquivos
ISO, os quais podem ser armazenados, visualizados e pesquisados num banco
Isis.
Houve um acompanhamento dos arquivos de log de acesso, computando 4.403
acessos em 2004, 17.178 em 2005, e 2.766 em 2006 até o mês de março (Figura
28).
Em janeiro de 2006 foi registrado o menor número de acessos devido à mudança
de hospedagem do website do Museu: a Nox do Brasil deixou de funcionar na
primeira quinzena de janeiro e a hospedagem passou a ser responsabilidade da
UOL, através dos serviços da REC Mídia Digital.
Após um ano de funcionamento do catálogo on-line, foi feita uma análise
preliminar dos dados de log de acesso, que apontou um percentual significativo
de buscas negativas: do total de 14.346 acessos de agosto de 2004 a agosto de
2005, 5.469 buscas, 38% dos acessos, não obtiveram nenhum registro como
resposta (Figura 29).
2371
2500
2155
1936
1939
2000
1729
1425
1500
1126
1031
899
915
1000
1618
1387
1256
1205
1062
840
651
381
500
335
86
ag
o/0
4
se
t/0
4
ou
t/0
4
no
v/0
4
de
z/0
4
jan
/05
fev
/0
ma 5
r/0
5
ab
r/0
5
ma
i/0
5
jun
/05
jul
/05
ag
o/0
5
se
t/0
5
ou
t/0
5
no
v/0
5
de
z/0
5
jan
/06
fev
/0
ma 6
r/0
6
0
Nº de acessos
Figura 28 – Log de Acesso de ago/2004 a mar/2006
O alto índice de buscas negativas levou a uma classificação inicial das pesquisas
a partir de amostra de logs de acesso de agosto de 2005 A dificuldade na
recuperação da informação no catálogo on-line aponta para a diferença de lógica
de busca comumente utilizada em pesquisas na Internet (como o Google, por ex.)
e a lógica de busca de bancos de dados bibliográficos.
62%
38%
busca positiva
busca negativa
Figura 29 – Pesquisas com e sem resultado de ago/04 a ago/05
Considerando o alto índice de pesquisas negativas que, em sua maioria,
poderiam ser atendidas pela biblioteca e a grande probabilidade de desestímulo
do pesquisador diante do insucesso na pesquisa, foram buscadas alternativas
dentro das limitações existentes. A primeira solução adotada, implantada em
outubro de 2005, foi a alteração do texto da página de resultado negativo,
convidando o pesquisador a efetuar nova busca, dando sugestões de estratégia
de busca e incluindo um link para o texto de Ajuda já existente (Figura 30).
Figura 30 – Página de resultado de pesquisa alterada
4 O projeto de Obras Raras
O projeto ‘Organização e Conservação de 400 obras raras da Coleção de Obras
Raras da Biblioteca do Museu de Arte de São Paulo’, aprovado pela Fundação
Vitae em abril de 2005, e implementado entre maio de 2005 e abril de 2006, teve
como objetivos a organização do acervo de obras raras através do
processamento técnico, do cadastramento no banco de dados local e no catálogo
on-line disponível na Internet e a preservação através da higienização,
acondicionamento, encadernação, restauro e/ou reparos dessa coleção.
Figura 31 – Página de rosto
de obra rara
Figura 32 – Visualização do registro
correspondente no Banco Winsis
Figura 33 – Visualização do registro correspondente no catálogo online,
formato resumido e formato completo
No tocante ao banco de dados, foram realizados ajustes na estrutura de campos
e na apresentação de alguns campos no banco de dados local e no catálogo online da Internet, para disponibilização dos registros das obras raras cadastradas.
Para exemplificar, ao lado da página de rosto de uma das obras raras
processadas, é apresentada sua visualização na rede local e, na seqüência, sua
visualização na Internet nos formatos resumido e completo (Figura 31 a 33).
5 Ajustes da base para funcionamento em ambiente Linux
Em dezembro de 2005, o MASP começou a estudar a mudança da hospedagem
do site do Museu até então sob a responsabilidade da Nox Brasil Ltda. A
Biblioteca participou desde o início das discussões visando à continuidade do
acesso ao catálogo on-line. A mudança de hospedagem do site foi concluída na
última semana de março de 2006, passando a ser hospedado pela UOL, através
da prestação de serviços da REC Mídia Digital.
Com a mudança de provedor de hospedagem do website do MASP foi necessário
realizar ajustes no módulo de pesquisa da Internet, devido à mudança de
ambiente do novo provedor, de Windows para Linux. A disponibilização do
catálogo on-line no novo website foi concluída em 05 de abril de 2006.
Os ajustes para funcionamento do catálogo online em ambiente Linux
concentraram-se na equivalência da tabela de acentuação, tanto para
visualização quanto para efeito de pesquisa. O programa de preparação de dados
para atualização periódica na Internet também foi alterado para atender a
mudança de ambiente.
A mudança de hospedagem do site pode ser visualizada nas figuras seguintes,
referentes à antiga e à atual homepage e página de pesquisa do catálogo on-line.
Figura 34 – Antiga homepage do MASP, pelo provedor Nox,
e atual homepage do MASP, pelo provedor UOL
Figura 35– Antiga página de pesquisa do catálogo on-line, pelo provedor Nox, e
atual página de pesquisa do catálogo on-line, pelo provedor UOL
6 Considerações finais
Uma das diretrizes de trabalho da Biblioteca e Centro de Documentação do
MASP é a integração e aprimoramento das experiências de trabalho anteriores
nas atividades atuais de trabalhos e em novos projetos. Em suma, busca-se uma
continuidade de todo o trabalho já realizado, através de procedimentos de
atualizações e aperfeiçoamentos, somando novos trabalhos e qualidade ao que já
foi feito. Na experiência de conversão do banco de dados bibliográficos, por
exemplo, foram mantidas muitas características do banco de dados anterior, que
funcionava pelo Sistema ICIB, no banco convertido, visando sua consistência e a
manutenção da qualidade de processamento técnico.
A atualização e manutenção das ferramentas de catalogação, classificação e
indexação (manual de cadastramento, estudo de preenchimento de campos
MARC, atualização de vocabulário controlado, entre outros) é elemento
fundamental na consistência de um banco de dados. Ainda que a conversão
tenha sucesso e que o software seja excelente, a continuidade da alimentação
também deve atender parâmetros consistentes, continuidade essa de
responsabilidade do bibliotecário.
A escolha de aplicativos da família Isis é outro fator importante na experiência da
Biblioteca, por diversos motivos: diante do quadro de restrição de recursos
financeiros da instituição, seu custo de aquisição e manutenção permite sua
instalação e a continuidade do trabalho; são softwares utilizados por muitas
instituições brasileiras e estrangeiras, o que permite o intercâmbio de informações
e experiências; as possibilidades de atualização do sistema são bastante
significativas, pelo envolvimento de instituições como a UNESCO e a BIREME,
em seu desenvolvimento; sua flexibilidade permite à equipe da Biblioteca estudar
novas aplicações e alternativas para registro de outros tipos de materiais, entre
outros.
A parceria com a Lopes Matos Consultoria, tanto na execução dos projetos,
quanto na continuidade do trabalho, foi essencial para o sucesso da experiência.
A interação entre os analistas da empresa e a equipe da biblioteca garantiu a
qualidade do trabalho final e criou a oportunidade de execução de algumas
atividades que extrapolavam o escopo do projeto como o tratamento do log de
acesso. Através da realização de testes na base local e na Internet, por exemplo,
foi possível avaliar o trabalho executado, detectar problemas e buscar alternativas
em conjunto. Também nas visitas periódicas de manutenção, realizadas após a
conclusão dos projetos, são dadas orientações para resolver os problemas
encontrados, rotinas de manutenção são definidas, e possibilidades de
aperfeiçoamento do trabalho são discutidos e até implementados.
Essa interação também colaborou decisivamente para a capacitação da equipe
da Biblioteca, outro objetivo permanentemente incluído nos projetos
apresentados. A equipe da biblioteca foi continuamente treinada para a
alimentação da base e para a solução de problemas rotineiros através das visitas
durante o projeto, das visitas de manutenção e da realização dos testes do banco.
Com a equipe capacitada e treinada para as atividades rotineiras, alguns
problemas são solucionados sem a necessidade da presença do consultor, que é
chamado quando os problemas persistem ou quando surgem novos problemas
relacionados ao banco.
A documentação do trabalho, através de relatórios e atualização de manuais de
trabalho, é fundamental para garantir a coerência das decisões, evitar duplicação
de trabalho, facilitar o treinamento de novos integrantes da equipe e possibilitar a
continuidade do trabalho.
Finalmente, a busca de atualização deve ser considerada não apenas como uma
etapa como um processo contínuo de capacitação da equipe, de modernização
de equipamentos, de atualização de softwares em novas versões e aplicativos
associados.
7 Dados técnicos
Função
Softwares e descrições
Banco de dados na CDS-ISIS versão for Windows (Winisis) 1.4 build 22
rede local
Arquivos de sistema e de dados armazenados em servidor
Windows
Banco de dados na Módulo de pesquisa utilizando WXIS (BIREME) com scripts
Internet
desenvolvidos pela Lopes Matos Consultoria, com ajustes para
funcionamento em ambiente Linux
Provedor de hospedagem em ambiente Linux, sob a
responsabilidade da UOL / REC Mídia Digital, responsável pela
hospedagem do website do MASP
Emissão
de Aplicativo Master-etq desenvolvido pela Lopes Matos Consultoria,
etiquetas
que prepara e emite as etiquetas de lombada
Atualização
do Aplicativo Atualiza web (batch) desenvolvido pela Lopes Matos
banco de dados na Consultoria
Internet
Extração de dados Aplicativo Montalog (batch), desenvolvido pela Lopes Matos
dos arquivos de log Consultoria
de acesso
Figura 36 – Dados técnicos dos softwares da família Isis e associados,
utilizados na Biblioteca e Centro de Documentação do MASP
8 Referências bibliográficas
COSTA, Ivani Di Grazia, NAPOLEONE, Luciana Maria. O legado de Bardi na Internet:
relato de experiência da Biblioteca do Museu de Arte de Arte de São Paulo Assis
Chateaubriand – MASP. In: SIMPÓSIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS DIGITAIS,
3., São Paulo, 2005. Acervo digital de trabalhos. Disponível em : <http://bibliotecascruesp.usp.br/3sibd/>. Acesso em 01 dez. 2005
MUSEU DE ARTE DE SÃO PAULO ASSIS CHATEAUBRIAND – MASP. Coordenadoria
de Biblioteca, Documentação e Arquivo. Relatório Técnico Parcial do Projeto
‘Atualização tecnológica do banco de dados do acervo da biblioteca’. São Paulo,
2003. Relatório apresentado à Fundação Vitae abrangendo o período: 18 de agosto a 17
de outubro de 2003.
MUSEU DE ARTE DE SÃO PAULO ASSIS CHATEAUBRIAND – MASP. Coordenadoria
de Biblioteca, Documentação e Arquivo. Relatório Técnico Parcial do Projeto
‘Atualização tecnológica do banco de dados do acervo da biblioteca’. São Paulo,
2004. Relatório apresentado à Fundação Vitae abrangendo o período: 18 de outubro de
2003 a 13 de fevereiro de 2004.
MUSEU DE ARTE DE SÃO PAULO ASSIS CHATEAUBRIAND – MASP. Coordenadoria
de Biblioteca, Documentação e Arquivo. Relatório Técnico Conclusivo do Projeto
‘Atualização tecnológica do banco de dados do acervo da biblioteca’. São Paulo,
2004. Relatório apresentado à Fundação Vitae abrangendo o período: 14 de fevereiro 20
de agosto de 2004.
MUSEU DE ARTE DE SÃO PAULO ASSIS CHATEAUBRIAND – MASP. Coordenadoria
de Biblioteca, Documentação e Arquivo. Relatório Técnico Parcial do Projeto
‘Organização e Conservação da Coleção de Obras Raras da Biblioteca e Centro de
Documentação do Museu de Arte de São Paulo Assis Chateaubriand”. São Paulo,
2005. Relatório apresentado à Fundação Vitae abrangendo o período: 01 de maio a 29
de julho de 2005.
MUSEU DE ARTE DE SÃO PAULO ASSIS CHATEAUBRIAND – MASP. Coordenadoria
de Biblioteca, Documentação e Arquivo. Relatório Técnico Parcial do Projeto
‘Organização e Conservação da Coleção de Obras Raras da Biblioteca e Centro de
Documentação do Museu de Arte de São Paulo Assis Chateaubriand”. São Paulo,
2005. Relatório apresentado à Fundação Vitae abrangendo o período: 01 de agosto a 16
de dezembro de 2005.
MUSEU DE ARTE DE SÃO PAULO ASSIS CHATEAUBRIAND – MASP. Coordenadoria
de Biblioteca, Documentação e Arquivo. Relatório Técnico Conclusivo do Projeto
‘Organização e Conservação da Coleção de Obras Raras da Biblioteca e Centro de
Documentação do Museu de Arte de São Paulo Assis Chateaubriand”. São Paulo,
2006. Relatório apresentado à Fundação Vitae abrangendo o período: 16 de dezembro
de 2005 a 17 de abril de 2006.