MANUAL DE PROCEDIMENTOS
1.4.6.
DEPARTAMENTO DE PESSOAL
ESGOTAMENTO DOS ESPAÇOS
Quando se esgotarem os espaços para anotações na ficha de registro de empregados, a empresa deve providenciar a abertura de ficha de continuação, que receberá o mesmo número daquela que se esgotou.
Em se tratando de livro, as anotações podem continuar a ser feitas em outra folha, sendo que, nesse caso, conseqüentemente, a nova folha deve ter numeração diferente da anterior. Estes procedimentos não são necessários
para os casos em que a empresa adote controle único centralizado.
1.4.6.1.
MUDANÇA DE SISTEMA
A legislação não exige qualquer procedimento especial para a mudança de sistema de registro de empregados. Como a legislação não proíbe, não há impedimento para que o empregador altere o sistema
de livro para ficha ou vice-versa, ou mesmo para sistema informatizado. Optando pela mudança, o empregador deve manter os registros iniciais arquivados, anotando na parte destinada a observações que
a continuação das anotações passará a ser realizada no novo sistema.
Os empregados contratados após a mudança no sistema serão registrados no novo sistema, devendo
este seguir sua numeração seqüencial.
1.4.7.
READMISSÃO
A folha do livro ou a ficha de registro pode ser utilizada mais de uma vez para o mesmo empregado, nos casos de
readmissão, desde que contenha espaço próprio suficiente para o registro de cada novo contrato de trabalho, com
todos os seus elementos indispensáveis, notadamente a data de admissão, cargo ou função, salário, forma de pagamento, outras remunerações e data da dispensa.
Embora exista a possibilidade de utilizar-se a mesma folha do livro ou ficha, na prática, na readmissão usa-se outra
folha ou ficha, tendo em vista que os modelos de Registro de Empregados padronizados não comportam novo registro.
1.4.8.
OBRIGATORIEDADE DE EXIBIÇÃO
O registro de empregados deve ser, obrigatoriamente, exibido pelo empregador nos locais de trabalho aos encarregados da fiscalização, quando solicitado.
1.4.9.
1.4.8.1.
LOCAL DE TRABALHO
Considera-se local de trabalho, a matriz, agência, filiais ou sucursais da organização empregadora
onde o empregado desempenhe efetivamente as suas atividades.
1.4.8.2.
PRESTADORES DE SERVIÇO
Apesar da obrigatoriedade de exibição do livro ou ficha de registro nos locais de trabalho, o registro de
empregados de empresas prestadoras de serviços poderá permanecer na sua sede, desde que esta se
localize no mesmo município da empresa contratante do serviço e que os empregados portem cartão
de identificação do tipo “crachá”, contendo: nome completo, data da admissão, número do PIS/PASEP,
horário de trabalho e respectiva função.
EXTRAVIO
A DRT-RJ orienta que, no caso de extravio ou imprestabilidade do livro ou da ficha-mestra ou inicial do grupo anteriormente registrado, o novo registro de livro ou grupo de fichas dever ser obtido, mediante requerimento em duas
vias e Termo de Responsabilidade no verso da primeira folha do livro ou da ficha, que constituirá processo próprio
e será submetido à apreciação do órgão.
1.4.10. SISTEMA INFORMATIZADO
A empresa pode optar pelo registro de empregados através de sistema informatizado, meio magnético ou ótico,
desde que observe todas as exigências legais relativas ao contrato de trabalho.
Os registros de empregados, devidamente atualizados, devem obedecer à numeração seqüencial, por estabelecimento.
O empregador deve observar os procedimentos analisados no item 1.4.5 anterior.
1.4.10.1. FISCALIZAÇÃO TRABALHISTA
Em cada Centro de Processamento de Dados, a empresa deve manter memorial descritivo, especificando:
a) as instalações do CPD;
b) a localização dos estabelecimentos da empresa;
FASCÍCULO 1.4
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