i
Sumário
1. INTRODUÇÃO ...............................................................................................................................1
1.1.
MISSÃO, VALORES E VISÃO.....................................................................................................................1
1.2.
ESTRUTURA ORGÂNICA ..........................................................................................................................2
2. MEIOS DE AÇÃO ...........................................................................................................................5
2.1.
HUMANOS .........................................................................................................................................5
2.2.
MATERIAIS .........................................................................................................................................6
2.2.1. INSTALAÇÕES ......................................................................................................................................... 6
2.2.2. MOBILIÁRIO E EQUIPAMENTOS................................................................................................................... 6
2.2.3. DOTAÇÃO ORÇAMENTAL ........................................................................................................................... 7
3. ATIVIDADES ..................................................................................................................................9
3.1.
PROJETOS OPEN ACCESS ......................................................................................................................9
3.1.1. PROJETO RCAAP ................................................................................................................................... 9
3.1.2. PROJETO OPENAIRE ............................................................................................................................. 10
3.1.3. PROJETO OPENAIREPLUS ...................................................................................................................... 11
3.1.4. PROJETO MEDOANET ........................................................................................................................... 11
3.1.5. PORTAL DO CONHECIMENTO ................................................................................................................... 12
3.1.6. WEBSITE OPEN ACCESS ......................................................................................................................... 12
3.1.7. NOVOS PROJETOS ................................................................................................................................. 12
3.2.
ESTUDO BIBLIOMÉTRICO DA PRODUÇÃO CIENTÍFICA DA UNIVERSIDADE DO MINHO INDEXADA NA WEB OF SCIENCE ....13
3.3.
SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE ......................................................................................................13
3.3.1. ANÁLISE DO DESEMPENHO COM CLIENTES ................................................................................................. 13
ii
3.3.2. ANÁLISE DO DESEMPENHO DOS FORNECEDORES ......................................................................................... 16
3.3.3. ANÁLISE DAS NÃO CONFORMIDADES E RECLAMAÇÕES E ESTUDO DE CAUSAS ................................................... 16
3.3.4. ANÁLISE DA EFICÁCIA DAS AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS ....................................................................... 18
3.3.5. AUDITORIAS INTERNAS ........................................................................................................................... 18
3.3.6. FORMAÇÃO DOS COLABORADORES............................................................................................................ 18
3.4.
DA SECÇÃO ADMINISTRATIVA E DE SECRETARIADO .....................................................................................19
3.5.
DA DIVISÃO DE BIBLIOTECONOMIA .........................................................................................................20
3.5.1. SETOR DE AQUISIÇÕES .......................................................................................................................... 20
3.5.2. SETOR DE CATALOGAÇÃO ....................................................................................................................... 23
3.5.3. SETOR DE ANÁLISE DOCUMENTAL ............................................................................................................ 25
3.5.4. SETOR DE LEITURA E EMPRÉSTIMO .......................................................................................................... 26
3.5.5. FUNDO DOCUMENTAL............................................................................................................................ 30
3.6.
DA DIVISÃO DE INFORMAÇÃO ................................................................................................................31
3.6.1. SETOR DA BIBLIOTECA DIGITAL ................................................................................................................ 31
3.6.1.1. Website dos SDUM ......................................................................................................................... 31
3.6.1.2. Catálogo Bibliográfico da U.M. ........................................................................................................ 32
3.6.1.3. Serviço de Pesquisa A-to-Z .............................................................................................................. 33
3.6.1.4. Bases de dados bibliográficos ......................................................................................................... 33
3.6.2. SETOR DE DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO ........................................................................................................ 38
3.6.2.1. Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-Bibliotecas ........................................ 38
3.6.2.2. Serviço de Referência ..................................................................................................................... 40
3.6.2.3. Gestão de Conteúdos e Comunicação ............................................................................................. 41
iii
3.6.3. REPOSITÓRIUM .................................................................................................................................... 42
3.6.4. SETOR DE INFORMÁTICA ......................................................................................................................... 48
3.6.4.1. Manutenção e Operação ................................................................................................................. 49
3.6.4.2. Suporte .......................................................................................................................................... 49
3.6.5. SETOR DE FORMAÇÃO DE UTILIZADORES ................................................................................................... 51
4. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL ......................................................................... 53
4.1.
ANÁLISE GLOBAL: OBJETIVOS E PROGRAMA DE GESTÃO ................................................................................53
5. NOTAS FINAIS ........................................................................................................................... 55
iv
Figuras
Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação. .................................................................................... 4
Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação. .................................................. 6
Figura 3: Receitas ............................................................................................................................................. 7
Figura 4: Despesas ........................................................................................................................................... 8
Figura 5: Respostas ao questionário LibQual ................................................................................................... 14
Figura 6: Questão 1 – Qualidade do atendimento ............................................................................................ 15
Figura 7: Questão 2 – Qualidade do atendimento por fator .............................................................................. 16
Figura 8: Questão 3 – Avaliação global do atendimento ................................................................................... 16
Figura 9: Não conformidades a fornecedores................................................................................................... 16
Figura 10: Não Conformidades registadas e tratadas ....................................................................................... 17
Figura 11: Reclamações registadas e tratadas ................................................................................................. 17
Figura 12: Sugestões dos utilizadores registadas e tratadas ............................................................................. 17
Figura 13: Sugestões de melhoria e pedidos de suporte registados e tratados .................................................. 17
Figura 14: Sugestões de Melhoria registadas ................................................................................................... 18
Figura 15: Ações de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM ...................................................... 19
Figura 16: Expediente ..................................................................................................................................... 20
Figura 17: Aquisição de bibliografia em 2013 .................................................................................................. 21
Figura 18: Investimento em livros e revistas .................................................................................................... 22
Figura 19: Novos livros recebidos .................................................................................................................... 23
Figura 20: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2012 e 2013 ......................................... 24
Figura 21: Entradas mensais de novos registos em 2012 e 2013 .................................................................... 25
v
Figura 22: Publicações monográficas classificadas em 2012 e 2013 .............................................................. 26
Figura 23: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento .............................................................. 27
Figura 24: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2013 ........................................................ 28
Figura 25: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website .............................................................................. 31
Figura 26: Visitas ao Website por mês/ano ..................................................................................................... 31
Figura 27: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano ............................................................................... 32
Figura 28: Sessões e pesquisas no serviço AtoZ por mês................................................................................. 33
Figura 29: B-on – Número de downloads por recurso em 2012 e 2013 ........................................................... 35
Figura 30: B-on – Downloads por mês/ano ..................................................................................................... 35
Figura 31: B-on – Downloads por editor........................................................................................................... 35
Figura 32: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do número de pesquisas .............................................. 36
Figura 33: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês ............................................................................. 36
Figura 34: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads ....................................... 37
Figura 35: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês ...................................................................... 37
Figura 36: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas .............................................. 37
Figura 37: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês .............................................................................. 38
Figura 38: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos ............................................................................. 39
Figura 39: Resposta aos pedidos internos ....................................................................................................... 39
Figura 40: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2012 e 2013 .................................................... 39
Figura 41: Pedidos internos por tipo de utente................................................................................................. 40
Figura 42: Pedidos internos por unidade U.M. ................................................................................................. 40
vi
Figura 43: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas ................................................................ 40
Figura 44: Distribuição temática de questões de referência.............................................................................. 41
Figura 45: Evolução do número de documentos validados e depositantes por ano ........................................... 42
Figura 46: Número de visitas em 2013 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2012 ...................... 43
Figura 47: Evolução de registos consultados e downloads por ano ................................................................... 43
Figura 48: Origens do tráfego ao RepositóriUM ................................................................................................ 44
Figura 49: Cobertura no mapa de países e territórios com acessos ao RepositóriUM em 2013 ......................... 44
Figura 50: Origem dos downloads ao RepositóriUM em 2013 .......................................................................... 45
Figura 51: Distribuição dos depósitos efetuados em 2013 por anos de publicação ........................................... 45
Figura 52: Pedidos registados no serviço de suporte do RepositóriUM.............................................................. 46
Figura 53: Visitas/estágios no âmbito do RepositóriUM em 2013 .................................................................... 47
Figura 54: Constituição do parque informático dos SDUM ............................................................................... 49
Figura 55: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção ..................................................... 50
Figura 56: Percentagem de tempo despendido por tipo de intervenção ............................................................ 50
Figura 57: Percentagem de tempo despendido por sector................................................................................ 50
Figura 58: Ações de formação/visita ............................................................................................................... 51
Figura 59: Indicadores e resultados em 2013.................................................................................................. 53
vii
Siglas utilizadas
A. Jurídica – Assessoria Jurídica
BCE - Biblioteca de Ciências da Educação
BEC - Biblioteca do Edifício dos Congregados
BGUM - Biblioteca Geral da Universidade do Minho
BIEC - Biblioteca do Instituto de Estudos da Criança
B-on - Biblioteca do conhecimento online
BPG - Biblioteca do Pólo de Guimarães, atualmente designada Biblioteca da Universidade do Minho em
Guimarães. Também designada “Biblioteca de Guimarães” no decurso deste relatório
C. ALGORITMI - Centro Algoritmi
CCTT - Centro de Ciência e Tecnologia Têxtil
CEB - Centro de Engenharia Biológica
CEH - Centro de Estudos Humanísticos
C. FÍSICA - Centro de Física
CIEd - Centro de Investigação em Educação
CIIDH - Centro de Investigação Interdisciplinar em Direitos Humanos
CIPsi - Centro de Investigação em Psicologia
CITPE - Centro Interdisciplinar de Tecnologias da Produção e da Energia
CMAT - Centro de Matemática
DFP - Direção Financeira e Patrimonial
DRH - Direção de Recursos Humanos
E.C./Dpt. C. da TERRA - Escola de Ciências - Departamento de Ciências da Terra
E.C./Dpt. FÍSICA - Escola de Ciências - Departamento de Física
E.C./Dpt. Mat. E Apl. - Escola de Ciências - Departamento de Matemática e Aplicações
E.E. - Presidência - Escola de Engenharia - Presidência
E.E./DEC - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Civil
E.E./DEP - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia de Polímeros
E.E./DET - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Têxtil
E.E./DPS - Escola de Engenharia - Departamento de Produção e Sistemas
E.E./DSI - Escola de Engenharia - Departamento de Sistemas de Informação
ECS - Escola de Ciências da Saúde
EEG - Escola de Economia e Gestão
EPsi - Escola de Psicologia
ESEnfermagem - Escola Superior de Enfermagem
GPI - Gabinete para a Inclusão
ICS - Instituto de Ciências Sociais
IE - Instituto da Educação
ILCH - Instituto de Letras e Ciências Humanas
IMARKE - Investigação em Marketing e Estratégia
viii
NIPE- Núcleo de Investigação em Políticas Económicas
RCAAP - Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal
SDUM - Serviços de Documentação da Universidade do Minho
SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade´
U. ARQUEOLOGIA- Unidade de Arqueologia
U.M. - Universidade do Minho
ix
1. INTRODUÇÃO
Os Serviços de Documentação são uma importante estrutura de apoio às atividades desenvolvidas na
Universidade do Minho. Recolhem, tratam, organizam, disponibilizam, fornecem e preservam os recursos
informativos relevantes para as atividades educativas e de investigação científica e tecnológica que decorrem na
U.M.
Os Serviços de Documentação garantem a gestão das bibliotecas da Universidade do Minho, tanto em Braga
como em Guimarães, e desenvolvem um conjunto de ações que promovem e facilitam o acesso dos utilizadores
às mais diversas fontes de informação.
A sua intervenção na Universidade manifesta-se nas seguintes vertentes complementares:
▪
Apoio no processo de seleção e aquisição de publicações;
▪
Tratamento técnico de todos os recursos bibliográficos e informativos adquiridos e inserção das
respetivas referências na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho;
Organização dos fundos documentais e sua disponibilização em condições adequadas;
Empréstimo de publicações e funcionamento regular das diversas salas de leitura;
Criação e desenvolvimento do Repositório Institucional da Universidade do Minho, para armazenar,
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
preservar e divulgar a produção intelectual da Universidade do Minho em formato digital;
Difusão de informação, através de diferentes produtos e serviços, como o Website, a pesquisa
bibliográfica, o fornecimento de documentos do exterior, etc.;
Interligação dos sistemas de informação dos serviços com outros sistemas ou redes de informação;
Formação e sensibilização de utilizadores
Prestação de serviços ao exterior e participação em projetos, em especial no domínio dos repositórios e
do acesso aberto à literatura científica.
1.1. Missão, Valores e Visão
De acordo com o Regulamento Orgânico da Universidade do Minho, os Serviços de Documentação constituem
uma Direcção de Serviços dirigida por um diretor, diretamente dependente do Reitor.
A Direcção dos Serviços de Documentação constitui um sistema integrado que engloba todas as unidades
funcionais de biblioteconomia e informação bibliográfica e todas as bibliotecas da Universidade, tendo por
atribuições fundamentais (missão):
a) Recolher, gerir e facultar a todos os Setores de atividade da Universidade a informação de carácter
científico, técnico e cultural necessária ao desempenho das suas funções;
b) Participar em sistemas ou redes de informação bibliográfica, científica e técnica, de acordo com os
interesses da Universidade.
No desempenho da sua missão, os Serviços de Documentação são norteados por um conjunto de valores, que
enformam todas as atividades que desenvolvem:
1
▪
▪
▪
▪
▪
Orientação para os utilizadores;
Respeito pelas pessoas e pelo ambiente;
Inovação;
Acesso à informação e liberdade intelectual;
Excelência.
Respondendo aos compromissos definidos e assumidos no estabelecimento da sua missão, e orientados pelos
valores que norteiam a sua atividade, os Serviços de Documentação da Universidade do Minho prosseguem uma
visão ambiciosa, pretendendo:
▪
Ser reconhecidos pelos seus utentes (individuais e institucionais) como um serviço indispensável e de
excelência no apoio ao ensino, aprendizagem, investigação, bem como à criação, difusão e valorização
do conhecimento gerado na Universidade do Minho;
▪
▪
Ser uma referência e um dos líderes, em termos nacionais e internacionais, no desenvolvimento e
prestação de recursos e serviços de informação bibliográfica inovadores;
Ser uma organização social e ambientalmente responsável, controlando custos, eliminado desperdícios,
promovendo a formação profissional e o desenvolvimento pessoal dos seus colaboradores e oferecendo
um ambiente de trabalho acolhedor, facilitando a interação, aos seus utentes e colaboradores.
1.2. Estrutura orgânica
A Direcção dos Serviços de Documentação compreende a Divisão de Biblioteconomia, a Divisão de Informação e
a Secção de Secretaria.
A Divisão de Biblioteconomia integra os setores funcionais de Aquisições, Análise Documental, Catalogação,
Fundos Documentais e Leitura e Empréstimo, tem por função acionar as tarefas e serviços de biblioteca
competindo-lhe:
a) Apoiar a Universidade no âmbito da seleção documental e processar a aquisição das publicações
b)
c)
d)
e)
selecionadas, sem prejuízo da obtenção de publicações por oferta ou permuta;
Catalogar todas as publicações recebidas, de acordo com as normas nacionais e internacionais
aplicáveis e em uso nos Serviços de Documentação, e inserir as respetivas referências na base de
dados bibliográficos da Universidade;
Classificar todas as publicações recebidas, de acordo com a Classificação Decimal Universal;
Organizar os fundos documentais e assegurar a sua utilização em condições adequadas;
Garantir o normal funcionamento das salas de leitura das bibliotecas da U.M. e assegurar o empréstimo
de publicações de acordo com as condições estipuladas no respetivo regulamento.
A Divisão de Informação, por seu lado, integra os setores funcionais de Biblioteca Digital, Informática,
RepositóriUM, Difusão, Formação e Animação, tem por função a gestão e difusão de informação de apoio ao
ensino e à investigação, competindo-lhe:
2
a) Criar, desenvolver e disponibilizar aos utilizadores os meios necessários para a pesquisa e acesso aos
recursos informativos de carácter científico, técnico e cultural disponíveis na Universidade;
b) Garantir o normal funcionamento do sistema informático dos SDUM e assegurar a sua interligação com
outros sistemas ou redes de informação (nomeadamente com o sistema de informação da Universidade
e com redes ou portais de bibliotecas universitárias);
c) Criar, desenvolver e disponibilizar serviços de difusão de informação científica e técnica (como a
pesquisa bibliográfica, a difusão seletiva de informação, o fornecimento de documentos do exterior, por
empréstimo inter-bibliotecas ou obtenção de cópia);
d) Proceder à deteção, armazenamento e difusão de informação de interesse para os utilizadores;
e) Editar e difundir as publicações (periódicas ou não periódicas) dos SDUM;
f)
Realizar ações de formação e sensibilização de utilizadores, e disponibilizar conteúdos de apoio à
utilização dos recursos informativos disponíveis na Universidade.
Finalmente, a Secretaria, chefiada por um chefe de secção diretamente dependente do diretor, que integra o
setor de Manutenção, tem por função garantir todo o apoio administrativo à direção de serviços, competindo-lhe:
a) Executar e controlar as operações administrativas referentes a receitas e despesas dos Serviços;
b) Executar as operações administrativas referentes à gestão do pessoal dos Serviços (assiduidade, férias,
deslocações, etc.);
c) Executar a aquisição de bens e manter o inventário do material não livro;
d) Gerir a entrada e saída de correio e manter o arquivo dos Serviços;
e) Coordenar e controlar as tarefas de manutenção e limpeza do edifício dos Serviços.
Diretamente dependentes do Diretor de Serviços encontram-se também o gabinete de Projetos Open Access e o
Sistema de Gestão da Qualidade.
O gabinete de Projetos Open Access é responsável pela gestão e execução das atividades relacionadas com os
projetos em que os Serviços de Documentação participam.
No que diz respeito ao Sistema de Gestão da Qualidade, o responsável pelo Sistema de Gestão da Qualidade
tem por função a gestão e dinamização de todo o Sistema, competindo-lhe nomeadamente:
a) Coordenar e gerir globalmente o SGQ;
b) Melhorar continuamente a eficácia do SGQ;
c) Apoiar o processo Planeamento e Controlo pela Direcção do Serviço;
d) Coordenar e/ou gerir, consoante os casos, os processos operacionais, de suporte e de medição e
análise;
e) Coordenar/Gerir o Portal da Qualidade
Desta forma, a estrutura orgânica dos Serviços de Documentação pode ser graficamente representada pelo
seguinte organigrama:
3
Gestão
Qualidade
Projectos
Open Access
Secretaria
Divisão Informação
Manutenção
Animação
Formação
Difusão
Biblioteconomia
RepositóriUM
Divisão
Informática
Biblioteca Digital
Catalogação
Análise
Documental
Aquisições
Leitura e
Empréstimo
Director de Serviços
Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação.
4
2. MEIOS DE AÇÃO
2.1. Humanos
Em 2013 registaram-se alguns desenvolvimentos positivos no que diz respeito aos recursos humanos dos
SDUM, em especial com a abertura de concursos para o recrutamento, por tempo indeterminado ou a termo
certo, de quase uma dezena de colaboradores. Do conjunto desses concursos apenas um se concluiu ainda em
2013. Espera-se que os restantes se possam concluir no decurso do primeiro trimestre de 2014.
Para garantir o seu normal funcionamento em 2013 os SDUM recorreram ao Programa de Estágios da
Universidade do Minho, tendo decorrido oito programas de estágio, todos concluídos até ao final do ano. Para
além do recurso ao Programa de Estágios, para assegurar o alargamento de horário das bibliotecas e outras
tarefas relacionadas com o processo de alargamento e requalificação das instalações da Biblioteca Geral, foram
realizadas diversas aquisições de serviços (totalizando 65 meses) em 2013.
O quadro seguinte apresenta nome e categoria dos funcionários que trabalharam nos Serviços de
Documentação em 2013 (funcionários com contrato por tempo indeterminado ou a termo):
Nome
Categoria
Alda Maria Vieira Silva
Assistente Técnico
Ana Gabriela Araújo Quadrado Sampaio
Assistente Técnico
Anabela Lopes Rocha
Assistente Técnico
Augusta Dores Lopes Silva Xavier Guimarães
Técnico Superior
Carolina Dores Ferreira Guimarães
Assistente Técnico
Clara Parente Boavida
Técnico Superior
Cláudia Gabriela Fernandes Torcato Ribeiro
Assistente Técnico
Daniela Alexandra Vasconcelos V. C. Ramalho
Técnico Superior
Edward Acácio Gomes Cardoso
Assistente Técnico
Elói António Santos Cordeiro Rodrigues
Diretor de Serviços
Jorge Pedro Araújo Oliveira
Assistente Técnico
José Carlos Rodrigues Cunha
Assistente Técnico
Jose Manuel Carona Carvalho a)
Técnico Superior
Judite Leite Oliveira Dias b)
Assistente Técnico
Maria Cristina Fernando Gonçalves
Técnico Superior
Maria Isabel Leite Silva Maia Araújo
Assistente Técnico
Maria Matilde Martins Almeida
Chefe de Divisão
Maria Paula Machado Sousa Marques
Assistente Técnico
Maria Sameiro Ferreira Leite Correia
Assistente Técnico
Maria Sameiro Nogueira Machado Martins
Assistente Técnico
Maria Sameiro Silva Oliveira
Assistente Técnico
Maria Teresa Moreira Martins Costa b)
Assistente Técnico
Paula Cristina Freitas Silva Claro
Assistente Técnico
Paulo Agostinho Alves Gomes
Técnico Informático de Grau 1 Nível 1
Paulo Jorge Maia Silva
Assistente Técnico
Pedro Miguel Oliveira Bento Príncipe
Técnico Superior
Ricardo Otelo Santos Saraiva Cruz
Técnico Superior
5
Senhorinha Santa Cruz Passos
Assistente Operacional
Severina Manuela Costa Araújo
Coordenador Técnico
Sónia Dique Polanah
Assistente Técnico
Susana Cristina Lima Alves
Assistente Técnico
Teresa Gomes Costa Ferreira
Assistente Técnico
a) Terminou contrato a termo a 13 de junho
b) Contrato a termo certo
Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação.
2.2. Materiais
2.2.1.
Instalações
Foi finalmente possível disponibilizar, mas apenas em Novembro de 2013, aos utentes da biblioteca geral, os
espaços intervencionados em 2011 e 2012. Assim, passaram a ficar disponíveis três salas de estudo em grupo
(designadas BGUM24x7), com condições para funcionar em permanência, 24 horas por dia, 7 dias por semana,
bem como um novo espaço informal, designado B-Lounge, que para além de oferecer um espaço para
descanso, leitura de jornais e revistas, permite também a realização de pequenos eventos.
O espaço dos gabinetes dos Serviços de Documentação encontrava-se em Dezembro de 2013, finalmente
pronto para voltar a acolher os funcionários dos SDUM, o que veio a acontecer já em Janeiro de 2014.
Na Biblioteca da Universidade do Minho em Guimarães foi realizada uma intervenção de reforço do número de
tomadas elétricas, por forma a aumentar a capacidade existente e ir de encontro às necessidades dos
utilizadores. Na sala de estudo em grupo esse número passou de 14 para 28 tomadas e na sala de leitura em
silêncio esse número passou de 23 a 33 tomadas, passando no total de 37 para 61 tomadas.
2.2.2.
Mobiliário e Equipamentos
No que concerne a mobiliário e equipamentos, durante o ano de 2013 merece particular destaque a conclusão
do processo de aquisição e instalação da estantaria compacta para o depósito de publicações da Biblioteca
Geral. Registe-se também a aquisição de diverso mobiliário, particularmente mesas, cadeiras, sofás e pufs, para
os novos espaços da Biblioteca Geral, processo que foi conduzido pelos Serviços Técnicos da Universidade do
Minho.
Para além desse mobiliário apenas se registou a aquisição de equipamento informático (computadores,
scanners, UPS e pistolas de códigos de barras).
6
2.2.3.
Dotação Orçamental
a) Receitas
A Figura 3 sintetiza a origem das receitas dos Serviços de Documentação. Comparando com o ano de 2012, em
2013 verificou-se uma diminuição da dotação para despesas correntes de cerca de 35% (após a redução de
81,8% registada em 2012) e uma diminuição de cerca de 7% das verbas para despesas de capital.
Dotação inicial para despesas correntes
10.400,00 €
Dotação inicial para despesas de capital
84.500,00 €
Reforço Autorizado Snr. Administrador 28/06/2013 Pª Capital
36.033,62 €
Apoio à Edição do livro 10º Aniversário RepositóriUM
2.000,00 €
Saldo do exercício de 2012 da dimensão 55304.PT0078.93
64.263,89 €
Venda de serviços
33.418,10 €
Transferências de projetos 7PQ para dimensão 55304.PT0078.93 a)
53.867,39 €
186.000,00 €
Projeto RCAAP b)
a) Apenas receitas provenientes de custos de pessoal imputados aos projetos
Figura 3: Receitas
No que diz respeito a receitas próprias verificou-se um decréscimo em todas as rubricas, com exceção das
relacionadas com o projeto RCAAP, que registou um significativo crescimento, resultante não apenas das
atividades de 2013, mas também de pagamentos de trabalhos realizados em 2012, bem como de atividades do
biénio 2013-2014.
Na rubrica “Venda de Serviços” registou-se uma diminuição de cerca de 18%, com o peso das receitas do
serviço de fotocópias a continuar a reduzir-se, passando de 2.359,74 € (5,78%) em 2012 para 1.670,68 €
(5,00%) em 2013. As receitas provenientes da aplicação de multas pelo não cumprimento dos prazos de
empréstimo na devolução de publicações (27.270,50 €) também diminuíram significativamente face ao valor de
2012 (32.435,50 €).
Do total do montante arrecadado nas bibliotecas a Biblioteca Geral em Braga foi responsável pela recolha de
23.176,50 € (75,06%), a Biblioteca da Universidade do Minho em Guimarães 6.041,98 € (18,08%), o gabinete
de difusão 2.417,02 € (7,23%), a Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde 1.143,50 € (3,42%) e a Biblioteca
do Edifício dos Congregados 514,50 € (1,54%).
7
b) Despesas
A Figura 4 sintetiza o total de despesas dos Serviços de Documentação em 2013, discriminadas pelas rubricas
Despesas Correntes, PSET, Projeto RCAAP e Capital, comparando com o que aconteceu em matéria de
despesas em 2012.
2013
DESIGNAÇÃO
CORRENTES
Assistência de máquinas (a)
Bibliografia Pedagógica
Catalogação
PSET
RCAAP
CAPITAL
TOTAL
2012
Diferença
TOTAL
2012/2013
0,00 €
3.974,01 €
3.974,01 €
8.038,43 €
-4.064,42 €
397,76 €
12.530,23 €
12.927,99 €
16.082,74 €
-3.154,75 €
1.520,28 €
0,00 €
1.520,28 €
0,00 €
1.520,28 €
Comunicações
881,26 €
0,00 €
881,26 €
557,52 €
323,74 €
Difusão de Informação
812,90 €
483,13 €
1.296,03 €
1.565,58 €
-269,55 €
Encadernações
0,00 €
966,78 €
966,78 €
1.328,41 €
-361,63 €
Equipamentos
0,00 €
0,00 €
0,00 €
1.080,62 €
-1.080,62 €
Fotocópias (b)
0,00 €
1.862,75 €
1.862,75 €
2.447,50 €
-584,75 €
1.791,18 €
0,00 €
2.681,06 €
2.681,06 €
889,88 €
262,51 €
379,02 €
641,53 €
1.266,66 €
-625,13 €
Informática (Software)
0,00 €
9.172,00 €
9.172,00 €
26.298,21 €
-17.126,21 €
Informática (Equipamentos)
0,00 €
889,94 €
10.495,00 €
11.384,94 €
4.450,03 €
6.934,91 €
888,70 €
113,34 €
1.002,04 €
903,11 €
98,93 €
0,00 €
0,00 €
120.533,62 €
120.533,62 €
6.127,94 €
114.405,68 €
Formação e Desl. em serviço
Informática (consumíveis)
Leitura e empréstimo
Mobiliário
0,00 €
1.062,78 €
1.062,78 €
799,50 €
263,28 €
2.863,44 €
1.411,90 €
4.275,34 €
5.041,65 €
-766,31 €
765,55 €
668,95 €
1.434,50 €
1.504,78 €
-70,28 €
Despesas com Pessoal (c)
0,00 €
58.901,56 €
58.901,56 €
25.927,37 €
32.974,19 €
Eventos e Activ.Culturais
0,00 €
407,00 €
407,00 €
0,00 €
407,00 €
Reparação diverso material
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
Despesas diversas
164,82 €
1.588,83 €
1.753,65 €
1.155,15 €
598,50 €
Despesas de Infraestruturas
493,86 €
2.322,45 €
Publicações
Consultadoria (Qualidade)
Secretaria
186.000,00 €
Projeto RCAAP
SUB-TOTAL
9.051,08 €
Abatimentos às Receitas d)
TOTAL
9.051,08 €
99.415,73 €
186.000,00 €
4.973,53 €
27.900,00 €
104.389,26 €
213.900,00 €
131.028,62 €
131.028,62 €
2.816,31 €
1.091,32 €
1.724,99 €
186.000,00 €
42.000,00 €
144.000,00 €
425.495,43 €
148.556,40 €
276.939,03 €
32.873,53 €
12.400,44 €
20.473,09 €
458.368,96 €
160.956,84 €
297.412,12 €
(a) Exceto máquinas de fotocópias
(b) Inclui despesas com assistência de máquinas, papel, cartões, etc.
(c) Aquisições de serviço + POCS + horas extraordinárias + anúncios de abertura concursos
(d) Componente institucional ef. despacho RT-19/2000
Figura 4: Despesas
Desta análise comparativa resulta um significativo aumento de despesas em 2013, relativamente a 2012. Para
além do projeto RCAAP, que registou o maior aumento em valores absolutos (144.000,00 €) e relativos (mais
342%), as despesas com o mobiliário (relacionadas com a aquisição de estantes compactas) e com pessoal
(dado que houve necessidade de recorrer a diversas aquisições de serviço), foram as que mais aumentaram em
2013.
Em sentido inverso, as despesas com software, a assistência a máquinas e a aquisição de bibliografia
pedagógica, foram as que mais se reduziram em 2013.
8
3. ATIVIDADES
3.1. Projetos Open Access
3.1.1.
Projeto RCAAP
Na sequência do trabalho desenvolvido desde 2008, a Fundação para a Computação Científica Nacional renovou
o protocolo com a Universidade do Minho, para o desenvolvimento das atividades do projeto RCAAP (Repositório
Científico de Acesso Aberto de Portugal) em 2013, atribuindo-lhe a responsabilidade pela coordenação científica
e técnica.
Contrariamente ao acontecido em 2012, em que as atividades do RCAAP se limitaram à manutenção e gestão
dos serviços existentes, em 2013 para além dessas atividades, definidas no momento da renovação do
protocolo, foram desenvolvidas diversas novas atividades, resultantes de uma extensão e adenda ao protocolo,
estabelecida em Maio, que definiu novos serviços, atividades e objetivos até ao final de 2014.
Assim, em 2013 assegurou-se a operação e manutenção dos serviços eletrónicos de 26 repositórios
institucionais do serviço SARI, de 15 revistas científicas, do portal de pesquisa RCAAP, do repositório de dados
científicos, do validador, do diretório luso-brasileiro, do SCEUR (Serviço Centralizado de Estatísticas de Uso de
Repositórios), assim como do website do projeto e o portal de conferências luso-brasileiras sobre acesso aberto.
Como suporte à utilização dos diversos serviços fornecidos pelo projeto, foi assegurado o helpdesk através de
email e telefone em conjugação com o apoio técnico de segunda linha assegurado pela FCCN/FCT.
Ao nível do serviço SARI (Serviços de Alojamento de Repositórios institucionais) foi aberta uma candidatura para
o serviço, da qual resultou a seleção de duas novas instituições, o Hospital de Braga e o ISMAI. Para este
processo de adesão ao serviço foram efetuadas as reuniões e sessões de formação previstas.
No que diz respeito ao SARC – Serviço de Alojamento de Revistas Científicas, foi efetuada uma chamada para a
integração de mais 9 revistas científicas. Foram efetuadas as sessões de formação e dado o apoio para a
migração do processo de publicação científica tradicional para o novo contexto eletrónico.
Foram preparados dois kits para o upgrade dos dois sistemas, DSpace e OJS, que suportem os serviços SARI e
SARC. Foram ainda desenvolvidas algumas melhorias nos restantes serviços eletrónicos, desenvolvendo-se uma
análise para a reformulação do Repositório Comum, uma vez que, em resultado da nova legislação do depósito
legal de teses e dissertações (decreto-lei 115/2013) que obriga ao depósito desses trabalhos num repositório da
rede RCAAP, se regista um forte aumento da procura.
No seguimento deste decreto-lei 115/2013, os SDUM participaram no processo de elaboração da portaria que
vai regulamentar o referido decreto, definindo os vários passos necessários e a especificação técnica sobre este
9
processo. Nesse sentido, foi produzido um documento sobre as várias possibilidades e formas de integrar o novo
procedimento. Ainda no que diz respeito às teses e dissertações, desenvolveu-se uma análise aos repositórios
SARI no sentido da sua integração com o portal de teses DART-EUROPE. Esta análise foi suspensa aguardando a
reformulação da gestão das teses e dissertações na sequência da nova legislação.
No que concerne aos dados científicos, foi instalada e configurada uma nova plataforma (CKAN) que será
analisada com mais pormenor e que servirá para acolher duas novas comunidades de dados científicos.
Para apoiar os processos de formação integrados no projeto RCAAP, instalou-se e configurou-se uma plataforma
e-learning que desde já servirá para um curso aberto sobre a utilização do Repositório Comum, um outro curso
aberto sobre a gestão de repositórios de acordo com a plataforma DSpace e ainda servir de base colaborativa
para os grupos de trabalho definidos no âmbito do projeto RCAAP (Disseminação; Estatísticas; Novas
Funcionalidades).
Quanto ao website, os seus conteúdos foram corrigidos para o novo acordo ortográfico, tendo sido alguns
reformulados e atualizados.
Em 2013 foram também iniciadas as atividades de relacionadas com a certificação de repositórios, de acordo
com a norma ISO 16363, bem como com a preservação digital, com a integração do validador e a ferramenta
FITS para análise de formatos digitais.
Finalmente, foi dado apoio em vários níveis na organização da 4ª Conferência Luso-Brasileira em São Paulo,
Brasil.
3.1.2.
Projeto OpenAIRE
Com a conclusão em dezembro de 2012 do projeto OpenAIRE (Open Access Infrastructure for Research in
Europe) foram elaborados em janeiro os relatórios necessários para encerramento deste projeto europeu
financiado no âmbito do 7ºPQ, e no qual os Serviços de Documentação desenvolveram atividade nos Working
Packages 2 e 3 dedicados aos serviços de helpdesk e disseminação.
Os relatórios financeiro e de atividades da responsabilidade dos SDUM foram aprovados satisfatoriamente, e na
revisão global e avaliação final, concluída no mês de maio, considerou a Comissão Europeia que “todos os
objetivos foram alcançados e obtidos notáveis resultados que apoiam o projeto-piloto Open Access da CE”,
indiciando que a infraestrutura OpenAIRE terá um papel central na concretização das políticas Open Access no
âmbito do programa Horizonte 2020.
10
3.1.3.
Projeto OpenAIREplus
O projeto OpenAIREplus (2nd generation Open Access Infrastructure for Research in Europe) prosseguiu em
2013 com o seu segundo ano de execução, continuando e ampliando a infraestrutura participativa de Open
Access na Europa para gerir publicações científicas e informação associada por via de uma rede de repositórios.
Os SDUM, para além da participação nas atividades de comunicação e disseminação, assumem a coordenação
do working package 4 relacionado com os serviços de apoio técnico. No âmbito desta coordenação, foram
apresentadas no primeiro semestre de 2013 as atualizações previstas para as diretrizes OpenAIRE para gestores
de repositórios, foi assegurada a monitorização do sistema de helpdesk e melhorada a informação de suporte no
Portal OpenAIRE.
Na tarefa de realização de quatro workshops temáticos a levar a cabo pelo consórcio OpenAIRE nos primeiros
dois anos de execução do projeto, os SDUM foram os responsáveis pela organização do 2º Workshop, dedicado
ao tema da interoperabilidade de repositórios, e que decorreu nos dias 7 e 8 de Fevereiro nas instalações da
Escola de Direito da UM. Houve ainda a oportunidade dos SDUM marcarem presença nos 3º e 4º workshops
onde foram trabalhadas as questões do papel das bibliotecas na gestão dos dados científicos, dos aspetos legais
e de licenças para as publicações e dados, e da problemática da sustentabilidade das infraestruturas de
informação em Acesso Aberto.
3.1.4.
Projeto MedOANet
O projeto MedOANet iniciou as atividades do ano de 2013 com a realização do European Workshop, que
correspondeu ao entregável 3.1 da responsabilidade da UMinho, nos dias 6 e 7 de fevereiro de 2013, no
Campus de Gualtar em Braga. O workshop teve como principal objetivo reunir decisores políticos chave e
membros dos Grupos Nacionais dos seis países assim como outros representantes de organizações e iniciativas
Europeias. O tema em discussão centrou-se nas formas de implementação de políticas de acesso aberto em
linha com as iniciativas da Comissão Europeia.
Esta iniciativa foi incluída num evento maior, o UMinho Open Access Seminar, que juntou atividades de dois
projetos, o European Workshop do projeto MedOANet e o OpenAIREplus Interoperability Workshop. Esta
convergência de esforços permitiu reunir mais de 120 participantes incluindo especialistas internacionais e
representantes de outras organizações relevantes (como o COAR e o EuroCRIS) promovendo a troca de
experiências e conhecimento entre todos.
Nos meses que se seguiram, a UMinho apresentou o projeto em diversos encontros nacionais e internacionais.
Marcou presença na OAI8, em junho de 2013 e na ConfOA2013 em outubro e realizou, no âmbito da semana
internacional do acesso aberto, um webinar sobre a implementação de políticas de acesso aberto.
O Grupo de Trabalho Nacional do MedOANet reuniu-se duas vezes em 2013. A primeira vez no âmbito do
European Workshop a 6 de fevereiro de 2013, e a segunda a 30 de setembro de 2013. Neste último encontro
11
para além da apresentação dos resultados do MedOANet foi discutida a sustentabilidade do grupo depois do fim
do projeto. Foi considerado muito vantajoso a heterogeneidade dos representantes e a oportunidade de partilha
proporcionada nestes encontros ficando decidido a continuidade do grupo com a realização de, pelo menos,
uma reunião presencial por ano.
Finalmente, em novembro de 2013, em fase de conclusão do projeto, foi divulgada a versão portuguesa das
Diretrizes para a Implementação de Políticas de Acesso Aberto. Têm como objetivo o desenvolvimento de
políticas coordenadas nos seis países do mediterrâneo e são dirigidas a instituições que realizam investigação
científica e financiadores de ciência.
3.1.5.
Portal do Conhecimento
Na sequência do protocolo de cooperação, estabelecido em 2012, entre a Universidade do Minho e o Ministério
da Ciência de Cabo Verde, continuou-se em 2013 o suporte ao Portal do Conhecimento de Cabo Verde, que é
mantido e alojado na UMinho. Foi garantido o apoio na criação de novas comunidades que integraram o Portal,
assim como dado o apoio na resolução de aspetos técnicos em conjunto com a DTSI.
O Portal do Conhecimento conta, no final de 2013, com mais de 2000 registos, dos quais mais de 1500 de
cariz científico de 13 instituições cabo-verdianas.
3.1.6.
Website Open Access
O site Open Access do SDUM foi criado em 2012 com o objetivo de divulgar as iniciativas e desenvolvimentos
dos projetos nacionais e internacionais com participação dos Serviços de Documentação e disponibilizar
recursos e conteúdos relevantes para a dinamização da comunidade Open Access em Portugal.
Em 2013 esses objetivos foram prosseguidos através da publicação de 40 novos artigos, o registo de 50 eventos
nacionais e internacionais na agenda do site e a publicação de 6 newsletters. Durante o ano o site Open Access
dos SDUM registou cerca de 10.000 visitas, com mais de 20.000 páginas visualizadas, por mais de 5.500
visitantes únicos
3.1.7.
Novos projetos
Em 2013 os SDUM coordenaram a elaboração e apresentação de uma proposta para um novo projeto europeu
(FOSTER) financiado pelo 7º Programa Quadro no âmbito Sicence in Society, e participaram no consórcio para a
candidatura a outro projeto na mesma área (PASTEUR4OA). Ambas as candidaturas foram avaliadas muito
positivamente a aprovadas pela Comissão Europeia, e os projetos iniciam-se em Fevereiro de 2014. O projeto
FOSTER será o primeiro projeto europeu coordenado pelos Serviços de Documentação da Universidade do
Minho.
12
3.2. Estudo bibliométrico da produção científica da Universidade do Minho indexada
na Web of Science
Entre março e agosto de 2013, os SDUM levaram a cabo um estudo da produção científica da UMinho indexada
na Thomson Reuters – ISI Web of Knowledge de 2003 a 2012. Este trabalho teve por base, ao nível da estrutura
e metodologia, os estudos da produção científica da Universidade do Porto, como forma de permitir a
comparabilidade entre as instituições.
Este trabalho permitiu fazer o mapeamento das publicações científicas das Unidades Orgânicas de Ensino e de
Investigação - UOEI da Universidade do Minho indexadas na Thomson Reuters – ISI Web of Knowledge por
documentos de todos os tipos e por documentos citáveis (documentos dos tipos article e review, excluindo os
documentos com dupla classificação) nas bases Science Citation Index Expanded, Social Sciences Citation Index
e Arts and Humanities Citation Index.
O estudo analisou a evolução do número de documentos publicados, número de citações, dos documentos em
colaboração internacional, comparando a Universidade do Minho com o total nacional, e decompôs a produção
científica da UMinho por áreas científicas e por unidades orgânicas de ensino e investigação. Analisou-se ainda o
fator de impacto das revistas onde foram publicados mais artigos por investigadores afiliados à Universidade do
Minho.
3.3. Sistema de Gestão da Qualidade
Em 2007, os Serviços de Documentação iniciaram a implementação de sistemas de gestão da qualidade nos
seus serviços, nomeadamente o Balanced Scorecard e a ISO 9001. Em 2009 alcançaram a certificação com
zero não conformidades. Ao longo de 2013, o trabalho desenvolvido nesta área centrou-se fundamentalmente na
consolidação e melhoria contínua de todo o sistema de gestão da qualidade, bem como, na plataforma que o
suporta. Desta forma foi possível renovar a certificação ISO 9001 e atingir o objetivo 10 - “Consolidar o Sistema
de Gestão da Qualidade” inscrito nos Objetivos dos SDUM para 2013.
3.3.1.
Análise do desempenho com clientes
No período de 18 a 29 de novembro, foi realizado um inquérito por questionário aos utilizadores das bibliotecas
da Universidade do Minho. Foi aplicado o questionário LibQual, utilizado em inúmeras bibliotecas de todo o
mundo, o qual foi disponibilizado via eletrónica para preenchimento pelos utilizadores. Foram recolhidas 186
respostas (ver Figura 5).
Sexo
N
%
Masculino
61
32.8
Feminino
115
61.8
10
5.4
Sem indicação
13
Total
186
Tipo de utilizador
N
Antigo Aluno
100
%
3
1,6
Aluno 1.º ciclo
90
48,4
Aluno 2.º ciclo
26
14
Aluno 3.º ciclo
24
12,9
Aluno Erasmus
1
0,5
Aluno Cursos Livres
1
0,5
Investigador
3
1,6
30
16,1
8
4,3
186
99,9
Docente
Funcionário
Leitor Externo
Sem indicação
Total
Figura 5: Respostas ao questionário LibQual
A análise global do questionário segundo os parâmetros LibQual, e numa escala de 1 a 9, revelou os seguintes
resultados:
Por dimensão
Dimensões
X Nível mín.
X valor observ.
X valor desej.
Adeq. do serviço
Super. do serviço
(VM)
(VO)
(VD)
(VO-VM)
(VO-VD)
Valor afetivo do
serviço
A biblioteca como
espaço
Controlo da
informação
7,00
7,21
8,08
,21
-0,87
6,96
6,68
8,15
-,27
-1,47
6,92
6,83
7,98
-0,09
-1,16
Por adequação do serviço
a) Questão mais pontuada

Alunos do 1.º, 2.º e 3.º ciclos: A2 - Os funcionários prestam-lhe atenção personalizada

Docentes e investigadores: C1 - O acesso aos recursos eletrónicos pode ser feito a partir de casa ou de
outro local que não o campus universitário

Antigos Alunos, Alunos de Cursos Livres e Alunos de Erasmus: A1 - Os funcionários inspiram-lhe
confiança
14
a) Questão menos pontuada:

Alunos do 1.º, 2.º e 3.ºciclo: E5 - Na biblioteca existem espaços para a aprendizagem e o estudo em

grupo
Docentes e Investigadores: C8 - As revistas em formato eletrónico e/ou impresso cobrem as minhas

necessidades de informação
Antigos Alunos, Alunos de Cursos Livres e Alunos de Erasmus: A7 - Os funcionários compreendem as
necessidades dos utilizadores
A análise global do questionário segundo as medidas de tendência central apresentou os seguintes resultados:
Dimensões
Média
Mediana
Moda
Valor afetivo do serviço
7,21
8
9
A biblioteca como espaço
6,69
7
8
Controlo da informação
6,82
7
7
Total
6,91
7
9,8,7
Para além deste questionário, e à semelhança do sucedido em anos anteriores, no mesmo período, foi realizado
um outro inquérito por questionário aos utilizadores das bibliotecas da Universidade do Minho para avaliar o seu
grau de satisfação e o modo como são atendidos na Biblioteca Geral, na Biblioteca de Guimarães, na Biblioteca
do Edifício dos Congregados e na Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde.
A aplicação do questionário foi feita por amostra aleatória nos balcões de atendimento das referidas bibliotecas.
Após atos de atendimento, os funcionários dos respetivos balcões entregaram o questionário impresso aos
utilizadores solicitando a sua colaboração. Foram utilizadas caixas para recolha dos questionários colocadas
para o efeito em cada uma das bibliotecas em análise (BGUM, BPG, BEC e BECS).
As figuras a seguir apresentadas sintetizam os resultados obtidos através da aplicação do questionário. A escala
utilizada para as duas primeiras questões foi: 1=Mau; 10=Excelente.
Válidos
N
538
Não responde
-
Média
8,9
Mediana
9,0
Moda
10,0
Figura 6: Questão 1 – Qualidade do atendimento
N
Válidos
Simpatia
Educação
Clareza
Eficiência
Rapidez
Disponibilidade
538
538
538
538
538
538
Não responde
15
Média
9,0
9,3
9,0
9,0
8,8
9,0
Mediana
9,0
10,0
9,0
9,0
9,0
9,0
10,0
10,0
10,0
10,0
10,0
10,0
Moda
Figura 7: Questão 2 – Qualidade do atendimento por fator
Atendimento
N
%
Mau
1
0,2
Insuficiente
1
0,2
Satisfatório
11
2
Bom
66
12,3
Muito bom
263
48,9
Excelente
196
36,4
538
100
S/ indicação
Total
Figura 8: Questão 3 – Avaliação global do atendimento
Os resultados obtidos nos dois questionários permitiram alcançar o objetivo 9 – “Manter o nível de satisfação
dos utilizadores” inscrito nos Objetivos dos SDUM para 2013, tendo até na maior parte dos casos registado uma
ligeira subida.
3.3.2.
Análise do desempenho dos fornecedores
Todos os fornecedores avaliados, ao longo de 2013, alcançaram um índice de qualificação elevado (acima dos
80%).
Nesse mesmo período, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades a
fornecedores:
Processo
Não Conformidade
Serviços de Documentação Digital
4
Total
4
Figura 9: Não conformidades a fornecedores
3.3.3.
Análise das Não Conformidades e Reclamações e estudo de causas
Ao longo de 2013, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades:
Processo
Gestão do Circuito Documental
Não Conformidade
10
16
Gestão do RepositóriUM
11
Gestão das Competências e Saber Fazer
3
Total
24
Figura 10: Não Conformidades registadas e tratadas
E as seguintes Reclamações apresentadas pelos utentes das bibliotecas da UM:
Processo
Reclamações
Serviços de Leitura
57
Serviços de Empréstimo
16
Gestão do RepositóriUM
9
Total
82
Figura 11: Reclamações registadas e tratadas
Os utilizadores das bibliotecas da UM apresentaram ainda as seguintes Sugestões:
Processo
Sugestões
Serviços de Leitura
24
Serviços de Empréstimo
4
Gestão das Aquisições
1
Gestão do Circuito Documental
1
Total
30
Figura 12: Sugestões dos utilizadores registadas e tratadas
Foram ainda registadas e tratadas, ao longo de 2013, as Sugestões de Melhoria e os pedidos de suporte a
seguir apresentados:
Ocorrência
Total
Sugestões de melhoria
6
Pedidos de suporte de infra-estruturas
93
Pedidos de suporte informático
347
Pedidos de suporte análise documental
667
Pedidos de suporte catalogação
2132
Total
3245
Figura 13: Sugestões de melhoria e pedidos de suporte registados e tratados
O estudo das causas das ocorrências registadas, bem como, o tratamento dado às mesmas e respetiva
avaliação de resultados, encontra-se registado na documentação que compõe o processo “Tratamento de Não
Conformes e de Reclamações” da rede de processos do Sistema de Gestão da Qualidade dos SDUM.
17
3.3.4.
Análise da eficácia das ações corretivas e preventivas
O acompanhamento e a avaliação da eficácia das ações corretivas e preventivas são efetuados através do
Programa de Gestão e do Registo de Não Conformidades e de Reclamações.
3.3.5.
Auditorias internas
No dia 11 de junho de 2013, os SDUM realizaram uma auditoria interna global aos seus serviços. Os resultados
dessa auditoria foram os registados na tabela seguinte:
Cláusulas da Norma ISO 9001:2008
Sugestão de Melhoria
5.4 - Planeamento
2
6.3 - Infraestruturas
2
7.4 – Compras
2
7.5 - Produção e fornecimento do serviço
1
8.5 - Melhoria
Total
1
12
Figura 14: Sugestões de Melhoria registadas
O maior número de Sugestões de Melhoria registadas em auditoria incidiu nas cláusulas normativas 5.4, 6.3 e
7.4 relativas, respetivamente, ao Planeamento, Infraestruturas e Compras.
3.3.6.
Formação dos colaboradores
Ao longo de 2013, os colaboradores dos Serviços de Documentação frequentaram as ações de formação abaixo
indicadas, tendo sido avaliadas em termos de eficácia as que se encontram assinaladas:
Ações de formação realizadas
Interna
Orçamento de Estado 2013- Fiscalidade - Plano de Formação Profissional - UMinho
Externa
Eficácia
S
X
N
a)
Open Access Seminar
X
a)
Fontes e Pesquisa de Informação Cientifica Online
X
a)
Seminário: As Alterações ao SIADAP introduzidas pela LOE para 2013 e sua
implementação na UMinho
X
Ferramentas de Photoshop (Imagem Digital)
X
a)
X
INE: Pesquisa de Informação Estatística no Portal de Estatísticas Oficiais
a)
Inglês Específico: Atendimento em Bibliotecas
X
Análise de Dados com IBM SPSS Statistics
X
Microsoft Outlook : Tecnologias de Informação e de Comunicação (TIC) - Plano de
Formação Profissional - UMinho 2013
X
PORDATA - Base de Dados de Portugal Contemporâneo
X
X
X
X
a)
18
EUROSTAT: Estatísticas da União Europeia
X
X
a)
2º Encontro de Bibliotecas do Ensino Superior
X
a)
Criatividade e Inteligência Emocional
X
a)
O Regime do Contrato de Trabalho em Funções Públicas - atualização
a)
Gestão do stress
a)
OAI8 – CERN
X
a)
Facebook Marketing
X
a)
Installing and Configuring Windows Server 2012 (M20410)
X
Gestão de Equipas
X
a)
A Bibliometria na Gestão da Ciência
X
a)
DC 2013 (International Conference on Dublin Core and Metadata Applications)
X
a)
4ª Conferência Luso-Brasileira sobre Acesso Aberto
X
a)
Comunicação e Relacionamento Interpessoal
X
a)
Gestão do Tempo e Organização do Trabalho
X
a)
Implementação e Administração do Serviço de Diretório Microsoft Windows (M20411)
X
Portal do Eurostat / Censos 2011
a)
RIIBES - Formação geral para Técnicos
a)
Portal de Estatísticas Oficiais INE (Instituto Nacional de Estatística)
a)
Portal do Eurostat: Estatísticas da União Europeia
a)
a)
Ação de formação à qual não é aplicável a metodologia de avaliação da sua eficácia
Figura 15: Ações de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM
Refira-se que, para além deste relatório, a avaliação da eficácia das ações de formação é registada no Plano de
Formação de 2013.
O número de horas de formação per capita oscilou entre as 2 e as 84, resultando nos seguintes dados: n.º total
de horas de formação – 880; n.º de colaboradores abrangidos – 38.
Em relação ao nível de formação e qualificação dos colaboradores dos SDUM (objetivo 11 inscrito nos Objetivos
dos SDUM para 2013), segundo os dados apresentados, foi possível aumentar esse mesmo nível.
3.4. Da Secção Administrativa e de Secretariado
Condensa-se no seguinte quadro o movimento de expediente elaborado ao longo do ano, em Braga e Guimarães,
comparando-se com o registado em 2012:
19
DESIGNAÇÃO
BRAGA
TOTAL
GUIMARÃES
2011
2010
Ofícios emitidos (a)
135
03
138
48
Notas Internas (b)
275
0
275
132
Documentos despesa
255
0
255
281
Guias de remessa
1053
296
1349
1139
Guias de entrega
190
0
190
204
Informações de serviço
Faturas/Recibos
3
0
4
3
151
77
228
266
(a) Correspondência emitida para o exterior da U.M.
(b) Ofícios dirigidos a entidades da U.M.
Figura 16: Expediente
Naturalmente que o conteúdo funcional da secretaria dos Serviços não se limita à tarefa de expediente.
Compete-lhe também:
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Arquivar toda a correspondência e outra documentação, produzida no âmbito da gestão dos SDUM;
Manter atualizado e conferido o inventário do material não livro existente;
Executar as operações administrativas referentes a receitas e despesas de qualquer proveniência;
Arrecadar, fornecer e controlar o material de consumo corrente;
Receber, abrir e distribuir toda a correspondência recebida;
Executar o processo de aquisição de bens e serviços;
Promover a circulação interna de documentos;
Controlar o serviço de fotocópias e zelar pelo bom funcionamento das respetivas máquinas;
3.5. Da Divisão de Biblioteconomia
3.5.1.
Setor de Aquisições
O mapa de movimentos que a seguir se apresenta concentra o investimento que a Universidade do Minho fez,
em 2013, para adquirir novos recursos bibliográficos e informativos.
AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA EM 2013
MAPA DE MOVIMENTOS
AQUISIÇÃO DE LIVROS
PROPONENTE
SDUM (1)
PROPONENTE (2)
TOTAL
ADMnistração
424,51 €
424,51 €
A. JURIDICA
290,81 €
290,81 €
CCTT
B. DADOS
36.285,00 €
336,03 €
TOTAL (3)
36.709,51 €
290,81 €
680,19 €
C. ALGORITMI
C. FÍSICA
REVISTAS
336,03 €
680,19 €
336,03 €
478,14 €
478,14 €
20
1.118,10 €
CEB
CEH
CIEd
10.462,75 €
10.462,75 €
1.268,52 €
1.565,39 €
97,98 €
97,98 €
296,87 €
84,85 €
1.118,10 €
2.857,47 €
1.565,39 €
4.845,19 €
CIIDH
CIPsi
1.020,29 €
2.193,43 €
EA
E.C./Dpt. C. da TERRA
E.C./Dpt. FÍSICA
E.C./Dpt. MAT. E APLI.
1.020,29 €
2.193,43 €
2.301,00 €
DFP
DRH
4.845,19 €
97,98 €
CITPE
CMAT
13.405,07 €
2.301,00 €
38,80 €
38,80 €
38,80 €
6.568,84 €
6.568,84 €
6.568,84 €
155,25 €
155,25 €
155,25 €
1.390,68 €
1.390,68 €
45,16 €
45,16 €
1.692,73 €
3.083,41 €
45,16 €
2.040,57 €
E.E. - Presidência
2.040,57 €
E.E./DEC
1.088,87 €
1.088,87 €
1.088,87 €
E.E./DEP
305,28 €
305,28 €
305,28 €
4.920,00 €
E.E./DET
E.E./DPS
401,15 €
401,15 €
E.E./DSI
7,95 e
401,15 €
7,95 €
ECS
3.838,20 €
3.838,20 €
EEG
13.109,00 €
13.109,00 €
2.606,43 €
2.606,43 €
ESEnfermagem
1.282,93 €
1.282,93 €
IE
ILCH
115.936,44 €
129.095,44 €
100,84 €
100,84 €
2.606,43 €
213,80 €
1.496,73 €
675,90 €
675,90 €
7.504,01 €
8.230,93 €
6.305,07 €
3.814,48 €
10.119,55 €
559,73 €
273,11 €
832,84 €
41,17 €
41,17 €
41,17 €
1.445,31 €
1.445,31 €
1.445,31 €
737,40 €
737,40 €
737,40 €
21,60 €
21,60 €
21,60 €
IMARKE
NIPE
REITORIA/PR-FL
REITORIA/VR-GTD
SDUM
348,05 €
726,92 €
GPI
ICS
340,10 €
3.838,20 €
50,00 €
EPSI - Presidência
EPSI
4.920,00 €
555,66 €
555,66 €
675,90 €
1.830,90 €
10.061,83 €
10.119,55 €
133,31 €
585,00 €
966,15 €
8.642,26 €
9.782,92 €
SGQ
483,97 €
483,97 €
483,97 €
U. ARQUEOLOGIA
200,78 €
200,78 €
200,78 €
58.515,72 €
67.361,12 €
TOTAIS
8.845,40 €
6.071,22 €
182.278,39 €
255.710,73 €
Notas
(1) - Aquisições efetuadas pelos SD
(2) - Aquisições efetuadas diretamente pelas Unidades
(3) - Total de despesas (livros + revistas + bases de dados)
Figura 17: Aquisição de bibliografia em 2013
Comparativamente com os valores de 2012 verificou-se um decréscimo global de 20,1% na aquisição de
novos recursos bibliográficos e informativos, ou seja, menos 64.391,89 €, continuando a tendência
registada em 2012.
21
A diminuição do investimento evoluiu de forma diferente de acordo com os tipos de recursos informativos:
menos 46,6% ou 58.765,10 € no investimento na aquisição de monografias, mais 15,5% ou 24.409,53 €
de investimento em bases de dados e menos 83,2% ou 30.036,32 € de investimento em revistas científicas
O gráfico da Figura 18, onde para efeitos comparativos entre os diferentes anos está agregada a aquisição
de livros com a assinatura de bases de dados e a assinatura de revistas em papel com a assinatura de
revistas eletrónicas, ilustra a tendência que se vem verificando nos últimos anos quanto à aquisição e
assinatura de recursos bibliográficos e informativos na UMinho.
900.000,00 €
Aquisições / ano
800.000,00 €
Livros
Revistas
Total
700.000,00 €
600.000,00 €
500.000,00 €
400.000,00 €
300.000,00 €
200.000,00 €
100.000,00 €
0,00 €
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Figura 18: Investimento em livros e revistas
O setor de aquisições bibliográficas recebeu 9.122 volumes de monografias, correspondentes a 1.580 compras
e 7.542 ofertas. Comparativamente a 2012, o número global de entradas aumentou 36,7%, o que se deveu ao
aumento de 95,7% do número de exemplares recebidos por oferta (em resultado da oferta da biblioteca do
arquiteto Nuno Portas). No entanto, acentuou-se a tendência de decréscimo no número de exemplares
adquiridos por compra (menos 44%).
22
12.000
10.000
8.000
6.000
4.000
2.000
0
2008
2009
2010
2011
2012
2013
Compras
4.198
3.416
4.232
4.063
2.820
1.580
Ofertas
7.069
6.757
3.676
3.300
3.853
7.542
Totais
11.267
10.173
7.908
7.363
6.673
9.122
Braga
9.649
9.180
6.582
6.515
6.057
6.045
Guimarães
1.618
993
1.326
848
616
3.077
Figura 19: Novos livros recebidos
No que diz respeito às publicações periódicas, no ano de 2013 registaram-se alterações significativas no número
de títulos assinados pelas unidades e recebidos nas bibliotecas da Universidade do Minho, tendo sido assinados
apenas 23 títulos, menos 79,8%, ou seja menos 91 títulos que em 2012. O número de revistas acessíveis em
formato eletrónico através da B-on permaneceu estável dado que se mantiveram as mesmas editoras.
3.5.2.
Setor de Catalogação
Durante o ano de 2013, o setor de catalogação efetuou a descrição bibliográfica de novos documentos,
inserindo e validando os respetivos registos na base de dados; procedeu à atualização de registos existentes;
efetuou a colagem de etiquetas (antifurto, código de barras e cota) e respetiva plastificação e, finalmente
procedeu à embalagem e envio de publicações para as bibliotecas depositárias, acompanhadas de guias de
remessa. Neste contexto, verificou-se um tempo médio de processamento das 9.123 novas publicações
monográficas (descrição bibliográfica, etiquetagem e elaboração de guias de remessa) de 2,8 dias, tendo sido
concluído o tratamento técnico do total das publicações adquiridas por compra ou oferta durante o ano de 2013.
Trabalharam regularmente neste setor, em Braga, três assistentes técnicas (com formação profissional
especifica em Biblioteca e Documentação), e em Guimarães, uma assistente técnica (com formação profissional
específica em Biblioteca e Documentação).
O contínuo crescimento do RepositóriUM continuou a justificar o envolvimento da equipa do setor de
23
catalogação, que para além do processo de descrição ou atualização bibliográfica de alguns destes documentos
eletrónicos no catálogo bibliográfico, procedeu também à validação dos metadados de 2.034 documentos
depositados no RepositóriUM (um aumento de 23% relativamente aos documentos validados em 2012).
Em 2013 foram introduzidas na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, as referências de
10.928 novas publicações (uma diminuição de 12,5% comparativamente a 2012): 7.075 em Braga (4.050
monografias, 1.307 fascículos de publicações periódicas, 1.718 documentos audiovisuais, multimédia e
cartográficos) e 3.853 em Guimarães (3.381 monografias, 395 fascículos de publicações periódicas e 77
documentos audiovisuais, multimédia e cartográficos). Na Figura 20 pode observar-se o total das publicações
que receberam tratamento técnico documental nos Serviços de Documentação e a sua distribuição pelas
respetivas bibliotecas depositárias em 2013, comparando com a situação verificada no ano de 2012.
2012
Monografias e
BIBLIOTECA
Outras
Publicações
2013
Publicações
Periódicas
Monografias e
Total
Outras
Publicações
Publicações
Periódicas
Total
4.231
815
5.046
3.538
584
4.122
BPG
498
1.080
1.578
472
353
825
BCE
1.205
101
1.306
1.295
72
1.367
BCEH
847
306
1.153
470
289
759
BEC
111
60
171
79
96
175
2.926
32
2.958
BGUM
BNP
BECS
411
191
602
289
37
326
OUTRAS
348
2.283
2.631
157
239
396
7.651
4.836
12.487
9.226
1.702
10.928
TOTAL
Figura 20: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2012 e 2013
Deste processo resultou a criação de 7.780 novos registos bibliográficos (um aumento de 33,9%
comparativamente a 2012): 5.462 foram introduzidos nos Serviços de Documentação em Braga (3.323 relativos
a monografias, 2.113 a documentos audiovisuais, multimédia e cartográficos e 26 a publicações periódicas) e
2.318 em Guimarães (2.250 relativos a monografias, 66 a documentos audiovisuais, multimédia e cartográficos
e 2 a publicações periódicas). Para os 6.867 novos autores, foi estabelecida a correspondente entrada de
autoridade.
Na Figura 21 pode observar-se o ritmo mensal de entradas dos novos registos bibliográficos em 2012 e 2013.
24
Registos por mês/ano
1.200
2012
2013
1.000
800
600
400
200
0
Jan
Fev
Mar
Abr
Maio
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov
Dez
Figura 21: Entradas mensais de novos registos em 2012 e 2013
Considerando os 237 dias úteis de 2013, verifica-se uma média diária de 32,8 novos registos bibliográficos, o
que representa um aumento de 34,4% face à média diária de 24,4 registos verificada em 2012.
Foram ainda recolhidos elementos que permitiram a atualização de 3.148 registos existentes: 1.613 em Braga e
1.535 em Guimarães, respeitantes a documentos repetidos, obras em volumes, material acompanhante ou
novos fascículos de publicações periódicas.
Em 31 de Dezembro de 2013, a base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, incluía 316.655
registos bibliográficos, correspondentes a 414.350 volumes de monografias, 17.502 documentos audiovisuais,
cartográficos e multimédia e 349.658 fascículos de publicações periódicas.
3.5.3.
Setor de Análise Documental
Durante o ano de 2013, o setor de análise documental continuou a realizar as suas atividades no sentido de
facilitar e melhorar o acesso aos recursos bibliográficos e informativos disponibilizados na Universidade do
Minho.
O processo de construção do ficheiro de autoridades do catálogo bibliográfico da U.M. foi continuado, com a
validação de 126 registos de autoridade (uma diminuição de 48,1% relativamente aos 243 registos validados em
2012).
Os conteúdos do RepositóriUM continuaram a merecer a dedicação da equipa, que procedeu à validação dos
metadados de 911 documentos (menos 1.399 documentos validados que em 2012).
No ano em análise, foram pesquisados e classificados 9.750 volumes de publicações monográficas (mais 46,1%
25
que em 2012), tendo sido verificada a classificação de todos os documentos repetidos, obras em volumes ou
material acompanhante, que deram entrada nos SDUM durante o ano de 2013. O tempo médio de
processamento (pesquisa e classificação) das publicações monográficas foi de 0,07 dias.
A Figura 22 permite visualizar a distribuição mensal das publicações monográficas classificadas em Braga e
Guimarães em 2012 e 2013.
Classificações por mês/ano
1.500
2012
2013
1.200
900
600
300
0
Jan
Fev
Mar
Abr
Maio
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov
Dez
Figura 22: Publicações monográficas classificadas em 2012 e 2013
O processo de análise documental foi efetuado por três técnicos superiores de biblioteca e documentação, sendo
de referir que uma das técnicas superiores acumula o trabalho da análise documental com as funções inerentes
à coordenação da biblioteca da U.M. em Guimarães e do sector de difusão de informação e outra com a
responsabilidade pelo Sistema de Gestão da Qualidade.
Relativamente à distribuição da tarefa da classificação entre Braga e Guimarães, 6.673 volumes de publicações
monográficas (68,4%) foram classificados em Braga e 3.077 (31,6%) em Guimarães.
3.5.4.
Setor de Leitura e Empréstimo
Em 2013, as salas de leitura da Biblioteca Geral (BGUM) e da Biblioteca da UM em Guimarães (BPG),
continuaram a registar níveis de utilização elevados, registando-se frequentes situações de superlotação.
Também com níveis muito elevados de ocupação e lugares frequentemente esgotados estiveram as salas de
estudo em grupo da BGUM (com novos espaços que, entre 14 de junho e 13 de julho, e a partir de 28 de
novembro, funcionaram em permanência, 24 horas por dia) e da BPG (com 208 lugares, 96 dos quais
disponibilizados em permanência, 24 horas por dia desde 31 de outubro, em espaços exteriores à biblioteca).
No sector de leitura e empréstimo exerceram funções 15 funcionários na BGUM, cinco na BPG, um na Biblioteca
26
do Edifício dos Congregados (BEC) e um na Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde (BECS).
A BGUM esteve aberta ao sábado de manhã e praticou o horário alargado, de segunda a sexta-feira, até às
24H00, durante o período letivo. A BPG praticou o horário alargado, de segunda a sexta-feira, até às 24h00
durante o período letivo.
Em 2013, foram introduzidos os dados relativos a 6.780 novos utilizadores, ficando com inscrição válida nas
bibliotecas da U.M. 22.306 utilizadores, dos quais 10.077 (45,2%) efetuaram operações relacionadas com o
empréstimo de publicações. Tendo em conta o número de utilizadores potenciais, por tipo de utilizador,
verificamos que durante o ano de 2013 efetuaram operações relacionadas com empréstimos, cerca de 44%
(5.414) dos alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados, 59,1% (2.538) dos alunos do 2º ciclo, 31,8%
(581) dos alunos do 3º ciclo, 41% (499) dos docentes e 39,4% (1.045) dos outros tipos de utilizador (antigos
alunos, alunos Erasmus, leitores externos, funcionários e investigadores).
Relativamente ao comportamento dos utilizadores na observação do regulamento das bibliotecas da U.M.,
passaram pelo sistema antifurto da BGUM 3 utilizadores com obras não requisitadas e pelo sistema antifurto da
BPG 16 utilizadores. Na BEC não se registaram passagens com publicações não requisitadas. A BECS continua
sem possuir sistema antifurto, pelo que, apesar de algumas situações pontualmente identificadas, não nos é
possível aferir com objetividade o número de utilizadores que saíram da biblioteca com publicações não
requisitadas.
Os balcões de atendimento das bibliotecas da Universidade do Minho que utilizam o sistema de gestão integrado
de empréstimos em uso nos Serviços de Documentação (BGUM, BPG, BEC, BECS e Biblioteca de Ciências da
Educação - BCE) realizaram no seu conjunto 181.420 operações relacionadas com o empréstimo, renovação de
empréstimo, devolução e reserva de publicações monográficas, valor que corresponde a uma diminuição de
21,7% relativamente a 2012 (ver Figura 23).
2013
Biblioteca
BGUM
Empréstimo
Renovação
TOTAL
Devolução
Reserva
2013
2012
50.074
24.857
49.715
1.477
126.123
163.355
BPG
8.865
3.555
8.782
195
21.397
28.248
BCE
6.982
5.454
6.977
192
19.605
23.943
BECS
3.096
2.078
3.068
83
8.325
9.418
BEC
2.350
1.233
2.353
34
5.970
6.875
71.367
37.177
70.895
1.981
181.420
231.839
TOTAIS
Figura 23: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento
A diminuição acima mencionada verificou-se em todas as bibliotecas: 22,8% na BGUM; 24,3% na BPG; 18,1% no
BCE; 11,6% na BECS; 13,2% na BEC, continuando a tendência de decréscimo já observada nas operações
realizadas no último trimestre de 2012.
27
A Figura 24 permite observar a percentagem total de movimentos efetuados, em 2013, nos balcões de
atendimento (empréstimos, renovações, devoluções e reservas) pelas bibliotecas em análise.
11%
5%
3%
12%
BGUM
BPG
BCE
BECS
BEC
69%
Figura 24: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2013
Relativamente à operação de renovação de publicações, durante o ano de 2013, foram realizadas 142.823
renovações, o que representa uma diminuição de 18,3% relativamente ao total de 2012, continuando a
tendência de decréscimo verificada no último trimestre de 2012.
Do conjunto de renovações em 2013, 37.177 foram realizadas nos balcões de atendimento (menos 26% do que
em 2012) e 105.646 foram efetuadas diretamente pelos utilizadores via Internet, através do catálogo
bibliográfico (menos 15,2 % do que em 2012).
Os alunos do 2º ciclo foram os utilizadores que mais recorreram a este serviço, com 50.624 renovações
(38.490 efetuadas via internet e 12.314 solicitadas nos balcões de atendimento), seguindo-se os alunos do 1º
ciclo e do ciclo de estudos integrados com 43.722 pedidos (33.072 efetuados via internet e 10.650 nos balcões
de atendimento), os docentes com 17.880 renovações (15.046 efetuadas via internet e 2.834 solicitadas nos
balcões de atendimento) e os alunos de doutoramento com 17.080 (10.999 efetuadas via internet e 6.081
solicitadas nos balcões de atendimento).
É de referir que das 37.177 renovações solicitadas nos balcões de atendimento, 1.518 (menos 27,9% do que
em 2012) foram solicitadas através do serviço de renovação via correio eletrónico, tendo-se verificado uma
média diária de 6,4 respostas, asseguradas pela BGUM e pela BPG.
Relativamente às reservas de publicações, durante o ano de 2013 foram realizadas 3.707, o que representa
uma diminuição de 17,% relativamente a 2012.
Do conjunto das reservas efetuadas em 2013, 1.981 foram realizadas nos balcões de atendimento (menos
27,2% que em 2012), 16 das quais foram solicitadas via e-mail e 1.726 foram efetuadas diretamente pelos
utilizadores via Internet, através do catálogo bibliográfico (menos 2,2% que em 2012).
28
Os alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados foram os utilizadores que mais recorreram a este serviço
com 1.544 reservas (698 efetuadas via internet e 846 solicitadas nos balcões de atendimento), seguindo-se os
alunos do 2º ciclo com 1.411 pedidos (789 efetuados via internet e 622 nos balcões de atendimento).
Durante o período de abertura da BGUM aos sábados de manhã, registaram-se 2.824 movimentos relacionados
com o empréstimo de publicações (menos 22,4% que em 2012): 1.314 empréstimos, 1.256 devoluções, 214
renovações e 40 reservas. Considerando os 39 sábados de funcionamento da BGUM em 2013, regista-se uma
média diária de 72,4 movimentos.
Durante o período de abertura da BGUM e da BPG no horário das 20h00 às 24h00 registaram-se 11.089
movimentos relacionados com o empréstimo de publicações: 4.236 empréstimos, 3.987 devoluções, 2.705
renovações e 161 reservas. A BGUM, nos 187 dias de funcionamento, registou 9.815 movimentos (menos 18%
que em 2012), o que equivale a uma média diária de 52,5 movimentos.
A BPG, nos 137 dias de funcionamento, registou 1.274 movimentos, ou seja, uma média diária de 9,3
movimentos, revelando também uma tendência de decréscimo face aos 587 movimentos realizados nos 49 dias
de funcionamento em 2012.
É de referir que das 254.842 publicações monográficas disponibilizadas para empréstimo (181.379 na BGUM,
44.055 na BPG, 20.212 na BCE, 5.616 na BEC e 3.580 na BECS), em 2013, foram requisitadas 71.367
(50.074 na BGUM, 8.865 na BPG, 6.982 na BCE, 3.096 na BECS e 2.350 na BEC), ou seja, 28% do fundo
documental requisitável. Estes números representam um decréscimo, em termos absolutos e relativos,
relativamente aos verificados em 2012: 88.296 publicações requisitadas, correspondendo a 35,4% do fundo
requisitável.
Do total das publicações requisitadas em 2013, 6 foram solicitadas no âmbito do serviço de empréstimo à
distância por antigos alunos.
Apesar de o sistema de gestão integrada de bibliotecas possibilitar que os utilizadores possam requisitar,
renovar, devolver e reservar publicações monográficas em qualquer uma das bibliotecas que utilizam este
sistema informático, em 2013, foi possível movimentar publicações devido a empréstimo ou devolução entre a
BGUM, a BPG e a BCE e entre a BGUM, a BPG e a BEC num total de 21.125 publicações monográficas, das
quais, 10.326 (48,7%) na BGUM (menos 11,4% que em 2012); 4.562 (21,5%) na BPG (mais 12,6% que em
2012); 5.624 (26,5%) na BCE (menos 15,3% que em 2012) e 703 (3,3%) na BEC (mais 651 publicações
movimentadas do que em 2012). Relativamente ao ano de 2012, registou-se uma diminuição global de 6,1%.
Comparando apenas os movimentos entre a BGUM e a BPG, verificamos uma diminuição de 5,2%.
Nas páginas anteriores, procurou-se objetivar o movimento de publicações nos balcões de atendimento das
bibliotecas da U.M. No entanto, considerando o regime de livre acesso às estantes e a total liberdade de
movimentos concedida aos utilizadores, esses dados ignoram inteiramente o movimento de utilizadores que,
sem necessidade de se dirigirem aos balcões de atendimento, utilizaram diariamente as salas de leitura e de
estudo em grupo movimentaram milhares de publicações das estantes.
29
Um contador de passagens instalado na BGUM registou durante 2013 um total de 382.428 saídas, o que
representa uma média diária global de 1.614 passagens (mais 17,2% que em 2012). Do total de passagens,
4.793 ocorreram nas manhãs de sábado em que a biblioteca se encontrou aberta (média de 123 passagens por
sábado, menos 5,6% do que em 2012), 377.635 nos restantes dias (média de 1.593 passagens, mais 17,3%
que em 2012), incluindo aqui as 37.960 passagens nos períodos de abertura entre as 20H00 e as 24H00
(média diária de 203 passagens, mais 16,4% do que em 2012).
Na BPG, o contador de passagens registou 289.295 saídas, o que representa uma média diária global de 1.221
passagens (mais 6,5% que em 2012). Do total de passagens, 15.506 nos períodos de abertura entre as 20H00
e as 24H00 (média diária de 113 passagens).
Na BEC, registaram-se 13.914 saídas, correspondendo a uma média diária de 59 passagens (menos 16,9% que
em 2012).
Na Biblioteca Nuno Portas (BNP), inaugurada em 1 de novembro e com funcionamento diário de 3 horas desde
o dia 4 de novembro, registaram-se 576 saídas, correspondendo a uma média diária de 12,3 passagens.
Dos 70.895 atos de devolução de empréstimos efetuados em 2013 na BGUM, na BPG, na BEC, na BCE e na
BECS, 15.019 ou seja, 21,2% foram sujeitos ao pagamento de multas. Comparando estes valores com os
registados no ano anterior verifica-se uma diminuição em termos absolutos (90.563.325 devoluções sujeitas a
multa em 2012) e um aumento em termos percentuais (20,9% em 2012).
3.5.5.
Fundo Documental
Em 2013 permaneceram os constrangimentos resultantes do encerramento ao público do depósito de
publicações da Biblioteca Geral, no âmbito das obras de remodelação e melhoramento de espaços da BGUM.
No entanto, tendo sido concluída a intervenção no depósito com a instalação de estantaria compacta em
Outubro de 2013, foi possível iniciar no final desse mês o processo de transferência para o novo depósito de
estantes compactas dos cerca de 177.600 exemplares de publicações monográficas e fascículos de publicações
periódicas, sem taxa de utilização e que se encontram indisponíveis noutro espaço da UM. Até 31 de dezembro
foram transferidos e disponibilizados 47.283 exemplares de publicações monográficas.
Na BPG foi efetuada a transferência para o depósito de 589 exemplares sem taxa de utilização nos últimos anos.
30
3.6. Da Divisão de Informação
3.6.1.
Setor da Biblioteca Digital
O setor da Biblioteca Digital tem por funções garantir a gestão e manutenção da presença web dos SDUM, a
gestão, manutenção e disseminação de recursos bibliográficos em formato eletrónico licenciados na
Universidade do Minho e a seleção e disseminação de recursos bibliográficos em acesso livre.
3.6.1.1.
Website dos SDUM
O website dos SDUM é um portal que agrega informação relativa às várias bibliotecas da U.M., aos serviços
prestados pelos SDUM, aos recursos bibliográficos e informativos disponíveis aos membros da Universidade do
Minho, entre outros conteúdos. Relativamente aos níveis de acesso verificados em 2013, o número de visitas e o
número de páginas consultadas manteve valores muito aproximados. Em termos globais, o servidor dos SDUM
registou 211.501 acessos em 2013, perfazendo uma média de 579 visitas diárias.
Total de visitas
2012
2013
210.966
211.501
- Média diária
Total de páginas
- Média diária
578
579
578.242
568.511
1.584
1.558
Figura 25: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website
Visitas / mês
2012
30.000
2013
25.000
200.000
20.000
150.000
15.000
100.000
10.000
50.000
5.000
0
Visitas / ano
250.000
0
Jan
Fev Mar Abr
Mai Jun
Jul
Ago
Set
Out Nov Dez
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Figura 26: Visitas ao Website por mês/ano
31
Ao longo do ano foram desenvolvidas algumas melhorias na presença Web dos SDUM, designadamente:

Configuração de plataforma para exibição de calendário e registo de formações;


Desenvolvimento de um conjunto de melhorias no catálogo bibliográfico;
Iniciação da digitalização de capas, sumários e contracapas de publicações provenientes do acervo
doado pelo Arquiteto Nuno Portas.
3.6.1.2.
Catálogo Bibliográfico da U.M.
O catálogo bibliográfico é o serviço de pesquisa que dá acesso às referências bibliográficas de todos os
documentos existentes nas bibliotecas da Universidade do Minho. No ano de 2013, registou-se uma diminuição
em 10,1% no número de acessos a este serviço, face a 2012, tendo-se registado 408.391 sessões. Este número
refere-se apenas ao total de sessões realizadas com pesquisas, e não ao número global de sessões para outras
operações, como a consulta de índices, o acesso à área pessoal, aos serviços de renovação ou reserva via Web.
Ao conjunto de sessões correspondeu um total de 1.584.384 pesquisas, menos 0,4% do que em 2012.
Sessões / mês
60.000
55.000
50.000
45.000
40.000
35.000
30.000
25.000
20.000
15.000
10.000
5.000
0
2012
2013
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Sessões / ano
500.000
450.000
400.000
350.000
300.000
250.000
200.000
150.000
100.000
50.000
0
Pesquisas / mês
250.000
2012
2013
2.500.000
200.000
2.000.000
150.000
1.500.000
100.000
1.000.000
50.000
500.000
0
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Pesquisas / ano
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Figura 27: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano
32
3.6.1.3.
Serviço de Pesquisa A-to-Z
O serviço A-to-Z é uma ferramenta de pesquisa que permite a localização de revistas e livros eletrónicos
disponíveis em texto integral na Universidade do Minho por compra ou assinatura, para além de outras revistas
de acesso livre igualmente aí referenciadas. De Janeiro a Dezembro de 2013, este serviço registou uma
diminuição de 8,9% no número de acessos, face a 2012, com um total de 9.071 sessões. Ao conjunto de
sessões correspondeu um total de 18.914 pesquisas, menos 8,5% do que em 2012.
Sessões / mês
2012
1.750
2013
1.500
Sessões / ano
12.500
10.000
1.250
1.000
7.500
750
5.000
500
2.500
250
0
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
2010
Pesquisas / mês
3.500
2012
2013
3.000
2012
2013
2012
2013
Pesquisas / ano
25.000
20.000
2.500
2.000
15.000
1.500
10.000
1.000
5.000
500
0
2011
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
0
2010
2011
Figura 28: Sessões e pesquisas no serviço AtoZ por mês
3.6.1.4.
Bases de dados bibliográficos
Em 2013 foi renovado o protocolo de cooperação entre a Universidade do Minho e a Fundação para a
Computação Científica Nacional relativo à iniciativa Biblioteca do Conhecimento Online (b-on), para o triénio
2013-2015. Os recursos contratados no âmbito do consórcio nacional b-on, de acordo com o modelo All for
All, foram os seguintes: American Chemical Society (ACS), American Institute of Physics (AIP), Annual
Reviews (AR), Association for Computing Machinery (ACM), Elsevier Freedom Collection, IEEE, Institute of
33
Physics (IOP), revista Nature, Royal Society of Chemistry (RSC), coleções Political e Sociology da Sage,
Society for Industrial and Applied Mathematics (SIAM), Springer, Taylor & Francis, Wiley, totalizando cerca
de 6.000 periódicos; as bases de dados em texto integral Academic Search Complete e Business Source
Complete da EBSCO, que dão acesso a cerca de 15.500 títulos com texto integral (contém períodos de
embargo); as bases referenciais Library, Information Science & Technology Abstracts (LISTA) e Zentralblatt;
e as bases de dados da ISI Web of Knowledge (Web of Science, Conference Proceedings, Current Contents
Connect, Journal Citation Reports, Essential Science Indicators). A renegociação b-on para o novo triénio
implicou a perda de alguns conteúdos do IEEE, designadamente as revistas e conferências IEE, as revistas
AIP, AVS e IBM e o arquivo de revistas e conferências IEEE, anteriores a 2005. Para além dos recursos
incluídos na b-on (All for All), a Reitoria e várias UOEI e UI&D da UMinho procederam, em 2013, à
assinatura de algumas bases de dados com acesso na rede da Universidade, designadamente: as bases de
dados Bibliography and Handbook of Translation Studies, Colour Index International, Communication
Abstracts e SCOPUS; as bases de dados/portais com texto integral ABI-Inform Complete, HeinOnline Core
Collection, NBER e Worth Global Style NetWork; as coleções de revistas eletrónicas, Emerald Engineering,
Emerald Management, JSTOR Arts & Science III; os recursos de referência Infopédia da Porto Editora e
Diário da República Online. Estiveram ainda acessíveis recursos, cuja assinatura se manteve em vigor,
designadamente: EconLit Full Text, JSTOR Business Collection, Mathscinet, Political Science Complete, Palgrave
Dictionary of Economics Online, PSYCArticles e PSYCInfo.
Relativamente à taxa de utilização dos recursos bibliográficos mencionados, apresentam-se em primeiro lugar os
dados dos recursos com texto integral disponíveis via b-on, medidos através do número de downloads de artigos.
Em 2013, verificou-se um aumento do número de downloads, na ordem dos 9%, relativamente ao ano anterior
(Figura 29 e Figura 30), com diferentes flutuações ao nível dos diversos recursos. Podemos constatar
significativos aumentos no número de downloads em recursos como a ACM, a Nature, a Springer, a Taylor &
Francis e Wiley, verificando-se decréscimos mais acentuados nos recursos AIP e EBSCO.
Editora
2012
2013
Var.%
ACM
3.141
4.126
31,4%
ACS
22.128
21.025
-5,0%
AIP
4.988
3.887
-22,1%
2.840
2.822
-0,6%
EBSCO
32.721
24.561
-24,9%
Elsevier
394.885
401.556
1,7%
IEEE
11.578
8.211
-29,1%
IOP
4.241
4.797
13,1%
Nature
2.825
4.759
68,4%
RSC
8.109
11.451
41,2%
Sage
4.239
3.690
-13,0%
AR
39
94
141,0%
Springer
52.933
71.026
34,2%
T&F
25.642
34.402
34,2%
SIAM
34
Wiley
48.844
77.638
59,0%
Total
619.154
674.045
8,9%
Figura 29: B-on – Número de downloads por recurso em 2012 e 2013
Downloads / mês
80.000
2012
70.000
60.000
50.000
40.000
30.000
20.000
10.000
0
Downloads / ano
2013
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
800.000
700.000
600.000
500.000
400.000
300.000
200.000
100.000
0
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Figura 30: B-on – Downloads por mês/ano
A editora com maior utilização e número de artigos descarregados mantém-se a Elsevier, uma das editoras com
maior número de títulos disponibilizados e de abrangência multidisciplinar. No entanto, se relacionarmos os
níveis de utilização de cada uma das editoras com o número de títulos que disponibilizam, outras editoras se
destacam, designadamente a Nature, a ACS, a AIP e a RSC (ver Figura 31).
Média de downloads por editora/títulos
2012
900
4759
750
600
478
6
42 28
Spri 1675
57
Wiley 454
171
123
T&F 1226
Ebs 12859
2
IEEE 135
61
Elsev 2369
AR 37
AIP 13
ACS 44
ACM 55
Wiley
T&F
SIAM
Springer
RSC
Sage
IOP
Nature
IEEE
Elsevier
AR
EBSCO
AIP
ACS
ACM
170
76
75
IOP 39
300
0
369
299
Sage 65
450
150
2013
SIAM 15
2013
RSC 31
2012
Nature 1
Downloads / Editora
450.000
400.000
350.000
300.000
250.000
200.000
150.000
100.000
50.000
0
Figura 31: B-on – Downloads por editor
No que diz respeito às bases de dados de âmbito multidisciplinar da ISI Web of Knowledge (ver Figura 32 e
Figura 33) registaram-se um total de 92.225 pesquisas na Web of Knowledge (pesquisa simultânea em todas as
35
bases), 45.286 pesquisas na Web of Science, 2.657 pesquisas na ISI Current Contents, 466 pesquisas na
Medline, 57 pesquisas na base de dados de patentes ISI Derwent Innovations Índex, 13.314 pesquisas na base
bibliométrica Journal Citation Reports e 896 pesquisas na base Essential Science Indicators. Relativamente à
base de dados referencial Zentralblatt Math, especializada na área de matemática, verificou-se um aumento no
número de pesquisas, registando apenas 416 pesquisas.
Recurso
2012
2013
Var. %
ISI WoK
94.770
92.225
-2,7%
ISI WoS
50.350
45.286
-10,1%
ISI CCC
3.878
2.657
-31,5%
ISI Medline
1.670
466
-72,1%
11.228
13.314
18,6%
123
57
-53,7%
1.331
896
-32,7%
145
416
187,2%
163.495
155.317
-5,0%
ISI JCR
ISI Derwent
ESI
Zentralblatt
Total
Figura 32: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do
número de pesquisas
28.000
Pesquisas / mês
2012
2013
24.000
20.000
16.000
12.000
8.000
4.000
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Figura 33: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês
Apresentam-se seguidamente os dados de utilização dos recursos bibliográficos subscritos pela Universidade do
Minho. Ao nível das bases de dados bibliográficos com texto integral, a taxa de utilização foi medida com base
no número de downloads de artigos (ver Figura 34 e Figura 35).
▪
Na base de dados ABI/Inform Global, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 5.270
downloads, menos 35,2% do que no ano anterior (8.130 downloads).
▪
Na base de dados EconLit Full Text, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 1.307
downloads, menos 37,7% do que no ano anterior (2.099 downloads).
▪
Na coleção de revistas da Emerald, com cobertura nas áreas de gestão, gestão industrial e ciências da
informação, registaram-se 11.728 downloads, mais 10,3% do que no ano anterior (10.633 downloads).
A Infopédia registou 16.802 consultas nos dicionários e enciclopédia, mais 5,7% do que no ano anterior
(15.889 consultas).
No arquivo de revistas JSTOR, coleções de revistas na área de gestão e na área de humanidades,
registaram-se 11.929 downloads, menos 14,1% do que no ano anterior (13.882 downloads).
No dicionário online Palgrave Dictionary of Economics registaram-se 21 consultas.
Na base de dados Political Science, especializada na área das ciências políticas, registaram-se 610
downloads, menos 26% do que no ano anterior (824 downloads).
Na base de dados PsyARTICLES, especializada na área de psicologia, registaram-se 5.624 downloads,
menos 30,9% do que no ano anterior (8.134 downloads).
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Não foi possível obter dados de utilização dos recursos: Diário da República Online, HeinOnline
Collection e Worth Global Style NetWork.
36
Recurso
2012
2013
Var. %
ABI/Inform
8.130
5.270
-35,2%
EconLit FT
2.099
1.307
-37,7%
Emerald
10.633
11.728
10,3%
Infopédia
15.889
16.802
5,7%
JSTOR
13.882
11.929
-14,1%
76
21
-72,4%
Palgrave Dic.
Political Science
PsycARTICLES
Total
824
610
-26,0%
8.134
5.624
-30,9%
59.667
53.291
-10,7%
Figura 34: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads
Downloads / mês
10.000
2012
2013
8.000
6.000
4.000
2.000
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Figura 35: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês
Ao nível das bases de dados referenciais constatamos um acentuado aumento nos níveis de utilização face ao
ano de 2012, em 44,5%, em larga medida impulsionado pela manutenção da disponibilidade da base de dados
Scopus. Apresenta-se abaixo os dados relativos às bases de dados, medidos com base no número pesquisas
(ver Figura 36 e Figura 37).
Recurso
Colour Index
Comunication Abs.
2012
2013
Var.%
s.d.
s.d.
s.d
5.312
4.152
-21,8%
MathSciNet
12.113
21.662
78,8%
PscyInfo
10.236
7.267
-29,0%
Scopus
42.088
67.739
60,9%
Total
69.749 100.820
44,5%
Figura 36: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas
37
Pesquisas / mês
18.000
2012
2013
16.000
14.000
12.000
10.000
8.000
6.000
4.000
2.000
0
Jan
Fev
Mar
Abr
Mai
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov Dez
Figura 37: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês
▪
Na base de dados Communication Abstracts, especializada na área de comunicação, registaram-se
4.152 pesquisas, menos 21,8% face ao ano anterior (5.312 pesquisas).
Na base de dados MathSciNet, especializada na área de matemática, registaram-se 21.662 pesquisas,
▪
mais 78,8% do que no ano anterior (12.113 pesquisas).
Na base de dados PsycINFO, especializada na área de psicologia, registaram-se 7.267 pesquisas em
▪
2013, menos 29% do que no ano anterior (10.236 pesquisas).
Na base de dados Scopus, recurso de âmbito multidisciplinar, registaram-se 67.739 pesquisas em
▪
2013, traduzindo um aumento de 60,9% face ao ano anterior (42.088 pesquisas).
Não foi possível aceder a dados de utilização da base de dados Colour Índex International.
▪
3.6.2.
Setor de Difusão de Informação
O setor de Difusão de Informação tem por funções garantir a obtenção e disseminação de recursos bibliográficos
e informativos através dos serviços de fornecimento de documentos e de empréstimo inter-bibliotecas, do serviço
de referência e de outras iniciativas de divulgação.
3.6.2.1.
Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-Bibliotecas
O serviço de fornecimento de documentos e empréstimo inter-bibliotecas, assegurado pelo Gabinete de Difusão
de Informação, teve um volume de pedidos internos e externos ligeiramente inferior em 0,5% e uma taxa de
satisfação superior em 2,9%, face aos valores registados em 2012 (ver Figura 38). No ano 2013, os pedidos
efetuados por utentes da U.M., para o fornecimento de documentos do exterior, diminuíram 16,4%, passando de
207 pedidos em 2012 para 173 pedidos em 2013. Os pedidos provenientes do exterior, para o fornecimento de
documentos disponíveis na Universidade do Minho, aumentaram 16,9%, passando de 189 pedidos em 2012
para 221 pedidos em 2013.
38
Totais
Tipo Pedido
Taxa de Satisfação
2012
2013
Var.%
2012
2013
Var.%
Internos
207
173
-16,4%
90,8%
92,5%
1,8%
Externos
189
221
16,9%
93,7%
95,0%
1,5%
Total
396
394
-0,5%
91,1%
93,8%
2,9%
Figura 38: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos
Ao longo dos últimos anos, a taxa de satisfação dos pedidos solicitados por utentes da U.M. (pedidos internos),
satisfeitos por entidades externas, por intermédio dos SDUM, tem-se mantido estável em torno dos 90%,
independentemente do aumento ou diminuição do número total de pedidos. Dos 173 pedidos de utentes da
U.M., recebidos em 2013, foram satisfeitos até ao final do ano 160 pedidos, traduzindo um aumento na taxa de
satisfação em 1,8% relativamente a 2012 (ver Figura 39 e Figura 40).
Tipo Pedido
Satisf.
N Satisf.
Pend.
Total
Tx Satisf.
Fotocópias Nacionais
40
2
0
42
95,2%
Fotocópias Internacionais
56
5
0
61
91,8%
Emp. Nacional de Publicações
46
4
0
50
92,0%
Emp. Intern. de Publicações
18
2
0
20
90,0%
160
13
0
173
92,5%
Total
Figura 39: Resposta aos pedidos internos
Totais
Tipo Pedido
Taxa de Satisfação
2012
2013
Var.%
2012
2013
Var.%
Fotocópias Nacionais
51
42
-17,6%
94,1%
95,2%
1,2%
Fotocópias Internacionais
76
61
-19,7%
90,8%
91,8%
1,1%
Emp. Nac. de Publicações
55
50
-9,1%
89,1%
92,0%
3,3%
Emp. Intern. De Publicações
25
20
-20,0%
88,0%
90,0%
2,3%
207
173
-16,4%
90,8%
92,5%
1,8%
Total
Figura 40: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2012 e 2013
Os tipos de utentes que solicitaram este serviço com maior frequência foram os docentes, os investigadores e os
alunos de 2º e 3º ciclo, como ilustrado pelo gráfico da Figura 41. Relativamente à origem dos pedidos por
unidade U.M. o gráfico da Figura 42 ilustra a distribuição de pedidos por parte das diversas unidades.
39
EC
29%
5,0%
1,3%
23,8%
6,3%
ESE
EE
46%
EEG
Alunos 2º/3º Ciclo
2%
ICS
5,0%
IE
7,5%
Alunos 1º Ciclo
4%
51,3%
ILCH
Leitores Externos
Doc./Invest./Func.
Figura 41: Pedidos internos por tipo de utente
Figura 42: Pedidos internos por unidade U.M.
No que diz respeito aos pedidos de fornecimento de documentos solicitados por entidades externas à U.M.
(pedidos externos), registou-se um aumento, em 16,9%, passando-se dos 189 em 2012 para os 221 em 2013,
verificando-se também um aumento em 1,4% na taxa de satisfação, comparativamente a 2012 (ver Figura 43). A
percentagem de pedidos não satisfeitos resulta de solicitações de documentos não existentes no fundo
documental da Universidade do Minho.
Totais
Tipo Pedido
Fotocópias Nacionais
Fotocópias Internacionais
Taxa de Satisfação
2012
2013
Var. %
2012
2013
Var. %
0
0
0,0%
0,0%
n.a.
n.a.
3
6
100,0%
100,0%
100,0%
0,0%
Artigos Digitais Nac./Intern.
20
38
90,0%
100,0%
100,0%
0,0%
Emp. Nac. de Publicações
163
172
5,5%
92,6%
93,6%
1,0%
3
5
66,7%
100,0%
100,0%
0,0%
189
221
16,9%
93,7%
95,0%
1,4%
Emp. Int. de Publicações
Total
Figura 43: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas
Em resultado da prestação dos serviços de fornecimento de documentos, o Gabinete de Difusão gerou receitas
no valor de 1.329,89 €.
3.6.2.2.
Serviço de Referência
As bibliotecas da Universidade do Minho oferecem apoio personalizado às atividades identificação e utilização de
fontes de informação, numa perspetiva informativa, pedagógica e fomentadora de uma maior autonomia dos
utilizadores. Para além do apoio de primeira linha prestado pela equipa do serviço de atendimento, ao longo de
2013, o setor de Difusão da Informação respondeu a diversos pedidos de referência colocados presencialmente,
telefonicamente ou via Web através do serviço Pergunte-nos. Via Web foi possível contabilizar 185 pedidos de
40
suporte (mais 35 do que os ocorridos em 2012), registando-se um tempo médio de resposta de 9h39m, de
acordo com a distribuição temática ilustrada no gráfico da Figura 44.
Bases de dados
Bibliografia
1%
3%
Catálogo
22%
11%
e-Books
EIB
EIB Interno
7%
26%
1%3%
6%
2%
16%
3%
Empréstimo
e-Revistas
Informações gerais
Leitura
RepositóriUM
Serviço Externo
Figura 44: Distribuição temática de questões de referência
No âmbito da atividade de referência, foram disponibilizados um total de 30 postos de pesquisa e de acesso à
Internet, com a seguinte distribuição: 16 postos na biblioteca geral em Braga (4 dos quais disponibilizados em
finais de novembro), 5 postos na biblioteca da UM em Guimarães, 4 postos no espaço b-in, 2 postos na
biblioteca da Escola de Ciências da Saúde, 2 postos na biblioteca do Edifício dos Congregados e 1 posto na
biblioteca Nuno Portas.
3.6.2.3.
Gestão de Conteúdos e Comunicação
A fim de promover e divulgar os serviços e recursos bibliográficos disponíveis são habitualmente produzidos
diversos tipos de conteúdos informativos, disseminados através do website dos SDUM, nos espaços das
bibliotecas geridas pelos Serviços de Documentação ou por distribuição externa.
Em 2013, para além da manutenção e atualização dos conteúdos da biblioteca digital (website dos SDUM,
serviço A-to-Z, LibraryThing for Libraries) foram realizadas as seguintes atividades:
▪
organização de 9 acessos experimentais a novos recursos bibliográficos: portal JSTOR Plant Science,
recursos BioMed Central (de acesso pago), coleção Emerald Emerging Markets Case Studies, base de
dados SciVal Funding da Elsevier sobre oportunidades de financiamento para a investigação, coleção
Cambridge Ebooks Online, periódico de vídeos JoVE - Journal of Visualized Experiments e as coleções
de livros eletrónicos eBook Academic Collection, eBook Business Collection e eBook Clinical Collection.
▪
produção de um guia de utilizador das bibliotecas U.M., com distribuição no período de acolhimento,
41
▪
▪
▪
▪
pelos Serviços Académicos e nas bibliotecas;
produção de uma brochura informativa sobre as bibliotecas U.M. em língua inglesa, com distribuição no
dossier de acolhimento dos alunos de ERASMUS pelo Serviço de Relações Internacionais e nas
bibliotecas;
produção de 36 notícias com destaque na homepage e diversas comunicações via facebook;
atualização de conteúdos, templates utilizados nas ações de formação e apresentações dos SDUM
(português e inglês);
composição e/ou distribuição de diversos materiais (posters, folhetos) com fins informativos e
promocionais.
3.6.3.
RepositóriUM
No ano em que completou dez anos de atividade, o RepositóriUM continuou a atingir marcos significativos no
seu crescimento. O número de documentos disponíveis publicamente no repositório institucional da
Universidade do Minho ultrapassou a fasquia dos 25.000 e, desde sua abertura em 20 de Novembro de 2003,
já foram registados mais de 10.755.349 downloads.
O acervo do RepositóriUM em finais de Dezembro de 2013 perfazia um total de 25.647 registos. No período em
análise foram acrescidos ao acervo do RepositóriUM 5.187 novos documentos, superando-se assim um dos
objetivos (Indicador 4.1) previstos no QUAR 2013 dos SDUM. No que concerne ao formato dos depósitos, a
maioria foi concretizada através de auto-arquivo, por um total de 370 depositantes, porém a percentagem de
publicações depositadas no RepositóriUM através de interoperabilidade com outros sistemas tem vindo a crescer
significativamente. No último ano os depósitos efetuados através da integração com outros sistemas já
representaram 22% do total das publicações arquivadas no RepositóriUM, acima do objetivo definido no QUAR
dos SDUM (Indicador 6.2).
Figura 45: Evolução do número de documentos validados e depositantes por ano
Durante 2013, registaram-se 3.477.197 visitas, que se traduziram numa média de 9.527 visitas diárias e em
18.738.708 de páginas consultadas (pageviews). Como se pode constatar pelos dados, verificou-se um
42
acréscimo de 37% em termos de visitas comparativamente ao ano anterior (ver Figura 46).
Figura 46: Número de visitas em 2013 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2012
No último ano, observou-se de igual modo um incremento de 25% em termos do número de documentos
descarregados (downloads) no RepositóriUM, tendo sido contabilizados 2.314.817 downloads, a uma média
diária de 6.342, superando-se outra meta (Indicador 4.3) definida nos objetivos dos SDUM. Relativamente às
consultas de documentos, foram registadas 1.442.373 consultas, o que se traduziu num crescimento de 23%
face ao período anterior (ver Figura 47).
Figura 47: Evolução de registos consultados e downloads por ano
Considerando as origens do tráfego que originou as visitas em 2013 ao RepositóriUM, verificamos que o acesso
43
ao RepositóriUM continua a ser efetuado maioritariamente de forma indireta através de motores de pesquisa
(74%) e por websites de referência (18%), sendo que só apenas 7% das visitas são realizadas diretamente na
interface do RepositóriUM (ver Figura 48).
Figura 48: Origens do tráfego ao RepositóriUM
Em 2013, o RepositóriUM, registou acessos e downloads provenientes de mais de 218 países e territórios de
todo o mundo (ver Figura 49). Para além de Portugal, o Brasil continuou a ser a principal origem internacional
dos downloads no RepositóriUM. Em termos de representatividade, o conjunto dos países da União Europeia, os
EUA, a Índia e a China são outros dos países que apresentaram maior relevância em termos do número de
downloads efetuados (ver Figura 50).
Figura 49: Cobertura no mapa de países e territórios com acessos ao RepositóriUM em 2013
44
Figura 50: Origem dos downloads ao RepositóriUM em 2013
No que concerne aos tipos de documentos acessíveis no RepositóriUM no final de 2013, cerca de 36%
eram documentos resultantes de comunicações a congressos e conferências, 35% artigos científicos, 15%
teses de doutoramento e dissertações de mestrado realizadas na Universidade do Minho e 14% a outras
tipologias documentais.
A generalidade destas publicações estava disponível em Acesso Aberto (79%), e apenas 21% com acesso
restrito à UMinho, definitivamente, ou com um período de embargo compreendido de 1 a 3 anos.
Em termos dos anos de publicação dos documentos depositados, verificou-se que do total 3% das publicações
eram referentes a 2010, 4% publicações respeitantes a 2011, 39% publicações de 2012 e 44% a publicações de
2013. Apesar de um maior predomínio para o auto-arquivo de publicações mais recentes (2013 e 2012), ainda
se verifica o depósito de um número significativo de publicações de anos anteriores (ver Figura 51).
Ano depósito 2013
N.º Pub. Depositadas
Ano Pub.
Ano Pub.
Ano Pub.
Ano Pub.
Ano Pub.
N (2013)
N -1
N -2
> N -3
> N -4 (…)
1998
218
136
530
2274
Figura 51: Distribuição dos depósitos efetuados em 2013 por anos de publicação
No decurso de 2013, os SDUM continuaram a acompanhar e procederam à monitorização do cumprimento da
política de auto arquivo de publicações da Universidade do Minho1, tendo para o efeito realizado 4
monitorizações em moldes trimestrais. Os momentos de monitorização periódica continuam a revelar-se como
1
https://repositorium.sdum.uminho.pt/about/ficheiros/Despacho_RT-98_2010.pdf
45
uma importante ferramenta para aferir a taxa de cumprimento e pelo incremento da atividade de auto-arquivo
que se verifica após a comunicação dos resultados de cada monitorização às UOEI.
No momento da escrita deste relatório, os dados finais relativos à quarta monitorização ainda não se encontram
totalmente apurados. Os dados já conhecidos2, apontam para uma de taxa de cumprimento pelo conjunto da
academia na ordem dos 57%, valor semelhante ao obtido no mesmo momento do ano anterior, e claramente
abaixo do objetivo definido para 2013 no QUAR dos SDUM (Indicador 4.2).
Inserido no plano de atividades anual e em parceria com a Direção de Tecnologias e Sistemas de Informação
(DTSI) da Universidade do Minho, os SDUM deram início ao processo de migração do RepositóriUM para uma
versão atualizada da plataforma que lhe serve de suporte (DSpace versão 3.2) que deverá ficar concluído no
início de 2014. Neste processo para além da preparação dos ficheiros de tradução dos idiomas, layout, testes de
uso, etc., foram testados e acrescidos ao RepositóriUM novos Add-ons e APIs que irão adicionar novas
funcionalidades e potencialidades ao sistema. Adicionalmente foi melhorado o Add-on Request Copy (v4.0) e
atualizados Add-ons já instalados em versões anteriores: Statistics Addon (v5.0); DeGóis (v6.0); OpenAIRE
Authority Control (v3.0); Sharing Bar (v3.0) e Sharing Bar with DeGóis (v3.0).
Paralelamente com trabalho diário de apoio às comunidades e utilizadores do RepositóriUM (configurações,
permissões de utilizadores, esclarecimentos, etc.), deu-se ainda continuidade ao suporte e acompanhamento da
validação dos metadados de novos documentos que foram sendo arquivados e à sua gestão integrada com o
Sistema Gestão Qualidade (SGQ) dos SDUM. Neste particular, durante 2013 foram registados 3.059 novos
pedidos suporte, que na sua grande maioria foram dados como encerrados (ver Figura 52).
Figura 52: Pedidos registados no serviço de suporte do RepositóriUM
Relativamente, ao processo de gestão e receção das versões digitais de dissertações de mestrado (DM) e teses
de doutoramento (TD) produzidas na Universidade do Minho e o seu subsequente depósito no RepositóriUM,
findo o ano de 2013, verifica-se que foram depositadas um total de 1.418 (1199 DM e 219 TD) novos
documentos.
2
Recolhidos em 15 de Janeiro de 2013.
46
No domínio dos dados científicos, outra área inscrita nos objetivos operacionais de 2013 dos SDUM (indicadores
3.1 e 3.2), foi produzido um inquérito por questionário (LimeSurvey) com o intuito de recolher informações para
proporcionar um melhor conhecimento sobre os dados científicos (research data) que são gerados no âmbito da
investigação produzida na UMinho e que será aplicado no início de 2014. Ao longo do ano, foram autoarquivados três novos conjuntos de dados científicos (datasets), mas neste particular a adesão ainda é incipiente
e ainda só quatro comunidades possuem datasets depositados no RepositóriUM.
Em 2013, o RepositóriUM continuou a ocupar lugares de destaque nas edições do Ranking Web of Repositories3
e na última edição publicada, em Julho de 2013, que referencia 1650 repositórios o RepositóriUM ocupa a 28ª
posição mundial, a 23ª posição mundial nos repositórios institucionais, a 10ª posição entre os repositórios
europeus e a 1ª posição entre os repositórios nacionais.
No último ano, os SDUM continuaram a receber várias solicitações para esclarecimentos, colaborações e visitas
de trabalho/estágios no âmbito do RepositóriUM (ver Figura 53).
Mês
Visitas/estágios em 2013
Origem
Visita/formação:
Abril
Marie Pellen
França
Projeto LusOpenEdition
Programa de mobilidade staff Erasmus
Junho
Burcu Keten & Sukru Merter
Turquia
İzmir Institute of Technology
Programa de mobilidade staff Erasmus
Julho
Francisco Javier Hernandez San Miguel
Francisco Jesús Martìnez Galindo
Espanha
Universitat Politècnica de València
Figura 53: Visitas/estágios no âmbito do RepositóriUM em 2013
Por fim, deve sublinhar-se que para assinalar o 10º aniversário do RepositóriUM foram organizadas diversas
iniciativas comemorativas, entre as quais se destaca a publicação do livro “ Uma Década de Acesso Aberto na
UMinho e no Mundo”4, que oferece uma ampla panorâmica da evolução e situação atual do Acesso Aberto (AA),
reunindo contributos de alguns dos mais ativos protagonistas e impulsionadores do AA neste período.
No dia 20 de novembro, dia do aniversário, realizou-se uma sessão evocativa onde foi apresentado publicamente
o livro, conduzido um breve mas enriquecedor debate com investigadores da Universidade do Minho sob o tema
“RepositóriUM: ao serviço dos investigadores, das UOEI e da UMinho“ e também apresentado o vídeo “Os 10
anos do RepositóriUM: testemunhos, factos e perspetivas”5, no qual para além de dados e factos históricos
3
A edição de julho de 2013 do Ranking Web of Repositories encontra-se disponível em: http://repositories.webometrics.info/en
4
Disponível em http://hdl.handle.net/1822/26144
Vídeo disponível em http://www.youtube.com/watch?v=TYjnxNhRnuI&feature=youtu.be
5
47
sobre RepositóriUM, são exibidos testemunhos de protagonistas do Acesso Aberto em Portugal e além-fronteiras
que de alguma forma se cruzaram neste percurso de 10 anos de atividade do Repositório Institucional da
Universidade do Minho.
No âmbito desta efeméride, os Serviços de Documentação organizaram ainda uma exposição intitulada “Uma
década de Acesso Aberto na UMinho” que esteve patente na Biblioteca Geral da UMinho (Gualtar) até ao final do
ano e que deu a conhecer um pouco da história do RepositóriUM e do seu impacto, dentro e fora da UMinho. A
exposição comemorativa foi inspirada na “Timeline Open Access UMinho”6 e organizada em 10 seções que
reuniram um conjunto de objetos, folhetos informativos, documentos oficiais e outros recursos ilustrativos dos
acontecimentos mais relevantes.
3.6.4.
Setor de Informática
No ano de 2013, o setor de informática retomou o normal funcionamento que nos últimos anos foi afetado por
motivos de saúde do técnico de informática. Ao longo do ano, além das atividades normais de suporte aos
utilizadores e atualização dos serviços disponibilizados, merecem destaque as seguintes atividades:
- tratamento técnico dos dados de inventário recolhidos nas bibliotecas UM (BGUM, BPG, BECS);
- implementação no sistema de gestão de bibliotecas das alterações ao regulamento das bibliotecas UM:
- dias sem penalização monetária
- novos estatutos
- número de dias de empréstimo
- reservas
- implementação da solução de backups centralizados e automáticos;
- implementação de novas funcionalidades e alterações no catálogo bibliográfico:
- alteração do serviço de partilha para redes sociais com a implementação do serviço Addthis
- integração de QR codes na lista de resultados, no registo completo e na página com informação sobre
exemplares
- integração de sumários e resumos diretamente na página do registo completo
- implementação de sistema de alojamento local de capas, contracapas e sumários digitalizados nas
bibliotecas UM e respetiva integração no catálogo bibliográfico.
6
Timeline disponível em http://openaccess.sdum.uminho.pt/oatimeline/
48
3.6.4.1.
Manutenção e Operação
Em 31 de Dezembro de 2013, o parque informático dos SDUM era constituído por:
Designação
Δ 2011
76 Postos (computador, ecrã, teclado e rato) de trabalho e pesquisa
+5
9 Servidores (2 Windows 2003, 3 Windows 2008, 2 Windows 2012 e 2 Linux)
0
18 Impressoras
-1
4 Multifunções (Impressora, Scanner, Fax)
0
1 UPS’s
+1
6 Scanners
+1
Algumas dezenas de outros equipamentos, periféricos e acessórios (pistolas de leitura de códigos
de barras, Colunas de som, headsets, etc.).
Figura 54: Constituição do parque informático dos SDUM
Relativamente à infraestrutura de base, além da manutenção e operação normal em 2013, destacam-se as
seguintes atividades:
- Virtualização de 6 servidores de serviços utilizando a tecnologia Microsoft Hyper-V
- Aquisição de 5 scanners, 1 impressora, 5 PC’s, 1 servidor e 1 UPS;
- Substituição de 5 postos de trabalho por novos equipamentos e instalação dos scanners adquiridos;
No que respeita ao plano de manutenção preventiva (previsto para Agosto de 2013) foi executado como
planeado, não tendo sido detetadas quaisquer anomalias nem tendo ocorrido qualquer problema na sua
execução.
3.6.4.2.
Suporte
A tarefa de suporte, resolução de problemas e helpdesk continuou a absorver o essencial da atividade do sector
de informática em 2013.
A partir das intervenções registadas, apresentam-se de seguida alguns dados que caracterizam o tipo de
intervenção e a origem das solicitações (ver Figura 55 a Figura 57).
49
Aleph
7,49% 0,58%
12,97%
Avaria
33,72%
Desenvolvimento e
melhorias
Inventario
18,73%
Outras
Formação
26,51%
Figura 55: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção
Inventario
7%
1%
Aleph
11%
37%
Desenvolvimento e
melhorias
Avaria
17%
Outras
Formação
27%
Figura 56: Percentagem de tempo despendido por tipo de intervenção
0%
1%
2% 2%
2%2%
0%
ATENDIMENTO
0%
DIVISÃO BIBLIOTECONOMIA
0%
INFORMATICA
0%
CATALOGAÇÃO
5%
PROJECTOS
12%
ANALISE DOCUMENTAL
AQUISIÇÕES
53%
QUALIDADE
DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO
21%
SECRETARIA
SECRETARIA
DIRECÇÃO
REPOSITORIUM
FORMAÇÃO LEITORES
Figura 57: Percentagem de tempo despendido por sector
50
3.6.5.
Setor de Formação de Utilizadores
Relativamente à formação de utilizadores, os Serviços de Documentação realizam e promovem anualmente
sessões de apresentação das bibliotecas UM no início do ano letivo, ações de formação sobre recursos de
informação em geral ou recursos especializados, entre outras participações em ações de acolhimento e visitas.
Durante o ano de 2013 foram realizadas 126 ações, abrangendo um número total de 2.698 participantes.
Ações
Horas
Participantes
1º ciclo
43
49’00
800
2º e 3º ciclo
37
89’30
624
Outras
27
56’30
321
Visitas
15
7’00
553
Erasmus
Total
4
2’00
400
126
204’00
2.698
Figura 58: Ações de formação/visita
Nos pólos de Braga decorreram 23 ações de apresentação das bibliotecas UM e sobre fontes de informação
bibliográfica, com um número total de 493 participantes, dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo Arqueologia,
Biologia Aplicada, Ciência Política, Ciências da Comunicação, Contabilidade, Educação, Educação Básica,
Enfermagem, Estudos Portugueses e Lusófonos, Filosofia, Línguas Aplicadas, Línguas e Culturas Orientais,
Línguas e Literaturas Europeias, Marketing, Medicina, Química e Sociologia. Foram realizadas 46 ações de
formação, com um número total de 740 participantes, dirigidas a grupos de 2º e 3º ciclos, designadamente do
doutoramento em Ciências da Comunicação, Programa de Licenciaturas Internacionais, doutoramento de
Estudos da Criança, grupo de investigadores e docentes do Instituto de Educação, grupos de alunos de 2º ciclo
do Instituto de Educação, grupos de alunos de cursos da Escola de Economia e Gestão (programa EEGenerating
Skills), Doutoramento do Instituto Federal de Rio Grande do Sul (Brasil), Doutoramento do Instituto federal do Rio
Grande do Norte (Brasil), Mestrado em Ensino de Música, Mestrado Economia Social, Mestrado em Ciências da
Comunicação, Mestrado em Comunicação, Cidadania e Educação, Mestrado em Educação Especial, Mestrado
em Educação, Especialização em Formação, Mestrado em Engenharia Urbana, Mestrado em Ensino de Inglês e
de Espanhol no 3º Ciclo do Ensino Básico e no Ensino Secundário, Mestrado em Filosofia Política, Mestrado em
Intervenção Psicossocial, Mestrado em Psicologia, Mestrado em Relações Internacionais, Mestrado em Ciência
Política. Foram ainda realizadas 15 visitas guiadas, com 553 participantes, dirigidas a grupos de diversas
Escolas Secundárias (Dia Aberto da Escola Economia e Gestão), da Escola profissional Epralima, Escola
Secundária de Barcelinhos, Escola Secundária de Vila Verde e Escola Secundária Ponte da Barca.
No pólo de Guimarães decorreram 16 ações de apresentação das bibliotecas UM e sobre fontes de informação
bibliográfica, com um número total de 307 participantes, dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo Arquitetura,
Design Marketing Moda, Engenharia Civil, Engenharia e Gestão Industrial, Engenharia Eletrónica Industrial e
Computadores, Engenharia Mecânica, Engenharia Têxtil, Estatística Aplicada, Geografia e Planeamento; 1 ação
de formação, com um número total de 48 participantes, dirigidas a alunos de 2º ciclo do mestrado em
Engenharia Eletrónica Industrial e Computadores.
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No âmbito de ações de formação dirigidas à comunidade U.M., foram organizadas 27 ações, contando com a
participação de 321 pessoas, sobre os seguintes recursos/temas: Fontes e Pesquisa de Informação Científica
Online (14 sessões), Pesquisa de Informação Estatística no Portal de Estatísticas Oficiais INE (5 sessões),
PORDATA: base de dados Portugal Contemporâneo (2 sessões), Portal do Eurostat: Estatísticas da União
Europeia (4 sessões), Web of Knowledge (2 sessões).
Os SDUM participaram ainda em 4 sessões de acolhimento, integradas no Programa de Orientação ERASMUS
2012/2013 (2º semestre) e 2013/2014 (1º semestre), que contou com a presença de cerca de cerca de 400
alunos.
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4. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL
4.1. Análise global: objetivos e programa de gestão
No início do ano, tendo em conta os objetivos definidos no Quadro de Avaliação e Responsabilização da
Universidade do Minho, os SDUM definiram os seus objetivos para 2013. Para os diferentes objetivos foram
definidos indicadores e metas (ver Figura 59).
Indicadores
Resultado 2012
Ind. 1.1 - Visitas per capita
Meta 2013
Resultado
26,3
29
30,8
310.822
320.150
318.475
Ind. 2.1 - Número de novos serviços/produtos
3
3
4
Ind. 3.1 Número de unidades orgânicas no repositório de dados
3
5
4
Ind. 1.2 - Utilização da biblioteca digital (indicador composto e ponderado)
Relatório
Protótipo de
Diagnóstico
Inquérito
Ind. 3.2 Diagnóstico dos dados científicos na UMinho
N.A.
Ind. 4.1 Número de documentos no RepositóriUM
20485
24500
25647
56%
75%
57%
1.847.718
1.950.000
2.314.817
30
24
40
Ind. 4.2 Percentagem da produção científica da U.M. do ano anterior
depositada
Ind. 4.3 Número de downloads
Ind. 5.1 Número de apresentações em eventos nacionais e internacionais
4
(Incl. 2
Ind. 5.2 Número de novos serviços, projetos e iniciativas participadas
8
candidaturas a
proj. europeus, e
uma aprovada)
Ind. 5.3 Conteúdos do site Open Access
N.A. 40 novos artigos
Ind. 6.1 Tempo médio do circuito documental
Ind. 6.2 Percentagem de publicações depositadas no RepositóriUM através de
interoperabilidade com outros sistemas
4
(Incl. 2
candidaturas a
proj.
europeus, 2
aprovadas)
40
3,8
4
2,8
N.A.
8%
22%
Ind. 7.1 Taxa de crescimento das receitas próprias (incluindo projetos)
105,14%
5,00%
Ind. 8.1 Custo por utente
53,92 €
53,00 €
6,8
6,8
6,9
Ind. 9.2 Satisfação com atendimento (inquérito)
8,81
8,8
8,9
Ind 10. 1 Renovação da certificação ISO 9001
Renovação
Manutenção
Manutenção
20
20
29
Ind. 9.1 Satisfação global revelada através de inquérito (LibQual)
Ind 11.1 Número de ações de formação realizadas
Ind.11.2 Eficácia das ações de formação (Média das avaliações do sistema de
avaliação interno - 1 a 15)
12
12
56,71€
12
Figura 59: Indicadores e resultados em 2013
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Como se pode concluir da análise do quadro anterior, foram atingidos, e em muitos casos superados, a maioria
das metas definidas. Apenas em dois indicadores relevantes (Ind. 4.2 Percentagem da produção científica da
U.M. do ano anterior depositada e Ind. 8.1 Custo por utente), o desempenho ficou significativamente aquém do
esperado, não permitindo atingir os objetivos.
Analisando os principais processos da cadeia de valor, comparativamente com o ano anterior, o desempenho
manteve-se ou melhorou.
Manteve-se a tendência para a redução do tempo médio de tratamento dos documentos, desde a sua entrada no
circuito documental até ao seu envio para as bibliotecas destinatárias que desceu de 3,8 para 2,8,
significativamente abaixo da meta definida (4), voltando a registar-se o melhor valor desde que existe controlo
deste indicador (2004). Saliente-se que este valor foi obtido num ano em que, contrariamente ao que vinha
acontecendo ao longo da última década, aumentou o número de monografias que deram entrada e foram
tratadas nos SDUM (o que se ficou a dever ao tratamento do espólio bibliográfico oferecido pelo arquiteto Nuno
Portas).
No que se refere aos serviços de empréstimo, registaram-se níveis de utilização ligeiramente inferiores aos
verificados em 2012 quanto ao número de utentes ativos e ao número de transações (empréstimos, devoluções,
renovações e reservas) efetuados nos balcões de atendimento. No entanto, com o significativo aumento do
número de visitas às bibliotecas da U.M (que em parte se deve ao alargamento dos horários), o número de
visitas per capita aumentou, permitindo superar também a meta nesse indicador.
No que no que diz respeito ao RepositóriUM, registaram-se resultados contraditórios. Assim, quanto ao número
de documentos depositados e ao número de downloads as metas definidas foram claramente superadas. Já
quanto à percentagem da produção científica de 2012 depositada no RepositóriUM, o resultado obtido, tal como
monitorizado em Janeiro de 2014, ficou significativamente abaixo da meta estabelecida.
Os objetivos relacionados com a gestão de projetos foram atingidos ou superados.
Quanto aos objetivos relacionados com a sustentabilidade financeira dos SDUM registaram-se também
resultados contraditórios. O aumento das receitas próprias (facto integralmente explicado pelo aumento das
receitas dos projetos participados) permitiu superar a meta definida. Quanto ao custo por utente, apesar do
aumento número de utentes, dado que se registou um aumento global de custos (nomeadamente os
relacionados com os custos de pessoal, dados os constrangimentos existentes), não foi possível atingir a meta
de redução de custo por utente.
Finalmente, deve sublinhar-se que a satisfação dos utentes das bibliotecas, tal como avaliada pelos inquéritos
realizados, apesar dos níveis elevados já registados nos anos anteriores, registou ainda um aumento
relativamente a 2012, o que permitiu superar as metas estabelecidas.
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5. NOTAS FINAIS
Do conjunto da informação constante deste relatório, e para além da operação regular das bibliotecas de U.M. e
dos serviços que estas oferecem, destacaremos aqui alguns dos aspetos mais significativos que marcaram a
atividade dos Serviços em 2013.
Em primeiro lugar deve sublinhar-se que em 2013 foi possível, finalmente, disponibilizar e operacionalizar os
novos espaços da biblioteca geral intervencionados em 2011 e 2012. Quer as salas de estudo em grupo
(designadas BGUM24x7), com condições para funcionar em permanência, 24 horas por dia, sete dias por
semana, quer o novo espaço informal, designado B-Lounge, quer o depósito de publicações com estantes
compactas passaram a ser utilizados no último trimestre de 2013.Estes novos espaços e funcionalidades
tiveram já um impacto positivo no funcionamento da biblioteca geral, e na sua procura pela comunidade
académica, mas espera-se que em 2014, sobretudo se for possível completar o equipamento do espaço BLounge, esse impacto seja ainda mais significativo.
Merece também menção especial a abertura da Biblioteca Nuno Portas, na Escola de Arquitetura, no campus de
Azurém, com o espólio bibliográfico oferecido pelo arquiteto Nuno Portas. Até ao final de 2013 a biblioteca
funcionou com um horário de abertura muito limitado, e sem empréstimo domiciliário de publicações. No
entanto, em 2014 poderão registar-se evoluções, quer quanto ao empréstimo de publicações, quer quanto à
incorporação de outros pequenos fundos bibliográficos oferecidos à Escola de Arquitetura da Universidade do
Minho.
Em segundo lugar, importa referir que o ano de 2013 ficou marcado pelo 10º aniversário do RepositóriUM. O
aniversário do RepositóriUM foi assinalado por um conjunto de iniciativas, de que se destaca a edição do livro
comemorativo “Uma Década de Acesso Aberto na UMinho e no Mundo” reunindo contributos de destacados
protagonistas do acesso aberto a nível mundial, que também contribuíram para demonstrar e reforçar a
afirmação do RepositóriUM como um repositório de referência no panorama internacional.
Também em resultado do percurso iniciado em torno do RepositóriUM, o ano de 2013 assinala também a
aprovação do primeiro projeto com financiamento europeu do 7º Programa Quadro, coordenado pelos Serviços
de Documentação da Universidade do Minho. A coordenação do projeto FOSTER, aprovado em 2013, mas que
se inicia apenas em 2014, com um consórcio de 13 parceiros de 8 países europeus, constituirá um importante
desafio para a equipa dos SDUM nos próximos dois anos.
Finalmente, temos de repetir a palavra negativa e de preocupação relativa aos recursos humanos dos SDUM,
que já expressamos em 2012. Apesar de algumas evoluções positivas, e da continuada sinalização de que existe
vontade da Universidade do Minho para encontrar soluções de maior estabilidade, ao longo do ano de 2013
continuou a recorrer-se a soluções temporárias e precárias, para assegurar o número mínimo indispensável de
funcionários, no setor de leitura e empréstimo, para garantir a abertura e normal funcionamento das bibliotecas
da Universidade.
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Garantir a existência dos recursos humanos necessários ao funcionamento das bibliotecas, e dos Serviços de
Documentação no seu conjunto, e conseguir motivar a equipa de trabalho apesar das condições gerais e locais
muito adversas, continuará a ser certamente uma das preocupações centrais nos SDUM em 2014.
Braga/Guimarães, fevereiro de 2014
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