RELATÓRIO FINAL​
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DOS TRABALHOS DA COMISSÃO A Comissão Eleitoral Central, responsável por estabelecer normas e procedimentos relativos à eleição dos representantes para o Colegiado de Ensino, Pesquisa e Extensão, para o período de 2015­2017, foi constituída pela Portaria nº 1119, de 22 de abril de 2015, apresentando a seguinte formação: Titulares: ANA PAULA PRUNER DE SIQUEIRA ­ Câmpus São José DÉBORA DE SOUZA ­ Câmpus Palhoça­Bilíngue GUERRANDO PALEI JÚNIOR ­ Representante do Conselho Superior JUCÉLIO KULMANN DE MEDEIROS ­ Câmpus Florianópolis­Continente CRISTIANE LAURENTINO SILVA ­ Reitoria THIEGO VIEIRA COAN ­ Câmpus Florianópolis Suplentes: ALINE MIGUEL DA SILVA DOS SANTOS ­ Câmpus Palhoça­Bilíngue SHIRLEI APARECIDA DE CHAVES ­ Reitoria Posteriormente, foi alterada a formação da Comissão devido ao fato de haver desistências e o não comparecimento de membros nas reuniões realizadas. Sendo assim, uma segunda Portaria foi emitida, nº 1452, do dia 26 de maio de 2015, assumindo a seguinte estrutura: Titulares: ANA PAULA PRUNER DE SIQUEIRA (Presidente) ­ Câmpus São José GUERRANDO PALEI JÚNIOR ­ Representante do Conselho Superior CRISTIANE LAURENTINO SILVA ­ Reitoria ALINE MIGUEL DA SILVA DOS SANTOS ­ Câmpus Palhoça­Bilíngue SHIRLEI APARECIDA DE CHAVES ­ Reitoria Contamos com a colaboração dos servidores Mauro R​
oque de Souza Junior (Secretário Executivo) e Adriana Braga Gomes (Ouvidora do IFSC) que nos auxiliaram na confecção do edital, dos cronogramas e da divulgação do material no site das eleições. Seus respectivos nomes não aparecem na portaria, contudo foram essenciais para o bom funcionamento do processo. Foram realizadas em torno de 4 reuniões da Comissão e, no mais, o contato foi mantido de forma digital. No dia 02 de junho, dia da eleição, a Comissão fez um plantão durante todo o dia para sanar as dúvidas dos candidatos, eleitores e representantes da Comissão Central de cada câmpus. Para que os interessados no processo pudessem tirar dúvidas no decorrer do processo eleitoral, a respeito de inscrições, candidatura, sistema de votação, etc, foi utilizado endereço de e­mail institucional ​
[email protected]​
. Observou­se que alguns eleitores e candidatos não endereçavam suas dúvidas para o e­mail formal, mas sim, para os e­mails individuais de membros da Comissão ou para a lista de discussão do grupo [email protected] Os trabalhos da comissão foram realizados no período de 22 abril de 2015 a 17 junho de 2015 e consistiu em planejar, organizar, executar ​
e acompanhar todo o processo eleitoral para o CEPE (Colegiado de Ensino, Pesquisa e Extensão) sendo realizado pela primeira vez eletronicamente para este colegiado. Podemos destacar como principais pontos: 1º) Elaboração e aprovação do edital Os integrantes da comissão foram convidados pelo secretário do CONSUP para reunirem­se no dia 22 de abril às 14 horas na reitoria. Dos oito membros convidados somente três puderam comparecer. Os três integrantes foram orientados pela Adriana Gomes e Mauro Roque de Souza Júnior a confeccionar o edital que deveria ser apresentado na semana seguinte na reunião do CONSUP. Assim, discutiu­se pontualmente cada item do edital da eleição anterior do CONSUP e CPA e a partir disto foram reformulados e adaptados os artigos do presente edital. Alguns pontos do edital foram discutidos mais detalhadamente e até retificados durante a sua elaboração, dentre os quais destacamos: 1.1 DO CRONOGRAMA O cronograma foi um dos pontos discutidos na reunião do CONSUP, do dia 29 de abril de 2015. Estiveram presentes quatro membros da comissão que apresentaram o edital aos conselheiros bem como dois calendários, um em que o processo eleitoral ocorria somente no mês de maio e outro mais longo abrangendo os meses maio e junho. Os conselheiros aprovaram o calendário mais curto, modificando­se algumas datas para coincidir com as eleições dos membros do comitê para as eleições de reitor e diretores. Além disso, o processo eleitoral foi planejado para encerrar­se antes da próxima reunião do Conselho Superior em junho, a fim de que o resultado fosse homologado nessa reunião em questão. Devido ao fato de não haver inscrições suficientes para que as eleições fossem levadas a cabo, principalmente no segmento de alunos, a comissão entendeu ser necessária a prorrogação do período de inscrição e, por consequência, o cronograma do processo eleitoral foi alterado. Primeira versão (Edital nº 01/2015): Atividade Período/Data Horário Publicação do Edital de Convocação e Normas 30/04/2015 Até às 17h Inscrição dos candidatos 05/05/2015 a 12/05/2015 Até às 23h59min do dia 12/05 Divulgação dos candidatos inscritos 13/05/2015 Até às 17h Pedido de Recurso ou Impugnação dos inscritos 14/05/2015 Até às 17h Homologação dos candidatos 15/05/2015 Até às 17h Campanha Eleitoral 15/05* a 25/05/2015 Até às 23h59min Eleições 26/05/2015 Das 10h às 20h Divulgação do Resultado 27/05/2015 Até às 17h Pedido de Recurso ou Impugnação da apuração 28/05/2015 Até às 17h Divulgação do Resultado Final 29/05/2015 Até às 17h Homologação dos eleitos 17/06/2015 Até às 17h Versão do cronograma do edital retificado (nº 02/2015): Atividade Período/Data Horário Publicação do Edital de Convocação e Normas 30/04/2015 Até às 17h Inscrição dos candidatos 05/05/2015 a 20/05/2015 Até às 23h59min Divulgação dos candidatos inscritos 21/05/2015 Até às 17h Pedido de Recurso ou Impugnação dos inscritos 22/05/2015 Até às 17h Homologação dos candidatos 25/05/2015 Até às 17h Campanha Eleitoral 25/05* a 1º/06/2015 Eleições Até às 23h59min 02/06/2015 Das 10h às 20h Divulgação do Resultado Pedido de Recurso ou Impugnação da apuração Divulgação do Resultado Final Homologação dos eleitos 03/06/2015 Até às 17h 08/06/2015 Até às 20h 09/06/2015 Até às 17 h 17/06/2015 Na reunião do Consup Foi entendido que por ser uma eleição mais simples e considerando os resultados positivos das eleições on­line ao CONSUP e CPA do ano anterior, a eleição ao CEPE foi realizada em um único dia. Foi pensado um horário que abrangesse os três períodos do dia, levando em conta que o horário de atendimento varia entre os câmpus e também considerando uma maneira de não inviabilizar a votação, já que cada câmpus possui suas atividades rotineiras. 1.2 DA VOTAÇÃO Outro ponto discutido na reunião do Consup acima citada foi a questão da votação eletrônica, vista por alguns como um método não seguro de eleição. Após a fala de uma das representantes da comissão, profissional da área de tecnologia da informação, em defesa do sistema Helios, a maioria dos conselheiros entendeu que qualquer tipo de processo apresenta empecilhos e problemas e desta forma, a de votação on­line permaneceu inalterada. Não foi realizada a votação manual em nenhum câmpus. 2º) Divulgação dos passos da eleição O site eleicoes.ifsc.edu.br foi utilizado para centralizar e divulgar as notícias relativas ao processo eleitoral. Além das informações gerais do site, consta na aba “Editais e Formulários” itens específicos da eleição do CEPE como: Editais; Portarias; Listas de eleitores, separadas em cada segmento; Lista de inscritos; Candidatos homologados; e Observações. A comissão teve como colaborador na publicação dos artigos no site do secretário do CONSUP, Mauro. Contudo, acredita­se ser necessário que faça parte da comissão algum servidor apto a trabalhar o site. Possivelmente alguém da comunicação, para trabalhar questões como padrão de comunicação institucional, entre outras. 3º) Definição dos representantes da Comissão Eleitoral nos Câmpus/Reitoria Foi encaminhado, no início do processo, um e­mail para os diretores dos Câmpus e Reitoria solicitando a indicação de um representante da Comissão Eleitoral a cada um. Alguns dias depois, outro e­mail teve se der enviado com a mesma solicitação, pois alguns diretores não realizaram essa indicação logo no início do processo eleitoral. Mesmo assim, alguns câmpus não indicaram nenhum representante. Os representantes indicados pelos diretores Câmpus Gaspar ­ Rosilene Gaitolini Solarevicz; Câmpus Araranguá ­ Jaqueline Josiwana Steffens da Rocha; Câmpus Joinville ­ Flávia Gazoni Hirt; Câmpus Continente ­ Elisa Freitas Schenes; Câmpus Lages ­ Thais Esteves Ramos Fontana; Câmpus Tubarão ­ Fernanda Correa Garcia Criciúma ​
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Priscila Bortolotto; Câmpus São José ­ Maria Leda Costa Silveira Câmpus Palhoça – ​
Venícios Linden ­ Câmpus Garopaba – Jaqueline Besen, Câmpus Urupema ­ Karoline Goncalves Nazario Câmpus Itajaí – Mario Antônio Bento do Amaral Câmpus Canoinhas – Juliete Linkowski Câmpus Florianópolis – Janderson Dornelles Câmpus Xanxerê – Mariana Gomes Câmpus Caçador – Matheus Baldez Reis 4º) Organização da campanha de sensibilização Foram utilizados diversos canais de comunicação como o e­mail institucional, o site eleicoes.ifsc.edu.br e o site do IFSC, bem como foi estimulada a divulgação em sala de aula por parte dos representantes locais. 5ª) Inscrições dos candidatos De acordo com o item 5 do edital foi solicitado para que os candidatos enviassem determinada documentação para o e­mail ​
[email protected]​
. Alguns candidatos não enviaram foto ou currículo, acarretando a divulgação apenas de seus nomes, outros enviaram o currículo em formato que não em .pdf, levando a um pequeno atraso na divulgação dessa informação já que os responsáveis pela postagem dos documentos no site tiveram que fazer uma conversão de arquivos. Tabela 01: Número de candidatos inscritos por segmento: Segmentos Quantidade Docente 019 Técnico­Administrativo 015 Discente 08 6ª) Atualização da lista de votantes (docentes, técnico­administrativos e discentes) Inicialmente foram publicadas listas para cada segmento dos eleitores aptos a votar. Os mesmos tinham um período de 48, de acordo com o edital lançado, para regularizar sua situação caso tivesse erro no e­mail ou o nome não constasse na lista. Nestas listas constava o nome completo, câmpus de lotação/reitoria, matrícula, CPF e e­mail, sendo que nas três últimas colunas, parte da informação estava ofuscada, pois se tratavam de informações pessoais e que não tinham a necessidade de serem expostas. Posteriormente, essa lista foi atualizada, em conformidade com a lista de votantes aptos homologada pelo Departamento de Gestão de Pessoas para as Comissões Eleitorais dos Câmpus e a Comissão Eleitoral Central, conforme resolução 09/2015. Entendeu­se que se tratava da mesma lista de votantes. A lista de discentes também foi republicada, de acordo com a listagem homologada para a eleição das comissões supracitadas. 7ª) Votação on­line – Sistema eletrônico para votação – HELIOS: O sistema de votação on­line Helios foi adaptado pela DTIC em 2014 para a eleição do CONSUP e CPA Central, procurando possibilitar que toda a comunidade do IFSC pudesse votar, incluindo seus alunos de Educação à Distância, e também procurando um meio de conduzir a eleiçã​
o de um modo amplo e acessível ​
e preferencialmente de modo eletrônico (​
questões de deslocamento de servidores, fiscais, urnas, impressão de cédulas, entre outras). A necessidade de sistema eletrônico era uma necessidade já constante do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) de 2013, pois a participação mais ampla dos alunos em eleições anteriores, como a do CONSUP 2012, acabava sendo prejudicada (para o CONSUP 2012, não houve eleição para o segmento discente, foi feito um sorteio). Dadas essas características, a comissão entendeu que o Helios seria apropriado para as eleições do CEPE e essa escolha foi aprovada pelo CONSUP, conforme relatado anteriormente. As listas de eleitores carregadas no Helios foram construídas da seguinte forma: •​
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REPRESENTANTES DISCENTES A partir da lista de alunos homologada, foi gerada a lista no formato aceito pelo Helios. Ao total, removendo­se os alunos sem e­mail cadastrado nos sistemas do IFSC (item 8.3 do Edital), foram carregados 14440 alunos no sistema. • REPRESENTANTES DOCENTES: Assim como no caso dos alunos, foi publicada ​
uma lista homologada dos eleitores aptos a votar. A partir dessa lista, foi gerada a lista no formato aceito pelo Helios, dos docentes com e­mail cadastrado nos sistemas do IFSC. Essa lista para o sistema Helios totalizou 1059 eleitores. • REPRESENTANTES TÉCNICO­ADMINISTRATIVOS: A exemplo dos alunos e ​
docentes, foi publicada uma lista homologada dos eleitores TAEs aptos a votar. A partir dessa lista, foi gerada a lista no formato aceito pelo Helios, dos TAEs com e­mail cadastrado nos sistemas do IFSC. Essa lista para o sistema Helios totalizou 1028 eleitores. Tutoriais da votação no sistema Helios foram disponibilizados em: http://dtic.ifsc.edu.br/sistemas/sistema­de­votacao­on­line­helios/ 8ª) Apuração eletrônica A apuração eletrônica dos representantes Discentes, Docentes e Técnico­Administrativos para o CEPE aconteceu no dia seguinte a eleição, 03 de junho, às 09:00 na reitoria. A apuração era aberta a comunidade contudo não contou com a presença de nenhum servidor ou discente, além dos membros da comissão e do secretário do CONSUP. Segundos após o início da apuração, já tinha­se os resultados das eleições, os quais foram mandados para os eleitores via e­mail, além de divulgados no site eleicoes.ifsc.edu.br às 17 horas, conforme consta no edital, no site das eleições. Figura 01. Resultado da Eleição dos Representantes Discentes Figura 2. Resultado da Eleição dos Representantes Docentes Figura 3. Resultado da Eleição dos Representantes Técnico­Administrativos 9ª) Elaboração das listas de homologação e divulgação dos resultados A comissão elaborou as listas de homologação dos resultados e divulgou no site das eleições no dia 09 de junho. 10ª) Relatório Final dos Trabalhos da Comissão Eleitoral Central Tabela 02: Eleições 2014 CEPE Segmentos Total de aptos a Total de votantes % de votantes votar Docente 1059 639 60,34% Técnico­Administrativo 1028 641 62,35% Discente 14.440 1007 6,98% Total Geral 16527 2287 13,84% A seguir, deixamos algumas recomendações acerca do processo eleitoral: ●
SITE DAS ELEIÇÕES: Sugerimos que o mesmo endereço (eleicoes.ifsc.edu.br) seja utilizado nos próximos processos, ainda que a identidade visual possa ser alterada para os próximos certames. Para tal, sugerimos que os principais documentos como editais e relatórios das eleições anteriores sejam disponibilizados em local específico dentro do site eleicoes.ifsc.edu.br, iniciando assim a criação de um histórico sobre todos os processos eleitorais sistêmicos da instituição. ●
INTEGRANTES E COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO ELEITORAL​
: Sugere­se que a próxima comissão mantenha o caráter multicâmpus entre seus membros e seja formada com maior antecedência, além de se ter um planejamento para o caso de membros que não comparecem a diversas reuniões seguidas ou que precisem se retirar da comissão. Sugere­se também a inclusão de um integrante da área de comunicação, o que agilizaria o processo de gestão da informação nos veículos de comunicação utilizados (site das eleições, site do IFSC e demais canais institucionais). ●
REGULAMENTAÇÃO DA CAMPANHA ELEITORAL​
: Para evitar que situações como ocorrido na eleição do CONSUP e CPA Central em 2014, quando, considerando o grande número de servidores e câmpus do IFSC, alguns candidatos passaram a utilizar as listas de e­mail “todos” para divulgar sua candidatura, enquanto outros questionavam sobre a utilização desta, esse assunto foi discutido no Conselho Superior, o qual deliberou pela utilização desse meio, já que os candidatos acabam tendo pouco tempo de campanha e esse é um meio abrangente. Foi então permitido o uso das listas para o envio de um e­mail de propaganda por candidato, sem anexos. Mesmo assim, dúvidas técnicas surgiram, como se uma imagem interna ao corpo do e­mail, por exemplo, seria considerado um anexo. Sugere­se então, que essa parte da propaganda por email para as listas institucionais seja melhor discutida e regulamentada, levando em consideração regulamentações como a IN 03/2014 do Gabinete da Reitoria, que trata do estabelecimento de critérios para o uso de listas de e­mails institucionais, para que todos os processos eleitorais tenham essa questão definida. ●
PRÓXIMAS ELEIÇÕES​
: Reforçamos o que foi recomentado no relatório final das eleições para o Consup e CPA Central 2014: é importante a criação de momentos de ambientação com os alunos, a fim de apresentar os diversos fóruns da Instituição, destacando a importância desses órgãos, para que em épocas eleitorais os alunos já tenham algum conhecimento prévio dos mesmos. Além disso, sugere­se também um movimento institucional para que se estabeleça uma cultura de comunicação com os alunos via e­mail, ressaltando a importância de se manter o cadastro atualizado com a Instituição, para que em outros processos que se use o sistema de votação online, essa cultura possa colaborar na participação mais ampla dos alunos.