GP de A à Z
Este material tem como intuito fornecer conteúdo básico das atividades
desenvolvidas pela área de gestão de pessoas, aos profissionais que desejem
ampliar seus conhecimentos.
Consultants Group by Tegon
Sistemas Informatizados de Gestão de
Pessoas
“A informação transformada em conhecimento é o principal
instrumento de redução de incerteza para a tomada de
decisão.”
A informática hoje tornou-se essencial para quase todas atividades
no mundo e as mudanças nas necessidades de Gestão de
Pessoas promoveram uma utilização cada vez maior de arquivos
armazenados eletronicamente, os “bancos de dados”.
A informatização se tornou um bem valioso de uma empresa
(faz parte de seu Capital Intelectual), pois a rapidez e eficácia na
tomada de decisões determina o sucesso ou fracasso de qualquer
processo. No caso de Gestão de Pessoas, esta informatização está
trazendo as áreas envolvidas (RH, Gestores e Colaboradores), um
acesso mais aprofundado e ágil as informações e, com isso, um
maior conhecimento das necessidades.
Banco de dados é um sistema de armazenamento e acumulação
de dados disponíveis para o processamento e obtenção de
informações. Um banco de Dados é montado a partir de um
conjunto de arquivos organizados de forma a facilitar o acesso aos
dados e eliminar redundâncias.
É através do sistema informatizado de Gestão de Pessoas que
podemos formar o cadastro pessoal, de salários e benefícios, de
treinamento etc., trazendo uma visão do todo ou de particularidades
de seus colaboradores na empresa. Mais do que isso, é através
destes bancos inter-relacionados que disponibilizamos informação
que deverão cada vez mais orientar os rumos da empresa.
Estes SIGP interligado, chamado sistema de informação gerencial
(SIGP) foram planejados para colher, processar, armazenar e
disseminar informação, de modo a permitir a tomada de decisões
pelos gerentes envolvidos. Um bom SIGP pode ocupar um papel
importante nas tarefas de planejamento e controle porque
integra todos os processos de Gestão de Pessoas – RH, Gestor e
Colaborador.
A montagem destes sistemas e processos precisam levar em conta
o conceito de ciclo, ou seja, deve ter um ponto inicial e um ponto
final, ligados entre si, envolvendo todos os processos. Assim evitase o risco de utilizar o sistema de informação de forma incompleta.
Sua montagem requer análise e avaliação de toda organização,
de seus processos e das suas respectivas necessidades de
informação.
Este trabalho inicia através da identificação das necessidades,
estratégias corporativas, e o mapeamento dos processos. Com
isso, são criados planos de ação para otimizar e racionalizar os
processos gerenciais e operacionais, visando organizar o fluxo de
informações.
A análise dos processos em Gestão de Pessoas resultam em:
- Identificação dos pontos fracos da situação atual, descrevendo-os,
quantificando-os e propondo soluções;
- Eliminação do retrabalho, integrando as diversas ilhas de
informação – não permite desta forma que cada sub-área tenha sua
solução particularizada;
- Possibilita uma visão do todo em Gestão de Pessoas, facilitando
programas de melhoria contínua de Qualidade;
- Desenvolvimento individual dos colaboradores, abrindo novas
possibilidades de trabalho em outras atividades estratégicas de RH;
- Põe em evidência os pontos fortes da organização.
A atuação do SIGP deve ser tanto gerencial (sendo um instrumento
de apoio às decisões), quanto operacional, realizando tarefas e
rotinas do dia a dia na Gestão de Pessoas da organização.
O sistema de informação gerenciais de Gestão de Pessoas tem
como missão principal a redução dos custos com pessoas como
um todo. O conceito é o de utilizar o SIGP para realizar grande parte
dos processos operacionais (de forma interligada), trazendo desde
economia de papel, até um aumento da produtividade em todas
as área de uma organização, devido a um maior conhecimento das
necessidades destas pessoas.
Com a utilização de um SIGP, busca-se:
- Um banco de dados único que impede a inconsistência entre as
informações;
- Agilidade na consulta dos dados;
- Integração destes dados entre diversos sistemas de gerenciamento
da empresa;
- Redução de estrutura necessária para o gerenciamento das
tarefas;
- Tomada de decisão com maior assertividade.
As tendências nesta área, são uma atuação cada vez maior e
integrada de sistemas, que realizam todos processos operacionais
da organização, fazendo com que os profissionais de Gestão de
Pessoas voltem suas atenções para o que é realmente importante:
o desenvolvimento para novos métodos, processos, negócios, numa
busca constante de melhoria e criação. O desafio para as empresas
que desenvolvem estes sistemas é o de torná-los mais atrativos
em relação ao atendimento destas necessidades de forma viável
economicamente.