UNIÃO EDUCACIONAL MINAS GERAIS S/C LTDA
FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS
Autorizada pela Portaria nº 577/2000 – MEC, de 03/05/2000
BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
TRABALHO DE FINAL DE CURSO
IMPLEMENTAÇÃO DE AMBIENTE DE TESTES
E DESENVOLVIMENTO DE RELATÓRIOS EM
UM SISTEMA ERP
LORIVAL ABADIO DE RESENDE
UBERLÂNDIA, 2004
LORIVAL ABADIO DE RESENDE
IMPLEMENTAÇÃO DE AMBIENTE DE TESTES
E DESENVOLVIMENTO DE RELATÓRIOS EM
UM SISTEMA ERP
Trabalho de final de curso submetido à UNIMINAS como
parte dos requisitos para a obtenção do grau de Bacharel
em Sistemas de Informação.
Orientador: Prof. M.Sc. Francisco José Muller
UBERLÂNDIA, 2004
ii
LORIVAL ABADIO DE RESENDE
IMPLEMENTAÇÃO DE AMBIENTE DE TESTES
E DESENVOLVIMENTO DE RELATÓRIOS EM
UM SISTEMA ERP
Trabalho de final de curso submetido à
UNIMINAS como parte dos requisitos
para a obtenção do grau de Bacharel em
Sistemas de Informação.
Banca Examinadora:
Uberlândia, 10 de julho de 2.004
________________________________________________
Prof. Esp. Alexandre Rangel
________________________________________________
Prof. M.Sc. Francisco José Muller
________________________________________________
Profª. Dra. Kátia Lopes Silva
________________________________________________
Prof. Márcio dos Reis Caetano
iii
RESUMO
Um sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) é um sistema de
apoio aos processos internos da corporação proporcionando total integração
entre eles.
Em tal sistema os trabalhos efetuados por um profissional da área de
informática da empresa são fundamentais para o aprimoramento, atualização,
disponibilização e extração de informações.
O presente trabalho tem por objetivo apresentar as soluções de
problemas desenvolvidas, em um sistema ERP, e a importância delas e do
estágio para a organização.
iv
ABSTRACT
An Integrated system of Enterprise Administration (ERP) is a system of
support to the internal processes of the corporation providing total integration
among them.
In such system the works done by a professional of the field of computer
science of the company are basic for the improvement, updating, providing
disponability and extraction of information.
The present work has as objective to present the developed solutions of
problems, in a ERP system, and their importance of the training for the
organization.
v
SUMÁRIO
LISTA DE FIGURAS .....................................................................................
vi
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ........................................................
vii
1 INTRODUÇÃO ..........................................................................................
1
2 CARACTERIZAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DA REDE
INTEGRAÇÃO ..............................................................................................
3
2.1 Histórico dos Sistemas de Informação .............................................
5
2.1.1 Sistema de Gestão Empresarial – ERP ...................................
6
2.1.1.1 Características do Mega2000 ........................................
7
2.1.1.2 Implantação ...................................................................
9
2.2 Formulação do problema ................................................................. 10
3 ADMINISTRAÇÃO E MANUTENÇÃO AO MEGA2000 ............................ 12
3.1 Instalação e configuração de servidores para ambiente de testes .. 12
3.1.1
Apresentação do problema e da solução .............................. 12
3.1.2
Desenvolvimento da solução ................................................. 12
3.1.3
Problemas e dificuldades encontradas .................................. 14
3.2 Criação de novos relatórios e customização de outros ...................
15
3.2.1
Apresentação do problema e da solução .............................. 15
3.2.2
Desenvolvimento da solução ................................................. 15
3.2.3
Problemas, dificuldades e erros encontrados .......................
3.2.4
Integração dos relatórios do Crystal com o Mega2000 ......... 22
3.2.5
Customização dos relatórios de Contas a Receber ..............
20
22
3.3 Atualização de versão e releases do Mega2000 ............................. 27
3.3.1
Apresentação do problema e da solução ............................. 27
3.3.2
Desenvolvimento da solução ................................................. 28
3.3.3
Problemas e dificuldades encontradas .................................. 31
4 CONCLUSÃO ........................................................................................... 32
5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................... 34
vi
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 - Telejornais e programas locais da Rede Integração .................
3
FIGURA 2- Projetos Especiais da Rede Integração .....................................
3
FIGURA 3- Projetos de Responsabilidade Social .........................................
4
FIGURA 4- Organograma da Rede Integração.............................................
5
FIGURA 5- Características do ERP Mega2000 ............................................
7
FIGURA 6- Tecnologia usada pelo Sistema Mega2000 ...............................
8
FIGURA 7- Editor de Registro Mega2000 ....................................................
14
FIGURA 8- Filtro padrão para os relatórios do Contas a Receber ...............
23
FIGURA 9- Vínculo entre tabelas - Relatórios do Contas a Receber ...........
24
FIGURA 10- Seleção de registros - Relatórios do Contas a Receber ..........
26
FIGURA 11- Layout de um relatório do Contas a Receber ..........................
26
FIGURA 12- Descontinuidade da versão 3.11 do Mega2000 .......................
27
FIGURA 13- Ferramenta Script Runner - Mega2000 ...………...…………....
28
FIGURA 14- Tela de erro na execução dos scripts ......................................
29
FIGURA 15- Ferramenta Oracle Schema Manager .....................................
30
vii
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
B2B
DCL
– Business-to-Business
– Data Control Language
DDL
DER
DLL
DML
– Data Definition Language
– Diagrama de Entidades e Relacionamentos
– Dinamic Linkage Libraries
– Data Manipulation Language
ERP
SGBD
SISCOM
SQL
– Enterprise Resource Planing
– Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados
– Sistema Comercialização da Rede Globo
– Structured Query Language
UNIMINAS
– União Educacional de Minas Gerais S/C Ltda
1 INTRODUÇÃO
Este trabalho é baseado nas informações obtidas pelo autor durante a
realização de seu estágio supervisionado, descrevendo suas experiências
vividas, os novos conhecimentos adquiridos, a aplicação prática das teorias
aprendidas no meio acadêmico e, ainda, a relevância do estágio para a
organização onde foi realizado. Esse estágio foi realizado na Rede Integração
no período de setembro/2003 a março/2004, com o objetivo de acompanhar e
apoiar o processo de implantação e pós-implantação do sistema ERP1
Mega2000 na empresa
Apesar da Rede Integração manter contrato de manutenção com a
softwarehouse2, garantindo-lhe novas versões do sistema e suporte de helpdesk, o desenvolvimento de novos relatórios, a implementação de ambiente de
testes e a atualização de versão, efetuados por um profissional da própria
empresa, proporcionam respostas mais ágeis aos usuários na solução dos
problemas, esclarecimento de dúvidas e na garantia da disponibilidade das
informações do sistema de gestão Mega2000. Além disso, tem-se uma grande
economia financeira, comparando-se as despesas com este profissional aos
custos que se teria ao contratar os consultores da softwarehouse.
Este trabalho traz uma abordagem dessas soluções, bem como, os
problemas e dificuldades encontradas. A seguir é apresentada a estrutura da
monografia.
No capítulo 2 é apresentada a Rede Integração, o histórico dos sistemas
computacionais da divisão administrativo/financeiro, o atual sistema de gestão
empresarial com suas características tecnológicas e seus diversos módulos,
um breve histórico do início de sua implantação e, finalmente, a formulação do
problema.
1
2
Enterprise Resource Planning
Empresa desenvolvedora de sistemas
2
No capítulo 3 são apresentadas as principais soluções analisadas e
implementadas,
bem
como
os
recursos,
ferramentas,
tecnologias
e
metodologias utilizadas nesses trabalhos. Os problemas, as dificuldades, os
erros e, ainda, a relevância dessas atividades para a organização, também são
abordadas.
Finalmente, no capítulo 4, são mencionadas as conclusões.
2
CARACTERIZAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DA
REDE INTEGRAÇÃO
A Rede Integração é um grupo empresarial que presta serviço em mídia,
comunicação e entretenimento, possibilitando o desenvolvimento de negócios e
mercados, atingindo, em sua área de cobertura, 136 municípios do Triângulo
Mineiro e Alto Paranaíba, e uma população de 3.291.692 pessoas, com a
missão de encantar as pessoas através da comunicação e do entretenimento e
superar desafios com soluções criativas. (Marketing, 2003)
Em 2001 a Rede Integração foi a primeira emissora totalmente digital de
Minas Gerais. Nesse mesmo ano inaugurou o Megaminas.com sendo o
primeiro portal de conteúdo dentre as afiliadas da Rede Globo. (Marketing,
2003)
O Jornalismo da Rede Integração busca levar à população as
informações de primeira mão através de produtos locais tais como: Globo
Esporte, MGTV 1a. e 2a. edição, Revista Semanal, participação no Bom Dia
Minas e Globo News. A figura 1 mostra as logos desses programas que vão ao
ar. Com agilidade e ética, o jornalismo é o encarregado de mostrar aos
telespectadores as notícias, os fatos e os acontecimentos importantes da
região. (Marketing, 2003)
FIGURA 1- Telejornais e programas locais da Rede Integração (Marketing, 2003)
Em seus últimos projetos especiais (figura 2) pode-se destacar: a série
“A Saga do Zebu” composta por três programas que mostraram o caminho da
carne brasileira; o projeto Mais Verão que sacudiu a população com ginástica
gratuita, dicas de turismo, saúde, a cultura da nossa gente; (Marketing, 2003)
FIGURA 2 - Projetos Especiais da Rede Integração (Marketing, 2003)
4
Destacam-se, ainda, a produção do primeiro Globo Repórter local:
“Serra da Canastra”; Aventura na Serra que foi um programa mostrando os
esportes radicais na Serra da Canastra; Minas Mais Junina projeto que
fortaleceu as tradicionais festas juninas; Força do Interior uma série de
programas que mostrou as Potencialidades da nossa região. (Marketing, 2003)
A Rede Integração assume o seu papel social e encara com
responsabilidade suas ações internas e externas (figura 3). Dentre as suas
ações, tem-se o Projeto Reviver onde 15% dos espaços comerciais são
reservados a disseminação de valores e práticas sociais; diversos apoios que
valorizam a cultura, teatro, cinema, exposições; Juntamente com clientes e
parceiros a Rede Integração desenvolve campanhas comunitárias, como por
exemplo, a campanha Natal para todos. (Marketing, 2003)
FIGURA 3 - Projetos de Responsabilidade Social (Marketing, 2003)
A Rede Integração, em sua estrutura organizacional (figura 4), está
dividida em Conselho, Presidência, Superintendência, Assessoria Jurídica, e as
divisões dos setores de Tecnologia, Programação, Financeiro, Comercial,
Jornalismo e OPEC. (Marketing, 2003)
A Divisão de Tecnologia é responsável pelo suporte técnico de todas as
atividades da Rede, em Engenharia e em Tecnologia da Informação. Ela se
subdivide nos núcleos de Manutenção de Estúdio, Manutenção de RF,
Informática e Externas. É neste núcleo de Informática que foram desenvolvidas
e acompanhas as atividades do estágio supervisionado.
5
FIGURA 4 - Organograma da Rede Integração (Marketing, 2003)
2.1 Histórico dos Sistemas de Informação
Em 1990, após um período em que o controle da carteira de cobrança
era feita por digitação em um sistema contratado da empresa CARFEP
Informática, a empresa iniciou seus investimentos na área de Centro de
Processamento de Dados (CPD). Para isso adquiriu-se um servidor marca
Medidata com processador 386, 16 Mb de memória RAM, 560Mb de espaço
em disco rígido, unidade de fita streamer de 60 Mb, 16 portas multi-seriais para
os terminais e impressoras, executando o sistema operacional XENIX da Santa
Cruz Operation (SCO) e o banco de dados multi-usuário ZIM, distribuído pela
empresa RCM. Montou-se uma equipe de desenvolvimento, composta por um
analista de sistemas, quatro programadores e um operador. Desenvolveu-se os
sistemas de faturamento, contas a receber, contas a pagar e folha de
pagamento, tudo na linguagem ZIM. Como sistema contábil foi adquirido o
software da Hi-Tech Informática.
6
Em 1993 iniciou-se os investimentos voltados em micro-informática, com
a aquisição de quatro microcomputadores marca AlfaDigital com processador
386 de 40Mhz, 4Mb de memória RAM, com o sistema operacional MS-DOS 5.0
e com a contratação da RM Sistemas para licenciamento do direito de uso de
seus sistemas de Folha de Pagamento, Controle de Ponto, Contas a Pagar,
Contabilidade, Controle Patrimonial, sendo que Faturamento e Contas a
Receber continuou usando o antigo sistema que havia sido desenvolvido pela
equipe interna.
Em 1997 foi contratada a softwarehouse TQI -Tecnologia Qualidade em
Informação - para desenvolvimento, em linguagem Delphi utilizando tecnologia
cliente/servidor, e implantação dos módulos de Controle Orçamentário,
Faturamento, Contas a Receber, Contas a Pagar, Controle de Materiais,
Compras, todos gerando informações contábeis em arquivos textos, e o
sistema de contabilidade da RM Sistemas importava esses dados. Nesta
mesma ocasião adquiriu-se um novo servidor marca Itautec com processador
Intel Pentium-PRO 150, sistema operacional Microsoft Windows NT versão 4.0
e banco de dados MS-SQL versão 6.5. Dos antigos softwares, da RM
Sistemas, continuou executando a Folha de Pagamento, Ponto, Contabilidade
e Patrimônio.
Com este último cenário, as informações ficaram muito vulneráveis a
erros devido à falta de uma integração confiável. Então, em 2001, adquiriu-se e
iniciou-se o processo de análise para implantação e migração a um Sistema
Integrado de Gestão Empresarial, ou seja, um ERP.
2.1.1 Sistema de Gestão Empresarial – ERP
Após avaliar diversos sistemas ERP disponíveis no mercado, a empresa
decidiu adquirir um produto denominado MEGA2000, da softwarehouse Mega
Sistemas Corporativos Ltda, empresa sediada na cidade de Itu, estado de São
Paulo.
7
2.1.1.1 Características do Mega2000
O Mega2000 é um sistema de Gestão empresarial completo, atendendo
as diversas áreas como a administrativa, financeira, recursos humanos,
distribuição e suprimentos, além dos módulos específicos como Construção
Civil, Acadêmico, Industrial, Agrícola, Transportes e outros, conforme figura 5.
O sistema conta com mais de 5.000 usuários atendidos por 18 unidades em
todo Brasil. Maiores detalhes das características desse ERP e seus módulos,
além das que são apresentadas nessa seção, estão no Anexo I, cujo conteúdo
foi obtido no site da Mega e no WORKSHOP MEGA2000, bem como, para
essa seção também.
FIGURA 5 Características do ERP Mega2000 (Mega, 2004)
Esse sistema permite a opção de multi plantas, multi moeda e multi
estrutura organizacional e contempla também uma forte e dinâmica integração
com ferramentas e-procurement, B2B e planilhas organizacionais (excel, word,
8
outlook).
O Mega2000 incorpora a tecnologia Thin/Client/Server, com middleware.
Nela o produto não se limita a duas camadas - Cliente/Servidor - podendo cada
módulo do programa estar situado num servidor diferente, disponibilizando um
grande aumento de performance e transformando-o em um Sistema de Gestão
Empresarial Distribuído, e totalmente transparente ao usuário (figura 6).
FIGURA 6 – Tecnologia usada pelo Sistema Mega2000 (Workshop, 2002)
Pode-se notar na figura 6 que nesse modelo há “N” camadas (tecnologia NTier):
9
-
Camada Server: Banco de Dados;
-
Camada Midleware: servidor de aplicação Contabilidade, servidor de
aplicação Financeiro e servidor de impressão;
-
Camada Aplicação: servidor com os executáveis Mega2000;
-
Camada Cliente: estações de trabalho dos usuários;
A tecnologia N-TIER apresenta as seguintes vantagens:
•
Possibilita ao MEGA2000 funcionar sobre qualquer SGBD (Sistema de
Gerenciamento de Banco de Dados) padrão Ansi: A partir da implementação
do conceito de servidores de aplicação, as regras de negócio estão escritas em
Delphi, e somente são requisitados e passados para o banco comandos
básicos do padrão Ansi, por exemplo: insert, delete, select, update, etc.
•
Facilidade na instalação do cliente: até a versão 2-TIER era necessário
instalar em todas as estações o cliente do Banco de Dados, o BDE e o Gerador
de Relatórios. A partir do conceito de N-TIER somente é necessário criar um
atalho nas estações clientes e instalar o cliente do Crystal Reports.
•
Permite distribuir o processamento das informações (N-TIER): com o
conceito dos Servidores de Aplicações é possível distribuir o processamento
das informações entre vários servidores, não sobrecarregando uma única
máquina. O sistema permite que cada módulo do Mega2000 esteja instalado
em um servidor de aplicações diferente.
2.1.1.2 Implantação
Para implantar o Mega2000 a empresa investiu em quatro novos
servidores, todos da marca Itautec, com fontes de energia redundantes,
processador Intel PentinumIII 733Mhz, podendo ser instalado um segundo
processador em cada servidor, todos executando o sistema operacional
Windows 2000 Server, já pre-instalados pelo próprio fabricante. O servidor de
10
Banco de Dados foi adquirido com cinco discos SCSI em RAID-5 e 512 Mb
memória RAM. Já os servidores de relatório, de aplicação e de Terminal
Service, foram adquiridos com 1Gb de memória RAM cada um.
O processo de configuração dos servidores de Aplicação, Relatório e
Servidor do serviço de Terminal Service foi efetuado pelos próprios consultores
da Mega e, no caso específico do Banco de Dados ORACLE, por indicação e
homologação da Mega, foi efetuado pela empresa DBMaster da cidade de
Curitiba/PR.
Posteriormente, a Rede Integração, pela sua política de independência
de terceiros para solução de problemas relacionados à área de Tecnologia da
Informação, capacitou seus profissionais dessa área, com um treinamento
oficial da Microsoft em Windows 2000, e outro ministrado pela DBMaster
referente à instalação e configuração do banco de dados Oracle.
2.2 Formulação do problema
Durante o primeiro ano da implantação do sistema Mega2000 apenas
seus próprios consultores estavam envolvidos no processo, inclusive
desenvolvendo tarefas que poderiam ser delegadas a área de informática da
Rede Integração, tais como atualização de versão, personalização e
desenvolvimento de novos relatórios. Depois deste período iniciou-se o
treinamento e capacitação dos analistas de sistemas da Rede Integração para
execução de tais tarefas. Além disso, estes analistas foram treinados para
realizar a instalação e configuração dos servidores de aplicação, banco de
dados e relatório. Nesses treinamentos, foi explicada a estrutura da
modelagem de dados, a padronização das nomenclaturas dos componentes do
banco de dados tais como, funções, procedures, views e as noções básicas do
Crystal Report3 e sua integração com o MEGA2000. Todos esses treinamentos
foram ministrados pelos consultores da Mega Sistemas.
3
Software de desenvolvimento e atualização de relatórios
11
Este autor, entre os membros da equipe de informática, foi designado
para acompanhar e apoiar o processo de término da implantação do sistema
Mega2000, e ainda, a desenvolver as tarefas citadas anteriormente, bem como
efetuar a administração e oferecer suporte aos usuários desse sistema. Essa
designação foi em virtude do autor ser funcionário da empresa, desde 1.988,
tendo atuado de forma direta em todas as fases apresentadas no histórico dos
sistemas de informação dessa empresa, e por possuir bons conhecimentos das
regras de negócio de uma emissora afiliada à Rede Globo.
3 ADMINISTRAÇÃO E MANUTENÇÃO AO MEGA2000
3.1 Instalação e configuração de servidores para ambiente de testes
3.1.1 Apresentação do problema e da solução
Ao atualizar a versão desse sistema Mega2000, por mais que o
profissional se dedicasse, o sistema ficava indisponível por muitas horas,
ocasionando longas paradas e acúmulo dos trabalhos operacionais dos
usuários. Isso se dava em virtude da necessidade de analisar e encontrar
soluções para as mensagens de erros que apareciam ao executar os scripts de
atualização do banco de dados e, dependendo da gravidade ou do tempo
necessário para contornar esses erros, era necessário retornar o backup e
continuar usando a versão antiga. Vale ressaltar que a seção 3.3 desse
trabalho apresenta o tópico de atualização de versão de forma mais detalhada.
Outro problema existente era a necessidade de repetir cenários de
erros, ocasionados por má utilização do usuário ou em virtude de erro do
próprio sistema. Nessas ocasiões efetuar lançamentos de testes na mesma
base de dados da empresa – denominada ambiente de produção – seria um
grande risco a gerar distorções de valores nas análises gerenciais. Por
exemplo, se existisse algum problema no módulo de compras, e se tentasse
reproduzi-lo, efetuando-se um lançamento, o valor desse lançamento ficaria
incorporado aos valores de compras reais da empresa, e, ficaria pendente nos
módulos de aprovações orçamentária e de alçada e poderia causar
questionamentos ou aprovações indevidas pelos gestores da empresa.
Para tais problemas a solução seria criar um ambiente de testes, de
forma transparente aos usuários, que proporcionasse acesso a todos os
módulos, serviços, relatórios e dados similarmente ao ambiente existente,
entretanto, totalmente distinto, sem afetar os dados de produção.
3.1.2 Desenvolvimento da solução
Para a criação do ambiente de testes foram necessários dois microcomputadores, com processador PentiumIII 700Mhz. O primeiro era o servidor
13
de banco de dados e o segundo era para prover serviços de Terminal Service,
servidor de relatório e servidor de aplicação. Nesse último, foi necessário
apenas expandir memória para 1Gbyte. Já no primeiro, foi necessário efetuar,
além da expansão de memória para 1Gbyte, a troca do disco rígido para um de
40Gb de capacidade de armazenamento.
Nesses dois servidores foram instalados e configurados o sistema
operacional Windows 2000 Server.
No servidor de banco de dados, foi instalado os software: Oracle
Database Server 8.1.7.0.0, Oracle DBA Studio e Oracle Enterprise Manager.
Após a instalação desses softwares restaurou-se o último backup dos dados da
produção para o ambiente de testes. Ao retornar este backup toda a estrutura
física de diretórios e arquivos no sistema operacional foi criada, permanecendo
toda a configuração interna do banco Oracle da base da produção, sendo
necessário apenas alterar a configuração do banco referente ao número IP
para o número correspondente ao número do servidor de testes.
No servidor, cuja função seria oferecer os serviços de servidor de
relatório, aplicação e Terminal Service, o primeiro software instalado foi o
cliente de acesso ao banco de dados Oracle, e foi configurada uma string de
conexão para esse banco. Para o serviço de servidor de relatório foi instalado e
registrado o software Seagate Crystal Report; adicionado e registrado as DLLs
Mega que complementam as funções de relatório a serem utilizadas. Já para o
serviço de servidor de aplicação foram instalados e registrados os executáveis
- denominados de servers - de todos os módulos do MEGA2000. Para que o
Mega2000 identificasse qual era o servidor de aplicação e de relatório (Crystal)
foi configurado, usando uma ferramenta própria da Mega, o registro do
Windows 2000 com o valor ‘LOCAL_SERVER’, como mostra a figura 7. Essa
configuração difere em relação à configuração do ambiente de produção pois o
ambiente de testes execuva esses dois serviços em um mesmo servidor.
Finalmente foi adicionado e configurado o serviço de Terminal Service para
proporcionar acesso multi-usuário, pelos clientes, a esse servidor.
14
FIGURA 7 - Editor de Registro Mega2000
3.1.3 Problemas e dificuldades encontradas
Foi um grande desafio implantar esse ambiente de forma a proporcionar
todas as funcionalidades do ambiente de produção, com um menor número de
máquinas possível.
O ambiente de produção, como já abordado na seção 2.1.1.2 desse
trabalho, contava com quatro servidores. E, inicialmente, para o ambiente de
testes, a proposta era consolidar todos os serviços em um único servidor, visto
que a empresa não dispunha de quatro PCs para reproduzir fielmente a
estrutura física do ambiente de produção. Após vários erros foi necessário
estudar sobre o assunto, através de consultas a manuais, a sites na internet,
troca de informações com outros profissionais da área e, inclusive, com
professor da disciplina de Sistemas Operacionais. Chegou-se a conclusão de
que, devido à ativação do serviço de Terminal Service no Windows 2000, seria
necessário de duas máquinas, no mínimo, para montar esse ambiente, como já
devidamente caracterizadas na seção 3.1.2 desse trabalho.
Percebeu-se que o Crystal Report não reconhecia as funções de
relatórios do Mega2000 e, com isso, diversos relatórios não funcionavam. Esse
erro ocorria sempre que efetuava a ativação do serviço de Terminal. Para este
problema foi necessário acionar o suporte e os consultores da Mega2000 que,
após uma troca de informações finalmente conseguiu-se registrar as DLLs no
sistema operacional Windows 2000 e, portanto, estas passaram a serem
reconhecidas no Crystal Report.
15
3.2 Criação de novos relatórios e customização de outros
3.2.1 Apresentação do problema e da solução
O Mega2000, como qualquer sistema de gestão ERP, é implantado com
uma diversidade de relatórios padrões para cada módulo. Entretanto, nem
sempre eles atendem as necessidades dos usuários e da organização,
principalmente, aqueles que são específicos das atividades da empresa ou das
suas regras de negócios.
Pela atividade de prestação de serviço, embora em muitas ocasiões exija
um sistema ERP com menos recursos - se comparado, por exemplo, a uma
indústria ou comércio - , a Rede Integração em sua regra de negócio possui
uma particularidade que tornou necessário a personalização dos relatórios do
módulo de Contas a Receber, sendo este assunto abordado na seção 3.2.5
desse trabalho.
Pela abertura que o sistema Mega2000 oferecia, através da total
integração com o gerador de relatórios, a Rede Integração - para minimizar
custos – optou-se por criar ou customizar esses relatórios que não estavam
disponíveis no sistema ao invés de contratar os serviços dos consultores da
Mega, pois nesta última alternativa os custos seriam mais elevados devido às
despesas de transporte, de hospedagens e de refeições desses consultores,
além, do custo das horas técnicas que seriam computadas.
3.2.2 Desenvolvimento da solução
Para a criação e customização de relatórios, não foi necessário nenhum
recurso adicional, pois somente o software Seagate Crystal Report do servidor
de relatório foi utilizado e este é pré-requisito para o funcionamento dos
relatórios no Mega.
Na customização de relatórios ou no desenvolvimento de novos a
metodologia de trabalho foi composta pelas fases de análise, especificação,
testes e validação.
Para um levantamento detalhado das necessidades dos usuários,
quanto à extração de dados do Mega2000, foram feitas entrevistas com esses
16
usuários. Mediante cada uma dessas necessidades procurou-se algum
relatório padrão que fizesse parte do escopo do produto Mega2000 para
atender as expectativas desse usuário. Então, encontrado um que atendesse
totalmente, testou-se os valores apresentados, e estando corretos, foi
disponibilizado esse relatório ao usuário. Caso contrário, encontrado um
relatório que atendesse apenas em partes, então efetuou-se uma análise do
dicionário de dados para adicionar novas tabelas ao relatório de forma a
atender toda necessidade do usuário e, em alguns casos, mudou-se a forma de
apresentação ou agrupamento das informações no relatório. Finalmente, não
encontrado nenhum relatório que atendesse nem em partes, então foi
necessário o desenvolvimento de novos relatórios. Vale ressaltar que a
execução dessas metodologias de trabalho foi feita de forma rápida e dinâmica.
A seguir há uma relação dos relatórios que foram criados, customizados
ou que foram alterados. Os criados são relatórios que foram totalmente
desenvolvidos, sem nenhum aproveitamento de algum relatório padrão. Já os
customizados são relatórios que foram criados com o aproveitamento de
algum, ou então, que no próprio relatório padrão foram feitas alterações mais
profundas, que implicasse adicionar novas tabelas. Por último, os alterados são
os que sofreram alguma pequena manutenção, quanto, por exemplo, ao
acréscimo de novos campos, mudança de ordenação e de agrupamento das
informações.
Para um melhor entendimento, eles estão agrupados por módulos do
sistema, como descrito a seguir:
Global:
Criado(s):
-
Agentes sem categorias;
-
Agentes com contas contábeis inconsistentes;
-
Visitas a clientes – analítico;
-
Visitas a clientes – sintético por colaborador, e com contagem diária das
visitas;
17
RH-Controle de apontamento
Criado(s):
-
Batidas importadas não associadas a colaborador;
Alterado(s):
-
Cartões por colaborador: filtro por filiais ativas, e não por organização;
RH-Folha de pagamento
Criado(s):
-
Ficha financeira do colaborador: separando e totalizando pela categoria
sindical do colaborador;
-
Ficha financeira do colaborador: separando e totalizando pela
localização sintética do colaborador;
Customizado(s):
-
Relatório de rescisão: reformulado o layout mudando de campos fixos
dos eventos no formulário para linhas dinâmicas conforme a
movimentação dos lançamentos de proventos ou descontos;
-
Provisão de férias: implementado uma totalização das diversas colunas
das fórmulas ao relatório no final dele;
-
Aviso de férias: possibilidade de emiti-lo antes de processar as férias do
colaborador;
-
Provisão de férias: outro relatório que ordene e totalize pelo centro de
custo do colaborador;
Alterado(s):
-
Dependentes do colaborador: criado filtro pela idade dos dependentes;
-
Vale transporte: eliminado o erro de duplicar informações de
colaboradores que possuíssem duas linhas de transporte;
Patrimônio
Customizado(s):
-
Razão analítico grupo: revisado a lógica de execução para diminuir o
tempo de processamento;
18
Tributos
Alterado(s):
-
Livros de registros (entradas / saídas): ajustado layout conforme padrão
da Secretaria da Receita Federal;
Faturamento
Criado(s):
-
Registros importados do SISCOM;
Alterado(s):
-
Notas fiscais: inseridos os campos de NúmeroRP e NúmeroAutorização;
FINANCEIRO-Contas a pagar
Criado(s):
-
Provisão de comissões divergentes (digitados / não gerados pelo
sistema);
-
Comissões pagas as agências de publicidade: agrupando por NF;
Alterado(s):
-
Títulos pagos: implementado filtro por filiais ativas, ou invés de
organização;
FINANCEIRO-Contas a receber
Criado(s):
-
Resumo de faturamento por cliente: ordenando do maior para o menor
valor líquido do período;
-
Recebimento de adiantamento de clientes;
-
Carta de cobrança;
-
Posição sintética da carteira de cobrança;
-
Comissões baixadas por referência divergentes (digitados / não gerados
pelo sistema);
Customizado(s):
-
Títulos recebidos por projeto;
-
Títulos em aberto por projeto;
19
-
Etiquetas de clientes por faturamento: implementado novos filtros, e não
repetir quando o cliente tiver mais de um título e, ainda, considerar
endereço de cobrança, quando este for diferente do endereço padrão;
-
Lista de recebimento sintética: acrescentadas fórmulas para mostrar os
valores de adiantamentos efetuados por cliente(s) e mostrar, também,
em coluna própria os valores referente aos reembolsos de despesas de
cartório. Agrupar registros pelo tipo da operação: depósito ou aviso de
crédito;
-
Comissões não baixadas por referência: contemplar baixas parciais;
-
Comissões a pagar: constar e ordenar pela cidade do representante;
implementado filtro de: “somente/exceto” os títulos informados;
-
Títulos em aberto por cliente: implementada opção de filtro que
possibilite mostrar o campo da tabela de observação da negociação do
título;
-
Títulos emitidos: implementado filtro pela categoria do cliente e pelos
itens da NF;
-
Títulos recebidos: implementado filtro pela categoria do cliente e pelos
itens da NF;
-
Títulos em aberto por cliente: implementado filtro pela categoria do
cliente e pelos itens da NF;
-
Resumo de faturamento: implementado filtro pela categoria do cliente e
pelos itens da NF;
-
Títulos
em
aberto
por
cliente:
implementado
filtro
dos
títulos
“com/sem/apenas” classe de permuta; mostrar ao final do relatório as
movimentações do cliente, quanto à baixa em perda/incobrável e
recebimento de perda/incobrável;
Alterado(s):
-
Títulos recebidos: agrupar por mês/ano de vencimento;
-
Títulos recebidos e Títulos em aberto por cliente: desenvolvido uma
fórmula para mostrar informação da quantidade de dias em atraso,
desconsiderando o vencimento em final de semana, iniciando a
contagem na segunda-feira;
20
Materiais
Criado(s):
-
Parametrizações: itens por classe financeira;
Contabilidade
Criado(s):
-
Parametrizações: contas contábeis por itens de estoque; por classe
financeira; por agentes e classes financeiras por código de ação;
Customizado(s):
-
Razão contábil por centro de custo: adicionou-se novas tabelas para
emitir registros apenas dos centros de custos que os usuários estiverem
com permissão concedida;
Alterado(s):
-
Razão contábil: implementado filtro por filiais ativas, ou invés de
organização, e mostrar a descrição delas;
Orçamento
Criado(s):
-
Lançamentos de estouro de verba;
3.2.3 Problemas, dificuldades e erros encontrados
A criação, customização e alteração de relatórios, pela simples relação
mostrada anteriormente, parecem ser algo simples, sem problemas e sem
erros. Na realidade isso não é verdade.
Primeiramente, surgiu a dificuldade de se entender exatamente o que o
usuário necessitava, pois, na maioria das vezes, essa informação era passada
de forma verbal e subjetiva sem nehuma documentação formal. Isso gerava um
outro
problema:
mudança
no
layout
do
relatório,
no
decorrer
do
desenvolvimento, ou até mesmo, no final do desenvolvimento, no momento do
usuário aprová-lo.
Outro problema é o fato do sistema Mega2000 ser muito extenso e ele
não estar documentado por diagrama de entidade e relacionamento, conhecido
21
como DER. Isso dificultou muito no desenvolvimento de novos relatórios ou na
customização de relatórios existentes. Portanto, para fazer o levantamento das
tabelas necessárias a um determinado relatório, utilizou-se uma funcionalidade
do sistema denominada de SQLMonitor, que é um recurso ativado no servidor
de aplicação que mostra todos os comandos SQL – de inserção, seleção,
alteração ou exclusão de dados - que essa máquina envia ao servidor de
banco de dados. Por exemplo, caso necessitasse saber qual era a tabela onde
estavam armazenados os dados de conta bancária dos colaboradores, ativava
o SQLMonitor e logo em seguida executava essa consulta no cadastro de
colaborador do módulo de RH no próprio sistema Mega2000 utilizado pelo
usuário. Dessa forma, seria possível identificar no comando select a tabela
desejada.
Os testes de consistências dos dados apresentados no relatório
consumiam muito tempo, pois, tratando de valores, a precisão dos relatórios
era muito importante. Para isso, normalmente, comparava-se com os valores
de outros relatórios padrões do sistema que já estavam validados. O grande
desafio era localizar as causas das diferenças, quando elas ocorriam.
Apesar de contornados todos esses problemas citados anteriormente, ou
seja, o relatório já com um lay-out validado e aprovado pelo usuário, com um
DER adequado, e com os dados consistentes, surgiu uma outra dificuldade: o
desempenho. Em alguns casos foi necessário reformular a lógica do relatório
para melhorar esse tempo de resposta.
Exemplo desse último problema ocorreu no mês de março, quando a
Rede Integração, como sempre faz de forma rotineira, contratou uma auditoria
externa, e esses auditores, para o módulo de patrimônio, solicitaram um
relatório da posição residual de todos os itens imobilizados. No lay-out do
relatório, deveria constar o saldo acumulado depreciado em 31-dezembro2002, a depreciação do ano de 2003 e o saldo acumulado em 31-dezembro2003. O relatório “Depreciação em duas datas” foi desenvolvido e testado com
um grupo patrimonial que possuía poucos itens. Entretanto, ao tentar processar
o relatório com todos os itens – quase seis mil – mesmo durante todo o período
da madrugada não houve tempo hábil e, portanto, no dia seguinte, foi
22
constatado que o mesmo ainda não havia concluído, pois consumia muito
recurso de processamento do servidor de banco de dados.
Então, após análise do problema, nesse relatório foi alterado a sua
estrutura lógica: retirou-se o sub-relatório pois ele era executado a cada ítem
do relatório principal e nele continha uma função de cálculo do saldo da
depreciação do ítem, consumindo muito recurso do servidor de banco de
dados, e conseqüentemente, a sua execução era demorada; acrescentou-se
ao DER uma nova view (visão de tabela) com os valores desses saldos dos
itens e utilizou-se variáveis para acumular esses valores no período, por itens,
grupos e total geral. O tempo de execução do mesmo relatório reduziu para
cinco minutos.
3.2.4 Integração dos relatórios do Crystal com o Mega2000
Após ter criado o formato do relatório no Crystal, a inclusão dele no
sistema Mega2000 é simples, não sendo necessário recompilar a aplicação,
bastando inserir um novo registro nos menus de relatórios e indicar o nome
para o mesmo e o caminho que ele se encontra gravado no servidor de
impressão.
Se o relatório possuir parâmetros, o sistema Mega2000 disponibiliza um
editor de parâmetros para que se possa desenvolver uma tela mais amigável
ao usuário, sendo essa ferramenta bastante prática pois possibilita a utilização
de objetos de consultas aos cadastros, tais como: clientes, fornecedores, plano
de contas, centros de custos e outros. Esses objetos de pesquisa facilitam aos
usuários a identificarem, por exemplo, determinado código de um cliente
efetuando uma pesquisa a essa tabela através de campos como: razão social,
nome fantasia, CPF, CNPJ, etc.
3.2.5 Customização dos relatórios de Contas a Receber
Nos relatórios padrões do Mega2000 do módulo de Contas a Receber
constavam apenas dados do título e do cliente, como, número, data de
emissão, vencimento, valor do título, nome do cliente. Isso não atendia as
23
necessidades e expectativas dos usuários do setor financeiro.
Além de novas informações, - por exemplo, nome da agência de
publicidade ou nome do contato publicitário, valor de comissão para repasse,
valor da parcela deduzindo a comissão, valor bruto contemplando a comissão –
necessitava de novas quebras e opções de filtros4, como, o item da NF, com ou
sem permuta, clientes do tipo governo ou não.
Após uma minuciosa análise da estrutura do banco de dados, para
obtenção destas novas informações, para cada relatório foram adicionados
novos parâmetros, novas tabelas, fazendo seus devidos relacionamentos,
novas fórmulas e efetuando uma revisão dos filtros.
Então nos filtros, foram adicionados novos campos. São eles: a faixa do
representante (campos REP_INI e REP_FIN), o tipo desse representante,
podendo ser agência ou contato (campo TIPO_REPRES), o(s) ítem(ns) de
Nota Fiscal (campos ITENS_1,ITENS_2 ... ITENS_10) e a categoria dos
clientes
(campos
PARAM_CAT_NORMAL
e
PARAM_CAT_GOVERNO),
conforme figura 8.
FIGURA 8- Filtro padrão para os relatórios do Contas a Receber
4
Tela que antecede a execução de um relatório
24
Originalmente nos relatórios de contas a receber eram compostos com
dados apenas das tabelas de FIN_MOVIMENTO, FIN_CONTASRECEBER,
GLO_AGENTES
e
GLO_FILIAL_ATIVA.
Foram
adicionas
as
tabelas:
GLO_AGENTES_ID para possibilitar filtrar os clientes pela categoria (governo
ou
não);
VEN_NOTAFISCAL
para
poder
relacionar
com
a
VEN_ITEMNOTAFISCAL e VEN_REPRESENTANTEITEMNF, sendo esta
última necessária para poder filtrar a faixa dos representantes, seja contato ou
agência publicitária, e a anterior para filtrar o(s) item(ns) de NF a compor o
relatório. Já a view GLO_VW_REPRESENTANTE é necessária para mostrar
os dados do representante, ora agência, ora contato. A figura 9 mostra como
ficou o relacionamento entre as tabelas e, em destaque vermelho, as tabelas
que foram adicionadas.
FIGURA 9- Vínculo entre tabelas – Relatórios do Contas a Receber.
Como na seleção de registros foram utilizadas algumas fórmulas, para
um melhor entendimento, primeiramente elas são apresentadas e analisadas
antes de estudarmos a codificação do filtro.
if {?PARAM_CAT_GOVERNO} = ‘S’
then 21
else 0
25
Essas linhas de comandos é a fórmula chamada CAT_GOVERNO. Se no filtro
da categoria de clientes o campo PARAM_CAT_GOVERNO estiver marcado,
ou seja, com o valor ‘S’, então, essa fórmula retorna o número 21, que
corresponde à categoria Governo. Quando o campo estiver desmarcado o
parâmetro conterá o valor ‘N’ não satisfazendo o teste acima, retornando o
valor zero.
if {?PARAM_CAT_NORMAL} = ‘S’
then 14
else 0
Idêntico a fórmula da categoria de clientes governo é a fórmula CAT_NORMAL
que retorna o número 14, quando o filtro da categoria de clientes normal,
PARAM_CAT_NORMAL, estiver marcado.
if {?ITENS_1} = ‘S’
then 968
else 0
Foram criadas as fórmulas ITEM_1, ITEM_2 até a ITEM_10, com a mesma
lógica já descrita anteriormente, ou seja, retornando o número correspondente,
quando o filtro, no momento da execução, for selecionado pelo usuário.
Na seleção de registros, conforme destacado em vermelho na figura 10,
foram adicionadas linhas de comandos que possibilitam a interação com os
parâmetros selecionados pelo usuário. O primeiro comando acrescentado filtra
pela
tabela
VEN_REPRESENTANTEITEMNF
e
pelo
campo
IIN_NI_SEQUENCIA os registros que contiverem o número do parâmetro
TIPO_REPRES, sendo 1 para agência e 2 para contato. O segundo
(GLO_AGENTES_ID.CAT_IN_REDUZIDO) filtra os clientes segundo o número
de sua categoria que estiverem armazenados nas variáveis CAT_GOVERNO e
CAT_NORMAL. O terceiro filtra o item da nota fiscal pelos códigos dos
produtos (VEN_ITEMNOTAFISCAL.PRO_IN_CODIGO) das variáveis item_1,
item_2 até a item_10 correspondentes a cada parâmetro itens_1, itens_2 até o
itens_10. O último comando adicionado filtra a faixa de número dos
representantes (VEM_REPRESENTANTEITEMNF.REP_IN_CODIGO) pelos
parâmetros REP_INI e REP_FIN.
26
FIGURA 10- Seleção de registros - Relatórios do Contas a Receber
Na figura 11 é apresentado o lay-out de um relatório desse módulo.
FIGURA 11 - Layout de um relatório do contas a receber
27
Nota-se que os valores reais dos dados foram alterados para preservar a
verdadeira informação da Rede Integração. Pode-se observar que abaixo do
relatório está inserido um zoom da barra de título, só para efeito de melhor
visualização do mesmo, existindo no relatório apenas o de tamanho original no
corpo do mesmo.
3.3 Atualização de versão e releases do Mega2000
3.3.1 Apresentação do problema e da solução
Em novembro de 2.003, estando próximo ao processamento da primeira
parcela do 13º salário dos colaboradores, a Rede Integração teria que atualizar
a sua versão de 3.11 para 3.12.02.00, por ser esta última a versão homologada
pela Mega para o processamento do 13o salário. A figura 12 mostra a página
da Mega referente à área de download na qual há um aviso de que a data
limite para efetuar o download do release da versão 3.11 ter sido até o dia 18
de novembro de 2.003.
FIGURA 12 - Descontinuidade da versão 3.11 do Mega2000 (Mega, 2003)
Mediante os treinamentos recebidos anteriormente, e também, por nesta
ocasião poder contar com um ambiente de testes, foi atribuído a este autor o
projeto de atualização de versão.
28
3.3.2 Desenvolvimento da solução
Para a atualização de versão não foi necessário nenhum recurso
adicional, pois as ferramentas do próprio Oracle e o utilitário da Mega - para a
execução dos scripts – eram suficientes. A figura 13 mostra uma tela desse
utilitário que a Mega disponibiliza a seus clientes, sendo ele bastante eficiente
e amigável.
FIGURA 13- Ferramenta Script Runner - Mega2000
A primeira ação foi fazer um download, via internet pelo site da Mega na
área restrita a seus clientes e parceiros, da nova versão do sistema, dos scripts
de dados, das DLLs para o servidor de relatório Crystal Report e da
documentação das implementações e correções.
Após o donwload de todos esses arquivos, foi solicitada, ao suporte da
Mega, a chave de registro dessa nova versão, bem como, o server do módulo
customizado denominado simplesmente de SISCOM - que é o módulo
29
importador dos dados cadastrais dos clientes e agências de publicidade e,
também, dos movimentos de faturamento -.
Antes de executar os scripts da versão 3.12, foi necessário executar os
últimos scripts da 3.11 que ainda não haviam sido executados. A execução dos
scripts de atualização da base de dados oracle foi feita pelo utilitário da Mega,
o ScriptRunner, conforme já mostrado anteriormente. Em alguns scripts
ocorreram mensagens de alertas ou de erros. Neste caso foi necessário efetuar
uma depuração e análise para verificar se seriam desconsideradas ou não, e
quais ações deveriam ser tomadas para solucionar. Em alguns casos de
dúvida, foi necessário acionar o suporte da Mega para ter uma precisão maior
dessa atualização da base de dados. Essas soluções dos erros apresentados
compuseram um novo documento que auxiliou e tornou mais eficiente a
atualização da versão no ambiente de produção.
Como exemplo, conforme pode-se ver pela figura 14, ao executar um
comando de um script que adicionaria uma constraint do tipo check a um
campo, e como ela existia na base no banco de dados, apareceu a mensagem
de erro: “ORA-02264: name already used by na existing constraint”.
FIGURA 14 - Tela de erro na execução dos scripts
Nesse caso, foi necessário verificar pela ferramenta ‘Oracle Schema
Manager’5 (figura 15) se a restrição existente no banco estava com o mesmo
conteúdo em relação à
que seria criada pelo script. Para esse comando,
constatou-se que o conteúdo estava idêntico, portanto, não teria nenhum
5
Ferramenta gráfica de manipulação da estrutura do banco de dados Oracle
30
problema desconsiderar a mensagem de erro apresentada.
FIGURA 15 - Ferramenta Oracle Schema Manager
Antes de atualizar a versão no ambiente de produção, a versão foi
atualizada nos servidores do ambiente de testes. A execução dos scripts no
banco de dados foi efetuada mais de uma vez - após uma execução voltou-se
o backup do banco de dados e repetiu-se a execução - para se ter uma
documentação precisa da solução dos erros a ser seguida posteriormente na
atualização do ambiente de produção. Depois de resolvidas todas mensagens
de erros, a versão foi disponibilizada para os usuários a fim de ser testada por
um período duas semanas. Foi feita uma minuciosa análise de toda a
documentação da versão para verificar as novas funcionalidades ou ajustes
necessários em parâmetros e em fórmulas do módulo de folha de pagamento,
e ainda, as formas de implementá-las, e se essas mudanças se enquadravam
nas regras de negócio da empresa.
Após o período de teste (não havendo nenhuma pendência de resolução
de problemas referente à atualização) foi implantada a atualização no ambiente
31
de produção. As novas versões das aplicações foram instaladas nos
servidores: de aplicação e de Terminal Service. As novas DLLs foram
instaladas e, novamente, registradas no servidor de relatório e nas máquinas
clientes, neste caso, o servidor de Terminal Service.
3.3.3 Problemas e dificuldades encontradas
Primeiramente foram executados quase duzentos scripts, necessitando,
em muitos casos, de uma análise minuciosa dos erros e alertas apresentados
nessa execução; uma segunda dificuldade foi à análise da documentação das
mudanças e correções efetuadas na versão que é muita extensa, e em alguns
casos implica em revisão de rotinas operacionais com os usuários.
4 CONCLUSÃO
A importância da implantação do ambiente de testes para a empresa foi
muito grande, pois, além de sanar os problemas apresentados, a mesma teve a
garantia de que seu próprio profissional dominava a instalação e configuração
desses servidores utilizados pelo ERP Mega2000, não dependendo de
terceiros para realizar esses serviços, sendo essa solução incorporada a seu
plano de contingência do setor de informática.
Embora inicialmente o intuito fosse desenvolver apenas os relatórios
para o módulo de contas a receber, mediante os bons resultados e qualidade
(tais como: precisão dos dados, flexibilidade dos filtros e dos agrupamentos)
dos relatórios desenvolvidos, os trabalhos realizados pelo autor dessa
monografia se estenderam aos diversos módulos do sistema, sempre
proporcionando satisfação aos usuários solicitantes.
Os relatórios desenvolvidos, em sua maioria, foram voltados à extração
de dados mais analíticos, visando um apoio operacional aos usuários.
Pretende-se que esse profissional venha a desenvolver novos relatórios
gerenciais para atender as necessidades dos gestores da organização,
consolidando informações (além das financeiras extraídas da base de dados do
ERP) com outras bases específicas da atividade, tais como, informações das
operações da divisão de Jornalismo e da divisão de Programação, sendo esses
dados armazenados em outro banco de dados e em outro servidor.
A atualização de versão que sempre era efetuada por consultor da
Mega, além de gerar alto custo, em muitas ocasiões, tornava o agendamento
desses trabalhos difícil de conciliar, a ambas as partes, gerando paradas
operacionais. Na rotina financeira todas as semanas do mês são críticas: no
início do mês, é efetuado o fechamento contábil, com a apuração de resultado
mensal; posteriormente, no módulo de contas a receber e pagar, é um período
de alto número de lançamentos; na terceira semana, inicia-se o fechamento da
folha de pagamento, o processo de cotação e compra de materiais de
escritórios e consumo em geral; no final do mês, é o período de maior volume
de emissão de NF de venda e envio desses títulos ao banco. Portanto, a
atualização de versão, embora seja um processo crítico que não permite erros,
33
se for executada por profissional interno da organização, traz vantagens
operacionais e financeiras, além da comodidade de escolha da melhor data a
se efetuar. Como a versão sempre é atualizada primeiramente no ambiente de
testes, tem-se, ainda, mais uma vantagem de poder efetuar simulações e
treinamentos dos novos recursos disponibilizados pela nova versão.
Por outro lado, os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico foram
essenciais no bom desenvolvimento das soluções apresentadas e discutidas
nesse trabalho. Destacam-se algumas disciplinas que contribuíram de forma
direta, tais como: introdução à programação; lógica para computação: em suas
expressões booleanas; banco de dados: nos modelos de dados - entidades /
relacionamentos, atributos, chaves primárias, estrangeiras, cardinalidade -,
comandos SQL: DDL6, DML7, DCL8; sistemas operacionais: no estudo de caso
do windows 2000.
Uma matéria que, mesmo não sendo técnica da área de informática,
mas a sua feliz existência no curso de Sistema de Informação da Uniminas,
contribuiu muito na atuação profissional no ERP foi a disciplina de
Contabilidade e Custos, pois vários módulos do sistema se integram à
contabilidade, e foi de fundamental importância dominar esse assunto para
entender essa integração e a parametrização dos códigos de ação existentes
no Mega2000.
Portanto, pela experiência obtida nesse estágio e pelos resultados
apresentados, conclui-se que os trabalhos desenvolvidos por um profissional
de Sistemas de Informação são essenciais para uma boa administração e
manutenção de um sistema ERP, sendo uma alternativa de redução de custos
para a organização.
6
DDL – Linguagem de Definição de Dados – comandos como: create, drop, alter <objetos>
DML – Linguagem de Manipulação de Dados – comandos como: insert, update, delete, select
8
DCL – Linguagem de Controle de Dados – comandos como: grant e revoke
7
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
MARKETING,
Rede
Integração:
[mensagem
pessoal].
Mensagem
recebida
por
<[email protected]> em 06 out. 2003.
MEGA, Sistemas Corporativos. Disponível em: <www.mega.com.br>. Acessado em: 24 fev.
2004.
WORKSHOP MEGA2000, 2002, Uberlândia. Workshop Mega2000. São Paulo: Centro de
Formação Mega – Mega Sistemas Corporativos, 2002
35
Anexo I – Principais características do ERP Mega2000 e seus módulos
Gerência de Manutenção
Gerenciamento das operações de manutenção preventiva, corretiva e
preditiva de máquinas ou outros ativos da empresa, desde as atividades
ligadas a solicitação, aprovação, planejamento das Ordens de Serviço e
recursos utilizados (humanos e materiais), até a execução e acompanhamento
de resultados e a rastreabilidade dos componentes utilizados. Otimiza o plano
de manutenção visando minimizar as paradas de máquinas e o índice de
manutenções, ordens preventivas mais eficientes e proporcionando um melhor
aproveitamento de pessoal e de ferramentas.
Ponto Eletrônico
Gerenciamento
de
horas
trabalhadas
organizado
proporciona
credibilidade aos colaboradores e referências a empresa. A Linha Mega2000
atende a este segmento oferecendo aos usuários um apontamento sofisticado,
com informações consolidadas e integradas de forma on-line ao Módulo de
Recursos Humanos. A solução enquadra nas mais diversas jornadas de
trabalho, permitindo horários móveis, fixos, revezamentos e escalas. O usuário
tem flexibilidade e controle sobre os apontamentos, tendo disponibilidade de
controlar registros de horários nos refeitórios, justificativas nas ausências, saldo
de horas perante ao Banco de Horas e possibilidade de consulta nos saldos de
compensação. O Módulo é capaz de receber os apontamentos registrados em
qualquer Relógio Eletrônico.
36
Manutenção de Frota
Sistema de manutenção no controle de manutenção de frota de qualquer
natureza, com informações sobre veículos, componentes, planos e ordens de
serviço, possibilitando a redução dos itens de reposição em estoque, a
minimização dos custos de manutenção e um significativo aumento da vida útil
dos equipamentos e componentes. Controla a alocação de veículos
compartilhados entre vários centros de custo ou empresas, bem como veículos
de terceiros e o desempenho da oficina e da frota, reduzindo o tempo e a
freqüência das paralisações.
Controladoria
O controle dos processos contábeis, tributários, orçamentários e
patrimoniais é fundamental para garantir a lucratividade da empresa.
Com a solução de Controladoria do ERP Mega2000, o empresário terá além
das informações fiscais, informações gerenciais da lucratividade por centro de
custo e/ou por projeto (também conhecido por Unidade de Negócio).
A seguir contém um breve descritivo de cada módulo que compõem a solução:
Módulo Contábil
O Módulo Contábil do Mega2000 permite consolidar valores de várias
organizações nos relatórios Operacionais e Fiscais. Mesmo as organizações
com planos de contas diferentes, podem consolidar suas informações em um
único Plano de Contas Gerencial, possibilitando também a confecção de
relatórios em outras moedas ou até mesmo em outros idiomas. O módulo
37
possui também recursos para redistribuição de valores entre Centros de Custos
e Projetos (os projetos podem ser as Unidades de Negócio, Obras, etc. da
Organização). Através do recurso "Documento Original", o sistema possibilita a
partir do Módulo Contábil o usuário ter acesso ao módulo que originou o
documento na Contabilidade.
Módulo Tributário
O Módulo Tributário do Mega2000 é destinado ao atendimento fiscal
tributário de organizações de grande e médio porte, controlando as obrigações
principais e acessórias, em relação as UFs -ajustes SINIEF e convênios do
ICMS a nível Nacional. Além disso, o módulo também controla as obrigações
principais e acessórias a nível federal como o I.P.I., I.R., C.I.A.P. e outros.
O módulo ainda não se limita ao simples controle fiscal, já que o mesmo
oferece informações gerenciais e permite simulações e mesmo a criação de
impostos, facilitando o processo individualizado de cada estado da federação.
Módulo Orçamentário
O Módulo Orçamentário do Mega2000 permite a comparação dos
valores realizados no Módulo Contábil ou Financeiro com os valores previstos
informados. O módulo permite um acompanhamento e comparação tanto dos
valores econômicos quanto dos financeiros.
Módulo de Controle Patrimonial
O Módulo de Controle Patrimonial do Mega2000 é muito mais que um
simples módulo de Controle de Ativo Fixo. Com ele, além de efetuar todos os
cálculos exigidos pela legislação corrente do país, é possível efetuar os
cálculos em índices/moedas pré-deteminados pelo usuário, inclusive efetuando
o cálculo da depreciação gerencial com percentuais diferentes dos exigidos por
lei. O sistema permite a consolidação dos valores de várias organizações nos
Relatórios Operacionais.
O Módulo ainda proporciona distribuir os valor do imobilizado (e de seus
respectivos lançamentos, como a depreciação, apuração do resultado na
38
baixa) entre Centros de Custos e Projetos (os projetos podem ser as Unidades
de Negócio, Obras, etc. da Organização).
O sistema controla também todas as adições e reavaliações que o item
venha a sofrer durante a sua vida útil, permitindo na consulta de saldos,
consultar somente o item principal, ou totalizar o item e suas respectivas
adições e reavaliações.
Todo o histórico de Apólices de Seguro, Contratos de Manutenção,
Responsáveis, Localização, Centros de Custos e Projetos é armazenado,
permitindo obter sempre a localização exata do item.
Caso existam itens que estejam como fiel depósito de parcelamento de
impostos, o sistema automaticamente impede a venda ou baixa do mesmo.
Financeiro
Contas a Pagar
O Sub-Módulo de Contas a Pagar do Mega2000 administra os
compromissos assumidos, forma e controla todo o processo de pagamento e
baixa, atendendo as necessidades de caráter legal e oferecendo uma completa
base de informações para o gerenciamento das contas. Com parâmetros
simples e bastante abrangentes, aliados à forte integração e a variedade de
relatórios, facilita e agiliza o dia-a-dia do usuário, possibilitando um controle
mais eficaz de todos os compromissos financeiros. É possível também
consolidar valores de várias organizações nos Relatórios Operacionais. O
módulo possui também recursos para redistribuição de valores entre Classes
Financeiras, Centros de Custos e Projetos (os projetos podem ser as Unidades
de Negócio, Obras, etc. da Organização).
Contas a Receber
O Sub-Módulo de Contas a Receber do Mega2000 conta com um
completo gerenciamento de todos os movimentos, tanto de títulos vencidos
como a vencer, com controle de adiantamentos, cobrança eletrônica, cobrança
em atraso, comissões, etc.
39
Com parâmetros simples e bastante abrangentes, aliados à forte
integração e a variedade de relatórios, facilita e agiliza o dia-a-dia do usuário,
possibilitando um controle mais eficaz de toda a carteira de clientes. É possível
também
consolidar
valores
de
várias
organizações
nos
Relatórios
Operacionais. O módulo possui também recursos para redistribuição de valores
entre Classes Financeiras, Centros de Custos e Projetos (os projetos podem
ser
as
Unidades
de
Negócio,
Obras,
etc.
da
Organização).
Tesouraria
O Sub-Módulo de Movimento Financeiro do Mega2000 administra o fluxo
financeiro, controlando as transações e ocorrências entre os bancos e a
empresa.
O fluxo de caixa gerencial, sendo integrado a vários aplicativos, possibilita uma
visão para projetar pagamentos e recebimentos em diversos períodos, bem
como fazer simulações de fluxo financeiro e gerar gráficos relativos a dados
armazenados no sistema. Assim, proporciona um melhor planejamento e
controle para que ações sejam tomadas com antecedência.
Ele também faz conciliação de pagamentos efetuados através do
aplicativo de Contas a Pagar e os recebimentos no Contas a Receber, além de
todas a transações bancárias.
É possível também consolidar valores de várias organizações nos
Relatórios Operacionais. O módulo possui também recursos para redistribuição
de valores entre Classes Financeiras, Centros de Custos e Projetos (os
projetos podem ser as Unidades de Negócio, Obras, etc. da Organização).
Office Banking
O Sub-Módulo de Office Banking do Mega2000 permite ao usuário
gerenciar todos os arquivos de Office Banking enviados e recebidos, efetuar o
envio e o processamento do retorno dos arquivos e inclusive permite ao
usuário visualizar o resultado antes de enviar os arquivos.
40
As configurações dos layout’s, campos, fórmulas, máscaras de cada
banco, etc são armazenados em formatos que podem ser criados pelo próprio
usuário. Para a maioria dos bancos os formatos já estão disponíveis.
Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta de consultas e simulações que
permite, com base nas informações já disponíveis nos demais sub-módulos,
obter a uma visão geral da situação financeira da empresa, considerando os
saldos disponíveis em diversos tipos de contas (correntes, aplicações, caixas,
etc.), bem como os compromissos e receitas futuras considerando ainda
lançamentos financeiros pré-datados. Pode-se ainda considerar ou não os
lançamentos de previsões, pode-se omitir os saldos de determinadas contas,
bem como simular mudanças de valores e datas.
Materiais
Abrangendo as áreas de suprimento, recebimento e gestão de estoques,
o módulo de administração de materiais tem papel fundamental na manutenção
da cadeia produtiva e margens de contribuição, considerando que na moderna
economia de mercado a otimização dos custos é fator essencial para a
estabilidade dos negócios e diferencial para conquista de novos mercados,
independente do ramo de atividade.
Orienta níveis adequados de preços de aquisição, prazos de reposição e
pontos de pedido, utilizando-se das informações cadastrais do item e dos
históricos de consumo. A rotina de solicitação permite aprovação por diversos
métodos e critérios e montagem assistida das cotações, baseada em tabelas
de relacionamento entre fornecedores e itens.
A consolidação automática dos mapas de cotações complementada pela
coleta de preços facilita o processo de seleção e aprovação de fornecedores
permitindo diversos níveis de aprovação (orçamento, alçada, técnico, por limite,
etc), inclusive integrado com o módulo de orçamento para aprovação e
atualização do Budget. O processo de compras culmina com a montagem dos
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pedidos de compra, inclusive na modalidade contratos com quantidades e
prazos em aberto.
Uma vez contratada a compra, o sistema de recebimento cuida de toda
a movimentação referente à incorporação dos estoques. Composto das rotinas
de recebimento físico, fiscal, tratamento dos conhecimentos de transporte e
divergências de recebimento, permite optar por diversas configurações de
processo de recebimento, tornando o módulo extremamente versátil frente às
mais diversas necessidades. Devido a forte integração com os demais módulos
do sistema, o ato do recebimento não atualiza somente a carteira de pedidos e
estoques, mas também as provisões de contas a pagar (financeiro),
movimentação fiscal (tributos) e contabilização da transação, tudo de acordo
com a parametrização de integração dos módulos.
Uma vez incorporados, todo o histórico de movimentações dos itens é
gerenciado pelo módulo de Controle de Estoques. Considerando múltiplos
almoxarifados, localizações e lotes, controla entradas, saídas e transferências,
fornecendo subsídios estatísticas para cálculo de reposição de estoques,
através da análise de estoques mínimos/máximos versus movimentações.
No aspecto financeiro, permite a valorização dos estoques, além de
inúmeros critérios para métodos de custeio (PEPS, UEPS, etc), permitindo
análises cruzadas através da ferramenta de EIS Decision Cube. Para a
comodidade do usuário, permite a integração via OLE automation com
planilhas personalizadas para análises complementares.
Sua integração com a controladoria permite a contabilização dos
movimentos de estoque, proporcionando um perfeito controle contábil dos
estoques.
Recursos Humanos
O Sistema de RH é integrado com as demais áreas da empresa
(finanças, contabilidade, etc), com informações precisas e imediatas de toda a
atividade da área de Recursos Humanos.
Através de regras de cálculo parametrizadas o usuário realiza os
cálculos trabalhistas para qualquer tipo de relação contratual, como : CLT,
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estagiários, autônomos, temporários, pró-labore, contratos, etc. As regras de
cálculo podem ser apuradas de forma global, por categoria sindical ou
individualmente.
Todos os relatórios legais são gerados, além de possibilitar a criação de
relatórios para atender necessidades gerenciais específicas além de listagens,
simulações e gráficos, utilizando para isso um poderoso gerador de relatórios,
que acompanha o produto.
O sistema controla todas as informações histórica do colaborador como :
funções exercidas, organograma, salários, jornadas e categoria sindical,
mantendo toda ficha de registro sempre atualizada.
O módulo é dividido em processos como : admissão, rescisão,
adiantamentos, fechamentos (semanais e mensais), 13. Salário (provisões
também férias bi-partidas) e Ocorrências (faltas, atestados).
Benefícios
Controla a remuneração do colaborador bem como apura os custos de
se manter os benefícios, contemplando as vantagens oferecidas como:
assistência médica e odontológica, seguro de vida, previdência privada,
alimentação, transporte, refeitório, grêmio recreativo, etc.
Para cada benefício o sistema possui um conjunto de regras de controle,
como: validade, valor, percentual de cobertura, extensão a beneficiários,
fornecedores e custos.