Título da comunicação: Do arquivo da Reitoria à gestão de recursos de informação
da Universidade do Porto, Reitoria da Universidade do Porto.
Resumo:
Com mais de 100 anos e antecedentes que remontam ao século XVIII, a Universidade
do Porto constitui um complexo macro sistema organizacional, gerador de um
igualmente vasto e complexo sistema de informação.
O incêndio de 1974, ocorrido no edifício sede da Universidade, destruiu uma parte
substancial dos seus arquivos. O imóvel albergava os órgãos de governo central, a
Secretaria-geral da Universidade, as faculdades de Ciências e Economia, museus,
laboratórios e bibliotecas, assim como os arquivos da Academia Politécnica do Porto
e das escolas suas antecessoras, para além do arquivo da 1.ª Faculdade de Letras.
Os anos que se seguiram não favoreceram a preservação da informação gerada no
contexto sistémico da Universidade. As sucessivas mudanças de ocupação dos
edifícios existentes e o aparecimento de infraestruturas para acolher novas
faculdades, novos cursos e um número crescente de estudantes e de pessoal docente
e não docente contribuíram para a desorganização e dispersão dos acervos, que
foram crescendo e adquirindo uma complexidade cada vez maior, retrato fiel da
estrutura orgânica e funcional por detrás.
Os primeiros trabalhos de reabilitação dos arquivos instalados na Reitoria datam de
1996 e foram institucionalmente enquadrados por um projeto de tratamento
arquivístico coordenado pela Secção de Ciências Documentais da Faculdade de Letras
da U.Porto. Entre 1996-1998 as atividades centraram-se no recenseamento,
classificação e reinstalação da documentação acumulada e na conceção dos primeiros
instrumentos de acesso. Um novo projeto de investigação entre 1999-2001 alargou o
âmbito e aprofundou a natureza do trabalho anterior.
Durante 2 anos consecutivos procedeu-se à caraterização orgânica e funcional da
Universidade e à contextualização da informação gerada no decurso das atividades
organizacionais.
Foi, porém, em 2001, com a criação do Arquivo Central da Reitoria, que os resultados
alcançados adquiriram a sua expressão mais forte. Ao Arquivo Central da Reitoria
foram atribuídas competências de gestão integrada da informação gerada pela
Reitoria e Serviços Centrais, universo de intervenção que se revelou vir a ser mais
amplo, ao alargar-se a outras unidades da U.Porto.
Entre 2005-2007, e ao abrigo de outro projeto de tratamento arquivístico e
digitalização de documentos, desta vez da inteira responsabilidade da Reitoria,
procedeu-se à organização e disponibilização na Web de vários milhares de projetos
de instalações. Ficaram, assim, traçadas as linhas de força que iriam orientar as
atividades futuras, em particular a criação do Arquivo Digital da U.Porto.
Entretanto, em 2006 teve lugar uma profunda remodelação orgânica das estruturas
centrais da Universidade do Porto, que privilegiou a promoção e o alargamento da
utilização das TIC às atividades organizacionais. A área funcional arquivo integrou o
Departamento da Universidade Digital, responsável pela gestão de um numeroso
conjunto de recursos e serviços nos domínios das infraestruturas tecnológicas, das
novas tecnologias na educação e dos sistemas de informação e aplicações. Ao Arquivo
Central foram cometidas novas competências:
“Promover uma política adequada de gestão de informação transversal à U.Porto,
tendo em vista garantir que a informação produzida, recebida e acumulada no
decurso das atividades contribui de forma eficaz e eficiente para apoiar a gestão
organizacional corrente e que a informação pertinente e densa, que irá perdurar
como memória da instituição, se encontra acessível de forma rápida e continuada.”
Neste contexto, e dada a crescente importância da necessidade de reconhecimento e
visibilidade da produção intelectual e científica das instituições de ensino e
investigação, nas competências do recém-criado serviço de Gestão de Informação
(que incorporou as atribuições do Arquivo Central) passaram a contar-se a gestão
dos conteúdos disponibilizados pelo Repositório Institucional, em articulação com o
Sistema de Informação SIGARRA, plataforma de suporte à produção, fluxo,
armazenamento e acesso à informação de carácter pedagógico, científico, técnico e
administrativo, implementada em todo o campus universitário a partir de 2003.ii
Com esta comunicação pretendemos apresentar os resultados dos trabalhos
desenvolvidos e os projetos em curso na Universidade do Porto, que evidenciam o
investimento feito ao longo dos anos mais recentes no tratamento, preservação e
disseminação integrada e agregada dos seus recursos informacionais, sejam eles
resultantes das atividades administrativas, académicas e pedagógicas ou das
atividades de natureza cultural, técnica e científica.iii Porto, 16 de junho de 2013.
Nota biográfica:
Maria Eugénia Matos Fernandes
Mestre em História Moderna (1987), pós-graduada em Ciências Documentais (1987)
e licenciada em História (1980) pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto.
Ensinou História e Ciências Sociais no Ensino Secundário durante 6 anos (19801986) e trabalhou como arquivista no Arquivo Distrital do Porto durante 12 anos
(1986-1998). Foi consultora na área da Ciência da Informação na Universidade do
Porto entre 1996 e 1998 e, em Setembro deste ano, foi transferida para a U.Porto a
fim
criar
e
instalar
o
seu Arquivo
Central.
Desde 2008 que coordena a Unidade Gestão de Informação do Departamento para a
Universidade
Digital
da
U.Porto.
O seu curriculum inclui publicações em História Moderna e Contemporãnea e em
Ciência da Informação. As publicações encontram-se disponíveis no Sistema de
Informação SIGARRA da Reitoria e no Repositório Aberto da U.Porto.
Os seus interesses profissionais centram-se na Ciência da Informação e incluem
repositórios e arquivos digitais, recuperação de informação e preservação digital.
Maria Isabel Cunha Sousa Gerós
Licenciada em História (1987), detém o diploma do Curso do Ramo de Formação
Educacional em História (1989) e é pós-graduada em Ciências Documentais - Opção
Arquivo (1995) pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto.
Lecionou nos ensinos básico e secundário entre 1990-1992 e entre este ano e o de
1993 exerceu funções como arquivista no Arquivo Distrital de Viana do Castelo, onde
colaborou no projeto de Inventariação de Bens Culturais Móveis promovido pela
Secretaria de Estado da Cultura.
Desde 1997 que exerce funções de técnica superior de arquivo na Reitoria da
Universidade do Porto, onde integrou o Arquivo Central da Reitoria à data da sua
criação, em 2001 e, a partir de 2008, a Unidade Gestão de Informação da
Universidade Digital (que absorveu as funções daquele Arquivo).
Durante o exercício de funções na Universidade do Porto integrou diversos projetos
de investigação: 1."Gestão de Informação no Sistema de Arquivo da Universidade do
Porto", entre 1996 e 1998, co-financiado pela JNICT e coordenado pela Secção de
Ciências Documentais da Faculdade de Letras da Universidade do Porto; 2. "O
Sistema de Informação Arquivística da Universidade do Porto: desenvolvimento da
sua gestão integrada", entre 1999 e 2001, projeto co-financiado pela FCT e
coordenado pela Faculdade de Letras da U.Porto; 3. "A Universidade e a Cidade: Os
desenhos dos edifícios da Universidade do Porto ao longo da história – um projecto
de tratamento arquivístico e digitalização", entre 2005 e 2007, co-financiado pelo
FEDER e coordenado pelo Arquivo Central da Reitoria da Universidade do Porto.
Integrou a equipa de arquivistas que conduziu à concretização da obra "A
Universidade do Porto: Estudo orgânico-funcional - modelo de análise para
fundamentar o conhecimento do Sistema de Informação Arquivo" (Reitoria da
Universidade do Porto, 2001) e colaborou na publicação "A Universidade do Porto e a
Cidade - Edifícios ao longo da história" (Arquivo Central da Reitoria da U.Porto,
2007).
Entre as suas atividades mais recentes incluem-se a gestão de conteúdos no
Repositório da U.Porto, em particular nas componentes Repositório Aberto e Arquivo
Digital
da
U.Porto.
Os seus interesses profissionais centram-se na Ciência da Informação e incluem
repositórios e arquivos digitais, recuperação de informação e preservação digital.
João Miguel Ferreira Pereira
Licenciado em Ciências Históricas – Ramo Científico (2001) e é pós-graduado em
Ciências Documentais - Variante Arquivo (2003) pela Universidade Portucalense
Infante
D.
Henrique.
Desde 2005 que exerce funções de técnico superior de arquivo na Reitoria da
Universidade do Porto, onde integrou o Arquivo Central da Reitoria e, a partir de
2008, a Unidade Gestão de Informação da Universidade Digital (que absorveu as
funções
daquele
Arquivo).
No exercício de funções na Universidade do Porto integrou o projeto "A Universidade
e a Cidade: Os desenhos dos edifícios da Universidade do Porto ao longo da história –
um projecto de tratamento arquivístico e digitalização", entre 2005 e 2007, cofinanciado pelo FEDER e coordenado pelo Arquivo Central da Reitoria da
Universidade
do
Porto.
Colaborou na publicação "A Universidade do Porto e a Cidade - Edifícios ao longo da
história"
(Arquivo
Central
da
Reitoria
da
U.Porto,
2007).
Entre as suas atividades mais recentes incluem-se a gestão de conteúdos no
Repositório da U.Porto, em particular nas componentes Repositório Aberto e Arquivo
Digital da U.Porto, e a disponibilização de conteúdos informacionais no portal
da U.Porto.
Os seus interesses profissionais centram-se na Ciência da Informação e incluem
repositórios e arquivos digitais, recuperação de informação e preservação digital.