Manual de Desmaterialização de
Procedimentos
INTRODUÇÃO .....................................................................4
A DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS .....................5
1. Definição ............................................................................................................................... 5
2. A desmaterialização, os benefícios imediatos para a empresa ............................................ 5
3.1 A desmaterialização de documentos em papel recebidos ou existentes: a
Digitalização (cf. Ficha de produto 1) .................................................................................... 6
3.2. A desmaterialização de documentos na fonte (cf. Ficha de produto 2) ....................... 7
3.3 A desmaterialização com valor probatório (cf. Fichas de Produto 3 e 4) ....................... 7
4.1 Avaliação do valor legal e modalidades de conservação ................................................ 8
Documento em papel ou documento electrónico: que suporte guardar? ............................ 9
4.2 As principais normas ..................................................................................................... 10
5. Metodologia de um projecto de desmaterialização ........................................................... 10
Ficha de produto 1 - a digitalização ........................................................................................ 12
1- Objectivo ......................................................................................................................... 12
2- Contexto organizacional.................................................................................................. 12
3- Contexto jurídico ............................................................................................................. 12
4- Contexto técnico ............................................................................................................. 12
FICHA DE PRODUTO 1 - A DIGITALIZAÇÃO (CONT.) ................................................................ 13
5 - Exemplo: caso da factura de fornecedores .................................................................... 13
FICHA DE PRODUTO 2 - A GESTÃO ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED) .......................... 14
1- Definição ......................................................................................................................... 14
2- Objectivos........................................................................................................................ 14
3- Contexto organizacional.................................................................................................. 14
FICHA DE PRODUTO 2 - A GESTÃO ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (CONT.) ....................... 15
4- Contexto técnico ............................................................................................................. 15
5- Exemplo de interface de uma ferramenta de GED ......................................................... 15
FICHA DE PRODUTO 2 - A GESTÃO ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (CONT.) ....................... 16
6 – A automatização de processos (workflow) ................................................................... 16
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Ficha de produto 3 - a desmaterialização de facturas ............................................................ 17
2- Contexto jurídico ............................................................................................................. 17
3- Contexto organizacional.................................................................................................. 17
FICHA DE PRODUTO 3 - A DESMATERIALIZAÇÃO DE FACTURAS (CONT.) ............................... 18
4- Contexto técnico ............................................................................................................. 18
Ficha de produto 4 - a desmaterialização de recibos de vencimento..................................... 19
1- Objectivos........................................................................................................................ 19
2- Contexto jurídico ............................................................................................................. 19
3- Contexto técnico ............................................................................................................. 19
FICHA DE PRODUTO 4 - A DESMATERIALIZAÇÃO DE RECIBOS DE VENCIMENTO(CONT.)....... 20
FICHA DE PRODUTO 5 – O ARQUIVO ELECTRÓNICO ............................................................... 21
1. Objectivos ........................................................................................................................ 21
Ficha De Produto 6 - Certificados E Assinaturas Electrónicos ................................................. 22
1. Contexto jurídico ............................................................................................................. 22
2. Certificado e assinatura electrónicos .............................................................................. 22
Manual de utilização da ferramenta de diagnóstico .......... 37
1.
A ferramenta ................................................................................................................... 37
2.
As perguntas.................................................................................................................... 37
3.
A classificação ................................................................................................................. 37
4.
Os resultados ................................................................................................................... 37
5.
Os gráficos ....................................................................................................................... 38
6.
Os comentários................................................................................................................ 38
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INTRODUÇÃO
Mais do que um simples conceito, a desmaterialização é, hoje em dia, uma grande
preocupação para as empresas e para as administrações. Antes de qualquer outra coisa,
convém definir bem o que entendemos por desmaterialização. Geralmente percebida como a
etapa associada à digitalização, a desmaterialização abrange, na verdade, diferentes domínios
estratégicos. De um modo geral, o seu objectivo é reunir e valorizar o património documental
de uma empresa e, dessa forma, torná-lo facilmente acessível. Este aspecto contribui
grandemente para melhorar a produtividade, a reactividade e a competitividade da empresa.
A desmaterialização deve ser abordada de maneira global para ser coroada com êxito. Até à
data, os aspectos associados ao trabalho colectivo, à desmaterialização dos fluxos de entrada
(facturas, correspondências…) ou ainda à assinatura electrónica, são preocupações
estratégicas para as empresas de todas as dimensões. São inúmeros os domínios que
requerem a partilha de documentos desmaterializados de forma a torná-los acessíveis a todos.
Assim, é indispensável planear um processo de tratamento global que vai desde a digitalização
ao arquivo electrónico. Porém, é preciso ter em conta que nem tudo se resume a uma simples
utilização de tecnologias. Com efeito, é indispensável ter em consideração um conjunto de
variáveis complementares para levar a bom termo um projecto de desmaterialização:
organização da empresa, restrições regulamentares, como por exemplo para a
desmaterialização e o arquivo de facturas. Desmaterializar é, assim, um processo que exige
uma preparação minuciosa.
Assim que estes elementos são tidos em consideração e definidos, a desmaterialização oferece
benefícios imediatos e permite às empresas libertar os seus colaboradores de tarefas que lhes
consomem tempo e recursos para lhes redistribuir tarefas com um maior valor acrescentado.
Por exemplo, a desmaterialização de facturas permite às empresas reduzir os seus tempos e
custos de tratamento em mais de 50%.
Outro exemplo das vantagens associadas à desmaterialização é: a optimização dos processos
organizacionais. Com efeito, a desmaterialização é um elemento central do trabalho colectivo.
Concretamente, assim que os documentos estão desmaterializados, são mais facilmente
partilháveis nas organizações distribuídas. A sua colocação online em plataformas Web seguras
permite-lhes concentrar o acesso à informação para o conjunto dos colaboradores que podem
trabalhar em conjunto sobre os documentos (exemplo: as pastas de clientes catalogadas com
inúmeras partes que dizem respeito a diferentes serviços).
É igualmente importante abordar as noções associadas ao armazenamento e ao arquivo. A
este nível, a desmaterialização oferece vantagens práticas e económicas inquestionáveis. Na
verdade, convém não esquecer que armazenar arquivos em papel carreta um custo muito
significativo para as empresas (local destinado nas instalações…). De agora em diante, devido à
redução de custos referentes a espaços de armazenamento online, torna-se economicamente
interessante optar pelo arquivo electrónico. Além disso, este último, associado a determinadas
condições estabelecidas pela administração (assinatura electrónica, marcação horária, etc.),
confere ao documento electrónico o mesmo valor que o do documento em papel.
A desmaterialização constitui, assim, uma verdadeira garantia de produtividade para as
empresas. Desta forma, mais do que um simples conceito, nos dias que correm, deverá ser
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considerada como uma grande aposta para o futuro e deverá passar a estar no centro das
preocupações das empresas.
A DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
1. Definição
A desmaterialização tem como objectivo gerar em formato electrónico dados ou documentos
(correspondências, contratos, facturas, brochuras, conteúdos técnicos, suportes
administrativos…) que transitam para o seio das empresas e/ou no âmbito de procedimentos
efectuados com parceiros (administrações, clientes, fornecedores…).
Fala-se frequentemente da desmaterialização de encomendas, de facturas ou ainda de fluxos
monetários. Um campo de aplicação toca mais particularmente no domínio da administração
pública. Desde há alguns anos, o governo europeu e francês em particular têm vindo a
trabalhar com a desmaterialização de procedimentos, tais como os concursos realizados no
âmbito dos mercados públicos ou ainda as declarações electrónicas fiscais e sociais.
2. A desmaterialização, os benefícios imediatos para a empresa
•
Redução de custos de tratamento (impressões, envelopes, franquia, classificação)
•
Redução de prazos de tratamento (fecho de envelopes, classificação, pesquisa,
arquivo…)
•
Ganhos de produtividade
•
Interoperabilidade (interactividade entre operadores internos e externos…)
•
Segurança e confidencialidade
•
Rastreabilidade
•
Redução do impacto ambiental
Com efeito, os processos baseados em documentos em papel são lentos, são dispendiosos e
originam erros. Além disso, perdem legibilidade ao longo do tempo.
A desmaterialização reduz o custo de tratamento da informação ao mesmo tempo que agiliza
a sua circulação.
Sabia que?
•
40 a 70% do tempo de um empregado é dedicado à gestão e à difusão de
documentos. As PME perdem imenso tempo na gestão dos seus documentos.
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•
5 a 15% do volume de negócios de uma empresa destina-se à gestão dos seus
documentos em papel. As PME subestimam os custos associados à gestão dos seus
documentos.
•
Um empregado dedica mais de 300 horas por ano à pesquisa de documentos em
papel.
•
Mais de 20% dos documentos em papel são mal classificados e tornam-se impossíveis
de encontrar numa empresa.
•
80% das empresas que tenham perdido os seus dados vão à falência nos 12 meses
seguintes. Muito poucas PME beneficiam de uma solução de segurança e protecção
exteriorizada dos seus documentos em caso de sinistro (roubo, incêndio, etc.).
Assim, mais que nunca, o investimento em soluções de desmaterialização surge
incontornavelmente como um dos alicerces tecnológicos da empresa mais rápido de
amortizar.
3. Campos de aplicação da desmaterialização
Hoje em dia, os campos de aplicação da desmaterialização são inúmeros. Por outro lado, a sua
implementação parece complexa tendo em conta a regulamentação.
Para compreender e apreender melhor os diferentes campos de aplicação da
desmaterialização, convém, numa primeira abordagem, distinguir três tipos de
desmaterialização:
3.1 A desmaterialização de documentos em papel recebidos ou existentes:
a Digitalização (cf. Ficha de produto 1)
A supressão do suporte papel através da digitalização de documentos refere-se
essencialmente aos fluxos de entrada na empresa (correspondência, notas de
encomenda, facturas de fornecedores, etc.) e aos documentos já existentes (retomada
de arquivos). Revela-se muito útil para optimizar o tratamento, a classificação e o
arquivo de documentos e respectiva pesquisa posterior.
O valor acrescentado de um documento em papel desmaterializado reside igualmente
na automatização do processo no qual ele estará incluído. Também poderá estar
integrado numa solução de Gestão Electrónica de Documentos (GED) para um trabalho
colectivo. Também poderá entrar num circuito automatizado de validação também
chamado workflow (cf. Ficha de Produto 2).
A implementação de um processo de digitalização de documentos não autoriza a
destruição sistemática do documento em papel “fonte” que tem valor de original e
que, em certos casos, deverá ser conservado a fim de poder ser produzido. Assim, é
necessário identificar claramente previamente os documentos que podem ou não ser
destruídos após a digitalização (cf. “Como avaliar o valor legal de um documento?”).
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3.2. A desmaterialização de documentos na fonte (cf. Ficha de produto 2)
A desmaterialização na fonte consiste em nunca produzir documentos em papel. Este
último é substituído pelo seu equivalente electrónico (Excel, Word, PDF, por exemplo).
A sua implementação no seio da empresa através de soluções de GED (Gestão
Electrónica dos Documentos) e/ou de trabalho colectivo, é bastante agilizada para os
processos internos. Por outro lado, fica sujeita a um enquadramento jurídico e técnico
estrito para os documentos enviados da empresa (facturas, por exemplo).
Caso particular dos e-mails:
Os e-mails podem ser igualmente considerados como documentos desmaterializados
na fonte. Assim, é importante notar que determinadas ferramentas de GED permitem
igualmente o seu armazenamento e a sua classificação. Actualmente, constituem
fluxos de procedimentos importantes que poderá ser útil conservar. Com efeito, uma
troca de e-mails ou uma confirmação por e-mail têm valor e podem permitir a
neutralização de litígios em caso de contestação de uma ou da outra parte. Podem
também, em certos casos, ser considerados como elementos de prova perante um
tribunal de segundo a apreciação do juiz. Mesmo que não constituam uma prova
irrefutável por si só, podem apoiar um processo. Pode ser interessante associar a
assinatura electrónica aos e-mails, sendo que esta última irá reforçar o seu valor. É
igualmente importante notar que determinadas ferramentas permitem, hoje em dia, o
envio de “e-mails registados”; neste caso, estes últimos têm o mesmo valor probatório
que a correspondência registada em papel.
Estes dois tipos de desmaterialização permitem, assim, essencialmente acelerar os processos
e poupar tempo limitando ao máximo a manipulação do suporte em papel internamente.
Mas não dispensam sempre a conservação ou o envio do documento em papel, como a
factura por exemplo, única prova exigível perante o fisco e que dá direito ao reembolso do
IVA.
3.3 A desmaterialização com valor probatório (cf. Fichas de Produto 3 e 4)
Consciente da restrição que constitui a criação sistemática de duplicados, de agora em
diante, o Estado autoriza as empresas a desmaterializar totalmente determinados
documentos. Falamos então de desmaterialização legal ou fiscal. Como é o documento
digitalizado que faz fé, já não é necessário conservar um duplicado em papel (Directiva
europeia 2001/115/CE).
Para garantir o mesmo nível probatório entre o papel e os documentos electrónicos, a
lei exige, ainda assim, o respeito por um determinado número de restrições técnicas,
nomeadamente a identificação formal das partes através da utilização de um
certificado electrónico, a garantia da autenticidade do documento transmitido graças à
assinatura electrónica e, naturalmente, a conservação do ficheiro num local seguro
sem ser possível ser modificado (garantia de durabilidade). A finalidade é encontrar
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um conjunto de garantias equivalente ao existente no processo de transmissão de
documentos em papel.
É de notar que estas três abordagens são perfeitamente complementares. Na maioria dos
casos, a adopção da desmaterialização no seio da empresa será feita seguindo estas etapas
diferentes:
•
•
•
Desmaterialização dos fluxos de entrada e automatização de processos de tratamento
Implementação de soluções internas que permitam limitar a circulação da informação
em suporte papel no seio da empresa
Desmaterialização probatória dos fluxos de saída (facturas, recibos de vencimento,
etc.) que precisa da implementação de procedimentos técnicos específicos (assinatura
electrónica, marcação horária, arquivo electrónico com valor probatório)
4. O enquadramento regulamentar
4.1 Avaliação do valor legal e modalidades de conservação
A avaliação do valor legal de um documento electrónico depende essencialmente do
tipo de documento produzido e do enquadramento legislativo e normativo em vigor.
Num grande número de casos, o valor dos documentos digitalizados é o mesmo que o
de um documento em papel. Assim, não é necessário fazer coabitar a sua conservação
com a dos documentos em papel. Esta validade é compatível com condições
referentes ao estabelecimento e à conservação de documentos.
Mas no caso de documentos com uma extensão jurídica e/ou fiscal como a factura,
tratar-se-á de respeitar as regras na matéria (cf. Directiva europeia 2001/115/CE) mas
também a regulamentação própria de cada país. Os documentos mais frequentes
sujeitos a regulamentação são:
•
•
•
•
A factura (cf. Ficha de produto 3)
O contrato
O recibo de vencimento (cf. Ficha de produto 4)
As candidaturas a concursos públicos (cf. Ficha de produto 7)
Para estes documentos, deverá cumprir-se um determinado número de condições
para garantir a sua conformidade jurídica.
Para apreender melhor o valor legal de um documento, convém, numa primeira
abordagem, identificar as duas fontes possíveis de um documento digitalizado:
• 1.º caso: os documentos digitalizados são criados a partir de um documento em
papel utilizando um procedimento de digitalização como um scanner. No caso de uma
digitalização, o documento digitalizado é uma cópia.
• 2.º caso: os documentos são criados directamente sob a forma digitalizada por meio
de procedimentos informáticos. O documento digitalizado produzido aqui é o
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documento de origem, que pode ser considerado como um original sob reserva de
respeitar as disposições legais. A sua impressão cria uma cópia.
Origina as principais regras seguintes:
•
A digitalização de um documento é uma operação de cópia; a partir deste facto,
se o documento de origem possuir um valor (por exemplo, um contrato), a cópia
terá necessariamente um valor diferente. Os documentos em papel originais
devem, por isso, ser conservados (cf. Ficha de Produto 12).
•
As diferentes cópias são produzidas pela empresa e antes de serem guardadas
podem sê-lo sob a forma digital, ainda mais se tiver sido estabelecidas através de
procedimentos informáticos; é necessário respeitar o carácter de fidelidade da
cópia em relação ao original.
•
Nas suas actividades, as empresas recebem frequentemente documentos que são
cópias. A digitalização de um documento que já é uma cópia simples produz uma
nova cópia simples; na condição de o procedimento de digitalização ser fiável e
fiel, a conservação destas cópias digitalizadas é válida.
•
Os documentos trocados em formato electrónico e que respeitem a
regulamentação em vigor em termos de desmaterialização com valor probatório,
têm valor de originais. Assim, deverão ser guardados em forma digital em
condições que permitam garantir a sua integridade a sua durabilidade (arquivo
electrónico com valor probatório – cf. Ficha de produto 5).
Documento em papel ou documento electrónico: que suporte guardar?
Tipo de documento original
Suporte de conservação
Natureza do documento
conservado
Documento em papel recebido
Suporte papel
Documento original
recebido
Documento electrónico recebido
Suporte electrónico
Documento original
recebido
Documento electrónico enviado
em formato papel
Suporte papel ou electrónico
Duplicado do original
Documento electrónico enviado
em formato papel com anotações
manuscritas
Suporte papel
Documento original
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Documento electrónico enviado
em formato electrónico
Suporte electrónico
Documento original
enviado
A questão do valor legal de um documento digitalizado deverá, assim, ser colocada no
contexto legal ou regulamentar. As regulamentações específicas são geralmente
orientadas por dois princípios:
•
•
A rastreabilidade das operações
O estabelecimento de documentos específicos
O valor legal de um documento digitalizado é, assim, avaliado segundo três
perspectivas:
•
•
•
A qualidade do original ou da cópia do documento considerado
As modalidades da conservação
O sistema probatório no qual se inclui a conservação
4.2 As principais normas
•
•
•
A norma AFNOR Z42013 sobre o arquivo electrónico
A norma ISO 15489 sobre a “Records Management”
A norma ISO 19005-1: projecto de norma sobre o PDF/A
5. Metodologia de um projecto de desmaterialização
A passagem a uma desmaterialização massiva raramente é pertinente; todos os fluxos de
documentos não têm efectivamente o mesmo custo de uma empresa para a outra, e,
consequentemente, a sua desmaterialização não criará o mesmo retorno do investimento.
Por outro lado, será necessário ter em conta a resistência à mudança, assim sendo, é preferível
optar por uma passagem progressiva à desmaterialização.
Assim, será melhor concentrar-se inicialmente nos fluxos mais críticos para a empresa em
termos de:
•
•
•
tempo de tratamento (manipulação, classificação, pesquisa, etc.)
custos de tratamento (impressão, fecho de envelopes, franquia, lugar nos locais, etc.)
problemáticas específicas da tarefa (pastas de clientes, candidaturas a concursos, etc.)
Uma vez identificado(s) o(s) fluxo(s), a sua desmaterialização estará sempre articulada à volta
de três problemáticas principais:
•
Organizacional (Situação actual? Onde gostaria de ir? Como ir?)
•
Jurídica (O meu projecto de desmaterialização implica restrições jurídicas?)
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•
Técnica (Que ferramentas deverão ser utilizadas e para que resultados? É preciso fazer
ou fazer fazer?)
A empresa deverá concentrar-se em três eixos a fim de construir a metodologia conforme o
seu projecto de desmaterialização. Ela poderá, nessa óptica, obter aconselhamento e
acompanhamento pelos próprios fornecedores de soluções que, para a maior parte, incluem
esta auditoria prévia à disponibilização de aplicativos nas suas prestações, ou por
consultores externos especializados.
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Ficha de produto 1 - a digitalização
1- Objectivo
•
•
•
•
•
•
Preservar e proteger os documentos contra os riscos de degradação
Arquivar documentos com vista a ganhar espaço
Permitir a consulta e o acesso a documentos sem sair do posto de trabalho
Facilitar a pesquisa e o acesso à informação
Valorizar o património de informação da empresa
Dar acesso à informação à distância
2- Contexto organizacional
Antes de qualquer procedimento de digitalização, a empresa deverá definir previamente, em
função da sua organização, quais são os documentos cuja digitalização lhe trará um valor
acrescentado real. Entre os critérios a levar em consideração, encontram-se:
-
Os objectivos pretendidos
A volumetria
Os custos de tratamento dos documentos em formato papel
3- Contexto jurídico
A digitalização de um documento é uma operação de cópia; a partir deste facto, se o
documento de origem possuir um valor (por exemplo, um contrato), a cópia terá
necessariamente um valor diferente. Os documentos em papel originais devem, por isso, ser
conservados (cf. Fichas de Produto 8 e 9).
4- Contexto técnico
As etapas de um processo de digitalização são:
- a digitalização
- a leitura automática de documentos (LAD)
- o reconhecimento automático de caracteres (RAD)
O documento inicialmente produzido em suporte papel é desmaterializado por operações mais
ou menos automatizadas. O grau de automatização deste tipo de tratamentos varia consoante
a estrutura dos documentos:
• Os documentos estruturados (por exemplo, os formulários ou os questionários) contêm
informações cujo posicionamento e tipo são conhecidos. De facto, a leitura automática após a
digitalização permite de seguida uma indexação e uma classificação em modo automático com
um mínimo de intervenção manual.
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FICHA DE PRODUTO 1 - A DIGITALIZAÇÃO (CONT.)
• Os documentos semi-estruturados (por exemplo, as facturas, as notas de encomenda, as
guias de remessa) contêm informações cujo contexto é conhecido, mas cuja disposição
no documento não é fixa. A indexação e a classificação em modo automático, desta vez,
precisarão de algumas intervenções manuais.
• Os documentos não estruturados (por exemplo, a correspondência livre) contêm
informações cujo contexto e disposição são desconhecidos. Aqui, será indispensável uma
intervenção manual para proceder à indexação e à classificação.
5 - Exemplo: caso da factura de fornecedores
A digitalização de facturas de fornecedores parece ser frequentemente pertinente (volume
importante, tratamento complexo, classificação e pesquisa morosas, etc.).
Após a digitalização, elas podem ser integradas numa solução de Gestão Electrónica de
Documentos (GED), ferramenta indispensável a qualquer projecto de digitalização, e entrar
num circuito automatizado de validação (também chamado workflow – cf. Ficha de Produto 2).
A desmaterialização de facturas de fornecedores permite também melhorar os prazos de
tratamento, ao mesmo tempo que permite reforçar os controlos internos e limitar os riscos de
erros ou de perdas. Por outro lado, em caso de necessidade, as facturas digitalizadas estarão
rapidamente acessíveis.
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FICHA DE PRODUTO 2 - A GESTÃO ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED)
1- Definição
Uma GED é uma solução aplicativa que permite classificar, gerar e armazenar os documentos
em formato digital, recebidos e produzidos diariamente pela empresa. Integra geralmente
ferramentas que permitem centralizar, estruturar e organizar a informação, criar a sua partilha
graças à criação de contas de utilizadores e à atribuição de direitos de acesso, e, por fim,
permitir a sua difusão.
2- Objectivos
Classificar e organizar a informação em suporte electrónico para:
•
•
•
•
•
Facilitar o acesso e valorizar o património de informação da empresa
Aceder mais rapidamente graças à indexação e aos motores de busca, mas também
porque a informática suprime a distância entre o utilizador e o local onde se encontra
fisicamente a informação
Ganhar em segurança, pois os documentos não correm o risco de ser desclassificados
ou perdidos por um utilizador negligente
Acelerar a circulação da informação e melhorar a sua partilha
Limitar a impressão e a circulação de documentos em papel
Todas estas vantagens produzem uma redução de custos de gestão da informação e ganhos
reais de produtividade.
3- Contexto organizacional
Escolher a solução adaptada às necessidades e ao ambiente da empresa:
É necessário identificar as principais necessidades da empresa (classificação e pesquisa,
partilha, acesso à distância, automatização de processos, difusão, etc.). As diferentes soluções
do mercado não oferecem as mesmas funcionalidades; assim, será necessário encontrar a que
corresponde melhor às necessidades da empresa e ao seu orçamento. Mais uma vez, trata-se
de identificar bem os objectivos pretendidos e determinar que fluxos de informação queremos
tratar.
Exemplos de utilização de uma solução de GED:
-
-
-
A gestão desmaterializada das pastas dos clientes: as forças comerciais que podem,
desta forma, ter um rápido acesso às informações necessárias a partir do seu posto de
trabalho ou mesmo em situação de mobilidade no âmbito da utilização de uma GED
em modo de alojamento (SaaS)
A gestão e o tratamento de documentos recebidos digitalizados como por exemplo, as
facturas de fornecedores ou a correspondência
A gestão dos fluxos de documentos produzidos internamente e que podem ser
facilmente partilhados desta forma entre os diferentes utilizadores
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FICHA DE PRODUTO 2 - A GESTÃO ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
(CONT.)
Será igualmente necessário informar e formar os futuros utilizadores; a sua adesão a este novo
modo de funcionamento é indispensável ao êxito do projecto.
4- Contexto técnico
As restrições técnicas associadas à implementação de uma GED são relativamente poucas.
Estas dependerão essencialmente do equipamento actual da empresa. Sendo um dos
princípios fundamentais existentes permitir a partilha de informação, a empresa deverá dispor
necessariamente de uma rede informática, o que implica a presença de servidor(es) no seio da
empresa.
Assim, coloca-se a questão da escolha entre uma solução de GED em modo de licença que
deverá ser instalada no servidor da empresa ou a utilização de uma solução em modo SaaS
(solução em modo de alojamento, acessível a partir de uma interface web, não sendo
necessária qualquer instalação nos postos de trabalho e cuja manutenção e actualizações são
garantidas pelo fornecedor). Para uma empresa que não dispõe de servidores nem de rede
informática interna, ou que não deseja encarregar-se da manutenção das aplicações, o modo
SaaS será particularmente adaptador.
5- Exemplo de interface de uma ferramenta de GED
Barra de ferramentas de
gestão de documentos
Espaços para os
utilizadores (gestão
de utilizdores e
respectivos direitos
de acesso)
Vista dos
documentos de uma
pasta e acesso às
informações
Arborescência de
pastas que permitem
a classificação e a
organização de
documentos por
grupos de utilizadores
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Solução desenvolvida pela Sociedade Primobox www.primobox.com
FICHA DE PRODUTO 2 - A GESTÃO ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
(CONT.)
6 – A automatização de processos (workflow)
Workflow: modelização e gestão informática das tarefas a cumprir por diferentes actores
implicados na realização de um processo.
Quando integra ferramentas de workflow, a GED permite automatizar os processos de
tratamento da informação e, desta forma, reduzir os prazos de validação e de decisão, ao
mesmo tempo que limita os riscos de ocorrência de erros.
Exemplo de workflow:
anulado
difuso
cliente
criado
analisado
Transmitido
BE
Analisado
BE
Validado
BE
Validado
comercial
ganho
reinício
cliente
perdido
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Ficha de produto 3 - a desmaterialização de facturas
1- Objectivos
•
•
•
Suprimir as operações de manipulação (impressão, fecho de envelopes, franquia,
arquivo em papel)
Optimizar os processos de tratamento
Facilitar a pesquisa e o acesso à informação
2- Contexto jurídico
A desmaterialização de facturas está sujeita a uma regulamentação particular principalmente
ditada pela Directiva Europeia 2001/115/CE:
“As facturas transmitidas por via electrónica são aceites pelos Estados-membros com a
condição de que a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo sejam
garantidas:
- seja por meio de uma assinatura electrónica avançada nos termos do ponto 2) do artigo 2
da directiva 1999/93/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, datada de 13 de Dezembro
de 1999 num âmbito comunitário para as assinaturas electrónicas…
- seja por meio de uma troca de dados informatizados (EDI), conforme definido no artigo 2
da recomendação 1994/820/CE da Comissão, do dia 19 de Outubro de 1994, relativa aos
aspectos jurídicos da troca de dados informatizados quando o acordo relativo a essa troca
prevê a utilização de procedimentos que garantam a autenticidade da origem e da
integridade dos dados…”
Esta directiva foi retomada em França pela lei de Julho de 2003:
“As facturas podem, sob reserva da aprovação do destinatário, ser transmitidas por via
electrónica desde que a autenticidade da sua origem e integridade do seu conteúdo sejam
garantidas por meio de uma assinatura electrónica. As facturas transmitidas desta forma têm
forma de factura original pela aplicação do artigo 286 e do presente artigo.”
3- Contexto organizacional
Se pensarmos no caso de uma factura em papel com um software de facturação:
•
O fornecedor deverá conservar uma cópia; uma cópia electrónica é perfeitamente
válida (sob reserva da sua fidelidade em relação ao original) e a sua conservação é,
ainda, mais económica.
•
O cliente que recebe uma factura em papel do seu fornecedor deverá conservá-la
neste formato. Poderá substituir a conservação das imagens digitalizadas pelas
imagens em papel; com efeito, apenas a forma original neste caso é legal.
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17
FICHA DE PRODUTO 3 - A DESMATERIALIZAÇÃO DE FACTURAS (CONT.)
Se pensarmos no caso de uma factura desmaterializada:
•
O fornecedor deverá obter previamente a aprovação do seu cliente da facturação
electrónica. Deverá respeitar a regulamentação e deverá recorrer à assinatura
electrónica; deverá conservar uma cópia electrónica.
•
O cliente deverá, ele próprio, guardar as facturas recebidas no seu conteúdo original,
a assinatura electrónica à qual estão associadas, bem como o certificado electrónico
anexo aos dados de verificação da assinatura electrónica. Na maioria dos casos,
recorrerá ao arquivo electrónico no sentido probatório do termo.
4- Contexto técnico
A implementação da “factura electrónica” é relativamente complexa no que diz respeito ao
contexto regulamentar; assim, recomenda-se que esta seja acompanhada por diferentes
orientações (no domínio técnico, jurídico e organizacional) para estruturar o procedimento a
partir de uma metodologia completa, ou recorrer a fornecedores de plataformas de
desmaterialização.
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18
Ficha de produto 4 - a desmaterialização de recibos de vencimento
1- Objectivos
•
•
•
•
•
Redução de custos de tratamento (impressões, envelopes, franquia, etc.)
Redução de prazos de tratamento (fecho de envelopes, classificação, pesquisa,
arquivo, etc.)
Ganhos de produtividade
Redução do impacto ambiental
Oferta de um serviço com valor acrescentado aos seus empregados
2- Contexto jurídico
Em França, a desmaterialização dos recibos de vencimento está sujeito à lei de 12 de Maio de
2009:
Artigo L3243-2: “Aquando do pagamento do salário, a entidade patronal envia às pessoas
mencionadas, conforme o artigo L. 3243-1, um documento comprovativo chamado recibo de
vencimento. Com a aprovação do empregado em questão, este envio pode ser efectuado sob
a forma electrónica, nas condições para garantir a integridade dos dados. Não pode exigir
qualquer formalidade de assinatura ou de anotação que não seja a que estabelecer que a
soma recebida corresponde ao montante líquido que consta desse recibo.”
Artigo L3243-4: “A entidade patronal guarda um duplicado dos recibos de vencimento dos
empregados ou dos recibos de vencimento enviados aos seus empregados em formato
electrónico durante cinco anos.”
3- Contexto técnico
Sob reserva da aprovação do empregado, a empresa pode, de agora em diante, enviar-lhe o
seu recibo de vencimento em formato electrónico na condição de respeitar a regulamentação
em vigor.
Tal como na factura, a implementação de um projecto de desmaterialização dos recibos de
vencimento pode parecer complexa se a escolha recair num tratamento interno. É por isso
que, hoje em dia, as empresas recorrem essencialmente a fornecedores e utilizam plataformas
de desmaterialização externas.
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19
FICHA DE PRODUTO 4 - A DESMATERIALIZAÇÃO DE RECIBOS DE
VENCIMENTO(CONT.)
Exemplo de funcionamento de uma plataforma de desmaterialização:
Solução desenvolvida pela Sociedade Primobox www.primobox.com
Controlos
Assinatura e
marcação horária
Difusão
Multi-suportes
Envio por
correio postal
Corte de Ficheiros
Caixa-forte
electrónica®
Empregado
Administrador
Gestão
Consulta
Administração
Arquivo
(Fonte Primobox® – ® reprodução proibida)
Importar do seu ficheiro PDF “recibos de
vencimento” na plataforma
Tratamento automatizado do ficheiro (corte,
assinatura, marcação horária)
Distribuição automatizada dos recibos de
vencimento em função da escolha de cada
um dos seus empregados
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20
FICHA DE PRODUTO 5 – O ARQUIVO ELECTRÓNICO
1. Objectivos
Arquivar documentos electrónicos corresponde à ideia de durabilidade da informação
com a possibilidade de a restituir na íntegra e fiel ao original, ou seja, perfeitamente
idêntica ao seu original. Esta operação que visa a conservação de informações com um
valor probatório ou efeitos jurídicos diz respeito a todas as pessoas jurídicas sem
excepção, seja elas físicas, morais, privadas ou públicas. Da mesma forma, a
conservação responde a dois objectivos principais:
•
•
Aplica-se a documentos que servem de comprovativos no âmbito de controlos
administrativos (exp: fiscal ou social)
Permite a produção de actos jurídicos que têm valor de prova em caso de litígio
Na prática, o arquivo electrónico é um componente indispensável para assegurar o
valor probatório de um documento desmaterializado e assinado electronicamente. Da
mesma forma, o facto de arquivar um documento electrónico que não responda às
prescrições legais (funções de identificação e de integridade com assinatura
electrónica) não tem sentido em termos jurídicos.
Convém separar o arquivo e a conservação:
- do armazenamento, que se assemelha ao armazenamento de conteúdos e que serve
de base ao tratamento posterior dos conteúdos (exemplo do armazenamento destes
ficheiros no disco rígido do seu computador)
- da protecção, que pode ser definida como uma duplicação dos conteúdos
electrónicos com um objectivo de segurança. O conteúdo protegido não é considerado
estático e pode ser, assim, modificado ou substituído (exemplo da protecção dos seus
ficheiros no disco rígido ou num local de protecção online).
2. A Norma NFZ42-013
A norma AFNOR NFZ42-013, publicada em Julho de 1999 e revista em Dezembro de
2001, estabelece “as especificações relativas à concepção e à exploração de sistemas
informáticos com vista a assegurar a conservação e a integridade dos documentos
armazenados nesses sistemas.” Aconselha-se a aplicação desta norma quando, nos
sistemas de arquivo electrónico, se procura a integridade, a fidelidade, a segurança e a
durabilidade para proteger os documentos.
3. Implementação
A implementação de uma solução de arquivo implica uma forte agregação das
dimensões jurídica, técnica e organizacional que devem ser levadas a cabo em função
das necessidades de arquivo dos documentos. É por isso que se recomenda vivamente
recorrer a outros meios de arquivo ou plataformas que integrem estes serviços de
arquivo.
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Ficha De Produto 6 - Certificados E Assinaturas Electrónicos
1. Contexto jurídico
A lei de 13 de Março de 2000 estabelece a equivalência das provas (admissibilidade e alcance)
entre o escrito em formato electrónico e o escrito tradicional. “O escrito sob a forma
electrónica é admitido como prova ou mesmo título que o escrito em suporte papel, desde
que o seu autor possa ser devidamente identificado e que seja estabelecido e guardado dentro
das condições necessárias para garantir a sua integridade".
A assinatura electrónica possui o mesmo valor jurídico que uma assinatura manuscrita.
2. Certificado e assinatura electrónicos
2.1 O certificado electrónico
Um certificado electrónico é uma identificação digitalizada cujo objectivo é identificar uma
pessoa física ou moral. O certificado electrónico é uma ligação entre a pessoa e a entidade
digital. A autoridade de certificação dá fé de terceiros de confiança e verificação da ligação
entre a identidade física e a entidade digital.
Existe 4 tipos de certificados em função do nível de segurança:
• Tipo 1: endereço electrónico do requerente requerido
• Tipo 2: prova da identidade requerida (fotocópia do bilhete de identidade, por
exemplo)
• Tipo 3: apresentação física do requerente obrigatória
• Tipo 3+: idêntico ao tipo 3, mas o certificado é armazenado em suporte físico
(chave USB ou leitor de cartão inteligente)
O certificado electrónico permite assinar electronicamente documentos digitalizados. Valida a
ligação entre uma assinatura electrónica e o respectivo signatário.
2.2. A assinatura electrónica
A assinatura electrónica consiste na utilização de um procedimento fiável de identificação que
garante a sua ligação com o acto ao qual se encontra anexada. A assinatura electrónica é o
procedimento de identificação do autor de um documento electrónico. É a garantia da sua
integridade (prova de que o documento não sofreu alterações entre o momento em que foi
assinado pelo seu autor e o momento em que foi consultado).
A assinatura electrónica não é visual. É expressa por uma série de códigos. Para as empresas, é
um meio fiável para assegurar a segurança dos seus procedimentos na Internet.
Um mecanismo de assinatura electrónica deverá apresentar as seguintes propriedades:
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FICHA DE PRODUTO 6 - CERTIFICADOS E ASSINATURAS
ELECTRÓNICOS (CONT.)
• deverá permitir ao leitor de um documento a identificação da pessoa ou do
organismo que anexou a sua assinatura.
• deverá garantir que o documento não foi alterado entre o momento em que o
autor o assinou e o momento em que o leitor o consulta.
Para isso, deverão reunir-se as seguintes condições:
• Autêntica: A identidade do signatário deverá poder ser obtida de maneira segura.
• Impossível de falsificar: A assinatura não poderá ser falsificada. Ninguém se poderá
fazer passar por outra pessoa.
• Não reutilizável: A assinatura não é reutilizável. Faz parte do documento assinado e
não poderá ser colocada noutro documento.
• Inalterável: Um documento assinado é inalterável. Uma vez assinado, já não se
pode modificar.
• Irrevogável: A pessoa que o assinou não o pode negar.
1. Objectivos
Os certificados electrónicos são utilizados em diferentes aplicações informáticas no âmbito da
segurança dos sistemas de informação e dos procedimentos a fim de garantir nomeadamente:
•
•
•
a não-repudiação e a integridade dos dados graças à assinatura electrónica
a confidencialidade dos dados graças à codificação
a autentificação de uma pessoa para o acesso a uma plataforma de trocas ou a uma
Intranet, por exemplo
A Autoridade de Certificação das Câmaras de Comércio e da Indústria propõe, com a
ChamberSign, diferentes soluções nomeadamente o certificado electrónico FIDUCIO (tipo 3)
http://www.chambersign.tm.fr/
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FICHA DE PRODUTO 7 - AS PRINCIPAIS APLICAÇÕES DO CERTIFICADO
ELECTRÓNICO
1. A desmaterialização de procedimentos intra e inter-empresas
A assinatura electrónica permite procedimentos desmaterializados inter-empresas, conferindo
a estas últimas o mesmo valor probatório que os procedimentos em papel.
• Facturas electrónicas (cf. Ficha de produto 3)
• E-mails protegidos
• Correios electrónicos
• Documentos assinados (recibos de despesas, notas de encomenda, contratos, etc.)
2. Os procedimentos com a administração
•
A conta fiscal
A conta fiscal online permite-lhe consultar as suas declarações, seguir os seus
pagamentos, as suas dívidas e os seus reembolsos de créditos de IVA, declarar o seu
IVA, pagar os seus impostos online. É um serviço completo e gratuito que lhe permite,
a qualquer momento, acompanhar a sua situação fiscal e efectuar os seus
procedimentos à distância 24 horas por dia e 7 dias por semana. A confidencialidade e
a autentificação são asseguradas pelo certificado electrónico.
http://www.impots.gouv.fr
•
Net-empresas
O Net-Empresas é um serviço proposto às empresas para lhes permitir efectuar, pela
Internet,as suas declarações sociais para os organismos de segurança social:
http://www.net-entreprises.fr
•
TeleIVA
O TeleIVA permite o envio e a regulação das declarações de IVA por via electrónica.
Obligatório sob pena de penalizações se o seu volume de negócios for superior a
760.000 euros. A partir de Outubro de 2010, este limite passará a 500.000 euros e a
230.000 euros em Outubro de 2011. Este teleprocedimento está acessível a todas as
empresas sujeitas a pagamento de IVA do regime real (real simplificado ou normal).
http://www.impots.gouv.fr
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24
FICHA DE PRODUTO 7 - AS PRINCIPAIS APLICAÇÕES DO CERTIFICADO
ELECTRÓNICO (CONT.)
•
Sistema de Registo de Veículos
A partir do dia 15 de Abril de 2009, entrou em vigor o Sistema de Registo de Veículos
(SRV).
O S.R.V. permite principalmente aos profissionais do sector automóvel efectuarem o
registo de motas, veículos novos e usados sem terem de recorrer a circunscrição
administrativa.
O S.R.V. substitui a aplicação do Telecertificado de Matrícula para o registo de
ciclomotores novos.
Para poder realizar o registo online, o proprietário do stand terá de assinar
previamente um certificado de habilitação e de acordo com as autoridades.
Vantages para a empresa:
•
•
•
•
•
Economia de deslocação até às autoridades
Obtenção de registo definitivo do veículo
Realização de procedimentos a partir do seu ponto de venda sem restrições de
horários
O cliente pode classificar o seu veículo registado, e posteriormente receberá o
certificado de matrícula em casa
Segurança de procedimentos graças ao uso de um certificado de assianatura
electrónica
http://www.ants.interieur.gouv.fr/siv/-siv-.html
•
URSSAF
Os Urssaf permitem declarar e regular as contribuições por e-mail. Esta possibilidade é
oferecida às empresas equipadas com um software de pagamento aprovado. Este
serviço precisa da utilização de um certificado para enviar os extractos de
contribuições por e-mail.
•
Candidaturas a propostas
A empresa poderá responder a uma proposta online se possuir um certificado de
assinatura electrónica. Além das vantagens habituais da desmaterialização, a empresa
candidata-se a uma proposta por meio de poucos “cliques” (telecarregamento da
pasta de referência, organização e assinatura de documentos, colocação online da
pasta de candidatura).
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25
FICHA DE PRODUTO 7 - AS PRINCIPAIS APLICAÇÕES DO CERTIFICADO
ELECTRÓNICO (CONT.)
O artigo 56 do novo Código dos Mercados Públicos permite responder a uma proposta
por via electrónica desde que utilize um certificado de assinatura electrónica conforme
as disposições relativas ao despacho do dia 28 de Agosto de 2006 aplicado pelo artigo
48 e do artigo 56 do Código dos Mercados Públicos e relativo à desmaterialização dos
procedimentos de assinatura de mercados públicos formalizados.
Desde o dia 1 de Janeiro de 2010, é obrigatório responder por via electrónica ao
conjunto de mercados referentes a bens e/ou prestações informáticas superior a
90.000 €.
A partir do dia 01/01/2012, será obrigatório responder por via electrónica ao conjunto
de mercados superiores a 90.000 €.
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26
FICHA DE PRODUTO 8 - DIRECTIVA EUROPEIA 2001/115/CE
Directiva europeia aplicável à desmaterialização de facturas
« c) As facturas emitidas em aplicação das disposições do ponto a) podem ser transmitidas em
formato papel ou, sob reserva da aprovação do destinatário, por via electrónica. As facturas
transmitidas por via electrónica são aceites pelos Estados-membros com a condição de que a
autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo sejam garantidas:
- seja por meio de uma assinatura electrónica avançada nos termos do ponto 2) do
artigo 2 da directiva 1999/93/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, datada de 13
de Dezembro de 1999 num âmbito comunitário para as assinaturas electrónicas. Os
Estados-membros podem, contudo, exigir que a assinatura electrónica avançada se
baseie num certificado qualificado e criado por um dispositivo seguro de criação de
assinatura nos termos do artigo 2, pontos 6) e 10), da directiva supramencionada;
- seja por meio de uma troca de dados informatizados (EDI), conforme definido no
artigo 2 da recomendação 1994/820/CE da Comissão, do dia 19 de Outubro de 1994,
relativa aos aspectos jurídicos da troca de dados informatizados quando o acordo
relativo a essa troca prevê a utilização de procedimentos que garantam a
autenticidade da origem e da integridade dos dados. Os Estados-membros podem,
contudo, sob reserva de condições fixadas pelos mesmos, exigir que um documento
resumido suplementar seja transmitido em papel.
No entanto, as facturas podem ser transmitidas por via electrónica consoante outros métidos,
sob reserva da sua aprovação pelo(s) Estado(s)-membro(s) em questão. A Comissão
apresentará, o mais tarde, no dia 31 de Dezembro de 2008, um relatório acompnhado, se for o
caso, de uma proposta que modifica as condições aplicáveis à facturação electrónica a fim de
ter em conta a evolução tecnológica futura neste campo.
Os Estados-membros não podem impor aos sujeitos passivos que efectuam entregas de bens
ou prestações de serviços no seu território qualquer outra obrigação ou formalidade relativas
à utilização de um sistema de transmissão de facturas por via electrónica. Porém, podem, até
dia 31 de Dezembro 2005, prever que a utilização do referido sistema é objecto de notificação
prévia.
Os Estados-membros podem fixar condições específicas para a emissão por via electrónica de
facturas relativas a entregas de bens ou de prestações de serviços efectuadas no seu território,
a partir de um país com o qual não exista qualquer instrumento jurídico relativo à assistência
mútua com um alcance semelhante à prevista pelas directivas 76/308/CEE e 77/799/CEE e
pelo regulamento (CEE) n.° 218/92.
No caso de lotes que incluam várias facturas transmitidas por via electrónica para o mesmo
destinatário, as menções comuns às diferentes facturas podem ser indicadas apenas uma vez
na medida em que, para cada factura, a totalidade da informação esteja acessível.”
« d) Todos os sujeitos passivos deverão ter em atenção que as cópias das facturas sejam
armazenadas emitidas por eles, pelo seu cliente ou, em seu nome e por sua conta, por
terceiros, bem como todas as facturas que recebeu. Para fins da presente directiva, o sujeito
passivo poderá determinar o local de armazenamento, sob a condição de colocar à disposição
das autoridades competentes, sem demoras, sempre que estas o exigirem, todas as facturas
ou informações armazenadas desta forma. Os Estados-membros podem, todavia, impor aos
sujeitos passivos estabelecidos no seu território a obrigação de lhes declarar o local de
armazenamento sempre que este se situe fora do seu território.
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27
FICHA DE PRODUTO 8 - DIRECTIVA EUROPEIA 2001/115/CE (CONT.)
Além disso, os Estados-membros podem impor aos sujeitos passivos estabelecidos no seu
território a obrigação de armazenar nas fronteiras do país as facturas emitidas por eles ou
pelos clientes deles ou, em seu nome ou por sua conta, por terceiros, bem como todas as
facturas que tenham recebido, sempre que esse armazenamento não tenha sido efectuado
por um meio electrónico que garanta um acesso completo e online aos respectivos dados. A
autenticidade da origem e da integridade do conteúdo dessas facturas, bem como a sua
legibilidade, devem ser asseguradas durante qualquer período de armazenamento. Para as
facturas mencionadas no ponto c), terceira alínea, os dados que estas contêm não poderão ser
modificados e deverão permanecer legíveis durante o referido período.
Os Estados-membros determinam o período durante o qual os sujeitos passivos deverão
assegurar que as facturas relativas às entregas de bens ou prestações de serviços efectuadas
no seu território sejam armazenadas, bem como as recebidas pelos sujeitos passivos
estabelecidos no seu território. Para garantir o respeito pelas condições visadas na terceira
alínea, os Estados-membros mencionados na quarta alínea poderão impor que as facturas
sejam armazenadas sob a forma original, em papel ou electrónica, na qual foram transmitidas.
Podem igualmente impor que, quando as facturas são amazenadas por via electrónica, os
dados que garantem a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo de cada factura
sejam igualmente armazenados.
Os Estados-membros visados na quarta alínea poderão fixar condições espcíficas que impeçam
ou limitem o armazenamento de facturas num país com o qual não exista qualquer
instrumento jurídico relativo à assistência mútua com um alcance semelhante à prevista pelas
directivas 76/308/CEE e 77/799/CEE e pela regulamentação (CEE) n.º 218/92 e ao direito de
acesso por via electrónica, de telecarregamento e de utilização mencionado no artigo 22 bis.
Os Estados-membros podem, nas condições fixadas por eles, prever uma obrigação de
armazenamento de facturas recebidas por pessoas que não sejam sujeitos passivos”.
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FICHA DE PRODUTO 9 - OS PRINCIPAIS TEXTOS DE LEIS EM FRANÇA
Em matéria de evolução do âmbito regulamentar para ter em consideração a
desmaterialização de procedimentos, assinalamos os seguintes textos (que dizem
respeito essencialmente à categoria de documentos que são escritos no sentido
jurídico do termo).
•
A lei de 13 de Março de 2000, que modifica o código civil (2000-230 de
13/03/2000); este texto estabelece a equivalência das provas (admissibilidade e
alcance) entre o escrito em formato electrónico e o escrito tradicional:
o “Art. 1316. - a prova literal, ou prova por escrito, resulta de uma sequência de
letras, de caracteres, de números ou de quaisquer outros sinais ou símbolos
dotados de um significado inteligível, seja qual for o seu suporte e as suas
modalidades de transmissão.”
o “Art 1316-1. - O escrito sob a forma electrónica é admitido como prova ou
mesmo título que o escrito em suporte papel, desde que o seu autor possa
ser devidamente identificado e que seja estabelecido e guardado dentro das
condições necessárias para garantir a sua integridade".
o “Art. 1316-2. – quando a lei não tiver fixado outros princípios, e existir uma
falta de convenção de termos entre as partes, o juiz regula os conflitos de
prova literal determinando, por todos os meios, o título mais verossímil, seja
qual for o suporte."
o “Art. 1316-3. – o escrito em suporte electrónico tem a mesma força probatória
que o escrito em suporte papel.”
o “Art. 1316-4. - a assinatura necessária à perfeição de um acto jurídico
identifica aquele que a colocou. Manifesta o consentimento das partes
quanto às obrigações que resultam desse acto. Quando é colocada por um
funcionário público, confere autenticidade ao acto. Quando é electrónica,
consiste na utilização de um procedimento fiável de identificação que
garante a sua ligação com o acto ao qual está anexada, presumindo-se a
fiabilidade deste procedimento, até prova em contrário, quando a assinatura
electrónica é criada, a identidade do signatário é assegurada e a integridade
do acto é garantida, nas condições fixadas pelo decreto em Conselho de
Estado.”
Aos dois elementos essenciais estabelecidos por essa modificação do Código Civil (a
admissibilidade e o alcance do escrito electrónico), faltava ainda um terceiro
elemento: a valididade do escrito electrónico (temos o direito de fazer um escrito
electrónico?). Isto foi obtido pela lei sobre a confiança na economia digital (2004-575
de 21/06/2004):
•
Artigo 25 – Após o artigo 1108 do Código Civil, foram inseridos os artigos 1108-1 e
1108-2 redigidos da seguinte forma:
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29
FICHA DE PRODUTO 9 - OS PRINCIPAIS TEXTOS DE LEIS EM FRANÇA
(CONT.)
“Art. 1108-1 – quando se exige um escrito para a validade de um acto jurídico,
poderá ser estabelecido e guardado sob a forma electrónica segundo as condições
previstas nos artigos 1316-1 e 1316-4 e, quando um acto autêntico é requerido,
na segunda alínea do artigo 1317.”
“Quando se exige uma menção escrita à mão daquele que é obrigado, este último
pode utilizá-la sob a forma electrónica se as condições dessa utilização forem para
garantir que ela só poderá ser efectuada por esta pessoa em específico…”
Extensão da facturação electrónica (lei das finanças rectificativa de 30/12/2002 e
respectivos dois decretos de aplicação 2003-632 e 2003-659 de 7 e 18 de Julho de
2003).
Esta lei introduz uma terceira forma de factura:
“As facturas podem, sob reserva da aprovação do destinatário, ser transmitidas por via
electrónica desde que a autenticidade da sua origem e integridade do seu conteúdo
sejam garantidas por meio de uma assinatura electrónica. As facturas transmitidas
desta forma têm forma de factura original pela aplicação do artigo 286 e do presente
artigo. As condições de emissão destas facturas, da sua assinatura electrónica e das
suas modalidades de armazenamento encontram-se estabelecidas por decreto.”
Estes textos diferentes que se aplicam aos actos jurídicos têm todos que se basear na
assinatura electrónica (com níveis diferentes de exigência).
É importante nota que, no âmbito da desmaterialização com valor probatório, a
prova é indissociável do arquivo (cf. Ficha de Produto 5).
Os principais critérios do arquivo electrónico são as garantias de:
•
•
•
•
aquisição de documentos (origem, fidelidade), com o conjunto de procedimentos:
digitalização, transmissão de mensagens e de ficheiros
conservação integral, com a escolha de formatos e de suportes de registo
organização e procedimentos de operação de controlo e auditoria do sistema
durabilidade da conservação e acessibilidade
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30
FICHA DE PRODUTO 9 - OS PRINCIPAIS TEXTOS DE LEIS EM FRANÇA
(CONT.)
Desmaterialização dos recibos de vencimento
LEI n.°2009-526 de 12 de Maio de 2009 - art. 26:
Artigo L3243-2 Aquando do pagamento do salário, a entidade patronal envia às pessoas
mencionadas, conforme o artigo L. 3243-1, um documento comprovativo chamado recibo de
vencimento. Com a aprovação do empregado em questão, este envio pode ser efectuado sob
a forma electrónica, nas condições para garantir a integridade dos dados. Não pode exgir
qualquer formalidade de assinatura ou de anotação que não seja a que estabelecer que a
soma recebida corresponde ao montante líquido que consta desse recibo.
Artigo L3243-4 “A entidade patronal guarda um duplicado dos recibos de vencimento dos
empregados ou dos recibos de vencimento enviados aos seus empregados em formato
electrónico durante cinco anos.
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31
FICHA DE PRODUTO 10 - OS PRINCIPAIS TEXTOS DE LEIS EM ESPANHA
Consultar também a FICHA DE PRODUTO 8 - DIRECTIVA EUROPEIA
Organização dos Mercados Públicos em Espanha
Âmbito legislativo:
•
Decreto real legislativo 2/2000, que modificou a Lei sobre os contratos das
Administrações Públicas.
•
Decreto real 1098/2001 relativo à regulamentação geral da Lei dos contratos das
Administrações Públicas.
•
Decreto real legislativo 5/2005 sobre as reformas urgentes para estimular a
produtividade e melhorar os mercados públicos
•
Lei 30/2007 de contratos do sector público
Para cada concurso, o organismo emissor (Estado, Comunidade autónoma, Província)
comunicará no seu site na Internet o resumo e as características do projecto, o caderno de
especificações administrativas particulares que precisará as exigências em termos de
documentos que certificam a capacidade da empresa para executar um contrato para a
administração por um lado e o rigor da proposta por outro (produção de uma garantia
provisória que corresponde a 2% do orçamento do contrato).
Se não estiverem disponíveis online, os documentos relacionados com o projecto (Caderno de
Especificações Técnicas Particulares…) poderão ser obtidas no endereço que figura no anúncio
divulgada no B.O. (Boletim Oficial). A desmaterialização do procedimento de candidatura por
Internet deverá, graças à adopção da nova lei sobre os mercados públicos que reordenam a
directiva, facilitar o acesso à informação.
A factura electrónica
•
•
•
Lei de 22 de Junho de 2007.
Resolução de 24 de Outubro de 2007.
Despacho PRE/2971/2007 de 5 de Outubro de 2007.
Desde 2007, a Espanha decidiu acelerar o desenvolvimento da economia digital através de
uma diligência voluntária. Legalmente, isso traduz-se em vários textos, relacionados por
exemplo com os acessos electrónicos ao serviço do Estado e a digitalização dos documentos
em papel. Esta iniciativa também diz respeito à factura electrónica. A lei de 30 de Outubro de
2007 sobre os contratos estabelecidos com o sector público tornam progressivamente
obrigatório o uso da factura electrónica para os fornecedores de administrações entre o dia 1
de Agosto de 2009 e o dia 1 de Novembro de 2010.
Para os fornecedores de administrações centrais espanholas, o formato da mensagem já está
definido (Facturae).
Informações: http://www.facturae.es/
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Soluções: http://www.viafirma.com/facturae + http://www.crossgate.com/
http://www.enxendra.com/en/eninvoice
FICHA DE PRODUTO 11 - OS PRINCIPAIS TEXTOS DE LEIS EM PORTUGAL
Em termos de desmaterialização, a regulamentação assenta sobre dois textos de lei principais:
•
Lei 247B/2008 de 30 de Dezembro de 2008
•
Lei 244 de 21 de Outubro de 2003
Para mais informações, convidamo-lo a consultar os seguintes sites:
SIMPLEX
www.simplex.pt
PORTAL DAS EMPRESAS (Página oficial das empresas portuguesas)
www.portaldaempresa.pt/CVE/en
EMPRESA ON-LINE
www.portaldaempresa.pt/CVE/en/online+services/
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FICHA DE PRODUTO 12 – DURAÇÕES MÍNIMAS DE CONSERVAÇÃO DE
DOCUMENTOS EM PAPEL EM FRANÇA
Documentos civis e comerciais
Documentos
Prazo de conservação
Contratos estabelecidos entre
comerciantes e não-comerciantes
Contratos de aquisição e cessão de bens
imobiliários e prediais
Correspondência comercial (notas de
encomenda, guias de remessa, etc.)
Documentos bancários (extractos
bancários, talões de cheques, etc.)
Documentos estabelecidos para o
transporte de mercadorias
10 anos a contar a partir do fecho
do exercício contabilístico
Facturas de clientes e/ou fornecedores
10 anos a contar a partir do fecho
do exercício contabilístico
5 anos
30 anos
5 anos
5 anos
Textos aplicáveis
Artigo L. 110-4 do
Código Comercial
Artigo 2272 do Código
Civil
Artigo L. 123-22, alínea
2, do Código Comercial
Artigo L. 110-4 do
Código Comercial
Artigo L. 110-4 do
Código Comercial
Artigo L. 123-22, alínea
2, do Código Comercial
Documentos e peças contabilísticos
Documentos
Prazo de conservação
Textos aplicáveis
Livros e registos contabilísticos
10 anos a contar a partir do fecho
do livro ou do registo
Artigo L. 123-22, alínea
2, do Código Comercial
Comprovativos (notas de encomenda,
guias de remessa ou de recepção,
facturas, etc.)
10 anos a contar a partir do fecho
do exercício contabilístico
Artigo L. 123-22, alínea
2, do Código Comercial
Documentos sociais
Documentos
Prazo de conservação
Textos aplicáveis
Contas anuais (balanço, conta de lucros e
perdas e anexos)
Convocatórias, folhas de presença e
procurações
Ordens e registos de movimentos de
títulos
Relatórios do gerente ou do conselho de
administração
10 anos a contar a partir do fecho
do exercício em questão
Relatórios de revisores de contas
3 anos
Artigo L. 123-22 do
Código Comercial
Artigo L. 235-9 do
Código Comercial
Artigo 2224 do Código
Civil
Artigo L. 235-9 do
Código Comercial
Artigo L. 235-9 do
Código Comercial
Artigo 2224 do Código
Civil
Registo de actas de Assembleias e/ou do
conselho de administração
Estatutos, anexos e peças modificativas
3 anos
5 anos
3 anos
5 anos a contar a partir da última
acta registada
5 anos a contar a partir da cessação
Artigo 2224 do Código
da sociedade e do registo comercial
Civil
e das sociedades
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FICHA DE PRODUTO 13 – OS PRINCIPAIS ACTORES FRANCESES DA
DESMATERIALIZAÇÃO
1. Editores de soluções de desmaterialização
PRIMOBOX – www.primobox.com
Especialista francês da desmaterialização em modo SaaS, a Primobox propõe uma plataforma
de desmaterialização dos fluxos documentais (desmaterialização e gestão dos fluxos de
entrada, GED, desmaterialização legal de facturas e recibos de vencimento, arquivo
probatório).
ITESOFT - www.itesoft.fr
A ITESOFT propõe uma gama completa de soluções dedicadas à desmaterialização, ao
tratamento automático e à gestão de todos os documentos recebidos pela empresa.
B-PROCESS - www.b-process.com/fr
Solução de desmaterialização fiscal de facturas.
STS - www.group-sts.com/fr/
A STS Group usa da sua especialização para responder às múltiplas necessidades das empresas
por um conjunto de tecnologias inovadoras que asseguram a confidencialidade, a
durabilidade e até o valor legal do conjunto dos documentos digitalizados.
ASTERION - www2.asterion.fr/accueil.php
Gestão do conjunto da correspondência, de documentos físicos ou digitalizados bem como de
encomendas que circulam na sua empresa e entre a sua empresa e os seus clientes.
TRUST MISSION - www.trustmission.com
Soluções de tratamento de correspondência postal simples ou registada e de
desmaterialização de procedimentos com valor probatório.
ACCELYA - www.accelya.fr
A Accelya é especialista em tratamento de dados sensíveis, e propõe-lhe soluções inovadoras
externalização de processos.
DESKOM - www.deskom.com
Solução de desmaterialização fiscal de facturas.
NOVAXEL - www.novaxel.com
Editor de softwares de GED, especializados por cargos e destinados a empresas.
KAPSOLUTION - www.kapsolution.fr
Distribuição e promoção de soluções de gestão documental, gestão de fluxos e controlo de
informação.
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FICHA DE PRODUTO 13 – OS PRINCIPAIS ACTORES FRANCESES DA
DESMATERIALIZAÇÃO (CONT.)
2. Plataforma de desmaterialização de mercados públicos
APCFC (Plataforma de Compra Pública/Forsup) para os mercados públicos - www.forsup.com/
FAST CDCACTES (plataforma da Caixa de Depósitos e Consignações) para o controlo de
legalidade e da Conta Pública.
www.cdcfast.fr/technologie/plate-forme-fast/index.html
A plataforma interministerial de mercados públicos do Estado, PMI (DGA)
www.ixarm.com/ e www.achats.defense.gouv.fr/ e https://www.marches-publics.gouv.fr
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Manual de utilização da ferramenta de diagnóstico
1. A ferramenta
A ferramenta feita em Excelé composta por 5 partes principais:
- Desmaterialização dos fluxos de entrada (digitalização)
- Desmaterialização na fonte (boas práticas da empresa e usos de ferramentas adaptadas)
- Desmaterialização dos fluxos de entrada
- Procedimentos desmaterializados com a administração
2. As perguntas
Cada parte será composta por dez perguntas fechadas. Cada uma das perguntas requer uma
única resposta.
3. A classificação
É pedido ao inquiridor que indique o número 1 na caixa correspondente à resposta do
inquirido.
O nosso sistema de classificação funciona baseado em coeficientes multiplicadores que vão de
0 a 6 consoante a resposta dada e o seu nível de importância.
Desta forma, uma resposta considerada “muito má” será multiplicada por 0 enquanto uma
resposta que vá no sentido das boas práticas em termos de desmaterialização será
multiplicada por 2, 3, 4, 5 ou 6 consoante o seu grau de importância.
4. Os resultados
Cada empresa obterá três tipos de classificações:
- Uma nota que indica o seu nível de necessidade (quanto mais elevada for essa nota, maior
será a necessidade da empresa)
- Uma nota que indica o seu nível de prática (quanto mais elevada for essa nota, maior será a
prática da empresa)
- Uma nota que indica o seu nível de maturidade (quanto mais elevada for essa nota, maior
será o seu nível de maturidade)
Desta forma, a análise será feita, por um lado, sobre a disparidade entre as necessidades e as
práticas da empresa. Quanto mais elevada for essa disparidade, mais importante é a
necessidade de implementar soluções de desmaterialização.
Por outro lado, sobre o seu nível de maturidade. Na verdade, é igualmente importante levar
em conta este indicador. A implementação de processos de desmaterialização precisa de ter
em consideração “a resistência à mudança”. Assim, quanto mais fraco for o nível de
maturidade de uma empresa, mais importante deverá ser o acompanhamento da
implementação de novos modos de funcionamento inerentes à implementação da
desmaterialização.
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5. Os gráficos
Para uma visão mais clara, os resultados obtidos são representados por separadores. A cada
parte corresponde um separador. Este último reúne de forma sintética:
-
As notas obtidas (necessidades, práticas, maturidade)
Um gráfico que coloca em evidência os níveis e as disparidades
Comentários construídos com base nas respostas obtidas
6. Os comentários
A fim de ajudar a empresa a progredir ao máximo, os consultores poderão apoiar-se nos
comentários que contêm conselhos e sugestões adequados à situação actual da empresa.
Recomenda-se ter em consideração a dimensão da empresa e a natureza das suas actividades.
Com efeito, em determinados casos, so comentários deverão ser adaptados. A ferramenta é
construída tendo em conta a noção de volume de documentos tratados mais em determinados
casos, poderá ser mais pertinente estudar a implementação de processos de desmaterialização
em função da complexidade de processos de tratamento associados a um tipo de documento
em particular, mesmo se este último não representar o volume mais importante.
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Contacto Chambre de Commerce et d’Industrie de Bordeaux :
Philippe GOKELAERE, Responsavel Echangeur Bordeaux Aquitaine
[email protected] - Tel : 05 56 79 51 53
Frédéric BERNARD, [email protected] – Tel : 05 56 79 52 55
Catherine LOISEL, [email protected] – Tel : 05 56 79 50 26
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âmbito
do projeto Cybersudoe,
pilotado
Cybermassif.
Maryseno
ROZIS,
[email protected]
– Tel
: 05 56por
79 52
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