PROJETO DE
IMPLANTAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE
GERENCIAMENTO DE PROJETOS SETORIAL – SEPLAN
EQUIPE DO PROJETO:
Alan Nord – Gerente do Projeto (UPE/SEPLAN)
Demárcio Guimarães – Apoio Técnico (UPE/SEPLAN)
Rogério Nery – Avaliação de Maturidade em GP (SECOPA)
William de Almeida – Capacitação (UPE/SEPLAN)
CONSULTORES CPqD:
Elizete José Alves, PMP
Romilda Santos Silva, PMP
APOIO:
Ricardo Sardinha – Identidade Visual (ASSECOM/SEPLAN)
SUPERVISÃO:
Maria Stella Lopes Okajima Conselvan (UPE/SEPLAN)
RESPONSÁVEL PELO PROJETO:
Vinícius de Carvalho Araújo – Coordenador da UPE
MARCO LEGAL – EGP Central
Decreto 2.100/2014 - Institui o Escritório de Gerenciamento de Projetos do Estado de Mato Grosso e dá outras providências
Art. 1º Fica instituído o Escritório de Gerenciamento de Projetos do Estado de Mato Grosso, vinculado à Secretaria Extraordinária da Copa
do Mundo, com os seguintes objetivos:
I - definir, uniformizar e defender padrões, processos, métricas e ferramentas de gerenciamento de projetos;
II – oferecer serviços de gerenciamento, treinamento e documentação de projetos;
III - garantir o alinhamento das iniciativas à estratégia organizacional;
IV - apoiar a alta gestão com relatórios e informações executivas;
V - monitorar e acompanhar a resolução de problemas e o aproveitamento de oportunidades;
VI - prover ações de melhoria contínua nas práticas de gestão de projetos.
VII - fornecer apoio ao planejamento e controle de projetos, assumindo o gerenciamento de determinados projetos considerados
estratégicos.
Art. 6º O EGP Central será coordenado pela Secretaria Extraordinária da Copa do Mundo – SECOPA até sua
extinção em 31/12/2014, termo em que deverá ser transferida a coordenação para Secretaria de Estado
de Planejamento e Coordenação Geral – SEPLAN.
MARCO LEGAL – EGP SEPLAN
Instrução Normativa SECOPA/SEPLAN n. 01/2014
- Institui e normatiza o Escritório de Gerenciamento de
Projetos Setorial no âmbito da Secretaria de Planejamento e Coordenação Geral do Estado de Mato Grosso – SEPLAN,
estabelece seus objetivos e atribuições e dá outras providências.
Art. 1º Instituir e normatizar o funcionamento do Escritório de Gerenciamento de Projetos Setorial da Secretaria de
Planejamento e Coordenação Geral do Estado de Mato Grosso – SEPLAN.
Art. 6º A Unidade de Apoio a Projetos Especiais – UPE exercerá as funções de Escritório de Gerenciamento de Projetos
da SEPLAN.
ETAPAS DO PLANO DE TEMPO
(CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO)
Fase 4 - Implantação:
AÇÃO
4.1 Definir e elucidar as atribuições do Publicar Instrução Normativa SECOPA/SEPLAN que
institui e regulamenta o EGP SEPLAN
EGP Setorial SEPLAN.
4.2 Levantar qual o volume de projetos Identificar os Projetos Orçamentários previstos no
PTA 2014
que são desenvolvidos na SEPLAN
anualmente.
Identificar os Projetos gerenciados por Gestores
Governamentais
ANDAMENTO
I.N. n.º 01/2014 publicada em 02/205/2014
Identificados 6 Projetos Orçamentários
(5197, 5209, 5210, 5211, 5212 e 5217)
Relatório de Monitoria dos GGs atuantes na
SEPLAN em elaboração - Prazo de entrega:
18/07/2014
Identificados 16 SubProjetos de TI com
Identificar os Projetos de Negócio com Subprojetos
elaboração dos TAPs dos Projetos de Negócio
de TI em elaboração/execução
previsto para 21 a 25 de julho/2014
4.3 Identificar quantos são projetos de
Após a elaboração do Relatório de Monitoria,
Definir portfólio de projetos que serão
gestão e quantos são finalísticos.
será consolidada a Carteira de Projetos da
acompanhados pelo EGP SEPLAN no 2º semestre de
SEPLAN para 2014.
4.4 Determinar em quais projetos o
2014
EGP Setorial da SEPLAN irá atuar.
Definição de metodologia, questionários e
4.5 Descrever a forma de atuação para
público-alvo concluída
atender as atribuições do EGP da
Realizar Avaliação de Maturidade em
SEPLAN.
Aplicação do Questionários no período de 14
Gerenciamento de Projetos da SEPLAN para
a 18 de julho/2014
definição
4.6 Dimensionar a equipe que deverá
Tabulação dos Resultados e elaboração do
compor o EGP Setorial.
Relatório até 08/agosto/2014
ETAPAS DO PLANO DE TEMPO
(CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO)
Fase 4 - Implantação:
4.7 Difundir a Metodologia e a
ferramenta(SIGEP) de
gerenciamento de projetos
instituída pelo EGP Central.
AÇÃO
Realizar Curso de Gerenciamento de
Projetos para servidores da SEPLAN
ANDAMENTO
Foi realizado Curso de Gerenciamento de Projetos (40
horas) ministrado pelo CPqD com o apoio do EGP
Central/SECOPA.
5 Turmas entre Julho/2013 e Junho/2014
84 servidores da SEPLAN capacitados, sendo:
20 Analistas
23 Gestores Governamentais (SEPLAN)
41 Gestores Governamentais (atuando de forma
descentralizada em 14 órgãos/entidades)
Realizar curso de Capacitação no uso da
ferramenta SIGEP (Sistema de
Gerenciamento de Projetos do Estado)
7 Turmas em Março/2014
50 servidores da SEPLAN capacitados, sendo:
7 Analistas (Equipe do Projeto Monitora)
17 Gestores Governamentais (SEPLAN)
26 Gestores Governamentais (atuando de forma
descentralizada em 11 órgãos/entidades)
ETAPAS DO PLANO DE TEMPO
(CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO)
Fase 4 - Implantação:
4.8 Difundir a necessidade das
superintendências, coordenadorias
e gerências trabalharem com
projetos obedecendo o que consta
no Decreto do EGP Central e na
legislação do EGP Setorial da
SEPLAN.
4.9 Mapear os fluxos dos processos
dos projetos em todas as suas
fases.
AÇÃO
ANDAMENTO
Participar da elaboração de Portaria para projetos Minuta de Portaria conjunta UAGE/UPE/CTI
com subprojetos de Tecnologia da Informação
validada aguardando publicação.
Publicar Cartilha de Orientação para elaboração de
Em elaboração. Entrega em 16/07/2014
Termos de Abertura de Projetos
Realizar Oficina de Capacitação para Elaboração de Oficinas marcadas para o período de 21 a
TAPs
25/julho/2014
Mapear os fluxos dos processos dos projetos em
todas as suas fases.
4.10 Definir o grau de análise que o Regulamentar a elaboração de Portaria para
EGP da SEPLAN fará quando forem projetos com subprojetos de Tecnologia da
demandados projetos.
Informação
Realizada análise dos Processos disponibilizados
na Versão 5 (2014) do Guia PMBOK
Mapeamento iniciado. Previsão de entrega:
30/10/2014
Aguardando publicação da Portaria para
elaborar regulamentação.
AVALIAÇÃO DE MATURIDADE DA SEPLAN
EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS
O QUE É AVALIAÇÃO DE MATURIDADE EM
GERENCIAMENTO DE PROJETOS (GP)?
É uma forma de mensurar a maturidade (percepção da
importância + capacidade de aplicação das boas práticas) de
uma organização em Gerenciamento de Projetos, tendo por
resultado a classificação da organização dentro de um padrão
previamente estabelecido.
POR QUE A AVALIAÇÃO É NECESSÁRIA?
–
–
–
–
–
Conhecer o nível de maturidade da Organização;
Orientar o planejamento estratégico do EGP Setorial;
Traçar um plano de aperfeiçoamento e/ou melhorias;
Possibilitar comparação (interna e externa);
Orientar a definição de estrutura organizacional;
POR QUE A AVALIAÇÃO É NECESSÁRIA?
Relação direta entre “maturidade” e “sucesso”
Fonte: http://www.maturityresearch.com/
MODELO DE MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE
PROJETOS (MMGP) PROPOSTO
Método Prado - MMGP
- Pela simplicidade e universalidade;
- Pelos critérios de Nota (índice) e classificação;
-Por ser o MMGP adotado pelo CPqD (Consultoria que orientou a
implantação do EGP Central/SECOPA );
- Consiste em 40 perguntas contemplando 5 níveis de avaliação;
- Dividido em 4 questionários de 10 perguntas;
- Não há questionário para o nível 1.
QUANDO DEVE SER FEITA A AVALIAÇÃO DE
MATURIDADE?
A Avaliação de Maturidade em Gerenciamento de Projetos deve ocorrer no
momento de implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos para
orientar as estratégias e ações.
De acordo com a Maturity by Project Category Model (MPCM):
“...será possível que o respondente trace um plano de crescimento e possa
acompanhar este plano anualmente.”
Periodicidade da Avaliação: Anual
QUEM DEVE RESPONDER OS QUESTIONÁRIOS?
Características do respondente de acordo com a MPCM:
1. Profissional que realmente conheça o setor;
2. Preferencialmente, deve ser:
- Chefe do setor;
- Coordenador do EGP setorial;
-Auxiliar direto das funções anteriores, que esteja totalmente informado sobre como
funciona o gerenciamento de projetos no setor.
Características do respondente de acordo com o CPqD (Avaliação de Mato Grosso, 2012):
1. Profissional responsável pela realização ou execução dos projetos;
2. Que conheça sua área de atuação;
3. Potenciais respondentes:
- Responsáveis pelas Câmaras Temáticas
- Coordenador de projetos;
- Gerentes de projetos;
- Auxiliares diretos informados e envolvidos com os projetos.
PROPOSTA PARA A 1ª AVALIAÇÃO DE MATURIDADE
DA SEPLAN EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS
-
Utilização do Método Prado-MMGP;
Diretrizes propostas pelo CPqD para definição do Público-Alvo;
Aplicação de todos os questionários (Níveis 2-5) do Método;
Período de 14 a 17 de julho de 2014;
Reaplicação anual
OFICINA PARA ELABORAÇÃO DE TAP DOS PROJETOS DE NEGÓCIO
COM SUBPROJETO DE TI
PROJETOS ABRANGIDOS PELA OFICINA
A partir da publicação da Portaria SEPLAN n.º.../2014, fica determinado que
as equipes da SEPLAN elaborem Termo de Abertura de Projeto (TAP) e
Subprojeto de Tecnologia da Informação (TI) para todos os seus projetos
que possuírem, como parte do escopo, o desenvolvimento e/ou
aprimoramento de ferramentas tecnológicas ou informatização de
processos de negócio, em conformidade com a sistemática de
gerenciamento de projetos instituída pelo Decreto 2.100/14 e orientada na
SEPLAN pela Instrução Normativa SECOPA/SEPLAN nº. 01/2014.
CAMPOS OBRIGATÓRIOS DO TAP
Projeto de
Negócio
Termo de Abertura do Projeto (TAP DO
PROJETO DE NEGÓCIO)
Campos Obrigatórios:
I – Identificação do Projeto;
II – Plano de Escopo, contendo os itens a seguir:
Problema/Oportunidade;
Objetivo;
Justificativa;
Escopo do Projeto;
Resultados.
III – Plano de Tempo;
IV – Plano de Custo.
Subprojeto
de TI
TAP DO SUBPROJETO DE TI
Campos Obrigatórios:
I – Identificação do Projeto;
II – Plano de Escopo, contendo os itens a
seguir:
Problema/Oportunidade;
Objetivo;
Justificativa;
Escopo do Projeto;
Resultados;
Premissas;
Restrições.
III – Parte Interessadas;
IV – Plano de Tempo;
V – Plano de Custo;
VI – Plano de Comunicação.
PROPOSTA PARA A OFICINA DE ELABORAÇÃO DE TAPs
- Oficina com 4 horas de duração;
- Período de 21 a 25 de julho de 2014 no Laboratório de Informática da SO;
- Programação:
1ª Hora – Metodologia de Gerenciamento de Projetos (Principais conceitos para
elaboração do TAP) – Orientador: Rogério Nery
2ª Hora – Orientação para utilização do Sistema de Gerenciamento de Projetos
do Estado – SIGEP – Orientador: William de Almeida/Alan Nord
3ª e 4ª Horas – Elaboração do TAP do Projeto de Negócio
- Orienta-se que os Gerentes de Projeto estejam acompanhados de outros
servidores da área que conheçam o negócio e o subprojeto de TI e que tragam
para a Oficina todos os arquivos necessários para a elaboração do TAP em
pendrive (legislação aplicada, mapas dos processos, artigos, etc...);
EQUIPE DO PROJETO:
Alan Nord – Gerente do Projeto (UPE/SEPLAN)
Demárcio Guimarães – Apoio Técnico (UPE/SEPLAN)
Rogério Nery – Avaliação de Maturidade em GP (SECOPA)
William de Almeida – Capacitação (UPE/SEPLAN)
CONSULTORES CPqD:
Elizete José Alves, PMP
Romilda Santos Silva, PMP
APOIO:
Ricardo Sardinha – Identidade Visual (ASSECOM/SEPLAN)
SUPERVISÃO:
Maria Stella Lopes Okajima Conselvan (UPE/SEPLAN)
RESPONSÁVEL PELO PROJETO:
Vinícius de Carvalho Araújo – Coordenador da UPE
MUITO OBRIGADO!