1 APRESENTAÇÃO
1.1 Identificação do Órgão/Unidade: 2ª Vara da Infância e Juventude do Foro
Central de Porto Alegre – Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul
1.2 E-mail para contato e envio de informações:
[email protected]
1.3 Nome do trabalho/projeto: RECUPERAÇÃO DO CARTÓRIO DO 2JIJ
1.4 Tema: Gestão do Processo Judicial
1.5 Responsáveis:
Maurem Silva Rocha – Escrivã
Marcelo Mairon Rodrigues – Juiz de Direito
1.6 Delimitação da ação: Desenvolver plano de reestruturação do CARTÓRIO
do 2º JIJ, utilizando os recursos humanos e as ferramentas disponíveis no sistema.
1.7 Objetivos e Metas: Reorganização cartorária, estabelecendo novas rotinas
de trabalho e revisando as demandas judicias com suas respectivas regularizações,
utilizando as ferramentas disponíveis no sistema.
2 DESENVOLVIMENTO
2.1 Identificação do problema, análise das principais causas e plano de
ações de melhorias e resultado esperado
a) Identificação do problema
O Cartório do 2º Juizado da Infância e Juventude tem competência para ações
cíveis envolvendo menores (medicamentos), ações previstas no ECA (destituições,
adoções, suprimentos de idade), além dos acolhimentos institucionais e outras
medidas protetivas.
No momento do início do trabalho, percebíamos um acervo de 5032 processos,
sendo 2123 acolhimentos institucionais e outras medidas protetivas.
b) Análise das principais causas
Há cerca de dois anos, com a remoção da escrivã titular, o 2º JIJ sofreu uma
interrupção no trabalho desenvolvido na vara.
Desde então, observou-se uma desorganização na unidade, que culminou com
o acúmulo de processos, atrasos expressivos nas estações de trabalho, inexistência
de fixação de prioridades nas tarefas diárias, carência de rotinas na prática das
tarefas cartorárias, má distribuição de funções entre os servidores, inobservância da
ordem cronológica dos processos, alimentação de dados incorreta ou inexistente
nos sistemas informatizados – Themis e CNJ, atrasos na juntada, certificação e
cumprimento dos despachos e desorganização nas dependências físicas da
unidade.
Com tudo isso, além do acúmulo nas principais estações de trabalho
(cumprimentos de despachos judiciais, certificação de prazos, juntadas de
documentos) percebeu-se a desmotivação dos servidores, que se sentiam
desorientados frente à realidade de trabalho.
Em abril de 2013, foi realizado diagnóstico a respeito das atividades realizadas
por cada servidor, o mapeamento dos processos em tramitação na serventia, com a
situação de cada uma das atividades. Assim foi apurado:
Certificação de Prazos: julho/2012 (dez meses) – 675 processos
Juntada: não havia qualquer ordem. Todos os documentos eram colocados
em pastas, sendo alguns lançados como pendências. Não era verificada a situação
do processo. Havia mais de uma pasta para cada dígito. – 1228 documentos
pendentes de juntada e cerca 300 documentos sem qualquer informação no
sistema.
− Cumprimento de despachos: agosto/2012 (nove meses) – 563 processos
− Cobrança de autos: não ocorria
− Não eram lançadas as sentenças no sistema
− Ausência de rotina de trabalho
− Ausência de cumprimento das exigências do CNJ: expedição de guias no
CNCA e inclusão de menores destituídos, com PPA no CNA.
−
Arquivamento: sem qualquer rotina ou data, de acordo com a
disponibilidade. Pilhas espalhadas pelo chão, com indicativos “para arquivar”.
−
−
Movimentações no Sistema Themis: falta de informações a respeito do
correto andamento dos processos, bem como procedimentos a serem realizados e
ausência de movimentações dos apensos.
−
c) Plano de ações e melhorias e resultado esperado
1º – Diagnóstico da situação da vara (abril/2013), utilizando inclusive os dados
do Sistema de Acompanhamento Virtual – SAV e GMS-Jud.
2º – Redistribuição de tarefas aos servidores, estabelecendo prioridades,
rotinas e planos de ação.
O plano de melhoria consistiu basicamente nas seguintes ações:
AÇÕES GERAIS:
1º) Redistribuição de tarefas, estabelecendo prioridades e equilibrando o
trabalho desenvolvido.
2º) Estabelecimento de rotinas de trabalhos, visando a organização do trabalho
individual do servidor;
3º) Organização física da serventia: retiradas de material excedente (mesas,
cadeiras quebradas, material em desuso), instalação de novos armários, permitindo
uma visualização da nova organização.
4º) Reuniões com os servidores do cartório e gabinete, buscando uma
estratégia conjunta de trabalho.
5º) Padronização dos procedimentos do Cartório.
6º) Definição de projetos conjuntos, buscando eliminar o passivo existente em
cartório;
7ª) Implantação do “prazão”.
8º) Identificação dos processos com as devidas prioridades (tarjas)
9º) Arquivamento de processos prontos para caixas
AÇÕES ESPECÍFICAS:
a) Juntada de documentos
OBJETIVO: Eliminação de documentos pendentes de juntada
META: Juntada de documentos pendentes (em torno de 1500 documentos) no
prazo de 180 dias, mantendo a juntada diária.
INDICADOR: Número de documentos pendentes de juntada.
AÇÕES:
1. Organização dos documentos pendentes em pastas por dígito;
2. Lançamento das pendências de todos os documentos guardados em pastas;
3. Juntada do expediente do dia.
Os documentos provenientes do atendimento do balcão, correio e protocolo
são lançados no sistema e juntados aos autos respectivos. Os processos são
movimentados pelos estagiários e colocados no armário, aguardando a juntada
(8050).
Revisão dos documentos existentes pendentes de juntada no sistema
informatizado, a fim de permanecer nessa situação somente quando os autos estão
fora de Cartório (no Tribunal de Justiça, na Equipe Técnica, em carga com Defensor
Público, Ministério Público, advogado etc).
Regularização das movimentações dos processos, equivocadamente não
movimentados (apensos), pois não havendo padronização nas movimentações
muitos processos não recebiam a movimentação adequada.
RESULTADO OBTIDO: Todos os documentos pendentes de juntada foram
organizados em pastas por dígito. Os documentos em cartório foram lançados no
sistema. Houve a revisão dos documentos pendentes para que só permanecessem
pendentes aqueles que se encontravam fora de cartório.
Atualmente, são 898 documentos pendentes de juntada, sendo o prazo 90
dias. Resta, ainda, a busca dos documentos de agosto de 2009 a julho de 2013 para
regularização, através do SAV. Este sistema permite individualizar os documentos
em atraso, objetivando a sua busca e regularização, obedecendo à ordem
cronológica de recebimento.
b) Certificação de prazos
OBJETIVO: Eliminação do acervo de processos pendentes de certificação
(notas de expediente e prazo diário) na Vara.
META: Certificação de processos nos prazos diversos bem como sua revisão
quanto às exigências do CNJ, procedimentos junto ao Sistema Themis (acolhimento
e expedição de guias), cadastramento de PPAs. - 675 processos.
Para as Notas de Expediente, foi adotado como parâmetro a permanência dos
processos por 30 dias na NE após sua disponibilização.
INDICADOR: última data de certificação.
AÇÕES: Desenvolvidas pela Escrivã, auxiliada pelo Oficial Ajudante.
Iniciou-se a implantação do “prazão”, com a devida revisão em todos os
processos que aguardavam algum tipo de prazo. Houve uma divisão física dos
processos que aguardam prazos cíveis e os acolhimentos institucionais (e outras
medidas protetivas). Isso em função da especificidade da matéria dos acolhimentos.
RESULTADO OBTIDO: As notas de expediente são certificadas regularmente
com o prazo de 30 dias.
O prazão foi dividido em cível e acolhimentos: os prazos já foram
completamente implementados, sendo a sua certificação regularmente feita a cada
40 dias. De março a julho do corrente, restam pendentes de regularização 116
processos, cujo trabalho passará a ser desenvolvido através do SAV, que permite
identifica-los e sanar a pendência.
c) Cumprimento de despachos
OBJETIVO: Eliminação do resíduo de processos aguardando cumprimento de
despacho judicial.
META: Eliminar o acervo de 563 processos pendentes de cumprimento, com
atraso de 180 dias, no prazo de 180 dias - cumprimento com tempo máximo de
espera de 30 dias.
INDICADOR: número de processos pendentes de cumprimento.
AÇÕES: Redistribuição do cumprimento entre os servidores, gerando um maior
equilíbrio nas tarefas desempenhadas.
Organização dos processos em armários devidamente identificados,
aguardando cumprimento por ordem cronológica.
Cumprimentos a cargo de quatro Oficiais Escreventes e Oficial Ajudante.
RESULTADO OBTIDO: Redução do prazo de cumprimento de despachos para
30 dias, com 285 processos pendentes de cumprimento.
Através do SAV foi possível identificar os processos antigos para regularização,
cujo cumprimento não havia sido realizado. Assim, identificados individualmente, o
sistema permitiu, ainda, a realização do trabalho em ordem cronológica para
atendimento das pendências. Pode-se perceber que atualmente esta é a planilha
extraída do SAV:
d) Expedição de nota de expediente
AÇÕES: Servidor – Escrivã – responsável pela expedição de notas de
expediente, que ocorre uma vez por dia. Face ao baixo número de advogados
particulares atuando no Juizado, as notas já são expedidas tão logo recebidas da
conclusão pela Escrivã.
Cobrança de autos a cargo do Oficial Ajudante, com revisão mensal das cargas
em atraso, pelo período maior de 45 dias. Da mesma forma, as petições com
pedidos de cobrança de autos, com prazo superior a 30 dias, são incluídas na nota
de cobrança. Antes da cobrança, porém, é realizado contato telefônico com o
advogado, buscando a pronta devolução do processo.
Não devolvidos os autos, ocorre a certificação e, se necessário, a instauração
do expediente de cobrança de autos.
Da mesma forma, o servidor fica responsável pela certificação das notas de
expediente, mantendo um giro de notas de expediente com 30 dias.
2.2 Resultados e benefícios alcançados
As ações implementadas possibilitaram a melhor organização da rotina de
trabalho, refletindo na melhoria da qualidade de trabalho.
Apesar do trabalho intenso realizado nestes primeiros 120 dias – de abril a
agosto/2013 – o resultado extremamente satisfatório obtido, fez com que a equipe
se sentisse motivada.
Passamos a discutir conjuntamente as atividades e tarefas implementadas em
cartório. A oitiva das sugestões e opiniões de todos os servidores, que trouxeram
ideias e insatisfações, possibilitou o melhor planejamento das atividades diárias.
Novos ajustes são realizados com regularidade e, com isso, a execução das tarefas
se aperfeiçoam.
Percebemos que o tempo de giro reduziu de dezesseis para sete meses conforme planilha abaixo – como consequência da diminuição do tempo de espera
em todas as estação de trabalho.
O sistema de acompanhamento virtual (SAV) trouxe um olhar individualizado
dos processos da unidade, identificando, em ordem cronológica, o andamento das
demandas judiciais. Em função disso, houve a possibilidade da busca destes
processos em atraso para regularização, que representavam uma pequena parcela,
mas destacavam-se pelo tempo de espera na estação. Permitiu-se, assim, uma
visão que mais correspondesse com a realidade da unidade.
3 CONCLUSÃO
A 2ª Vara de Infância e Juventude do Foro Central, que atualmente conta com
4.725 processos, começou a apresentar problemas a partir de meados de 2011. Nos
últimos doze meses, porém a situação tornou-se extremamente grave, trazendo
prejuízos incalculáveis aos jurisdicionados.
Tratando-se de vara que lida com matéria afeita a menores em situação de
risco, com competência exclusiva para acolhimentos institucionais e medidas
protetivas, podemos falar de prejuízos com severas consequências.
A ausência de uma equipe coesa, com liderança, motivada e comprometida
acumulou atrasos, pendências, desordem e insatisfação geral, não só por parte dos
jurisdicionais (público externo), quanto dos próprios servidores (público interno).
Como primeiro passo, foi necessário o diagnóstico dos problemas enfrentados
naquele momento. Em um segundo momento, a redistribuição de tarefas trouxe
maior equilíbrio no desempenho de atividades. Ainda, a reorganização do espaço
físico trouxe maior visibilidade e praticidade ao trabalho.
Em seguida, foi iniciada a recuperação do passivo existente. Portanto,
através da reorganização laboral bem como da colaboração dos servidores, que
assumiram o compromisso proposto, foi possível iniciar a recuperação do atraso que
vinha sendo acumulado.
O sistema de acompanhamento virtual (SAV) trouxe um olhar individualizado
dos processos da unidade, identificando, em ordem cronológica, o andamento das
demandas judiciais. Em função disso, houve a possibilidade da busca destes
processos em atraso para regularização, que representavam uma pequena parcela,
mas destacavam-se pelo tempo de espera na estação. Permitiu-se, assim, uma
visão que mais correspondesse com a realidade da unidade.
Satisfeitos com os resultados iniciais alcançados, procuramos manter as metas
inicialmente estabelecidas através do esforço conjunto. Vencemos apenas a
primeira etapa e continuamos no trabalho assumido.
O passivo existente em cartório não permitiu uma pronta eliminação. Ao
contrário, exigiu que fossem desenvolvidas metas de longo prazo, mas possíveis de
serem alcançadas.
O estabelecimento de regras e a sua manutenção em trabalho com maior lapso
temporal requer uma maior disciplina e persistência. Acordos precisam ser
retrabalhados, reuniões com estratégias e metas renovadas. Enfim, é necessário
novo fôlego a cada passo dado.
Assim, podemos dizer que estamos em processo de renovação. Alcançamos
algumas metas, mas existem tantas outras que ainda precisam de maior prazo para
ser atendidas.
A ausência de resultados imediatos e o estabelecimento de metas de longo
prazo requerem uma atenção diferenciada e uma persistência maior aos objetivos
inicialmente traçados.
Esta é a meta atual, concluir nosso plano de reestrutura do 2º JIJ.