Setembro / 2013
Contas a Pagar - Política de Pagamentos a Fornecedores
Política de Pagamento a Fornecedores
Bem vindo ao sistema de consultas de
pagamentos da TOTVS S/A.
Aqui você encontrará informações sobre
condições de pagamentos, bem como um
resumo das políticas e procedimentos do
processo de pagamento.
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Departamento de Compras
Política de Pagamento a Fornecedores
TOTVS S.A.
Todas as compras na TOTVS, unidades e empresas do grupo devem ser realizadas e formalizadas através do
Processo de Compras do CST (Centro de Serviços TOTVS) através do envio de uma Solicitação de Compras, para
a aquisição de qualquer tipo de produto e/ou serviço.
Não deverá ser realizadas compras diretas sem que passe pelo fluxo de aprovação e acompanhamento da
equipe responsável.
No caso de informações faltantes ou informações incorretas, a solicitação de compras é cancelada pelo
departamento e o solicitante fica responsável pela criação de uma nova solicitação de compra.
Todo processo de compra deverá passar por 3 cotações, seguindo um modelo padrão utilizado pela TOTVS. O
prazo de cotação e condições de fornecimento será informado em cada tipo de compra.
Após o recebimento das cotações será feita uma analise da melhor condição de pagamento considerando como
premissa básica: preço, prazo de entrega, condições de pagamento, qualidade, entre outras.
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Política de Pagamento a Fornecedores
TOTVS S.A.
Realizado a analise das 3 (três) cotações é enviado o Pedido de Compra ao fornecedor firmando a aquisição
entre as partes.
As compras urgentes são tratadas considerando o prazo do solicitante e analise da complexidade do mercado e
fornecedor, para este tipo de solicitação deverá ser justificativa do Gestor da área.
Na TOTVS os prazos médios de compras são:
 Produtos: 08 (oito) dias úteis;
 Serviços: 10 (dez) dias uteis;
 Urgentes: conforme prazo do solicitante.
Nota: Todos os pedidos de compras passarão por alçada de aprovação conforme descrito em política, limitado
a valores.
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Departamento Gestão de
Contratos
Política de Pagamento a Fornecedores
TOTVS S.A.
O Departamento Gestão de Contratos é responsável pelo cadastramento, manutenção e alteração dos
contratos no sistema, bem como é responsável pela guarda física de toda a documentação que compõe cada
contrato.
Portanto todos os contratos com fornecedores e prestadores de serviços firmados pela TOTVS, unidades e
empresas do grupo devem ser encaminhados ao Processo de Gestão de contratos (CST Matriz) para analise,
cadastramento e as devidas medições mensais para o pagamento.
Esta equipe tem a responsabilidade de acompanhar as medições dos contratos mensais bem como o
acompanhamento de vigência contratual, reajustes, alterações em clausulas contratadas, encerramento e
demais adequações necessárias.
O processo inicia-se quando o contrato é entregue em Gestão de Contratos com a chancela do Jurídico,
composto de Solicitação de Compra ou Pedido de Compra devidamente assinado pelo representante legal de
acordo com estatuto ou contrato social da empresa, estes documentos deverão ser entregues junto à
documentação para inicio da analise.
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Política de Pagamento a Fornecedores
TOTVS S.A.
É realizado um check list pela área de Gestão de Contrato validando todas as informações contida nele, e neste
momento também é definido quem será o aprovador Técnico deste contrato, esta definição é alinhada com o
Gestor de cada área independente do valor do contrato.
Os processos de pagamentos que não possuem um contrato e que não passou pela cotação de compras tratase de um processo de regularização e deverá ser encaminhado para equipe de Gestão de Contrato abrir o
pedido e enviar para aprovação, após aprovação será encaminhando para escrituração e pagamento.
Medição do contrato e pagamento
Em caso de contrato a aprovação do Pedido de Compras é realizada apenas por 1 aprovador, chamado de
aprovador técnico responsável pela aprovação do pagamento mensal.
Mensalmente deverá ser encaminhado para equipe de Gestão de Contratos o documento fiscal (NF), mais o
Formulário de Entrega de Nota com a informação de que o processo de pagamento trata-se de contrato.
A equipe de Gestão de Contratos fica com as seguintes responsabilidades: emitir o Pedido de Compras, enviar
para o aprovador técnico, acompanhar aprovação, e após aprovado envia para Equipe Fiscal escriturar
documento e liberar para o Contas a Pagar.
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Departamento Contas a Pagar
Política de Pagamento a Fornecedores
TOTVS S.A.
O processo de pagamento só deverá ser encaminhado ao Contas a Pagar após obtenção das devidas
aprovações no Pedido de Compras e escrituração fiscal.
A TOTVS realiza pagamentos aos nossos fornecedores diariamente.
Os Bancos que temos relacionamento são: Itaú e Santander.
Realizamos pagamentos através de dados bancários, DOC, TED, e boletos.
É muito importante ressaltar que a TOTVS não realiza pagamentos a Factoring, e para depósitos bancários os
dados cadastrais do beneficiário (fornecedor) precisam ser iguais ao da conta corrente depositaria, ou seja,
Pessoa Jurídica, dados bancários de Pessoa Jurídica. Se tiver inconsistência o pagamento será
consequentemente devolvido ou rejeitado pelo banco.
Todas as notas fiscais que o fornecedor emitir contra a TOTVS deverá ser encaminhada ao departamento
solicitante pela compra do produto ou serviço, pois eles deverão fazer a validação e enviar o processo para
emissão de pedido.
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TOTVS S.A.
Ao entrar em contato para consultar a data de pagamento e este não estiver agendado, o fornecedor deverá
entrar em contato com o contratante TOTVS responsável pela compra do produto ou serviço para que o
mesmo possa esclarecer qual o status da aprovação para o pagamento.
Os documentos necessários para que o departamento de Contas a Pagar dê sequencia ao processo de
pagamento são:
 Nota fiscal, Recibo ou Nota de Débito;
 Formulário de Entrega de Nota Fiscal;
 Pedido de Compra aprovado;
 Boleto bancário ou;
 Para crédito em conta corrente ao Fornecedor, no formulário deverá constar os dados bancários;
Solicitação de Pagamento (quando não se tratar de um documento fiscal).
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Política de Pagamento a Fornecedores
TOTVS S.A.
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Prazo para pagamento
Na TOTVS os pagamentos serão efetuados respeitando os prazos de vencimento de acordo com aprovação do
pedido de compras. Vale ressaltar que o prazo para processamento de um pagamento é de no mínimo 72 horas
do vencimento.
Contas a Pagar:
Validação do
documento e
pagamento: Três dias
úteis
Fiscal: Conferência,
retenções fiscais e
lançamento no
sistema: Dois dias
úteis
Contratos: Emissão do
pedido para aprovação
do Workflow: Cinco dias
úteis.
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TOTVS S.A.
O Departamento de Contas a Pagar não receberá nenhum documento fiscal, pois deverão ser direcionados aos
departamentos de Gestão de Contratos ou Compras.
Pagamentos de faturas vencidas sem a negociação de vencimento, os juros e multas serão lançados para o
Centro de Custo indicativo no Pedido de Compras ou na Solicitação de Pagamento.
O Contas a Pagar possui dois Canais de
Atendimento:
Portal:
http://suporte.totvs.com
Telefone:
(11) 4003-0015 – Opção 4
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