Manual de gestão arquivística de documentos
Rio de Janeiro-RJ
2014
063.01 – Manuais
Presidente da Autoridade Pública Olímpica
Fernando Azevedo e Silva
Diretor Executivo
Marcelo Pedroso
Supervisão Gestão de Documentos
Carolina de Oliveira
Iggor da Silva Costa
Rafael Lucindo (supervisor)
Equipe de elaboração
Carolina de Oliveira
Rafael Lucindo
INTRODUÇÃO
O registro das atividades desenvolvidas por uma instituição é essencial para o
cumprimento de suas funções. Assim, para produção, uso/manutenção e destinação dos
documentos arquivísticos são necessários procedimentos adequados a fim de que mantenham
suas qualidades tais como: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade.
Com base no Programa de Gestão de Documentos da APO, a elaboração deste Manual
de Gestão Arquivística de Documentos visa orientar as atividades já citadas, assim como o
acesso aos documentos em qualquer uma das idades do arquivo: corrente, intermediária ou
permanente.
O público-alvo deste Manual é todo servidor responsável por produzir ou receber
documentos no desenvolvimento de suas atividades na APO, sejam essas atividades-meio ou
fim.
O objetivo dos procedimentos aqui definidos é organizar o arquivo da APO, pois um
conjunto de documentos desorganizado dificulta a rotina de trabalho 1) por não se saber onde
está o documento que se procura e 2) por nem saber qual documento se procura.
Por último, cabe destacar que o Manual é passível de revisões e atualizações,
conforme mudanças que possam ocorrer nos fluxos de trabalho e, por isso, elaborado
coletivamente.
Procedimentos para gestão de documentos arquivísticos
As fases que compõem a gestão de documentos arquivísticos são: produção,
uso/manutenção e destinação, as quais serão descritas a seguir.
1ª FASE – PRODUÇÃO
É nessa fase que será realizado o registro de uma informação num suporte (papel,
DVD, CD, HD), dando origem a um documento. Em âmbito institucional, deve ser adotada
uma redação formal, forma e espécie documentais padronizadas.
Para a nominação (identificador do documento digital) de documentos produzidos por
meio de editores de texto, planilhas, eslaides para apresentação, deve-se adotar as seguintes
regras:
- espécie documental + palavra-chave . Ex.: Levantamento_documental_SGC.
- indicar o status do documento: rascunho (com a letra: r e número sequencial) ou
minuta. Ex.: Politica_arquivistica_r1; Programa_gestao_minuta.
- se necessário indicar a data como uma palavra-chave, deve ser: ano+mês+dia. Ex.:
Sinopse_reuniao_20131219.
- não adotar siglas desconhecidas.
- não abreviar palavras.
Figura 1 – Exemplos de nominação de documento e seu status.
Nos casos de recebimento de documentos digitais de outros entes consorciados, o
identificador do documento digital deve seguir as regras definidas para a APO.
Quanto ao documento digital armazenado nos diretórios do computador ou do servidor
de rede da APO, é importante ressaltar a atenção que se deve ter nas operações de copiar/
recortar/ colar a fim de que não haja equívocos e dificuldades para a sua localização. Em
último caso, um recurso a ser utilizado é a ferramenta “localizar”.
Figura 2 – Exemplo de uso da ferramenta “Localizar”
Nos casos em que houver necessidade de impressão do documento, selecionar a opção
“Imprimir nos dois lados”, reduzindo-se, assim, o número de folhas do documento a ser
arquivado.
Status do documento: rascunho, minuta, original.
Um documento ao ser produzido, geralmente, passa por alguns estágios. Primeiro fazse um rascunho, que após revisões e aprovação por seu(s) redator(es) torna-se uma minuta.
Finalmente, a minuta é analisada e assinada por aquele que possui a autoridade para assiná-lo,
criando assim o original do documento.
Na APO, os documentos originais devem ser impressos e assinados. Porém,
ANTES da impressão, é pertinente uma análise do conteúdo para confirmar se é o documento
completo e efetivo com referência à ação para a qual foi produzido.
Exemplo: produção de uma sinopse de reunião.
1º redator coleta e registra as informações apresentadas em reunião.
2º apresenta aos participantes da reunião para análise e considerações. Nesse momento,
serão produzidos diversos rascunhos desse documento. Veja item nominação de
documentos.
3º no momento em que não houver mais considerações dos participantes, conclui-se a
redação do último rascunho que assume o status de minuta.
4º o coordenador da reunião aprecia a redação da minuta e a aprova, assinando o
documento. Com isso, a minuta assume o status de original, que é o documento
completo e efetivo. Nos casos de não aprovação da minuta, retoma-se a partir do 3º
passo.
Saiba que…
Rascunho = forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto
passível de modificações.
Minuta = forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto
abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente
revisado.
Original = forma sob a qual um documento, feito por vontade expressa de seu autor, é
conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os devidos sinais de validação.
Cópia = forma sob a qual um documento é duplicado a partir do original por meio de
diferentes métodos.
(DTA, 1996)
Espécie documental
Um documento ao ser produzido deve ter certos componentes que caracterizam a
finalidade para a qual ele foi criado. Dessa maneira, o documento arquivístico apresenta uma
forma preestabelecida, a sua espécie: configuração que o documento assume de acordo com a
disposição e a natureza de sua informação.
A seguir, são definidas as espécies mais indicadas para o registro das atividades
desenvolvidas na APO e seus respectivos modelos.
Outras espécies documentais como: resolução, portaria, parecer, nota, propostas (em
geral), contratos (em geral), termo de posse, formulários (em geral), despacho, aviso de pauta,
listas (em geral), release, ordem bancária, boletim de serviço, ficha cadastral e demonstrativo
contábil, geralmente indicadas para registro das atividades-meio, não possuem modelo neste
Manual, pois já são consagradas na administração pública.
As espécies ata, memorando, ofício e boletim de serviço, comumente, recebem
número de ordem, cujo controle deve ser feito pela unidade administrativa que produz o
documento. Nos casos em que for atribuído o número de ordem errado, deve-se refazer o
documento atribuindo o número de ordem correto.
Espécie: ata
Finalidade: registro das ocorrências de uma reunião, assembléia ou sessão, assim como das
decisões tomadas por seus membros.
Responsável pela produção: secretário da reunião
Tramitação: concluída a redação, é feita a leitura do documento e assinado pelos presentes no
mesmo dia da reunião.
Espécie: memorando
Finalidade: forma de correspondência interna, objetiva e simples, para assuntos rotineiros,
entre chefias de unidades de uma mesma instituição. O memorando não trata de assuntos de
ordem pessoal e tampouco cria, altera ou suprime direitos e obrigações.
Responsável pela produção: FT, CA, CS …
Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para a unidade
administrativa da APO a que se destina.
Espécie: nota técnica
Finalidade: utilizado para descrever e avaliar projetos, ações, atos e empreendimentos, sobre
os quais se emitem análises e opiniões fundamentadas em argumentação teórica, técnica e
legal. Representa, em geral, a resposta a consultas endereçadas às áreas técnicas, em busca de
subsídios para decisões administrativas.
Responsável pela produção: FT, CA, CS …
Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para a unidade
administrativa da APO ou ente consorciado que demandou a análise.
Espécie: ofício
Finalidade: forma padronizada de comunicação escrita entre subalternos e autoridades, entre
os órgãos públicos e entre estes e os particulares, em caráter oficial. É pelo ofício que se
mantém o intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo
teor tenha caráter exclusivamente institucional.
Responsável pela produção: CA, CS …
Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para a unidade
administrativa da APO ou ente consorciado a que se destina.
Espécie: relatório
Finalidade: Exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações ou de atividades realizadas
por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos à autoridade superior.
Responsável pela produção: FT, CA, CS …
Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para a unidade
administrativa da APO ou ente consorciado a que se destina.
Espécie: sinopse
Finalidade: apresentação concisa de textos, acontecimentos, fatos ou eventos para informar a
uma autoridade ou orientar interessados em geral.
Responsável pela produção: FT, CA, CS …
Tramitação: concluída a redação, o documento é encaminhado aos participantes de uma
reunião para apreciação.
Observação: os modelos disponibilizados pela equipe de gestão de documentos foram
previamente configurados para impressão nos dois lados da folha, possuindo cabeçalho
somente nas páginas ímpares e rodapé apenas na primeira folha. Desta forma, reiteramos a
recomendação de que, nos casos em que houver necessidade de impressão do documento, seja
selecionada a opção “Imprimir nos dois lados”.
Código/classe: [consultar plano de classificação]
Ata [especificar atividade] nº ___
Protocolo inicial: número da ata e nome da entidade subscritora da reunião. Data
cronológica, inclusive designação da hora, do local, com endereço. Nome das pessoas
presentes, sua qualificação e declaração de abertura da sessão pelo presidente e secretário.
Texto: assuntos discutidos, em obediência ou não a uma ordem do dia ou pauta. O texto é
contínuo, sem parágrafos ou listas de itens como se fosse um único e longo parágrafo.
Números, valores, datas e outras expressões são sempre representados por extenso. Não se
adotam abreviaturas ou siglas. Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo (nos casos de atas
manuscritas). Todos os verbos descritivos de ações da reunião são usados no pretérito perfeito
do indicativo (disse, declarou, decidiu etc).
Protocolo final: fecho: “nada mais havendo a tratar... eu... secretário lavrei a presente ata.”
Assinaturas do presidente e do secretário e demais participantes.
Memo nº _____/[ano] – [Diretoria]/APO
Rio de Janeiro, [dia] de [mês] de [ano].
Ao Senhor(a) [Cargo]
Assunto: [resumo teor do documento] - [código: consultar plano de classificação]
1.
Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente
xxxxxxxxxxx.
2.
Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente
xxxxxxxxxxx.
Atenciosamente,
[NOME]
[Cargo]
Ofício nº _____/[ano] – [Diretoria]/APO
Rio de Janeiro, [dia] de [mês] de [ano].
[vocativo]
[nome do destinatário]
[cargo]
[órgão]
[endereço completo]
Assunto: [resumo do teor do documento] - [código: consultar plano de classificação]
[vocativo]
3.
Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente
xxxxxxxxxxx.
4.
Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente
xxxxxxxxxxx.
5.
Respeitosamente, ou
Atenciosamente,
[Nome]
[Cargo]
[Código de classificação: consultar plano de classificação]
Sinopse de reunião
Identificação: [ex: GT Memória dos Jogos, Reunião de Diretoria, etc]
Local: [local em que ocorreu a reunião]
Data: dd/mm/aaaa
Hora Início: hh:mm
Hora Término: hh:mm
Coordenador: [identificação do coordenador – no caso de GT – ou do solicitante da reunião]
Redator: [identificação do redator da memória]
Participantes
Nome
Cargo
Entidade
Pauta:
[especificar a pauta da reunião]
Notas da reunião:
[principais pontos discutidos]
Encaminhamentos:
Descrição da Ação
Responsável
Data da
Solicitação
Prazo/Status
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Observações:
[data da próxima reunião, pauta da próxima reunião ou outros dados julgados importantes]
[local], [dd] de [mês] de [aaaa]
_________________________________
Coordenador
_________________________________
Redator
[código: consultar plano de classificação]
Relatório
Assunto: [nome do evento – congresso, curso, seminário etc - ou observação – PGO etc]
Data: [data em que foi realizado o evento ou observação]
Horário: [horário em que foi realizado o evento ou observação]
Local: [local em que foi realizado o evento ou observação]
Redator(es): [identificação do redator(es) do relatório]
Relato e comentários:
[o texto deve ser estruturado da forma que o elaborador entender mais conveniente para
atingir os objetivos pretendidos]
[local], [dia] de [mês] de [ano]
__________________________________
[Redator]
[cargo ou função]
Mensagem de correio eletrônico
A mensagem de correio eletrônico tem sido frequentemente utilizada para registro das
atividades desenvolvidas por uma instituição, com finalidade informativa ou decisória. Na
literatura essa mensagem ainda não é reconhecida como uma espécie documental, porém a
sua forma documental apresenta, conforme descrito na “Cartilha de gestão de mensagem de
correio eletrônico do Arquivo Nacional”, os seguintes elementos:
- cabeçalho: parte em que constam os campos para, carbon copy (cópia carbono ou
com cópia), blind carbon copy ( cópia carbono oculta ou com cópia oculta) e assunto.
- corpo da mensagem: área destinada à redação do texto , podendo conter elementos
gráficos incorporados, links, registros sonoros ou anexos.
Para mais orientações sobre a mensagem de correio, indica-se a leitura da Cartilha
citada, a qual está disponível no sítio do Sistema de Gestão de documentos de Arquivo,
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes_tecnicas/Cartilha_gestao_correio_
eletronico_AN.pdf.
Classificação de documentos e atribuição de código de classificação das atividades-meio
e fim da APO
A classificação de documentos consiste na hierarquização intelectual das funções e
atividades desenvolvidas pela Autoridade Pública Olímpica com o objetivo de organizar os
documentos de forma racional proporcionando rápida localização e acesso.
Para essa função de classificação de documentos é necessário identificar quais são as
atividades-meio e as atividades-fim da APO, sendo que:
- Atividades-meio são aquelas desenvolvidas para dar apoio à execução da finalidade
de coordenar a participação da União, do Estado do Rio de Janeiro e do Município do Rio de
Janeiro na preparação e realização dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos de 2016; e
- Atividades-fim são aquelas desenvolvidas para a execução da finalidade da APO que
é coordenação dos entes envolvidos nos Jogos Olímpicos e Paralímpicos de 2016 e
monitoramento da execução dos projetos e serviços da Matriz de responsabilidades e da
Carteira de Projetos Olímpicos.
O instrumento de gestão a ser aplicado para a classificação de documentos da
atividade-meio é o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública: atividades-meio, aprovado pela Resolução nº 14, de 2001, do Conarq.
Para a classificação de documentos das atividades-fim, o Código de Classificação
consiste nas seguintes classes:
100 – Coordenação de ações governamentais
200 – Transferência de conhecimento
300 – Assunção de execução de projetos
400 – Homologação de documentos para licitação relativas à preparação e realização
dos Jogos
Autuação (ou formação) de processo administrativo
O processo administrativo é uma unidade documental em que se reúnem documentos
de natureza diversa, no decurso de uma ação realizada pela APO.
A formação de um processo faz-se necessária quando uma ação requer análises,
informações, despachos, pareceres e decisões de diferentes unidades administrativas da APO
ou de órgãos da União, do estado do Rio de Janeiro, do município do Rio de Janeiro e demais
entes envolvidos na realização dos Jogos Olímpicos e Paraolímpicos Rio 2016. A tramitação
desse processo é encerrada com o cumprimento do ato administrativo que o gerou.
É responsável pela autuação de processos na APO a unidade administrativa de
Protocolo. Cabe ressaltar que não serão autuados os documentos que não exijam análise ou
despacho, tais como material publicitário, convites para festividades, pedido de cópia de
processo, desarquivamento de processo dentre outros.
Um processo administrativo pode ser autado por meio de memorando ou ofício
solicitando tal procedimento.
Documento de acesso restrito
Em geral, na Administração Pública, os documentos têm caráter ostensivo, isto é, o
acesso é amplo e irrestrito. No entanto, determinadas funções e atividades têm relação com a
segurança da sociedade ou do estado, a segurança de instituições ou de altas autoridades
nacionais ou estrangeiras e seus familiares, cujos documentos têm caráter sigiloso.
De acordo com a “Política de segurança da informação” da APO, os documentos
com atribuição de grau de sigilo reservado ou secreto serão aqueles cuja divulgação possa
causar impactos de ordem política, de imagem, operacional, sanções administrativas e civis à
APO ou aos seus parceiros.
Já os documentos com informações pessoais relativas à intimidade, vida privada,
honra e imagem detidos pela APO terão acesso restrito ao servidor da APO legalmente
autorizado e à própria pessoa referida no documento. O prazo máximo de reestrição é de cem
anos.
2ª FASE – USO E MANUTENÇÃO
(controle da tramitação, arquivamento e acesso)
Tramitação
A tramitação consiste no “curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função administrativa” (DBTA, 2005). É também conhecida por
movimentação ou trâmite. Quando cessada a tramitação de um documento, determina-se o seu
arquivamento.
A tramitação de documentos é realizada pela unidade administrativa onde estes se
encontram.
Nas situações em que se faz uso do correio eletrônico para transmissão de uma
mensagem ou anexos reconhecidos como documentos arquivísticos, o controle da tramitação
será de responsabilidade do usuário da conta de correio eletrônico, e feito dentro da própria
ferramenta com o uso de recursos como criação de pastas de acordo com a classificação do
documento, confirmação de recebimento e de leitura.
Arquivamento
O arquivamento consiste na “seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à
guarda ordenada de documentos” (DTA, 2005). Ele é feito nas três idades de um arquivo, as
quais são: corrente, intermediária e permanente.
O arquivo corrente é o conjunto de documentos arquivísticos originais, em tramitação
ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela unidade
administrativa que o produziu. A responsabilidade pelo arquivamento de documentos nessa
idade é da própria unidade que o produziu.
Já o arquivo intermediário é o conjunto de documentos arquivísticos originais
transferidos do arquivo corrente e que aguardam sua destinação final. A consulta a esse
arquivo é pouco frequente. A responsabilidade pelo arquivamento de documentos nessa idade
é da Supervisão Gestão de Documentos.
O arquivo permanente é o conjunto de documentos arquivísticos originais que, devido
ao seu valor informativo, histórico e probatório, deve ser preservado em caráter definitivo.
Como método de arquivamento adequado aos documentos, deve ser aplicado o:
- alfabético
- numérico
- cronológico
Acesso
Disponibilizar o acesso aos documentos arquivísticos produzidos e recebidos pela
APO consiste em franquear a consulta de tais documentos aos próprios servidores da
instituição, assim como ao cidadão brasileiro, em cumprimento à Lei nº 12.527, de 18 de
novembro de 2011.
Ao servidor da APO o acesso aos documentos, em ambiente digital, deve ser mediante
login e permissões de acesso aos diretórios nos servidores de rede e no sistema informatizado
da APO.
Ao cidadão brasileiro, o acesso deve ser de acordo com os procedimentos
estabelecidos pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012.
3ª FASE – DESTINAÇÃO
A destinação de documentos consiste na “decisão, com base na avaliação, quanto ao
encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação” (DTA,
2005), sendo o descarte a exclusão de documentos do arquivo e a eliminação a destruição de
documentos sem valor secundário para guarda permanente.
Para a destinação de documentos deve ser aplicada a tabela de temporalidade e
destinação de documentos das atividades-meio e fim da APO, em conjunto com a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.
Referências
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Coordenação-Geral de Gestão de Documentos. Cartilha
de gestão de mensagem de correio eletrônico no Arquivo Nacional [recurso eletrônico].
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, Coordenação-Geral de Gestão de Documentos. -- Dados
eletrônicos, 2013. Disponível em:
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes_tecnicas/Cartilha_gestao_correi
o_eletronico_AN.pdf>. Acesso em: 24 abr. 2014.
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p., 30cm, Publicações técnicas nº 51. Disponível
em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/dicionrio_de_terminologia_ar
quivstica.pdf>. Acesso em: 24 abr. 2014.
SANTOS, Vania Maria Rizzo Amambahy. A elaboração de relatórios, pareceres e notas
técnicas. Rio de Janeiro/Brasília: IDEMP, 2011.