TEMA: DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO NO CONTEXTO ORGANIZACIONAL
Os povos da antiguidade, como os egípcios, os hebreus, os persas, etc, possuíam arquivos. Os
exploradores Layard e Smith encontraram sob as ruínas do palácio de Assurbanipal, restos de
arquivos dos reis sírios. Surgiu na antiga Grécia, com a denominação “arché”, atribuída ao palácio
dos magistrados, daí evoluiu para “archeion”, local de guarda de depósito dos documentos, como
seu tesouro sagrado, nos templos dos deuses. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de
“archivum”, palavra de origem latina, que no sentido antigo signific o lugar de guarda de
documentos e outros títulos.
Conceitos: Paes (2006), “são depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, “tendo
sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos”. Os documentos serviam apenas
para estabelecer ou reivindicar direitos quando não atendiam mais a esta exigência, era
transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu daí a idéia de “arquivo administrativo e arquivo
histórico”.
Quanto à conceituação moderna, Solon Buck, ex-arquivista dos EUA-título que corresponde ao de
direitor-geral de nosso arquivo nacional-assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo ou organização no decorrer de suas
atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”(SOUZA, 1950).
Na visão de Feijó(1988), “o arquivo é constituído por uma coleção de documentos, manuscritos ou
impressos referentes à história de um país, província, cidade, companhia, comunidade, família,
pessoal, etc, um arquivo jamais deverá ter uma organização pessoal; deverá ser racional e simples,
claro, perfeitamente escriturado e organizado de forma que, em qualquer época, outras pessoas
vierem a lidar com ele, imediatamente tenham condições de entendê-lo e manuseá-lo com
rapidez.
Tanto nas grandes como nas pequenas organizações, o êxito está diretamente vinculado ao
conhecimento de dados e informações que não podem ficar ao sabor da memória das pessoas que
nelas desenvolvam suas atividades. Por tal razão, cada vez mais, se aprimoram os sistemas de
informações e as maneiras de agilizarem sua utilização. As informações, traduzidas na forma de
documentos, contendo uma variadíssima gama de registros, representa um indispensável recurso
de trabalho. A maioria das decisões precisam serem anotadas em documentos que servirão de
base para futuras decisões.
O termo “arquivo” podem também ser usado para designar o conjunto de documento; móvel para
guarda de documentos; local onde o acervo documental deverá ser conservado; órgão
institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; título de periódicos, que
geralmente no plural devido à influência inglesa e francesa.
Características básicas do Arquivo e sua Documentação:
Desses conceitos deduzimos três características básicas que distinguem os arquivos:
I. Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, forma ou instituição. Não se considera
arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa;
II. Origem no curso de suas atividades, os documentos devem servir de prova de transações
realizadas;
III. Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto, pois, um documento
destacado de seu conjunto do todo a que pertence significa muito menos do que quando em
conjunto.
A principal finalidade dos arquivos é servir a organização seja ela pública ou privada, constituindose com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história, como também
armazenamento de informações sob a forma de documentos, reunidos de maneira que permita
uma localização segura e rápida. Em suas múltiplas funções citamos como principais:
• Satisfazer da melhor e mais econômica forma possível as exigências e possibilidades da
organização a que se destina; o arquivo não poderá ser considerado ideal quando reúne a
maior perfeição em si mesmo, se for esquecida a disposição de proporcionar os melhores, mais
rápidos e seguros serviços;
• Constituir-se num centro ativo e dinâmico de informações;
• Favorecer a ordenação, simplicidade e funcionalidade do fluxo de arquivamento e da emissão
de informações;
• Ser um verdadeiro instrumento de conservação de documentos.
A função básica dos arquivos é tornar disponível as informações contidas no acervo documental
sob sua guarda, assim como, adequar-se às exigências da organização; constituir-se num centro
ativo e dinâmico de informações; e ser um instrumento de conservação de documentos.
Tais funções não são mencionadas aleatoriamente apenas para efeitos descritivos, tem especial
significação quando lembramos da rotatividade, quase inevitável do pessoal que manipula o
arquivo, os múltiplos fatores determinantes de tal rotatividade exigem cuidados na organização
dos arquivos, conferindo-lhe a necessária importância e responsabilidade na conservação e guarda
de documentos.
O sistema do arquivo não deverá ser tão despretensioso, a ponto de exigir demoradas buscar,
comprometendo a emissão de informações com a rapidez necessária, nem tão complicado que
dificulte a adaptação rápida das pessoas que dele deverão se utilizar. A verdade é que a
simplicidade e a sofisticação terão em determinado momento uma linha divisória. O volume de
documentos arquivados, a frequência de consultas, os recursos materiais, financeiros e humanos
poderão delimitar a simplicidade ou a utilização de recursos tecnologicamente mais atuais.
O ponto de partida para qualquer aprimoramento do arquivo é a montagem de um sistema que,
sendo simples, encerre a garantia de um fluxo racional de guarda, consulta e retorno dos
documentos em locais ou posições muito bem definidas. Assim, o arquivo deverá ser idealizado e
mantido de tal forma que, desde a sua flexibilidade e controle, princípios mínimos e
indispensáveis para a tomada de futuras decisões possam ser úteis ao seu funcionamento. Os
princípios são: localização rápida, segurança, flexibilidade, controle e sigilo.
Face à importância desses princípios façamos uma reflexão sucinta de cada um separadamente:
a)localização rápida-forma de localizar com rapidez onde se encontra o documento.
Especificamente nossa sugestão para montagem da “memória” do arquivo é o preparo do índice
remissivo, descrito mais adiante com maiores detalhes e que representa excelente instrumento de
localização de documentos por maior que seja o arquivo. O índice remissivo permite a localização
precisa do conjunto de documentos de uma determinada pessoa, com extraordinária rapidez,
como exige certos requisitos especiais para seu uso, esta “memória” poderá ser substituída
enquanto o arquivo não for muito volumoso, pelo estoque em ordem alfabética na forma de
dicionários.
b)segurança-se os papéis a serem arquivados exigem toda uma infra-estrutura para sua guarda e
conservação, é fato consumado que tal necessidade tem sua origem na importância e significação
de tais papéis. A reserva no acervo ao arquivo prende-se ao conhecimento que deverão ter os
responsáveis evitando-se possibilidades de arquivamento em posições indevidas, coisa muito
comum em muitas organizações.
c)flexibilidade-o arquivo, e de forma especial o arquivo escolar tende a aumentar
consideravelmente em virtude do fluxo natural(saída/ingresso de alunos por novas matrículas,
conclusão de curso outros motivos que acontecem anualmente. É preciso entender que no
futuro, a forma convencional de arquivamento do documento original provavelmente não será
possível pelo espaço e investimento que exigirá. Lembramos então que o princípio da flexibilidade
sugere a padronização de documentos, idealizados numa sequência lógica que facilite a utilização
de arquivos mais sofisticados como a microfilmagem. O sistema que preconizamos é o embrião,
pela existência de empresas e equipamento especializados em microfilmagem.
d)controle-as condições ou princípios anteriormente citados ficarão prejudicados se for esquecido
um sistema de entrada e saída de documentos. O controle poderá ser exercido pelos mais
variados instrumentos, como fichas, listas, etc. de circulação que venham a garantir o
acompanhamento do movimento saída/retorno dos documentos a serem consultados.
e)sigilo-a segurança com que são guardados tem capital importância; muito embora não tendo
caráter secreto e confidencial, não poderão ficar ao alcance de qualquer pessoa. O sigilo é um
aspecto que está muito relacionado com a responsabilidade funcional, ou seja, responsabilidade
das pessoas que trabalham com o arquivo.
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados
segundo: as entidades mantenedoras; os estágios de sua evolução; a extensão de sua atuação; a
natureza dos documentos.