PROCEDIMENTOS – PARTE III
Versão: N.º 5
Data de Aprovação 04/03/2013
PG.02_PROC.02 – CONTROLO DOS DOCUMENTOS,
DADOS E REGISTOS
CAPÍTULO 4.2
NP EN ISO 9001: 2008
Objectivo: Estabelecer regras para um controlo dos documentos, dados e registos da qualidade, de forma a assegurar a
gestão, manutenção, arquivo e protecção de toda a informação interna e externa.
Âmbito: Este procedimento abrange as etapas de emissão, codificação, aprovação de documentos, dados e registos da
qualidade e é aplicável a todos os colaboradores do Município..
Siglas: PC – Presidente da Câmara ; GQ – Gestor da Qualidade; EQ – Equipa da Qualidade; RP – Responsáveis pelo
Processo; C – Colaborador; GJAI – Gabinete Jurídico e de Auditoria Interna.
1. Emissão de Procedimentos ou Instruções de Trabalho
1.1 DESCRIÇÃO
1
2
3
Seguir formato e regras enunciadas no: PG.02_PROC.01 – Construir Procedimentos e
Instruções de Trabalho. Todos os novos procedimentos/instruções de trabalho concebidos
ou actualizados no âmbito do Sistema da Qualidade são codificados segundo as regras do
ponto 4.1/4.2 deste procedimento.
Todos os documentos são enviados para a EQ, pelo RP ou por C com o conhecimento
deste. Os documentos são verificados, transpostos para o formato oficial e codificados
pela a EQ . Não carecem de ato de aprovação oficial contudo, o PC tem conhecimento da
realização dos mesmos constando em rodapé de todos os procedimentos/instruções de
trabalho a sua assinatura digital.
Estes documentos entram em vigor, através da disponibilização na plataforma da
qualidade.
RESPONSÁVEIS
EQ
EQ
GQ /EQ
2. Criação ou atualização de impressos
2.1 DESCRIÇÃO
RESPONSÁVEIS
1
Elabora-se um modelo de impresso sempre que é necessário comprovar a realização de
uma atividade, ou atividades associadas a processos.
EQ / RP
2
Todos os novos modelos de impresso, concebidos ou actualizados no âmbito do
Sistema da Qualidade, são codificados segundo as regras do ponto 4.7. deste
procedimento.
GQ /EQ
Todos os impressos são inseridos na plataforma da qualidade.
3
Os modelos de impressos utilizados para solicitações externas e/ou internas são,
também, introduzidos na aplicação informática ATE SIGMA para utilização dos
colaboradores que efetuam atendimento externo/interno.
EQ
Os impressos que se destinam a solicitações externas estão, também, disponíveis no site
do município para facilitar o acesso à informação por parte do munícipe.
3. Criação/Actualização de Regulamentos Municipais
3.1 DESCRIÇÃO
RESPONSÁVEIS
PG.02_PROC.02 – Controlo dos Documentos, Dados e Registos
Elaborado por
Equipa da Qualidade
Aprovado por
Presidente da Câmara
Depois de impresso, este documento, é considerado obsoleto
1 de 4
1
A elaboração e/ou alteração de Regulamentos Municipais rege-se pelo Manual de
procedimentos e de boas práticas de regulamentação municipal (PS.06_MAN.01) que,
pretende dar resposta às dificuldades sentidas pelos intervenientes na elaboração e
aplicação dos regulamentos.
3
O GJAI envia, via email, para a EQ a proposta de regulamento.
Todos os regulamentos concebidos ou actualizados no âmbito do Sistema da Qualidade
são codificados segundo as regras do ponto 4.3. deste procedimento.
Os Regulamentos são aprovados em reunião de Câmara ou, se for o caso, em sessão da
Assembleia Municipal.
4
Após aprovação, os regulamentos são disponibilizados no site do município e na
plataforma da qualidade.
2
GJAI
GJAI//EQ
PC
GQ /EQ
4. Codificação de Procedimentos, Instruções de Trabalho, Modelos de Impressos, regulamentos e
Normas Internas
4.1 PROCEDIMENTOS
Exemplo:
4.2 INSTRUÇÕES DE TRABALHO
Relativamente às instruções de trabalho existem quatro situações:
• As que surgem relacionadas a um Procedimento
• As que estão ligadas directamente ao Processo
• As que estão ligadas a Regulamentos
• As que estão ligadas a Normas Internas
Exemplo:
Código do
procedimento
PS.07_PROC.01_IT.04
PO.02_IT.01
Código do
Processo
PS.07_REG.01_IT.04
Código da
Instrução de
Trabalho
PS.01_NORM.01_IT.03
Código do
Regulamento
Código da Norma
Interna
4.3 REGULAMENTOS E ADENDAS
Exemplo
PG.02_PROC.02 – Controlo dos Documentos, Dados e Registos
Elaborado por
Equipa da Qualidade
Aprovado por
Presidente da Câmara
Depois de impresso, este documento, é considerado obsoleto
2 de 4
4.4 NORMAS INTERNAS
Exemplo:
4.5 MANUAIS INTERNOS
Relativamente aos Manuais existem 2 situações:
•
O Manual da Qualidade
•
Os Manuais internos associados aos Processos
Exemplo:
4.6 REGIMENTOS, POSTURAS, PLANOS E CÓDIGOS
Exemplo:
4.7 MODELOS DE IMPRESSOS
Os modelos de impressos podem surgir com 5 tipo de código:
• No caso de o impresso estar ligado ao procedimento;
• No caso de o impresso estar associado directamente a uma instrução de trabalho:
• Se o impresso está associado a uma instrução de trabalho, que por sua vez está associada a um procedimento;
• Se o impresso está associada a uma instrução de trabalho que está agregada a um regulamento
• Se o impresso está diretamente associado a um regulamento
PG.02_PROC.02 – Controlo dos Documentos, Dados e Registos
Elaborado por
Equipa da Qualidade
Aprovado por
Presidente da Câmara
Depois de impresso, este documento, é considerado obsoleto
3 de 4
Se o impresso está associada a uma instrução de trabalho que está agregada a uma Norma Interna
• Se o impresso está associado a um regimento.
• Se o impresso está diretamente associado ao processo
Exemplo:
•
5. REGISTOS DA QUALIDADE
Distribuição, arquivo e conservação dos documentos da Qualidade:
Os documentos emitidos (processos, procedimentos, instruções de trabalho e impressos) são disponibilizados na
plataforma da qualidade, localizada na INTRANET. Esses documentos são a versão em vigor. À medida que vão sendo
substituídos por outros ou deixem de ser utilizados, transformam-se em obsoletos. Relativamente a outro tipo de registos
(atas de reuniões de revisão pela gestão, relatórios/auditorias internas/externas, planos de acções correctivas, impressos de
não conformidades, resultados da avaliação da satisfação do munícipes/colaboradores) encontarm-se arquivados pela EQ.
2. ANEXOS
Documento de Trabalho:
Lista de controlo de Registos e Documentos
PG.02_PROC.02 – Controlo dos Documentos, Dados e Registos
Elaborado por
Equipa da Qualidade
Aprovado por
Presidente da Câmara
Depois de impresso, este documento, é considerado obsoleto
4 de 4