INSTITUTO POLITÉCNICO DE SANTARÉM
ESCOLA SUPERIOR DE SAÚDE DE SANTARÉM
PG.01 – Controlo dos Documentos e Registos
1. OBJETIVO
Definir a metodologia para controlar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade
(SGQ) e os registos gerados, incluindo documentos de origem externa.
2. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS
Manual da Qualidade (MQ): Documento que descreve o SGQ em conformidade com as
cláusulas da Norma.
Procedimento Geral (PG): Documento que descreve o modo de realizar, as
responsabilidades e os registos gerados para assegurar a qualidade numa atividade.
Procedimento Operativo (PO): Documento de trabalho detalhado que orienta a realização
de determinada tarefa.
Modelo (Mod): Documento de apoio para a realização e/ou registo de uma determinada
tarefa, com um formato definido.
Documento Externo: Documento utilizado na Organização e elaborado por outra Entidade.
Registo: Documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidência de actividades
realizadas.
3. DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA
A documentação interna do SGQ é constituída por:
Registos
Manual da Qualidade
Procedimentos Gerais
Procedimentos Operativos
Regulamentos
Modelos
Versão 04 – 20/09/2011
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4. CONTEÚDO DA DOCUMENTAÇÃO
4.1 Estrutura dos Documentos
MQ
Logótipo e identificação do IPS e da
Escola
PG
PO
Todas as páginas no
cabeçalho
Título do Documento
-----
Tipo de Documento
----
Codificação
Todas as
páginas no
rodapé
REG
Mod
Todas as páginas no
cabeçalho
Todas as páginas no
cabeçalho
Apenas na capa
-----
Todas as páginas no
rodapé
Todas as páginas no
rodapé
Apenas na capa
-----
Todas as páginas no
rodapé
Pode conter apenas
quando têm mais que uma
página no rodapé
A identificação do
responsável e
assinatura na capa
-----
Versão
Data
Todas as páginas no
rodapé
Página actual / n.º total de páginas
Elaborado
Apenas na última
página
Aprovado
4.2 Codificação dos Documentos
Os documentos, com excepção do Manual da Qualidade, são identificados através de um
código do tipo A.B no caso dos Procedimentos Gerais, Operativos e Regulamentos e A.B.C
no caso dos modelos, onde:
A: Sigla de identificação do tipo de documento:
Sigla
Documento
PG
Procedimento Geral
PO
Procedimento Operativo
REG
Regulamentos
Mod
Modelo
B: Número sequencial de identificação do documento;
C: Versão do documento expressa por número sequencial.
5. CONTROLO DOS DOCUMENTOS
Os documentos são aprovados no campo existente, com excepção dos modelos cuja
aprovação é evidenciada no verso do documento original.
Para cada tipo de documento é preenchida a “Lista de Documentos”. Sempre que é realizada
uma modificação a um documento é atualizada a respetiva “Lista de Documentos”. A
natureza da modificação é registada no próprio documento na tabela existente ou, no caso dos
modelos, no verso do modelo original.
Os originais dos documentos obsoletos são identificados com a expressão “OBSOLETO” na
primeira página do original e as cópias são removidas e destruídas pela área respeitante.
Versão 05 – 03/12/2013
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Sempre que um documento obsoleto não seja substituído por nova versão, fica encerrada a
respetiva codificação sendo esta assinalada a vermelho na “lista de documentos”.
6. DISTRIBUIÇÃO
Os documentos encontram-se disponíveis para consulta em suporte informático. Sempre que
seja necessária a distribuição em papel, o “Controlo da Distribuição” é rubricado e datado por
quem recebe uma cópia do documento.
A distribuição da documentação é efectuada pelo Coordenador da Qualidade.
6.1 Cópias Não Controladas
Todas as cópias de documentos que não se encontrem rubricados são consideradas como
Cópias Não Controladas.
Nas cópias de documentos rubricados, em que não se garanta a sua atualização por novas
versões, é colocada, na primeira página, a expressão “Cópia Não Controlada”.
7. DOCUMENTOS EXTERNOS
A actualização da legislação é efectuada de acordo com o definido no PO.02 - Controlo de
Legislação e outros documentos externos.
A atualização da documentação normativa é assegurada por uma entidade externa,
actualizando-se a base de dados de documentos externos e arquivando-se a documentação.
8. CONTROLO DE REGISTOS
Os registos são identificados pelo nome, encontrando-se listados na documentação do SGQ,
sendo definidos a indexação, responsável pelo arquivo e tempo mínimo de retenção.
São armazenados de modo a garantir as condições que evitem a sua deterioração e acessíveis
para todos os Colaboradores que deles necessitem para o desempenho das suas funções.
Os registos são preenchidos de modo legível e em todos os campos definidos, não podendo
ser utilizado lápis.
Após o tempo de arquivo estabelecido, os registos são destruídos, excepto se for decidido
manter como histórico.
Os registos em papel são destruídos enquanto os registos informáticos são gravados por cima
ou eliminados.
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8.1 SISTEMA INFORMÁTICO
O acesso ao sistema informático é efectuado mediante a inserção do respectivo Nome de
Utilizador e Password nos níveis de acesso definidos em normas técnicas do sistema
informático SIGARRA.
8.2 CÓPIAS DE SEGURANÇA
As cópias de segurança são realizadas segundo normas e práticas técnicas do Sistema de
Informação.
9. RESPONSABILIDADES
Ação
Diretor
Elaborar o Manual da Qualidade
Órgãos de
gestão
Coordenador
da Qualidade
Equipa da
Qualidade






Colaboradores

Aprovar o Manual da Qualidade
Elaborar os Procedimentos Gerais

Aprovar os Procedimentos Gerais

Elaborar os Procedimentos Operativos

Aprovar os Procedimentos Operativos

Elaborar os Regulamentos

Aprovar os Regulamentos


Elaborar os Modelos

Aprovar os Modelos
Codificar os documentos internos


Controlar os documentos internos


Disponibilizar os documentos informaticamente e/ou
distribuir os documentos

Eliminar os documentos obsoletos


Arquivar os documentos internos



Arquivar os documentos externos

Controlar os documentos externos


Eliminar os registos
 Responsável
 Colabora
10. REGISTOS
NOME
INDEXAÇÃO
Listas de Documentos
Suporte informático
Controlo da Distribuição
Pasta de Originais
Documentos Obsoletos
Pasta de Obsoletos
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RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO
Coordenador da Qualidade
TEMPO DE ARQUIVO
Totalmente preenchido
1 ano
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11. ALTERAÇÕES
VERSÃO
DATA
ALTERAÇÕES
1
21-07-2008
Versão inicial
2
26-05-2008
Ponto 2. – Referência à Norma
3
14-07-2009
Adaptação aos novos estatutos
4
20-09-2011
Alteração de logótipo
5
03-12-2013
Adequação ao acordo ortográfico
ELABORADO
APROVADO
EQUIPA DA QUALIDADE
DIRETOR
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