MANUAL CONTRATAÇÃO DE EVENTOS
PRÉ EVENTO
A) ELABORAÇÃO DA ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA E TRÂMITES PARA CONTRATAÇÃO DA EMPRESA
1) Reunião Prévia (Responsável: Secretaria Demandante) – Solicitação de Contratação, Planejamento
do Evento e etapas: A secretaria demandante deverá enviar email para a DPI/PJ informando do
Evento que pretende realizar com as datas e a cidade em que será realizado. No próprio email, devese sugerir uma data para que seja realizada reunião entre a equipe da DPI que acompanhará o
evento em questão e a equipe da secretaria demandante que será responsável pela elaboração da
Especificação Técnica, Planilha de Itens e organização do evento, sendo que, pelo menos um
integrante deverá ser parte da Comissão Técnica que será instituída por portaria conforme item
abaixo.
Prazo: Como esta reunião tem como objetivo tratar todas as etapas que serão necessárias para
contratação e execução do evento e tirar dúvidas da equipe que será responsável pelo evento, é
fundamental que aconteça no momento em que o evento começa a ser planejado. O prazo limite
seria até 60 dias antes do evento.
2) Especificação Técnica e planilha de itens (Responsável: Secretaria Demandante): A secretaria
demandante deverá elaborar Especificação Técnica contendo antecedentes, objeto, data e local do
evento, justificativa, objetivos, participantes, programação e descrição dos serviços. Na planilha de
itens deverão ser incluídos todos os itens necessários para a realização do evento em conformidade
coma descrição e números dos itens constantes na ata da empresa organizadora do evento. A
Especificação Técnica e a Planilha de Itens deverão ser enviadas, por email, para a Coordenação de
Pessoa Jurídica solicitando que os trâmites para contratação sejam iniciados.
Prazo: até 60 dias antes do evento
3) Comissão Técnica (Responsável: Secretaria Demandante): a Secretaria demandante deverá publicar
no boletim interno do MDS Portaria que designa a Comissão Técnica do evento. A referida Comissão
deve ser composta por 3 (três) servidores que serão responsáveis pela elaboração da Especificação
Técnica (ET e pelo acompanhamento e supervisão do evento. Dentre os três membros da Comissão ,
pelo menos 1 (um) deverá ser servidor da Coordenação de Eventos/ASCOM/MDS. Caso não seja
designado nenhum servidor da ASCOM/MDS na Portaria, a ASCOM Eventos deverá elaborar parecer
aprovando a Especificação Técnica elaborada pela Secretaria Demandante. O presidente da
comissão, gestor do contrato, deverá ser o ponto focal para contato com a DPI (quando esta não for
intermediada pelo ponto focal da secretaria). A portaria deve ser enviada por email à DPI.
Prazo: A portaria publicada deverá ser enviada por email para a DPI até 25 dias antes do evento
4) Aprovação da Especificação Técnica e Planilha de Itens:
4.1) A coordenação de PJ envia a ET para a Coordenação de Planejamento que fará a análise quanto
aos Objetivos, Resultado e Atividade do Projeto, assim como verificará a disponibilidade
orçamentária e financeira e registro da Prévia da Expectativa de Despesa no SIAIN. A ET será
devolvida à Coordenação PJ junto com o Despacho de Saldo. Caso haja alteração do valor
inicialmente estimado, deve ser solicitado novo despacho de saldo à Coordenação de Planejamento.
Prazo: até 55 dias antes do evento
4.2) A coordenação de PJ verifica e aprova a Especificação Técnica e Planilha de itens, caso seja
necessário solicita ajustes à Secretaria demandante. após realizar todos os ajustes, a Comissão
Técnica envia a planilha final e a DPI/PJ aprova
Prazo: A versão final da planilha após revisão da DPI e ajustes da Secretaria demandante deverá
estar concluída em até 45 dias antes do evento .
4.3) A coordenação PJ envia envia a documentação ao protocolo para abertura do processo.
Prazo: este trâmite leva em média 2 dias úteis, mas está dentro do prazo de até 55 dias antes do
evento
5) Solicitação de Proposta para empresa (Responsável DPI/PJ): A DPI encaminha a ET para a empresa
de eventos contratada pela UNESCO via email, indicando o local (cidade/região) e outros detalhes
essenciais à consecução do evento e solicitando o envio de Proposta com a planilha de preços e a
indicação do local de realização do evento.
Prazo: a proposta deve ser enviada em até 45 dias antes do evento.
6) Envio da Proposta (Responsável Empresa de Eventos): A empresa de eventos deve elaborar
proposta com base na Especificação Técnica e planilha de itens encaminhada e retornar para a
DPI/PJ por email.
Prazo: A empresa deve disponibilizar a proposta em até 15 dias, considerando que o envio que deve
ser feito em até 45 dias antes do evento, a proposta deverá ser fornecida pela empresa em até 30
dias do evento.
7) Aprovação da Proposta:
7.1) A DPI recebe e analisa a proposta, caso esteja tudo correto, envia para a Secretaria
demandante.
Prazo: 1 dia útil do recebimento da proposta
7.2) A Comissão Técnica recebe a proposta, analisa, faz eventuais apontamentos por email para a
DPI, e depois dos devidos ajustes, se for o caso, aprova a proposta. A Comissão Técnica deverá
encaminhar email aprovando o local do evento e a planilha de itens.
Prazo: esta tramitação não deve levar mais que 07 dias corridos, sendo que a proposta deverá ser
aprovada até 23 dias antes do evento.
8) Finalização da Expectativa de Despesa cadastrada no SIAN (Responsável: DPI/PJ): após aprovação
final da proposta, caso haja alteração no valor a ser contratado ou em itens da planilha, a secretaria
demandante deverá enviar Especificação Técnica e Planilha ajustadas e a Coordenação de PJ deverá
solicitar novo despacho de saldo para a Coordenação de Planejamento. Após aprovação deve ser
alterada do Status “EIC-PJ” para “ED-PJ”
Prazo: esta atividade é interna da DPI e será realizada tão logo seja recebida a aprovação da
proposta por e-mail, logo acontecerá concomitantemente a outros prazos, mas em até 20 dias antes
do evento.
9) Encaminhamento do Processo para a Secretaria demandante (Responsável: DPI/PJ): após a
aprovação da versão final da proposta e consequentemente da Especificação Técnica e Planilha de
itens, a DPI envia o Processo Físico para a Secretaria Demandante com despacho aprovando e
solicitando a assinatura e rubrica da Especificação Técnica e Planilha de Itens, bem como,
orientando a Secretaria a enviar o Processo Físico para a Secretaria Executiva com despacho
(assinado pelo Secretário) solicitando autorização para contratação.
Prazo: até 20 dias antes do evento
10) Solicitação da contratação à Secretaria Executiva (SE) - (Responsável: Secretaria Demandante): A
Secretaria demandante, após assinar a ET e a Planilha, envia o processo para a Secretaria Executiva
com despacho assinado pelo Secretário Nacional, solicitando a autorização para contratação da
empresa que realizará o evento. É necessário informar, por email, para a DPI que o Processo foi
enviado para a SE.
Prazo: até 15 dias antes do evento.
11) Autorização da Secretaria Executiva: A SE devolve o processo à DPI com despacho autorizando a
contratação.
Prazo: até 10 dias antes do evento
12) Gerar Solicitação Administrativa (SA) (Responsável: DPI/PJ): Após aprovação da contratação pela
Secretaria Executiva a DPI gera a SA no sistema da UNESCO. Prepara Ofício e envia documentação
de suporte para a UNESCO:
- Gera SA no sistema
- Envia Ofício com documentação de suporte:
a) Cópia da SA
b ) Cópia da Especificação Técnica e Planilha de Itens (assinados);
c) Cópia da Proposta da Empresa;
d) Cópia da Autorização para contratação;
- Envia email para a UNESCO com a doc de suporte digitalizada.
- Anexar a Documentação de Suporte à Expectativa de Despesa no SIAIN
Prazo: até 10 dias antes do evento
13) Contrato (Responsável: DPI/PJ): Após a liberação do contrato no sistema UNESCO, a CPJ/DPI salva,
imprima e encaminha por email 3 (três) vias deste à empresa contratada. Após o recebimento das
3 (três) vias assinadas pela empresa, a CPJ/DPI as encaminha para assinatura de representante da
UNESCO. As 3 (três) partes (MDS, UNESCO e empresa) devem ter uma via assinada do contrato.
Prazo: até 05 dias antes do evento
14) Cadastramento do Comprometimento do contrato no SIAN (Responsável: DPI/PJ):: a Coordenação
de PJ deve cadastrar o comprometimento do contrato no SIAIN (Anexar cópia do contrato assinado
e planilha de itens).
Prazo: até 05 dias antes do evento
15) Envio de contrato digitalizado à Secretaria (Responsável: DPI/PJ):: CPJ/DPI envia para a Comissão
Técnica o contrato digitalizado e informa sobre a contratação.
Prazo: até 04 dias antes do evento
16) Check List: (Responsável: DPI/PJ): DPI envia o check list dos itens a serem observados durante o
evento pela Comissão Técnica para posterior prestação de conta e elaboração de Nota Técnica.
Prazo: até 03 dias antes do evento
B) Produção de Material; Listagem de Participantes e viabilização de transporte e hospedagem
1) Produção de Material do Evento (Responsável: Secretaria Demandante): a secretaria demandante
deve enviar à DPI a arte do material a ser produzido para o evento (se houver). DPI/PJ deve verificar
a aplicação das logomarcas da UNESCO e BIRD e enviar para a empresa de eventos.
Prazo para envio à empresa: até 10 dias antes do evento
2) Planos de Viagem (Responsável: Secretaria Demandante): A Secretaria demandante deve enviar
TODOS os planos de viagem para a Coordenação de Passagens da DPI. A DPI/PJ acompanhará junto
ao setor de passagens o recebimento dos planos de viagem e emissão de passagens, alertando a
Secretaria demandante dos prazos para viabilizar e garantir a emissão das passagens solicitadas.
Prazo: Eventos com até 100 pessoas até 15 dias antes do evento. Eventos com mais de 100
pessoas até 25 dias antes do evento.
3) Lista de Participantes (Responsável: Secretaria Demandante): a secretaria demandante deve
enviar para a DPI/PJ que enviará para a Empresa de Eventos, a lista de participantes (nome
completo, RG/CPF e telefone de contato) com horários de chegada e saída (voos ou transporte
terrestre) e marcando as pessoas que ficarão no mesmo quarto, esta informação é essencial para o
hotel e para os transportes. Importante que eventuais trocas de quarto por participantes só sejam
feitas depois que todos os membros dos quartos a serem trocados tenham feito check in e com a
concordância dos mesmos.
Prazo para envio da lista: até 05 dias antes do início do evento.
3.1) Informação de desistências (Responsável: Secretaria Demandante): a fim de reduzir o
pagamento de “No-Show” e refeições, é necessário enviar por e-mail a solicitação de
cancelamento de hospedagens de participantes que não confirmaram a presença no evento,
bem como, deverá ser solicitado o cancelamento dos itens de refeição (almoço, jantar e
coffe-break dos participantes não confirmados/ desistentes)
Prazo: as hospedagens podem ser canceladas sem pagamento de no-show até 5 dias antes do
evento.
DURANTE O EVENTO
1) Comissão Técnica faz check-list dos itens contratados (Responsável: Secretaria Demandante): A
Comissão Técnica utiliza o check list enviado pela DPI para verificar se os itens executados pela
empresa estão em conformidade com os contratados . Quaisquer divergências entre os itens
contratados e os efetivamente entregues devem ser anotadas e informadas ao representante da
DPI presente no evento ou deve-se entrar em contato com a DPI por telefone. Em todos os casos,
assim que possível, a Comissão Técnica deverá formalizar, por email, para a DPI a relação dos itens
não executados em conformidade.
2) Novos itens ou extensão de diárias (Responsável: Secretaria Demandante): Toda demanda de
novo item ou aumento de diárias aos participantes devem ser informadas imediatamente ao
representante da DPI, pessoalmente ou por telefone, este irá entrar em contato com a empresa
organizadora para efetivar o pedido. Todos os as inclusões e aumentos de itens contratados,
também, devem ser formalizadas por email.
3) Redução de Itens (Responsável: Secretaria Demandante):
3.1) após o check in dos participantes no primeiro dia, é necessário formalizar a DPI, ainda
no primeiro dia de evento, se for o caso, a quantidade de refeições (almoço, jantar e coffebreak) que deverão ser reduzidas considerando os participantes que haviam sido
confirmados e não compareceram ao evento.
Prazo: primeiro dia do evento.
3.2) todas as reduções de alimentação que possam ser identificadas em até 24 horas de
antecedência devem ser formalizadas à DPI, para que possamos tentar cancelar sem custo.
Prazo: primeiro dia do evento
4) Prestação de contas dos participantes (Responsável: Secretaria Demandante): Os participantes
que tiveram seu transporte custeado devem preencher o formulário de prestação de contas e
anexar os comprovantes de transporte (ida e volta).
Prazo: até o último dia do evento.
5) Aditivo ao contrato (Responsável: Secretaria Demandante): O aditivo ao contrato deverá ser
requerido pela Comissão Técnica durante o período de realização do evento. O aditivo não deve ser
superior a 10% do valor contratado. Caso haja a redução de itens e acréscimo de outros, de forma
que não se ultrapasse o valor inicial do contrato, não é necessário aditivo.
Prazo: até o último dia do evento.
OBS: A lista de Presença diária no evento é item obrigatório e deverá ser entregue na prestação de
contas final junto com Nota Técnica.
PÓS EVENTO
A) PROPOSTA DE FECHAMENTO: RECEBIMENTO, ANÁLISE E APROVAÇÃO.
1) Envio da Proposta prévia de Fechamento (Responsável: Empresa de Eventos):
1.1) após a realização do evento, a empresa envia para a DPI planilha com a proposta de
fechamento contendo os itens efetivamente executados, bem como, listagem completa das
hospedagens incluindo check in e no show, comandas e demais documentos disponíveis.
Prazo: até 10 dias após o evento
1.2) Após análise prévia da proposta, a DPI encaminha para a Comissão Técnica, já com
eventuais considerações identificadas.
Prazo: até 12 dias após o evento (ou 02 dias após o recebimento da proposta de
fechamento)
2) Análise da Proposta de Fechamento (Responsável: Secretaria Demandante): a Comissão Técnica
analisa a proposta de fechamento e aprova ou aponta eventuais divergências, neste caso é
necessário já incluir no email em que as divergências são apontadas a proposta de data e local para
reunião de fechamento.
Prazo: notificar a aprovação ou divergências até 15 dias após o evento. (ou em até 03 dias do
recebimento da versão prévia analisada pela DPI)
2.1) Reunião pós-evento: Após analisar a proposta de fechamento e listas de hospedagem,
caso existam divergências entre o controle da Comissão Técnica e a referida proposta, a
Comissão Técnica deverá informar as divergências à DPI e solicitar o agendamento de reunião
de fechamento. Na reunião serão abordados os pontos divergentes e assuntos gerais sobre a
execução do evento.
Prazo: a reunião deverá ocorrer até 18 dias após o evento. (ou em até 3 dias após notificação
de divergência à DPI)
3) Aprovação da Proposta de Fechamento (Responsável: Secretaria Demandante): sanadas todas as
divergências, a Comissão Técnica envia email para a DPI informando que a proposta de fechamento
está aprovada. (anexar a planilha de itens referente a proposta aprovada)
Prazo: a proposta deverá ser aprovada até 20 dias após o evento. (ou em até 10 dias após envio
da primeira versão da proposta de fechamento pela empresa.)
4) Nota fiscal (Responsável: Empresa de Eventos) : após a aprovação da proposta de fechamento, a
DPI notificará a empresa contratada que emitirá Nota Fiscal e enviará por email para a DPI. A DPI
encaminhará a Nota Fiscla para ateste pela Comissão Técnica.
Prazo: até 21 dias após o evento. (ou em até 1 dia útil do envio de email de aprovação da
proposta de fechamento pela DPI)
B) DOCUMENTAÇÃO PARA SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO:
1) Nota Técnica de fechamento do evento (Responsável: Secretaria Demandante): A Comissão
Técnica elaborará Nota Técnica de Fechamento do Evento relatando a execução do evento, como
foi a prestação de serviços pela empresa, especificando de forma detalhada todas as diferenças
entre os itens contratados e executados, mencionando a diferença de quantidade e valor.
Importante ressaltar que na Nota Técnica devem ser destacados os valores que somados resultam
em eventual diferença entre o valor contratado e o valor executado. A especificação de itens
divergentes entre contratado e executado podem ser feitos no corpo do texto ou em planilha
anexa à nota, neste caso deve-se mencionar no texto apenas as diferenças de valores por macro
item (Ex: Hospedagem, Alimentação, Infraestrutura, Recursos Humanos, etc) e ser feito a menção à
planilha anexa.
A Nota Técnica deve fornecer subsídios que comprovem a realização do evento, tais como fotos
(obrigatório), lista de presença de participantes (obrigatório), lista de check in de participantes que
se hospedaram (obrigatório, se houver hospedagem) e amostras de materiais distribuídos.
Prazo: A prévia da Nota Técnica deve ser enviada por email à DPI em até 24 dias após o evento.
(ou em até 03 dias do recebimento da Nota Fiscal)
1.1) Análise da Prévia da NT e aprovação final (Responsável: DPI/PJ): a DPI verificará as
informações e valores mencionados, caso haja alguma divergência a DPI informará à Comissão
Técnica. Após revisão e ajustes eventualmente necessários a Comissão Técnica deverá enviar por
email a versão final da NT.
Prazo: até 27 dias após o evento (ou em até 03 dias do envio da prévia da NT pela Comissão
Técnica)
2) Memorando solicitando o pagamento (Responsável: Secretaria Demandante): A Secretaria
demandante encaminha para a DPI um memorando, assinado pelo Secretário da área, aprovando a
prestação de serviço da empresa contratada, informando o valor a ser pago com referência à Nota
Fiscal atestada e solicitando expressamente o pagamento. Ao memorando deverão estar anexados
os documentos abaixo:
- Nota Fiscal: atestada por pelo menos um membro da Comissão Técnica (Atesto em
xx/xx/xxxx, Assinatura e carimbo com Nome e Matrícula)
- Nota Técnica (versão final aprovada e encaminhada por email para a DPI) assinada por
todos os membros da Comissão Técnica, com a lista de presença e eventuais anexos (fotos,
cópias de materiais impressos, etc)
Prazo: até 28 dias após o evento. (ou em até 01 dia útil do envio da versão final da NT por email
à DPI)
3) Solicitação de Autorização da SE (Responsável: DPI/PJ): DPI analisa a documentação recebida e
envia o processo com um despacho solicitando autorização ao Secretário Executivo para efetuar o
pagamento. O despacho elaborado pela DPI deve conter um resumo da nota técnica de
fechamento com uma menção geral à diferença entre valor contrato e executado, se for o caso.
Prazo: até 30 dias após o evento (ou em até 02 dias após o recebimento do memorando com a
solicitação de pagamento)
4) Autorização para Pagamento: o Secretário Executivo autoriza o pagamento e o processo é
devolvido à DPI para cadastros do pagamento nos sistemas.
Prazo: até 33 dias após o evento (em até 03 dias do envio do processo com o despacho solicitando
a autorização para pagar)
5) Solicitação de Pagamento na UNESCO (Responsável: DPI/PJ): Recebida a autorização do Secretário
Executivo para pagamento, a CPJ/DPI cria uma Solicitação de Pagamento (SP) no sistema UNESCO,
que realizará o depósito contra a empresa. Após gerar a SP é necessário enviar Ofício para a
UNESCO com a Documentação de Suporte:
- Gera SP no sistema*
- Envia Ofício com documentação de suporte
a) Cópia da SP;
b) Cópia da Nota Técnica;
c) Original da Nota Fiscal atestada;
d) Cópia da Proposta de fechamento aprovada;
e) Cópia da Autorização para pagamento;
- Envia email para a UNESCO com a doc de suporte digitalizada.
* Se for o último pagamento do contrato, gerar uma SP de Rescisão (criar passo a passo para este
procedimento).
Prazo: até 34 dias após o evento (ou em até 01 dia útil do recebimento da autorização de pagamento
pela Secretaria Executiva)
6) Cadastro do Pagamento no Controle Interno (Responsável: DPI/PJ): Após constatado o pagamento
no sistema da UNESCO, este deve ser cadastrado no SIAIN. (Especificar melhor este passo a passo
no SIAIN ou fazer um manual de preenchimento do SIAIN, lembrar de incluir no passo a passo item
para anexar a cópia da Nota Fiscal Atestada)
OBS: Os itens 1 a 9 devem ser repetidos para todos os produtos previstos na contratação (Ex:
Produto 1 : Execução do Evento; Produto 2: Relatoria)
Prazo: até 40 dias do término do evento (ou em até 6 dias da geração da Solicitação de
Pagamento)
07) Encerramento do Contrato (Responsável: DPI/PJ):, Após pagamento da última parcela do
contrato, deve-se alterar o Status do contrato no SIAIN (no comprometimento) de “Ativo” para
“Encerrado”. O contrato deve ser cadastrado no SIGAP (o registro deve ser feito no período/mês do
pagamento. Se houver mais de 1 parcela, é feito um registro para cada uma).