ESTATÍSTICAS ÚTEIS
A era da Internet deu início a uma nova era, onde a informação pode ser acessada e
trocada de modo nunca imaginado, o que levou também a uma maior dependência de
impressão. Desde o final da década de 90, o número de documentos impressos,
ultrapassou o número de cópias feitas, aumentando ineficiência de gestão de documentos.
De modo geral o administrador de TI tem dificuldade para responder às seguintes
questões:
1. Quantas impressoras e copiadoras sua corporação possui?
2. Quantas páginas
departamentos?
elas
imprimem
por
mês?
E
por
usuários
e
3. Estão sendo utilizadas na sua capacidade, ou estão sendo subutilizadas?
4. Quanto tempo elas possuem de uso? Quanto falta de sua vida útil?
5. Qual o TCO, ou seja, o custo total de propriedade de cada equipamento?
6. Qual a freqüência com que ficam fora de serviço?
7. Você sabe na hora quando os equipamentos requerem serviços ou
suprimentos? Ou é preciso aguardar um chamado ou reclamação dos
usuários?
Alguns estudos e estatísticas sobre o ambiente de impressão apontam o seguinte:

90% dos registros corporativos existem somente no papel

em média, 22% dos documentos impressos nunca são usados e 34% são
utilizados por menos de 5 minutos, resultando em 21% do papel adquirido
pelas empresas desperdiçado

7,5% de todos os documentos são perdidos, e 3% dos 92,5% restantes
dos documentos não são armazenados

80% dos documentos da empresa estão armazenados em discos rígidos
locais, e portanto, ficam inacessíveis à toda a organização, a menos que
sejam impressos e distribuídos fisicamente

90% de todas as páginas tratadas cada dia no escritório médio são
meramente embaralhadas

um documento é copiado 19 vezes, em média
Com relação ao ambiente de gestão de documentos:

utilizando resolução padrão pode-se armazenar 20.000 páginas por
gigabyte de espaço em disco rígido

isso equivale a cerca de R$ 400,00 de papel impresso, ou cerca R$ 0,02
por folha
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
entretanto, um gigabyte de espaço em disco rígido custa atualmente cerca
de R$ 3,00

funcionários gastam 40 a 60% do seu tempo em processamento de papel,
sendo que 50% desse tempo é gasto procurando a informação desejada e
somente 5 a 15% é gasto realmente para leitura

um estudo da PriceWaterhouse simulou uma busca de 20 documentos em
20.000 arquivados.
o após 67 horas de buscas, um funcionário encontrou 15 dos
documentos solicitados
o um sistema de indexação de documentos digitalizados encontrou
todos os 20 documentos em menos de 3 segundos,
Quanto às organizações os estudos revelaram que:

as corporações gastam de 3% a 10% do seu orçamento com impressões,
com tendência de alta

40% dos chamados técnicos são referentes ao ambiente de impressão

a equipe de TI gasta em média até 15% do seu tempo em questões
relacionadas com a impressão

99% das empresas concordam que o gerenciamento de documentos é
crucial para a produtividade

menos de 30% revelam ter examinado o seu processo de impressão e
gestão de documentos.
As mudanças tecnológicas e o barateamento dos dispositivos simples - como
impressoras, copiadoras, fax e scanners - proporcionaram um ambiente digital, onde o
volume de informação disponível para cada pessoa ultrapassa de longe os modelos
tradicionais de gestão de documentos impressos.
O resultado seria melhor descrito como "Caos Organizacional", causado por problemas
técnicos de impressão e fluxos de trabalho sem coordenação, que criam ineficiências nas
empresas. Infelizmente, muitas vezes os líderes das empresas não possuem
conhecimento do problema, nem a perícia para identificá-lo claramente ou melhorá-lo.
Ao mesmo tempo, essa era digital tem proporcionado oportunidades para empresas como
a Adven, cuja especialização é melhorar o fluxo e a velocidade da informação durante
todo o ciclo de negócios. Como resultado, as empresas de gestão de impressão e
documentos tornaram-se consultores críticos para os executivos de alto nível,
proporcionando-lhes acesso a mais informações e controle sobre as operações e custos.
Estudos conduzidos em separado pelo Gartner, IDC e InfoTrends concluíram que
empresas que fazem a gestão ativa de suas infra-estruturas de impressão podem reduzir
seus custos totais de impressão em até 30%.
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As corporações se esforçam cada vez mais para identificar a eficiência dos seus gastos, e
a Adven traz experiência na criação de infraestruturas personalizadas para o
gerenciamento do sistema de impressão, ofertando programas e serviços que utilizam a
mais recente tecnologia para minimizar custos e maximizar a eficiência.
O objetivo final é assessorar a alta administração a identificar e capturar os custos de
impressão, uma área onde os custos escondidos podem atingir cifras inimagináveis.
* As estatísticas e estudos apontados foram obtidas a partir das seguintes fontes: The International Data Corporation, Coopers
& Lybrand, PC Magazine, AIIM, DataPro, Fortune Magazine, Imaging Product News Magazine, Ernst & Young, and Imaging
Magazine.
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