Gestão Eficiente
de Custos
Tânia Regina Sordi Relvas
Congresso de Custos e Serviços Bancários
Outubro / 2003
Agenda

Organização: complexa ou complicada?

Aspectos chave da Gestão
Equilíbrio Dinâmico e Estacionário
Estratégia e Estrutura
Gestão e Desempenho

Gestão de Custos Efetiva
Escopo e Dimensões da Gestão de Custos
Fatores Determinantes da Estrutura de Custos
Metodologias para a Gestão de Custos Efetiva

ABC/M em foco
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Características da Complexidade
Reconstrutiva
Não Linear
DINÂMICA
Irreversível
Ambígüa
e
Ambivalente
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Características da Complexidade
 Incerteza
e mudanças constantes
O
equilíbrio depende de
reconfiguração
 Existem
componentes controláveis e
não controláveis
 Nem
todos os fatores que influenciam
o desempenho são conhecidos
A
partir das partes não se pode
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Características da Complexidade
 Autonomia
e aprendizagem formatam
a evolução no tempo e no espaço
 Criação
declínio
- crescimento - maturidade -
 Intensidade:
diferentes níveis de
envolvimento e participação
 Campo
de força: ao mesmo tempo que
assume limites relativos, faz e desfaz os
próprios limites
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Desafio da Complexidade
Sistematizar o
que não é
de todo
sistematizável
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Aspectos Chave da Gestão
EQUILÍBRIO
DINÂMICO
Alinhamento das
Estratégias ao
Ambiente
EQUILÍBRIO
ESTACIONÁRIO
Alinhamento da
Estrutura às
Estratégias
EFICÁCIA
Alcance das metas
e resultados de
uma dada ação
estratégica
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Aspectos Chave da Gestão

Antecipar movimentos do ambiente

Velocidade de reconfiguração

Estratégia de adaptação ambiental

Reestruturação derivada da estratégia

Grau de propensão ou aversão ao risco

Estilo de gestão
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
A Estratégia Empresarial
Quem cria a
Estratégia...
1. A Estratégia deve ser comunicada
a todos os níveis da organização
2. As organizações estão investindo
para sedimentar uma cultura de
Visão Estratégica
Normalmente não é quem
implementa a Estratégia...
3. As organizações com maiores
chances de sobrevivência num
ambiente de hiper competição,
são aquelas que têm Foco
Estratégico
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Fragmentação Gerencial e Operacional
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
DESINTEGRAÇÃO FUNCIONAL
+
=
FRAGMENTAÇÃO
ESTRUTURA GERENCIAL
DESCONTINUIDADE ESTRATÉGICA
Conseqüência da não Integração da
Estrutura às Estratégias
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Perigos do Desalinhamento
ROTINA
REVISÃO DE
PROCESSOS
•PERDA DE FOCO E DESCONTINUIDADE
DAS AÇÕES
PROJETOS
PLANEJAMENTO
ESTRATÉGICO
•SOBREPOSIÇÃO DE AÇÕES E
SOBRECARGA GERENCIAL
•DIFICULDADE EM PLANEJAR E
EXECUTAR O PLANEJADO
•FOCO NA ROTINA E NOS PROBLEMAS
•DIFICULDADE NA AQUISIÇÃO DE NOVAS
COMPETÊNCIAS
•PERDA DO APROVEITAMENTO DO
CAPITAL INTELECTUAL
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Triângulo da Inovação
Mudar os
Produtos/Negócio
Inovação dos Produtos
Visão da
Empresa e do
Negócio
Mudar as Modalidades
de Trabalho/Gestão
Mudar o ânimo e comportamento das pessoas
Inovação dos Processos
Inovação da Mentalidade
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Escopo e Dimensões da Gestão
Clientes/Mercados
Domínio
das
Decisões
Produtos/Serviços
Domínio
das
Ações
Unidades
GESTÃO
ECONÔMICA
Ativos e Recursos
GESTÃO DE
PROCESSOS
GESTÃO DE
CUSTOS
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Avaliação de Desempenho
DECISÕES
PASSADAS
EFICÁCIA
OPERACIONAL E
ESTRATÉGICA
PRESTAÇÃO
DE CONTAS
AÇÕES CORRETIVAS
Avaliação
de
Desempenho
ASSEGURAR
COMPRIMENTO DE
METAS
INFLUENCIAR
GESTORES
RECOMPENSAS
COMPARAÇÃO
REAL COM
PLANEJADO
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Gestão Efetiva de Custos: Escopo

Iniciativa conjunta entre entidades de
uma cadeia para reduzir custos e criar
maior valor ao cliente e ao acionista
Princípio: prevenção de custos
Abrangência: fluxos físicos e financeiros
(processos, recursos e entidades)
Preocupação: agentes causadores de custos,
alinhamento estratégico e aumento de valor
Integra desempenhos
operacionais
com os objetivos estratégicos
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Dimensões da GEC
Foco nos
Recursos
Tangíveis e
Intangíveis
Foco nos Processos
e Posicionamento
Estratégico
Gestão de Ativos
e Capacidades
Foco nos Processos
e Rentabilidade
Gestão de Resultados
e Desempenhos
Econômicos
Gestão de Resultados
e Desempenhos
Estratégicos
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Objetivos

Suportar a gerência pró-ativa dos recursos totais
de um negócio

Aumento de valor e sustentação de vantagens
competitivas por meio da prevenção de custos e
melhoria dos processos

Integração dos desempenhos operacionais aos
objetivos estratégicos

Reconhecimento e minimização dos agentes e
eventos potencializadores de falhas

Normalização dos níveis de utilização de
capacidades, padronização e automação
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Fatores Determinantes da
Estrutura de Custos
Diversidade / Incertezas
Capacidade de controle
Processos
Operacionais
Escolhas Estruturais
e Tecnológicas
Habilidades
Desenvolvidas
Desenho Atual
Eficiência/Eficácia
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Amplitude da GEC
Análise de Posicionamento
Estratégico
Gestão de
Custos
Análise de Cadeia
de Valor
Análise de
Direcionadores
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Benefícios

Consolidar uma cultura de custos baseada
na prevenção

Motivar os para um processo permanente de
melhoria contínua, focado nas estratégias

Reduzir o hiato entre o lançamento de novos
produtos e a modelagem planejada de
processos e o projeto de solução tecnológica

Garantir que os investimentos em geração
de informação resultem em ganhos
superiores
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Benefícios

Suporte à identificação das competências e
habilidades necessárias para o sucesso

Permite desenvolver relações e criar níveis
de serviço que sejam recompensados pelos
clientes

Customização dos processos internos à
consecução das estratégias

Constitui a ligação entre os desempenhos
operacionais e os objetivos estratégicos
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Atores
• Qualificações
• Talentos
Recursos
Metodologias
• Humanos
• Materiais
• Tecnológicos
• Infraestrutura
Objetivos
Processos
Gestão do Conhecimento (KM)
Perspectiva do
Aprendiz./Conhecim.
Perspectiva do Cliente
ABC / ABCM / ABM
Balance Scorecard
Perspectiva
dos Processos
Perspectiva Financeira
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Integração de Metodologias
Visão Estratégica
da Empresa
Visão Estratégica
do Negócio
FATORES
CRÍTICOS
DE SUCESSO
ABC/M
MODELO
DE G.E.C.
AÇOES DE
MELHORIA
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Integração de Metodologias
INDICADORES CHAVE
Desempenho
Sinalizado
AÇOES DE
MELHORIA
Posicionamento
Estratégico
Diagnóstico
e Solução
Cadeia de
Valor
Análises
Estruturadas
Direcionadores
de Custos
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Premissas do Activity-Based Costing
RECURSOS
O que foi gasto ?
RECURSOS
RECURSOS
Fatores de Consumo
ATIVIDADE 1
ATIVIDADE 2
ATIVIDADE 3
Onde ?
Direcionadores de Atividades
Para que ?
Objetos de Custeio
OBJETO
A
OBJETO
B
OBJETO
C
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Visão de Processo
Macro Fluxo do Negócio
Subprocessos
Atividades
Procedimentos
Operacionais
Ex .
Ex .
Ex.
X OR
Ex.
Ex .
X OR
Ex.
Objetos
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Visão de Processo
Atendimento
Comercial
Emissão e
Distribuição
Faturamento
Cobrança
Liquidação/
Baixa
Manutenção
Suporte
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Visão de Custos
RECURSOS
%
ÁREAS
%
Pessoal
40
Negócios
35
Serv. Terceiros
25
Proc. de Dados
10
Comunicações
8
Materiais
6
Ocupação
5
4
Outros
2
TOTAL
100%
Atividades %
Capacidade não utilizada %
Operacional
Gravação
25
Emissão
15
Objetos %
Atividades %
Capacidade não utilizada %
Retaguarda
Bens Móveis
Objetos %
Suporte
TOTAL
10
15
100%
Objetos %
Atividades %
Capacidade não utilizada %
100%
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out /TOTAL
2003, Tânia
R. S. Relvas
Visão de Produtos
Objetos: Transações na Agência
00000
038-Prospecção Ativa - Agência
040-Envio de Propostas - Agência
021-Entrega de Cartão de Crédito - Agência
009-Desbloqueio de Cartão Novo - Agência
00000
00000
00000
00000
Objetos: Transações no Departamento
00000
001-Preparação e Triagem de Propostas
003-Tratamento de Propostas Aprovadas (da Ag.)
009-Emissão de Cartão
013-Inconsistência de Emissão
036-Preparação dos Cartões para Gravação
Etc.....
00000
00000
00000
00000
00000
Atividades do Objeto
Atividades de Suporte
$0000
$0000
Preparar e Conferir Prop.
Tratamento de Prop. Irreg.
Cadastro das Propostas
Conferência da Emissão
$ 0000
$ 0000
$ 0000
$ 0000
Pessoal
Ocupação
Proc.Dad
Bens Mov.
Comunic.
$ 0000
$ 0000
$ 0000
$ 0000
$ 0000
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Evoluindo com o ABC
Repensar as
Atividades
ABM
Activity-based management
Decisões estratégicas e operacionais
pró-ativas, avaliando a agregação de
valor dos processos de negócio
ABCM
Activity-based cost management
Consciência
Entendimento da estrutura e comportae Ação
mento dos custos buscando melhorar a
eficiência das operações
Identificar e
Mensurar
ABC
Activity-based costing
Custeio dos outputs internos e externos
através das atividades
recalcular
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
ABC/M
Aprimorar
Entender
e
Comunicar
Melhoria
dos
Processos
Modelagem
de
Processos
Implementação
de
Processos
Desenvolvimento
de
Aplicativos
Implementar
Automatizar
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas
Tânia R. Sordi Relvas
Fone: 0xx11 3653 3100
Fax: 0xx11 3688 2684
Cel: 9191-9482
e-mail: [email protected]
www.estratege.com.br
Congresso de Custos e Serviços Bancários, Out / 2003, Tânia R. S. Relvas