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Pessoas
Engº Luís Prazeres,
Responsável de Gestão de Frota da Brisa
“Há grande
desconhecimento
na gestão
duma frota”
A gestão de frota continua a ser uma área
relativamente menosprezada por um largo número de empresas, que não se apercebem dos custos que lhe está associada.
Luís Prazeres, responsável pela gestão da
frota de veículos da Brisa, explica os
principais desafios que lhe são colocados
todos os dias no seu trabalho.
A utilização dos cartões de combustível tem actualmente
um papel importantíssimo na frota de veículos de uma
empresa. Mais do que um simples cartão para pagar a
“crédito” os combustíveis, esta ferramenta de trabalho
permite racionalizar os gastos da empresa na manutenção
da sua frota
Que cartões de combustível dispõe actualmente a
Brisa para a sua frota de veículos?
Neste momento, a Brisa dispõe para a sua frota de
veículos cerca de mil cartões de combustível da Galp
Energia, Cepsa, Repsol e BP. A necessidade de termos
um número tão elevado de cartões de combustível
justifica-se pelo facto de a nossa rede ser fechada. Nos
troços pré-determinados que dividem os centros
operacionais da Brisa, por onde circulam os nossos
veículos de assistência e dos encarregados de portagem, assim como as viaturas da Brigada de Trânsito da
Guarda Nacional Republicana, pode haver duas ou três
áreas de serviço de petrolíferas diferentes. Tendo em
conta essa situação, é normal que cada uma destas
viaturas possa ter três cartões de combustível.
“Para uma boa gestão
de recursos da nossa frota,
não é prático nem
viável fazer pagamentos
manuais, muito menos
ainda numa empresa
com a dimensão que a Brisa
tem.”
Qual o peso do combustível no orçamento anual da
frota que a Brisa dispõe?
O peso do combustível no orçamento anual da frota de
veículos da Brisa é muito elevado. Deverá mesmo corresponder entre 30 a 40% de todo o nosso orçamento.
É também por isso que a eficiência energética está nas
nossas preocupações.
E como se processa a distribuição dos cartões de
combustível para os veículos dos quadros da Brisa?
A atribuição dos cartões de combustível aos quadros da
Brisa incide apenas na Galp Energia porque os veículos
que lhes são atribuídos destinam-se apenas às suas
deslocações em serviço. Como os nossos colaboradores
têm maior liberdade de movimento, podem usar mais
as estações de serviço da Galp devido à sua dispersão
por todo o território nacional.
Como é que a Brisa controla os gastos de combustível
da sua frota de veículos?
Os cartões que equipam os carros operacionais da Brisa
não têm qualquer tecto de consumo porque têm circuitos completamente imprevisíveis, de acordo com os
pedidos de auxílio dos automobilistas a que têm de
responder. Normalmente, só há controlo de consumo
nas viaturas dos quadros da empresa. Agora, como é
óbvio, há um controlo total daquilo que é abastecido
nessas viaturas. Como estes dados estão todos informatizados, há um controlo muito rigoroso dos abastecimentos realizados, ao ponto de se detectar facilmente
falhas no sistema ou mesmo falhas nossas.
Quais as principais razões que levaram a Brisa a optar
pela contratualização dos cartões de combustível?
Luís Prazeres,
Responsável pela Gestão de Frotas da Brisa
Hoje em dia, é imprescindível ter uma frota de veículos “equipada” com cartões de combustível. Quer
isto dizer que, para uma boa gestão de recursos, não
é prático nem viável fazer pagamentos manuais,
muito menos ainda numa empresa com a dimensão
que a Brisa tem. Actualmente, a informação que nos
é disponibilizada por via electrónica é de tal forma
detalhada e de fácil acesso, (já que está disponível em
todos os sites das petrolíferas com que trabalhamos),
que basta descarregar a informação e tratá-la segundo
os processos que qualquer empresa achar melhor.
Quais as diferenças que existem entre os cartões de
frota das petrolíferas e das locadoras?
Os cartões de ambas as entidades são idênticos, só
que depois têm uma prestação de serviços diferenciada que desenvolvemos a nível interno a um custo
insignificante, serviços esses que eventualmente teria de pagar a uma gestora de frota. Por outro lado,
a Brisa tem necessidades próprias para as quais não
é tão fácil prestar um serviço específico, como é o
facto de cada veículo ter, pelo menos, três cartões de
combustível.
Através desse processo, acumulamos a informação e
fazemos toda a facturação importada directamente
dos sites das petrolíferas para o nosso ERP. O acesso à
informação torna-se assim muito mais rápido e está
disponível no momento em que a desejamos.
O único ponto que eventualmente poderia dar mais
trabalho – mas que mesmo assim ganhamos tempo
ao fazê-lo directamente – seria o pedido e distribuição de cartões. Mas como a Brisa tem a gestão da
sua frota centralizada, os cartões seriam enviados à
mesma para as nossas instalações para os distribuirmos pelas nossas viaturas. Portanto, este é um custo
que pode ser perfeitamente banido.
Que critérios foram estabelecidos na selecção dos
cartões de combustível?
O principal critério é o facto das nossas viaturas de
assistência e da Brigada de Trânsito da GNR circularem
em circuito fechado, tendo por base as necessidades de
cada centro operacional. Outro dos critérios está associado à rapidez e eficiência na prestação de serviços.
Neste ponto, a Galp Energia está um pouco à frente de
todos os seus concorrentes, o que é normal como fornecedor principal do mercado nacional. Se tivermos de
atribuir um cartão de combustível a algum dos nossos
veículos, atribuímos de imediato o da Galp Energia. Se
for preciso outro cartão, então o utilizador terá de
justificar por escrito essa necessidade.
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Para que serviços é que esses cartões são principalmente
utilizados?
Estes cartões destinam-se apenas a abastecimentos de
combustível. Cada viatura tem associado ao cartão a sua
matrícula, a empresa a que pertence e o combustível específico. Significa isto que o veículo não pode ser abastecido com dois combustíveis diferentes. O controlo dos
consumos é feito a nível interno através de um procedimento específico, não sendo permitido o abastecimento
de gasóleos ou gasolinas de octanas mais elevadas.
Quais são as maiores dificuldades que se colocam à Brisa
na gestão dos seus cartões de frota?
Neste momento, não temos quaisquer tipos de problemas.
Mas antes, era todo um processo que era pesadíssimo de
gerir e, mais importante, imputar internamente os custos
dos combustíveis, que era uma coisa brutal. A própria
informação que chegava às nossas mãos vinha em papel,
sendo praticamente impossível de verificar os mais de 20
mil abastecimentos mensais realizados pela frota de
veículos da Brisa.
Qual a cobertura dos cartões de combustível?
Temos uma cobertura maioritária da Galp Energia,
como é óbvio, e depois os outros cartões são atribuídos
de acordo com as necessidades dos nossos colaboradores. No que respeita aos quadros da empresa, o
cartão é apenas Galp Energia, e só em casos muito específicos é que são atribuídos cartões de outras gasolineiras, porque como a rede é maior, a probabilidade
de encontrar uma estação de serviço Galp é maior do
que qualquer outra petrolífera.
Considera que as empresas nacionais dão a devida importância à gestão da sua frota, seja ela feita a nível
interno ou externo?
Apercebo-me que ainda existe um grande desconhecimento devido à especificidade da própria área. No
meu caso, sou uma pessoa que não olha apenas para o preço de uma renda, porque esse não é o único indicador relevante quando se está a gerir uma frota. Todavia, há empresas no mercado a focalizarem-se apenas no preço. E,
Como se processam os pagamentos entre a Brisa e as
petrolíferas?
Os pagamentos são feitos por débito em conta, mas antes
é feito a nível interno o controlo da factura. Aí, os procedimentos são exactamente iguais aos de uma gestora de
frotas. A factura é-nos enviada 15 dias antes do débito,
para haver tempo de conferirmos os valores e, se tudo estiver correcto, deixar o débito em conta correr normalmente, que pode ser bloqueado de imediato caso se detecte algum problema.
É normal haver diferenças entre os valores das
petrolíferas e os valores apurados pela Brisa?
Raramente surgem problemas nos resultados apresentados. A única situação em que isso acontece é
quando há uma avaria no terminal da área de
serviço durante o pagamento de um abastecimento,
que tem de ser feito manualmente. Se esse
pagamento coincidir com o fim do mês, a factura
vai transitar para o mês seguinte, provocando uma
descompensação, mas que é de imediato detectada
por nós. Através de um programa interno, conseguimos detectar dois ou três abastecimentos manuais entre os milhares que a nossa frota faz todos
os meses.
Custos da frota são menorizados
Verifica-se ainda num grande número de empresas algum amadorismo na gestão eficaz dos veículos que
compõem as suas frotas. A
falta de preparação técnica
dos profissionais que assumem esta área é apontada
pelo responsável da gestão de frota da Brisa como
um dos principais problemas que impedem a
obtenção de uma redução eficaz dos custos da
empresa. “Na maior parte dos casos, o responsável
pela área de compras é também o gestor da frota
de veículos da empresa”, afirma Luís Prazeres. Para
o quadro da Brisa, a situação é ainda mais complicada quando se verifica que a tendência das empresas passa exactamente por transitar pessoas de
outras áreas para a gestão da frota. “O fazer ‘mais
isso’, hoje em dia, tem um peso brutal no orçamento da empresa”, conclui Luís Prazeres.
E considera que os profissionais que estão à frente da
gestão da frota da empresa sabem gerir os cartões de
combustível que lhes são atribuídos?
O que penso é que ainda não conseguiram explorar
alguns dos serviços que as petrolíferas têm à sua disposição. No início da minha experiência, detectei grandes
dificuldades porque tratavam-se de milhares de abastecimentos mensais e de centenas de centros de custo cuja
informação tem de conseguir “casar-se”.
como é óbvio, depois surgem vários problemas porque os
custos indirectos podem ser muito superiores àquilo que
poderia ter sido negociado à cabeça com outra marca
automóvel ou com uma gestora de frotas.
Na parte operacional, as pessoas têm de ter sensibilidade
para procurar um produto que sirva exactamente aquilo
para que é designado. Na escolha da viatura existem factores tão determinantes como a qualidade do após-venda,
quer através dos concessionários, quer através dos seus
importadores, se a razão preço/qualidade da viatura é
aceitável, se tem uma fiabilidade mais elevada para um determinado tipo de utilização, sem esquecer os consumos.
Enfim, são factores importantíssimos a ter em conta no
momento de aquisição do automóvel.
Considera que, de certa forma, a gestão externa da frota
está um pouco na moda, ao ponto de as empresas não
verificarem se é possível fazê-la a nível interno?
Actualmente, a grande tendência é fazer a gestão da frota
em outsourcing, mas mesmo assim, tem de se saber acompanhar todo o processo para retirar o melhor que uma locadora nos possa dar. Se assim não for, a própria gestora de
frota não consegue perceber aquilo que o cliente quer e
precisa, e dá-lhe apenas o que é pedido. Actualmente, a
larga maioria das gestoras de frota têm sistemas de acompanhamento muito bons. Agora, também é preciso saber
receber essa informação para que a empresa obtenha os
maiores benefícios. A gestão de frota é uma actividade
cada vez mais sofisticada.
A médio prazo, a Brisa pensa fazer alguma alteração no
uso e na gestão que faz dos cartões de frota?
Os cartões de combustível são actualmente um dos processos mais eficazes na gestão de frota da Brisa. Falta acertar alguns pormenores relacionados com a poupança de
recursos internos, ao acabar com o papel e disponibilizar
informaticamente os extractos mensais para cada centro
de custo. É o acabamento final para ficarmos com o primeiro “Rolls Royce” na gestão de frota da Brisa. A complexidade da gestão da frota da Brisa exige padrões de trabalho muito elevados.
Quais são os principais desafios que se colocam à Brisa
para reduzir ainda mais os custos que tem na gestão da
sua frota?
Tentar racionalizar cada vez mais a utilização do automóvel pelos nossos colaboradores, e aproveitar as vantagens oferecidas pelas novas tecnologias presentes nos
automóveis.
“Actualmente, a grande
tendência é fazer a gestão
da frota em outsourcing,
mas mesmo assim, tem
de se saber acompanhar todo
o processo para retirar o
melhor que uma locadora
nos possa dar.”