CASE STUDY
FIBROSOM
LINHA EMPRESARIAL
GESTÃO DA FIBROSOM ASSENTE NO ERP PRIMAVERA
UM PROJECTO CONJUNTO DA CONSULTORIA PRIMAVERA E DO PARCEIRO BIT
Com um volume de negócios de cerca de 9 milhões de euros e um
total de 900 clientes, a Fibrosom - Materiais de Construção, S.A.,
empresa com sede em Vila Nova de Famalicão, pretendia organizar
e rentabilizar a informação gerada no seio da empresa. Num projecto desenvolvido pela Consultoria PRIMAVERA, em parceria com
a BIT- Soluções de Informática de F3M, Lda., a empresa encontrou
nas soluções PRIMAVERA uma mais-valia para os seus processos
de negócio.
As necessidades
“O principal objectivo era conseguir, através de um software de gestão,
tirar a maior rentabilidade possível da informação que as actividades
do dia-a-dia da empresa geravam, nomeadamente ao nível da facturação, para que toda a informação criada pudesse ser extrapolada para
diversos departamentos da empresa e ser utilizada ao nível das vendas,
da contabilidade, entre outras áreas”, explica Tânia Mesquita, directora
administrativa e financeira da Fibrosom.
Paralelamente, a empresa pretendia também conceder uma maior
autonomia aos seus vendedores e responsabilizá-los pelas encomendas recebidas, eliminando um circuito de comunicação que se havia
instalado na empresa e que interferia na actuação de determinados
funcionários, que se viam impossibilitados de dar resposta aos pedidos
dos seus colegas vendedores e de simultaneamente desempenhar as
suas funções administrativas.
A implementação
Num projecto liderado pela Consultoria PRIMAVERA, a Fibrosom viria
a adquirir os módulos de Gestão Comercial, Contabilidade, Imobilizado
e Recursos Humanos, cuja implementação esteve a cargo dos Consultores da BIT, bem como as soluções de Business Intelligence, CRM e
Enterprise Portals, cuja implementação esteve à responsabilidade dos
Consultores da PRIMAVERA.
A implementação do CRM teve como objectivo potenciar ainda mais
as vendas, através de um acompanhamento exaustivo dos actuais 900
clientes da Fibrosom. Esta fase da implementação caracterizou-se também pela integração com o sistema Mobile Sales. De resto, e de acordo
com a FIBROSOM, os desenvolvimentos específicos e as integrações
realizadas pela Consultoria PRIMAVERA no âmbito do projecto revelaram-se cruciais para a adaptação do ERP às necessidades específicas da empresa. A última fase do projecto envolveu a implementação
do PRIMAVERA Enterprise Portals, plataforma que permitirá melhorar o
contacto da empresa com o utilizador final. “O nosso objectivo, agora,
é criar uma imagem institucional da empresa para fora, é criar um veículo de informação extra para os nossos clientes, nomeadamente através da criação de uma área de acesso a clientes, onde estes poderão
consultar as encomendas que realizaram, os pendentes que têm em
débito connosco, qual foi o último preço facturado, entre outras coisas”, explica Tânia Mesquita.
A Fibrosom acabaria por adquirir, ainda, algumas soluções integradoras de Parceiros PRIMAVERA, como é o caso do produto da SiSQUAL
recentemente adquirido pela PRIMAVERA, o PRIMAVERA Mobile Sales
e o SIQA - Software de Gestão da Qualidade, Ambiente e Segurança
desenvolvido pela INTIS-Software S.A. e implementado pela SIEB-Consultoria e Engenharia, S.A.
A adaptação ao sistema
Para Tânia Mesquita, após a implementação do PRIMAVERA a Fibrosom “enfrentou os problemas que qualquer empresa enfrenta, e que
são a adaptação às normas do software”. Alguns funcionários, que
já haviam lidado com a LP 4 da PRIMAVERA, adaptaram-se bastante
bem, outros houve que utilizaram o software pela primeira vez, o que
representou uma maior dificuldade, no entanto, “o que o software
tem de bom é que possui uma utilização quase intuitiva”, adianta a
responsável.
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“Neste momento, o vendedor, para além de tirar a encomenda, também
actualiza contas correntes de clientes, consulta preços, efectua orçamentos, ou seja, o vendedor é completamente autónomo”.
Com o objectivo de facilitar todo o processo de implementação, uma
vez que se tratava de um projecto em grande escala, a Fibrosom realizou inicialmente uma reunião geral com os colaboradores da empresa,
na qual foi explicado passo a passo todo o processo de implementação
e suas repercussões e promoveu formação prática em PRIMAVERA. “A
formação desmistificou a ideia de que é tudo muito complexo”, explica
Tânia Mesquita.
PRIMAVERA MOBILE SALES
QUANDO DECIDIU IMPLEMENTAR O PRIMAVERA MOBILE SALES, A FIBROSOM
PRETENDIA CONCEDER MAIS AUTONOMIA AOS SEUS VENDEDORES. COM O
RECURSO A PDAS, INTEGRADOS COM A GESTÃO COMERCIAL, A FIBROSOM CONSEGUIU UMA OPTIMIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE VENDAS. “AGORA, A ENCOMENDA VEM DO PDA, CAI AQUI NO SERVIDOR, DO SERVIDOR O MEU COLEGA DAS
CARGAS PUXA A ENCOMENDA, OS OPERADORES DO ARMAZÉM ATRAVÉS DO
PICKING CONFRONTAM A ENCOMENDA COM O QUE ESTÁ CARREGADO E SE ESTI-
As vantagens
Para Tânia Mesquita a implementação do software PRIMAVERA correspondeu às expectativas da Fibrosom, ao permitir uma maior agilização ao
nível dos recursos da empresa e uma optimização do trabalho de determinadas pessoas. “Os recursos humanos ficaram mais organizados e
obviamente que o trabalho foi rentabilizado”.
Para esta optimização em muito contribuiu, também, o PRIMAVERA
Mobile Sales, que permitiu alterar os fluxos de comunicação da empresa
e automatizar determinadas acções.
VER TUDO BEM EMITEM LOGO A FACTURA”, EXPLICA TÂNIA MESQUITA. ALÉM
DISSO, HOUVE UMA REDUÇÃO DE ERROS DE ENCOMENDAS E OS INVENTÁRIOS
PASSARAM A SER REALIZADOS ELECTRONICAMENTE.
SIQA
ATRAVÉS DO SIQA - SOFTWARE DE GESTÃO DA QUALIDADE, AMBIENTE E SEGURANÇA, A FIBROSOM PRETENDIA FAZER FACE AOS ELEVADOS CUSTOS DO SISTEMA DE QUALIDADE. “É UM SISTEMA QUE QUANTO MAIS PAPEL TEM, MAIS
PESADO SE TORNA. TORNA-SE MUITO DIFÍCIL DE TRABALHAR E A COMUNICA-
Sobre a Fibrosom
Fundada em 1981 com o objectivo de comercializar produtos de isolamento térmico, isolamento acústico e de fibra de vidro, a Fibrosom
depressa assumiu um lugar de destaque no mercado Ibérico, comercializando, actualmente, produtos de marcas de referência a nível mundial na
área dos materiais de construção. A empresa tem alicerçado o seu crescimento numa estrutura comercial organizada e numa força de vendas
que cobre todo o território nacional.
ÇÃO ENTRE AS PESSOAS É CADA VEZ MAIS DIFICULTADA. COM UMA GESTÃO
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INFORMÁTICA DO SISTEMA DA QUALIDADE FACILITA-SE MUITAS TAREFAS”,
EXPLICA TÂNIA MESQUITA. A EMPRESA OPTOU PELA SOLUÇÃO DESENVOLVIDA PELA INTIS E IMPLEMENTADA PELA SIEB POR SER A MAIS COMPLETA
E RESPONDER A DETERMINADAS NECESSIDADES DA FIBROSOM, TAIS COMO A
GESTÃO DA MANUTENÇÃO.