Manual de Instruções para Prestação de Contas e Uso
de Recursos dos Auxílios à Pesquisa apoiados pela
FAPESP
A Prestação de Contas e Uso de Recursos dos Auxílios à Pesquisa
apoiados pela FAPESP pode ser feita eletronicamente pelo Sistema
Agilis (http://internet.aquila.fapesp.br/agilis). O Agilie permite
aos pesquisadores cadastrados na FAPESP elaborar e submeter
Solicitações de Alteração da Concessão Inicial para processos que
tramitam em papel (não pelo Sistema de Apoio a Gestão - SAGe).
Esse sistema substitui o antigo formulário eletrônico de solicitação de
alterações.
A Prestação de Contas On-line permite o preenchimento e
apresentação do Anexo 2 (balancete) e do Anexo 3 (relação de
documentos comprobatórios de despesa) dos formulários necessários
para a realização da prestação de contas. Após o término da entrada
dos dados, o processo deve ser finalizado, as informações devem ser
impressas e enviadas juntamente com as notas fiscais para a
FAPESP.
Desde 23 de março de 2010, a Prestação de Contas e Uso de
Recursos dos Auxílios à Pesquisa apoiados pela FAPESP é feita pelo
Agilis. Caso o pesquisador não esteja cadastrado, poderá fazer seu
cadastro, escolhendo identificação e senha (a senha não será
enviada pela FAPESP). Quando houver alteração de responsabilidade,
o novo pesquisador responsável terá acesso imediato à prestação de
contas, não sendo necessário enviar solicitação à FAPESP.
Prestação de Contas on-line:
http://internet.aquila.fapesp.br/agilis
o Manual de Prestação de Contas On-line
Índice
Instruções para uso dos recursos
12345-
Visão geral
Atos vedados ao outorgado
Uso dos recursos
Prazo para uso dos recursos
Movimentação dos recursos
6- Solicitação de liberação de recursos
6.1- Para pagamento de aquisições feitas no brasil
6.2- Para pagamento de importações via cartão de crédito
6.3- Restrições à liberação: débitos com a fapesp
7- Importação direta
8- Aditivo e alterações do orçamento aprovado
9- Alterações não orçamentárias
10 - Reserva técnica
10.1 Caso geral
10.2 Projetos temáticos
10.3 Auxílios individuais
10.4 A 1011 novas normas para auxílios concedidos a partir de 01/01/2007
11- Benefícios complementares
12- Auxílio para infraestrutura
Instruções para prestação de contas
13- Aplicação
14- Estrutura da prestação de contas
15- Os documentos que compõem a prestação de contas
16- Detalhes da apresentação da documentação
17- Comprovação de despesas
18- Material permanente
19- Material de consumo
20 - Diárias
21- Despesas de transportes
21.1 passagens aéreas
21.2 transporte terrestre
22 - Serviços de terceiros
23 - Bolsa
24- Anexos / Modelos:
Anexo 1- Formulário de encaminhamento de prestação de contas
Anexo 2- Balancete
Anexo 3- Relação de documentos comprobatórios de despesa
Anexo 4- Adendo de obra
Anexo 5- Recibo de diárias – terceiros
Anexo 6- Roteiro de viagens para comprovação de diárias do outorgado
Anexo 7- Recibo de reembolso de recursos ao visitante (passagem aérea)
Anexo 8- Roteiro de transporte urbano (ônibus / metrô)
Anexo 9- Recibo de serviços – terceiros
Anexo 10- Instruções para prestação de contas de importação
Anexo 11- Demonstrativo de apropriação de custo de material importado
Anexo 12- Recibo de bolsa
A leitura e o entendimento das instruções deste manual, antes de
qualquer providência, são fundamentais para a correta utilização dos
recursos disponibilizados pela FAPESP e a eficiente Prestação de
Contas dos gastos efetuados.
INSTRUÇÕES PARA USO DOS RECURSOS
1 - VISÃO GERAL (voltar ao índice)
O uso de recursos da FAPESP para aquisição de bens e/ou serviços
para o desenvolvimento de projetos de pesquisa está condicionado
a:
a) aprovação dos recursos solicitados pela Diretoria da FAPESP, e a
assinatura do Termo de Outorga pela FAPESP e pelo Pesquisador;
b) abertura de conta bancária específica para o recebimento dos
recursos, providenciada pela própria FAPESP;
c) realização de cotação de preços para compras e contratações de
serviços e consulta se a empresa fornecedora está apta nos
cadastros fiscais públicos (Sintegra e Receita Federal - ver item 3);
d) solicitação ao Setor Financeiro da FAPESP de liberação de recursos
para a conta corrente do projeto;
e) emissão de cheques casados com as Notas fiscais dos
materiais/serviços adquiridos, aprovados e constantes do Termo de
Outorga;
f) prestação de contas de todos os gastos efetuados de acordo com
as instruções contidas neste manual;
Deve-se destacar que:
a aprovação de recursos não significa a liberação da verba, que
só ocorre após a solicitação do Pesquisador;
o controle do saldo da conta corrente bancária é de
responsabilidade do Pesquisador, que deve cuidar para que
não sejam emitidos cheques sem fundos;
saldo de recursos aprovados para o projeto e saldo em conta
corrente são diferentes.
2 - ATOS VEDADOS AO OUTORGADO (voltar ao índice)
2.1 Fazer alterações (remanejamento/transposição) nos itens
constantes do Termo de Outorga sem prévia autorização da FAPESP.
2.2 Transferir verbas ou saldos de um processo para outro, mesmo
que o Outorgado seja beneficiário de mais de um auxílio em curso e
ainda que se trate de projeto em continuação.
2.3 Efetuar despesas fora do período de vigência do Termo de
Outorga.
2.4 Fazer aplicações financeiras com os recursos concedidos.
2.5 Deixar de prestar contas.
3 - USO DOS RECURSOS (voltar ao índice)
3.1 Nos casos de aquisição de material e contratação de serviços no
Brasil, deverão ser anexadas às respectivas Notas fiscais, nos termos
da legislação vigente, justificativas dos preços e razões que
determinaram a escolha do fornecedor ou executante. Para compras
e contratações de serviços com valor superior a 10 salários mínimos,
o Pesquisador deverá apresentar, no mínimo, cotações de preços
feitas por 3 fornecedores.
3.2 De acordo com orientação do Tribunal de Contas do Estado,
antes de adquirir bens e serviços, os Pesquisadores devem verificar
se a empresa fornecedora está apta nos cadastros fiscais públicos
(Sintegra, da Secretaria da Fazenda e Cadastro da Secretaria da
Receita Federal – CNPJ). Atendendo à instrução, o Setor de Auditoria
da FAPESP passará a verificar o cumprimento da exigência no
momento da análise da prestação de contas, checando todas as
notas fiscais apresentadas nos cadastros acima mencionados. Caso
seja detectada alguma nota fiscal não habilitada, a FAPESP solicitará
ao Pesquisador a apresentação de prestação de contas
complementar no valor da nota fiscal glosada, ou a restituição da
importância aplicada. Saiba se a empresa fornecedora está apta
consultando
os
sites
www.sintegra.gov.br
e
www.receita.fazenda.gov.br. Recomendamos, sempre que possível,
que sejam anexadas às respectivas notas fiscais as consultas
realizadas.
3.3 Correrão por conta exclusiva do Outorgado quaisquer despesas
que não se enquadrem nas autorizações constantes do Termo de
Outorga e Aceitação de Auxílio e do presente Manual de Instruções.
3.4 O Outorgado somente se eximirá de sua responsabilidade
perante a FAPESP após a aprovação de sua prestação de contas final
e, se for o caso, da efetivação da doação dos materiais permanentes
para a instituição à qual o Pesquisador está vinculado, a critério da
FAPESP.
3.5 No caso de constatação de dano irreparável em equipamentos
adquiridos para o desenvolvimento do projeto de pesquisa, o
Outorgado deverá comunicar imediatamente à FAPESP que poderá,
após
avaliação
pelas
áreas
competentes,
autorizar
seu
desmembramento, descarte ou baixa, ou determinar demais
providências que entender cabíveis.
3.6 Ao final do processo de aquisição de bens e serviços contratados,
tal como concedidos no Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio, o
eventual saldo deverá retornar ao orçamento da FAPESP. Esta norma
aplica-se tanto aos bens adquiridos e serviços contratados no Brasil
como no Exterior.
3.7 Na aquisição de materiais permanentes móveis que sejam
utilizados fora do âmbito da instituição onde se desenvolve o projeto,
deverá ser contratado seguro específico do bem sob sua guarda e
responsabilidade, até que seja efetuada a doação ou cessão de uso à
instituição, podendo ser utilizado recursos da Reserva Técnica para
custear as despesas com contratação do seguro e, no caso de
sinistro, o pagamento da franquia; sob pena de, não o fazendo, arcar
com a sua restituição financeira à FAPESP no caso de sinistro.
4 - PRAZO PARA USO DOS RECURSOS (voltar ao índice)
4.1 O prazo máximo para uso dos recursos é aquele estabelecido no
Termo de Outorga para apresentação do relatório científico final,
considerando também o período de vigência.
4.2 Por ocasião da apresentação do relatório científico final e/ou ao
término da vigência do projeto, o saldo acaso existente será
automaticamente cancelado.
4.3 As autorizações para início de importação direta poderão ser
solicitadas durante toda a vigência do Auxílio, mas todas as despesas
decorrentes do seu processamento devem ocorrer no prazo máximo
de 6 meses após o vencimento desta vigência, não sendo liberado
nenhum recurso após este prazo. Caso isto não ocorra, o pedido ao
exportador deverá ser cancelado, com devolução dos respectivos
recursos à FAPESP.
4.4 Caso haja necessidade de prorrogação do prazo final, o
Pesquisador deverá encaminhar a solicitação dois meses antes do
vencimento do prazo, apresentando, na mesma correspondência, um
breve relato das atividades desenvolvidas e a justificativa da
necessidade da prorrogação. Mais informações sobre a Solicitação de
Alteração Inicial estão em www.fapesp.br/materia/565.
5 - MOVIMENTAÇÃO DOS RECURSOS (voltar ao índice)
5.1 Conta corrente: a FAPESP providenciará a abertura de conta
corrente específica para a movimentação dos recursos alocados, que,
por sua natureza, é isenta da cobrança de CPMF.
5.2 O Pesquisador será responsável:
5.2.1 pelo controle e movimentação da conta;
5.2.2 pela guarda em segurança do talonário de cheques;
5.2.3 por solicitar a liberação de recursos antes de efetuar os
pagamentos;
5.2.4 pelo controle do saldo do projeto por item concedido e da
conta corrente bancária;
5.2.5 por providenciar Boletim de Ocorrência (B.O.), sustar os
cheques no Banco, e comunicar imediatamente à FAPESP, em casos
de roubo, furto ou extravio;
5.2.6 pelas despesas bancárias incidentes nesta conta, tais como
tarifas sobre a emissão de cheques sem fundos, sustações de
cheques por roubo, furto ou extravio.
6 - SOLICITAÇÃO DE LIBERAÇÃO DE RECURSOS (voltar ao índice)
6.1 PARA PAGAMENTO DE AQUISIÇÕES FEITAS NO BRASIL
6.1.1 Antes de efetuar cada pagamento, o Pesquisador
deverá solicitar a liberação de verba ao Setor de
Finanças da FAPESP, evitando a emissão de “cheques
sem fundos”. A não observância a este procedimento
poderá acarretar o encerramento da Conta Corrente.
6.1.2 O Outorgado não deve solicitar liberação de verba sem a
necessidade imediata da realização dos gastos, evitando a
permanência de saldo em conta.
6.1.3 O preenchimento do balancete, "on-line", à medida em que os
recursos são liberados para a conta, é fundamental para o controle e
a finalização da Prestação de Contas.
6.1.4 As liberações devem ser solicitadas à FAPESP pelos telefones
(11) 3838-4000, pelo FAX (11) 3645-2416 ou pelo serviço Converse
com a FAPESP (www.fapesp.br/converse), em Para Pesquisadores >
Solicitações > Finanças, devendo o Outorgado identificar se a verba
é referente ao Projeto ou à Reserva Técnica.
6.1.5 Prazos para crédito em conta:
solicitações feitas até às 11:00 horas – será efetuado no
mesmo dia;
solicitações feitas após às 11:00 horas – será efetuado no dia
seguinte.
6.1.6 CHEQUES “CASADOS”.
Os pagamentos das despesas deverão ser realizados através de
Cheques Nominativos "Casados" - (exemplo: Nota Fiscal nº ___,
paga pelo cheque nº _____).
6.1.7 “CAIXA-PEQUENO”
Para pagamento de despesas miúdas, que não comportem emissões
de cheques nominativos, o Outorgado poderá criar um pequeno
"Caixa", até o limite de um salário mínimo vigente, emitindo, neste
caso, cheques em seu próprio nome. O saldo eventual deste pequeno
"Caixa" será recolhido à conta bancária respectiva.
NOTA: as Notas fiscais e/ou Recibos referentes a estas aquisições
também deverão fazer parte da Prestação de Contas.
6.2 PARA PAGAMENTO DE IMPORTAÇÕES VIA CARTÃO DE CRÉDITO
6.2.1 Despesas realizadas via Cartão de Crédito, quando do
surgimento de uma situação não prevista, que necessite de material
fundamental para a continuidade da pesquisa, deverão ser
previamente autorizadas pela FAPESP. O reembolso dessas despesas
deverá
obedecer
ao
disposto
nas
Portarias
em
vigor
(www.fapesp.br/importacao).
6.2.2 Material perecível, inflamável, corrosivo, radioativo ou
controlado por qualquer órgão brasileiro não pode ser adquirido
desta forma.
6.2.3 Pode ser solicitado reembolso para:
pagamento da mercadoria (débito no cartão de crédito);
despesa com o desembaraço - somente para embarque via
"courier" e no valor máximo de R$ 600,00 (seiscentos reais).
Ultrapassado este valor, o Pesquisador poderá utilizar a
reserva técnica ou pagar com recursos próprios. Importante:
o valor mínimo da despesa é de 60% (Imposto de
Importação) mais 18% (ICMS) calculado sobre o valor
declarado.
6.2.4 Os limites para o reembolso são:
Forma
de
Embarque
Limite Legal
Desembaraço
até USD 3.000,00 (ou - valor declarado para o
equivalente
em
outra embarque deve ser igual ao
Via "courier"
moeda), por embarque.
valor da "invoice";
ou correio
- devem ser incluídas neste - caso o material fique
(“door
to
valor as taxas e despesas alfandegado, o desembaraço
door”)
mencionadas na "proforma será de responsabilidade do
invoice".
Pesquisador.
Como
até
USD
500,00
(ou
bagagem
equivalente
em
outra Não se enquadra
acompanhada moeda, por passageiro.
6.2.5 Os documentos que devem ser enviados para o pedido de
reembolso são:
a) formulário específico de pedido de reembolso, disponível no site
www.fapesp.br/importacao;
b) cópia da "invoice";
c) cópia do extrato do cartão de crédito;
d) cópia do documento emitido pela courier (quando o embarque não
foi como bagagem acompanhada);
e) os originais dos documentos devem ser encaminhados na
prestação de contas no prazo estabelecido no Termo de Outorga.
6.2.6 Para despesas efetuadas com verba de RESERVA TÉCNICA, o
reembolso poderá ser solicitado diretamente ao Setor de Finanças. A
documentação pertinente deverá ser apresentada por ocasião da
Prestação de Contas.
6.2.7 A FAPESP não reembolsa multa de qualquer natureza.
6.3 RESTRIÇÕES À LIBERAÇÃO - Débitos com a FAPESP
Pesquisadores que estejam em débito com a FAPESP ou em atraso
com a apresentação de Prestação de Contas ou de Relatórios
Científicos (próprios e/ou de bolsista do qual seja Orientador), ou
ainda, na entrega de processo do qual seja assessor, terão
bloqueados os recursos relativos a todos os seus processos, até que
a situação seja regularizada.
7 - IMPORTAÇÃO DIRETA (voltar ao índice)
7.1 O processo de importação e/ou pagamento de serviços de
terceiros no exterior, previamente autorizado pela FAPESP, de
acordo com as Portarias em vigor (www.fapesp.br/importacao), terá
início após o recebimento pelo Setor de Importação da FAPESP, da
"proforma invoice" acompanhada de "Autorização para Importação",
disponível no site acima citado.
7.2 A parcela da Reserva Técnica referente à dotação para
importação ficará contingenciada para atender, exclusivamente, às
demais despesas decorrentes do processamento da importação, tais
como, frete interno, seguro, despesas bancárias, pagamento de
despachante e frete internacional, bem como às eventuais variações
cambiais ocorridas após a assinatura do Termo de Outorga.
8
ADITIVOS
E
APROVADO (voltar ao índice)
ALTERAÇÕES
DO
ORÇAMENTO
8.1 Solicitações de aditivos ou outras alterações devem,
ordinariamente, ser encaminhadas no momento da apresentação de
qualquer relatório científico. Solicitações encaminhadas fora dessas
ocasiões são analisadas, em caráter excepcional, se ficar
demonstrado que os itens e valores orçamentários em questão não
poderiam ter sido previstos no momento da assinatura do Termo de
Outorga ou da apresentação dos relatórios científicos anteriores. Em
qualquer
caso,
as
solicitações
devem
ser
apresentadas
acompanhadas de justificativa, com a utilização do formulário
específico para esta finalidade (Pedido de Alteração de Concessão
Inicial), juntamente com o “Cronograma de Desembolso” do saldo
atual do projeto, à disposição dos interessados no endereço
www.fapesp.br/formularios/planilhas/cronogde.xls.
8.2 Se a transposição ocorrer de moeda nacional para moeda
estrangeira, o saldo de Reserva Técnica, eventualmente existente,
será utilizado para cobrir os custos de importação destes bens de
acordo com as Portarias em vigor (www.fapesp.br/importacao).
8.3 Reserva Técnica
Não é permitida a transposição de qualquer elemento de despesa
para Reserva Técnica, sendo permitido o inverso (DE Reserva
Técnica PARA outros elementos de despesa), visando a
complementação do valor concedido, exceto para transporte e
diárias.
9 - ALTERAÇÕES NÃO ORÇAMENTÁRIAS (voltar ao índice)
Pedidos de mudanças de prazos (de vigência, de relatório científico
ou de prestação de contas) ou modificações do plano inicial (do
projeto, do cronograma, etc.) devem ser acompanhados de
justificativa e de informações sobre o desenvolvimento do projeto.
10- RESERVA TÉCNICA (voltar ao índice)
10.1 CASO GERAL
10.1.1 Para cada modalidade de Auxílio, a FAPESP define
determinado montante adicional de recursos, proporcional ao valor
da concessão inicial, que poderá ser utilizado a título de Reserva
Técnica. Desses recursos, uma parte fica disponível para uso do
Pesquisador responsável, e outra sob responsabilidade conjunta do
Pesquisador e do Chefe do Departamento (ou seu equivalente
hierárquico).
10.1.2 Caso haja necessidade de aquisição de radioisótopos ou
radioativos, deverá ser apresentada, na Prestação de Contas,
autorização da CNEN em nome do Outorgado e em nome da
Instituição onde o projeto está sendo desenvolvido.
10.1.3 A parcela de responsabilidade do Pesquisador, de uso restrito
a despesas diretamente relacionadas ao seu projeto, pode ser
utilizada para:
a) aquisição e manutenção de equipamentos, softwares e aquisição
de material de consumo de infraestrutura;
b) pagamento de taxas de publicação de artigos e aquisição de
separatas;
c) custeio da vinda de técnicos para instalação e/ou manutenção de
equipamentos ou softwares;
d) custeio da vinda de Pesquisadores visitantes, transporte e diárias
para estágios com duração inferior a um mês (estágios com duração
superior a um mês devem ser objeto de solicitação em separado,
como pedido complementar);
e) manutenção
Pesquisadores;
de
programa
de
seminários
do
grupo
de
f) aquisição de periódicos de interesse para o projeto de pesquisa.
Neste caso, os títulos adquiridos deverão ser colocados à disposição
da comunidade acadêmica na biblioteca da respectiva unidade. As
aquisições através de recursos de Reserva Técnica somente poderão
ser efetuadas durante a vigência do Auxílio.
g) despesas com importação.
h) despesas com contratação de seguro para materiais permanentes
móveis e, no caso de sinistro o pagamento da franquia, quando for
necessário o seu uso fora do âmbito da instituição onde se
desenvolve o projeto.
10.1.4 As possíveis aplicações no âmbito departamental, da parcela
de responsabilidade conjunta do Pesquisador com o Chefe do
Departamento, são:
a) reformas de laboratórios e outras despesas de infraestrutura de
pesquisa, destinadas a apoiar prioritariamente o projeto;
b) aquisição de equipamentos, livros e base de dados para
manutenção de bibliotecas;
c) organização de cursos para atualização dos técnicos dedicados à
infraestrutura de pesquisa;
d) despesas com importação.
10.1.5 Para uso da Reserva Técnica em outros itens além dos
relacionados acima, diretamente relacionados ao Projeto de Pesquisa
e legitimamente classificáveis como despesas de pesquisa (exigência
estatutária desta Fundação), o Outorgado deverá solicitar
autorização especial à Diretoria Administrativa antes de realizar a
despesa. Esta solicitação deve ser enviada para [email protected]. O
resultado será transmitido ao Outorgado com a possível brevidade.
10.1.6 Como de praxe, são vedadas, para qualquer das parcelas,
aplicações que, independentemente de seus méritos, não tenham
estreita relação com as atividades de pesquisa. Em particular, não
são financiáveis:
a) aplicações que estejam fundamentadas apenas em atividades de
ensino e extensão;
b) atividades administrativas de qualquer
despesas com a contratação de pessoal;
natureza,
incluindo
c) construções civis que redundem em aumento de área construída.
10.1.7 Para pagamento das despesas envolvidas, o Chefe do
Departamento encaminhará ao Pesquisador, os documentos (nota
fiscal, recibos, etc.) necessários para os respectivos pagamentos.
10.1.8 Havendo vários projetos de pesquisa apoiados pela FAPESP
em um mesmo Departamento, poderá haver, para fins operacionais
e contábeis, a consolidação dos recursos e o seu gerenciamento em
um único projeto, permanecendo porém, para fins estatísticos, a
distribuição original. Neste caso, o Chefe do Departamento solicitará
à FAPESP a transferência dos recursos disponíveis para um dos
projetos em execução no Departamento, através de correspondência, contendo a concordância explícita dos Coordenadores dos
projetos envolvidos. No caso do projeto envolver vários Departamentos, a "Reserva Técnica" será dividida na proporção sugerida
pelos Pesquisadores participantes. A decisão sobre a utilização
desses recursos será do Chefe do Departamento (ou Chefe da Seção
ou equivalente), com anuência prévia do Pesquisador que coordena o
projeto, o qual continuará responsável pelo projeto global perante a
FAPESP, inclusive pela respectiva Prestação de Contas.
10.1.9 Sempre que houver necessidade de importação direta com
recursos de Reserva Técnica, o Coordenador do projeto deverá
enviar a respectiva "proforma invoice" para o Setor de Importação
da FAPESP, acompanhada, se for o caso, da concordância do Chefe
do Departamento, indicando claramente que se trata de aquisição
com recursos da reserva técnica (ver item 7) e necessita de
autorização prévia da FAPESP de acordo com as Portarias em vigor
(www.FAPESP.br/importacao). As despesas decorrentes também
serão debitadas desses recursos, previamente, por estimativa.
10.1.10 Os recursos só poderão ser utilizados no prazo de duração
do respectivo projeto, ou seja, até a data estipulada no Termo de
Outorga para o término da vigência do projeto.
10.1.11 Nos prazos determinados pela FAPESP e em conjunto com a
prestação de contas do projeto, o Coordenador deverá prestar contas
também dos gastos realizados com os recursos da "Reserva
Técnica". Esta prestação de contas deverá ser identificada como
"Prestação de Contas - Reserva Técnica", e deverá ser dividida em
duas partes: a de responsabilidade exclusiva do Pesquisador, e outra
com a concordância do Chefe do Departamento para cada uma das
despesas referentes à parcela de responsabilidade conjunta.
10.1.12 Os valores de eventuais suplementações de verba não serão
considerados para efeito de cálculo dos recursos de Reserva Técnica.
10.1.13 Não será concedida Reserva Técnica em auxílio para reparo
de equipamentos.
10.1.14 A parcela da reserva técnica referente à dotação para
importação ficará contingenciada para atender, exclusivamente, às
despesas com importação, bem como às eventuais variações
cambiais ocorridas após a assinatura do Termo de Outorga.
10.2 PROJETOS TEMÁTICOS
10.2.1 Para cada projeto aprovado pela FAPESP a partir de
01.01.1998, há dotação de Reserva Técnica inicial, para os primeiros
dois anos de vigência, correspondente a 20% (vinte por cento) do
valor da concessão total inicial do projeto, estando garantido um
valor mínimo, definido no Termo de Outorga.
10.2.2 A aplicação de metade de cada uma das parcelas será de
exclusiva responsabilidade do Coordenador do projeto, em itens que
possam beneficiar o grupo de pesquisa a ele associado no projeto. A
aplicação da outra metade da parcela será de responsabilidade
conjunta do Pesquisador com o Chefe de Departamento, na forma
atualmente em vigor. A proporção de utilização da segunda parcela,
entre o Pesquisador e Chefe de Departamento, poderá ser redefinida
pela FAPESP, a partir da análise do plano de aplicação de recursos
apresentado pelo Pesquisador.
10.2.3 Por ocasião da apresentação do segundo relatório científico
anual, o Coordenador do projeto deverá discriminar a utilização
desses recursos. A adequada utilização será avaliada pela Assessoria
da FAPESP. Nessa mesma ocasião, o Coordenador do projeto poderá
solicitar a liberação da segunda parcela, com valor máximo igual ao
da primeira. A solicitação deverá estar justificada por meio do plano
de utilização e a liberação estará sujeita à avaliação favorável por
parte da Assessoria.
10.3 AUXÍLIOS INDIVIDUAIS (Auxílio à Pesquisa, Projeto Genoma,
Programa de Apoio a Jovens Pesquisadores em Centros
Emergentes).
10.3.1 A Reserva Técnica tem valor equivalente a 25% do valor da
concessão total inicial do projeto, ficando 15% sob responsabilidade
do Pesquisador e os 10% restantes sob responsabilidade conjunta
com o Chefe de Departamento. O relatório científico anual deverá
discriminar a utilização desses recursos, o que será avaliado pela
Assessoria da FAPESP. A utilização dos recursos no âmbito do projeto
ou do departamento estão sujeitas às mesmas regras propostas para
os Projetos Temáticos.
NORMAS DE RESERVA TÉCNICA PARA AUXÍLIOS CONCEDIDOS
A PARTIR DE 01.01.2007
10.4- AUXÍLIO À PESQUISA E PROGRAMA JOVEM PESQUISADOR
10.4.1. Para cada Auxílio à Pesquisa e Programa Jovem Pesquisador
aprovado pela FAPESP, será alocada uma Reserva Técnica
correspondente a 25% do valor da concessão total inicial do Projeto,
sendo:
10.4.1.1. Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto:
equivalente a 60% do total da Reserva Técnica (ou 15% dos
recursos do Projeto), disponibilizada com os demais recursos do
Projeto e cuja utilização será dedicada a itens de Infraestrutura
diretamente ligados ao Projeto de Pesquisa e executada sob a
responsabilidade do Pesquisador outorgado.
10.4.1.2. Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para
Pesquisa: equivalente a 40% do total da Reserva Técnica (ou 10%
dos recursos do Projeto), cuja utilização será dedicada a itens
especificados e justificados num “Plano Anual de Aplicação da Parcela
para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa”, que
deverá ser aprovado pela Congregação ou Colegiado Superior da
Unidade. Esta parcela será disponibilizada em projeto de “Apoio à
Infraestrutura Institucional para Pesquisa”, no qual serão somados
os valores correspondentes às parcelas de Reserva Técnica para
Infraestrutura Institucional para Pesquisa de todos os Projetos
aprovados na Unidade no ano anterior. Este processo será executado
sob a coordenação do Diretor da Unidade, ou de Pesquisador
designado por ele com anuência da Congregação ou do Colegiado
Superior da Unidade. Este projeto será aberto nos casos em que o
montante acumulado, no ano anterior, para esta parcela da Reserva
Técnica for igual ou superior a R$ 10.000,00.
10.4.2. Da parte da Reserva Técnica calculada sobre o valor das
concessões em moeda estrangeira, 15% será transferido para a
Reserva de Importação, para atender às despesas com importação e
às eventuais variações cambiais ocorridas após a assinatura do
Termo de Outorga, conforme determina a Portaria CS nº 18/2005.
10.4.3. O montante da Parcela para Custos de Infraestrutura
Institucional para Pesquisa será calculado com base nas concessões
do exercício anterior e informado às Instituições em janeiro de cada
ano, nos casos em que o valor acumulado for igual ou superior a R$
10.000,00. Com base nessa informação, os Diretores de Unidade
submeterão à FAPESP, em fevereiro de cada ano, as propostas para
utilização dessa parcela da Reserva Técnica.
10.4.4. As possíveis aplicações da Parcela para Custos de
Infraestrutura Direta do Projeto, de responsabilidade do Pesquisador
outorgado, são:
a) aquisição e manutenção de equipamentos e softwares;
b) aquisição de material de consumo para infraestrutura;
c) pagamento de taxas de publicação de artigos e aquisição de
separatas;
d) custeio da vinda de técnicos para instalação e/ou manutenção de
equipamentos ou softwares;
e) custeio da vinda de pesquisadores visitantes, transporte e diárias
para estágios;
f) viagens de estudantes vinculados ao Projeto para participação em
eventos científicos nacionais e internacionais com apresentação de
trabalhos e segundo as normas da FAPESP;
g) manutenção
pesquisadores;
de
programa
de
seminários
do
grupo
de
h) aquisição de livros, periódicos e acesso a bases de dados de
interesse para o Projeto de Pesquisa, sendo que, os títulos adquiridos
deverão ser colocados à disposição da comunidade acadêmica na
biblioteca da respectiva Unidade.
i) reformas de laboratórios e outras despesas para infraestrutura de
pesquisa, destinadas a apoiar diretamente o Projeto que origina os
recursos;
j) aquisição de equipamentos para manutenção de bibliotecas;
k) organização de cursos para atualização dos técnicos dedicados à
infraestrutura de pesquisa;
l) despesas com importação.
m) despesas com contratação de seguro para materiais permanentes
móveis e, no caso de sinistro o pagamento da franquia, quando for
necessário o seu uso fora do âmbito da instituição onde se
desenvolve o Projeto.
10.4.5. A Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para
Pesquisa destina-se ao apoio à infraestrutura coletiva de pesquisa
que beneficie Projetos de Pesquisa apoiados pela FAPESP na
Unidade. A infraestrutura apoiada pode ser vinculada no nível
Departamental, na Unidade Universitária ou na Administração
Central da Instituição. As possíveis aplicações são:
a) reformas de laboratórios e outras despesas para infraestrutura de
pesquisa;
b) apoio à manutenção e melhoramentos em infraestruturas
coletivas de apoio à pesquisa, como: biotérios (exceto custos para
compra de animais, que deverão fazer parte do orçamento ordinário
do Projeto como material de consumo), redes de informática, centros
de manutenção de equipamentos (exceto o custo da manutenção
específica de equipamentos que possa ser coberto com recursos da
Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto – ver item
10.4.4. – ou mediante solicitação de Auxílio à Pesquisa para Reparo
de Equipamentos), centros de processamento de dados, bibliotecas,
acervos documentais, museus, centrais de fornecimento de gases
especiais, centrais de criogenia, facilidades para medidas e
equipamentos compartilhados, centrais de instrumentação analítica
para apoio à pesquisa, oficinas mecânicas, eletrônicas e de vidraria
de apoio à pesquisa, centrais de ar-condicionado, tratamento de
resíduos e redes elétricas e hidráulicas para laboratórios de pesquisa,
aplicando-se, em todos os casos, as restrições do item 10.7;
c) aquisição de equipamentos, livros e base de dados para
manutenção de bibliotecas;
d) organização de cursos para atualização dos técnicos dedicados à
infraestrutura de pesquisa;
e) despesas com importação.
10.5 - PROJETOS TEMÁTICOS
10.5.1. Para cada Projeto Temático aprovado pela FAPESP, será
alocada uma Reserva Técnica correspondente a 40% do valor da
concessão total inicial do Projeto, estando garantido um valor
mínimo definido no Termo de Outorga, sendo:
10.5.1.1. Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto:
equivalente a 50% do total da Reserva Técnica (ou 20% dos
recursos do Projeto), cuja utilização será dedicada a itens de
infraestrutura diretamente ligados ao Projeto de Pesquisa, e
executada sob a responsabilidade do Pesquisador outorgado. Metade
do valor desta parcela será disponibilizada no início do Projeto, para
aplicação nos dois primeiros anos. A segunda metade desta parcela
da Reserva Técnica será liberada com a aprovação do segundo
Relatório Científico Anual.
10.5.1.2. Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para
Pesquisa: equivalente a 50% do total da Reserva Técnica (ou 20%
dos recursos do Projeto), cuja utilização será dedicada a itens
especificados e justificados num “Plano Anual de Aplicação da Parcela
para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa”, que
deverá ser aprovado pela Congregação ou Colegiado Superior da
Unidade. Esta parcela será disponibilizada em projeto de “Apoio à
Infraestrutura Institucional para Pesquisa”, no qual serão somados
os valores correspondentes às parcelas de Reserva Técnica para
Infraestrutura Institucional para Pesquisa de todos os Projetos
aprovados na Unidade no ano anterior. Este processo será executado
sob a coordenação do Diretor da Unidade, ou de Pesquisador
designado por ele com anuência da Congregação ou do Colegiado
Superior da Unidade. Este projeto será aberto nos casos em que o
montante acumulado, no ano anterior, para esta parcela da Reserva
Técnica for igual ou superior a R$ 10.000,00.
10.5.2. Da parte da Reserva Técnica calculada sobre o valor das
concessões em moeda estrangeira, 15% será transferido para a
Reserva de Importação, para atender às despesas com importação e
às eventuais variações cambiais ocorridas após a assinatura do
Termo de Outorga, conforme determina a Portaria CS nº 18/2005.
10.5.3. No caso de o Projeto de Pesquisa envolver vários
Departamentos, a Reserva Técnica será dividida na proporção
sugerida pelo Pesquisador Responsável pelo projeto, com anuência
explícita dos demais Pesquisadores Principais, quando houver.
10.5.4. Os valores de eventuais suplementações de verba e recursos
para apoio especial à infraestrutura de Projetos Temáticos não serão
considerados para efeito de cálculo dos recursos de Reserva Técnica.
10.5.5. O montante da Parcela para Custos de Infraestrutura
Institucional para Pesquisa será calculado com base nas concessões
do exercício anterior e informado às Instituições em janeiro de cada
ano, nos casos em que o valor acumulado for igual ou superior a R$
10.000,00. Com base nessa informação, os Diretores de Unidade
submeterão à FAPESP, em fevereiro de cada ano, as propostas para
utilização dessa parcela da Reserva Técnica.
10.5.6. Para as possíveis aplicações da Parcela para Custos de
Infraestrutura Direta do Projeto, de responsabilidade do Pesquisador
outorgado, ver item 10.4.4
10.5.7. Para as possíveis aplicações da Parcela para Custos de
Infraestrutura Institucional para Pesquisa, ver item 10.4.5:
10.6. CEPID
10.6.1. 10.6.1- Para cada Projeto CEPID aprovado pela FAPESP, será
alocada uma Reserva Técnica correspondente a 20% do valor da
concessão total anual do Projeto.
10.6.2. 10.6.1.1 Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do
Projeto: equivalente a 50% do total da Reserva Técnica (ou 10% dos
recursos do Projeto), cuja utilização será dedicada a itens de
infraestrutura diretamente ligados ao Projeto de Pesquisa, e
executada sob a responsabilidade do Pesquisador outorgado.
10.6.3. 10.6.1.2 Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional
para Pesquisa: equivalente a 50% do total da Reserva Técnica (ou
10% dos recursos do Projeto), cuja utilização será dedicada a itens
especificados e justificados num “Plano Anual de Aplicação da Parcela
para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa”, que
deverá ser aprovado pela Congregação ou Colegiado Superior da
Unidade. Esta parcela será disponibilizada em projeto de “Apoio à
Infraestrutura Institucional para Pesquisa”, no qual serão somados
os valores correspondentes às parcelas de Reserva Técnica para
Infraestrutura Institucional para Pesquisa de todos os Projetos
aprovados na Unidade no ano anterior. Este processo será executado
sob a coordenação do Diretor da Unidade, ou de Pesquisador
designado por ele com anuência da Congregação ou do Colegiado
Superior da Unidade. Este projeto será aberto nos casos em que o
montante acumulado, no ano anterior, para esta parcela da Reserva
Técnica for igual ou superior a R$ 10.000,00.
10.6.4. Da parte da Reserva Técnica calculada sobre o valor das
concessões em moeda estrangeira, 15% será transferido para a
Reserva de Importação, para atender às despesas com importação e
às eventuais variações cambiais ocorridas após a assinatura do
Termo de Outorga, conforme determina a Portaria CS nº 18/2005.
10.6.5. No caso de o Projeto de Pesquisa envolver vários
Departamentos, a Reserva Técnica será dividida na proporção
sugerida pelo Pesquisador Responsável pelo projeto, com anuência
explícita dos demais Pesquisadores Principais, quando houver.
10.6.6. O montante da Parcela para Custos de Infraestrutura
Institucional para Pesquisa será calculado com base nas concessões
do exercício anterior e informado às Instituições em janeiro de cada
ano, nos casos em que o valor acumulado for igual ou superior a R$
10.000,00. Com base nessa informação, os Diretores de Unidade
submeterão à FAPESP, em fevereiro de cada ano, as propostas para
utilização dessa parcela da Reserva Técnica.
10.6.7. Para as possíveis aplicações da Parcela para Custos de
Infraestrutura Direta do Projeto, de responsabilidade do Pesquisador
outorgado, ver item 10.4.4.
10.6.8. Para as possíveis aplicações da Parcela para Custos de
Infraestrutura Institucional para Pesquisa, ver item 10.4.5:
10.7. OUTRAS APLICAÇÕES
10.7.1. Para uso dos recursos da Reserva Técnica em outros itens
(além dos mencionados nos itens 10.4.4 e 10.4.5), direta ou
indiretamente relacionados a Projetos de Pesquisa e legitimamente
classificáveis como despesas de pesquisa (exigência estatutária da
FAPESP), o Pesquisador outorgado ou o responsável pela Parcela
para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa deverá
solicitar autorização especial à Diretoria Administrativa antes de
realizar a despesa. A solicitação deverá ser enviada pelo serviço
Converse com a FAPESP, pelo endereço www.fapesp.br/converse
(em Para pesquidadores > Solicitações).
10.8. RESTRIÇÕES
Como de praxe, em virtude de restrição estatutária da FAPESP, são
vedadas,
para
ambas
as
parcelas,
aplicações
que,
independentemente de seus méritos, não tenham estreita relação
com as atividades de pesquisa. Em particular, não são financiáveis:
a) aplicações que estejam fundamentadas apenas em atividades de
ensino e extensão;
b) atividades administrativas de qualquer
despesas com a contratação de pessoal;
natureza,
incluindo
c) despesas com pagamento de pessoal;
d) construções civis que redundem em aumento de área construída.
As aquisições com recursos da Parcela para Custos de Infraestrutura
Direta do Projeto somente poderão ser efetuadas até a data de
término de vigência do auxílio ou a data de entrega do Relatório
Científico Final, a que ocorrer primeiro.
10.9. RELATÓRIOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS DA RESERVA
TÉCNICA
Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto: Nos prazos
determinados pela FAPESP e em conjunto com a Prestação de Contas
do projeto, o Pesquisador outorgado deverá prestar contas dos
gastos realizados com os recursos da Reserva Técnica. A Prestação
de Contas deverá ser identificada como "Prestação de Contas de
Reserva Técnica – Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do
Projeto". Por ocasião do segundo Relatório Científico Anual, o
Pesquisador responsável pelo Projeto deverá discriminar a utilização
dos recursos da Reserva Técnica. A adequada utilização será
avaliada pela Assessoria da FAPESP.
Parcela para Custos de Infraestrutura Institucional para Pesquisa:
Caberá ao responsável pelo processo específico de Apoio à
Infraestrutura Institucional para Pesquisa (Diretor da Unidade ou
Pesquisador designado por ele, com anuência da Congregação ou do
Colegiado Superior da Unidade) a apresentação das Prestações de
Contas relativas à utilização dos recursos, nos prazos determinados
pela FAPESP.
O responsável pelo processo deverá apresentar, também, um
Relatório Anual sobre a aplicação dos recursos, no mês de fevereiro
de cada ano, demonstrando:
a) como os recursos da Parcela para Custos de Infraestrutura
Institucional para Pesquisa contribuíram para os resultados
científicos e tecnológicos obtidos pela Unidade no ano anterior,
devendo ser especificamente demonstrados os benefícios aos
projetos financiados pela FAPESP, os quais devem ser listados de
maneira exaustiva;
b) o Plano de Aplicação para o ano corrente da Parcela para Custos
de Infraestrutura Institucional para Pesquisa que será disponibilizada
em fevereiro de cada ano.
O Relatório Anual sobre a aplicação da Parcela para Custos de
Infraestrutura Institucional para Pesquisa deverá ser apresentado à
FAPESP com a aprovação pela Congregação ou Colegiado Superior da
Unidade. Se o Relatório Anual não for entregue ou não for aprovado
pela FAPESP, a liberação de recursos da Parcela para Custos de
Infraestrutura de Pesquisa será automaticamente bloqueada.
MATERIAL RADIOATIVO
Caso haja necessidade de aquisição de radioisótopos e/ou material
radioativo, deverá ser apresentada, na Prestação de Contas,
autorização da Comissão Nacional de Energia Nuclear (CNEN) em
nome do Outorgado e outra em nome da Instituição na qual o
Projeto está sendo desenvolvido.
IMPORTAÇÕES
Sempre que houver necessidade de importação direta com recursos
da Reserva Técnica, o responsável pelo Projeto deverá encaminhar
pedido de agendamento para aquisição com recursos dessa alínea. A
respectiva “proforma invoice” deverá ser enviada para a Gerência de
Importação da FAPESP, conforme instruções daquela Gerência. As
despesas decorrentes também serão debitadas desses recursos,
previamente, por estimativa.
11- BENEFÍCIOS COMPLEMENTARES (para Projeto Temático e
Jovem Pesquisador) (voltar ao índice)
Participação em reunião científica ou tecnológica, no Brasil ou
no exterior, ou
Estágio de pesquisa de curta duração (máximo de sessenta
dias), fora do Estado de São Paulo.
11.1 Além da Reserva Técnica, os Projetos Temáticos e também
aqueles referentes ao Programa de Apoio a Jovens Pesquisadores em
Centros Emergentes, receberão dotação adicional, destinada a cobrir
benefícios complementares, nos termos especificados a seguir. A
quantificação desses recursos será baseada em estimativa das
necessidades dos Pesquisadores principais do projeto, definidos no
Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio. Assim, esses
Pesquisadores não terão direito a pedidos complementares para
cobrir esses itens. Todavia, estes recursos adicionais poderão ser
utilizados para cobrir despesas de outros membros da equipe, a
critério do Coordenador, que responderá perante a FAPESP pelo seu
adequado uso.
11.2 O relatório anual deverá discriminar a aplicação desses
recursos, que será analisada pela assessoria quanto à sua adequação
face às necessidades do projeto.
11.3 A participação em reunião científica ou tecnológica pressupõe a
apresentação de trabalho científico ligado ao projeto. Em
circunstâncias excepcionais, devidamente justificadas no Relatório
Científico anual, poderá ser apoiada a participação em eventos em
que não esteja prevista a apresentação de trabalhos.
11.4 Estágios de pesquisa em instituições fora do Estado de São
Paulo, com duração inferior a sessenta dias, poderão ser financiados
desde que justificados pelas necessidades do projeto.
11.5 A dotação para esses itens tem seu valor definido no Termo de
Outorga, sendo que devem ser respeitados os limites definidos pela
FAPESP para diárias, manutenção e seguro saúde disponível no
endereço www.fapesp.br/valores.
12 - AUXÍLIO PARA INFRAESTRUTURA (somente para Projeto
Temático) (voltar ao índice)
12.1 Além do percentual de Reserva Técnica, o Projeto Temático terá
direito a recursos para garantir a infraestrutura necessária para o
desenvolvimento do projeto. Tais recursos apenas poderão ser
solicitados junto com o pedido inicial ou com o segundo relatório. A
aplicação dos recursos fica sob a responsabilidade do Coordenador
do projeto.
INSTRUÇÕES PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS
O CONSELHO TÉCNICO ADMINISTRATIVO, NOS TERMOS DO INCISO
I DO ARTIGO 16 DOS ESTATUTOS APROVADOS PELO DECRETO No.
40.132 DE 23 DE MAIO DE 1962, FIXA AS SEGUINTES NORMAS
PARA EFEITO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS:
13- APLICAÇÃO (voltar ao índice)
13.1 Estão sujeitos à Prestação de Contas todos os auxílios e as
reservas técnicas concedidos pela FAPESP, na totalidade dos
recursos financeiros efetivamente liberados pelo Setor de Finanças e
Setor de Importação.
13.2 No caso de impugnação de documentos ou pedidos de
esclarecimentos, o Outorgado deverá cumprir a exigência no prazo
determinado.
13.3 Na ausência da documentação comprobatória definida neste
Manual, deverá ser restituída à FAPESP a importância equivalente.
14 - ESTRUTURA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS (voltar ao índice)
14.1 O Outorgado está, normalmente, obrigado a apresentar as
Prestações de Contas de Auxílio, Benefícios Complementares, Outras
Verbas, Reserva Técnica (Pesquisador) e Reserva Técnica
(Pesquisador e Chefe de Departamento) em formulários específicos,
assinados
pelo
Outorgado,
sendo
que,
da
parcela
de
responsabilidade conjunta do Pesquisador e do Chefe do
Departamento ou equivalente hierárquico, deve também, ser
assinada pelo Chefe do Departamento.
14.2 Demonstrativos de Apropriação de Custo de Material Importado
(ver item 17.2.2 - Importação).
15 - OS DOCUMENTOS QUE COMPÕEM A PRESTAÇÃO DE
CONTAS (voltar ao índice)
15.1 Formulário de Encaminhamento da Prestação de Contas (Anexo
1), endereçado à Diretoria Administrativa da FAPESP; balancete
(Anexo 2); relação de documentos comprobatórios de despesas
(Anexo 3), que inclui a Declaração de Recebimento de Materiais e
Serviços
disponível
para
"download"
no
endereço
www.fapesp.br/materia/355; cotações de preços efetuadas; consulta
aos cadastros fiscais públicos (Sintegra e Receita Federal) e
documentos de despesas.
15.2 Saldo remanescente em conta corrente deverá ser devolvido no
momento da Prestação de Contas, através de cheque nominal à
FAPESP.
16 - DETALHES DA APRESENTAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO (voltar
ao índice)
16.1 A documentação deve ser enviada em uma única via, SEMPRE a
1º via original.
16.2 Todos os comprovantes de despesas com aquisição de bens e
serviços, para utilização nas pesquisas financiadas pela Fundação,
deverão ser solicitados aos fornecedores/prestadores de serviços em
nome do comprador (outorgado), constando, no corpo da nota, a
indicação “Processo FAPESP nº __/_____-_”. - NUNCA em nome da
FAPESP.
16.3 Se tiver tamanho pequeno (ex.: recibo de pedágio, cupom
fiscal, bilhete de passagem rodoviária), deve ser colado em uma
folha de papel tamanho A4, na posição “retrato”, respeitando as
possíveis anotações no verso do mesmo, e mantendo margem para
furação. Cada folha de papel poderá conter mais de um documento,
desde que não sejam superpostos.
16.4 Classificar os documentos por elemento de despesa (material
permanente, de consumo, serviços de terceiros, despesas de
transporte e diárias) e, posteriormente, colocados em ordem
cronológica. Cada página deverá ser numerada, sendo esta
numeração a identificação a ser registrada no Anexo 3 – Relação dos
Documentos Comprobatórios de Despesas.
16.5 Não serão aceitos notas fiscais e/ou recibos que apresentem
alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem a clareza, sem a
devida carta de correção emitida pelo fornecedor.
16.6
Em
todo
documento
de
despesa
deverá
constar,
obrigatoriamente, a discriminação completa da despesa, quantidades
e valores.
16.7 O Outorgado deve manter, para seu controle, cópia dos
documentos apresentados para Prestação de Contas. A FAPESP não
fornecerá cópia dos mesmos.
16.8 No caso de cupons fiscais, recibos de pedágios, bilhetes de
passagem, emitidos em papel termosensível, providenciar fotocópia
do documento e encaminhar anexo ao original na prestação de
contas.
17 - COMPROVAÇÃO DE DESPESAS (voltar ao índice)
17.1 no Brasil:
a) são aceitos: Nota Fiscal, Cupom Fiscal, Nota Fiscal Eletrônica junto
com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) que
acompanha o produto ou Nota Fiscal Fatura, acompanhada da
duplicata quitada/recibo/declaração ou comprovante de pagamento
eletrônico que identifique a nota fiscal.
b) nota fiscal com “faturamento antecipado” deverá ser
acompanhada da correspondente nota fiscal de simples remessa,
comprovando a entrega do material. Nota fiscal de simples remessa,
apresentada isoladamente, não possui valor para prestação de
contas.
17.2 no Exterior:
17.2.1 aquisição com Cartão de Crédito:
a) fotocópia do extrato do cartão de crédito;
b) "commercial invoice" original, quitada pelo fabricante/exportador;
c) comprovante original de outras despesas, emitido pela companhia
responsável pelo transporte internacional ou pela Receita Federal;
d) informação do responsável pelo projeto, mencionando o nome da
pessoa que trouxe a mercadoria (somente para embarque como
bagagem acompanhada).
17.2.2 aquisição via Setor de Importação
A Prestação de Contas referente aos materiais importados deve ser
apresentada de acordo com as instruções contidas nos Anexos 10 e
11 – Instruções para Prestação de Contas de Importação,
providenciada pelo próprio Setor de Importação.
18 - MATERIAL PERMANENTE (voltar ao índice)
18.1 Considera-se Material Permanente: máquinas, equipamentos,
veículos, livros, móveis, construções, reformas ou instalações.
18.2 Notas fiscais de itens de material permanente deverão conter,
exclusivamente, itens dessa natureza, demonstrando as principais
características do bem adquirido, como marca, modelo, tipo, série,
editora, autor, título da obra e outros.
18.3 As despesas com estes materiais poderão ser comprovadas da
seguinte forma:
a) nacional: instruções ver item 17.1;
b) importado pelo Outorgado: instruções ver item 17.2.1;
c) importado pelo Setor de
instruções ver anexos 10 e 11.
Importação
(importação
direta):
18.4 Quando se tratar de fabricação ou montagem de equipamento
ou mobiliário, além das notas fiscais de material e de mão-de-obra,
apresentar também descrição do produto final, exemplo:
a) estante de madeira medindo 1,40m x 1,00m x 0,40m, revestida
em fórmica, com 4 portas, 8 prateleiras internas ajustáveis;
b) "up grade" de equipamentos de informática de 486 para Pentiun
II: processador “x”, placa mãe “y”, HD 6Gb.
18.5 Quando se tratar de obras, instalações ou reformas: apresentar
as notas fiscais e recibos (se pessoa física), contratos com as
construtoras, relação de documentos comprobatórios de despesas
(Anexo 3 – com identificação da obra, para cada obra) e preencher o
formulário do Anexo 4 - Adendo de Obra, exemplo:
a) construção de bancada de 3,00 x 0,75 x 0,70m, em alvenaria,
com tampo de granito, pia metálica, etc;
b) rede de informática com 40 pontos, 200m de fibra ótica, “X”
racks, “Y” roteadores, “Z” hubs.
18.6 No caso de constatação de dano irreparável em equipamentos
adquiridos para o desenvolvimento do projeto de pesquisa, o
Outorgado deverá comunicar imediatamente à FAPESP que poderá,
após
avaliação
pelas
áreas
competentes,
autorizar
seu
desmembramento, descarte ou baixa, ou determinar demais
providências que entender cabíveis.
19 - MATERIAL DE CONSUMO (voltar ao índice)
19.1 Considera-se Material de Consumo os itens de pouca
durabilidade ou de consumo rápido, e de uso exclusivo no projeto de
pesquisa, exemplos: reagentes, vidraria, plásticos, etc.
19.2 A aquisição de material de escritório, assim como de insumos
computacionais (tais como toner, cartuchos de tinta, papel, etc.), só
pode ser efetuada com recursos da Reserva Técnica.
19.3 As despesas com materiais
comprovadas da seguinte forma:
de
consumo
poderão
ser
a) nacional: Instruções ver item 17.1;
b) importado pelo Outorgado: Instruções ver item 17.2.1;
c) Importado pelo Setor de
instruções ver anexos 10 e 11.
Importação
(importação
direta):
20 - DIÁRIAS (voltar ao índice)
20.1 Despesas de diárias poderão ser assim comprovadas:
a) diárias para Terceiros: Notas fiscais (hospedagem e alimentação)
ou recibos de diárias conforme modelo do Anexo 5;
b) diárias para o Outorgado: Notas fiscais (hospedagem e
alimentação) ou apresentar recibo de diárias para o Outorgado
conforme modelo do Anexo 6, acompanhado de documento que
comprove a realização da viagem no período citado (exemplos:
comprovante de afastamento da instituição, declaração do Chefe do
Departamento; comprovante de passagem);
c) atentar sempre para o valor limite da tabela FAPESP vigente no
período da despesa (ver www.fapesp.br/valores). Valores superiores
serão desconsiderados e correrão por conta do Outorgado;
d) as despesas com transporte urbano (táxis, ônibus, metrô) e
alimentação são consideradas como parte das diárias.
20.2 Não serão aceitos:
a) pagamentos de diárias a Pesquisadores que residam no município
onde se realiza o evento, ficando autorizado, apenas, o pagamento
de refeição dentro do limite constante na Tabela de Diárias da
FAPESP vigente no período da despesa (ver www.fapesp.br/valores);
b) gastos com refeições e outras despesas com convidados pessoais,
não autorizados pelo Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio,
bebidas alcoólicas, gastos pessoais, tais como cigarros, charutos,
pastas dentifrícias, vestuário, objetos de uso pessoal, etc.;
c) pagamento de gorjetas, a menos que estejam incluídas em notas
fiscais e que não ultrapassem o limite de 10% do valor total da
despesa.
21 - DESPESAS DE TRANSPORTE (voltar ao índice)
21.1 - Passagens Aéreas
21.1.1.Pagamento:
a) adquirida pelo Outorgado: recibo expedido pela cia. aérea ou
agência de viagem;
b) adquirida pelo visitante: recibo de reembolso conforme modelo do
anexo 7;
c) pacote turístico: recibo de compra discriminando o valor de cada
item (hospedagem, transporte, translados, taxas).
21.1.2.Utilização:
a) e-ticket (bilhete eletrônico): cartões de embarque originais ou
cópia, com percurso completo;
b) bilhete físico: canhoto original da passagem aérea utilizada ou
cópia, com percurso completo;
c) pacote turístico: cartões de embarque originais ou cópia, com
percurso completo.
21.1.3. A FAPESP não aceitará o pagamento de passagem aérea
emitida em classe executiva ou primeira classe, sendo aceita
somente a emissão em classe econômica e, sempre que possível, em
tarifa promocional.
21.2 - Transporte Terrestre
a) em veículo particular ou da instituição: apresentar as notas fiscais
de combustível totalmente preenchidas pela mesma pessoa do
estabelecimento emitente, em nome do Outorgado, indicando a
placa do veículo utilizado, bem como os comprovantes de pedágio;
b) ônibus com passagem individual: apresentar o “canhoto” da
passagem rodoviária intermunicipal ou interestadual;
c) ônibus fretado (transporte de grupo): apresentar a Nota Fiscal
original da empresa locatária, em nome do Outorgado. Se o aluguel
for feito por terceiro, deverá apresentar cópia da Nota Fiscal e recibo
original do valor pago por cada passageiro financiado pela FAPESP;
d) ônibus urbano: apresentar roteiro do percurso (conforme exemplo
do Anexo 8 – Roteiro de Transporte Urbano – Ônibus / Metrô), valor
unitário e quantidade utilizada, e a assinatura do Outorgado e do
usuário;
e) táxi: pode ser comprovada através de recibo emitido pelo taxista,
mas será considerada somente quando tal despesa for concedida no
Termo de Outorga e se o beneficiário não recebeu diárias, caso
contrário, faz parte do montante concedido a título de diárias, até o
limite da Tabela FAPESP (ver www.fapesp.br/valores).
22 - SERVIÇOS DE TERCEIROS (voltar ao índice)
22.1 São serviços prestados, tais como: consertos, gráfica, cópias.
Consideram-se serviços também os SOFTWARES adquiridos.
22.2 O Outorgado deverá utilizar-se de firmas estabelecidas, das
quais exigirá nota fiscal, sendo que, somente nos casos de serviços
artesanais ou braçais o Outorgado poderá contratar pessoa física, da
qual exigirá recibo.
22.3 Despesas com estes serviços poderão ser comprovadas da
seguinte forma:
a) se contratados de empresas: instruções ver item 17.1;
b) se contratados de pessoa física (que não tenha vínculo
empregatício): RPA- Recibo de Pagamento a Autônomo ou recibo de
serviços conforme modelo do Anexo 9, não devendo ser utilizados
papéis timbrados ou outros impressos da entidade do Outorgado;
c) serviços executados no exterior pagos pelo Outorgado: instruções
ver item 17.2.1;
d) serviços executados no exterior pagos pelo Setor de Importação
(importação direta): Instruções ver anexos 10 e 11;
e) se a empresa for isenta de emissão de notas fiscais, remeter
recibo em papel timbrado da empresa e cópia do estatuto de
constituição e da legislação de isenção, para análise.
22.4 Não serão aceitos:
a) pagamento de serviços de nenhuma natureza a bolsistas durante
o período de vigência da bolsa;
b) pagamento de despesa com datilografia de relatórios,
demonstrações contábeis e outras que caracterizem serviços
administrativos, a não ser nos casos especiais autorizados no Termo
de Outorga.
22.5 TAXA DE INSCRIÇÃO
Apresentar recibo original emitido pela organização do evento,
constando inclusive a assinatura do recebedor.
23 – BOLSAS (voltar ao índice)
Para comprovação do pagamento de bolsas concedidas em Auxílios à
Pesquisa conforme Termo de Outorga, apresentar recibo conforme
modelo anexo 12, identificando o tipo de bolsa, nível e período
correspondente.
24 – ANEXOS / MODELOS (voltar ao índice)
Todos os Formulários/Recibos necessários para a Prestação de
Contas estão disponíveis no formato (.doc) para download no
endereço www.fapesp.br/materia/1416.
Na seqüência, os modelos de todos os anexos.
ANEXO 1
(voltar ao índice)
www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/Anexo-1-MPC.doc
ANEXO 2
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BALANCETE DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
Formulário disponível somente para preenchimento “on-line”:
www.pesquisadores.fapesp.br/materia/355
ANEXO 3
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RELAÇÃO DE DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS DE DESPESAS
Formulário disponível somente para preenchimento “on-line”:
www.pesquisadores.fapesp.br/materia/355
ANEXO 4
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www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/Anexo-4-MPC.doc
ANEXO 5
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www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/Anexo-5-MPC.doc
ANEXO 6
(voltar ao índice)%20%20
www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/Anexo-6-MPC.doc
ANEXO 7
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www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/Anexo-7-MPC.doc
ANEXO 8
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www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/Anexo-8-MPC.doc
ANEXO 9
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ANEXO 10
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INSTRUÇÃO PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE IMPORTAÇÃO
DOCUMENTOS SOLICITADOS:
A Prestação de Contas deve ser elaborada na seqüência a seguir
indicada:
1) Demonstrativo de apropriação de custo, conforme modelo do Anexo 11;
2) Cópia da "proforma invoice" autorizada;
3) Fatura Comercial;
4) Impressão da Licença de Importação (LI) com os devidos deferimentos
das entidades controladoras (CNEN, INPI, Governo do Estado, IBAMA,
etc...), se houver;
5) Conhecimento de embarque;
6) Declaração de Importação (DI);
7) Comprovante de Importação (CI);
8) Carta de crédito, se houver;
9) Contrato de Câmbio;
10) Contrato de cancelamento, se houver;
11) Comprovante da realização de Seguro (apólice, recibo, etc...), nos
casos de exportação;
12) Comprovantes das despesas bancárias;
13) Recibo do frete aéreo ou naval;
14) Recibo da INFRAERO;
15) Recibo do Sindicato dos Despachantes Aduaneiros;
16) Nota Fiscal de honorários do Despachante;
17) Nota Fiscal de transporte terrestre;
18) Outros.
ANEXO 11
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ANEXO 12
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