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ABERTURA DE PROJETOS
PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DE PROJETO
Normas e Procedimentos
NP04
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ABERTURA DE PROJETOS
I - INSTRODUÇÃO
A FUSP na qualidade de Entidade de Apoio quanto à gestão administrativa-financeira dos
recursos destinados aos projetos vinculados à Universidade de São Paulo, definiu um
processo administrativo que tem como objetivo garantir o cumprimento das normas e
diretrizes da USP, bem como sua integridade junto aos órgãos governamentais e perante
a sociedade como um todo, e ainda, manter a confiabilidade e credibilidade da Fundação
junto ao MPE -Ministério Público do Estado e ao TCE -Tribunal de Contas do Estado,
protegendo por consequência, a própria Coordenação do projeto.
A FUSP, para exercer o gerenciamento de projetos executados na USP, instituiu Normas
e Procedimentos (NP) destinados às atividades de apoio administrativo aos projetos.
O Coordenador poderá utilizar para seu auxílio, antes de elaborar e apresentar a
proposta/orçamento ao contratante do projeto (Financiador/Patrocinador), a NP02_ ”Como
Elaborar Propostas/Orçamentos de Projetos”.
Esta NP04_Abertura de Projetos tem a finalidade de orientar sobre os procedimentos
necessários para a abertura de projeto na FUSP. A parte II trata das etapas que devem
ser cumpridas, especificamente preparação e entrega de documentos. Na parte III trata
das responsabilidades do Coordenador junto à USP e à FUSP.
II – ETAPAS
Etapa 1 – Ciência e concordância das Normas e Procedimentos da FUSP
O docente da USP que desejar que a FUSP gerencie um projeto sob a sua Coordenação
deverá antes de tudo tomar ciência das obrigações e responsabilidades das partes.
1.1 Em projetos novos, clicar no documento “Termo de Compromisso de Gerenciamento de
Projeto” - NP04_A03, ler cuidadosamente as condições estabelecidas para assinatura deste
documento. E estando de acordo com os termos, imprimir e assinar para posterior
encaminhamento ao Setor de Central de Relacionamento.
NP04_Abertura de Projetos_jul2013
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ABERTURA DE PROJETOS
ETAPA 2 – Preparação dos Documentos
2.1 Elaborar a proposta/orçamento do projeto, rubricar as páginas e assinar a última;
2.2 Obter a aprovação do Departamento/Unidade/Órgão da USP para a realização do projeto;
2.3 Obter a autorização do Departamento/Unidade/Órgão da USP para que a FUSP gerenciar os
recursos financeiros do projeto. Acessar novamente o site da FUSP, ainda em projetos novos,
clicar:
a) No documento “Acordo de Trabalho” – NP04_A02, preencher, imprimir e providenciar as
assinaturas (pelo menos do Chefe do Departamento)
b) no documento “Solicitação de Abertura de Projeto” – NP04_A01 imprimir em papel
timbrado da Unidade/órgão/núcleo da USP, assinar e colher assinatura de pelo menos do
Chefe de Departamento ao qual o projeto estará vinculado. No caso de projetos executados
em núcleos, colher assinatura do Diretor da Unidade.
2.4 Os campos deste formulário são autoexplicativos, no entanto, vale ressaltar:
a) Título do Projeto: O nome do projeto é de suma importância para seu
cadastramento e inclusão no site da FUSP, facilitando assim busca aberta.
Portanto deverá ser completo e idêntico em todos os documentos e formulários da
FUSP.
b) Título Abreviado – Há projetos que são conhecidos e tratados por uma junção de
siglas ou um nome simples ou composto que serve de identificação para a
Coordenação, para a FUSP e para o próprio contratante. Por exemplo: REDEFOR;
PEQUENO CIDADÃO; LINHA AMARELA, entre outros.
c) Nome do Contratante: Deve ser a Razão Social.
d) Incidências de Taxas: São aplicadas sobre o valor global do projeto:
Quadro I - Incidências de Taxas
Destinação
Taxa FUSP
Instrução
Consultar a Gerência/Diretoria da FUSP
Recolhimento à Unidade
Consultar as Resoluções da Reitoria da USP
nºs. 4542 e 4543 e atualizações.
O percentual é estabelecido pela própria Unidade.
Recolhimento ao Departamento
O percentual é estabelecido pelo próprio Departamento.
ISS- Imposto Sobre Serviços
Será recolhido (5%) à Prefeitura Municipal de São PauloPMSP, exceto quando se tratar de projetos de pesquisa
e/ou desenvolvimento, alíquota será de (2%).
Recolhimento à USP
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2.5 Juntar os documentos na sequência dos itens 1, 3, 4 e a minuta do instrumento contratual
(se já possuir) e encaminhar ao Setor de Central de Relacionamento.
Atenção: Quando se tratar de projetos que envolvam cursos: MBA, Especialização,
Treinamento ou Atualização, leia a NP10_”Procedimentos de Abertura para Projetos
de Curso”.
Muitas vezes, devido ao estágio avançado das negociações, a coordenação do projeto poderá
providenciar concomitantemente com a fase de aprovação da proposta, os demais documentos
para abertura do projeto.
A seguir, no Quadro I, estão elencados quais são esses documentos e na sequência, uma breve
explicação sobre o preenchimento de cada um.
Quadro II – Documentos de Abertura de Projetos
Cód.FUSP
Documentos
Finalidade
NP04_A01
1) Formalizar a ciência e aprovação do Departamento ou Unidade
ou Órgão da Universidade de São Paulo para que a FUSP gerencie
o projeto; 2) designar o coordenador;
Solicitação de Abertura de 3) expressar o “de acordo” sobre a incidência de taxas e seus
Projetos
percentuais. Deve ser assinado, pelo menos, pelo Chefe de
Departamento da Unidade envolvida. No caso de Núcleos, pelo
Diretor da Unidade ao qual pertence o Coordenador do Núcleo.
NP04_A02
1) Firmar acordo de trabalho com o Departamento/Unidade/Órgão
assinado, pelo menos, pelo Chefe de Departamento onde o projeto
será executado; 2) estabelecer as responsabilidades das partes. No
caso de Núcleos, pelo Diretor da Unidade ao qual pertence o
Coordenador do Núcleo.do Projeto e seu substituto, caso houver.
NP04_A03
Acordo de Trabalho
Termo de Compromisso de Elencar as obrigações e responsabilidades da FUSP e do
Gerenciamento de Projeto Coordenador do Projeto e seu substituto, caso houver.
NP04_A04
Descrição Sucinta
do Projeto
1) Apresentar resumidamente o objetivo; os gastos a serem
realizados e a distribuição dos recursos nas rubricas principais do
orçamento do projeto. 2) Demonstrar a equivalência de valores a
serem utilizados na USP e com terceiros.
NP04_A05
Controle Financeiro
do Projeto
1) Indicar a periodicidade e valores da entrada de recursos. Caso
não possua data e valores exatos, indicar uma estimativa.
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ABERTURA DE PROJETOS
NP04_A06
NP04_A07
Cartão de Assinatura
1) Identificar, conferir e validar a assinatura da pessoa autorizada a
realizar despesas no projeto e a liberar os respectivos pagamentos;
2) manter atualizadas as assinaturas dos
Coordenadores titulares e Substitutos.
a)Substituição permanente de Coordenador Titular exige
reemissão do cartão, com carta justificando o motivo e assinada no
mínimo pelo Chefe de Departamento.
b)Substituição temporária de Coordenador Titular exige
reemissão do cartão de assinaturas e justificativa por meio de ofício
assinado pelo Coordenador Titular. com ofício
c)Qualquer alteração no Cartão deverá deve ser reemitido e
assinado pelo Coordenador Titular.
d)A designação de Coordenador Substituto ou Coordenador de
Subprojetos é feita somente pelo Coordenador Titular do projeto
principal.
e)Cartão de assinatura irregular implica em Bloqueio do Projeto.
Cadastro do Projeto
1)Fornecer os dados do projeto, da Coordenação, da
Unidade/Departamento/Órgão/Núcleo, do contratante e seu contato
e pessoal envolvido no projeto para cadastramento no sistema.
Disponíveis em: http://www.fusp.org.br/areadeprojetos em Projetos Novos
ETAPA 3 – Encaminhamento dos documentos à FUSP
3.1 Após preenchimento e preparação de todos os documentos de abertura, o Coordenador deverá
ordená-los na mesma sequência do Quadro I, acrescentando a Proposta/Orçamento e/ou o
Plano de Trabalho devidamente autorizado pelo Departamento/Unidade/Órgãos da USP.
(a proposta/orçamento, por vezes, está incluso no Plano de Trabalho) e a Minuta do
Instrumento contratual (contrato, convênio, acordo, etc) já fornecida pelo Contratante.
3.2 Os documentos de abertura do projeto devem ser destinados ao Setor de Central de
Relacionamentos da FUSP.
A seguir algumas considerações sobre o Plano de Trabalho e a Minuta do Instrumento Contratual:
a) Plano de Trabalho - Este é o documento inicial de um projeto, nele consta o
objetivo, as etapas e metas detalhadas, cronograma físico-financeiro; orçamento e
o produto resultante das atividades a serem desenvolvidas. O Plano de Trabalho
tem total relevância, devendo ANTES de ser encaminhado ao Contratante
interessado (Financiador/Patrocinador) ser levado à apreciação do
Departamento/Unidade/Órgão competente da USP para a devida aprovação, sendo
no mínimo da Chefia do Departamento.
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Vale ressaltar alguns itens, já mencionados no documento “Como Elaborar
Propostas/Orçamentos”, os quais geralmente são utilizados para mensurar o projeto:
objetivo; metodologia de desenvolvimento; equipe USP que desenvolverá as
atividades e outros participantes; valores necessários para contratação de Serviços
(CLT e Autônomos - incluir encargos!) e para contratação de Pessoa Jurídica
(empresas); material permanente, material de consumo; despesas gerenciais da
FUSP; recolhimentos à USP e à Unidade/Departamento; Custo total do projeto e
Cronograma de desembolso pelo Contratante.
b) Minuta do Instrumento Contratual – Este documento pode ter a forma de contrato,
convênio, acordo, patrocínio, dentre outros, de acordo com a origem dos recursos, se
oriundos de órgãos/empresas públicas ou privadas, nacionais ou internacionais.
Importante:
1. A minuta do instrumento contratual têm cláusulas e termos contratuais, que
seguem na maioria das vezes o padrão do contratante, devendo sempre ser
submetida à Gerência/Diretoria Executiva para análise e aprovação.
2. Quando o contratante não possuir um modelo próprio desse documento, o
Coordenador deverá solicitar à Gerência/Diretoria da FUSP.
ETAPA 4 – Análise dos documentos pela FUSP – Prazo 48 hs
4.1 A análise dos documentos iniciais do projeto (solicitação de abertura, termo de
compromisso de compromisso, proposta/orçamento/plano de trabalho e minuta de
contrato) é realizada pela Gerência ou pela Diretoria. A análise abrange somente os
itens e cláusulas referentes às condições legais/administrativas e financeiras.
4.2 O prazo para análise é de 48 horas aproximadamente.
4.2.1 Em alguns casos é necessário um parecer jurídico, o que demanda maior tempo.
Após análise, o Coordenador receberá um comunicado sobre a situação do projeto
e novas orientações.
ETAPA 5 – Assinatura do Instrumento Contratual – Prazo 48 hs (mínimo)
5.1 O Coordenador deverá enviar o instrumento contratual à FUSP, com carta de
encaminhamento, destinada à Diretoria Executiva aos cuidados da Central de
Relacionamento com 48 horas de antecedência, não sendo possível atender
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ABERTURA DE PROJETOS
solicitações no ato da entrega, pois mesmo que já tenha sido aprovado anteriormente,
há necessidade da conferência final.
5.2 Os procedimentos para assinatura do Instrumento contratual (contrato, convênio, acordo,
etc.) pela Diretoria Executiva da FUSP seguem a seguinte ordem:
5.2.1 O Coordenador deverá providenciar no mínimo 03 (três) vias do documento, rubricar
as páginas e assinar a última do documento. Desta forma expressa a ciência e
concordância sobre os termos e cláusulas contratuais. O não cumprimento deste
item implica na devolução do documento ao Coordenador;
5.2.2 Elaborar Carta de Encaminhamento, destinada à Diretoria Executiva, aos cuidados
da Central de Relacionamento, solicitando as devidas assinaturas. Também deverá
constar na carta:
a) Data – deve ser antes da data mencionada no documento;
b) Referência: Colocar o título do projeto – seguido do número provisório do
projeto, fornecido pela FUSP.
c) Forma de envio ao Contratante para complementar as assinaturas; se pelo
Coordenador ou se pela FUSP, neste caso, indicar o dados completos do
destinatário.
5.3 Juntar os documentos faltantes necessários para a abertura na FUSP, conforme o
Quadro I.
Importante:
1. A falta de qualquer um dos documentos implicará no Bloqueio do Projeto, mesmo
que já tenha entrado recursos.
2. As atividades do projeto, bem como a realização de desembolsos somente
poderão ocorrer APÓS ASSINATURA do Instrumento Contratual (Contratante X
FUSP). Na ocorrência, a responsabilidade administrativa/financeira será de
exclusivamente do Coordenador do Projeto.
2.1. Despesas, compras, contratações e/ou pagamentos com data anterior ou posterior
à data de assinatura do instrumento contratual não são autorizados pela FUSP.
Na ocorrência desse fato, a responsabilidade e desembolso será única e
exclusivamente da Coordenação do Projeto.
3. A data de assinatura do instrumento contratual, pelas partes, é a data oficial para o
início das atividades do projeto.
4. Os desembolsos programados no Plano de Trabalho, só serão efetivados com a
existência de recursos financeiros já depositados na conta do projeto na FUSP.
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ETAPA 6 – Recebimento de Recursos no Projeto
6.1 O projeto se tornará definitivo na FUSP quando da entrada de recursos financeiros.
Nessa ocasião, o Coordenador receberá da FUSP o “Aviso de Recebimento de
Recursos” informando:
a) a data de recebimento dos recursos;
b) o valor total recebido;
c) o número de referência atribuído ao projeto. Esse número deverá ser mencionado
em qualquer comunicação com a FUSP, seja verbal ou escrita.
d) a indicação da situação do cadastro do projeto no sistema da FUSP. Caso haja
alguma pendência, o Coordenador será informado e o projeto permanecerá
bloqueado.
6.2 Atender a solicitação da FUSP se houver alguma pendência relativa aos
documentos de abertura, relatada pelo Setor de Central de Relacionamento.
Atenção: Projeto bloqueado implica em bloqueio do pagamento de despesas, sob a
inteira responsabilidade da Coordenação que assumirá possíveis ônus pelo atraso
no pagamentos.
6.3 O Coordenador do Projeto receberá automaticamente, um e-mail com a
SENHA DE ACESSO ao demonstrativo financeiro do projeto e às demais
normas e procedimentos para realização de contratações de bens e serviços.
6.3.1Se desejar que outra(s) pessoa(s) de sua confiança tenham este acesso, deverá
seguir as instruções “Obtenção de Senha”.
III RESPONSABILIDADES DO COORDENADOR DO PROJETO
O Coordenador ao assinar o Termo de Compromisso com a FUSP assume obrigações
e responsabilidades sobre todas as ações praticadas no projeto sob a sua coordenação.
À FUSP não compete realizar qualquer ação relativa ao projeto – desde a sua negociação
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ABERTURA DE PROJETOS
até o seu término – sem a ciência e a autorização expressa do Coordenador. Ao
Coordenador caberá:
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Junto à USP:
1.1 Cumprir e fazer cumprir as regras da USP para contratação de docentes e
funcionários da USP, observado:
a) professores da USP em Regime RDIDP, remunerados ou não, devem ser
credenciados na CERT (art. 12 da Resolução 3533/99);
b) professores da USP em Regime RTP e RTC não necessitam da CERT;
1.2 Orientar e acompanhar a execução das atividades técnicas e administrativas
pertinentes ao projeto.
1.3 Providenciar relatórios periódicos das etapas do projeto ou conforme acordado com
Contratante/Patrocinador/Financiador do projeto e a FUSP;
1.4 Cuidar para que sejam observadas as regras da USP para contratação de
professores para o curso:
2
Junto à FUSP
2.1 Manifestar-se expressamente quando da necessidade de providências e ações que
devem ser tomadas pelo pessoal administrativo da FUSP, por meio de
documentos/formulários próprios, principalmente às relativas a desembolsos, tais
como:
Quadro II – Tipos de Gastos
Documento/Formulário FUSP
Tipo de Gastos
(Acesso somente com senha)
Compras de bens
Contratação de serviços P.
Jurídica
Contratação de serviços P.
Física
Pedido de Autorização de Compras – PAC
Consulta Prévia para Contratação de
Autônomos
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Contratação de pessoal
celetista
Contratação de Bolsista
Despesas de Viagens
Reembolso de Despesas
Pedido de Pagamento
Solicitação de Contratação de Pessoal sob
Regime CLT – Processo Seletivo
Consulta Prévia para Contratação de Bolsista
Solicitação de Diárias
Relatório de Despesas – RD
Requisição de Pagamento - RP
2.1.1 Assinar todos os documentos/formulários encaminhados à FUSP, o mesmo
ocorrendo com o Coordenador Substituto, devidamente designado. Rubricas não
são aceitas.
Para casos não previstos expressamente em Normas e Procedimentos (NPs) disponíveis
no site, a competência para deliberar sobre o assunto é exclusivamente da Diretoria
Executiva.
Em caso de dúvida quanto ao preenchimento dos documentos de abertura, consulte o
Setor de Central de Relacionamento da FUSP, através dos Gestores Julio César e
Fernanda Santos – julio@fusp,org.br e [email protected] – (11) 3035-0555 /
(11) 3035-0564.
A Diretoria
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