MATO GROSSO
FOLHA Nº
PREFEITURA MUNICIPAL DE LUCAS DO RIO VERDE
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CONTROLE INTERNO
NORMA INTERNA Nº: 47/2013
DATA DA VIGÊNCIA: 07/10/2013
ASSUNTO: COMPRAS x MANUTENÇÃO MÁQUINAS E VEÍCULOS
SETORES ENVOLVIDOS: COMPRAS E LICITAÇÕES, TESOURARIA, FISCAIS DE
CONTRATOS, MOTORISTA/OPERADOR E SECRETARIAS.
1) DOS OBJETIVOS:
1.1) Normatizar os procedimentos de compras de peças e prestação de serviços de manutenção de
máquinas e veículos da administração pública municipal;
1.2) Assegurar o controle de recebimento das peças no que se refere à quantidade e à qualidade;
1.3) Garantir a otimização dos custos das peças e/ou serviços de manutenção de máquinas e
veículos da administração pública municipal;
2) DOS PROCEDIMENTOS:
2.1) Da Solicitação de Compras e/ou Serviços:
2.1.1) O usuário da máquina ou veículo deverá comunicar imediatamente ao responsável pela frota
de sua secretaria, a ocorrência de qualquer problema de manutenção do veículo ou máquina sob sua
responsabilidade;
2.1.2) O responsável pela frota encaminha a máquina ou veículo para a empresa ganhadora do
processo licitatório que fará o levantamento do problema;
2.1.3) A Empresa/oficina faz o levantamento do problema;
2.1.4) Após o levantamento realizado e sendo a mesma, prestadora de serviços e fornecedora de
peças, elabora o orçamento e encaminha imediatamente via email ao setor de compras de
peças/serviços e comunica ao fiscal do contrato para retirada do orçamento físico;
2.1.5) Se for só prestadora de serviços ela faz o levantamento e elabora o pedido de peças e
encaminha via email ao setor de compras;
2.1.6) Por sua vez o setor de compras faz o pedido das peças nas empresas licitadas;
2.1.7) A Empresa por sua vez elabora o orçamento e encaminha conforme item 2.1.4;
2.1.8) Na sequencia em ambos os casos tanto a empresa prestadora de serviços como prestadora e
fornecedora de peças comunicam ao fiscal do contrato para retirada do orçamento físico;
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ASSUNTO: COMPRAS x MANUTENÇÃO MÁQUINAS E VEÍCULOS
SETORES ENVOLVIDOS: COMPRAS E LICITAÇÕES, TESOURARIA, FISCAIS DE
CONTRATOS, MOTORISTA/OPERADOR E SECRETARIAS.
2.1.9) O Fiscal colhe assinatura do motorista e assina em conjunto o orçamento da empresa;
2.1.10) O Fiscal colhe a assinatura do secretário e envia para o setor de compras juntar ao processo.
2.2) Da Pesquisa de Preços
2.2.1) De posse do orçamento fornecido pela empresa, o Setor de Compras realiza a pesquisa de
preços;
2.2.2) Os preços obrigatoriamente deverão ser os praticados no mercado.
2.3) Do Empenho
2.3.1) Após definido os preços das peças/serviços o setor de compras gera a solicitação de préempenho via sistema;
2.3.2) A Secretaria de Finanças analisa o pedido;
2.3.3) Estando tudo em ordem a secretaria libera para empenho;
2.3.4) O setor de compras geral da prefeitura gera o empenho;
2.3.5) Via sistema o setor específico de compras de peças/serviços imprime o empenho e envia as
empresas via email e/ou comunica para retirada;
2.3.6) Para empresas de fora da sede do município o empenho é enviado via email;
2.3.7) Para as empresas locais o setor específico de compras de peças/serviços comunica a
empresa para retirada do empenho no setor.
2.4) Da Empresa
2.4.1) Toda aquisição deverá ser efetuada mediante solicitação da unidade requisitante, a qual
deverá ser feita através de nota de empenho;
2.4.2) A empresa de posse da liberação através do empenho imediatamente fornece ao requisitante
as peças/acessórios solicitados;
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ASSUNTO: COMPRAS x MANUTENÇÃO MÁQUINAS E VEÍCULOS
SETORES ENVOLVIDOS: COMPRAS E LICITAÇÕES, TESOURARIA, FISCAIS DE
CONTRATOS, MOTORISTA/OPERADOR E SECRETARIAS.
2.4.3) Quaisquer alterações no fornecimento e/ou serviços, a empresa deverá comunicar
imediatamente o fiscal do contrato para a tomada de providências;
2.4,4) Depois de concluído o serviço empresa não poderá liberar a máquina/veículo sem fechamento
das horas de serviços devidamente aferida pelo fiscal do contrato;
2.4.5) O fiscal do contrato colhe assinatura/autorização do secretário da pasta, e encaminhara ao
setor de compras de peças/serviços registrar o pré-empenho;
2.4.6) Após registro do pré-empenho da sequência as etapas dos itens (2.3.2 a 2.3.7);
2.4.7) A empresa envia imediatamente após a finalização a nota fiscal devidamente processada com
todos os campos preenchidos, sem rasuras ao setor especifico de compras de peças/serviços de
manutenção máquinas/veículos.
2.5) Da finalização
2.5.1) O setor específico de compras de peças/serviços de máquinas/veículos solicitam o atesto dos
fiscais de contrato para liquidação do empenho;
2.5.2) Após a regular liquidação o setor especifico encaminha para o setor de compras geral da
prefeitura;
2.5.3) O setor de compras geral lança a nota fiscal no sistema e encaminha para o secretário da
pasta;
2.5.4) De posse da NF o secretário pasta assina e envia para a tesouraria fazer o pagamento.
2.6) Do Pagamento
2.6.1) O pagamento das notas fiscais apresentadas e devidamente atestadas será efetuado através
de Ordem Bancária, até o 8º dia útil do mês subsequente a entrega das peças/serviços;
2.6.2) Nenhum pagamento será efetuado a detentora da Ata enquanto pendente de liquidação
quaisquer obrigações financeiras que lhe foram impostas, em virtude de penalidade ou
inadimplência, sem que isso gere direito ao pleito de reajustamento de preços ou correção
monetária;
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ASSUNTO: COMPRAS x MANUTENÇÃO MÁQUINAS E VEÍCULOS
SETORES ENVOLVIDOS: COMPRAS E LICITAÇÕES, TESOURARIA, FISCAIS DE
CONTRATOS, MOTORISTA/OPERADOR E SECRETARIAS.
2.6.3) O CNPJ da detentora da Ata constante da nota fiscal e fatura deverá ser o mesmo da
documentação apresentada no procedimento licitatório.
3) Disposições Gerais
3.1) Nenhuma manutenção e ou aquisições
realizada sem o prévio empenho;
de peças para máquinas ou veículos, poderá ser
3.2) Salvo algumas exceções, do item 3.1; em casos de extrema urgência o Secretário de cada pasta
deverá autorizar por escrito com justificativa plausível o procedimento de manutenção, “com
empenho estimativo”;
3.3) O setor específico de compras de peças/serviços de máquinas/veículos, deverá atualizar
diariamente seus arquivos para facilitar averiguações dos processos de despesas, quando
necessário;
3.4) Os fiscais dos contratos de compra de peças/serviços de manutenção de máquinas e veículos
deverão também obedecer a norma dos Contrato nº 19/2008 atualizada em 08/08/2013.
3.5) Qualquer omissão ou dúvida gerada por esta Norma Interna, deverá ser esclarecida junto ao
Departamento de Controle Interno.
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