SIADAP – Sistema Integrado de Avaliação do
Desempenho na Administração Pública
REFLEXÃO
Abrantes, 21 Outubro 2005 – Carla Gonçalves Pereira
Apresentação da SInASE
Consultores desde 1968
Sistemas de Gestão
Projectos
Qualidade, Ambiente, Segurança, de Investimento e Formação
Responsabilidade Social
Projectos Co-Financiados
Certificação NP EN ISO 9001:2000;
Acreditação NP EN ISO 17025:2000;
NP EN ISO 14001:1999 e Regime EMAS
OHSAS 18001:1999 e NP 4397:2001
SA 8000
POEFDS, Eixo III – Administração Pública, PORLVT,
POSAÚDE XXI, FORAL, PRODEP, POSI
Acreditação Hospitalar
Diagnóstico de necessidades, Planos de Formação e
Avaliação da Formação.
E-Learning, Blended Learning
Projectos de Formação
Joint Commission International
CAF / EFQM
Estrutura Comum de Avaliação – Administração Pública
Avaliação do Desempenho
SIADAP e PCI-SIGA; Gestão por Objectivos
PARCERIA SInASE & BUROTEC
Rede de Serviços
Asturias
Bilbao
La Coruña Santander
S. Sebastián
Pontevedra Valladolid
Navarra Barcelona
Orense
Zaragoza
Porto SalamancaMadrid
CuencaCastellón
Valência
Toledo
Cáceres
Lisboa
C. Real
Murcia
Granada
SevillaMálaga
Cádiz
Apresentação da SInASE
Referências
Ministério das Finanças:
Secretaria Geral;
Departamento de Prospectiva e Planeamento,
Direcção Geral dos Assuntos Europeus e Relações Internacionais;
Direcção-Geral de Estudos e Planeamento;
Serviços Sociais.
Ministério do Trabalho e Solidariedade Social:
Secretaria Geral
Caixa de Previdência do Pessoal dos TLP
Direcção Geral da Segurança Social, Família e Criança
Secretariado Nacional para a Reabilitação e Integração de Pessoas com
Deficiência
Ministério da Administração Interna:
Secretaria-Geral;
Gabinete de Estudos e Planeamento de Instalações;
Governo Civil de Lisboa
Governo Civil de Faro
Governo Civil do Porto
Governo Civil de Coimbra
Direcção Geral de Viação
Serviço Nacional de Bombeiros e Protecção Civil
Ministério do Ambiente, Ordenamento do Território
Desenvolvimento Regional:
Secretaria-Geral
Ministério da Defesa Nacional:
Secretaria Geral;
Direcção Geral do Armamento e Equipamentos de Defesa
Ministério da Agricultura do Desenv. Rural e das Pescas:
Secretaria-Geral
Ministério da Cultura:
Instituto do Cinema, Audiovisual e Multimédia
Gabinete de Relações Internacionais Culturais
Ministério da Educação:
Secretaria-Geral
Ministério da Saúde
IPO FG CROL – Lisboa;
IPO FG CROC – Coimbra;
Hospital Garcia da Orta;
Hospital Pulido Valente;
Centro Hospitalar do Alto Minho – Viana do Castelo;
Centro Hospitalar da Cova da Beira – Covilhã;
Centro Hospitalar do Baixo Alentejo - Beja
Hospital de São Teotónio – Viseu;
Hospital de São João de Deus – Famalicão
Hospital Distrital da Figueira da Foz
Hospital de Nossa Sra. Rosário – Barreiro
Hospital de Sto. André - Leiria
Centro Hospitalar das Caldas da Rainha
Centro Hospitalar de Cascais
Hospital de São Marcos de Braga
Hospital Sousa Martins – Guarda
Hospital Dr. José Maria Grande – Portalegre
Hospital Distrital de Faro
Hospital Reynaldo dos Santos – Vila Franca Xira
Maternidade Dr. Alfredo da Costa
Instituto Nacional de Saúde Dr. Ricardo Jorge
Instituto da Qualidade em Saúde
Associações
APAH – Ass Portuguesa dos Administradores Hospitalares
APMCG – Ass. Portuguesa dos Médicos de Clínica Geral
ATAM – Ass. Técnicos Administrativos Municipais
www.sinase.pt
1ª Reflexão
O que o SIADAP “diz”…
Sistema de

AVALIAÇÃO
GESTÃO
Instrumento de
Gestão por Objectivos
Mede
RESULTADOS
do desempenho do Serviço em relação à Missão
do contributo das Pessoas
O Enquadramento
Desafios na Administração Pública
Instrumentos e Metodologias
POAP
Áreas de Actuação Operacional
CAF /
EFQM /
SGQ
SIADAP
Plano de
Melhorias
Gestão por Objectivos



Revisão das Atribuições e Orgânica



Melhoria da Qualidade



Formação e Valorização



Processo de Avaliação do Desempenho
Componentes
 Ferramenta de Gestão
Auxiliar nas decisões da organização e gestão das pessoas;
 Gestão por Objectivos
Mobilizar os colaboradores em torno da Missão essencial do Serviço, orientando a
actividade em função dos Objectivos;
Permitir uma clarificação do contributo individual para a prossecução dos
objectivos da Equipa e do Grupo;
 Cultura de Meritocracia
Reconhecer o mérito, assegurando a diferenciação e valorização dos diversos
níveis de desempenho;
 Desenvolvimento das Pessoas
Fomentar o desenvolvimento profissional dos colaboradores através da elaboração
de um Plano de Formação, que vá ao encontro das reais necessidades de
desenvolvimento identificadas.
 Processo
É necessário planear, coordenar, motivar, responsabilizar, envolver e desenvolver.
Sistema de Avaliação do Desempenho
Aplicação
ANO 2004
ANO 2005
Funcionários
públicos: regime
geral
Regulamentos de Adaptação
- Funcionários, agentes e demais trabalhadores da administração local
através de decreto regulamentar (Art 2º)
- Carreiras de Regime especial e Corpos especiais (Art 21º)
•Adaptação das competências comportamentais;
•Requisitos de progressão/promoção;
•Outras especificidades
Art 21º nº 1 da Lei nº 10/2004
O sistema de avaliação do desempenho
estabelecido na presente lei poderá ser
adaptado …. desde que observados os
princípios e objectivos constantes da
presente lei e as regras essenciais ao
controlo e normalização de
procedimentos.
Art 7º DR nº 19-A/2004
A adaptação desta escala a corpos
especiais e carreiras de regime especial
não pode prever ponderação inferior a
40% no caso dos objectivos, ou inferior a
30% no caso das competências.
Todos os colaboradores, independentemente do tipo de vinculo laboral
Sistema de Avaliação do Desempenho
Aplicação - Orientações
ANO 2004
Fonte: Sessão de Esclarecimentos da DGAP (18 Fev
2005 – IDN)
Orientações da Secretária de Estado da
Administração Pública que serão objecto
de consagração legislativa



Os funcionários que não tenham tido objectivos
fixados para o 2º semestre de 2004 não serão
avaliados, sendo que a nota que venham a
obter em 2005 valerá para 2004.
Os funcionários que não tenham tido avaliação
relativamente ao ano de 2004 e que em 2005
venham a reunir os requisitos de tempo para
promoção ou progressão deverão requerer o
suprimento da avaliação consoante o caso, ao
júri de concurso ou ao dirigente máximo do
Serviço.
Os funcionários que tenham tido objectivos
fixados para o 2º semestre do ano de 2004
serão objecto de avaliação nos termos do
SIADAP podendo, no entanto, fazer substituir
essa nota pela que vierem a obter na avaliação
do ano de 2005.
ANO 2005
CIRCULAR Nº 1 / DGAP/ 2005 (29 de Março)
Não obstante, muitos organismos e serviços da
Administração Pública não fixaram ainda os
objectivos para o corrente ano de 2005, o que
inviabiliza a futura avaliação do desempenho dos
seus trabalhadores e dirigentes intermédios.
Encarrega-me Sua Excelência o Senhor Secretário
de Estado da Administração Pública de reafirmar
que o SIADAP se encontra em vigor e que é
imprescindível dar-lhe completa e cabal execução.
CIRCULAR Nº 3 / DGAP/ 2005 (27 de Maio)
O Decreto Regulamentar nº 19-A/2004, de 14 de
Maio, diploma que regulamenta o SIADAP, instituiu
no nº 5 do seu artº 41º um prazo para a adaptação do
sistema de avaliação do desempenho nos serviços
que dispusessem de um sistema de avaliação
específico, prazo esse que, encontrando-se
nalgumas situações ultrapassado, não deverá
inviabilizar a aplicação do sistema de avaliação no
corrente ano.
Processo de Avaliação do Desempenho SIADAP
Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública
Processo de Avaliação do Desempenho – Lei nº 10/2004
Auto-Avaliação (a partir de 5 Jan)
Avaliação Prévia (entre 5 e 20 Jan)
Harmonização (entre 21 e 31 Jan)
Factores influentes para a realização dos
objectivos; Destacar as competências;
Identificar oportunidades de desenvolvimento
pessoal
Conhecimento dos parâmetros, objectivos e
impacto da avaliação; atribuição dos níveis da
escala de avaliação
Harmonização das avaliações; Apreciação
global; Diferenciação de desempenhos;
Validação das propostas de avaliação final
(Quotas - muito bom (20%) e excelente (5%))
Avaliado
Avaliador
Conselho de Coordenação da Avaliação
Entrevista (Fevereiro)
Homologação (até 15 Mar)
Reclamação / Recurso
(Decisão 15 dias úteis apósreclamação/recurso)
Analisar a auto-avaliação do avaliado; Dar
conhecimento da avaliação feita; Estabelecer
objectivos; Acordar o plano de formação
Aprovação do Dirigente, em caso de
discordância com a classificação poderá
recusar através de despacho fundamentado
Avaliador e avaliado
Dirigente máximo do Serviço
Possibilidade de reclamação por escrito (5
dias após homologação); Parecer do CCA;
Recurso hierárquico para o membro do
governo (5 dias após decisão de reclamação)
Monitorização e Controlo
Relatório anual de actividades e Relatório Síntese
Auditorias
Publicitação (Encerramento
Pelo Serviço/Organismo
a 30 Abril)
Sistema Informático de
Apoio (SGU)
2ª Reflexão
Metodologia…
G
?
estão por objectivos
Como poderemos demonstrar desempenho?
Medindo…
Se quiser alguma coisa, meça-a, se não conseguir medir,
esqueça-a!
Peter Druker
Gestão Estratégica
Ciclo Anual de Gestão (SIADAP)
Ciclo Anual de Gestão
Objectivos em Cascata
Plano de Actividades
Programa 1
Programa 2
Programa …
Objectivos Estratégicos
Objectivos dos Serviços (Unidade
Orgânica)
Objectivos Individuais:
Equipas/Colaboradores
Resultados do Desempenho
Relatório de
Actividades
Grelha de Indicadores/Objectivos
Registos de monitorização
Processo de Avaliação do Desempenho
Tipologia dos Indicadores
Produtividade
e Gestão da
Despesa
Âmbito de
Avaliação
Qualidade Motivação e
de Serviço e Gestão de
Impacto na
Recursos
Sociedade
Humanos
Tableau de Bord de Indicadores
Objectivos da Instituição (3 a 5)






Quantitativos ou Qualitativos
Relacionados com a estratégia – Plano de Actividades
Resultados
Objectivos das Unidades Orgânicas (3 a 5)
Quantitativos e Qualitativos
Relacionados com os resultados do Serviço
O que faz:
objectivos
Como faz:
competências
Objectivos Individuais (3 a 5)
Quantitativos – relacionados com as actividades
Competências Comportamentais (4 a 6)
Qualitativos
Relacionados com o conjunto de comportamentos, capacidades e
atitudes
METAS
C
ompetências
?
A competência é o saber em acção
Competências Comportamentais
(SIADAP)
Dirigentes
Orientação para resultados e qualidade do serviço
Capacidade de liderança e orientação de pessoas
Capacidade de promover a mudança e melhoria contínua
Capacidade de análise, planeamento e organização
Capacidade de desenvolvimento e motivação das pessoas
Visão estratégica
Aptidões e conhecimentos especializados
Capacidade de realização e orientação para resultados
Capacidade de adaptação e melhoria contínua
Espírito de equipa e capacidade de coordenação
Responsabilidade e compromisso com o serviço
Capacidade de organização e concretização
Espírito de equipa
Capacidade de coordenação
Capacidade de realização






Técnicos
Sup e
Técnicos
Técnicos
Profissionais e
Administrativos
Auxiliares
Operários
























Processo de Avaliação do Desempenho
Avaliação de Objectivos e Competências
Avaliação dos Resultados do Desempenho na concretização da Missão
O que faz
Avaliação dos Objectivos –
o que foi alcançado
Como faz
Avaliação de Competências e
Atitude Pessoal - refere-se à
forma COMO o
colaborador actua.
A avaliação do desempenho é um instrumento
que mede a eficiência e eficácia dos
colaboradores.
3ª Reflexão
O Papel do Avaliador…
SIADAP
AVALIADOR (DR nº 19-A)
Nº1 Art 12º
 A avaliação é da competência do superior
hierárquico imediatos ou do funcionário que possua
responsabilidades de coordenação sobre o
avaliado, cabendo ao avaliador:
 a) Definir objectivos dos seus colaboradores
directos de acordo com os objectivos fixados para o
organismo e para a respectiva unidade orgânica.
 b) Avaliar anualmente os seus colaboradores
directos, cumprindo o calendário da avaliação
Nº3 Art 12º
 Nos casos em que não estejam reunidas as
condições previstas no número anterior é avaliador
o superior hierárquico de nível seguinte ou, na
ausência deste, o conselho coordenador da
avaliação.
Nº1 Art 14º
 Para efeitos de aplicação do presente diploma,
considera-se dirigente máximo do serviço o titular
do cargo de direcção superior de 1º grau ou outro
dirigente responsável pelo serviço ou organismo
directamente dependente do membro do Governo
Conservadores - Especificidades
Art 21º DL nº 519-F2/79
Considera os conservadores e os notários pessoal
dirigente…inaplicabilidade tout court
… assumem a direcção da repartição de que são
titulares, cabendo-lhes a orientação e fiscalização de
todo o serviço
Art 2º Lei nº 2/2004
São cargos dirigentes, os cargos de direcção, gestão,
coordenação e controlo dos serviços e organismos
público abrangidos pela presente lei
Art 5º Lei nº 2/2004
Os titulares dos cargos dirigentes devem promover
uma gestão orientada para resultados, de acordo com
os objectivos anuais a atingir, definindo os recursos a
utilizar e os programas a desenvolver, aplicando de
forma sistemática mecanismos de controlo e avaliação
dos resultados
Art 7º Lei nº 2/2004
Compete aos titulares dos cargos de direcção superior
de 1º grau, no âmbito da gestão geral do respectivo
serviço ou organismo a) elaborar os planos anuais e
plurianuais de actividades, com identificação dos
objectivos a atingir pelos serviços, os quais devem
contemplar medidas de desburocratização, qualidade e
inovação
Art 8º Lei nº 2/2004
Compete aos titulares dos cargos de direcção
intermédia de 1º grau a) definir os objectivos da unidade
orgânica que dirigem tendo em conta os objectivos
gerais estabelecidos
Processo de Avaliação do Desempenho
Aspectos relevantes a considerar
AVALIADO
AVALIADOR
Análise conjunta dos factores considerados para a avaliação e da
auto-avaliação (entrevista anual)
Direito
Dever
Proceder à auto-avaliação
Dever
OS DIRIGENTES DOS SERVIÇOS são responsáveis pela aplicação e
divulgação em tempo útil do sistema de avaliação, garantindo o
cumprimento dos princípios e a diferenciação do mérito
É garantida a divulgação dos objectivos, fundamentos, conteúdo e
sistema de funcionamento e de classificação
Direito
É garantido o direito à reclamação e recurso
Direito
Todos os intervenientes à excepção do avaliado, ficam obrigado ao
dever de sigilo sobre a matéria
A atribuição de percentagens máximas deve ser do conhecimento de
todos os avaliados
Dever
Direito
Nota: As Fichas de Avaliação constituem um documento confidencial pelo que o acesso deverá ser reservado.
Propõe-se que os originais sejam mantidos na área de Recursos Humanos/Pessoal
Processo de Comunicação
A mensagem a passar,
deve ser clara e
compreendida por
todos, ou...
Todos devem estar
bem conscientes de
quais as regras!
Objectivos SMART
ESPECIFICOS
Concretos, claros e precisos
MENSURÁVEIS
Associados a formas de medição – indicadores
AMBICIOSOS
Difíceis de atingir, criando desafios, inovação e melhoria
REALISTAS
Possíveis de atingir
TEMPORIZADOS
Associados a períodos de tempo, prazos
Processo de Avaliação do Desempenho
Avaliação Prévia por parte do Avaliador
AVALIADOR
Realizar a Avaliação prévia dos colaboradores
Submeter os
resultados da
Avaliação prévia ao
CCA
1. Nº colaboradores avaliados/não avaliados;
2. Necessidades de formação (Temáticas, nº horas/colaborador);
3. Resultado global das avaliações:
% Insuficiente
Alteração do
resultado da
avaliação
% Necessita de desenvolvimento
% Bom
% Muito Bom e fundamentação que evidencie os factores que
contribuíram para o resultado final
Apresenta o
resultado da
Avaliação ao
colaborador
Sim
Não
CCA aprova?
% Excelente e identificar os contributos relevantes para o serviço,
tendo em vista a sua inclusão na base de dados sobre boas práticas
CCA
Analisar os resultados da Avaliação prévia dos colaboradores:
Factores de diferenciação apresentados e Harmonização
4ª Reflexão
Como desenvolver…
P
rocesso de Mudança
Não se pode gerir a mudança.
Só se pode antecipá-la ou liderá-la.
A mudança é coisa para empreendedores, não para gestores.
Peter Drucker
Sistema de Avaliação do Desempenho
ESTRATÉGIA
Qual é a Missão da
Conservatória?
Em alinhamento com a DGRN / MJ
Em função do Plano de Actividades
Em função das necessidades da comunidade
Em conformidade com os recursos disponíveis
(instalações, materiais, equipamentos, pessoas e
competências)
Quais as prioridades?
Quais os factores externos?
Quais as condicionantes?
Qual a evolução esperada? (estrutura evolutiva da
comunidade, tecnologia, competências)
Quais as necessidades de suporte organizacional?
Estratégia de Melhoria?
Sistema de Avaliação do Desempenho
DEFINIÇÃO DE OBJECTIVOS
Corrigir
1.
Análise inicial:
Quais as actividades chave?
Melhorar
2.
Análise de melhoria:
Quais as expectativas em relação ao serviço?
Quais as dificuldades?
Qual a envolvente?
Qual o nível de cumprimento?
Quais as necessidades?
Objectivos orientados para resultado, não para a tarefa
Objectivos partilhados
Necessidade de coordenação e comunicação entre serviços
Definição de Indicadores
Necessidade de conhecer o ponto de partida e estabelecer comparação; Cultura e registo;
Benchmarking para melhoria.
Cultura de evidência
Necessidade de registar a evolução dos indicadores, os factores críticos e as acções
correctivas
Compromisso entre Avaliado, Avaliador e Instituição
Sistema de Avaliação do Desempenho
MONITORIZAÇÃO DE INDICADORES
AVALIAÇÃO ANUAL
MONOTORIZAÇÃO PERMANENTE
Definição dos
objectivos
Selecção dos
indicadores
Melhoria do
Desempenho
Recolha dos
dados
Desenvolvimento de
medidas de melhoria
Registos dos resultados
monitorização
Registo e análise periódica
da informação
Sim
Avaliação dos objectivos Resultados
A evolução é
positiva?
Não
Sistema de Avaliação do Desempenho - Instrumentos
OBJECTIVOS DA UNIDADE ORGÂNICA
Desdobramento dos Objectivos Estratégicos e Plano de Actividades
Tipologia
Objectivos
Qualidade de
Serviço e Impacto
na Sociedade
Metas
1. Melhorar a qualidade dos serviços através da
aplicação de instrumentos de Melhoria da
Qualidade
Produtividade e
Gestão da
Despesa
Motivação e
Gestão de
Recursos
Humanos
Indicadores de Medida
1.1 Cumprimento do plano
de melhorias em 80%
1.1.1 Nº acções desenvolvidas
e Tx de desvio ao planeamento
1.2 Redução das
reclamações em 5%
1.2.1 Nº reclamações e %
redução
2. Implementação do Programa de Gestão
Informática.
2.1 Garantir a
implementação a 100%
3. Aumento da capacidade de resposta nos actos
de registo predial
3.1 Diminuição de 5% no
tempo de resposta
2.1.1 Nº acções desenvolvidas; Tx
de Implementação; Análise
comparativa dos resultados/custos
3.1.1 Tempo médio por acto; %
diminuição
4. Assegurar a concretização do plano de
formação, conforme as necessidades identificadas
4.1 Cumprimento de 70%
das acções propostas
3.1.1 Nº acções formação
propostas vs realizadas; Nº horas
5. Promover reuniões mensais sobre a melhoria
das actividades e respectivas iniciativas
5.1 Controlo e tratamento
de 60% dos aspectos
críticos
3.2.1 Tx participação; Nº
iniciativas concretizadas vs
aspectos críticos identificados
Tableau de Bord
Acompanhamento
Jan-Fev
Mar-Abr
Mai-Jun
Jul-Ago
Set-Out
Nov-Dez
10
10
10
7
7
7
Indicador 1
5
6
6
2
4
3
Indicador 2
4
4
4
2
4
4
Total
9
10
10
4
8
7
Desvio
-1
0
1
-3
1
0
Acção
ACP12
ACP13
ACP14
Meta
20
18
16
14
Meta
12
Pré-analitica
10
Analitica
Pós-analitica
Total
8
6
4
2
0
1
2
3t
4
5
6
Registos
Sistema de Avaliação do Desempenho - Instrumentos
OBJECTIVOS INDIVIDUAIS
Desdobramento dos Objectivos da UO
Objectivos e Indicadores de Medida
Registos
Competências
20%
Garantir a capacidade média de resposta aos
actos de registo predial em 9 dias
40%
20%
Coordenar a aplicação do sistema de
informação, garantindo o cumprimento de
80% do planeamento previsto
30%
Garantir o controlo das reclamações,
assegurando a análise mensal da
evolução do processo
30%
Objectivo 1
20%
20%
20%
Jan
Fev
Mar
Abr
Mai
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov
Dez
9
7
15
8
9
9
9
8
10
11
9
9
1
1
1+1
1
1
1
1
1
1
1
1
Objectivo 2
Objectivo 3
Legenda:
Cumpriu
Superou
Não Cumpriu
Avaliação do Desempenho – Registo de Informação (DGAP)
SGU – Sistema de Informação: www.siadap.gov.pt
1º
Preenchimento/Actualiza
ção BDAP – Base de
Dados da Administração
Pública
2º Pedido de Password
– Administrador SIADAP
(Informática e/ou RH)
3º Preenchimento da
estrutura do Organismo
4º Interligação de
informação BDAP-SGU
5º Pedido de Password
para Avaliadores –
registo dos dados da
avaliação
6º Pedido de Password
para Avaliados –
consulta dos dados da
avaliação
Informar,
 Esclarecer a abordagem da avaliação do
desempenho de modo claro e aberto
formar,
 Formação dirigida aos avaliadores sobre
métodos e instrumentos de avaliação
para ajudar a mudar…
Uma Organização aprendente é uma Organização capaz de criar, adquirir
e transferir conhecimentos e modificar o seu comportamento para que
este reflicta novos conhecimentos e saberes.
David A. Garvin
5ª Reflexão
Melhoria do Desempenho…
CAF/EFQM
SIADAP
Auto-avaliação CAF - Diagnóstico
Plano de Melhorias
Ciclo Anual de Gestão
Priorização das Acções de
Melhoria
Objectivos Estratégicos
Acções de Melhoria
Organizacional – Sistema Gestão
Objectivos Operacionais
Unidades Orgânicas
Objectivos por funcionário
Auto-Avaliação CAF - Avaliação
de Desempenho: resultados
organizacionais
Avaliação de Desempenhos
Relatório de Actividades
Agradecemos a Colaboração!
Sem medição não há controlo,
sem controlo não há evolução,
sem avaliação não há melhorias.
Juran
Rua da Estrela, 21
1200-668 Lisboa
Tel: 21 397 09 70
www.sinase.pt
Contacto: Dr. Paulo Aguiar - [email protected]