Relatório
de Conclusões/
Recomendações
AUDITORIA: Operacional, Orientada e Ocasional
Divisão de Valorização dos Recursos Humanos (DVRH)
Cascais, Novembro de 2013
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Índice
1.
Conclusões e Recomendações ..................................................... 5
No âmbito das Normas e Procedimentos .......................................... 5
Verificação da conformidade ........................................................... 8
Segregação de Funções ................................................................. 9
Meios informáticos ....................................................................... 10
2.
Notas Finais .............................................................................. 11
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1. Conclusões e Recomendações
A função de Auditoria Interna corresponde à medição e avaliação da eficácia
dos controlos e métodos dentro da organização, da adesão às políticas
internas e à legislação em vigor para a autarquia local e promoção da
economia, eficiência e eficácia das operações.
Neste contexto, apresentam-se as conclusões/recomendações da auditoria que
teve como objeto as horas extraordinárias processadas pela Divisão de
Valorização de Recursos Humanos (DVRH de ora em diante).
O trabalho extraordinário visa fazer face a acréscimos eventuais e transitórios
de trabalho em que não se justifique a admissão de colaborador, ou por
motivo de força maior para prevenir ou reparar prejuízos graves. A DVRH deve
ser, em todas as fases do procedimento, o gestor da informação relativa ao
processamento de horas extraordinárias.
O período de auditoria reportou-se de Janeiro de 2012 a Junho de 2013.
Com base nos trabalhos de auditoria e findings que deles resultaram,
propomos:
No âmbito das Normas e Procedimentos
a) A desmaterialização por via do programa de gestão documental
do município (GDCC) de toda a documentação relativa a trabalho
extraordinário deverá ser formalizada e divulgada, por exemplo,
por via de nota de serviço e disponibilização na intranet.
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b) A sistematização em normativo geral das regras e circuitos de
tramitação das horas extraordinárias.
Os
circuitos
deverão
ser
uniformes,
impossibilitando
tratamentos distintos para situações idênticas e devem prever:
1. A definição clara dos prazos a cumprir para o pedido prévio de
autorização e de comunicação do trabalho realizado;
2. Os preceitos a serem cumpridos na fundamentação dos pedidos;
3. A identificação das autorizações a obter;
4. As regras de atuação em situações de incumprimento.
c) A sistematização em manual de procedimentos internos da
DVRH, das metodologias de tratamento da informação de
trabalho extraordinário, onde se incluam:
1. A verificação da conformidade administrativa e documental;
2. A
conferência
dos
documentos
de
trabalho
realizado
pelo
cruzamento da informação com os registos no sistema biométrico
de assiduidade;
3. A identificação das formas de atuação em caso de incumprimento
da conformidade administrativa e documental, nomeadamente, a
definição
das
regras
para
a
devolução
de
processos
aos
colaboradores;
4. As
metodologias
de
lançamento
dos
dados
nos
sistemas
informáticos existentes;
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5. A definição de prazo para o fecho das operações referentes ao
processamento
de
vencimentos,
nomeadamente
horas
extraordinárias.
6. As metodologias de arquivo da informação;
d) Com o objetivo de partilha e criação de uma base comum de
conhecimento na DVRH relativa a horas extraordinárias, todas
as
instruções
que
emanem
da
aplicação
da
legislação
e
constituam regra a cumprir, deverão ter a forma escrita e serem
divulgadas por todos os colaboradores.
e) As diretrizes ou instruções supra mencionadas, deverão ser
centralizadas em dossier físico ou pasta digital no disco comum
da divisão, para consulta por todos.
f) Que para todas as situações que não se enquadrem de imediato
na leitura da legislação seja obtido parecer jurídico de suporte,
nomeadamente, para o caso dos sindicalizados.
g) Deverá ser feita a normalização da metodologia de registo no
SGP das horas extraordinárias realizadas, devendo optar-se pelo
lançamento das horas diárias efetuadas, com a finalidade de
executar um cruzamento eficaz com a informação do sistema
biométrico de assiduidade.
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h) O desenvolvimento em conjunto com o serviço municipal de
arquivo corrente, do envio, após fecho dos processos, da
documentação constante no arquivo da DVRH. Esta metodologia
permitirá, face à ausência de arquivo digital, que a documentação seja
catalogada de acordo com o plano documental do município e integrada
em suporte digital.
Verificação da conformidade
i) Deverá
ser
exigido
extraordinárias
em
pela
sistema
DVRH
o
registo
biométrico
de
das
horas
controlo
da
assiduidade, a fim se serem cumpridos, o nº 3 do artº 112º do Anexo
II do Regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas e artigos
23º e 25º do Regulamento Interno sobre Organização e Duração do
Tempo de Trabalho na Câmara Municipal de Cascais.
j) A DVRH deverá proceder à análise qualitativa dos dados que
constam
nas
folhas
de
horas
extraordinárias
pedidas
e
realizadas.
A análise qualitativa dos dados corresponde à verificação dos seguintes
critérios:
1. Fundamentação do pedido;
2. Autorização das horas extraordinárias previstas e realizadas por
responsável com competência delegada para o efeito;
3. Cumprimento dos patamares limite estabelecidos na legislação
para a realização de trabalho extraordinário;
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4. Verificação da disponibilidade de dotação orçamental aquando do
pedido prévio;
5. Cumprimento dos prazos de envio dos pedidos prévio e de
trabalho realizado;
6. Coerência entre as horas extraordinárias previstas, realizadas e
as registadas no sistema biométrico de assiduidade aquando da
realização do trabalho;
Sempre
que
da
análise
qualitativa
resultar
o
apuramento
de
imprecisões, deverão os documentos ser devolvidos para correção.
k) Que a DVRH acompanhe a evolução da coerência estrutural das
contas
orçamental
e
patrimonial
relativas
a
horas
extraordinárias em colaboração com os serviços financeiros.
l) A implementação de um acompanhamento constante dos casos
em que a prestação de trabalho extraordinário é frequente e
indicia a existência de prestação contínua de trabalho em período
fora do horário normal, comunicando e analisando o facto com os
respetivos serviços.
Segregação de Funções
m) A
promoção
procedimentos
da
segregação
de gestão
das
de
funções
horas
em
todos
extraordinárias,
os
sendo
princípio geral que quem lança informação não a confere:
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1. Na equipa de processamento de remunerações essa segregação
poderá passar por exemplo, pela definição de dois elementos
que
não
tenham
efetuado
lançamento
de
horas
extraordinárias e que mensalmente e de forma rotativa
com os restantes elementos
da equipa, procedam à
conferência dos dados.
2. No âmbito da conferência dos dados lançados em SGP com o
registo biométrico de assiduidade, propõe-se a constituição de
uma
equipa
de
conferência
composta
provenientes
do
processamento
de
por
elementos
remunerações,
da
gestão de pedidos prévios e do relógio de ponto, também
em sistema de rotatividade.
Meios informáticos
n) O acesso ao Biz Navigator deverá ser alargado a todos os
colaboradores
com
responsabilidade
na
gestão
de
horas
extraordinárias, acompanhado da respetiva formação.
o) Solicitação à software house do programa de registo biométrico
(Sisqual), de opção de menu para obtenção de listagens de
consulta dos dados registados em sistema por parte dos
trabalhadores do relógio de ponto.
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p) Deverá ainda ser promovido o envio automático da informação
constante no programa de relógio de ponto para o SGP para
cruzamento com o trabalho extraordinário realizado.
2. Notas Finais
Esperamos
que
as
nossas
conclusões/recomendações
constituam
um
contributo para a contínua melhoria do serviço auditado.
A equipa agradece o acolhimento, a simpatia e a disponibilidade do serviço e
da sua linha hierárquica ao longo de todo o processo relativo à auditoria.
Cascais, 25 de Novembro de 2013
A Equipa de Auditoria Interna,
Coordenação __________________________,
Técnica Superior Gestão ________________________.
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