Manuais
Conceitos:
“(...) todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos,
funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e
orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos
executivos e funcionários da empresa, bem como a forma
como estes devem ser executados, quer seja
individualmente, quer seja em conjunto” (OLIVEIRA, 2002)
Manuais
“Manual é o conjunto, ou a coleção sistemática de
normas, diretrizes, objetivos, instruções e orientações
que indicam para todos os funcionários da
organização o que deve ser feito, como, onde,
quando, quem deve fazer e por que é feito”
(D’ASCENÇÃO, 2001).
São desenvolvidos ao longo da análise, redesenho e
informatização dos processos administrativos.
Faz parte do trabalho de análise e redesenho.
Manuais
Vantagens:
• Fontes permanentes de informações e consultas
• Facilitam a efetivação de normas, procedimentos e funções
• Propiciam coerência e continuidade na execução das tarefas
• Facilitam o treinamento de funcionários
Novos
Antigos (reciclagem)
• Permitem maior delegação de autoridade
Descentralização
Maior predisposição para assumir responsabilidades
• Permitem uma melhor visão de conjunto para os funcionários
• Constituem-se em um histórico administrativo
Manuais
Desvantagens:
• Apesar de serem ponto de partida, não são solução para
todos os tipos de problemas possíveis
• Custo normalmente alto
• Quando muito sintéticos, tendem a ser pouco úteis
• Quando muito detalhados, tendem a se desatualizar
rapidamente, pois ignoram os aspectos informais
• Se incompletos ou malfeitos, causam mais problemas,
inclusive devido a redações pouco claras, prolixas ou
deficientes
• Em geral, são pouco flexíveis
• Podem limitar a criatividade e o julgamento pessoal
Manuais
• Indicações de uso:
– Dúvidas freqüentes do público-usuário
– Demora e formação de filas
– Desconhecimento de uma determinada
rotina
– Treinamentos
Manuais
• Requisitos:
– Necessidade real
– Diagramação estruturada e adequada às
finalidades
– Um bom índice e sumário
– Ser flexível e possuir redação simples e
clara
– Sofrer revisões e atualizações constantes
– Ser distribuído a todos os funcionários
Manuais
Tipos de manuais:
Manuais técnicos
•
manual de manutenção de máquinas e
equipamentos
• manual de operacionalização de máquinas e
equipamentos
• manual de terminologia técnica
• manual de processos de produção
Manuais administrativos
•
•
•
•
•
manual de organização (funções)
manual de políticas e diretrizes
manual do empregado
manual de instruções especializadas
manual de normas e procedimento
Manual de processos administrativos
(normas e procedimentos dos processos
administrativos
Finalidades
• Divulgar quais as atividades (o que é feito) ao pessoal
envolvido com o processo;
• Padronização de procedimentos (como, quando,
quem faz e onde é feito);
• Delimitar áreas de competências
• Permitir coordenação efetiva das atividades do
processo.
Manual de processos administrativos
(normas e procedimentos dos processos
administrativos
Conteúdo do manual
• normas/procedimentos (o que é feito, por quem,
como, onde e quando);
• documentação de formulários, relatórios, etc. que
pertencem ao processo administrativos;
• Fluxo do processo
• Anexos (modelos, tabelas, notas explicativas, figuras)
Manual de processos administrativos
Roteiro para elaboração
Definição do processo e seus objetivos;
• Conhecimento da empresa;
• Planejamento do manual
• Levantamento
• Elaboração
• redação
• diagramação e formatação
• codificação e itemização
• impressão e encadernação
• testes
• implantação
Manuais eletrônicos
Vantagens
• Diagramação e formatação
• Dispensa impressão e encadernação
• Rapidez na divulgação do manual e nas atualizações
• Custos reduzidos
• Arquivamento
• Acompanhamento (da utilização)