Organização, Sistemas e
Métodos
Prof. _(Petrônio Santos Costa)_
Unidade 1
Conteúdo da
Unidade 1
(Seção A)
 Introdução ao Estudo de Organização, Sistemas e
Métodos
 Denominações usuais de O S M






O S M é ...
Objetivos básicos de O S M
Perfil profissional
O ambiente de trabalho
Fatores para ação do órgão de O S M
Posição estrutural
Unidade 1
2
Conteúdo da
Unidade 1




(Seção B)
O Processo de Mudança
Cronograma
A Luta Contra os Desperdícios
Fundamentos de Organização










Colaboradores da Administração
Funções Básicas da Organização
Funções Administrativas (Modernas)
Princípios Básicos de Organização
Raciocínio Cartesiano
Grupos Estruturais Básicos
Centralização / Descentralização
Tipos de Autoridade
Departamentalização
Patologias Organizacionais
Unidade 1
3
Introdução ao Estudo
de O S M
 O novo conceito de OSM é o desenvolvimento organizacional, que envolve a atuação do profissional como
consultor em planos estratégicos, projetos de mudança
organizacional, gestão de negócios, qualidade total e
educação empresarial.
 O novo O&M assume forma virtual, ligando-se diretamente ao ambiente da TI (Tecnologia da Informação. Neste
ambiente, a Intranet, Internet, GED, sistemas workflow,
CRM, formulários eletrônicos, B2B e outros, dão suporte
a tomada de decisão.
Unidade 1
4
Denominações usuais
de OSM
Organização, Métodos e Qualidade
Organização e Métodos
Modernização Administrativa
Análise Sistemas e Informações
Desenvolvimento Organizacional
Organização, Sistemas, Métodos e Informações
Planejamento e Métodos
Sistemas Administrativos
Análise Administrativa
Unidade 1
5
OSM é ...













Racionalização Administrativa e Operacional
Criatividade
Processo de Melhoria Contínua
Luta contra os Desperdícios
Simplificação do fluxo de trabalho
Aumento da produtividade
Ferramenta de competitividade
Mudança de paradigmas
Identificação dos problemas e busca soluções
Estudos de ambiência / Estresse
Treinamento de usuários / novas tecnologias
Planejamento Estratégico
Modernidade Organizacional e Sistêmica
Unidade 1
6
Objetivos Básicos
de OSM
Racionalizar os processos administrativos e operacionais
Processar a análise funcional/estrutural (“downsizing”)
Identificar os pontos críticos e falhos da empresa (soluções)
Processar a sinergia interdepartamental
Sensibilizar os ativos intelectuais para a importância dos clientes
Estimular a criação de Círculos de Controle de Qualidade
Buscar a padronização de métodos e procedimentos (ISSO
9000/14000)
 Minimizar os custos com a documentação
 Criar meios para agilizar e eliminar os ruídos das comunicações
 Possibilitar a troca de experiências (“Benchmarking”)







Unidade 1
7
Perfil Profissional
 Conhecimentos especializados
 Pesquisador
 Facilidade de relacionamento humano
 Versalidade e visão empresarial
 Poder de criatividade
 Capacidade de análise e síntese
 Paciência e perseverança
 Boa percepção
 Reputação profissional
Unidade 1
8
O Ambiente
de Trabalho
SISTEMAS INTERNOS
COORDENAÇÃO
SISTEMAS EXTERNOS
NÍVEL DE DECISÃO
ANALISTA DE
OSM
COLETA DADOS
PLANOS ESTRATÉGICOS
NÍVEL DE GESTÃO
ADEQUAÇÃO DOS MEIOS
NÍVEL DE EXECUÇÃO
PROCESSAMENTO
(Análise)
RESULTADOS
BUSCA DE RESULTADOS
Unidade 1
9
Fatores para
Ação do Analista
SOLITAÇÃO
SOBREVIVÊNCIA
CLIENTES
Um Analista de OSM
para fazer o que?
EVOLUÇÃO
TECNOLÓGICA
GLOBALIZAÇÃO
(Competitividade)
MEIO AMBIENTE (Política, social, Econômico)
Unidade 1
10
Posição
Estrutural do Órgão
A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais próximo
possível da maior autoridade decisória da empresa.
PRESIDÊNCIA
OSM
ADMINISTRAÇÃO
Unidade 1
PRODUÇÃO
MARKETING
11
Cronograma
Conceito
Cronograma é um gráfico que procura demonstrar o início e
o término das diversas fases de um processo operacional, dentro
das faixas de tempo previamente determinadas, possibilitando
acompanhar e controlar a execução planejada.
Objetivos
 Permitir controlar o tempo de execução de cada atividade;
 Permitir visualizar qual a fase que está terminando e qual a que
deve ser iniciada;
 Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo disponível e
uma diminuição de interrupções.
Unidade 1
12
Cronograma
.
LOGO da
Empresa
DATA
(Nome da empresa)
(Nome do Projeto)
ATIVIDADES
4
1
(mês)
2
3
(Responsável - VOCÊ)
4
1
(mês)
2
3
4
1
(mês)
2
3
4
1
(mês)
2
3
4
1
(mês)
2
3
4
1. Caracterização do Estágio / Atividades na
Empresa (Orientações Introdutórios)
2. Reciclagem (Revisão Bibliográfica)
3. Elaboração do Plano de Estágio
4. RTE (Relatório Técnico de Execução)
4.1 Estratégia Empresarial
4.2 Levantamento (Identificação dos
problemas existentes)
4.3 Análise (Avaliação da situação atual /
teoria aplicada à prática)
4,4 Proposta de Solução (Resultados
obtidos / contribuição efetiva para empresa)
5. Elaboração do Relatório Final
6. Workshop (Data final para entrega do
Relatório)
Legenda:
- Previsto
Obs: 17 de Março - Data limite para entrega do Plano
- Realizado
- Interrupções
Workshop = data limite para entrega do Relatório Final
Importante: 4.2, 4.3 e 4.4 = Etapas do Plano de Estágio
Estimativa de TEMPO para realização das atividades: FIXAS:
1 = 4 semanas, 3 = 2 semanas, 5 = 1 semana. VARIAVÉIS: demais atividades de acordo com a envergadura de cada projeto.
Unidade 1
13
O Processo de
Mudança
 1ª Fase
A Mudança Pessoal (Eu quero e irei conseguir)
 2ª Fase
A Iniciativa da Empresa (Ela quer e irá conseguir)
 3ª Fase
A Mudança Propriamente Dita (Nós queremos e iremos
conseguir)
Unidade 1
14
Processo de Mudança
Operacionalização
Não anunciar excelentes produtos / serviços antes de
preparar os colaboradores para executá-los
 Tratar igualmente os clientes internos e externos
 Desenvolver o relacionamento interpessoal
 Estabelecer programas de treinamento e desenvolvimento
de pessoal
 Divulgar sistematicamente as melhorias conquistadas
 Aperfeiçoar o sistema de recrutamento e seleção
 Fazer com que cada empregado tenha orgulho de
trabalhar na empresa
Unidade 1
15
Processo de Mudança
Definição dos Objetivos Básicos da Empresa
A empresa deve permanentemente, possuir e buscar o aperfeiçoamento de
seus objetivos básicos, os quais servirão de guia referencial para a
condução de seus negócios:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Qualidade
Eficácia Organizacional
Informações
Desenvolvimento de Recursos Humanos
Racionalização
Efetividade
Planejamento
Custos
Produtividade
Decisão
Unidade 1
16
A Luta contra os
Desperdícios
Desperdícios Visíveis (Só não vê quem não quer):
 excesso de reuniões;
 utilização “a vontade” dos veículos da empresa;
 ligações interurbanas sem controle;
 má utilização de energia elétrica;
“ em caso de erro a culpa é do outro setor;
 altos índices de erros nas operações;
 retorno de garantia;
 retardamento nas decisões;
 conflitos pessoais;
 Iluminação inadequada.
Unidade 1
17
A Luta contra os
Desperdícios
Desperdícios Invisíveis (Acontecem sem a percepção do
executor, por incompetência ou preguiça mental):
 excesso de burocracia;
 pagamento de multas e juros por ineficiência dos controles;
 demora no atendimento aos clientes;
 existência da “central de boatos” ;
 “bitolamento empresarial” não ouvindo os colaboradores;
 duplicidade de controles;
 falta de profissionalismo;
 má programação dos itens de estoque;
 Mau atendimento e uso indevido do telefone.
Unidade 1
18
A Luta contra os
Desperdícios
Algumas “Armas” (ferramentas) para combater os Desperdícios:
Just In Time
Seis Sigmas
Análise e Distribuição do Trabalho
Programa 5S
Análise e Distribuição do Espaço
“call center”
Raciocínio Cartesiano
Programa de Qualidade Total
Elaboração de Normas Procedimentais
Análise Funcional / Estrutural
Estudo das Patologias Administrativas
Unidade 1
19
Fundamentos Básicos de Organização
Reciclagem para o Estudo de OSM









Colaboradores da Administração Cientifica
Funções Básicas da Organização
Princípios Básicos de Organização
Preceitos de Descartes
Grupos Estruturais Básicos
Centralização / Descentralização
Tipos de Autoridade
Departamentalização
Patologias Organizacionais
Unidade 1
20
Colaboradores da
Administração Cientifica
Taylor
 O homem treinado produz mais e com melhor
qualidade;
 Qualquer trabalho necessita de planejamento;
 Co-participação entre o capital e trabalho – salários
melhores – aumento da produtividade;
 Introduziu o controle, para evitar o desperdício
operacional;
 Inseriu, também , a supervisão funcional.
Unidade 1
21
Colaboradores da
Administração Cientifica
Fayol
 Planejar
Prever, antecipadamente uma ação
 Organizar
É proceder a divisão do trabalho
 Comandar
É o poder de dirigir e se fazer obedecer
 Coordenar
Significa harmonizar esforços entre indivíduos e/ou unidades
administrativas e operacionais
 Controlar
É avaliar os resultados de acordo com as metas estabelecidas
Unidade 1
22
Colaboradores da
Administração Cientifica
Mc-Gregor
 Teoria Y
O homem está permanentemente motivado para assumir
responsabilidades; tem iniciativa e não precisa ser comandado;
está sempre preocupado com os problemas da empresa; gosta de
participar das decisões e dirige seus esforços para os objetivos da
organização, pois entende que o seu futuro dela depende.
 Teoria X
Dentro do enfoque da Qualidade, sua contribuição, reside,
somente na teoria Y.
Unidade 1
23
Colaboradores da
Administração Cientifica
Maslow
Hierarquia das Necessidades Humanas
Auto-Realização
Status
Sociais
Segurança
Fisiológicas
Unidade 1
24
Funções Básicas da
Organização
 Segurança
Preocupa-se com os bens patrimoniais
 Financeira
Gerenciamento de capitais
 Técnica
Capacidade de gerenciar o processo produtivo
 Comercial
Escoamento da produção
 Contábil
Função legal e de suporte para a tomada de decisões
 Administrativa (Fayol)
Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar
Unidade 1
25
|Funções Administrativas
Modernas
.
QUAIS SÃO AS FUNÇÕES
ADMINISTRATIVAS?
ORGANIZAÇÃO
PLANEJAMENTO
DIREÇÃO
CONTROLE
COMANDAR
Unidade 1
COORDENAR
TREINAR
26
Princípios Básicos
de Organização
 Divisão do Trabalho
Caracteriza-se pela decomposição das atividades dos órgãos
em tarefas e passos a serem executados pelos elementos humanos
da organização de forma que o trabalho seja realizado, sem
sobrecarga, com eficiência e eficácia.
 Coordenação
Consiste em harmonizar os esforços de todos os setores e/ou
pessoas, processando a sinergia necessária a satisfação dos
clientes
 Alcance do Controle
Unidade 1
27
Sistemas de Controle
ENTRADA
Contato/Pedido
do Cliente
SistemaTradicional
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO
Pedido do Cliente
SAÍDA
Produto ou
Serviço
Sistema Atual
ENTRADA
Contato/Pedido
do Cliente
Unidade 1
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO
Pedido do Cliente
SAÍDA
Produto ou
Serviço
28
Raciocínio Cartesiano
(Preceitos de Descartes)
 Princípio da Evidência
Não aceitar nada como verdadeiro, enquanto não for conhecido
como tal.
 Princípio da Análise
Fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem
necessárias, de modo a facilitar a sua compreensão.
 Princípio da Síntese
Pensar ordenadamente, a partir dos fatos mais simples até chegar
aos mais complexos.
 Princípio da Enumeração
Fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas, de
modo a certificar-se de que nada foi omitido.
29
Unidade 1
Grupos Estruturais
Básicos
(DIREÇÃO)
DIRETORIA
EXECUTIVA
DEPARTAMENTO
DE
PRODUÇÃO
DEPARTAMENTO
DE DISTRIBUIÇÃO
DEPARTAMENTO
DE
ADMINISTRAÇÃO
(FIM)
(QUASE-FIM)
(MEIO)
Unidade 1
30
Centralização / Descentralização


Concentração / Desconcentração
- Centralização
Poder de Decisão
(Autoridade)
Área Geográfica
(Localização)
- Descentralização
- Desconcentração
- Concentração
Unidade 1
31
Tipos de Autoridade
 Deliberativa
Estabelece as políticas e diretrizes
 Executiva
Fazer cumprir o que foi deliberado
 Fiscal
Verificar, acompanhar e controlar os resultados
 Consultiva
Oferecer aconselhamento, apresentar sugestões
 Técnica
Orienta e fiscaliza as operações
 Coordenadora
Articular e harmonizar os esforços das aéreas sob sua coordenação
Unidade 1
32
Departamentalização
Procedimentos
 Departamentalização
É uma forma de fracionar a estrutura organizacional,
objetivando agrupar atividades homogêneas que possuam uma
mesma linha de ação. Visa fortalecer o desempenho funcional.
 Procedimentos
 Agregação
Colocar “especialistas” numa mesma unidade de trabalho
 Controle
Agrupar as atividades de forma que possam ser facilmente
supervisionadas
Unidade 1
33
Departamentalização
Procedimentos
 Coordenação
Agrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns.
 Enquadramento
Agrupamento das atividades de acordo com seu “grupo estrutural
básico” (direção, fim, meio e quase-fim).
 Processos
Atividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.
Unidade 1
34
Departamentalização
Critérios
⇌ Critério da Qualidade
Atividades ligadas à geração da qualidade.
⇌ Critério da Direção Superior
Direcionado à gestão dos negócios empresariais.
⇌ Critério Funcional
Atividades que possuem o mesmo propósito.
⇌ Critério de Produto e Serviço
Diretamente relacionada com os produtos e serviços.
⇌ Critério de Objetividade / Clientela
Atendimento exclusivo ao cliente externo.
Unidade 1
35
Departamentalização
Critérios
⇌ Critério Geográfico
Visa atender a clientes dispersos geograficamente.
⇌ Critério de Processo ou Equipamento
Atividades que usam o mesmo tipo de máquina, equipamento ou técnica.
⇌ Critério Ininterrupto
Destinado ao atendimento dos clientes 24 horas por dia.
⇌ Critério pela Força de Trabalho
Destinado normalmente a supervisão dos serviços terceirizados.
⇌ Critério Multifuncional
Objetiva atender vários órgãos independente da vinculação hierárquica.
Unidade 1
36
Patologias
Organizacionais
Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa
apresenta diversos tipos de enfermidades que, se não medicados em tempo
hábil, irão se agravando e prejudicando os demais órgãos da empresa.
★ Empresa Excessivamente Organizada
 Problemas (“bitolamento empresarial”; iniciativa pessoal tolhida;
multiplicação da atividade de staff; estrutura “amarrada” ...)
 Soluções (“reestudo dos manuais internos; elaboração de normas que
dêem abertura para a criatividade; flexibilização estrutural ...)
★ Inexistência de Instrumentos de Formalização Estrutural
 Problemas (conflitos e politicagem; ineficiência e inveja; insegurança e
irresponsabilidade; insatisfação dos clientes...)
 Soluções (criação de documentos formais de organização; definição das
linhas de autoridade; elaboração de guias de atribuições ...)
Unidade 1
37
Patologias
Organizacionais
★ Coordenação Acumulativa
A
B
C
D
E
Chefe
F
G
H
I
J
K
L
M
 Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rápido e solução correta a
todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e
diferentes problemas existentes na empresa ...)
 Soluções (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias,
segundo sua área de responsabilidade; aplicar a fórmula de Graicunas, na qual
se tenta estabelecer o número ideal de subordinados para cada chefia,
empregando a formula abaixo: ...)
Nt = N (2n/2 + N – 1)
Unidade 1
38
Patologias
Organizacionais
.★ Multicomando
 Problemas (multicomando; excessiva proliferação da autoridade funcional;
má definição da autoridade de linha; dúvidas com relação a quem obedecer
primeiramente ...)
 Soluções (fazer com que cada funcionário seja responsável apenas perante a
um superior hierárquico; utilizar a autoridade funcional com moderação,
zelando para que seus titulares tenham as respectivas áreas de atuação
perfeitamente delineadas ...)
Unidade 1
39
Patologias
Organizacionais
★ Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade
 Problemas (engarrafamento do poder de decisão, excesso de problemas
insignificantes na “mesa” da alta administração; estímulo à criação de
unidades organizacionais independentes no seio da organização;
emperramento dos processos, causando transtornos e, conseqüentemente,
prejuízos aos clientes ...)
 Soluções (criar um ponto de equilíbrio entre a centralização e a
descentralização administrativa de forma que o trabalho flua
normalmente sem que os entraves decisórios possam prejudicá-lo...)
Unidade 1
40
Patologias
Organizacionais
.★ Conjugação de Atividades Divergentes
Departamento de
Contabilidade
Fiscalizado e
Auditor sob a
mesma chefia
Lançamentos
Contábeis
Auditoria
Interna
 Problemas (uma das atividades será preterida; as duas atividades serão
prejudicadas; insatisfação e conflito entre as áreas ...)
 Soluções (processar a divisão do trabalho por meio da redepartamentalização
das atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias específicas ...)
Unidade 1
41
Patologias
Organizacionais
★ Excesso de Níveis Hierárquicos
 Problemas (aumento do nível de ruído
nas comunicações; demora excessiva na
tomada de decisão, muitas vezes quando
chega ao interessado já “estourou” o
prazo para a ação; alto custo com
pessoal, em virtude do grande número
de chefias...)
 Soluções (processar a análise funcional /
estrutural, “enxugar” a estrutura
aplicando o downsizing, eliminando as
unidades / chefias desnecessárias ...)
Unidade 1
42
Patologias
Organizacionais
★ Insegurança Executiva ou “Trincheira de Assessores”
 Problemas (alerta contra a
incapacidade do executivo; demora
nas decisões; conflito entre os órgãos
de linha e assessorias; indefinição das
funções e ociosidade da maioria dos
assessores ...)
 Soluções (rever quais assessorias são
realmente necessárias ao desempenho
da função; agrupar as assessorias com
objetivos comuns; eliminar as
assessorias desnecessárias...)
Unidade 1
Presidente
R. Públicas
Jurídico
Marketing
Imprensa
Secretaria
Auditoria
Consultor
Gabinete
Comercial
Operacional
43
Patologias
Organizacionais
.
★O Chefe do Chefe
 Problemas (uma da chefias fica
ociosa; “briga” pelo poder;
despesa desnecessária com uma
das chefias ...)
 Soluções (eliminar uma das duas
chefias, após a verificação de qual
delas é a mais importante para os
objetivos da empresa ...)
Unidade 1
Departamento
de Recursos
Humanos
Divisão de
Serviços
Sociais
44
Patologias
Organizacionais
★ Outros Problemas de Natureza Diversa










Estrutura organizacional obsoleta e antiquada
Indefinição dos objetivos e das metas e obscuridade das políticas e diretrizes
Tolerância a incompetência
Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexíveis
Incoerência entre o que foi planejado e o que está sendo executado
Ausência de agregação de valor na execução dos serviços
Uso inadequado da tecnologia da informação
Ênfase nas aparências, ignorando e/ou prejudicando as substâncias
Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e outros ...
Falta de integração e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros
Unidade 1
45