Caso de Estudo > Câmara Municipal de Lisboa
Câmara Municipal de Lisboa aposta numa nova
abordagem funcional assente numa plataforma
estabilizada e normalizada em tecnologia
Com cerca de 10.000 funcionários, a Câmara
Municipal de Lisboa (CML) é uma instituição muito
grande. Tem centenas de Arquitectos e Engenheiros,
centenas de desenhadores e centenas de outros profissionais que, não desenhando, têm que consultar ou
imprimir desenhos em formato digital.
O executivo resultante das últimas eleições
autárquicas é responsável por uma reestruturação
que reorganizou a CML com uma nova abordagem
funcional. Um dos resultados desta nova estrutura é
a centralização das responsabilidades relacionadas
com a Informática, antes dispersas pelos serviços,
no Departamento da Modernização Administrativa
e Gestão de Informação (DMAGI). Até à reformulação funcional desta área, os inúmeros serviços
executavam de forma avulsa e descoordenada as
suas próprias politicas de aquisições de software.
Este formato abria espaço para diversos problemas,
inclusivamente em termos legais.
“A criação do DMAGI veio centralizar um conjunto de
competências em algumas áreas que eram consideradas fundamentais para seguir uma estratégia
de modernização administrativa na CML” refere
Jorge Baptista, Director do DMAGI. “E actualmente
a tecnologia é uma alavanca a nível dessa mesma
modernização.”
Com a reestruturação tornou-se possível olhar para
as diversas áreas por grupos de aplicações, como
sejam ferramentas administrativas, financeiras, bases
de dados ou CAD, para dar alguns exemplos.
As vantagens desta abordagem são óbvias se olharmos por exemplo para o lado económico, nomeadamente quando falamos de aquisições em grande
escala, reduzindo-se os custos de forma significativa.
Outro aspecto importante é a compatibilidade interna entre versões, evitando-se que coexistam várias
versões das mesmas aplicações, implicando muitas
vezes conversões de ficheiros, que acrescentam custos à exploração em horas de trabalho desnecessárias
e evitáveis.
É importante que na instituição se introduzam
politicas correctas quando abordamos a área de
licenciamento de software. A CML tem uma enorme
responsabilidade como exemplo para a Administração Local e para com as empresas com que lida.
Levando à letra a designação do Departamento, a
área do CAD foi olhada não como um problema
de processamento da aquisição de licenças mas
como uma área de Modernização Administrativa.
O investimento era necessariamente elevado, mas
este foi visto como o momento para corrigir a rota,
aproveitando para racionalizar e potenciar o retorno
do investimento.
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“No que respeita a licenciamentos, a CML identifica a Autodesk como sua parceira, através da qual
procuramos obter algum retorno de tudo o que
aplicamos em termos de tecnologia Autodesk, uma
estratégia coerente e centralizada do ponto de vista de
adaptação funcional ao posto de trabalho”, continua
Jorge Baptista.
Perante a responsabilidade assumida de estender ao
universo do CAD a abordagem que tem vindo a implementar com relações a áreas como as ferramentas
“Office”, as Bases de Dados, ou o email, o primeiro
passo foi complementar a equipa do DMAGI com
um CAD Manager. À semelhança dos gestores de
certificados da rede ou dos servidores ou das bases
de dados, alguém tinha que olhar internamente para
as ferramentas de CAD e realizar um trabalho de
sensibilização e de formação dos funcionários da
CML para que estes pudessem tirar partido efectivo
das ferramentas. Este foi o primeiro passo desta
longa caminhada.
“O CAD Manager tem que primeiro pensar e justificar
opções práticas, por exemplo a questão dos licenciamentos em rede, e em termos estratégicos acaba por
ser quem ajuda os vários serviços da CML, nomeadamente a divisão de formação, a adequar os seus
conteúdos às aplicações que estão a ser utilizadas
por cada funcionário”, refere Henrique Saias, CAD
Manager na CML. “Para além disso, o CAD Manager
tem de ter também a capacidade de provocar a motivação das pessoas, mostrar-lhes como a utilização de
determinadas ferramentas podem ser um potencial
para se atingirem grandes ganhos em termos de
produtividade.”
Na sua maior parte estes desafios que compõem o
objectivo final são os mesmos que se encontram nas
grandes empresas ou noutras estruturas do Estado.
Estes são os desafios:
> Adequar as aplicações adquiridas aos serviços
através da utilização de soluções verticais ou
específicas.
> Assegurar a optimização do investimento através de
uma gestão de licenças “científica”.
> Garantir uma base comum de trabalho e de partilha
de dados dentro da CML e com o exterior.
> Formar os utilizadores em níveis crescentes de
eficiência na utilização das ferramentas distribuídas,
a partir da base.
> Criar uma ambiência tecnológica em torno das
ferramentas, contribuindo para a curiosidade/exploração das ferramentas e para a auto-motivação dos
utilizadores nestes aspectos.
> Garantir uma estrutura continuada de apoio técnico
in loco.
> Criar plataformas estruturais como standards de
formatos, nomenclaturas de layers, bibliotecas de
blocos, etc...
> Implementar métodos de colaboração e partilha,
quer internamente quer com o exterior.
> Garantir uma actualização constante das ferramentas adquiridas numa perspectiva de valorização do
investimento.
Destes desafios, talvez as questões mais difíceis se
prendam com o humanware. É enorme a quantidade
de utilizadores a que é preciso garantir conhecimentos actualizados, a que é preciso proporcionar
acesso a formas de desenvolverem a sua eficiência,
motivação para explorarem as ferramentas ou um
ambiente de “networking” que potencie a troca de
conhecimentos e experiências.
Objectivos
Numa fase inicial desta abordagem foram identificados uma série de desafios, que no seu todo e
em conjunto representam o objectivo final. Estes
desafios têm prazos de concretização variáveis e em
parte são atingíveis apenas ao fim de alguns anos de
esforço, estando também interrelacionados e não
sendo atingíveis alguns sem que outros se concretizem entretanto.
O retorno do investimento (ROI) poderá ser representado por um gráfico com duas curvas, uma que
representa os custos e outra que representa os resultados. Sendo nessa relação que se atinge o objectivo,
a curva dos custos tem que ser controlada em função
de quanto irá “empurrar” a curva dos resultados para
cima.
AEC - Arquitectura, Engenharia e Construção > www.micrograf.pt/aec
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O ovo de Colombo
Por um lado quer isto dizer que quanto menos custar
uma aplicação e mais produtividade ela representar,
melhor.
Por outro quer dizer que se o AutoCAD custar 100 e a
produtividade que permite ao projectar Arquitectura
for 80, e se o Revit custar 120 e representar uma
produtividade 140, a curva dos custos sobe, mas a
dos resultados sobe muito mais. Melhora-se a relação
entre o investimento e os resultados, potenciando-se
o retorno do investimento.
Aqui se joga tanto a opção por ferramentas verticais,
Revit ou Land, por exemplo, como a opção por formatos como o DWF.
Os custos obviamente têm um tecto. Não há fundos
ilimitados. Assim, a gestão da curva dos custos também tem que ser apertada. Um cenário a evitar por
todos os meios é a limitação da curva da produtividade pela limitação orçamental. O desafio é conseguir
um cenário onde a curva da produtividade possa
baixar o mais possível o custo da solução. Desmontando o problema, para uma produtividade desejada
para um determinado posto de trabalho, conseguir
reduzir ao máximo o seu custo nominal sem afectar o
resultado. Este exercício realizado após a opção pelas
ferramentas indicadas tem a ver com licenciamento
em rede.
Sendo uma análise quase posto a posto vai depois
reflectir-se de forma dramática na curva dos custos,
especialmente na relação desta com a curva dos
resultados em valores globais.
Centro de Sistemas Autodesk
Utilizador
Um dos processos na base destas grandes estruturas
que lidam com muita informação de muitas proveniências, internas e externas, é a partilha e circulação
de informação em formatos CAD. A solução deste
problema de base é que irá abrir a porta a formas
avançadas de colaboração.
Mas como até à colaboração há um longo caminho a
percorrer, olhe-se primeiro para a partilha e circulação de dados.
A CML ainda despende um valor colossal de recursos
a lidar com os seguintes problemas:
> Desenhos em AutoCAD que chegam aos serviços
em versões incompatíveis. Serviços ou entidades
a utilizar versões mais recentes a ter que regravar
ficheiros em formatos anteriores e reenviar os
mesmos ficheiros.
> Desenhos que contêm imagens em que as imagens
não aparecem ao abrir o ficheiro. Em alguns casos
faltando mesmo os ficheiros por esquecimento,
noutros copiados das directorias originais que já
não correspondem no CD à localização gravada no
desenho.
> Desenhos que recorrem a referências externas
(XRef) em que os ficheiros associados não aparecem pelas mesmas razões.
> Desenhos para impressão em que é preciso configurar a “canetas” por falta das definições originais.
> Ficheiros pesados demais para enviar por email que
têm que circular em CD.
> Muitos utilizadores de desenhos apenas para consulta ou impressão não versados em ferramentas de
desenho como o AutoCAD.
Estas dificuldades multiplicadas por centenas ou milhares de ocorrências mensais representam um custo
significativo para a estrutura.
Tendo em conta que a partilha de ficheiros de
desenho muitas vezes já não se destina a edição,
resumindo-se à impressão e ou visualização pelos
destinatários, é igualmente questionável se a ferramenta a disponibilizar para a manipulação desta
informação no destino final deverá ser uma aplicação
como o AutoCAD.
As metodologias e as ferramentas
avançadas de Colaboração são
fundamentais para a optimização
dos processos internos nas
estruturas que lidam com grandes
volumes de informação gráfica
digital.
Ou seja, o desafio era encontrar uma forma de eliminar os custos e as perdas de produtividade que todos
estes problemas representam (curva dos resultados),
através de uma ferramenta de baixo custo. É absolutamente irracional instalar uma licença de AutoCAD
numa reprografia só para fazer impressões. Ou num
jurista para verificar uma área de vez em quando.
A solução encontrada acabou por ser a implementação do formato DWF.
“Um dos objectivos do DMAGI é introduzir um
conjunto de produtos na, área de CAD que sirvam
claramente as necessidades da organização, mas adequadas ao posto funcional e é sob esse ponto de vista
que optámos pelo DWF Composer. Este não é um mero
visualizador, cobre até bastantes áreas de actuação
dos funcionários que trabalham com produtos CAD,
para além disso é um produto claramente acessível”,
afirma Jorge Baptista.
Curiosamente a CML resolve o problema potencialmente mais oneroso, a instalação de centenas de
postos CAD subaproveitados, com a ferramenta mais
barata da Autodesk. Não há melhor exemplo para o
conceito do Retorno do Investimento.
cont. na pág. seguinte >>
www.micrograf.pt/aec > AEC - Arquitectura, Engenharia e Construção
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Caso de Estudo > Câmara Municipal de Lisboa
>> continuação
O formato DWF abre ainda
a porta para a utilização do
Buzzsaw, poderosa ferramenta de
colaboração online da Autodesk.
A CML está neste momento a
preparar os seus dois projectos
piloto com este serviço.
Por estes motivos a CML está a implementar o
formato DWF como standard para a circulação de
desenhos em que não seja necessário edição no
destinatário. Foram adquiridas pela CML licenças em
grande número do DWF Composer que estão a ser
instaladas nos diversos serviços, sendo simultaneamente estimulado o uso deste formato nas trocas
com o exterior.
O DWF Composer garante uma funcionalidade
chave para a CML em comparação com o visualizador gratuito que a Autodesk disponibiliza, permite
medir áreas e distancias, algo importante para muitas
tarefas de consulta.
O formato DWF abre ainda a porta para a utilização do
Buzzsaw, poderosa ferramenta de colaboração online
da Autodesk. A CML está neste momento a preparar
os seus dois projectos piloto com este serviço.
Estratégias
O DMAGI implementou uma solução centralizada de
apoio aos utilizadores, que recorrendo a um número
de telefone ou a um endereço de email podem pedir
apoio para a solução dos problemas relacionados
com informática e comunicações, o serviço de
Helpdesk. Este serviço é também um motor para
a troca de ideias, para isso têm vindo a ser criados
mecanismos que permitam ao funcionário querer
saber sempre mais relativamente à ferramenta que
está a utilizar.
A existência de um CAD Manager veio estender este
serviço ao universo dos utilizadores de aplicações de
CAD.
Este serviço faz uma triagem dos problemas colocados e divide as questões por urgência e gravidade.
Nos casos urgentes ou que impliquem paragem do
posto de trabalho é feito o encaminhamento directo
da chamada para o CAD Manager para uma solução
imediata do problema. Os outros casos são resolvidos
por ordem de chegada, normalmente num prazo
máximo de dois dias úteis.
Outra solução de apoio aos utilizadores é o Fórum,
que faz parte da Intranet, é um local de discussão
com perguntas e respostas. Um terceira estrutura
ainda em desenvolvimento, será um Portal que irá
disponibilizar informação mais ou menos técnica e
que fará a ligação dos utilizadores com as equipas
operacionais (informáticos) para disponibilizarem recursos e conhecimentos para a solução de problemas.
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A CML optou por assinar subscrições para todos os
produtos Autodesk. Pretende-se com as subscrições
reduzir a prazo o valor de cada posto de trabalho,
obtendo actualizações por valores globais mais
baixos do que fazendo upgrades de duas ou de três
em três versões.
“Na procura de uma política de licenciamento vimos
algumas vantagens sob o ponto de vista de investimento de recorrer às subscrições da Autodesk, como
a forma mais vantajosa para a CML em oposição aos
meros upgrades”, comenta Jorge Baptista.
A implementação de licenças flutuantes na rede é
outra das apostas da CML. A estrutura de comunicações, nomeadamente a existência de um anel de fibra
óptica que liga diversos serviços da CML, permite
partilhar um número significativamente menor de
licenças adquiridas pelo mesmo universo de utilizadores. De tal forma esta diferença é dramática que
em muitos casos se utilizam licenças de AutoCAD em
rede, cerca de 15% mais caras que as licenças vulgares
monoposto, com vantagem financeira sobre licenças
de AutoCAD LT 75% mais baratas que o mesmo
AutoCAD monoposto.
A reestruturação da CML, e a consequente centralização da aquisição de software representaram
uma enorme vantagem económica para a CML na
negociação das licenças ultimamente adquiridas
pela Câmara. Enquanto antes da reestruturação
cada departamento era um cliente, agora a visão da
CML é global. Recuperaram-se inúmeras licenças
perdidas, software desactualizado várias versões e
licenças nunca instaladas que estavam guardadas
como património de certos serviços. Esta nova visão
centralizada é mais realista pela globalidade da estratégia aplicada e é mais vantajosa porque permite
negociações de maiores quantidades.
Numa primeira fase a CML focalizou-se em colocar o
Back Office bem estruturado e organizado de forma
a poder prestar um bom serviço ao munícipe. No
fundo, procurou criar uma plataforma estabilizada e
normalizada em tecnologia. O objectivo a médio prazo será criar condições de comunicação entre a CML
e o exterior e beneficiar do trabalho colaborativo, ou
seja, que esta plataforma possa vir a ser alargada aos
intervenientes dentro da cidade e que têm muitas
vezes uma intervenção directa com a CML, desde o
simples munícipe até ao atelier do arquitecto, com
vista à rentabilização dos procedimentos envolvidos.
O objectivo final é aprovar um Plano Informático
Municipal que passe a ser um regulamento interno
da Câmara. Este Plano apresenta linhas orientadoras
e incute também regras ao nível do próprio utilizador.
Inclusive estão descritos um conjunto de formatos
que vão ser o standard na CML relativamente aos
produtos Autodesk, incluindo por exemplo o DWF.
“Era interessante, sob o ponto de vista do Estado, que
esta articulação também fosse vista a um nível diferente, ou seja, que houvesse uma entidade reguladora
dentro destas áreas e que seguisse alguma sistematização e integração destes formatos a um nível mais
global. O objectivo seria fazer com que as entidades,
pelo menos a nível de Estado, pudessem falar a mesma
língua, assim como nós andamos a fazer um trabalho
micro ao nível da nossa organização devia haver o
mesmo tipo de uniformização para o Estado”, termina
Jorge Baptista.
AEC - Arquitectura, Engenharia e Construção > www.micrograf.pt/aec