ANEXO I
GUIÃO PARA AS ENTREVISTAS
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A Comunicação Estratégica
no âmbito da Mudança Organizacional
Guião para as Entrevistas
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Caracterização da Organização e Entrevistado
ORGANIZAÇÃO
Tipo
Atividade
Breve descrição
Nº Colaboradores
ENTREVISTADO
Função
Idade
Habilitações literárias
Antiguidade
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PERGUNTAS E RESPOSTAS
1) CULTURA E CLIMA ORGANIZACIONAL
1.1)
Que tipo de cultura existe na sua Organização? (1)
1.2)
Ao longo do tempo houve alteração da cultura organizacional? (Se sim,
quais os motivos e quais as diferenças do antes e agora?)
1.3)
Como define o clima da sua organização antes do processo de mudança?
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2) COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL/RUMORES
2.1) A comunicação organizacional satisfaz as necessidades e expectativas dos
gestores, colaboradores e stakeholders?
(Porquê?)
2.2) Como é feita a comunicação interna da organização.(2)
(Quais os meios utilizados para comunicar?)
2.3)
Como é feita a comunicação interna da organização?
(Quais os meios utilizados para comunicar?)
2.4)
Existem conversas informais que promovam os rumores
organização?
(Se sim, Porquê, Onde e Quem? Definir tipo pessoas e/ou grupos)
na
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3) MUDANÇA ORGANIZACIONAL
3.1)
Que tipo(s) de mudança identificaram na organização? (3)
3.2)
Quais os motivos que levaram à mudança?
3.3) Houve planeamento da mudança? Comunicaram antecipadamente a
mudança aos colaboradores?
(Se sim, qual foi a estratégia da comunicação interna? Referir técnicas,
meios, canais e ferramentas utilizadas)
3.4)
Os stakeholders tiveram conhecimento da mudança?
(Se sim, qual foi a estratégia de comunicação?)
3.5)
Quais as características do(s) líder(es)?
3.6)
Qual foi o papel dos líderes no processo da mudança?
3.7)
Quais as etapas identificadas no processo de mudança?
3.8)
Houve obstáculos à implementação da mudança? Se sim, quais?
(Os rumores influenciaram o processo de mudança? Se sim, como e
porquê?)
3.9)
Como descreve o clima vivido, durante e após o processo de mudança?
3.10) Em que medida a cultura e clima organizacional influenciaram o
processo de mudança?
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(1)
CARACTERIZAÇÃO DE CULTURA
Segundo os autores Cameron e Quinn (2011)
(i)
Hierarquia - é o tipo de cultura com foco interno à organização, com ambiente de
trabalho formal e estruturado, com diversos níveis hierárquicos, preocupada a
longo prazo com a estabilidade, previsibilidade e eficiência. Os procedimentos,
regras, tarefas e funções em geral são relativamente estáveis e integrados. A
liderança tem o papel de coordenação e organização;
(ii)
Clã - apresenta características de maior flexibilidade. Com foco interno, este tipo
de cultura valoriza as equipas de trabalho partindo do pressuposto que esta é a
melhor forma de se obterem resultados. Os clientes são vistos como parceiros, a
organização preocupa-se com o desenvolvimento de um ambiente de trabalho
humano e a tarefa da liderança facilita a participação, responsabilidade e lealdade;
(iii) Mercado, este tipo de cultura possui orientação externa e as organizações estão
preocupadas com o mercado competitivo. O foco encontra-se nos resultados e na
produtividade. De acordo com este perfil, o ambiente externo não é visto como
benigno, mas hostil e com consumidores exigentes. Os líderes encontram-se
voltados para a consecução de objetivos traduzidos em lucros;
(iv) Adhocracia, onde há flexibilidade e foco externo, dinamismo, empreendedorismo
e criatividade, voltada à produção de produtos e serviços inovadores. O
pioneirismo é valorizado enquanto a liderança é visionária e orientada para o
risco.
Segundo o autor Schein (1984)
(i)
Organização A - onde existem paisagens de escritório aberto, poucas portas
fechadas, argumento e conversas intensas e um ar geral de informalidade;
(ii)
Organização B - onde há um silêncio no ar, um escritório com portas fechadas,
nada é feito sem ser planeado por reunião e onde um ar de formalidade permeia
tudo
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(2)
FLUXOS DE COMUNICAÇÃO
COMUNICAÇÃO DESCENDENTE
(i) Segue oficialmente o canal de comunicação, do topo para a base e uma das suas
principais funções é informar.
(ii) Os níveis superiores decidem e comunicam, aos colaboradores, de forma regular, as
principais políticas, estratégias, objetivos e desenvolvimentos técnicos, sendo o
feedback dos resultados do desempenho de extrema importância.
(iii) A informação do topo para a base ajuda a reduzir ao mínimo a disseminação de
rumores e a criar um senso de segurança e envolvimento entre receptores. A
comunicação descendente desenvolve-se através de normas, manuais, ordens de
serviço, especificação de funções.
(iv) Os líderes eficazes usam a comunicação descendente para conceber poder às
pessoas, reconhecer e reforçar a realização de tarefas e incentivar as aspirações de
elevado desempenho.
COMUNICAÇÃO ASCENDENTE
(i) O fluxo de mensagens é feita dos níveis hierárquicos inferiores para os superiores.
(ii) Mantém os níveis superiores informados a respeito do que os colaboradores dos
níveis inferiores vão fazendo, identifica os seus problemas, suas sugestões para
aperfeiçoamentos e como eles se sentem relativamente ao trabalho e à organização.
(iii) Pode ser processada sob a forma de sugestões, reclamações, opiniões e
informações, através de relatórios, memorandos, pareceres ou reuniões.
COMUNICAÇÃO LATERAL
(i) Propósito de informar, apoiar e coordenar as atividades entre os componentes
internos das organizações.
(ii) Na organização, as pessoas devem de estar dispostas e capazes de se comunicar,
entre elas, através das fronteiras departamentais funcionais e escutar as
necessidades umas das outras, como se fossem “clientes internos”.
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(3)
TIPOS DE MUDANÇA
MUDANÇA EPISÓDICA
(i) É utilizada para agrupar as mudanças organizacionais que tendem a ser raras,
descontínuas e intencionais.
(ii) Tende a surgir em períodos distintos, durante o qual as mudanças são precipitadas
por fatores externos (e.g. as mudanças tecnológicas) ou fatores internos (e.g.
mudança de pessoas chave) e tem uma preocupação com a adaptação a curto prazo
ao invés da adaptação a longo prazo.
MUDANÇA CONTÍNUA
(i) Os processos de mudança contínua são construídos através de uma permanente
redefinição das características dos trabalhos. As respostas para a resolução das
várias situações do dia-a-dia são construídas no momento em que estas ocorrem, e
não através da aplicação de respostas baseadas nas rotinas assimiladas.
(ii) São ajustes contínuos que permanecem como focos importantes de inovação que se
podem revelar adequados para ambientes futuros.
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