PROPOSTAS DE APRESENTAÇÃO,
CONTROLE DE ACESSO E PUBLICAÇÃO DA
CADEIA DE VALOR AGREGADO E DOS
PROCESSOS CORPORATIVOS DO
MINISTÉRIO DA FAZENDA
IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO
Informações do contrato:
Objetivo:
Nº999/2012-Ministério da Fazenda
Operacionalizar o escritório de processo do
Ministério da Fazenda
Ministério da Fazenda
Fiscal do Contrato:
Viviane Bittencourt Moreira
MEMORA
Preposto:
Consultores:
Luciano Passaglia
Claudio de Castro
Haylla Balzani
Leonardo Marques
Roberta Miotto
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IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO
OBJETO
DOCUMENTO
Propor alternativas de apresentação, controle de
Proposta de controle de acesso e
acesso e publicação dos processos corporativos
publicação de processos corporativos e
do Ministério da Fazenda.
VAC do Ministério da Fazenda
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CONTROLE DE REVISÃO
Data
Versão
Descrição
Autor
1.0
Criação do documento
Claudio de Castro
01/05/2013
Alteração do documento para incluir
05/05/2013
1.1
novas informações para as propostas
Leonardo Marques
de controle de acesso.
Inclusão da 4ª proposta de
24/01/2014
2.0
gerenciamento e controle de acesso
Leonardo Marques
da VAC e processos
27/01/2014
2.1
Revisão e adequações no documento
28/01/2014
2.2
29/01/2014
2.3
Revisão e adequações no documento
Haylla Balzani
30/01/2014
2.4
Revisão e adequações no documento
Viviane Moreira
05/02/2014
2.5
Revisão e adequações no documento
Leonardo Marques
Complemento de informações na 4ª
proposta
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Haylla Balzani
Leonardo Marques
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SUMÁRIO
IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO ............................................................................... 2
IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO ......................................................................... 3
CONTROLE DE REVISÃO ........................................................................................ 4
1.
INTRODUÇÃO .................................................................................................... 6
2.
DEFINIÇÃO DAS PROPOSTAS ......................................................................... 8
2.1. Proposta 1 –Base de dados única para o Ministério da Fazenda.................... 9
2.2. Proposta 2 – Duas bases de dados para o Ministério da Fazenda ............... 10
2.3. Proposta 3 – Uma base de dados para cada unidades/órgão do Ministério da
Fazenda e uma base de dados única para a publicação ......................................... 13
2.4. Proposta 4 - Três bases de dados para o Ministério da Fazenda organizada
por Macroprocessos (Produção, desenvolvimento e publicação) ............................ 20
3.
VERSIONAMENTO DA CADEIA DE VALOR AGREGADO .............................. 28
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1. INTRODUÇÃO
Uma das premissas ao gerenciamento de processos é a disponibilização aos
envolvidos dos modelos de processos da organização. É papel do Escritório de
Processos - EP atuar como repositório de processos e prover essa acessibilidade,
assim este documento apresenta um conjunto de propostas como alternativas para
viabilizar o controle de acesso e publicação dos macroprocessos, processos e
Cadeia de Valor Agregado - VAC do Ministério da Fazenda.
O intuito deste trabalho é que os processos sigilosos estejam disponíveis
para pessoas restritas, mantendo a confiabilidade das informações e evitando
transtornos às unidades/órgãos que os executam.
É necessário que haja uma análise e eleição entre as propostas
apresentadas, de forma a escolher a que melhor se ajustará às demandas do
Ministério da Fazenda, bem como garantir que as unidades/órgãos sigam as
definições para que não culmine em falta de padronização e problemas como a
perda de informações fundamentais.
Após a definição da proposta mais adequada é indicada a realização de um
projeto piloto de implantação, com a identificação de gargalos e/ou problemas que
não foram identificados durante a elaboração da proposta adotada.
Ressalta-se que, o Escritório de Processos da Subsecretaria de Gestão
Estratégica da Secretaria Executiva (EP/SGE/SE) é o responsável por consolidar e
reportar ao Comitê Estratégico de Gestão do MF (CEG) as informações dos
processos corporativos do Ministério, portanto é o responsável em manter a Cadeia
de Valor Integrada do MF, a Cadeia de Valor dos órgãos e os processos
corporativos do Ministério.
Neste sentido, é de responsabilidade da equipe do EP/SGE/SE conduzir o
trabalho proposto neste documento.
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Ressalta-se, ainda, que, atualmente, o repositório dos processos
corporativos do MF está estruturado na ferramenta de gestão de processos ARIS
Business Architect.
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2. DEFINIÇÃO DAS PROPOSTAS
Serão apresentadas quatro propostas para apresentação, controle e
publicação das informações de acordo com as possibilidades de gerenciamento do
banco de dados da ferramenta ARIS.
Algumas peculiaridades são comuns a todas as propostas apresentadas,
sendo elas:
a)
Definição de acesso à Cadeia de Valor Integrada do MF: todas as
unidades/órgãos do Ministério da Fazenda terão acesso de leitura, mas caberá a
Subsecretaria de Gestão Estratégica – SGE coordenar as alterações e adequações;
b)
Análise e aprovação de mudanças nos macroprocessos corporativos
do MF: caberá ao Comitê Gestor de Cadeia de Valor Corporativa do MF a análise e
aprovação de quaisquer mudanças nos macroprocessos corporativos que afetam a
relação dos órgãos que participam de determinada Cadeia de Valor Corporativa do
MF, conforme estabelece o Modelo de Governança e Operacionalização da
Inovação de Gestão no Ministério da Fazenda em seu capítulo 3 – Interlocutores –
Papéis e Responsabilidades;
c)
Definição de níveis na cadeia de valor: para cada nível da cadeia de
valor haverá uma pasta com a definição de um líder ou gestor para cada processo
transversal (processos corporativo do MF). Essa divisão e definição são relevantes
para a definição do controle de acesso nas propostas apresentadas;
d)
Sigilo na publicação: serão observadas as indicações de sigilo
apontadas pelas unidades/órgãos em todas as publicações de processos a fim de
garantir o sigilo das informações;
e)
Versionamento da base: toda base de dados deverá ser criada com
versionamento;
f)
Definição de grupos de usuários1: cada unidade/órgão possuirá um ou
mais grupos de usuários, onde são definidos quais privilégios serão concedidos a
1
Grupo de usuários: conjunto de usuários que compartilham do mesmo nível de acesso às informações e possuem o mesmo
privilégio de acesso à base.
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cada grupo. Cada grupo terá acesso somente às pastas e processos dos quais
possuem privilégios de acesso; e
g)
Definição de usuários: cada usuário será criado e vinculado a um
grupo e herdará as definições do grupo de usuário inserido.
2.1. Proposta 1 – Base de dados única para o Ministério da Fazenda
organizada por órgãos
Esta proposta tem como embasamento a estrutura já existente dentro do
Escritório de Processos da SGE/SE – EP, que preconiza a organização da base em
pastas divididas de acordo com as unidades/órgãos do Ministério.
A SGE possui total controle da base de dados com a coordenação baseada
na criação de pastas para cada unidade/órgão do Ministério da Fazenda, sendo que
o controle de acesso a essas pastas serão definidos através dos grupos de usuários
e filtros que a SGE define para cada unidade/órgão demandante dos serviços do
Escritório de Processos. Abaixo a representação gráfica da proposta.
Divisão por
área/órgãos do Ministério da
Fazenda
Representação de divisão dentro da
base
Figura 1: Proposta 1 – Base Única.
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Pontos Fortes
a) Utilização de base única, facilitando o controle e gerenciamento da SGE,
inclusive com a identificação visual das unidades/órgãos onde há iniciativas
de processos;
b) Todos os usuários teriam os seus privilégios definidos pelo EP da SGE/SE,
facilitando o controle dos acessos e alterações na base;
c) O merge (Fusão) de informações é realizado pelo EP da SGE/SE, mitigando
os riscos de perda de informações;
d) O backup da base de dados é realizado pelo EP da SGE/SE, garantindo a
unicidade e fidelidade da guarda das informações.
Pontos Fracos
a) Sobrecarga no trabalho de gerenciamento da base com o aumento das
demandas e volume de informações produzidas;
b) Criação de barreiras à independência de atuação da unidade/órgão, pois
terão acesso limitado dentro da base de dados;
c) A manutenção dos grupos de usuários, com grande volume, pode prejudicar
a execução das atividades operacionais do EP;
d) A publicação dos processos coorporativos é de responsabilidade do EP do
Ministério da Fazenda, porém, com a utilização de base única não haverá a
possibilidade de definição do processo a ser publicado pela unidade/órgão,
pois, a publicação é feita a partir da base de dados e a publicação da base
implicaria na publicação de todos os processos constantes no banco de
dados, impedindo assim a garantia ao sigilo.
2.2. Proposta 2 – Duas bases de dados para o Ministério da Fazenda
organizadas por órgãos
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Esta proposta preconiza a criação de duas bases de dados, sendo uma para
a modelagem da Cadeia de Valor e Processos e outra base para a publicação.
Assim como na primeira proposta, é baseada na estrutura existente dentro do EP,
com a particularidade de tratar os processos em dois momentos distintos:
modelagem e publicação.
Com esta proposta a SGE continua com total controle da base de dados, que
está pautado na criação de pastas para cada unidade/órgão do Ministério da
Fazenda com o controle de acesso realizado através da criação dos grupos de
usuários e filtros para cada unidade/órgão demandante de apoio do Escritório de
Processo da SGE.
Esta proposta é uma evolução da proposta anterior em função da
necessidade de maior independência para a realização da publicação a ser
realizada pelo EP, de tal forma que, essa independência não prejudique a perda de
dados. Assim, caso ocorra algum problema em uma das bases, a outra não seria
prejudicada.
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Base 1: Modelagem
Base 2: Publicação
Figura 2: Proposta 2 – Duas bases - Modelagem e Publicação
Pontos Fortes
a) Garantia ao sigilo das informações publicadas, pois somente seriam
publicados os processos devidamente selecionados e armazenados na base
“PUBLICAÇÃO”;
b) Facilidade de controle das demandas com a identificação visual das
unidades/órgãos onde há iniciativas de processos;
c) Todos os usuários teriam os seus privilégios definidos pelo EP da SGE/SE,
facilitando o controle dos acessos e alterações na base;
d) O merge (Fusão) de informações é realizado pelo EP da SGE/SE, mitigando
os riscos de perda de informações;
e) O backup da base dados é realizado pelo EP da SGE/SE, garantindo a
unicidade e fidelidade da guarda das informações.
Pontos Fracos
a) Sobrecarga no trabalho de gerenciamento da base com o aumento das
demandas e volume de informações produzidas;
b) Criação de barreiras à independência de atuação da unidade/órgão, pois
terão acesso limitado dentro da base de dados;
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c) A manutenção dos grupos de usuários, com grande volume, pode
prejudicar a execução das atividades operacionais do EP da SGE/SE;
d) A existência de duas bases para o gerenciamento também poderá causar
uma maior demanda de trabalho operacional no EP da SGE/SE.
2.3. Proposta 3 – Uma base de dados para cada unidade/órgão do
Ministério da Fazenda e uma base de dados única para a publicação
organizadas por Macroprocessos
Esta proposta visa propiciar maior independência às unidades/órgãos do
Ministério da Fazenda, cada unidade/órgão terá sua base de dados com estrutura
de pastas definidas pelo Escritório de Processos da SGE/SE e a Cadeia de Valor do
Ministério da Fazenda será replicada em todas as bases de dados pelo EP/SGE/SE.
Os processos não serão separados por unidade/órgãos, mas por
macroprocessos. O acesso na publicação será para as unidades/órgãos prédeterminados e que possuírem o perfil adequado para visualização de acordo com o
sigilo do processo modelado.
Para a publicação o EP definirá uma periodicidade, onde as unidades/órgãos
deverão disponibilizar os processos em pasta designada “PUBLICAÇÃO” da base
de dados “01-Base Principal SGE” através da funcionalidade merge da ferramenta.
O EP, por sua vez, realizará a publicação dos processos na periodicidade definida.
Para melhor exemplificar a proposta temos como exemplo a estrutura de
bases de dados:

01 - Base Principal SGE

02 - Base RFB

03 - Base PGFN

04 - Base STN

05 - Base CARF
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Figura 3: Proposta 3 Uma base para cada unidade/órgão
2.3.1. Definição das bases de dados
2.3.1.1.
Base de dados SGE (01 – Base Principal SGE)
Essa base de dados deverá conter toda a Cadeia de Valor do Ministério da
Fazenda e os processos que serão publicados conforme definido pelas
unidades/órgãos.
Nessa base será criada uma pasta chamada “PUBLICAÇÃO” para que as
unidades/órgãos possam realizar o merge dos processos que devem ser publicados
pelo Escritório de Processos, dentro deste grupo existirá uma pasta para cada
macroprocesso que será publicado pela SGE.
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Figura 4: Proposta 3 – Base Principal SGE.
Definição de acesso das unidades/órgãos à pasta “Publicação”
Ao definir os grupos de usuários à pasta, devemos observar quais
macroprocessos as unidades/órgãos poderão ter acesso conforme exemplo abaixo.

RFB - Tem acesso aos macroprocessos A e B, Tributário;

STN - Tem acesso aos macroprocessos A e C;

PGFN - Tributário e D;

CARF - Tributário e E.
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Figura 5: Proposta 3 - Exemplo dos Macroprocessos do Ministério da Fazenda
Ao definir os grupos de usuários a permissão dará acesso de visualização de
todo o conteúdo da pasta do macroprocesso, qualquer restrição será feita através
do filtro e grupo de usuários. Cada usuário criado tem total acesso às pastas dos
macroprocessos utilizados por ele.
Grupos criados para acessar a pasta publicação:

Grupo RFB

Grupo STN

Grupo CARF

Grupo PGFN
Usuários criados para acessar a pasta publicação:

Usuário RFB

Usuário STN

Usuário CARF

Usuário PGFN
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Figura 6 – Proposta 3 – Exemplo - Grupos e usuários.
2.3.1.2.
Base de dados das unidades/órgãos (RFB, CARF, PGFN...)
Esta base representa a produção das informações de cada unidade/órgão. A
estruturação das pastas dentro da base de dados de cada unidade/órgão deve
seguir a definição do documento “Padrão de Organização e Nomenclatura da
Estrutura de Grupos da Base de Dados” e a definição do controle de acesso será
responsabilidade da própria unidade/órgão.
Pontos Fortes
a) Independência das unidades/órgãos para modelar seus processos;
b) Unidades/órgãos podem realizar manutenção dos grupos de usuários, filtro e
templates definidos em suas bases;
c) A base de dados estaria em total controle de cada unidade/órgão, criando a
possibilidade de apropriação do conteúdo e desenvolvendo habilidades dos
envolvidos no trato com a ferramenta;
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d) As unidades/órgãos controlam o acesso aos processos, garantindo o sigilo às
informações;
e) As unidades/órgãos não terão acesso aos processos na base de dados “01 –
Base principal SGE”, esse acesso será através da ferramenta Business
Publisher, assegurando um banco de dados íntegro, coeso e padrão;
f) A SGE não terá a responsabilidade de monitoramento dos processos nas
bases de dados das unidades/órgãos;
g) A SGE não terá a responsabilidade de realizar a manutenção dos privilégios
dentro dos grupos de usuários nas bases de dados das unidades/órgãos;
h) A
publicação
dos
processos
sigilosos
é
de
responsabilidade
das
unidades/órgãos. A responsabilidade do EP é de apoio para a realização da
atividade de publicação;
i) O backup é mantido pela própria unidade/órgão da base de dados;
j) Um único backup será mantido pelo EP, que será o da Base SGE.
Pontos Fracos
a) O
merge
(fusão)
dos
processos
que
serão
publicados
será
de
responsabilidade das unidades/órgãos, o que pode ocasionar a perda de
dados durante o procedimento;
b) Sobrecarga no trabalho de monitoramento dos processos na pasta
publicação na base de dados “01 – Base Principal SGE”;
c) Perda indevida dos símbolos nas bases de dados das unidades/órgãos em
função da execução da funcionalidade “REORGANIZAR”;
d) Responsabilidade de realizar merge da cadeia de valor agregado da base
principal, ”01 – Base principal SGE”, para todas as bases de dados das
unidades/órgãos podendo gerar inconsistência nas informações devido o
grande volume de dados.
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e) Necessidade de capacitação para efetuar as funções do arquiteto, (criação
de usuário, permissões, merge, filtro, template, etc).
f) Neste cenário cada órgão deverá ter uma licença do Aris Architect para
desempenhar a função de administrador da ferramenta, ou seja, criação de
usuários, permissões de acesso, merge, etc..
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2.4. Proposta 4 - Três bases de dados para o Ministério da Fazenda
organizada
por
Macroprocessos
(Produção,
desenvolvimento
e
publicação)
Após a análise das 3 primeiras propostas apresentadas, levando em
consideração o cenário atual da gestão de processos no contexto dos órgãos do MF
e a escassez de recursos no Escritório de Processos da SGE/SE, uma alternativa
mais adequada seria o controle total da base de dados do Aris do EP/SGE/SE, com
o gerenciamento da base realizado em função da gestão por processos.
Esta proposta visa o gerenciamento mais eficiente onde o controle geral está
baseado na criação de pastas para cada Macroprocesso do Ministério da Fazenda.
É um avanço das propostas anteriores, portanto, leva em consideração alguns
pontos positivos e viáveis para execução das alternativas já apresentadas no item
“2” deste documento.
Para a eficácia desta proposta serão criadas três bases de dados:
Desenvolvimento: base destinada à elaboração e desenvolvimento de toda
a estrutura que será criada para atender a demanda da VAC Integrada do MF, além
da armazenagem das informações que estão em desenvolvimento pelas
unidades/órgãos.
Produção: armazenará as informações já homologadas durante a fase de
desenvolvimento. Representa a base de dados com tudo o que foi produzido e
homologado, armazenado de forma completa e padronizada, não sendo possível,
portanto, efetuar quaisquer alterações, qualquer alteração que se julgue necessária
será efetuada sempre na base de desenvolvimento.
Publicação: base destinada à armazenagem dos processos disponíveis para
publicação, após triagem e liberação pelas unidades/órgãos.
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Figura 7: Proposta 4 – 3 Bases organizadas por macroprocessos
Conforme pode ser observado na figura, a estrutura de pastas representaria
a hierarquia de processos do Ministério da Fazenda, representando a unidade/órgão
por processo e não departamentos, fomentando a cultura da gestão de processos.
A estrutura exposta na figura 7 será a mesma em todas as bases. O
Escritório de Processos da SGE/SE será responsável pela arquitetura e
gerenciamento das três bases.
Por se tratar de uma proposta, vislumbrada como uma das mais adaptadas à
demanda e realidade do Ministério da Fazenda, principalmente em virtude do
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desenho da cadeia de valor integrada, fez-se necessário a sua apresentação mais
particularizada, conforme exposto nos tópicos que seguem.
2.4.1. Acessibilidade e Segurança
Serão definidos os grupos de usuários por unidades/órgão para cada
macroprocesso da Cadeia de Valor Integrada do Ministério da Fazenda.
Exemplo: Macroprocesso “Formulação e Preparação da Decisão”.
Figura8: Proposta 4 – Macroprocesso “Formulação e Preparação da Decisão”.
Na figura acima, MF, SE, SPE, SAIN, SEAE e RFB têm acesso ao processo
“Propor diretrizes para subsidiar a formulação de políticas econômicas”, dessa
forma, será dada a permissão para acesso ao processo somente aos devidos
grupos pertencentes a estes órgãos.
Ao definir os grupos de usuários com os seus direitos de acesso, a permissão
será para visualização de todo conteúdo da pasta do macroprocesso, qualquer
restrição será feita através do filtro e grupo de usuários. Cada usuário criado tem
total acesso às pastas dos macroprocessos utilizados por ele.
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2.4.2. Layout
O layout a ser utilizado para elaboração da VAC Integrada do MF obedecerá
aos padrões da ferramenta ARIS, ou seja, para representar as Cadeias de Valores,
Macroprocessos, Processos e Subprocessos até o nível de Workflow serão
utilizados os objetos existentes na ferramenta, porém, será feito uma adaptação
quanto as propriedades dos mesmos, do tipo cor e tamanho, dessa forma não ficará
diferente da estrutura proposta pela empresa Elo Group. Qualquer alteração nos
objetos, bem como, inclusão de novos objetos deverá ser definida pelo Escritório de
Processos da SGE/SE.
Figura9: Proposta 4 – Layout da VAC integrada do MF.
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2.4.3. Navegabilidade
A navegabilidade poderá ocorrer de duas formas:
a) Através do Explorador (estrutura de pastas); e
b) Modelador (modelos ou diagramas).
Em ambas, a VAC será categorizada entre Atividades Finalísticas ou
Processos Finalísticos e Atividades de Suporte ou Processos de Suporte. Para
exemplicar, foi utilizada a categoria “Finalísticos”, conforme as figuras 10 e 11 a
seguir.
Acesso através do Explorador
Toda a VAC Integrada é representada por pastas, assim, o usuário poderá ir
direto ao foco sem a necessidade de navegação e exposição dos modelos.
Figura10: Proposta 4 – Navegação pelo explorador do Aris.
.
Acesso através do Modelador
Todo o diagrama da Cadeia de Valor Integrada - VAC do Ministério da
Fazenda será representado em um único modelo, composto pelas VACs específicas
com os respectivos valores gerados, os macroprocessos e os processos com os
seus participantes (órgãos do MF) no primeiro nível, dessa forma facilita à macro
visão do órgão e a busca por processos, como mostra a figura 11.
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Figura11: Proposta 4 – VAC integrada exposta em um único modelo
Para visualização dos subprocessos é necessário descer ao 2º nível da VAC
integrada, que representa as atividades que cada Órgão desenvolve dentro do
processo. Figura 12.
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Figura12: Proposta 4 – 2º nível – Órgãos responsáveis pela execução do processo Acompanhar e
analisar a evolução dos indicadores econômicos.
Para visualização do workflow ou das atividades que cada órgão executa
dentro do processo acima é necessário descer ao 3º nível da VAC integrada, nesse
caso haverá uma associação com as cadeias de valor dos Órgãos do MF.
2.4.4. Publicação (Publisher)
A publicação ocorrerá pelo administrador da ferramenta através da opção
“Exportações do Publisher”.
Figura13: Proposta 4 –Publicação da base.
A base referente à publicação será alimentada somente com os processos
definidos para tal finalidade, respeitando os critérios de apresentação, formatação e
sigilo.
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Deverá ser definida com o Líder ou Gestor do Processo Corporativo do MF
com qual periodicidade a base terá seus processos publicados, bem como o tipo de
acesso para cada processo, em caso de processos que poderão ser públicos, estes
serão publicados sem restrições de acesso e caso exijam sigilo, publicados com
acesso restritos aos grupos previamente definidos.
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3. VERSIONAMENTO DA CADEIA DE VALOR AGREGADO
Com o início da modelagem da cadeia de valor agregado o Ministério da
Fazenda é importante que seja mantido o histórico de cada versão entregue, como
registro das adequações e base histórica de evolução.
A ferramenta ARIS possui a funcionalidade de versionamento, onde é
possível manter o registro das alterações em um banco de dados confiável e com
fácil acessibilidade.
Caberá à equipe do Escritório de Processos da SGE/SE a função de manter
ativa e em execução a funcionalidade do versionamento, controlando os arquivos
gerados e a armazenagem e gerenciamento das informações sempre que forem
apontadas melhorias, alterações e/ou adequações na cadeia de valor do Ministério
da Fazenda.
DOCUMENTO
Propostas de apresentação, controle de acesso e publicação da cadeia de valor
agregado e dos processos Ministério da Fazenda
DATA
VERSÃO
29/01/2014
2.5
PÁGINA
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