O lançamento contábil é o registro (escrituração) das transações dos eventos
econômicos (fatos contábeis ou fatos administrativos) segundo o método das partidas
dobradas.
Todo o sistema de acumulação contábil começa com o
lançamento. O método é o das partidas dobradas e a
acumulação das informações dá-se nas contas contábeis.
Mas a base, o fundamento de todo o sistema de
acumulação contábil, é o lançamento.
Cada lançamento deverá ser feito de forma extremamente
cuidadosa, pois é ele que representará o fato contábil ou a
transação de determinado evento econômico. Após isso, é o
lançamento que possibilitará o caráter científico preditivo da
informação contábil.
Associado ao processo de escrituração do lançamento contábil está o
conceito de banco de dados. A tecnologia da informação permite uma
utilização de forma bastante ampliada de qualquer registro de informação
segundo esse conceito. Sendo o lançamento o registro em banco de dados
que contém maior possibilidade de representação de um evento econômico,
sua execução deverá ser feita com extremo cuidado e ciência, dado o
caráter explorador, potencial e preditivo das informações que contém o
lançamento contábil.
Assim, fazendo uma analogia, podemos dizer que cada lançamento contábil
é uma “pérola”, introduzido num sistema de acumulação. A palavra pérola é
para designar o valor da informação contida num lançamento contábil. Cada
lançamento deve ser feito e lapidado de tal maneira, pois seu uso futuro será
seguramente real, importante e ampliado.
O lançamento deve possibilitar a ação. Tanto quanto ou até mais que as
informações acumuladas nas contas contábeis, o lançamento evidencia, em seu
maior grau de detalhe, tudo o que aconteceu, e, seguramente, possibilitará uma
ação para o futuro.
O lançamento contábil, como veículo da ciência contábil, deve atender às funções
teóricas da informação contábil, que são:
a)teoria da mensuração: o lançamento contábil deve medir corretamente o fato,
nas dimensões desejadas e necessárias para cada um dos eventos econômicos;
b)teoria da informação: deve conter todos os requisitos de uma informação útil;
c)teoria da decisão: ele deve possibilitar a tomada de decisão.
Dessa forma, o lançamento contábil deve ser o veículo para a posterior tomada de
decisão. Portanto, será uma informação que leva à ação, pois contém todos os
elementos elucidativos do evento que quer representar.
MODELO DE DECISÃO
Os modelos de decisão escolhidos pela empresa e os usuários da informação contábil
serão a base para a modelagem da informação contábil — para a modelagem do
lançamento contábil.
Para tanto, o potencial do lançamento contábil deve ser explorado ao máximo.
MODELO DE DECISÃO, BANCO DE DADOS E LANÇAMENTO CONTABIL
Com o objetivo de potencializar a informação contábil e o sistema de informação de
contabilidade como instrumento decisorial, é necessária uma revisão do registro
contábil.
Utilizando-se o conceito de banco de dados, devemos incorporar ao lançamento contábil
todos os elementos e dados que serão necessários para dar as informações para os
modelos de decisão dos principais eventos econômicos da entidade.
Os componentes do lançamento tradicional, normalmente utilizado para
fins societários e fiscais, são os seguintes:
•Data;
• Cnta debitada;
•Conta creditada;
• Histórico;
• Valor.
Em princípio, esses componentes seriam suficientes para compreender a
transação de um evento econômico.
Contudo, para um sistema gerencial, é necessário que a informação
contábil seja potencializada e explorada ao máximo. Desta maneira,
alguns dos componentes contábeis deverão ter sua formatação revista,
com o objetivo de incrementar a quantidade de dados e a subseqüente
utilização de forma decisorial.
É a possibilidade de se ter múltiplas medidas quantitativas e não uma única
medida de valor. Assim, o lançamento conteria os dados para registrar as
atividades que causaram as mudanças nos recursos, bem como as possibilidades
de mensuração diferenciadas.
O conceito de lançamento multidimensional, ou lançamento multipartite, propõe a
incorporação do elemento quantitativo no lançamento, ou outras medidas de
atividade que possam refletir adequadamente o fato contábil.
Isso conduz a um novo conceito de lançamento contábil, que denominamos de
lançamento contábil ampliado, cuja operacionalização está diretamente ligada ao
conceito de banco de dados, e todos os componentes do lançamento poderão ser
explorados e potencializados.
Fundamentalmente, respeitam-se as necessidades básicas societárias/fiscais de contas
creditadas e debitadas e valor, e pelo conceito de banco de dados, amplia-se tudo o que
for necessário.
Data
Numa escrituração tradicional, a data é única. Contudo, sabemos que nem sempre é
possível o registro exatamente nas datas de ocorrência. Datas diversas podem acontecer
muitas vezes causadas pela própria demora dos processos operacionais.
Exemplo muito comum é a compra de materiais. Podemos ter as seguintes datas, que
deveriam constar num lançamento ampliado, seja no sistema de informação contábil ou
em outros sistemas operacionais, pelo conceito de navegabilidade e rastreabilidade de
dados:
Compra de materiais : Data da geração da necessidade de material pelo sistema MRP;
Data da cotação; Data do pedido; Data da nota fiscal do fornecedor; Data da entrada na
portaria da empresa; Data do recebimento físico; Data da aprovação pelo sistema de
qualidade; Data da estocagem; Data do recebimento fiscal e/ou escrituração fiscal; Data
de contabilização; Data do pagamento.
Além das contas contábeis tradicionais debitadas e creditadas para fins legais e fiscais, o
mesmo lançamento poderá ser lançado em outras contas, que possibilitem a utilização
gerencial da informação contábil. Como exemplo, poderíamos citar, num lançamento de
vendas:
Venda de um produto a vista
Contas Possíveis
• Contas Legais/Fiscais
— Conta Debitada — Clientes
— Conta Creditada Vendas a Vista
• Contas Gerenciais
— Vendas Produto X
— Vendas Cliente A
— Vendas Mercado 1
— Vendas Região 10
— Vendas Setor de Atividade 15
— Ordem de Trabalho
HISTORICO
O histórico do lançamento presta-se sobremaneira para desenvolver o conceito de
lançamento contábil ampliado e lançamento multidimensional. O histórico pode
contar todas as informações de atividades, normalmente representado por
informações quantitativas, que ilustrarão significativamente o lançamento, dando o
caráter fundamental do mesmo, que é a informação que leva à ação.
Dependendo da formatação do sistema de informação contábil, várias das•
formações que estamos sugerindo como sendo componentes do histórico poder
estar em outros subsistemas operacionais ou de gestão, e, por meio do conceito
de DSS/EIS, serem retrabalhadas pelos usuários.
Para operacionalizar essa concepção, é importante o conceito de banco dados
para as informações contidas no histórico.
EXEMPLO DE INFORMAÇÕES NO HISTÓRICO AMPLIADO
Esse histórico pode conter as seguintes informações de caráter informativo e
quantitativo:
a) número de registros, número de cadastros, número de itens etc.;
b) quantidade física das transações registradas;
c) qualificações das transações;
d) outras classificações adicionais além das contas creditadas e debitadas etc.
Para melhor esclarecimento veja abaixo:
Exemplificando com o valor de transação de materiais ou produtos, ou seja, venda ou
compra, já que são similares:
Valor das transações com mercadorias e produtos
Composição do valor
•
•
•
•
•
quantidade;
total;
valor do ISS;
cálculo e valor do PIS;
valor do frete;
•
•
•
•
•
preço unitário;
valor do ICMS;
valor do IPI;
cálculo e valor do Cofins;
valor do seguro etc.
Nota: Associando esses valores às datas de efetivação financeira, também se terá
outra possibilidade de avaliação dos fatos em moeda estrangeira.
A segunda utilização do valor para o lançamento ampliado é tão importante quanto a
primeira e prevê vários tipos de expressão monetária para o mesmo evento. Assim, a título
de exemplo, num evento de venda ou compra de mercadorias ou produtos poderíamos ter os
seguintes tipos de valores:
Valor das transações com mercadorias e produtos
Tipos de valor
•Valor contábil bruto — com impostos;
•Valor em moeda estrangeira 1;
•Preço de custo histórico;
•Preço de venda;
•Valor presente líquido;
•Fluxo de caixa descontado etc.
•Valor contábil líquido — sem impostos;
•Valor em moeda estrangeira 2;
•Preço de custo de reposição;
•Valor de mercado;
•Fluxo futuro de benefícios;
Esse tipo de concepção de valor multidimensional é importante. Uma mercadoria pode ser
avaliada a custo de aquisição, a custo de reposição, a preço de venda etc. Quando se quer
outra dimensionalidade ou um momentum accounting, pode-se avaliar o evento econômico
buscando conceitos mais avançados, como o valor presente do fluxo futuro de benefícios,
em que se consegue evidenciar o potencial total do evento econômico.
ESTRUTURA DA CONTA TRADICIONAL
Qualquer software de contabilidade, seja desenvolvido internamente seja adquirido de terceiros, prevê uma
estrutura mínima da conta, conforme mostrada a seguir.
Essa estrutura, normalmente codificada numericamente (há software que permite também a inserção
de letras), incorpora a visão de departamentalização, por meio do conceito de centros de custos. Os
centros de custos representam todos os setores da empresa (diretorias, departamentos, chefias).
Normalmente, os centros de custos representam fielmente a estrutura hierárquica da companhia, ou
seja, seguem o organograma empresarial formal. Esse é um conceito extremamente útil e deve
necessariamente fazer parte da estrutura da conta contábil.
Dentro da estrutura da conta contábil tradicional, vemos então:
a)
um campo para identificar a empresa do grupo corporativo;
b)
um campo para identificar o setor (o campo para o centro de custo);
c)
um campo para a conta contábil;
d)
um campo para a subconta contábil (eventualmente).
ESTRUTURA DA CONTA CONTABIL AMPLIADA
A atual tecnologia da informação tem possibilitado alargar enormemente conceito de estrutura de conta
contábil, permitindo tranqüilamente a absorção nos softwares de contabilidade, do conceito de lançamento
contábil ampliado.
Dentro dessa linha de raciocínio, criam-se quantos segmentos da conta forem necessários, objetivando
ampliar ao máximo a capacidade de armazenamento dos dados contábeis, para fins legais, e, ao mesmo
tempo, gerenciais.