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ARQUIVOLOGIA
ARQUIVOLOGIA – AULA 01 –
Prof.Sandra Pacheco
O que estes eventos tem em comum ?
GESTÃO DE
DOCUMENTOS
APLICADA AOS
ARQUIVOS
GOVERNAMENTAIS
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Introdução - Conceitos
ARQUIVO NACIONAL/RJ
Definição
Gestão de documentos é um conjunto de
procedimentos técnicos e operacionais referentes às
atividades de produção, tramitação, classificação,
avaliação e arquivamento de documentos nas fases
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento ao arquivo permante
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ARQUIVOLOGIA
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DOCUMENTO
• Qualquer informação registrada em um suporte.
• No momento em que o homem registra sua
idéia em um suporte, dá origem a um
documento. Com o aparecimento
p
da escrita, o
volume de documentos criados foi se tornando
cada vez maior e surgiu a necessidade de se
criarem técnicas que permitissem organizar esta
massa documental de forma a permitir sua
imediata localização quando necessária. A partir
de então surgiram os primeiros arquivos
• Com tanto papel e documento (massa de
documentos), típicos de todo órgão
público, o profissional de arquivologia
tornou-se
tornou
se essencial para organizar toda a
burocracia existente nas repartições.
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LEGISLAÇÃO
Preceito constitucional
• A preocupação com a organização e o
acesso aos documentos públicos é antiga,
mas somente em 1991, com a lei N. 8.159
que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados, foi
preconizada a revitalização dos serviços
arquivísticos do Poder Público por meio
da implantação de programas de Gestão
de Documentos.
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• Cabem à administração pública, na
forma
da
lei,
a
gestão
da
documentação governamental e as
providências para franquear sua
consulta a quantos dela necessitem
¾
(inciso 2° do art. 216 da Constituição da República Federativa
do Brasil, de 5 de outubro de 1988)
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LEI Nº 8.159,
de 8 de janeiro de 1991
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LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991
• dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados
• Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental
e a proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova
e informação.
¾ esse ato legal contém conceitos e definições
que regulam questões fundamentais no
gerenciamento de acervos arquivísticos
públicos e privados
• Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
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DECRETO Nº 4.073,
de 3 de janeiro de 2002
LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991
• Art. 9º - A eliminação de documentos
produzidos por instituições públicas e de
caráter público será realizada mediante
autorização da instituição arquivística
pública,, na sua específica
p
p
esfera de
competência.
• Regulamenta a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados.
¾ Do Conselho Nacional de Arquivos
• Art. 10 - Os documentos de valor
permanente
são
inalienáveis
e
imprescritíveis.
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¾ Da Gestão de Documentos da Administração Pública Federal
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DECRETO Nº 4.073,
de 3 de janeiro de 2002
DECRETO Nº 4.073,
de 3 de janeiro de 2002
Art. 7° - O CONARQ poderá constituir câmaras
técnicas e comissões especiais, com a finalidade
de elaborar estudos, normas e outros
instrumentos necessários à implementação da
política nacional de arquivos públicos e privados
[...] bem como câmaras setoriais, visando a
identificar, discutir e propor soluções para
questões temáticas que repercutirem na estrutura
e organização de segmentos específicos de
arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.
O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8
de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a
política nacional de arquivos públicos e privados,
bem como exercer orientação normativa visando à
gestão documental e à proteção especial aos
documentos de arquivo.
• Art. 1° -
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Breve histórico da atuação de duas
Câmaras Técnicas
DECRETO Nº 4.073,
de 3 de janeiro de 2002
Câmara Técnica de Classificação de Documentos
e
Câmara Técnica de Avaliação de Documentos
O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8
de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a
política nacional de arquivos públicos e privados,
bem como exercer orientação normativa visando à
gestão documental e à proteção especial aos
documentos de arquivo.
• Art. 1° -
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foram criadas em 1995
¾ Finalidade: elaborar planos de classificação de documentos de
arquivo e planos de destinação e tabelas de temporalidade
¾ Objetivos: racionalizar a produção documental; reduzir os custos
operacionais; garantir a preservação de documentos e agilizar a
recuperação das informações
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Programa de gestão arquivística
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Nova minuta de Código de Classificação
Classes relativas às atividades-fim das IFES
• Principais instrumentos da gestão
arquivística de documentos são:
ƒ Código
Códi d
de Cl
Classificação
ifi
ã d
de D
Documentos
t
ƒ Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos
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17
100
200
300
400
500
600
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ENSINO SUPERIOR
PESQUISA
EXTENSÃO
EDUCAÇÃO BÁSICA ( e PROFISSIONAL)
AVALIAÇÃO EDUCACIONAL
ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL
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CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA
FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988.
LEGISLAÇÕES MAIS
IMPORTANTES
• CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO
BRASIL, DE 1988.
– XIV - é assegurado a todos o acesso à informação e
resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao
exercício profissional;
– (...)
• Art. 5º. Todos são iguais perante a lei, sem distinção de
qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos
estrangeiros residentes no País,
País a inviolabilidade do
direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à
propriedade, nos termos seguintes:
• (...)
– X - são invioláveis a intimidade, a vida privada, a
honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito
a indenização pelo dano material ou moral decorrente
de sua violação;
– (...)
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– XXXIII - Todos tem direito a receber dos órgãos
públicos informações de seu interesse particular, ou
de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas
no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível a
segurança da sociedade e do estado;
– (...)
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CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA
FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988.
CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA
FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988.
• LXXII – conceder-se-á habeas-data:
• XXXIV – são a todos assegurados, independentemente do
pagamento de taxas:
»
»
»
»
»
»
– a) para assegurar o conhecimento de informações
relativas a
– pessoa do impetrante, constantes de registros ou
bancos de
– dados de entidades governamentais ou de caráter
público;
a) o direito de petição aos Poderes Públicos em defesa
de direitos ou contra ilegalidade ou abuso de poder;
b)a obtenção de certidões em repartições públicas
públicas,
para defesa de direitos e esclarecimento de situações de
interesse pessoal;
(...)
• LX – a lei só poderá restringir a publicidade dos atos
processuais quando a defesa da intimidade ou o interesse
social o exigirem;
• (...)
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– b) para a retificação de dados, quando não se prefira
fazê-lo
– por processo sigiloso, judicial ou administrativo;
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CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA
FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988.
CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA
FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988.
• Inciso LXXIII – qualquer cidadão é parte legítima para propor
• ação popular que vise a anular ato lesivo ao patrimônio
público
• ou de entidade de que o Estado participe, à moralidade
• administrativa, ao meio ambiente e ao patrimônio histórico e
• cultural, ficando o autor, salvo comprovada má-fé, isento de
• custas judiciais e do ônus da sucumbência;
• (...)
• Art. 23. É competência comum da União, dos
Estados, do Distrito Federal e dos Municípios:
•
I – Zelar pela guarda da constituição,
das leis e das instituições
democráticas e
conservar o patrimônio público;
•
Art. 216.
• § 2° - Cabem à administração pública, na forma da lei, a
gestão da
documentação governamental e as
providencias para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem.
• II – recusar fé aos documentos públicos;
• (...)
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LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE
1991
DECRETO-LEI Nº 2.848, DE 07 DE
DEZEMBRO DE 1940 - CÓDIGO PENAL
• Capítulo I - dos crimes praticados por
funcionário Público contra a administração
em geral.
–Art. 314 Extraviar livro oficial ou
qualquer documento, de que tem a
guarda em razão do cargo, sonega-lo ou
inutiliza-lo total ou parcialmente:
Pena: reclusão de um a quatro anos, se
o fato não constituir crime mais grave.
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LEI Nº 9.051, DE 18 DE MAIO DE 1995
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de direitos e esclarecimentos de situações.
Art. 1º - As certidões para a defesa de direitos e
esclarecimentos de situações, requeridas aos
órgãos da administração centralizada ou
autárquica,
q
, às esferas públicas,
p
, às sociedades de
economia mista e às fundações públicas da União,
dos estados, do Distrito Federal e dos Municípios,
deverão ser expedidas no prazo improrrogável de
15 (quinze) dias, contado do registro do pedido no
órgão expedidor.
• LEI Nº 9.507, DE 12 DE NOVEMBRO DE 1997 - Regula
o direito de acesso a informações e disciplina o rito
processual do habeas data.
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• Dispõe sobre as sanções penais e administrativas
derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio
ambiente, e dá outras providências.
• Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
I - bem especialmente protegido por lei
lei, ato
administrativo ou decisão judicial;
II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca,
instalação científica ou similar protegido por lei,
ato administrativo ou decisão judicial;
Pena - reclusão, de um a três anos, e multa.
Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é
de seis meses a um ano de detenção, sem
prejuízo da multa.
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DECRETO N° 1799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 - Regulamenta a
Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968,
que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras
providências.
MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE
AGOSTO DE 2001
• Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá
ser feita por empresas e cartórios habilitados nos
termos deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de
microfilmagem
g
de documentos,, as empresas
p
e
cartórios, a que se refere este artigo, além da
legislação a que estão sujeitos, deverão requerer
registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à
fiscalização que por este será exercida quanto ao
cumprimento do disposto no presente Decreto.
• Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas ICP-Brasil.
• Art. 10 Consideram-se documentos p
públicos ou
particulares, para todos os fins legais, os
documentos eletrônicos de que trata esta Medida
Provisória.
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LEI Nº 9.605, DE 12 DE FEVEREIRO DE 1998
• - Dispõe sobre a expedição de certidões para a defesa
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• - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e
dá outras providências.
• Art. 1º - é dever do Poder Público a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, `a cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
• Art. 2º - Consideram-se arquivos, para fins desta lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja
o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
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DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE
DEZEMBRO DE 2002 -
DECRETO Nº 3.179, DE 21 DE SETEMBRO DE 1999
- Dispõe sobre a especificação das sanções aplicáveis às
condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras
providências.
• Art. 49. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
• I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou
decisão judicial; ou
• II - arquivo,
arquivo registro,
registro museu,
museu biblioteca,
biblioteca pinacoteca,
pinacoteca
instalação científica ou similar protegido por lei, ato
administrativo ou decisão judicial:
• Dispõe sobre a salvaguarda de dados,
informações , documentos e materiais sigilosos
de interesse da segurança da sociedade e do
Estado, no âmbito da administração Pública
Federal e dá outras providências.
Federal,
providências
• Art. 37 § 1° Todo aquele que tiver conhecimento,
nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos
fica sujeito às sanções administrativas, civis e
penais decorrentes da eventual divulgação dos
mesmos.
• Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$500.000,00
(quinhentos mil reais).
• Parágrafo único. Se o ato for realizado em monumento ou
coisa tombada, em virtude de seu valor artístico
arqueológico ou histórico, a multa é aumentada em dobro.
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DECRETO Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE
2003
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DOC/CÓDIGO DE
CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVO
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RESOLUÇÃO Nº 14 DE CONSELHO NACIONAL DE
ARQUIVOS (CONARQ), DE 03 DE JANEIRO DE 2002
• Atualiza o Código de Classificação de
Documentos de Arquivo e Tabela de
Temporalidade e Destinação de
D
Documentos
t d
de A
Arquivo
i relativos
l ti
à
às
Atividades-Meio da Administração
Pública.
Dispõe sobre o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo
q
- SIGA, da
administração pública federal, e dá outras
providências.
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ARQUIVOS/DOCUMENTOS
CLASSIFICADOS
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RESOLUÇÃO Nº 21 DE CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
(CONARQ), DE 09 DE AGOSTO DE 2004
Diante da legislação
apresentada, como
proceder com a
documentação?
• Acrescenta a classe 080 – Pessoal Militar
- no Código de Classificação de
Documentos de Arquivo e Tabela de
Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo relativos às
Atividades-Meio da Administração Pública.
D.O 152 - SEÇÃO 1 DE 09-8-2004
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Gestão de Documentos na
Com o advento das Leis de Arquivo, torna-se
absolutamente necessário tomar decisões
estratégicas a nível de Gestão dos Documentos
em todas as fases do ciclo de vida da
documentação. (Corrente , Intermediário e
Permanente)
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Contextualização/aplicação
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Trajetória dos documentos
Objetivos
A função primordial dos arquivos de qualquer tipo é
recolher e tratar os documentos, após o cumprimento dos
objetivos pelos quais foram gerados. A distância entre a
administração pública, imprensa e outros órgãos
geradores de documentos e a história é, pois, apenas uma
questão de tempo. Ou seja, as instituições vão guardando
os documentos produzidos, recebidos de suas unidades,
ou outras instituições vinculadas e eles vão se acumulando
e, à medida que cumprem suas funções, faz-se necessário
organizá-los, para assegurar sua utilização, mesmo que
eventualmente, e nessa fase é que se explica a passagem
dos documentos, da administração para a história.
• Racionalizar a produção documental.
• Controlar o fluxo de documentos e cumprimento
das diversas formas de destinação.
• Otimizar o processo de recuperação de
informações técnico-administrativas.
• Estabelecer normas de avaliação de documentos,
determinando prazos de retenção nos arquivos
corrente, intermediário e permanente ou
eliminação.
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Ciclo Vital
Ciclo Vital
Na Segunda etapa, denominada arquivo
intermediário, é a fase em que os documentos já
cumpriram, ou melhor, já ultrapassaram seu prazo de
validade imediata, no entanto, ainda podem ser
utilizados pelo produtor.
Deverão ser organizados em arquivo um pouco
afastado do corrente, porém, em condições de fácil
recuperação e deverão permanecer nessa situação
pelo prazo de 20 anos.
Compreende três idades distintas: a primeira
denominada arquivo corrente, onde os documentos
encontram-se em plena vigência de suas funções e por
essa razão, são manuseados constantemente.
Dependendo das atividades da instituição geradora,
nessa fase os documentos poderão permanecer de 5 a
10 anos.
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Ciclo Vital
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Tabela de Temporalidade
(...)Nessa etapa (segunda), os documentos deverão
submeter-se a apreciação de uma comissão mista,
formada por administradores, arquivistas, juristas e
historiadores que , de acordo com as orientações da
tabela de temporalidade e analise conjunta,
determinarão os prazos de vigência, durabilidade,
finalidade, funções etc. dos documentos que serão
preservados. Pois, a eliminação de papéis sem
critérios rigorosos, pode implicar em perda deliberada
da memória, bem como, prejuízos irreparáveis para a
história.
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Registro esquemático do ciclo de vida dos
documentos produzidos e recebidos por um
órgão, determinando os prazos de guarda
d
desses
no A
Arquivo
i C
Corrente,
t ttransferência
f ê i para o
Arquivo Intermediário, eliminação ou
recolhimento para o Arquivo Permanente..
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ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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TABELA DE TEMPORALIDADE
– Um documento é passível de eliminação após ter
cumprido os prazos definidos na Tabela Básica de
Temporalidade
Temporalidade.
– Nenhum documento poderá ser eliminado, sem
que sejam observados os procedimentos
dispostos a seguir.
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MODELO TERMO SOLICITAÇÃO DE
AUTORIZAÇÃO PARA ELIMINAÇÃO DE
DOCUMENTOS.
RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
PRODUZIDOS EM SUPORTES ESPECIAIS
• Documentos tais como fotografias, negativos
de fotografias, slides, microfilmes
(microfichas jaquetas,
(microfichas,
jaquetas rolos etc
etc.),
) discos
discos, fitas
(vídeo, rolo e cassete) deverão ser recolhidos,
devidamente identificados, imediatamente
após terem produzido seus efeitos e não
importarem mais em responsabilidade por
parte de seus detentores.
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Importância
Ciclo Vital
As atividades clássicas da administração de planejar,
organizar, comandar, coordenar e controlar, não se
efetuam sem o suporte documental. Quanto mais
informações os dirigentes estiverem, melhor e mais
precisamente estarão seguros para tomar decisões
sobre qualquer assunto. Por essa razão, é que os
arquivos são indispensáveis – recortes de jornais,
impressos produzidos, resumos, tabelas, normas,
papeis decorrentes das funções de rotina, fotografias,
relatórios etc. etc. são informações de grande utilidade
para as atividades administrativas a qualquer
momento.
Os documentos julgados imprescindíveis para as
comprovações jurídicas, possíveis utilizações
retrospectivas pela administração e de valores
históricos comprovados, serão reunidos e organizados
em um arquivo denominado permanente, observandose o aspecto da idade superior a 25 anos e serão
recolhidos em local definitivo, sendo preservado,
principalmente pelo valor histórico.
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Importância
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Importância
Para que o documento faça seu percurso natural
de vida, da administração à história, da produção e
trâmite administrativo à utilização científica e cultural
cabe ao arquivista identificar, descrever, resumir e
preparar um índice. A ignorância dos administradores
de que os documentos administrativos contêm, como
informação histórica, uma dimensão muito mais ampla
do que a que envolve a da sua criação tem causado
graves danos à historiografia.
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Documentos são diariamente destruídos, nas diferentes
instâncias, por desconhecimento de sua importância. É
preciso que os responsáveis pelas políticas de
informação/documentação
ç
ç dos diferentes órgãos,
g
estejam
j
cientes de que, cumprindo-se a razão administrativa, ele
não se torna automaticamente descartável. Sua utilização
jurídica pela própria administração e/ou pela pesquisa
histórica poderá ocorrer sempre. A entidade produtora
não deve e não pode ditar a sua destruição sem antes
consultar as autoridades arquivísticas do nível
administrativo pertencente ao órgão.
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Produção de Documentos
Produção de Documentos
Um documento de arquivo só tem sentido se
relacionado ao meio que o produziu. Seu conjunto tem
que retratar a infra-estrutura e a função do órgão
gerador. Esta é a base da teoria de fundos. Ela é q
g
que
comanda a organização dos documentos
permanentes. Um fundo de arquivo compreende
papéis gerados e/ou recolhidos por uma entidade
pública ou privada necessários a sua criação, ao seu
funcionamento e ao exercício das atividades que
justificam a sua existência
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Nesse sentido, os documentos de uma determinada
unidade administrativa não devem ser separados para
efeitos de organização. O fator norteador da
constituição
ç do fundo é a origem
g
do documento: o q
que
ele representa no momento da sua criação, como
instrumento que possibilitará a conservação de uma
atividade dentro de uma função que cabe ao órgão
gerador no contexto administrativo no qual atua.
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Organização dos Arquivos
A justificativa da organização dos arquivos públicos
está na ordem direta do interesse dos quatro tipos
fundamentais de público que dele fazem uso: 1. O
administrador, isto é, quem produz o documento e dele
necessita para sua própria informação, na
complementação do processo decisório; 2. O cidadão
interessado em testemunhos que possam comprovar
seus direitos e cumprimento de seus deveres para com
o Estado; 3. O pesquisador, seja o historiador, ou
outros profissionais um busca de informações para
trabalhos de análise em geral; 4. O cidadão comum a
procura de cultura geral, de entretenimento, no qual
pode haver lugar para o conhecimento da história.
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OBJETIVOS
O QUE VALIDA A HISTÓRIA: ARQUIVOS
Pirâmide de Quéops
2520 a.C.
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CLASSIFICAÇÃO
ARQUIVOS
Cuidados e Organização
Cada classe ou subclasse de Assuntos
-Organizar de modo eficiente
-Agilizar a eliminação de documentos sem
valor fiscal, legal, histórico ou científico.
Arquivo Duplex
-Uso eficaz da micrografia/ técnicas,
gerenciamento
i
eletrônico
l ô i de
d documentos.
d
-Assegurar
acesso
à
informação
governamental quando e onde se fizer
necessária ao governo e cidadãos.
-Garantir preservação e acesso aos
documentos de caráter permanente,
reconhecidos por seu valor histórico e
científico
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- Construída a partir de uma planta
- 20 anos de trabalho
- 100.000 camponeses em tempo
parcial
- 2,3 milhões de blocos de granito e
pedra calcárea
- Cada bloco pesava, em média, 2,5
toneladas
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Os assuntos principais recebem
um número na ordem em que
são selecionados e arranjados.
Números apensos(doc.
apensos(doc anexado
a outro) são atribuídos às
subclasses.
Exemplo: Comunicações
.
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2 - 2 Correio
2 - 1 - 1 Franquia
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Sistema Numérico de Assunto
Sistemas Alfabéticos
Algumas subdivisões:
COMUNICAÇÕES
1 Correio
1 - 1 franquia
2 Correspondência
2 – 1 cartas
3 Telecomunicações
3 -1 Internet móvel
19/10/2011
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Os assuntos são dispostos em
ordem alfabética, sem qualquer
consideração às relações
existentes entre eles
eles. Porém,
Porém
podem ser divididos, caso haja a
necessidade, conforme abaixo:
Comunicações
Comunicações - Correio
Comunicações - Correio - Franquia
61
Sistema Alfanumérico
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Utiliza uma combinação de letras que
remete à memória do assunto, conforme o
exemplo abaixo:
A ADMINISTRAÇÃO
Ae Administração de edifícios e terrenos
Ag Administração geral
Agl Administração geral, legislativa
Ap Administração do pessoal
A ADMINISTRAÇÃO
A1 COMUNICAÇÕES
A1-1 Telégrafo - Taxas Telegráficas Preços
A1-2 Correio
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Sistema Orgânico:
Exemplo:
E ELECTRICAL DIVISION (Divisão de
eletricidade)
ER Resistance Measurements Section
(Seção de Medidas de Resistência)
EE Electrical Instruments Section ( Seção
de Instrumentos Elétricos)
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MÉTODO NUMÉRICO
Utiliza símbolos derivados das unidades
organizacionais para relacionar os
cabeçalhos de assunto.
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Sistema Mnemônico:
Usam-se letras do alfabeto para designar
os cabeçalhos principais e a letra
correspondente a este cabeçalho
combinada com a numeração do sistema
numérico dupléx para as subdivisões.
Exemplo;
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Caracterizado pelo número como principal elemento a
ser considerado.
Os métodos numéricos são indiretos, uma vez que, para
se localizar um documento ou pasta, existe a
necessidade de se recorrer a um índice alfabético
alfabético, em
fichas, que fornecerá o número sob o qual o documento
ou pasta foi arquivado. A numeração é seqüencial.
Os métodos numéricos são:
a) Simples
b) Cronológico
c) Digito-terminal.
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11
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MÉTODO NUMÉRICO
MÉTODO NUMÉRICO
• Simples
• O método numérico simples constitui-se na
atribuição de um número a cada correspondente
- onde é obedecida a ordem de entrada, sem
preocupação com a ordem alfabética.
• Além do registro das pastas ocupadas, em livro
ou fichas, é indispensável o índice alfabéticoremissivo, em fichas, sem o qual é impossível
localizar os documentos.
• O método numérico simples, feitas
algumas adaptações, é aplicado aos
arquivos especiais (discos, fitas, vídeos,
etc) e especializados (projetos de
engenharia, prontuários médicos e
hospitalares, cadastro de pessoal em
escritórios, etc).
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MÉTODO DÍGITO TERMINAL
MÉTODO DÍGITO TERMINAL
• Tendo em vista a necessidade de redução do número de erros, no
arquivamento de grande volume de documentos; contando com o
recurso da automação, além de equipamentos de grande porte para
armazenamento de alto número de documentos - esse método é
ideal para instituições que precisam arquivar um crescente número
de documentos: Caixa Econômica, INSS, hospitais, bancos, etc.
• De acordo com Paes, os documentos são numerados
seqüencialmente
ü
i l
t e sua lleitura
it
apresenta
t uma peculiaridade
li id d que
caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois
dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda formando
pares.
• Decompondo-se o número 945.370 - têm-se o seguinte grupo: 9453-70. Como a leitura é feita da direita para a esquerda, o grupo 70
= grupo primário; o grupo 53 = secundário; e o grupo 94 = terciário.
• O armazenamento considera em primeiro lugar os
documentos guardados no espaço destinados aos
números terminados em 70 (primários); em seguida
documentos terminados em 53 (valor secundário); e
finalmente documentos com valor terciário,
armazenados com finais de números 94
94.
• Entre as vantagens desse método está a rapidez na
localização dos documentos, considerando-se o grande
volume de documentos do arquivo, além da expansão
equilibrada do arquivo. Há necessidade de índice dos
assuntos em questão e os documentos,
obrigatoriamente, devem estar dispostos fisicamente na
mesma ordem da leitura.
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ARQUIVAMENTO
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COMO ARQUIVAR DOCUMENTOSO
Arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de
acordo com a classificação.
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-Receber o documento para registro e
classificação
-Ler o último despacho verificando se o
documento destina-se ao arquivamento;
-Analisar o conteúdo dos documentos (ver
existência ou não de antecedentes)
-Se ainda não estiver classificado, fazer o
procedimento de classificação;
-Determinar
D
i
o assunto através
é da
d leitura,
l i
escolher o código numérico que o
representa;
-Ordenar
Od
d acordo
de
d com a classificação
l ifi ã
numérica extraída do CCD de arquivo;
-Anotar a lápis no canto superior direito do
doc o código numérico atribuído ao
assunto;
-Arquivar nas pastas suspensas, gavetas ou
caixas de acordo com o volume (registrar
na capa: código numérico, assunto, nome
da pessoa, órgão, firma ou lugar);
-Proceder a rotina: se tiver anexo, receber
o código correspondente ao documento
-Verificar a existência de antecedentes na
pasta (de uma mesma pessoa e assunto);
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E AINDA…
RESTRIÇÃO DE ACESSO
• SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso,
-Reunir os antecedentes
cronológica decrescente;
em
ordem
-Ordenar documentos que não possuem
antecedentes
respeitando
a
ordem
estabelecida:
cronológica
cronológica,
alfabética
alfabética,
geográfica – se existir cópias, eliminá-las.
Caso não exista original, manter uma única
cópia;
-Arquivar o anexo do documento quando
volumoso, em caixa ou pasta apropriada.
-Identificar o conteúdo do arquivo
externamente e registrar sua localização no
documento que o encaminhou.
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RESTRIÇÃO DE ACESSO
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• ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau
de segurança
g
ç q
que deve ser apenas
p
do conhecimento de
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Exemplos: documentos relacionados à política
governamental de alto nível e segredos de Estado
(descobertas e experiências de grande valor científico;
negociações para alianças militares e políticas planos de
guerra; informações sobre política estrangeira de alto
nível).
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RECEBIMENTO E
CLASSIFICAÇÃO
• Efetuar a separação dos documentos recebidos
em ostensivo (de livre conhecimento) ou
sigiloso, e particular.
• Os documentos de natureza sigilosa e particular
deverão ser encaminhados aos respectivos
p
destinatários;
• Os documentos de natureza ostensiva deverão
ser abertos e analisados, verificando-se a
existência ou não de antecedentes. Em caso
afirmativo, providenciar a juntada, e em caso
negativo, classificá-lo de acordo com o assunto
tratado.
• RESERVADO - seu assunto não deve ser do
conhecimento do público, em geral.
Exemplos: partes de planos, programas, projetos
e suas respectivas ordens e execução; cartas,
f t
fotografias
fi aéreas
é
e negativos
ti
que indiquem
i di
instalações importantes.
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• CONFIDENCIAL - seu assunto, embora não
requeira alto grau de segurança, só deve ser do
conhecimento de pessoas autorizadas, para não
prejudicar um indivíduo ou criar embaraços
administrativos.
Exemplos: informações relativas a pessoal,
pessoal
finanças e material de uma entidade ou um
indivíduo, cujo sigilo deve ser mantido por
interesse das partes; cartas, fotografias aéreas e
negativos que indiquem instalações importantes
para a segurança nacional.
RESTRIÇÃO DE ACESSO
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RESTRIÇÃO DE ACESSO
• SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurança,
mas pode ser do conhecimento de pessoas
funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não
estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Exemplos: planos, programas e medidas
governamentais;
t i assuntos
t extraídos
t íd de
d matéria
té i ultralt
secreta que, sem comprometer o excepcional grau de
sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão
materiais importantes e sem classificação anterior.
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requer medidas especiais de salvaguarda para sua
divulgação e custódia.
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FATORES DE DETERIORAÇÃO
AMBIENTE IDEAL PARA CONSERVAÇAO
ADEQUADA
-Fatores intrínsecos
-Local de trabalho deve ser limpo;
-O papel moderno é ácido e
frágil:
-Durabilidade
baixa
dos
disquetes
-Perda da qualidade de fotos
coloridas
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MANUSEIO EM SUPORTE DE PAPEL
-Jamais consumir alimentos e bebidas
na área de trabalho;
-Proibido fumar nas áreas de trabalho
e de
d guarda
d dos
d documentos;
d
-Manter 20 graus C de temperatura e
50% de umidade relativa do ar;
-Estantes, mapotecas e armários
devem ser de metal com revestimento
à base de esmalte e tratados com
fosfatação para evitar ferrugem;
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-O uso de cópias xerox de documentos
é contra indicado porque:
-Cuidado ao retirar o documento de
pastas, caixas ou estante;
-As
As máquinas xerox, que operam com
luz ultra violeta em grande intensidade,
causam danos tanto ao papel como à
tinta do documento original;
-Não dobrar ou rasgar os documentos,
pois o local no qual é dobrado, torna-se
frágil, rompe-se e rasga-se facilmente;
-Manuseio inadequado na operação das
máquinas copiadoras pode ocasionar
dobras e rasgos nos documentos.
-não usar clipes de metal, usar de
plástico ou proteger a área de contato
-Limitar o uso de furadores nos
documentos
decorrentes.
Furar
corretamente, dobrando a folha pelo
centro com a marca do furador.
81
ACONDICIONAMENTO IDEAL
-ATENÇÃO
utilizados;
à
qualidade
80
-Não usar fitas adesivas diretamente
sobre os documentos;
-Manusear livros e documentos sobre a
mesa, sem apoiar os cotovelos e as
mãos.
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MANUSEIO EM SUPORTE DE PAPEL
-Lavar as mãos no início e no final do
trabalho
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-Controlar entrada da luz solar com
filtros UV nas janelas, ou cortinas e
persianas;
-As fotocópias não substituem o
original ou segunda via de um
documento.
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ACONDICIONAMENTO IDEAL
dos materiais
-Utilizar pastas com prendedores
e hastes plásticas
-Usar embalagens de tamanho
maior que o documento para não
dobrá-lo ou amassá-lo;
-Não acondicionar documentos
acima da capacidade da pasta ou
caixa.
-A maioria dos papéis e papelões
disponíveis no mercado são ácidos e
apresentam elementos prejudiciais como
lignina e enxofre.
-Analisar as melhores opções de
embalagens;
-Utilizar pacotilhas, feitas de papel de boa
qualidade amarradas com cadarço de
algodão;
-Jamais utilizar barbantes e elásticos
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CONSERVAR FOTOGRAFIAS...
CONSERVAÇÃO PREVENTIVA
PROCEDIMENTOS
• Para um eficiente programa de conservação preventiva, é
preciso:
• evitar oscilações acentuadas de temperatura e umidade nos
depósitos de documentos.
• Lugar adequado para preservar:
Negativos e fotos devem ser guardados em local seco
e ventilado ; Embalagens para fotografias e negativos
devem ser confeccionadas em papel neutro;
Nunca colocar os dedos sobre a imagem fotográfica;
P
Para
manusear fotos
f t recomenda-se
d
usar luvas
l
d
de
algodão;
Não fazer anotações à caneta na fotografia. Utilizar
lápis macio e escrever no verso da foto;
Não usar cola ou fita adesiva em contato com a foto.
Para fixar fotografias recomenda-se usar cantoneiras;
Jamais usar metal – clips ou grampos – esses
danificam a imagem fotográfica.
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*lugar livre da umidade, de perigo de ruptura de canos;
*lugar ventilado;
*lugar com controle de luz solar e da artificial;
*local com instalações elétricas que não ofereçam risco;
*evitar local onde haja variação constante de umidade e calor
(medida de proteção contra fungos).
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CONSERVAÇÃO DOC ELETRÔNICOS
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-Equipamentos
eletrônicos
tornam-se obsoletos;
rapidamente
-Mudanças
Mudanças rápidas exigem
contínua das informações;
a
-Acondicionar os CD’s e DVD’s na posição
vertical em embalagens, preferencialmente
de acrílico;
-Para os documentos impressos em
computadores, as recomendações são as
mesmas dos demais documentos em suporte
de papel;
migração
-É necessário prever e planejar as mudanças
a longo prazo;
-As
impressões
obtidas
nos
atuais
equipamentos são frágeis e pouco duráveis;
-Produzir cópias de segurança que possam
ser guardadas;
-Impressoras a laser produzem cópias mais
duráveis do que as de jato de tinta e
matriciais.
-Manter CD’s e DVD’s afastados de
equipamentos
que
geram
campos
eletromagnéticos;
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19/10/2011
CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS
Ex: Edital, edital de abertura de inscrições,
rascunho, microficha e fita magnética.
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CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS
• A classificação dos documentos
compreende o suporte, formato, gênero,
espécie, tipo, forma e natureza.
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CONSERVAÇÃO DOC ELETRÔNICOS
-SUPORTES eletrônicos são frágeis e possuem
tempo de vida curto;
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• Edital é espécie, ou seja, a linguagem
formal do documento.
"Abertura de inscrições", significa que é
um tipo específico de Edital.
Edital Rascunho é a
forma do documento. Microficha é o
formato, e o disco magnético se refere ao
suporte.
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INSTRUMENTOS DE
PESQUISA
INSTRUMENTOS DE
PESQUISA
• São instrumentos de pesquisa dos arquivos permanentes, as
ferramentas utilizadas para sua descrição, orientando as
buscas dos documentos, indo em ordem decrescente de
detalhamento:
• Dentre os instrumentos de pesquisa
elaborados para atender ao programa
descritivo dos arquivos permanentes,
inclui-se:
inclui
se:
• Edição de Textos: contém a transcrição do
documento na íntegra.
-Guia: contém dados g
gerais acerca do arquivo
q
em si,,
descrevendo por alto os fundos existentes, além de indicar as
outras ferramentas existentes.
-Inventários: oferecem um quadro sobre alguns fundos,
descrevendo as atividades de seus titulares, as séries
integrantes...
-Catálogos e índices: indicam a localização específica dos
documentos.
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EM ARQUIVOLOGIA
VALOR PROBATÓRIO
• LEGADO = elemento de identificação das
unidades de arquivamento, constituído de
números, geralmente utilizado na
administração pública para designar um
conjunto de documentos.
• A qualidade pela qual os documentos de
arquivo evidenciam fatos e permitem reconstituir
a estrutura e o funcionamento da instituição
responsável por sua acumulação.
• VALOR PROBATÓRIO>valor inerente aos
documentos de arquivo cujas informações
permitem conhecer a origem, a estrutura, a
competência e/ou o funcionamento da
instituição que os produziu;valor inerente a um
documento que evidencia a existência ou a
veracidade de um fato.
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UNIDADE DE ARQUIVAMENTO/
ITEM DOCUMENTAL:
• Unidade de Arquivamento: Recipiente,
invólucro ou formato que se tomam por
base para fins de acondicionamento e
armazenamento.
• Item Documental: A menor unidade
arquivística intelectualmente indivisível,
por exemplo, uma carta, memorando,
relatório, fotografia, registro sonoro.
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Notação é a inscrição feita na projeção, podendo ser
alfabética, numérica ou alfanumérica. Também poderá ser aberta
ou fechada
fechada. Será aberta quando indicar somente o início da
seção e fechada quando indica o princípio e o fim. Vide figuras
abaixo.
A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O
comprimento pode corresponder à metade da guia, a um terço,
um quarto ou um quinto
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16
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Guia-fora é a que tem como notação a
palavra Fora e indica a ausência de uma pasta
do arquivo.
Tira de inserção é uma tira de papel gomado
ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as
notações.
ç
Tais tiras são inseridas nas projeções
p j ç
das pastas ou guias.
Pasta miscelânea é aquela onde se guardam
documentos referentes a diversos assuntos ou
diversas pessoas em ordem alfabética e dentro
de cada grupo, pela ordenação cronológica
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DOSSIÊ
• Dossiê é uma unidade de arquivamento, formada
por documentos diversos, pertinentes a
determinado assunto ou pessoa.
• Coleção de documentos relativos a um processo
contendo diversos documentos relativo a
determinado assunto.
Exemplo:
Vários documentos, reportagens, recortes que
falam sobre a vida de uma pessoa, a um órgão...
tudo dentro de uma só pasta.
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ALGUNS DOCUMENTOS
• CARTOGRÁFICO =Documentos cartográficos são
representações geográficas. Com formatos e dimensões
e rotações variáveis. Documentos que representem, de
forma reduzida, uma área maior. Ex.: mapas e plantas .
ICONOGRÁFICOS =pintura
pintura, gravura,
gravura ilustração,
ilustração
fotografia, desenho técnico etc;
•
•
•
•
•
•
• ESCRITOS OU TEXTUAIS= documentos escritos ou
textuais datilografados ou impressos.
•
•
•
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Arquivologia para Concursos Prof.Sandra Pacheco
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BIBLIOGRAFIA
•
•
98
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A gestão da informação: as organizações, os arquivos e a informática aplicada. Rio
de Janeiro: APERJ, 1997. 143 p.
A imagem e a sombra da Arquivística. Rio de Janeiro: APERJ, 1998. 110 p.
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos Modernos: princípios e técnicas.
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BELLOTO, H. L. Arquivo, bibliotecas e centros de documentação: da convergência
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j l /d
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1978.
CONTINOLO, C. Como organizar o arquivo: guia prático para classificação de
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Pórtico, 1975.
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PRADO, H. A. A técnica de arquivar. 5. ed. São Paulo : T.A. Queiroz, 1985.
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