ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
Sob a supervisão geral do Representante da FAO no Brasil e sob a supervisão direta do
Coordenador de Projetos da FAO (Região Sul), e, em estreita colaboração com as Unidades de
Programas, Operações e de Administração da FAO no Brasil, o/a Assistente Administrativo(a)
irá desenvolver as seguintes atividades:
1. Apoiar as atividades administrativas, orçamentárias e financeiras da Unidade de Coordenação
de Projetos da FAO para a região Sul do Brasil;
2 Assegurar que todos os procedimentos executados no âmbito dos projetos estão em
conformidade com as Normas e Procedimentos da FAO;
3. Apoiar na elaboração das revisões substantivas e/ou orçamentárias dos projetos bem como
preparar toda a documentação de suporte;
4. Colaborar na elaboração do Plano de Trabalho Anual;
5. Preparar notas, atas e relatórios bem como monitorar o recebimento de ofícios, emails e
relatório circulando para conhecimento do supervisor direto;
6. Apoiar a elaboração e preparação de documentos relacionados aos diferentes projetos
operacionais e acordos da FAO no contexto da cooperação Sul-Sul;
7. Trabalhar em estreita coordenação e complementaridade com os técnicos e consultores
internos e externos;
8. Estabelecer e manter o sistema de arquivamento diário dos documentos eletrônicos e físicos
dos projetos necessários para o bom monitoramento e implementação dos mesmos;
9. Fornecer apoio logístico às atividades da Unidade de Coordenação de Projetos da FAO para a
região Sul do Brasil, bem como na organização de reuniões;
10. Auxiliar a Unidade de Coordenação de Projetos da FAO para a região Sul do Brasil no
desenvolvimento de relatórios técnicos , relatórios administrativos, financeiros;
11. Apoiar diretamente as missões de auditoria;
12. Apoiar na solicitação de tradução de documentos;
13. Exercer outras atividades que forem solicitadas;
15. Apoiar os processos administrativos e operacionais relacionadas a implementação do
Projeto MTF/BRA/010/ITB referentes aos processos de Contratação de Pessoal, Viagens, Cartas
de Acordo e compras:
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Contratação de Pessoal
a) Preparar os Termos de Referência (TORs) para os processos de contratação de consultores a
serem assinados pela FAO. Verificar se os mesmos estão devidamente previstos no Plano de
Trabalho anual e se existe saldo orçamentário e financeiro para contratação;
b) Publicar ou apoiar na publicação dos Termos de Referencia dos consultores;
c) Apoiar na condução dos processos de seleção dos consultores;
d) Solicitar os pagamentos de acordo com o contrato assinado;
e) Produzir e/ou revisar mensalmente relatório de contratos de pessoas físicas para
monitoramento da supervisão.
Aquisição de Bens e Serviços (compras)
a) Apoiar na elaboração dos Termos de Referência (TdR) para os processos de compras de bens
e serviços (Licitações ou Cartas de Acordo);
b) Conduzir o processo de compra ou solicitar a compra para o escritório da FAO Brasília e
acompanhar o processo;
c) Monitorar os contratos de Licitação e Cartas de Acordo assegurando que os pagamentos estão
de acordo com o cronograma;
d) Assegurar que todos os produtos tem a aprovação técnica do Diretor de Projeto e LTUs e
solicitar que a FAO em Brasília realize o pagamento;
e) Solicitar os pagamentos de acordo com o contrato assinado;
d)Monitorar os relatórios de compras;
e) Ser responsável pela guarda e bom uso dos bens adquiridos pelo projeto.
Caixa Pequeno (fundo rotativo)
a) ser custodiante do fundo rotativo e prestar contas de acordo com as normas e procedimentos
da FAO
Viagens
a) Preparar as Autorizações de viagens, de acordo com Normas e procedimentos da FAO, para
profissionais e consultores visando a execução de atividades do projeto;
b) Providenciar reservas dos vôos junto às empresa de viagem indicada pela FAO;
c) responsável por controlar as faturas e solicitar o pagamento;
c) Monitorar os Relatórios de Viagens dos consultores e assegurar a prestação de contas;
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REQUESITOS MÍNIMOS:
• Graduação em Administração, Economia, Contabilidade, Direito, Gestão de Projetos ou
Relações Internacionais;
• Pós-Gradução nas áreas afins serão consideradas como vantagens;
• 4 anos de experiência comprovada na área administrativo-financeira;
• Experiência com projetos de cooperação internacional será considerado como vantagem;
 Habilidade em trabalhar em equipe e tomar iniciativa no trabalho com mínimo de supervisão;
• Habilidade oral e escrita em Português e Inglês (nível intermediário)
Informações Adicionais:
•A duração do contrato será de 12 meses sendo renovado até o final do projeto (Abril/2016)
mediante avaliação desempenho;
• Local de Trabalho: Coordenador de Projetos da FAO (Região Sul) – Curitiba/PR
 Honorários mensais: R$ 4.500,00 (valor bruto da consultoria NPP)
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