UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI
CENTRO DE EDUCAÇÃO - BIGUAÇU
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONÍVEL DA
FUNDAGRO – FUNDAÇÃO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL
SUSTENTÁVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA
MAYCON ALEXANDRE NUNES
Biguaçu (SC), Julho de 2008.
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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI
CENTRO DE EDUCAÇÃO - BIGUAÇU
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONÍVEL DA
FUNDAGRO – FUNDAÇÃO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL
SUSTENTÁVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA
Monografia apresentada à esta Instituição de Ensino
Superior UNIVALI - Biguaçu, como requisito parcial
para obtenção do título de Bacharel em Ciências
Contábeis.
MAYCON ALEXANDRE NUNES
Biguaçu (SC), Julho de 2008.
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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI
CENTRO DE EDUCAÇÃO - BIGUAÇU
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONÍVEL DA
FUNDAGRO – FUNDAÇÃO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL
SUSTENTÁVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA
MAYCON ALEXANDRE NUNES
Esta monografia foi apresentada como trabalho de conclusão de curso de Ciências
Contábeis da
Universidade do Vale do Itajaí – Biguaçu e aprovada pela Banca Constituída pelo
orientador e membros abaixo.
Biguaçu, 09 de Julho de 2008.
______________________________________________________
Professora Marisa Luciana Schwabe de Morais
Coordenadora de monografias do Curso de Ciências Contábeis
Professores que compuseram a banca:
_______________________________________________________
Prof. Mauro Sérgio Boppré Goulart - Orientador
_______________________________________________________
Prof. Luiz Wisintainer
_______________________________________________________
Prof. José Luiz da Silva
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3
SUMÁRIO
LISTA DE TABELAS ........................................................................................................................ 5
RESUMO .............................................................................................................................................. 6
1.1 JUSTIFICATIVA DO TEMA ....................................................................................................... 8
1.2 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA ................................................................................................... 8
1.3 OBJETIVOS .................................................................................................................................. 9
1.3.1 Objetivo Geral............................................................................................................................................................ 9
1.3.2 Objetivos Específicos .............................................................................................................................................. 9
1.4 SUPOSIÇÕES .............................................................................................................................. 9
1.5 ESTRUTURA DO TRABALHO ............................................................................................... 10
2. AUDITORIA CONTÁBIL ............................................................................................................ 11
2.1 DEFINIÇÃO DE AUDITORIA CONTÁBIL ............................................................................ 11
2.2 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTÁBIL ................................................................... 13
2.3 PRINCÍPIOS DE AUDITORIA CONTÁBIL .......................................................................... 14
2.4 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA ............................................. 15
2.5 MÉTODOS E TÉCNICAS DE AUDITORIA CONTÁBIL ................................................... 17
2.6 TIPOS DE AUDITORIA ............................................................................................................ 18
2.6.1 Auditoria Interna X Auditoria Externa................................................................................................................. 19
2.6.2 Auditoria Interna...................................................................................................................................................... 24
2.6.2.1 A Importância da Auditoria Interna.................................................................................................................. 26
2.6.2.2 A Função da Auditoria Interna ......................................................................................................................... 27
2.6.2.3 Objetivos da Auditoria Interna .......................................................................................................................... 27
3. CONTROLES INTERNOS ......................................................................................................... 30
3.1 DEFINIÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS ..................................................................... 30
3.2 IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS .............................................................. 31
3.3 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS ....................................................................... 34
3.4 AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO.................................................. 35
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4
3.4.1 Resultado da Avaliação do Controle Interno.................................................................................................... 36
4. AUDITORIA INTERNA NOS DISPONÍVEIS ......................................................................... 38
4.1 CONTROLE INTERNO NOS DISPONÍVEIS E SEUS TESTES..................................... 39
4.2 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONÍVEIS ......................................... 40
5.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA.................................................................................... 43
5.2 ESTUDOS DE CASO ............................................................................................................... 44
5.3 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA .................................................................................... 44
5.3.1 Missão ....................................................................................................................................................................... 45
5.3.2 Objetivos ................................................................................................................................................................... 45
6.1 RECOMENDAÇÕES E SUGESTÕES ................................................................................. 52
7. CONSIDERAÇÕES FINAIS ...................................................................................................... 56
7.1 LIMITAÇÕES .............................................................................................................................. 57
7.1 RECOMENDAÇÕES PARA TRABALHOS FUTUROS .................................................... 57
ANEXOS ............................................................................................................................................. 59
REFERÊNCIAS ................................................................................................................................ 74
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5
LISTA DE TABELAS
TABELA 1 - Diferenças entre Auditoria Externa e Auditoria Interna...............................23
TABELA 2 - Fundamentos do Controle Interno...............................................................32
TABELA 3 -Tipos de erros das demonstrações financeiras............................................40
TABELA 4 - Pontos Fortes e Fracos...............................................................................51
TABELA 5 - Pontos Fracos e Sugestões........................................................................55
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6
RESUMO
A preocupação fundamental deste estudo está centrada nas análises dos controles
internos dos disponíveis de uma entidade sem fins lucrativos no ramo de apoio ao
desenvolvimento rural sustentável do estado de Santa Catarina. Buscou-se respaldo
teórico para descrever definições de conceitos, conhecimentos, dificuldades, avaliações
e soluções. Tratou-se especificamente dos dados apurados de forma clara e concisa na
empresa. Os atuais controles internos levantados mostraram-se em geral eficazes, mais
com algumas fragilidades, sendo necessários uma melhor utilização dos sistemas
informatizados e recursos já disponíveis para uma boa programação financeira e maior
segurança nas transações administrativas, para alcançar melhor seus objetivos.
PALAVRAS
CHAVES:
AUDITORIA,
CONTROLES
BANCOS, INFORMATIZAÇÃO.
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INTERNOS,
CAIXA,
7
1. INTRODUÇÃO
Contabilidade é uma ciência e para muitos, simplesmente uma técnica. Técnica
esta, destinado a controlar um patrimônio, seja do ponto de vista econômico e
Financeiro, analisando aspectos quantitativos, qualitativo e as variações sofridas dentro
delas.
O presente estudo originou-se de uma questão que faz parte do cotidiano de
muitas empresas “Auditoria” que nada mais é que mensurar, adequar e confiabilizar os
procedimentos contábeis de maneira uniforme.
Este estudo foi desenvolvido na Fundagro – Fundação de Apoio ao
Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina, constitui em
entrevista, pesquisa através de perguntas e respostas, (Anexo pag.59), que serviu para
identificar mais detalhadamente sobre alguns aspectos dentro da análise dos controles
internos aplicados ao disponível da Fundagro, que é de grande importância para sua
segurança administrativa.
O trabalho apresenta-se dividido em capítulos:
No capítulo I - Aborda a justificativa do tema, definição do problema,
questionamento dos tipos de controles internos aplicados na empresa e de propostas
para o melhoramento dos mesmos, objetivos e suposições, assim como a estrutura do
trabalho.
No capítulo II - Apresenta definição, objetivos, princípios, procedimentos e
planejamento, métodos técnicas e tipos de auditoria contábeis, sua importância e
funções.
No capítulo III - Aborda o controle interno na integra, seu conceito, objetivo e sua
avaliação como finalidade principal que é detectar erros e regularidades materiais nas
demonstrações financeiras.
No capítulo IV – Apresenta a auditoria interna nos disponíveis que tem como
finalidade atingir objetivos previamente determinado.
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No capítulo V – Apresenta a caracterização da pesquisa e da empresa em
estudo, descrevendo sua história, sua formação societária, seus objetivos e missão e
procedimentos metodológicos que direcionaram a pesquisa.
No capítulo VI – Apresenta a analise da pesquisa junto a Fundagro,
cuidadosamente elaborada, através de perguntas e respostas com recomendações,
sugestões e exemplos de planilhas para solução dos problemas detectados.
Apresenta-se em anexo, questionário aplicado, mediante perguntas e respostas.
1.1 JUSTIFICATIVA DO TEMA
Atualmente os sistemas de informações e registros de dados numa entidade
estão evoluídos em virtude das tecnologias informatizadas e disponibilizadas no
mercado.
Uma entidade que não esteja apoiada num sistema de controle interno eficaz
poderá prestar informações distorcidas, acarretando prejuízos ou fraudes à mesma.
Portanto, a necessidade deste estudo junto a Fundagro – Fundação de Apoio ao
Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina se fez necessário
para confirmar a veracidade nas demonstrações contábeis, realizadas dentro da
empresa.
Na analise dos controles internos no disponível, buscou-se enfatizar a
importância dos trabalhos, normas, técnicas e procedimentos a serem desenvolvidos e
aplicados para o bem estar da empresa. Havendo falhas ou ausência de controles,
serão aplicados medidas de segurança para assegurar a veracidade nas informações.
1.2 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA
Sabe-se
que
uma
auditoria
realizada
em
uma
empresa
onde
seus
procedimentos aplicados, diante de uma análise financeira não estejam dentro
das normas técnicas e legais, poderá acarretar em grandes prejuízos à seus
objetivos administrativos.
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Portanto uma análise dos controles internos aplicados ao disponível de uma
empresa se faz necessário para fidedignidade das demonstrações contábeis.
Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma
empresa, questionam-se os seguintes pontos:
Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria? São
adequados?
Que tipos de Controles Internos podem são utilizados para evitar desvios e
fraudes no departamento de tesouraria?
Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do
departamento de tesouraria?
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo Geral
Analisar os controles internos aplicados no disponível da Fundação de Apoio ao
Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina.
1.3.2 Objetivos Específicos
Analisar os controles internos aplicados no disponível da Fundação de Apoio ao
Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina.
1.4 SUPOSIÇÕES
A pesquisa procurou verificar a inexistência, a conseqüência da ineficiência ou
falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter
controles mais eficientes e confiáveis através da auditoria interna. Neste trabalho
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decidiu-se antecipar algumas suposições que visam apenas confirmar ou não as
propostas de soluções.
Desta forma presumiu-se que:
•
Não existe um controle interno adequado na Fundação de Apoio ao
Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina
•
Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficácia nos
resultados.
1.5 ESTRUTURA DO TRABALHO
Esta pesquisa apresenta a avaliação dos controles internos dos disponíveis da
FUNDAGRO - Fundação de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de
Santa Catarina. Está representada por seis capítulos onde se descreve o levantamento
dos controles encontrados e sugestões para aprimoramentos.
Como introdução, aponta a necessidade e a importância de se aplicar uma
auditoria na entidade, verificando e analisando a veracidade dos números da empresa,
e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo. São definidas as
formas de atuação da auditoria, sua definição, objetivos e princípios, bem como os
métodos utilizados para alcançar seu fim, que é averiguar a exatidão dos
procedimentos contábeis às operações empresariais. Relatam-se os controles internos
em geral, como ferramentas gerenciais capazes de gerar informações confiáveis e
seguras. São definidos os controles internos usados para os disponíveis, importância,
objetivos e os testes para averiguar sua exatidão.
É caracterizada a empresa em estudo, descrevendo sua história desde a
fundação, sua formação societária, seus objetivos e missão. Concluindo com a
apresentação dos procedimentos metodológicos que direcionaram a pesquisa.
Por fim, analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para
embasar as conclusões que se segue. Após a averiguação das respostas diagnosticouse a atual situação da empresa em estudo, sugerindo melhorias e como fazê-las.
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2. AUDITORIA CONTÁBIL
No Brasil o movimento de arregimentação dos auditores iniciou-se em São Paulo
há cerca de 38 anos, através do Instituto de Contadores Públicos do Brasil, mais tarde
surgiu outras instituições, como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na
Guanabara.
A sua importância é reconhecida desde os mais remotos tempos, havendo
notícias de sua ação já na longínqua civilização suméria. Acredita-se, todavia, que o
termo auditor, evidenciando o título de quem pratica esta técnica, tenha aparecido nos
fins do Século XIII, na Inglaterra, durante o reinado de Eduardo I.
Inicialmente a auditoria limitou-se à verificação dos registros contábeis, visando
observar se eles eram exatos e confiáveis, com o tempo ampliou-se sua área, muitos
ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto, ou seja, observação
da veracidade e da exatidão dos registros.
A auditoria passou a ser obrigatória para todas as empresas que colocam suas
ações no mercado de capitais e, por conseguinte, com o registro de emissão no Banco
Central do Brasil.
Já Crepaldi (2000, p.27), afirma que:
A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros,
inspeções e obtenção de informações e confirmações internas e
externas, relacionadas com o controle do patrimônio objetivando
mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis
deles decorrentes.
2.1 DEFINIÇÃO DE AUDITORIA CONTÁBIL
Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da pesquisa para fins
de opinião e orientação sobre situações patrimoniais de uma entidade, verificando, a
veracidade dos relatórios apresentados, bem como certificar-se de que foram feitos
baseados nas regras e conceitos contábeis. ( Lopes de Sá. Pg. 21)
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Definição de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p. 28):
A técnica contábil que – através de procedimentos específicos que lhe
são peculiares, aplicados no exame de registros e documentos,
inspeções, e na obtenção de informações e confirmações, relacionados
com o controle do patrimônio de uma entidade – objetiva obter
elementos de convicção que permitam julgar se os registros contábeis
foram efetuados de acordo com princípios fundamentais e normas de
contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes
refletem adequadamente a situação econômica-financeira do patrimônio,
os resultados do período administrativo examinado e as demais
situações nelas demonstradas.
A filosofia da auditoria consiste em avaliar a política da empresa, em termos de
adequação, comunicação, aceitação, aplicação e controle, se contribui para atingir seus
objetivos e permite assegurar a correta utilização dos recursos nas atividades
desenvolvidas pela empresa, tanto de natureza financeira, econômica e humana.
Segundo Lopes de Sá (2000, p.24) “a auditoria é uma crítica sistemática
observação do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam
em uma empresa”.
Segundo Crepaldi (2000, p. 26):
Em geral, a Auditoria procura determinar se as demonstrações e respectivos
registros contábeis de uma empresa ou entidade merecem ou não confiança, isto
é, a auditoria é um espaço para verificar se as demonstrações contábeis
realmente refletem, ou não, a situação patrimonial, assim como os resultados das
operações da empresa ou entidade que está sendo examinada.
A atividade de auditoria é uma atividade profissional especializada, a cargo de
contadores. A auditoria interna é uma atividade de avaliação independente e de
assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da adequação,
eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem como da qualidade do desempenho
das áreas em relação às atribuições e aos planos, metas, objetivos e políticas definidos
para as mesmas, atende a fins administrativos da empresa.
A ação da Auditoria Interna estende-se por todos os serviços, programas,
operações e controles existentes na entidade, o posicionamento da Auditoria Interna
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dentro de uma organização deve ser sempre de nível elevado para permitir-lhe o
desempenho de suas responsabilidades com abrangência e independência, em tese
sempre vinculado ao nível mais alto da organização. A independência da Auditoria
Interna visa desincumbir-se das responsabilidades, atribuições e tarefas atribuídas
pelas normas, atos, decisões e solicitações dos Colegiados e autoridades integrantes
da Diretoria da Organização.
2.2 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTÁBIL
O objetivo da auditoria compreende, segundo Marra e Franco (2001, p. 31):
[...] é o conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio
administrado, os quais compreendem registros contábeis, papéis,
documentos, fichas, arquivos e anotações que comprovem a veracidade
dos registros e a legitimidade dos atos da administração, bem como sua
sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais. A auditoria pode ter
por objeto, inclusive, fatos não registrados documentalmente, mas
relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o
patrimônio administrado, cuja informação mereça confiança, desde que
tais informações possam ser admitidas como seguras pela evidência ou
por indícios convincentes.
O objetivo principal da auditoria é a confirmação dos registros contábeis e suas
demonstrações contábeis.
Segundo Attie (2000, p. 81):
A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em
documentação idônea, em obediência a princípios e normas contábeis
consagradas pela doutrina, registrando-os de forma uniforme,
homogênea, em ordem cronológica, o que dá a ela característica de
verdadeira história do patrimônio.
O fim principal da auditoria é a confirmação dos registros contábeis e
conseqüentes demonstrações contábeis. Na consecução de seus objetivos ela contribui
para confirmar os próprios fins da contabilidade. É através da auditoria que se dá
credibilidade as demonstrações contábeis e as informações nela contida.
Segundo Attie (2000, p.31):
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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstrações financeiras
é expressar uma opinião sobre a propriedade das mesmas, e assegurar
que elas representem adequadamente a posição patrimonial e
financeira, o resultado de suas operações e as origens e aplicações de
recursos correspondentes aos períodos em exame, de acordo com os
princípios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os
períodos.
A auditoria se utiliza de todos os meios possíveis ao seu alcance para verificar e
apurar a veracidade dos registros, mesmo que tenha que recorrer à informações extra
contábeis e/ou fora da empresa auditada, sendo que a falta de documentos que
deveriam existir é uma forma de comprovar que não há exatidão nas demonstrações
contábeis.
A
através
de
seus
procedimentos,
fornece
análises,
apreciações,
recomendações e comentários pertinentes às atividades do negócio em que possa ser
útil à administração, sendo que esta atividade não se destine exclusivamente para
descoberta de fraudes, erros ou irregularidades, muito embora apura tais fatos.
2.3 PRINCÍPIOS DE AUDITORIA CONTÁBIL
Os
trabalhos
de
auditoria
normalmente
são
realizados
através
das
demonstrações financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estão em
conformidade com os princípios de contabilidade. Em decorrência desta, a auditoria
preocupa-se com a uniformidade na aplicação dos princípios de contabilidade. ( Attie,
2000, pg. 108).
A auditoria se caracteriza pela geração de confiança em alguns princípios, tais
como, uniformidade e comparabilidade, que fazem dela uma ferramenta eficaz e
confiável de apoio a políticas de gestão e controles na organização, gerando
informações que possibilitem as tomadas de decisão para a melhoria do desempenho
de uma organização.
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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das
demonstrações financeiras entre os períodos não tenha sido afetada, de forma
substancial, por mudanças nos princípios contábeis aplicado ou nos métodos de sua
aplicação.
A comparabilidade pode ser afetada por modificações resultantes de:
•
Mudança nos princípios contábeis aplicados;
•
Mudança de condições que requeiram alterações na contabilidade, mas
que não envolvem mudança nos princípios contábeis, como por exemplo,
a alteração na taxa de depreciação e,
•
Mudança em condições não relacionadas com a contabilidade, como por
exemplo a venda de uma fábrica.
Das três situações acima, apenas a primeira envolve os aspectos de
uniformidade na aplicação dos princípios de contabilidade, para as demais uma vez que
não ocorreu mudança de princípios contábeis, não há obrigatoriamente, a necessidade
de menção no parecer do auditor. ( Attie, 2000, pg. 109).
A aplicação desses princípios é fundamental para o fornecimento de conclusões
que agreguem valor, seja útil, sejam relevantes e suficientes para a gestão de uma
organização. Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si
cheguem a conclusões semelhantes em circunstâncias semelhantes.
2.4 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA
O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente. É
necessário que se defina os objetivos, estratégias, recursos, condições, registros dos
trabalhos executados, para que outros auditores, sendo mérito deste trabalho, possam
fazer revisões, e a plena colaboração e assistência por parte da empresa, a fim de dar
condições de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos,
identificando as áreas prioritárias a serem analisadas.
De acordo com Crepaldi, (2000, p. 320):
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A utilização adequada das técnicas auditoriais e sua conjugação aos
objetivos a serem atingidos formularão os programas de trabalho de
auditoria, utilizados de acordo com os objetivos traçados e a segurança
fornecida pelo controle interno. Poderão existir casos em que, com a
utilização de um só procedimento de auditoria, o objetivo terá sido
cumprido, e casos em que se fará necessária a conjugação de todos os
possíveis procedimentos.
O início de um trabalho de auditoria deve estar voltado, primeiramente, ao seu
planejamento, com devidos objetivos, exames e verificações, para então almejar os
vislumbres propostos pela auditoria. Para tal, o planejamento adequado pressupõe a
formulação de um programa de auditoria.
De acordo com Attie, (2000, p. 61):
A aplicação dos procedimentos de auditoria deve ser realizada através
de provas, testes e amostragens, em razão da complexidade e volume
das operações, cabendo ao auditor, com base na análise de riscos de
auditoria e outros elementos de que dispuser, determinar a amplitude
dos exames necessários à obtenção dos elementos de convicção que
sejam válidos para o todo.
De acordo com Attie (2000, p.131) “ A aplicação dos procedimentos de auditoria
precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir . Os objetivos é a meta a ser
alcançada. Os procedimentos são os caminhos que levam à consecução do objetivo.”
Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execução do trabalho e
permitir que vários auditores possam trabalhar, o planejamento da auditoria deve
elaborar programas específicos para cada área, existindo, programa específicos para
caixa
e
bancos,
duplicatas
a
receber,
estoque,
investimentos,
imobilizado,
fornecedores, financiamentos, conforme for mais recomendável.
O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de área
específica. Ele prevê os procedimentos que deverão ser aplicados para que se possa
alcançar o resultado desejado. Deve ser bastante amplo e flexível, para permitir
alterações durante o andamento das verificações.
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Segundo Attie (2000, p. 31), “o exame normal de auditoria das demonstrações
financeiras é expressar uma opinião sobre a propriedade das mesmas, e assegurar que
elas representem adequadamente a posição patrimonial e financeira.”
Os procedimentos normalmente usados na auditoria estão a confirmação externa
(circularização), inspeção física, exame ou obtenção de comprovantes autênticos,
revisão profunda dos critérios de avaliação e exame de sua conformidade com os
princípios contábeis, exame de registros auxiliares e fiscais e obtenção e cruzamento
de informações de várias fontes fidedignas.
De acordo com Attie, (2000, p.31), “os procedimentos aplicados no exame das
demonstrações financeiras são aqueles que, a juízo do auditor, permitem uma
conclusão quanto à razoabilidade das operações e aos seus reflexos nas
demonstrações financeiras”.
2.5 MÉTODOS E TÉCNICAS DE AUDITORIA CONTÁBIL
Por meio da auditoria é possível mensurar, avaliar e, verificar se os métodos
foram corretamente registrados, ou escriturados, caso não, propõe ajustes e correções
que julgam necessárias.
Segundo Crepaldi (200 p. 31) “Os métodos usados na auditoria incluem as
seguintes fases, Levantamento de condições de rotina administrativa financeira e
contábil, Planejamento da auditoria, Obtenção de provas, Relatório de auditoria e
Certificados..
Segundo Lopes de Sá (2000, p. 35):
O universo de verificação é o limite de um trabalho. O universo
auditável é, pois, o limite de verificação, observação, estudo e avaliação
do auditor. Quanto maior o alcance de um exame, tanto mais segurança
e confiabilidade merece uma conclusão. O ideal seria a verificação total,
mas, na prática, ela se torna pouco exeqüível, quer pelo “tempo” que
exigiria, quer pelo “custo do trabalho”.
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Para iniciar seu trabalho, o auditor necessita pelo menos do organograma
analítico da empresa; do manual de rotinas ou procedimentos administrativos,
descrevendo cada função; regulamentos e estatutos; plano de contas (inclusive de
custos); orçamento (caso exista); processo de autorizações (quando os manuais de
rotinas são bem feitos, neles pode-se encontrar esta matéria) e da supervisão.
Crepaldi (2000, p.30), diz que “[...] há dois métodos aplicados pela técnica de
auditoria: retrospecção e análise. A auditoria examina, portanto, fatos já ocorridos, e o
faz sempre de modo analítico, minuciosamente”.
Pela Retrospecção, como método no trabalho de auditoria, verificam-se os fatos
passados já vividos, em fatos patrimoniais já sucedidos. Este é um caráter distintivo
entre a escrituração ou registro contábil e a técnica de auditoria. A análise, portanto, é o
fator predominante, o que realmente caracteriza o método ou conduta de trabalho na
técnica de auditoria.
Segundo Lopes de Sá (2000, p.32), “a metodologia do trabalho do auditor
fundamenta-se em previsão, acompanhamento executivo, retrospecção executiva e
avaliação rigorosa”.
As tarefas precisam ser “planejadas” e a execução deve “acompanhar”
acontecimentos assim como observar aqueles que já ocorreram.
Segundo Crepaldi (2000, p. 31):
Tecnicamente, o método orienta a execução do trabalho, dando-lhe,
aproximadamente, as seguintes fases: levantamento de rotinas
administrativa, financeira e contábil; planejamento da auditoria; obtenção
das provas; relatório de auditoria; certificados. Em cada uma dessas
fases a técnica de auditoria fornece processos de execução. Constitui
matéria e objeto de pesquisa e orientação profissional. A norma é
exercer a verificação em fatos passados e em todas as verificações usar
a decomposição de todos os elementos do fato, isto é, sua análise
visando obter as evidências necessárias.
2.6 TIPOS DE AUDITORIA
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Segundo Crepaldi (2000, p. 31/32) ”baseados na definição conceitual de
auditoria, pode-se classificá-la em dois tipos: Auditoria de demonstrações financeiras e
Auditoria operacional ou de gestão.”
A primeira, conhecida com auditoria externa, são informações preparadas por
escrito destinadas a apresentar a situação e a evolução do patrimônio da empresa aos
administradores e a terceiros, alheios a ela, sendo preenchido por um profissional
independente, ou seja, alheio à empresa, o auditor independente.
O segundo tipo de auditoria é a operacional ou de gestão, conhecida também
com auditoria interna que consiste de revisões metódicas de programas, organizações,
atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado, com a finalidade
de comunicar à administração se os recursos estão sendo usados eficientemente e se
estão sendo alcançados os objetivos operacionais.
Tratando-se de assuntos contábeis, o auditor interno e o auditor externo atuam
em geral no mesmo campo, e ambos têm interesse na verificação da existência de um
sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das
normas legais, para salvaguardar o patrimônio da empresa; confirmar também se o
sistema contábil é capaz de oferecer os dados necessários à elaboração das
demonstrações contábeis que reflitam com propriedade a posição contábil e o resultado
das operações da empresa.
2.6.1 Auditoria Interna X Auditoria Externa
A auditoria externa é realizada por auditor independente, sem vínculo
empregatício com a empresa auditada e a auditoria interna é executada por um
funcionário da própria empresa, sendo que o vinculo com a empresa, não pode sofrer
influência pelos seus administradores.
Segundo Crepaldi (2000, p. 52):
A diferença básica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao
grau de independência existente. O auditor interno é dependente da
empresa em que trabalha e é responsável por seus atos somente
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perante a empresa em que exerce suas atividades. Os impactos de seus
relatórios recebem influências de sua subordinação. O auditor externo,
pela relevância de seus trabalhos perante ao público. Dado a
credibilidade que oferece no mercado, constitui-se numa figura ímpar
que presta inestimáveis serviços aos acionistas, banqueiros, aos órgãos
públicos governamentais e ao público em geral.
O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independência, não
deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluções a
que chegar. Cabe ao auditor interno exercer sua função com obediência as normas de
auditoria, não deixando seu vínculo empregatício tirar a independência profissional. A
característica que difere a auditoria externa da interna é o grau de independência que o
auditor externo tem em relação à entidade auditada.
Segundo Attie (1992, p. 29):
A auditoria interna, através de suas atividades de trabalho, serve à
administração como meio de identificação de que todos os
procedimentos internos e políticos definidos pela companhia, assim
como os sistemas contábeis e de controle interno, estão sendo
efetivamente seguidos e que as transações realizadas estão refletidas
contabilmente em concordância com os critérios previamente definidos.
A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opinião sobre as
demonstrações contábeis, a fim de verificar se estas refletem adequadamente a
posição da empresa auditada. O auditor deve observar se as demonstrações foram
elaboradas de acordo com os princípios contábeis e se esses princípios foram
aplicados
conforme
ao
exercício
social
anterior.
(Santos,
disponível
em
www.classecontábil.com.br, acessado em 09/06/2008).
Embora as técnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes,
Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se, ainda de forma
mais ampla, pelos seguintes aspectos:
Auditoria externa
•
não existindo vínculo empregatício com a empresa auditada, e
dependência hierárquica da administração, suas opiniões
conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas,
financiadores, fornecedores e analistas;
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21
•
os exames das operações são dirigidos principalmente visando
averiguar os reflexos destas nas operações contábeis.
Auditoria Interna
•
existindo vínculo empregatício com a empresa auditada e
dependência hierárquica da administração, suas opiniões
tenderiam a se incluir nos interesses da própria empresa, e
assim não conseguiriam aos interesses da própria empresa, nem
suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros;
•
os exames das operações são dirigidos principalmente visando
aos aspectos de eficiência operacional/administrativa.
O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes, pois, o
auditor externo está interessado em erros que individualmente possam alterar de
maneira substancial as informações das demonstrações contábeis. O posicionamento
da auditoria interna, numa visão atual do seu funcionamento, centra a sua atenção, não
só na auditoria aos órgãos da empresa, mas às atividades que esta exerce.
A contratação de um auditor externo se faz por vários motivos, destacando-se
entre eles a obrigação fiscal, imposição de bancos para ceder empréstimos, para
financiamento da matéria-prima, atendimento à exigência do contrato para efeito de
compra da empresa e para fins de consolidação das demonstrações.
O serviço
programado para auditoria interna poderá ser realizado através de um exame prévio de
fatos contábeis antes de seus registros, para julgar quanto a sua legalidade evitando
assim correções futuras.
Segundo Attie (1992, p. 34):
De forma global, o trabalho realizado pela auditoria interna é plenamente
idêntico àquele executado pela auditoria externa. Ambas utilizam as
mesmas técnicas; ambas têm sua atenção voltada para o controle
interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestões de
melhorias para as deficiências encontradas e ambas modificam a
extensão do seu trabalho de acordo com as suas observações e a
eficiência do sistema de controle interno existente.
A auditoria interna, por orientação gerencial da alta administração da empresa,
tem de examinar a cada ramificação e os segmentos, em períodos regulares de tempo,
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22
para observar a aderência às políticas, à legislação, à eficiência operacional e aos
aspectos tradicionais de controla da empresa. Por outro lado, as funções da auditoria
externa são diferentes, muito embora existam áreas similares como as de salvaguarda
de ativos, precisão e confiabilidade dos livros da empresa. À auditoria externa cabe,
regra geral, a revisão global das atividades ou de aspectos dirigidos e, por
conseqüência, de maneira menos detalhada.
De acordo com Crepaldi (2000, p. 49):
Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor
interno e do auditor externo, salienta-se que existem diferenças
fundamentais, sendo as principais:
a. Extensão dos trabalhos: o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor
interno normalmente é determinado pela gerência, enquanto a extensão
do exame do auditor externo é determinada pelas normas usuais
reconhecidas no país ou requerida por legislação específica.
b. Direção: o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o
sistema contábil e do controle interno funcione eficientemente, a fim de
que os dados contábeis fornecidos à gerência apresentem os fatos com
exatidão. Os trabalhos do auditor externo, entretanto, são determinados
por seu dever de satisfazer com que as Demonstrações Contábeis a
serem apresentadas a terceiros, como por exemplo, a acionistas,
investidores, fornecedores, à fiscalização, reflitam com propriedade a
situação contábil de uma empresa em certa data, e os resultados das
operações do período examinado.
c. Responsabilidade: a responsabilidade do auditor interno é para com
a gerência, ao passo que a responsabilidade do auditor externo
geralmente é mais ampla. É evidente que auditor interno, sendo
funcionário da empresa, não tem a condição de total independência que
possui o auditor externo.
d. Métodos: não obstante as diferenças apontadas, os trabalhos de
ambos são efetuados em geral por métodos idênticos. O auditor interno
segue mais as rotinas de cunho interno, ou seja, observa o cumprimento
rígido das normas internas, pois ele tem o domínio da cultura da
empresa, enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das
normas associadas às leis de forma bem ampla, ele tem melhor domínio
dos aspectos de interesse coletivo.”
Comparando os dois tipos de auditoria, pode-se dizer que o auditor externo é
independente, contratado para determinada tarefa de auditoria, enquanto o auditor
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23
interno é empregado da empresa, sem independência. As tarefas do auditor externo
são delimitadas no contrato, enquanto que as do interno são tão abrangentes quanto
forem as operações da empresa.
Segundo Franco e Marra (2001, p. 218), “auditoria externa é aquela realizada por
profissional liberal, auditor independente, sem vínculo de emprego com a entidade
auditada e que poderá ser contratado para auditoria permanente ou eventual”.
A auditoria externa é eventual, e a interna é periódica. O processo utilizado em
ambas e analíticas e as técnicas semelhantes. As bases para exame documental são
as mesmas: a escrituração, os documentos e os controles.
Segundo Attie (1992, p. 34):
A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa,
relacionadas, de maneira intensa, com o andamento de cada função,
área, departamento, setor e operação. Por outro lado, as funções da
auditoria externa são diferentes, muito embora existam áreas similares
como as de salvaguarda de ativos, precisão e confiabilidade dos livros
da empresa.
Tabela 1. Diferenças entre auditoria externa e auditoria interna:
Elementos
Auditoria Externa
Auditoria Interna
Sujeito
Profissional
Auditor interno
independente
Ação e objetivo
Exame das
demonstrações financeiras
Finalidade
Opinar sobre as
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(funcionário da empresa)
Exame dos controles
operacionais
Promover melhorias
24
demonstrações financeiras
Relatório principal
Parecer
nos controles operacionais
Recomendações de
controle interno e eficiência
administrativa
Grau de
Mais amplo
Menos amplo
A empresa e o
A empresa
independência
Interessados no
trabalho
público em geral
Responsabilidade
Profissional, civil e
Trabalhista
criminal
Número de áreas
cobertas pelo exame
Maior
Menor
Menor
Maior
Periódico
Contínuo
durante um período
Intensidade dos
trabalhos em cada área
Continuidade do
trabalho
Fonte: (Crepaldi, 2000, p. 51).
2.6.2 Auditoria Interna
A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das
empresas, disponibilizando os recursos humanos e técnicos necessários para a
execução das tarefas designadas pela administração da empresa. À auditoria interna
está diretamente ligada à Administração das Empresas, esta, acompanha as
transações da empresa em caráter permanente e com uma equipe de auditores.
Segundo Franco e Marra (2001, p. 219):
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25
A auditoria interna é aquela exercida por funcionário da própria empresa,
em caráter permanente. Apesar de seu vínculo à empresa, o auditor
interno deve exercer sua função com absoluta independência
profissional, preenchendo todas as condições necessárias ao auditor
externo.
A auditoria pode ter por objetivo os fatos não registrados, sendo eles relatados
por aqueles que exerçam atividades com a empresa auditada. Podem basear-se em
informações obtidas fora da empresa, tais como fornecedores, clientes e bancos. As
confirmações obtidas de fontes externas normalmente têm as mesmas características
de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa.
Segundo Crepaldi (2000, p. 41), “auditoria interna constitui o conjunto de
procedimentos, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas,
contábeis, financeiras e operacionais de uma entidade”.
É uma atividade de avaliação independente dentro da empresa, que se destina a
revisar as operações, como um serviço prestado à administração. Constitui um controle
gerencial que funciona por meio da análise e avaliação da eficiência de outros
controles. É executada por um profissional ligado à empresa, ou por uma seção própria
para tal fim, sempre em linha de dependência da direção empresarial. O auditor interno
é a pessoa de confiança dos dirigentes, está vinculado à empresa por contrato
trabalhista continuado e sua intervenção é permanente.
O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negócio em
que possa ser útil à administração, isto pressupõe sua incursão em campos além dos
de contabilidade e finanças, a fim de obter uma visão completa das operações
submetidas a exame. Testa também a qualidade dos trabalhos, revisa, recomenda,
enfim, assiste à administração e lhe fornece informações periódicas.
A auditoria interna, através de suas atividades de trabalho, serve à administração
como meio de identificação de que todos os procedimentos internos e políticas
definidas pela companhia, assim como os sistemas contábeis e de controle interno,
estão sendo efetivamente seguidos e que as transações realizadas estão refletidas
contabilmente em concordância com os critérios previamente definidos.
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26
2.6.2.1 A Importância da Auditoria Interna
Segundo Attie (2000, p. 32), “a auditoria deve ser exercida em caráter de
entendimento e que o trabalho executado tenha e mereça toda a credibilidade possível,
não sendo permissível existir qualquer sombra de dúvida quanto à honestidade e aos
padrões morais do auditor”.
O auditor interno é pessoa de total confiança e tem papel importante na decisão
de seus administradores, pois seus serviços de auditoria são de caráter permanente, é
através dos relatórios de auditoria que se demonstra a real situação da entidade. Atua
em todas as atividades da empresa realizando a verificação constante dos controles
internos e das rotinas administrativas.
Segundo Franco e Marra (2001, p. 34):
A auditoria deixou de ser, para as entidades, e especialmente para
empresas da atualidade, apenas mais um instrumento criado pela
administração para aumentar seus controles sobre o pessoal
administrativo. Atualmente é o meio indispensável de confirmação da
eficiência dos controles e fator de maior tranqüilidade para a
administração e de maior garantia para investidores, bem como para o
próprio fisco, que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito,
que contribui indiretamente para melhor aplicação das leis fiscais.
Se de um lado a auditoria auxilia o administrador, confirmando os registros
contábeis e completando os fins informativos da Contabilidade, por outro fiscaliza a
própria administração, cujos erros, omissões ou fraudes podem ser por ela apontados.
Assim, pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus
subordinados, como também denunciar aos titulares do patrimônio (acionistas e outros
investidores) as faltas cometidas pelo administrador. Por outro lado, se resguarda os
titulares contra fraudes e administradores, também salvaguarda os direitos dos credores
do patrimônio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimônio.
Conhecidas as eventuais falhas e deficiências da organização e dos controles da
empresa, o auditor aponta essas incorreções e tem interesse nas suas regularizações,
visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro.
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27
2.6.2.2 A Função da Auditoria Interna
Segundo Crepaldi (2000, p. 43):
A função da auditoria interna é auxiliar todos os membros da
administração no desempenho efetivo de suas funções e
responsabilidades,
fornecendo-lhes
análises,
apreciações,
recomendações e comentários pertinentes às atividades do negócio em
que possa ser útil à administração. Isto pressupõe sua incursão em
campos além dos de contabilidade e finanças, a fim de obter uma visão
completa das operações submetidas a exame.
Nos trabalhos de auditoria, o auditor com base no conhecimento adquirido,
examina o sistema contábil observando o seu funcionamento, verificando o sistema de
controles internos, examinando certos procedimentos, agrupando pelo pessoal do
cliente, inspecionando documentos e bens, refazendo o cálculo de certos dados,
fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada área da organização.
Segundo Crepaldi (2000, p. 43):
A objetividade é essencial à função de auditoria. Um auditor interno não
deve, portanto, desenvolver e implantar procedimentos, preparar
registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderá vir
normalmente a examinar e analisar, e que venha a constituir empecilho
à manutenção de sua independência.
2.6.2.3 Objetivos da Auditoria Interna
Segundo Attie (1992, p. 28), “a auditoria interna é uma função independente de
avaliação, criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades, como um
serviço a essa mesma organização”.
O objetivo principal da auditoria é a confirmação de registros contábeis e
conseqüentes demonstrações contábeis na execução de seus objetivos. Ela contribui
para confirmar os próprios fins da contabilidade, pois avalia a adequação dos registros,
dando à administração, ao fisco e aos proprietários do patrimônio, a certeza de que as
demonstrações contábeis mostram, ou não, a situação do patrimônio em determinada
data e suas variações. A contabilidade, por sua vez, estuda o controle do patrimônio
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28
com a finalidade de demonstrar e fornecer informações sobre a sua estrutura e sua
composição, analisando suas variações qualitativas e quantitativas. A auditoria é a
técnica contábil utilizada para avaliar essas informações, sendo assim, instrumento
indispensável para que a contabilidade atinja sua finalidade.
De acordo com Attie (1992, p. 29):
Em síntese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo:
•
examinar a integridade e fidedignidade das informações
financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir,
localizar, classificar e comunicar essas informações;
•
examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a
observância ás políticas, planos, leis e regulamentos que
tenham, ou possam ter, impacto sobre operações e relatórios, e
determinar se a organização está em conformidade com as
diretrizes;
•
examinar os meios usados para a proteção dos ativos e, se
necessário, comprovar sua existência real;
•
verificar se os recursos são empregados de maneira eficiente e
econômica;
•
examinar operações e programas e verificar se os resultados são
compatíveis com os planos e se essas operações e esses
programas são executados de acordo com o que foi planejado; e
•
comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que
foram tomadas as providências necessárias a respeito de suas
descobertas.
O exame normal de auditoria das demonstrações financeiras é expressar uma
opinião sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem
adequadamente a posição patrimonial e financeira, o resultado de suas operações, e as
origens e aplicações de recursos correspondentes aos períodos em exame, de acordo
com os princípios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os períodos.
Alguns dos objetivos da auditoria interna, entre outros, são: examinar os meios
usados para a proteção do patrimônio de uma organização e comprovar sua existência
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29
real, verificar se os recursos estão sendo empregados de maneira eficiente e
econômica, comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram
tomadas as providências necessárias a respeito de suas descobertas.
Segundo Attie (2000, p. 31), a auditoria interna tem por objetivo:
Examinar a integridade e fidedignidade das informações financeiras e
operacionais e os meios utilizados para aferir, localizar, classificar e
comunicar essas informações; examinar os sistemas estabelecidos, para
certificar a observância às políticas, planos, leis e regulamentos que
tenham, ou possam ter, impacto sobre operações e relatórios, e
determinar se a organização está em conformidade com as diretrizes.
O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nº 781, de 24 mar.1995)
conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de “examinar a integridade, adequação
e eficácia dos controles internos e das informações sobre aspectos físicos, contábeis,
financeiros e operacionais da entidade, através do conjunto de procedimentos
técnicos”.
O objetivo do auditor é conferir os sistemas estabelecidos, para certificar que
estão sendo praticados as políticas, planos, leis e regulamentos que tenham, ou
possam ter impacto sobre operações e relatórios, e determinar se a organização está
em conformidade com as diretrizes, assim como comunicar o resultado do trabalho de
auditoria ao setor responsável e certificar que foram tomadas as medidas necessárias a
respeito dos problemas encontrados.
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30
3. CONTROLES INTERNOS
Segundo Lopes de Sá (2000, p. 106):
O controle interno é formado pelo plano de organização e de todos os
procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus
ativos, controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade,
ampliar a eficácia e assegurar a boa aplicação das instruções da
direção.
Segundo Attie (2000, p. 117), “o conceito, a interpretação e a importância do
controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e práticas que, em conjunto,
possibilitam a consecução de determinado fim, ou seja, controlar”.
3.1 DEFINIÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS
Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma
organização com planos permanentes da empresa.
Segundo o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de
Contadores Públicos Certificados (AICPA):
O Controle Interno compreende o plano de organização e o conjunto
coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para
proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus
dados contábeis, promover a eficiência profissional e encorajar a adesão
à política traçada pela administração.
Os controles internos dentro de uma organização, representa um conjunto de
procedimentos, métodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimônio da
empresa, produzindo dados contábeis confiáveis, auxiliando a administração no
exercício dos negócios da mesma.
A eficiência do controle depende de métodos, meios e pessoal especializado.
Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos
princípios, como organização e regime de autorizações, procedimentos normativos,
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31
registros e relatórios, auditoria interna, análise sistemática de conjuntos e subconjuntos
de fatos e estatísticas.
As informações sobre o sistema de controle interno são obtidas através da leitura
dos manuais internos de organização e procedimentos, de conversas com funcionários
da empresa e de inspeção física desde o início da operação (compra, venda,
pagamentos, etc.) até o registro no razão geral.
3.2 IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS
Segundo Crepaldi (2000, p. 204), “o controle interno representa em uma
organização os procedimentos, métodos ou rotinas cujos objetivos são proteger os
ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução
ordenada dos negócios da empresa”.
A importância do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa
imaginar uma empresa que não disponha de controles que possam garantir a
continuidade do fluxo de suas operações. A confiabilidade dos resultados gerados por
esse fluxo que transforma simples dados em informações a partir das quais os
empresários, utilizando-se de sua experiência administrativa, tomam decisões com
vistas no objetivo comum da empresa.
Para que se verifique a importância do controle é oportuno analisar o
crescimento e a diversificação de uma empresa. Se puder identificar uma empresa em
fase inicial, poderá verificar-se até com certa facilidade, que o dono é o ponto
referencial do controle dos departamentos da empresa.
Segundo Crepaldi (2000, p. 206), “a administração da empresa é responsável
pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação de seus
cumprimento pelos funcionários e por sua modificação, visando adaptá-lo às novas
circunstâncias.”
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32
Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno é o proprietário que analisa e
controla praticamente todos os segmentos da empresa, verificando a pontualidade dos
funcionários, da fabricação e o padrão de qualidade dos produtos; o despacho e a
entrega aos clientes; o pedido e o contas a pagar aos fornecedores; as contas a
receber e o recebimento dos clientes, etc.
Os princípios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte
maneira:
Tabela 2. Fundamentos do Controle interno:
CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO
a. Devem
ser
fixas
MOTIVO
as
responsabilidades.
Se não existir delimitação extra, o
controle será deficiente.
b. A contabilidade e as operações
devem estar separadas.
Um empregado não deve ocupar
um posto em que tenha controle da
contabilidade
e
ao
mesmo
tempo,
controle das operações que ocasionam
lançamentos.
c. Controles cruzados. Por exemplo,
as
vendas
diárias
devem
Devem ser utilizadas todas as
ser provas disponíveis para se comprovar a
acumuladas e confrontadas ao final exatidão, visando assegurar que as
do período com a soma das operações
etiquetas
das
foram
registradas
mercadorias corretamente na contabilidade.
entregues.
d. Nenhuma pessoa individualmente
Qualquer
pessoa,
deve ter completamente a seu deliberadamente, ou inadvertidamente,
cargo uma transação comercial.
cometerá erros; entretanto, é provável
que se descubram os erros se o manejo
de uma transação está dividido entre
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33
duas ou mais pessoas.
e. Deve-se
escolher
e
treinar
cuidadosamente os empregados.
Um
oferece
treinamento
como
rendimento,
cuidadoso
resultados:
custos
melhor
reduzidos
e
empregados mais atentos e ativos.
f. Se for possível:
Isso induz as oportunidades de fraude e
Deve haver rotatividade entre os indica a adaptabilidade do empregado.
empregados destinados a cada
trabalho.
Deve ser imposta a obrigação de
usufruto de férias para todas as
pessoas que ocupam postos de
confiança.
g. As instruções de operações para Os manuais de procedimentos fomentam
cada cargo devem ser sempre a eficiência e evitam erros ou inter
fornecidas por escrito.
prestações erradas.
Fonte: (Crepaldi, 2000, p.212/213).
O conceito, a interpretação e a importância dos controles internos envolvem
imensa gama de procedimentos e práticas que, em conjunto, possibilitam a consecução
de determinado fim, ou seja, controlar.
De acordo com Crepaldi (2000, p. 216):
Normalmente as empresas de auditoria preparam questionários-padrões
de controle interno para serem preenchidos pelos auditores. Esses
questionários funcionam como um guia, a fim de evitar que o auditor
omita a avaliação de uma parte importante das operações da empresa,
e também servem para padronizar a forma de descrição do sistema.
Regra geral, o controle interno tem quatro objetivos básicos: a salvaguarda dos
interesses da empresa; a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios
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34
contábeis, financeiros e operacionais; o estímulo à eficiência operacional; e a aderência
às políticas existentes.
3.3 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS
O objetivo do controle interno relativo às políticas existentes, é assegurar que os
desejos da administração, definidos através de suas políticas e indicados por meio de
seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal.
A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar
operando indefinidamente, gerando resultados favoráveis que possibilitem sua
permanência e expansão de suas atividades. Seus desejos não passam de meros
sonhos quando não se tem a estrutura de apoio necessária à conjugação de suas
atividades. Cada pessoa e cada segmento da organização precisam funcionar
harmonicamente, fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o
mesmo objetivo. (Attie, 2000).
De acordo com o conhecimento, objetivo e princípios do controle interno é que
deve ser avaliado o item em exame. É nesse momento que todo o conhecimento
profissional e técnico do auditor é colocado à prova e que ele pode revelar-se de
utilidade e benefício à empresa, com recomendações e sugestões feitas com bases
sólidas e possíveis de serem realizadas.
A precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e
operacionais compreendem a geração de informações adequadas e oportunas,
necessárias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na
empresa.
Segundo Crepaldi (2000, p. 216), “as informações obtidas sobre o controle
interno são registradas pelo auditor independente através de memorandos narrativos,
de questionários padronizados e fluxogramas”.
Uma empresa necessita constituir, para si, sistemas que lhe garantam conhecer
os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos. Os efeitos ocorridos
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35
através da realização de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo hábil, ao
conhecimento dos administradores.
3.4 AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
A avaliação do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas
significativas na consideração de transações relevantes e ativos correlatos envolvidos
na auditoria, tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais
nas demonstrações financeiras.
Segundo Crepaldi (2000, p. 216):
Os testes de observância consistem em que o auditor certificar-se de
que o sistema de controle interno levantado é o que realmente está
sendo utilizado. Acontece, com freqüência, de uma empresa ter um
excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de
procedimentos, entretanto, na prática, esse sistema não é utilizado.
Quando os controles internos sobre os disponíveis forem considerados
adequados, os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior à do
encerramento
das
demonstrações
financeiras,
executando-se
procedimentos
alternativos entre a data auditada e a de final de ano, para certificar-se da veracidade
do resultado final.
Há algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo, determinar
se
os
procedimentos
necessários
estabelecidos
estão
sendo
seguidos
satisfatoriamente; avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais não cobertos
pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza,
caráter oportuno ou extensão dos procedimentos de auditoria a serem aplicados, e
sugestões a serem feitas ao cliente.
A avaliação dos controles internos tem como escopo principal determinar a
natureza, a profundidade e a extensão dos exames finais de balanço e, como escopo
secundário, sugerir aprimoramento em relatório específico.
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36
Ao examinar o controle interno a fundo, foi verificado que é composto de
inúmeras atividades de procedimentos que envolvem aprovações, autorizações,
registros, formulários e vias, layout da operação e do formulário, necessidades de
relatórios, arquivos, capacidade técnica e outros.
De acordo com Crepaldi (2000, p. 218), “o processo de avaliação do controle
interno consta de três etapas, o realce do sistema, a avaliação propriamente dita do
sistema e a realização de testes de cumprimento de normas internas”.
Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno, seu levantamento e
registro são inevitáveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiência.
O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio
de uma atitude mental independente, obtendo-se o conjunto das práticas e
procedimentos que estejam em uso pelos executores e não por aqueles por ele
julgados adequados.
O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente está sendo praticado no
controle dos ativos da empresa e na produção de dados contábeis confiáveis. O auditor
normalmente cumpre esse procedimento mediante a observação da execução dos
trabalhos pelos funcionários e da inspeção de documentos e registros contábeis.
3.4.1 Resultado da Avaliação do Controle Interno
Através do conhecimento obtido pelo auditor, assim como pela aplicação do
questionário de avaliação, o auditor pode concluir que o sistema de controle interno é
adequado, podendo, entretanto, ser aprimorado; ou ainda, que o sistema de controle
interno é inadequado, pois não atende aos princípios básicos vitais para a obtenção de
um sistema de controle interno mínimo.
Sendo qualquer das alternativas discriminadas, o auditor deve determinar quais
as possíveis conseqüências e implicações, quais os procedimentos de auditoria a
serem aplicados e em que extensão, para a cobertura dos referidos assuntos.
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37
Se a avaliação geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser
este adequado, tal fato sugere que este contém todos os aspectos fundamentais,
procedimentos e práticas compatíveis, de forma a possibilitar alcançar os objetivos a
que se propõe.
Nesse caso, a tarefa subseqüente do auditor deve incluir o exame confirmatório
de que, na prática, os procedimentos instituídos encontram-se efetivados. Para tanto, o
auditor deve coordenar um teste de procedimento, vislumbrando um universo que lhe
assegure razoável certeza sobre a matéria.
Segundo Crepaldi (2000, p.212) “Não adianta a empresa implantar um excelente
sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os
funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema não
deveria ser adaptado às novas circunstâncias.”
Podem existir sistemas totalmente inadequados que só funcionam pelo fato de
ali existir pessoas honestas. Esse fato não pode ser considerado como determinante de
um controle adequado, uma vez que o controle inexiste; ele foi substituído pela
confiança.
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38
4. AUDITORIA INTERNA NOS DISPONÍVEIS
O movimento financeiro em qualquer empresa, representa uma área de muita
responsabilidade merecendo total atenção. A grande preocupação dos organizadores
tem consistido, portanto, em dar segurança ao movimento de numerário, eliminando ao
máximo o giro em espécie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos
estabelecimentos bancários, razão pela qual grande parte da movimentação gira hoje,
nas empresas bem estruturadas, por meio de cheques e transações via internet.
A auditoria de caixa não precisa ser feita no término ou no inicio de ano quando
a empresa deverá ter seus dados apurados para o levantamento do balanço. Poderá
ser feita na oportunidade da entrega das peças para o exame ou na data fixada para o
inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor.
O exame da auditoria interna efetuado na área do disponível tem por finalidade
atingir objetivos previamente determinados. Definido isso, o programa de auditoria deve
ser considerado para evitar trabalhos desnecessários ou enfoque incorreto.
Segundo Attie (2000, p. 255):
Quando os controles internos sobre o disponível forem considerados
adequados, os exames de auditoria podem ser realizados em data
anterior à do encerramento das demonstrações financeiras, executando
procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano,
para certificar-se da veracidade do saldo final.
A segurança maior que concerne a evitar desvios, fraudes, erros etc., repousa na
eficiência dos controles internos. Na maioria dos casos, os alcances, desfalques e
desvios estão diretamente relacionados com o dinheiro no disponível, por outro lado
esta envolvida em tamanho número de operações.
O
programa
de
verificação
das
disponibilidades
assume
importância
extraordinária, pelos fatos acima expostos, devendo ser planejado tendo em vista as
inúmeras possibilidades de desvios e manipulações.
Segundo Franco e Marra (2001, p.375), “o objetivo do exame não é só o de
apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanço, mas
também, o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existir.”
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39
4.1 CONTROLE INTERNO NOS DISPONÍVEIS E SEUS TESTES
A aplicação dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os
procedimentos e práticas de controle internos documentados estão em vigor e estão
adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuração e o
registro pertinente.
Segundo Attie (2000, p. 254):
Os procedimentos de auditoria são as ferramentas que o auditor utiliza
para a realização de seu trabalho. Os procedimentos de auditoria que
serão utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente
delineados são vários, dependendo das circunstâncias, da efetividade
de controle interno e da materialidade envolvida.
Segundo Franco e Marra (2001, p. 376):
O auditor não deverá guiar-se unicamente pelos extratos bancários em
poder do cliente. Deverá exigir a confirmação direta do banco, dirigida e
recebida pelo próprio auditor. A falta de resposta à primeira solicitação
ensejará uma segunda, ou terceira solicitação, até que haja resposta. E
casos especiais, o cliente poderá ser solicitado a intervir para se obter a
resposta, ou o próprio auditor procurará manter contato com a gerência
do banco. É básico e imprescindível, a resposta direta do banco,
documento esse guardado junto aos papéis de trabalho do auditor.
De acordo com Franco e Marra (2000, p. 376), “a contagem dos surpresas dos
valores em poder do caixa, em data próxima à do balanço, a contagem deve ser feita
na presença do responsável pelo caixa, que a tudo assistirá”.
Verificar se o controle interno nesta área está realmente de acordo como que foi
descrito no questionário de controle interno, através de perguntas a pessoas-chave,
observação de rotinas, etc.
Segundo Franco e Marra (2001, p. 378):
Dentro dos critérios de amostragem, o auditor fará o exame das
operações contabilizadas, na extensão e profundidade recomendável. A
eventualidade da detecção de irregularidades, a eficiência dos controles
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40
internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinarão o volume
do trabalho auditorial nessa área.
Após o exame da documentação e a avaliação do controle interno, o auditor tem
condições de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de
controle e dirigir seus testes em função destes.
De acordo com Lopes de Sá (2000, p. 273):
O auditor deve certificar-se da exatidão dos saldos das contas
bancárias, partindo de dados também fora da escrita de seu cliente, isto
quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancários,
pedindo-lhes que diretamente forneçam os saldos das contas.
4.2 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONÍVEIS
A revisão do controle interno no disponível de uma organização tem por objetivo
fornecer ao auditor a base para a determinação do escopo de trabalho, os
procedimentos a utilizar, a data e a extensão dos trabalhos. Quando da elaboração de
controles contábeis na área do disponível, a organização deve preocupar-se com a
existência e exatidão nos saldos, além da documentação adequada relativa a cada
procedimento.
Relação de tipos de erros das demonstrações financeiras, objetivos de auditoria
e testes substantivos de auditoria:
Tabela 3. Tipos de erros das demonstrações financeiras:
Tipos de Erros das
Objetivos de Auditoria
Demonstrações Financeiras
Exemplos de testes
Substantivos de Auditoria
para Alcançar os Objetivos
de Auditoria.
Existência
1. Os saldos de caixa
representam todos e
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Confirmação de Saldos
41
Direitos
somente itens de
Bancários
Integridade
caixa, em mãos, em
Testes de reconciliações.
trânsito ou em
instituições
financeiras e estão
corretamente
Revisão de transferências
interbancos e intrabancos.
Procedimentos analíticos.
registrados.
Apresentação e divulgação
2. Os saldo de caixa
Revisão das demonstrações
estão corretamente
financeiras e comparação
descritos e
das divulgações feitas com
classificados, e as
os requisitos dos princípios
devidas divulgações
fundamentais de
quanto a fundos
contabilidade.
restritos ou
comprometidos e a
Pesquisa de restrições
sobre disponibilidades.
saldos não sujeitos a
saque imediato estão
feitas ( exemplo:
depósitos em países
Confirmação de restrições
sobre valores em caixa e
bancos.
estrangeiros sujeitos
a controle cambial
etc.).
Fonte: (Crepaldi, 2000, p. 212/213).
Segundo Attie (2000, p. 253):
A auditoria do disponível tem a finalidade de:
a. Determinar sua existência, que poderá estar na companhia, em
bancos ou com terceiros;
b. Determinar se é pertencente à companhia;
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42
c. Determinar se foram utilizados os princípios de contabilidade
geralmente aceitos, em bases uniformes;
d. Determinar a existência de restrições de uso ou de vinculações em
garantia; e
e. Determinar se está corretamente classificado nas demonstrações
financeiras e se divulgações cabíveis foram expostas por notas
explicativas.
Cada organização estabelece o controle interno de acordo com suas reais
necessidades e baseada na sua materialidade envolvida, pessoal existente e estrutura
organizacional.
Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para
outro de ativo, eles aplicam-se, de modo geral, a quase todos os tipos. Esses objetivos
são abordados a seguir, como também exemplos de sua aplicação a itens específicos
de ativo.
A verificação da existência do item do ativo deve ser o objetivo primordial da
auditoria desse setor da empresa.
Segundo Crepaldi (2000, p.334), ”o objetivo global de um exame de auditoria é
dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as
demonstrações financeiras, e sua totalidade”.
Assim como no exame de todas as fases de um negócio, os procedimentos da
auditoria nos disponíveis devem ser definidos em função dos objetivos do auditor, para
aquele setor, uma vez que o disponível é considerado um setor que envolve grande
risco e relativamente difícil de ser controlado.
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43
5. METODOLOGIA
5.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA
Quanto aos fins, a pesquisa é aplicada, voltada para a necessidade de resolver
problemas existentes e possui finalidade prática.
A pesquisa foi realizada em caráter exploratória em relação aos objetivos,
aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado, contribuindo assim
para eficiência das questões abordadas. Para que o estudo na contabilidade seja
considerado exploratório, procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser
demonstrado com maior clareza.
Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliográfico, esse tipo de pesquisa
contempla parte da pesquisa descritiva, quando objetiva colher informações e
conhecimentos prévios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma
hipótese que se quer experimentar. A pesquisa bibliográfica foi obrigatória por ser de
natureza teórica, uma vez que é através dela que tomamos conhecimento sobre a
fundamentação teórica existente.
Foi documental quanto aos meios, à contabilidade comumente usa esse tipo de
pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia, aspectos
relacionados à situação patrimonial, econômica e financeira. Organizar informações que
se encontram dispersas, servindo como pesquisa para estudos futuros.
Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo, a qual acontece no meio em que
os fatos surgiram, sendo através da aplicação de questionários participativos,
entrevistas, observações e testes.
•
A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no
disponível, através da aplicação da auditoria interna.
•
Os dados foram coletados na entidade através de visitas e estudo dos
resultados obtidos.
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44
•
O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visão
geral e aproximação do fato exposto.
•
O procedimento da pesquisa foi bibliográfica e desenvolvida através de
matérias já publicadas principalmente em livros e material disponibilizada
na rede de computadores (Internet ).
5.2 ESTUDOS DE CASO
Para demonstrar as questões aqui propostas, optei pela implementação de um
estudo de caso, o qual se desenvolveu na Fundação de Apoio ao Desenvolvimento
Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianópolis-SC, e foi
precedido primeiramente pela exposição do problema de pesquisa, sendo que durante
o desenvolvimento me depararei com situações e soluções inesperadas.
5.3 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
A Fundação de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de
Santa Catarina é uma entidade civil, com personalidade jurídica de direito privado, sem
fins lucrativos, com autonomia administrativa, financeira e patrimonial, com sede na
cidade de Florianópolis / SC, foi constituída em 05 de dezembro de 1995 com o apoio
da:
•
GTZ (Sociedade Alemã de Cooperação Técnica);
•
Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuária e Extensão Rural de Santa
Catarina);
•
Embrapa Suínos e Aves - Concórdia / SC (Empresa Brasileira de
Pesquisa Agropecuária);
•
Fetaesc (Federação dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina);
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45
•
Faesc (Federação da Agricultura do Estado de Santa Catarina);
5.3.1 Missão
Promover e apoiar as ações e serviços que busquem o desenvolvimento rural
sustentável, em especial a pesquisa agropecuária, a assistência técnica e a extensão
rural, visando à recuperação e a preservação dos recursos naturais e do meio
ambiente.
5.3.2 Objetivos
I– promover, apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes áreas do
conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril, oceânico, do meio ambiente, tais como:
recursos hídricos, minerais, florestais, solos, atmosféricos, hidrometeorológicos, dos
sistemas de informações, estudos de impactos ambientais - EIA, geoprocessamento e
sensoriamento remoto;
II – promover, apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuária, a Assistência
Técnica e Extensão Rural nas áreas vegetal, animal e pesqueira, que visem ações de
desenvolvimento sustentável nas dimensões econômica, social e ambiental;
III – promover, apoiar a produção de bens, a prestação de serviços, o
desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas físicas e jurídicas, nas diversas áreas
da ciência, da tecnologia, do desenvolvimento rural, pesqueiro e do meio ambiente;
IV – promover a venda de serviços, tecnologias e produtos nas diferentes áreas
do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril, oceânico e ambiental, tais como: recursos
hídricos, minerais, florestais, solos, atmosféricos, hidrometeorológicos, estudos de
impactos
ambientais
–
EIA/RIMA,
saneamento
e
educação
ambiental,
geoprocessamento, sensoriamento remoto, certificações do agronegócio e sistema de
informação;
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46
V – prestar serviços a outras pessoas físicas e jurídicas nas diversas áreas do
ensino e na gestão de negócios, bem como, nas áreas abrangidas por suas finalidades,
previstas neste capítulo.
5.4 Procedimentos Metodológicos
Os dados foram coletados de forma direta por meio da análise de documentos,
nas dependências da Fundação de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentável do
Estado de Santa Catarina.
Para a realização da pesquisa e implementação do estudo de caso proposto,
foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodológicos:
•
Pesquisa
bibliográfica
que
serviu
para
o
desenvolvimento
da
fundamentação teórica deste trabalho.
•
Obtenção de informações básicas sobre as atividades a serem
examinada;
•
Aplicação de um questionário aplicada aos disponíveis;
•
Análise dos dados Coletados;
•
Apresentação da análise dos dados coletados.
•
Exemplos e sugestões para melhoramento dos controles internos.
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47
6. APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
Com aplicação do questionário pertinente aos controles internos dos disponíveis
da Fundagro – Fundação de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de
Santa Carina, direcionado ao Sr. Vasco do Nascimento, responsável pelo departamento
Financeiro,
prestando todas as informações e documentos necessários para este
estudo, com isso cheguei às seguintes conclusões:
A – Análise das questões 1, 2, 3,4 e 5 dos controles internos:
Referente aos saques efetuados no banco são apenas realizado para reposição
de fundo fixo de caixa, após a prestação de contas, sendo que os cheques são emitidos
pela tesouraria e assinado pela diretoria, sempre em duas assinaturas.
Os cheques são emitidos com cópias e em anexo vem acompanhado um
documento autorizando o pagamento, informando o destino e ao que se refere, não
existindo emissão de cheque pré-datado.
B – Análise das questões 6, 7, 8, 9 e 10 dos controles internos:
O recebimento de cheques é realizado pelo tesoureiro, não havendo registro
deste valor, apenas vinculado a Nota Fiscal, quem realiza os registros não é quem os
recebe.
Na entidade não existe a figura de contas a receber, todo os cheques recebidos
pré-datados é recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem
qualquer tipo de registro contábil, ou seja, não fica registrado em contas à receber.
C – Análise das questões 11, 12, 13, 14 e 15 dos controles internos:
Todos os cheques são recebidos e depositados integralmente no banco,
havendo apenas reposição de fundo fixo de caixa, há outras entradas referente as
devolução de prestação de contas de adiantamento a funcionários, mas toda
movimentação é via banco, não há movimento de caixa.
D – Análise das questões 16, 17, 18, 19, 20, 21 e 22 dos controles internos:
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48
A entidade emite recibos sendo três em três vias, mas totalmente movimentado
via banco, a primeira via destinado ao cliente, segunda via para contabilidade e terceira
via bloco, todos os blocos com 50 vias cada, com numeração crescente controlado
tipograficamente e controlado pelo tesoureiro.
E – Análise das questões 23, 24, 25, 26, 27 e 28 dos controles internos:
Os recebimentos de valores são todos praticamente à vista através de depósito,
o comprovante de depósito é colocado junto com o documento a que se refere e
encaminhado para contabilidade para registro.
F – Análise das questões 29, 30, 31, 32 e 33 dos controles internos:
Os funcionários do departamento de contabilidade são responsáveis pela
conciliação bancária, além dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora
da empresa destinado a pagamento de fornecedores, todo pagamento só é autorizado
após prestação de contas de valores já adiantados anteriormente.
G – Análise das questões 34, 35 e 36 dos controles internos:
Na entidade não existe funcionários da tesouraria que acumula funções em
outros departamentos, apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento
e a
emissão da autorização de pagamento, mas quem assina é a diretoria.
Todo o endosso realizado nos cheques da entidade é
exclusivamente para
pagamento de diversas despesas, mas todas com autorização de pagamento, neste
documento é descriminado a despesa que está sendo realizada.
H – Análise das questões 1, 2, 3, 4, 5, e 6 dos pagamentos:
Todos os cheques emitidos pela entidade são nominais, havendo um controle da
numeração, protegidos à máquina e com fotocópia, não havendo na cópia do cheque
explicação do seu destino, junto com a cópia do cheque é anexado uma autorização de
pagamento assinado pela diretoria com explicação de seu destino.
I – Análise das questões 7, 8, 9, 10, 11, e 12 dos pagamentos:
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49
O controle dos cheques é realizado pelo tesoureiro, a assinatura dos cheques é
realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro, tendo um
prazo estatutário de 3 anos.
Todos os cheques são aprovados no dia do pagamento, sendo as cópias
rubricadas pela diretoria, não havendo conferência interna das assinatura.
J – Análise das questões 13, 14, 15, 16, 17 e 18 dos pagamentos:
Os bancos são conhecedores de quem visa os cheques, toda a assinatura dos
cheques é realizado no período da manhã, não havendo o procedimento de antedatar
ou pós-datar os cheques.
O processo de assinatura dos cheques é mediante com toda a documentação
do processo de pagamento, sendo solicitação de compra com o responsável pelo
recurso atestando a Nota Fiscal e autorização de pagamento.
Todos os documentos apresentados para pagamento são atestado o
recebimento do material ou serviço pelo coordenador do recurso.
L – Análise das questões 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25 e 26 dos pagamentos:
Não existe um sistema de controle de contas a pagar, o controle é através de um
arquivo diário de contas a serem pagas, o controle é realizado para do dia conforme a
disponibilidade financeira, não havendo um plano financeiro mensal, todo pagamento é
realizado após o visto do controle, sendo que a rubrica não é fácil de ser imitada.
Não existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem
que vim com o atestado de quem é responsável pela compra ou serviço.
M – Análise das questões 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 e 38 dos
pagamentos:
Conforme o responsável pelo departamento financeiro não há possibilidade de
pagamento em dobro, os bancos remetem mensalmente os extratos bancários sendo
conferido pelo departamento contábil, no caso de discrepância de um extrato ou de
divergência é recorrido ao tesoureiro para verificar o problema, após a comunicação o
tesoureiro toma as providências para o ajuste.
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50
São feitas mensalmente reconciliações das emissões de cheques com os
extratos bancários e com a conta geral do razão, serviço realizado e aprovado pelo
departamento contábil
N – Análise das questões 39, 40, 41, 42, 43, 44 e 45 dos pagamentos:
Quem faz as reconciliações das contas bancárias não tem ligação com serviços
de caixa, todos os serviços de conciliações são realizados pelo departamento contábil
obedecendo aos fatos cronologicamente.
As rotinas das transferências de numerário só é realizado após assinatura da
autorização de pagamento/transferência pela diretoria, através de cheque ou on-line, o
banco solicita uma carta oficializando a transferência assinada pelo diretor financeiro,
as transferências on-line requer senha bancária e de internet.
O – Análise das questões 46, 47, 48, 49, 50 e 51 dos pagamentos:
Não existe nenhum endosso dentro da empresa, apenas para pagamento de
diversas despesas no caixa do banco, os pagamentos em dinheiro são realizados
através do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas
P – Análise das questões 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 e 10 dos bancos:
Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos
próprios havendo conferência periódicas entre as contas analíticas e a conta sintética,
cada recurso possui uma conta específica sendo prestado contas ao final dos recursos,
as reconciliações bancárias coincidem com as análises do razão.
Conforme responsável pelo departamento financeiro todas as contas estão
cobertas por atos da administração condizentes com as normas estatuárias da
entidade.
Q – Análise das questões 1, 2, 3, 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos:
O saldo de caixa é conferido com o razão, os saldos de bancos conferem com os
evidenciados pelo razão, havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e
contratos sendo controlado pelo tesoureiro. Os arquivo que o caixa mantém é o de
prestação de contas que é remetido à contabilidade.
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51
Para melhor análise da situação da empresa, buscou-se identificar pontos fortes
e fracos dos controles internos aplicados aos disponíveis.
Tabela 4. Pontos Fortes e Fracos:
Pontos Fortes
Conciliação periódica nas contas
bancárias
Pessoal responsável pelo
reconciliação é realizado por outro
departamento, dando maior
confiabilidade.
Pontos Fracos
Os cheques recebidos pré-datados
não são registrados em contas a
receber.
Não existe um sistema de contas a
pagar mensal, todo o pagamento é
decidido no próprio dia de acordo
com a disponibilidade financeira.
Todos os pagamentos são
autorizados através de duas
assinaturas
Não existe Fluxo de Caixa na
Entidade
Os pagamentos são aprovados
através de uma autorização de
pagamento que explica o destino.
Cópias dos cheques não explicam
o destino da despesa.
Todos os documentos fiscais são
Sistema informatizado não sendo
aprovados previamente pelos
utilizado todo o recurso que é
responsáveis pelos recursos, evitando disponibilizado.
pagamento em dobro.
Todos os cheques são emitidos
nominalmente.
Não existe autorização para saques,
toda movimentação financeira é
realizada via banco.
Cada recurso possui uma conta
bancária específica.
As assinaturas dos cheques são
realizadas com toda documentação
de destino.
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52
6.1 RECOMENDAÇÕES E SUGESTÕES
Conforme ficou demonstrado na aplicação do questionário e observando os
disponíveis da empresa, a entidade não possui um sistema de controle em contas a
pagar e receber, fluxo de caixa, bem como explicação do destino nas cópias dos
cheques.
A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle
de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada, a fim de
salvaguardar a atividade empresarial e alcançar o objetivo almejado pela empresa. O
sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de práticas financeiras
apropriadas. A realidade aponta para gestores sedentos por informações relevantes
que irão auxiliar seu processo decisório. O objetivo principal é enfatizar a importância
do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem
eficiência na administração financeira da entidade.
Há alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais
segurança na administração de seus disponíveis evitando assim sistemas possíveis de
fraudes. Uma das principais medidas a serem tomadas, e a que pode oferecer maior
segurança nos recursos é a sistematização computadorizada através da informatização.
A empresa garantirá informações seguras que lhe permitirá administrar com
antecedência as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa, prevê
situações, melhorando a tomada de decisão, criando estratégica e prevendo
determinadas situações que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedência
Sem a utilização de um sistema de controle informatizado a entidade terá
dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro, deixando portanto de obter uma
ferramenta de análise financeira estratégica e fundamental para um administrador.
Contudo, não é somente a informatização que pode oferecer formas de controlar
os disponíveis da entidade. A entidade pode utilizar forma mais simples, confeccionar
planilhas bem estruturadas onde os administradores poderão registrar todas as contas
a pagar e receber.
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53
A seguir são apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser
confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado,
mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas:
Exemplo 1: Relatório de Contas a Pagar mensal/anual
RELATÓRIO DE CONTAS A PAGAR
Data
Documento
Descrição
Valor
Saldo
Valor
Saldo
TOTAL
Exemplo 2: Relatório de Contas a Receber mensal/anual
RELATÓRIO DE CONTAS A RECEBER
Data
Documento
Descrição
TOTAL
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Exemplo 3: Relatório de Fluxo de caixa mensal/anual.
RELATÓRIO DE FLUXO DE CAIXA
Data
Documento
Descrição
Recebimento Pagamento
Saldo
TOTAIS
A apresentação desses relatórios de contas a pagar, a receber e fluxo de caixa,
são simplesmente para demonstrar, que através deles podem-se confeccionar diversos
outros relatórios gerenciais necessários para um melhor controle dos fatos
administrativos da entidade.
Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas
contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria, deveria ser
descriminado na cópia do cheque o destino da despesa, dando maior confiança para
consultas futuras e segurança no caso de extravio desta autorização.
No entanto, a administração da empresa deve conscientizar-se para a
implantação dessas mudanças. A iniciativa deve partir dos administradores, eles têm de
estar dispostos a obterem informações mais seguras em relação as suas
movimentações.
Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a
necessidade de um maior controle de suas movimentações. Subestimando essa
ferramenta contábil, que é o fluxo de caixa da entidade através de relatórios gerenciais,
a empresa pode ser surpreendida por não ter a clara noção do comportamento dos
seus números.
Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode
analisar sua história e comparar o comportamento de suas movimentações um ano com
outro.
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55
Tabela 5. Pontos Fracos e Sugestões:
Pontos Fracos
Sugestões
Os cheques recebidos pré-datados não
são registrados em contas a receber.
Os cheques recebidos pré-datados devem
antes de serem arquivados no cofre, devem
passar pelo sistema de contas a receber,
interligando com a conta clientes na
contabilidade, evitando desta forma que este
valor fique sem registro, sendo vistoriado
pelo tesoureiro e pelo responsável pelo
Departamento.
Não existe um sistema de contas a pagar
mensal, todo o pagamento é decidido no
próprio dia de acordo com a
disponibilidade financeira.
Implantação de planilhas, sistemas/ou
melhor, utilização do sistema já
disponibilizado na empresa para
gerenciamento das contas a pagar e
receber, prevendo com antecedência os
valores a serem pagos e recebidos nos dias
seguintes.
Não existe Fluxo de Caixa na Entidade
Implantação de planilhas, sistemas/ou
melhor, utilização do sistema já
disponibilizado na empresa para
gerenciamento do fluxo de caixa mensal/
anual, prevendo e programando seus
recursos com antecedência, facilitando a
tomada de decisão.
Cópias dos cheques não explicam o
destino da despesa.
Todas as cópias de cheques devem explicar
o seu destino, evitando que documentos em
separados possam ser alterados ou
fraudados.
Sistema informatizado não sendo
utilizado todo o recurso que é
disponibilizado.
Uma melhor capacitação dos funcionários
para utilização de todos os recurso
disponíveis pelo sistema já implantado na
entidade, no caso de o sistema ser
ineficiente, proceder à substituição.
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56
7. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A proposta desse trabalho foi à análise dos controles internos dos disponíveis da
Fundagro – Fundação de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de
Santa Catarina, cujo ramo de atividades é apoiar as ações e serviços que busquem o
desenvolvimento rural sustentável, em especial a pesquisa agropecuária, a assistência
técnica e a extensão rural, visando a recuperação e a preservação dos recursos
naturais e do meio ambiente.
De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposições confirmadas. Os
controles internos foram analisados. Foi levantado os procedimentos relacionados ao
controle dos disponíveis, e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos
pontos fortes e alguns itens a serem implementados, conforme exemplo de tabela na
pagina 53 e 54.
Desta forma, apurou-se que a organização dos disponíveis da entidade deve ser
implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a
visualização mais clara e precisa das movimentações financeiras, melhorando
estrategicamente as informações.
Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador
obter informações e relatórios mais confiáveis, a importância desta ferramenta é
essencial para que decisões sejam tomadas de forma mais ágil e eficaz.
Com a realização desta pesquisa, ficou claramente perceptível que a estrutura
da entidade está bem sólida e segura em seus diversos procedimentos nos disponíveis,
com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas, evitando problemas
futuros em proporções catastróficas.
Cabe aos profissionais capacitados da área contábil, fornecer e assessorar o
administrador com informações e estatísticas históricas de sua própria empresa. Enfim,
trazer à tona informações antes.
Somos co-responsáveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes. Um
assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma
empresa.
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57
A principal contribuição do trabalho para a ciência foi a pesquisa dos controles
internos nos disponíveis da entidade, sendo bem estruturado. Comprovou-se mais uma
vez que a ciência contábil muito tem a contribuir para a administração competente,
munindo-a com relatórios gerenciais eficazes e eficientes, capazes de direcionar o bom
o andamento da entidade.
7.1 LIMITAÇÕES
Não houve nenhuma resistência quanto a aplicação dos sistemas informatizados
na entidade, apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponíveis nos
sistemas já existentes na organização financeira.
Com esta adaptação no sistema informatizado houve um maior controle do
comportamento dos números, sendo registrado completamente as contas a pagar e
receber.
Dificuldades apenas para implantação de um fluxo de caixa eficiente, já que as
despesas chegam dias antes de serem pagas, não sendo possível análise em longo
prazo, mas com base numa previsão de fluxo de caixa a empresa já pode planejar seus
recursos financeiros.
7.1 RECOMENDAÇÕES PARA TRABALHOS FUTUROS
Como recomendações para trabalhos futuros voltados à auditoria dos controles
internos
dos
disponíveis
da entidade Fundagro – Fundação de Apoio ao
Desenvolvimento Rural Sustentável do Estado de Santa Catarina, bem como de
qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui
desenvolvido, recomenda-se o acompanhamento da implantação sistematizada, caso
ocorra, com supervisão periódica. Através de constantes visitas à entidade, mantendo o
tratamento amigável e ético estabelecido desde o início dos trabalhos, desta forma
buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os
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recursos disponíveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um
planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponíveis.
Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantação
até a execução, para que seja implantado da forma como realmente deva ser, e não
como devia ser feito, ou seja, adotando instruções deixadas pelo auditor, a fim de obter
cem por cento de aproveitamento na implantação de sistemas informatizados e
procedimentos internos.
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59
ANEXOS
Questionário aplicado nos controles internos dos disponíveis.
1- Como se processam os saques em bancos?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC. Sendo
realizado prestação de contas – Limite R$ 1.000,00
2- Quem requisita os talões de cheques?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
A requisição é controlada pelo tesoureiro e a requisição assinada pelo
Administrador Financeiro.
3- Quem emite os cheques de suprimento?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina, sendo sempre em duas
assinaturas.
São estes autorizados previamente?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Sendo realizada a prestação de contas, automaticamente é reposto o
valor para atingir o limite estipulado de FFC.
4- São os Cheques emitidos com cópia?
Sim: x
Não:
Não se Aplica:
As cópias explicam a destino dos cheques?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Junto a cópia do cheque vai uma autorização de pagamento que contém o
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histórico da operação de pagamento.
5- Os cheques são registrados? Mesmo os pré-datados?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Não existe a emissão de cheques pré-datados.
6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Tesoureiro
7- Existe um registro dos cheques recebidos?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Vinculado a NF de Faturamento
8- Quem faz o registro é quem recebe os cheques?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Não há contas a receber.
10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
O cheque recebido pré-datado é recebido junto com a NF e guardado
dentro de um cofre, sem qualquer tipo de registro contábil. A Nota fiscal
não fica registrado em contas à receber.
11- Os cheques recebidos são sempre nominais?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
12- O que o caixa recebe no dia é depositado integralmente?
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61
Sim:
X
Não:
Não se Aplica:
13- Quais os tipos normais de entrada no caixa?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
X
Há apenas fundo fixo de caixa.
14- Quais as entradas são consideradas extras?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Os valores extras seriam apenas quando há devolução de saldo de
adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestação
de contas.
15- Como é registrado o movimento diário no caixa?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
X
Não há movimento de caixa, toda movimentação financeira é via banco.
16- Existe um boletim de caixa ou um resumo?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
X
17- Os recibos emitidos pelo caixa são feito em quantas vias?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Os recibos são em três vias, mas totalmente movimentado pelos bancos.
18- Qual a distribuição das vias dos recibos de caixa?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Original para cliente, segunda via para contabilidade e terceira via bloco.
19- Os recibos são numerados?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
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20- Qual o critério de numeração?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Blocos com 50 vias cada, sendo numeração crescente.
21- Há controle na numeração de recibos?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Tipograficamente
22- Quem controla a numeração dos recibos?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Tesoureiro
23- Como é feito o recebimento de valores à vista?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Depósito em banco
24- Existem tipos especiais de talões de notas fiscais para os valores à vista?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
25- Como é feito o depósito do numerário em bancos?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
É realizado o depósito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota
Fiscal.
26- É extraída mais de uma via do impresso de depósito?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
27- Quem controla os depósitos?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Tesoureiro
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63
28- Qual a distribuição das vias do documento de depósito?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lançamento no departamento
contábil.
29- Outros funcionários, de outros serviços, colaboram nos serviços de caixa?
Sim: x
Não:
Não se Aplica:
Os funcionários do departamento contábil realizam a conciliação bancária.
30- Existe fichas de uso de caixa que também são de uso comum de outros
serviços?
X
Sim:
Não:
Não se Aplica:
31- Existe pagamentos fora da empresa?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos? Como?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Através de prestação de contas mensal dos valores adiantados para
pagamento de fornecedores.
33- Como é feito o controle de valores recebidos em custódia?
X
Sim:
Não:
Não se Aplica:
34- Algum funcionário que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes
funções?
Faturamento?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Controle de cauções e cobranças?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
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Compras?
Sim:
Não:
Vendas e expedição?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
X
Não se Aplica:
Autorização de pagamentos?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissão de autorização
de pagamento, mas quem assina é a diretoria.
Controle de autorização de devoluções de mercadorias e produtos?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Assinatura de cheques?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Registro no razão?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
X
Registro em contas assinadas?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Registro de Compras?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Chefia do escritório?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Controle de comissões?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Controle de ações?
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X
X
65
Não:
Não se Aplica:
X
Serviço de pessoal?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
X
Arquivo?
Sim:
Não se Aplica:
X
Sim:
Não:
35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviços expostos no item
anterior?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
36- A administração endossa em banco os cheques?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Existe endosso ,um cheque é feito para diversos pagamentos
PAGAMENTOS
1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
2- Os cheques emitidos são impressos pela própria empresa?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
3- Há controle de numeração?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
4- São os cheques protegidos a máquina?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
5- Os cheques são emitidos com cópia?
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66
Sim:
X
Não:
6- A cópia explica o destino?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Não se Aplica:
Apenas a autorização de pagamento consta o histórico do pagamento a
que se destina.
7- Quem controla os cheques?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Tesoureiro
8- Quem assina os cheques tem outras funções? Quais?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e
Financeiro.
9- Estas funções são permanentes?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Prazo estatutário – 3 em e anos para diretoria.
10- Os cheques são aprovados previamente?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
No dia do Pagamento.
11- As cópias dos cheques são rubricadas por quem os assina?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
12- Há conferencia interna das assinaturas?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
13- Os bancos são conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques?
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Sim:
x
Não:
Não se Aplica:
14- Existe horário certo para assinatura dos cheques?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Período da manhã.
15- Existem casos de antedatar ou pós-datar cheques?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
16- Como se processa a assinatura dos cheques? Mediante apenas o cheque ou
com toda documentação relativa ao pagamento?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Com toda documentação do processo de pagamento sendo solicitação
de compra, responsável pelo recurso atestando a Nota Fiscal, autorização
de pagamento.
17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo
controle?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
A Nota Fiscal atestando o recebimento do material/serviço de acordo com
a necessidade do projeto.
18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificação?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
19- A rubrica é fácil de ser imitada?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
20- Além de assinar rubrica os cheques?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
21- Como são controlados os pagamentos parcelados?
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Sim:
Não:
Não se Aplica:
X
Não existe contas a pagar.
22- O caixa tem controle prévio dos pagamentos a fazer?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Através de um arquivo diário de contas á serem pagas.
23- Existe um programa de pagamento?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Existe um controle de pagamento do dia, de acordo com a disponibilidade
financeira.
24- Existe um plano financeiro mensal?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
25- O caixa só paga depois do visto do controle?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
26- Existe possibilidade de pagamento em dobro?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem é
responsável pela compra ou serviço.
27- Existe possibilidade de omissão de pagamento?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
29- Quem confere?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
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Departamento Contábil
30- A quem se comunica a discrepância de um extrato de conta?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Em caso de divergência a contabilidade recorre a tesouraria para verificar
o problema.
31- Quem toma providências para o ajuste?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Tesouraria
32- Quem aprova as contas é quem aprova os cheques a pagar?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
33- São feitas mensalmente reconciliações das emissões de cheques com os
extratos bancários?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
34- Quem faz as reconciliações?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Departamento Contábil
35- Quem aprova as reconciliações?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Departamento Contábil
36- São feitas reconciliações gerais da conta bancária com a conta geral do razão?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
37- Quem faz estas reconciliações?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
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Departamento Contábil
38- Quem aprova estas reconciliações?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Departamento Contábil
39- Quem faz as reconciliações das contas bancárias tem ligação com os serviços
de caixa?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
40- Tem relação com a contadoria?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
41- As reconciliações acompanham todos os fatos cronologicamente?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
42- Quais as rotinas das transferências de numerário de conta a conta de bancos?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Realizado após assinatura da autorização de pagamento/transferência
pela diretoria.
43- Tais transferências passam pelo movimento de caixa?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
X
44- Como é processada uma autorização de transferência de numerário de uma
conta para outra em bancos?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Através de cheque ou on-line – O banco solicita uma carta oficializando a
transferência. Assinada pelo diretor financeiro.
On-line apenas para Banco do Brasil – Todo procedimento requer senha
bancária e de internet.
45- O controle toma conhecimento dela?
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Sim:
X
Não:
Não se Aplica:
46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da própria
empresa?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
47- Existem pagamentos feitos em dinheiro?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
Feito em dinheiro através de FFC.
48- Existe possibilidade da criação de um fundo ou de uma caixa especial para eles?
X
Sim:
Não:
Não se Aplica:
49- Quais são estes pagamentos?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Pequenas despesas.
50- Em caso de devolução de cheque quem o recebe?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
X
51- Qual o controle da devolução dos cheques?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
X
BANCOS
1- Há uma perfeita conexão entre os registros de caixa e os de bancos?
X
Sim:
Não:
Não se Aplica:
2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
3- O razão possui uma conta para cada movimento com cada banco?
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Sim:
X
Não:
Não se Aplica:
4- Existe uma conta geral de bancos?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Recursos Próprios
5- São feitas conferências periódicas entre as contas analíticas e a conta sintética
de bancos ( geral do razão)?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
6- As reconciliações bancárias coincidem com as análises do razão?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
7- Todas as contas estão cobertas por atos da administração condizentes com as
normas estatutárias e regimentais da empresa?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
8- Quem realiza as operações de desconto com os bancos?
X
Sim:
Não:
Não se Aplica:
9- Quem está autorizado a assinar a correspondência para os bancos?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
10- O caixa geral realiza operações nos bancos?
Sim:
Não:
X
Não se Aplica:
GENERALIDADES – CAIXA E BANCOS
1- O saldo de caixa é conferido com o do razão?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razão?
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Sim:
X
Não:
Não se Aplica:
3- Quais os arquivos que o caixa geral mantém?
Sim:
Não:
Não se Aplica:
Prestação de Contas e remetido a contabilidade.
4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco, relativa a extratos e contratos
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos?
Sim: X
Não:
Não se Aplica:
Fonte do Questionário: Lopes de Sá.
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REFERÊNCIAS
ATTIE, WILLIAM. Auditoria: Conceitos e Aplicações. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
ATTIE, WILLIAM, Auditoria Interna. São Paulo: Atlas, 1992.
CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: Teoria e Prática. São Paulo: Atlas,
2000.
FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil. 4. ed. Atual. São Paulo: Atlas,
2001.
FUNDAGRO. Disponível em: http://www.fundagro.org.br. Acesso em: 08 abr. 2008.
LOPES DE SÁ, Antônio. Curso de Auditoria. 9. ed. rev., ampl. e atual. São Paulo:
Atlas, 2000.
MOTTA, João Maurício. Auditoria: Principios e Técnicas. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1992.
Comitê de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Públicos
Certificados, AICPA
Santos, Fabrício Aquino dos. Um Estudo Sobre a Atuação do Auditor nas
Empresas. Disponível em <www.classecontabil.com.br>. Acesso em: 09 junho. 2008.
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