Etapas da tramitação das Ações de Extensão
As Ações de Extensão são registradas exclusivamente através
do Sistema de Extensão, disponível no Portal do Servidor.
INICIANDO NOVA AÇÃO
No Portal do Servidor, no campo reservado à Extensão, localizar
“FORMULÁRIOS DE AÇÃO DE EXTENSÃO”, selecionar “INICIAR
NOVA AÇÃO”. Você estará iniciando uma nova PROPOSTA DE AÇÃO
DE EXTENSÃO.
Preencha os campos do formulário eletrônico conforme as guias
forem se apresentando. Para obter AJUDA no preenchimento, basta
posicionar o cursor sobre o título de cada campo e clicar sobre ele.
A proposição e o registro de uma Ação de Extensão/UFRGS
efetiva-se pela tramitação eletrônica desta, que passará pelas situações
abaixo enumeradas.
A tramitação das Propostas e Relatórios de Ação e suas instâncias
estão definidas nos arts. 11 e 13 da Res. 26/2003 do CEPE,
disponíveis no Link “LEGISLAÇÃO E NORMAS” na página da
PROREXT.
1. EDIÇÃO
Fase em que a Proposta de Ação encontra-se com o Extensionista
(Coordenador da Ação de Extensão), ou seja, disponível no Portal do
Servidor
para
elaboração
ou
alteração
dos
dados.
Após a conclusão da Proposta de Ação de Extensão, com o
preenchimento dos campos do formulário, o Coordenador deverá clicar
em encaminhamento.
Ao encaminhar a Proposta de Ação de Extensão, o Coordenador já
não poderá mais alterar as informações apresentadas no formulário
eletrônico e a Proposta passará à situação de AUTORIZAÇÃO DA
PROPOSTA PELA CHEFIA IMEDIATA.
Sugerimos a impressão da Proposta imediatamente após o seu
encaminhamento, para abertura de processo junto ao Protocolo Geral da
UFRGS, com solicitação de retorno do processo ao coordenador
da Ação Proposta logo após sua abertura.
2. AUTORIZAÇÃO DA PROPOSTA PELA CHEFIA IMEDIATA
Quando o Coordenador da Proposta de Ação estiver em exercício
em local diferente do seu órgão de lotação, a Proposta seguirá para a
Chefia Imediata do órgão de exercício.
Existindo participações interdepartamentais, a participação de
cada integrante da equipe de trabalho seguirá para a sua chefia
imediata.
Somente a falta de autorização do COORDENADOR impedirá o
encaminhamento da Proposta para a próxima fase. A falta de
autorização dos demais integrantes da equipe de trabalho apenas
impedirá a participação destes integrantes.
Selecionando a opção “SIM”, a Proposta será autorizada,
passando para a fase de APRECIAÇÃO DO FORMULÁRIO (pela
CAMEX ou COMEX da Unidade).
Escolhendo a opção “NÃO”, a participação NÃO será autorizada,
retornando a proposta ao coordenador para adequação ou
complementação.
3. APRECIAÇÃO DO FORMULÁRIO
A Proposta de Ação encontra-se com a CAMEX ou COMEX da
Unidade proponente, em fase de análise de mérito e viabilidade
financeira, com 04(quatro) opções de encaminhamento, a saber:
a. Aprovar a Proposta, passando-a para HOMOLOGAÇÃO DA
PROPOSTA PELA DIREÇÃO.
b. Devolver a Proposta ao coordenador para complementação ou
redimensionamento da mesma.
c. Devolver a Proposta à chefia imediata para complementação
ou redimensionamento da sua autorização.
d. Não aprovar a proposta, o que implicará no seu arquivamento,
sem possibilidade de edição e novo encaminhamento.
4. HOMOLOGAÇÃO DA PROPOSTA PELA DIREÇÃO
A Proposta seguirá para a Direção do órgão de gestão
institucional, responsável pela Ação Proposta.
Nesta etapa, a opção “SIM” homologará a Proposta,
passando-a para a condição de Ação de Extensão/UFRGS, sendo incluída
no Catálogo de Extensão.
Por outro lado, a opção “NÃO”, devolverá a Proposta de Ação à
CAMEX ou COMEX da Unidade proponente, podendo a direção sugerir
que a instância anterior a devolva ao coordenador para complementação
ou redimensionamento da mesma.
5. CADASTRO
A Ação é encaminhada eletronicamente à PROREXT, para
cadastro
no
Sistema
de
Extensão.
Nessa etapa, não é mais necessário o envio do processo
administrativo (registrado no Protocolo Geral da UFRGS) para a
PROREXT. Após esta fase, a Ação retorna ao Coordenador, para sua
execução.
6. EXECUÇÃO
A Ação retorna ao Coordenador para execução e para que, ao
término desta, seja elaborado o relatório final. O Formulário de
Relatório da Ação de Extensão é disponibilizado ao Coordenador no
Portal do Servidor/Extensão/Formulários.
A partir dessa etapa é oferecida a possibilidade de
REOFERECIMENTO da Ação. Esse reoferecimento ocorrerá sob novo
código de registro e a NOVA AÇÃO seguirá a mesma tramitação no
Sistema de Extensão, podendo as instâncias de apreciação exigir o
Relatório da Ação de origem para examinar a Ação reoferecida.
Quando a Ação contou com Bolsista de Extensão remunerado ou
Aluno Voluntário atuando na equipe de trabalho, caberá ao Coordenador
incluir a avaliação do desempenho dos bolsistas, no Formulário de
Relatório/guia "Avaliação Bolsas".
Após o encaminhamento eletrônico do Relatório, o Coordenador
deverá providenciar a impressão do respectivo Formulário, que já
contém espaços para as Assinaturas, a fim de incluí-lo no processo físico.
7. AUTORIZAÇÃO DO RELATÓRIO PELA CHEFIA IMEDIATA
Nesta etapa o Relatório seguirá para aprovação pela Chefia
Imediata do coordenador da Ação, existindo somente o envio de
comunicação para ciência da chefia imediata dos demais departamentos
envolvidos.
Sendo aprovado (opção “SIM”), o Relatório passará para
APRECIAÇÃO (pela CAMEX ou COMEX da Unidade).
Não sendo aprovado (opção “NÃO”), o Relatório retornará ao
coordenador para complementação ou redimensionamento do mesmo.
8. APRECIAÇÃO DO RELATÓRIO
O Relatório de Ação encontra-se com a CAMEX ou COMEX da
Unidade proponente, em fase de avaliação do mérito e execução
financeira, com 05(cinco) opções de encaminhamento, a saber:
a. Aprovar o Relatório, passando-o para HOMOLOGAÇÃO DO
RELATÓRIO PELA DIREÇÃO.
b. Devolver o Relatório ao coordenador para complementação ou
redimensionamento do mesmo.
c. Devolver o Relatório à chefia imediata para complementação
ou redimensionamento da sua aprovação.
d. Não aprovar o Relatório, o que implicará no seu arquivamento,
sem possibilidade de edição e novo encaminhamento.
e. CANCELAR A AÇÃO, o que normalmente ocorre por
solicitação do coordenador da Ação.
9. HOMOLOGAÇÃO DO RELATÓRIO PELA DIREÇÃO
O Relatório seguirá para a Direção do órgão de gestão
institucional, responsável pela Ação.
Nesta etapa, a opção “SIM” homologará o Relatório,
passando-o para a situação de REGISTRO.
A opção “NÃO”, devolverá o Relatório de Ação à CAMEX ou
COMEX da Unidade proponente, podendo a direção sugerir que a
instância anterior o devolva ao coordenador para complementação ou
redimensionamento do mesmo.
10. REGISTRO
A Ação encontra-se na PROREXT em fase de registro e de
emissão de certificados, quando for o caso.
Nesta etapa não existe mais a possibilidade de alteração das
informações registradas de forma ordinária. Os casos de alteração são
tratados como excepcionalidades, devendo ser solicitados por escrito no
processo de tramitação da ação e autorizados pelo Pró-Reitor de
Extensão.
Com a conclusão do registro, a Ação passa à condição de AÇÃO
EXECUTADA.
11. EXECUTADA
Ação encerrada e arquivada. O formulário da Ação de Extensão
permanece
disponível
no
Portal
do
Servidor,
possibilitando
o
REOFERECIMENTO da Ação.