Caso de
Sucesso
Com a experiência e know-how da GSW, a Tenneco Automotive reduziu o
tempo do processo de entrada físico e fiscal de NF-e, resultado que refletiu
em economia financeira, otimização de recursos e melhorias de processos.
www.gsw.com.br
Caso de Sucesso
“O comprometimento mútuo da equipe GSW e Tenneco com certeza fizeram com
que o processo tivesse uma implementação que atendesse 100% da expectativa”.
O projeto foi divido em partes e a primeira Unidade a receber a nova solução foi a de Mogi Mirim/SP. A partir da análise dos processos, estudo da formatação
dos arquivos enviados pelos principais fornecedores, e com o comprometimento de um Desenvolvedor ABAP 100% dedicado a este projeto, além de uma
equipe experiente de consultores e gerentes de projetos GSW, foi desenvolvida uma solução totalmente customizada e aderente ao cenário da empresa.
Principais Benefícios
Márcio Barbosa da Luz - Supervisor Tributário
Agilidade no processo de entrada de mercadoria Físico (Migo) e Fiscal (Miro)
O principal objetivo no início do projeto foi atendido com maestria. A eliminação da necessidade de horas extras e de “mutirões” é resultado disso, mas não foi
só isso. No processo manual eram necessárias consultas, ligações e excessos de digitação.
Resumo
Empresa: TENNECO AUTOMOTIVE S.A.
Perfil do cliente
“Com o novo processo muitos caminhos para o lançamento das Notas Fiscais
foram encurtados, proporcionando um ganho de tempo gigantesco’’.
Segmento: Automotivo
No Brasil desde 1974, a Tenneco Automotive está presente em mais 23
- Márcio Barbosa
País de Origem/Ano de Fundação: EUA / 1943
países com 89 unidades fabris. É líder mundial na fabricação de
Unidades no Brasil: Cotia/SP, São Paulo/SP e Mogi-Mirim/SP.
equipamentos originais e reposição de sistemas de suspensão e exaustão.
Número de Funcionários: Brasil- 2.350 /Mundo- 24.000
Através de suas marcas Monroe e Monroe Axios abastece as principais
http://www.sa-tenneco-automotive.com/Brasil/
http://www.tenneco.com/
montadoras automobilísticas do mundo: Ford, Volvo, Nissan, Audi, General
Motors, Volkswagen, Peugeot, Citroen, Renault, Toyota, Honda, Fiat,
Scania, Chrysler entre outras.
Cenário
Com um processo de entrada de NF-e moroso e suscetível a erros, a empresa buscou uma solução segura para otimizar processos, tempo e recursos.
Solução
Benefícios
A Tenneco Automotive optou pela solução de automação de entrada físico e
fiscal, também conhecida como Migo e Miro) da GSW Soluções Integradas em
função da flexibilidade e da confiabilidade da equipe. Com o conhecimento
técnico da GSW, esta nova funcionalidade no SAP foi implementada, agilizando
o processo de entrada de NFe. Os departamentos Planejamento, Compras,
Portaria, Almoxarifado e Fiscal foram beneficiados com esta nova ferramenta.
• Agilidade, melhoria e segurança nos processos;
• Otimização de recursos humanos;
De acordo com estatísticas da empresa, 25 NF-e eram lançadas por hora, uma média de 2,4 minutos por nota. Após a implantação da solução da GSW, 55 NF-e
são processadas por hora, ou seja, 1,10 minutos por nota. Isso significa um aumento de produtividade e uma redução de mais de 50% no tempo do processo.
Otimização de recursos humanos
Colaboradores dos departamentos Fiscal, Recebimento e Contas a Pagar tiveram sua rotina de trabalho otimizada. Com a redução significativa no tempo do
processo, o trabalho que era operacional, se tornou analítico e estratégico.
Desafio aceito, e superado!
Um dos objetivos da Tenneco era automatizar no mínimo 70% do volume total de NF-e de entrada. Número audacioso e que se transformou no maior desafio
deste projeto, isso porque foram necessárias inúmeras customizações a serem feitas devido à diferença na disposição dos dados no XML de cada fornecedor
da empresa. Objetivo superado, e agora o XML dos principais fornecedores da empresa estão automatizados.
“Se não fosse a flexibilidade da GSW, não seria possível atingir esse objetivo’’.
- Fábio Manzoli
• Automatização de entrada de aproximadamente 70% das NF-es;
• Segurança na informação;
• Diminuição de horas extras.
Cenário
A unidade da Tenneco Automotive de Mogi Mirim/SP, faz de 7 à 10 mil entradas de notas fiscais por mês; processo que desde o antigo ERP era realizado
manualmente, porém após a migração para o SAP no início de 2012, esta operação se tornou morosa devida à grande quantidade de informações solicitadas no
novo ERP. Além disso, o processo manual era suscetível a erros de digitação na entrada de dados.
Com o objetivo de ganhar velocidade e segurança no lançamento de Notas Fiscais no módulo de recebimento do SAP, e tendo em vista que 100% dos
fornecedores da empresa estavam emitindo NF-e com o envio do arquivo XML, a empresa decidiu automatizar o processo e começou a pesquisar por soluções
que atendessem este cenário.
Além de alcançar esses dois objetivos, ainda tinha um desafio no projeto, uma meta de automatizar 70% das NF-es de entrada. Número audacioso frente a um
problema grande que tinham pela frente: a diferença na disposição dos dados no XML de cada fornecedor.
As pesquisas indicam que algumas empresas não conseguiram aplicar a legislação de forma tempestiva, enquanto outras a interpretam de formas diferentes,
segundo Fábio Manzoli, Analista de Sistema Sênior da Tenneco, “O XML tem um formato padrão, mas o conteúdo das tags no arquivo varia muito de fornecedor
para fornecedor. O nosso grande desafio era achar uma solução que atendesse esta necessidade e estivesse preparado para receber todo tipo de informação,
conseguindo fazer a entrada dessas notas automaticamente.”
Melhoria de processos
Várias melhorias de processo já foram diagnosticadas, como a correção do código no pedido de compras. Antigamente não havia integração entre as áreas de
compra e fiscal; logo, havia o risco desses dados serem imputados erroneamente.
Além disso, a área de planejamento ganhou novos e melhores processos. Com o aumento da velocidade de lançamento das notas, o estoque está sempre
atualizado, facilitando a programação e o planejamento de produção.
Máximo Desempenho
Com a implantação da nova solução e treinamento dado pela GSW, a empresa adotou uma nova metodologia de trabalho, outro desafio superado. Segundo
Márcio Barbosa da Luz.
“Foi necessário implementar uma conscientização nas áreas para atingir a excelência da informação, entre cadastros
e pedidos de compras. Somente desta maneira seria possível o funcionamento perfeito da aplicação. Assim, com
pequenos ajustes durante o projeto conseguimos chegar no modelo ideal de trabalho, atingindo o máximo de
performance do projeto”.
Entenda como funciona a automatização:
1. Fornecedor envia arquivo XML ao cliente;
Solução
2. XML do fornecedor pode ser processado, antes da
Diante deste cenário os departamentos de Tecnologia e Negócios da empresa realizaram juntos o processo de escolha da solução e do fornecedor. Depois de
comparar três propostas de mercado, a Tenneco Automotive optou pela solução de automação de entrada físico e fiscal (Migo e Miro) da GSW Soluções
Integradas.
Nessa escolha, segundo Fábio, dois pontos importantes foram levados em consideração:
“O primeiro é porque a GSW já é nossa parceira de negócios, conhece nossa empresa e foi muito bem sucedida em projetos anteriores*. O segundo
ponto decisivo foi ter aceito um acordo de flexibilidade, de customizar o pacote** de acordo com as nossas necessidades por um custo justo, enquanto
com outros fornecedores a possibilidade de customização era menor e o custo mais elevado”.
expedição da mercadoria, em caso de inconsistência, evita-se o
transporte indevido;
3. Checagem de informações de carga, como veículo, placa,
motorista, garantindo muito mais segurança em todo o
processo (Não utilizado no processo do cliente citado);
4. Através de um sistema de leitura de código de barras é
possível consistir as informações entre DANFE e o pedido de
Início
compras correspondente;
*A GSW oferece serviços especializados de consultoria e implantação das
soluções Mastersaf, empresa líder em sistemas de Gestão Tributária, e
atendeu a Tenneco Automotive anteriormente nos projetos de
implantação do Mastersaf DW e NF-e. Devido ao sucesso conquistado
nestes projetos, a GSW foi escolhida novamente para ser a fornecedora
de Soluções de TI da Tenneco.
**A GSW através do SAP Solution Center atende às mais diversificadas
necessidades de serviços SAP, destacando-se por oferecer soluções de
qualidade que garantem uma gestão eficiente para seu sistema de gestão.
Por meio de processos de gerenciamento maduros e de uma equipe de
profissionais altamente qualificados, o SAP Solution Center realiza
consultoria especializada, projetos, fábrica de desenvolvimento, alocação
de profissionais, treinamento Help Desk, entre outros serviços,
destacando-se pela flexibilidade para atender diferentes estratégias
como no caso da Tenneco.
5. MIGO Recebimento Físico, gera a atualização dos estoques;
6. MIRO Recebimento Fiscal, gera a fatura para pagamento e a
base para o recolhimento de impostos.
Próximos Passos
A primeira fase foi entregue em Agosto/2013 e seis usuários já estão utilizando a ferramenta. A implantação na unidade da empresa em de Cotia/SP
também já foi realizada e entrou em operação em Setembro/2013. O próximo passo é a implantação da automação para NFS-e.