XV Congresso Brasileiro de Arquivologia
Seminário de Arquivos Universitários e Instituições de Pesquisa
O Processo
de Avaliação dos
Arquivos da PUC-SP
Viviane Tessitore
CEDIC - PUC-SP, Brasil
cedic@pucsp.br
Goiânia (GO), 30 de junho de 2008
A PUC-SP e seus
Arquivos:
caminhos para implantação de
um sistema
PUC-SP: história e estrutura
• FUNDAÇÃO: 13 de agosto de 1946.
– Faculdade de Filosofia e Letras de São Bento;
– Faculdade Paulista de Direito.
• Reconhecida como universidade: 22 de
agosto de 1946.
• Título de Pontifícia: 1947 (Papa Pio XII).
PUC-SP: história e estrutura
• Assim como outras instituições de
ensino superior com características
semelhantes, a PUC-SP está
incluída entre as chamadas
universidades comunitárias.
PUC-SP: história e estrutura
• O Presidente da Fundação São Paulo e GrãoChanceler da Universidade é o Arcebispo
Metropolitano de São Paulo.
• A direção da PUC-SP cabe à Reitoria - órgão
superior executivo, composta pelo Reitor, Chefe
de Gabinete e três Vice-Reitores: Administrativo,
Acadêmico e Comunitário.
PUC-SP: história e estrutura
• Quatro Conselhos Superiores apoiam a
administração da Universidade:
– Conselho Universitário (CONSUN) - órgão
máximo de deliberação da Universidade;
– Conselho de Ensino e Pesquisa (CEPE) responsável pelas diretrizes gerais de natureza
acadêmica;
– Conselho de Administração e Finanças (CAF) define e fiscaliza as políticas administrativa e
financeira;
– Conselho Comunitário (CECOM) - define as
normas de convivência interna.
PUC-SP: história e estrutura
• PUC-SP HOJE:
– 11 faculdades;
– 46 departamentos;
– 32 cursos de graduação;
– 5 Centros:
• Centro de Ciências Humanas;
• Centro de Ciências Jurídicas, Econômicas e
Administrativas;
• Centro de Educação;
• Centro de Ciências Exatas e Tecnologia;
• Centro de Ciências Médicas e Biológicas;
PUC-SP: história e estrutura
• PUC-SP HOJE:
– 26 programas de mestrado acadêmico, 1
de mestrado profissional e 16 de
doutorado;
– Em nível de aperfeiçoamento,
especialização e extensão, oferece cerca
de 330 cursos por ano.
– 6 campi: Monte Alegre, Marquês de
Paranaguá, Derdic, Santana, Sorocaba, Barueri.
PUC-SP: história e estrutura
• PUC-SP HOJE:
– Em 2008, foram aprovadas
mudanças na estrutura da
Universidade, mas sua completa
definição e implantação encontramse ainda em curso.
Os Arquivos da PUC-SP:
caminhos, descaminhos e projetos
• As Universidades vêm despertando
para a importância de seu patrimônio
arquivístico, quer como registro de sua
trajetória histórica, quer como
elemento fundamental para a sua
gestão acadêmico-administrativa.
Os Arquivos da PUC-SP:
caminhos, descaminhos e projetos
• PUC-SP:
– Diferentes momentos de reformulação
administrativa revelaram a necessidade
urgente de se repensar a questão dos
arquivos no interior da Instituição.
– CEDIC - participação ativa nas
discussões sobre a modernização dos
arquivos da Universidade.
Os Arquivos da PUC-SP:
caminhos, descaminhos e projetos
• Primeiros passos (1991):
– Apoio em Unidades que sentiam a
necessidade de estabelecer uma
organização em sua documentação, para
um melhor funcionamento de suas rotinas
diárias, como é o caso da Secretaria Geral
de Registro Acadêmico (SEGRAC).
– Apresentação de relatório sobre a
situação dos arquivos da PUC-SP naquela
ocasião.
Os Arquivos da PUC-SP:
caminhos, descaminhos e projetos
• Em 7 de dezembro de 1994, a Reitoria
criou o Grupo de Trabalho para
elaborar Proposta de Sistema de
Arquivos para a PUC-SP,
coordenado pelo CEDIC.
Os Arquivos da PUC-SP:
caminhos, descaminhos e projetos
• CEDIC fois encamrregado de elaborar e
executar o Projeto Diagnóstico da Situação
dos Arquivos da PUC-SP (1995 a 1997):
– Financiamento: Fundação de Amparo à
Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) e
Conselho Nacional de Desenvolvimento
Científico e Tecnológico (CNPq);
– Mapeamento de todos os depósitos de arquivo
da Universidade e suas condições, gerando o
próprio Diagnóstico e a publicação eletrônica
Diretório dos Arquivos da PUC-SP.
Os Arquivos da PUC-SP:
caminhos, descaminhos e projetos
Foram identificados:
• 213 Unidades;
• 353 depósitos;
• 6.147 conjuntos documentais, num
total de 11 km lineares de documentos
correntes e não correntes.
Os Arquivos da PUC-SP:
caminhos, descaminhos e projetos
• GT SAUC:
– Apresentou à Reitoria, no início de 1998, proposta de
criação e implantação do Sistema de Arquivos da
Pontifícia Universidade Católica de São Paulo.
– O Sistema abrangeria a totalidade do patrimônio
arquivístico da Universidade, com os arquivos
funcionando de modo integrado e articulado na
consecução de objetivos técnicos comuns.
– Seria criada uma Unidade especializada - o Arquivo
Central - para assumir as funções de arquivo
intermediário e permanente, e redefinidas as funções
das Unidades no que se refere aos seus arquivos
correntes.
– A proposta foi bem recebida, mas não havia espaço e
recursos para sua execução.
Os Arquivos da PUC-SP:
caminhos, descaminhos e projetos
• 1998 a 2006 – CEDIC presta assessorias
para identificação, organização,
microfilmagem e outras ações pontuais a
diversos Setores da Universidade
(SEGRAC, DRH, URD, TUCA)
– mas alerta as Reitorias para a
necessidade de um projeto
institucional, insistindo, inclusive, na
possibilidade de realização do projeto
de avaliação dos arquivos
O processo de
avaliação dos arquivos
da Universidade
Criação do Grupo de Trabalho:
• 2006 – premida pela falta de espaço, a
Reitoria retoma a idéia de um projeto
global de avaliação dos arquivos da
Universidade – reuniões preliminares
com vários Setores, entre eles o CEDIC
– decide-se criar Grupo de Trabalho
específico
Criação do Grupo de Trabalho:
• Data de criação: 16 de outubro de 2006, por Ato da
Reitora.
• Objetivo: avaliar os documentos da PUC-SP,
alocados nos diversos Setores e encaminhar
soluções para readequação de sua guarda.
• Membros efetivos:
–
–
–
–
–
–
Vice-Reitoria Administrativa - VRAd – Presidente
Vice-Reitoria Acadêmica - VRAc
Vice-Reitoria Comunitária - VRAcom
Coordenadoria de Assessoria Jurídica – CAJ
Assessoria de Políticas Tecnológicas – APT
Centro de Documentação e Informação Científica –
CEDIC – coordenação técnica
Criação do Grupo de Trabalho:
• Fundamentos:
– todos os documentos gerados pela Universidade são
parte de seu patrimônio arquivístico, cuja preservação
é de grande importância para a Instituição
– o acesso aos documentos é fundamental para as
atividades
acadêmicas,
administrativas
e
comunitárias, bem como para o registro da história da
Instituição
– a destruição indiscriminada e/ou guarda inadequada
dos documentos podem causar grandes prejuízos
administrativos,
financeiros
e
históricos
à
Universidade
– há necessidade de readequação do volume documental
da Instituição
Atividades Preliminares:
• outubro a dezembro de 2006:
– elaboração de plano de ação e cronograma do GT
– definição do objeto inicial da avaliação: massa
documental acumulada por 16 Setores em 2 depósitos
(SEGRAC e Escritório Modelo), além de outros locais
onde se encontrarem documentos desses Setores
– definição do CEDIC como coordenador técnico e
executivo do trabalho
– contratação de consultoria externa especializada – Profa.
Dra. Ana Maria Camargo (SAUSP)
– definição de que os documentos dos 16 Setores seriam
reunidos em depósito na SEGRAC e ali seria organizada
sala de trabalho sede do projeto
Atividades Preliminares:
• outubro a dezembro de 2006:
– definição de que a avaliação seria feita de forma
escalonada e de que o primeiro Grupo de Setores seria
constituído pela Gerência de Recursos Humanos,
Gerência de Controladoria, Gerência Financeira e Setor
de Atendimento ao Alunado
• afinidades funcionais e conseqüente inter-relação entre as
séries documentais
• grande volume documental
• áreas onde estão sendo implantados processos de trabalho
eletrônicos
– elaboração do Projeto Avaliação dos Arquivos da PUC-SP
– realização de Seminário de sensibilização das chefias
administrativas e acadêmicas
Projeto Avaliação dos Arquivos
da PUC-SP:
• Coordenação geral: GT Avaliação dos Arquivos da
PUC-SP
• Coordenação Técnica: CEDIC
• Participação:
– Chefias e funcionários das Unidades
– Estagiários
• GT terá funções de Comissão de Avaliação
• coleta e processamento dos dados sobre as séries
documentais – Equipe Executiva
– CEDIC
– funcionários indicados pelas Unidades
– estagiários
Atividades Preliminares:
• janeiro a maio de 2007:
– Transferência da massa documental
acumulada do depósito do Escritório Modelo
para a casa da SEGRAC - para não onerar a
Universidade e garantir a segurança do
acervo, a transferência foi lenta e gradual,
com duração total de 5 meses (janeiro a maio
de 2007)
– Seleção de 6 estagiários no início de fevereiro
– Treinamento de estagiários e funcionários
através de oficina dada pelo CEDIC no final
de fevereiro / início de março, incluindo
apresentação dos Setores do Grupo I
Atividades Preliminares:
• janeiro a maio de 2007:
– Colocação de documentos avulsos em caixas
no depósito da SEGRAC, de acordo com o
Setor acumulador, a fim de padronizar as
unidades de arquivamento.
– Reunião das caixas de um mesmo Setor, a
fim de facilitar o trabalho com a
documentação. Quando essa reunião não foi
possível fisicamente, foi garantida através de
Registro Topográfico do Depósito, num total
de 159 estantes.
Atividades Preliminares:
• janeiro a maio de 2007:
– Numeração seqüencial definitiva das caixas
com a sigla UAR (Unidade de
Arquivamento), seguida de um número
composto por 5 dígitos: de UAR 00001 até
UAR 09697, última caixa atualmente
existente. Essa numeração será feita por
depósito, referindo-se, no momento, ao DEP
001 (casa da SEGRAC).
– Essas atividades prepararam o início da
etapa I do Projeto para os Setores do
primeiro Grupo, iniciada em junho de 2007.
Proposta Metodológica
• AVALIAÇÃO é o processo de análise de
arquivos, visando a estabelecer sua
destinação de acordo com os valores –
primários e secundários - que lhe forem
atribuídos.*
– Inclui
• identificação
• valoração
• seleção dos documentos
*Dicionário de Terminologia Arquivística – ARQ-SP
Proposta Metodológica
• DESTINAÇÃO
– decorrência da avaliação - destino dos
documentos
– encaminhamento dos documentos à guarda
temporária ou permanente, à reprodução
e/ou eliminação
*Dicionário de Terminologia Arquivística – ARQ-SP
Proposta Metodológica
• O processo avaliatório levará em conta:
– objetivos, estrutura organizacional e
funcionamento da Instituição acumuladora
– terminologia específica de sua área de
atuação geral e das áreas de atuação
específicas de cada uma de suas Unidades
– tipologia, organização e valores dos
documentos
Proposta Metodológica
Objetivos da Avaliação:
 a pronta recuperação de informações
necessárias para a Instituição;
 a redução ao essencial da massa documental
acumulada, eliminando os documentos que
perderam seu valor, sem que, com isso, se
desfigure o arquivo, o qual deverá continuar
a retratar o perfil e a trajetória da Instituição
acumuladora;
Proposta Metodológica
Objetivos da Avaliação:
 a preservação do patrimônio arquivístico
institucional, ou seja, dos documentos de
guarda permanente;
 o estabelecimento de condições de guarda e
conservação adequadas a cada fase do ciclo
vital dos documentos;
Proposta Metodológica
Objetivos da Avaliação:
 o fornecimento de subsídios para orientação
do processo de produção documental no que
se refere ao uso de tipos e suportes
adequados para o registro das informações,
padronizando documentos para funções
similares;
 o fornecimento de subsídios para os
processos de informatização da produção e
gestão dos documentos de arquivo;
Proposta Metodológica
Objetivos da Avaliação:
 o melhor aproveitamento dos recursos
humanos e materiais, através da maior
eficiência na produção, guarda e uso dos
documentos de arquivo.
GT =
Comissão de Avaliação
• complexidade
e
abrangência
dos
conhecimentos durante a avaliação – na
identificação dos valores dos documentos,
definição de seus prazos de guarda e
destinação final – equipe multidisciplinar Comissão de Avaliação
– membros efetivos
– membros eventuais
GT =
Comissão de Avaliação
• Membros Efetivos
– participam de todo o processo de avaliação
– são os membros do GT já elencados
GT =
Comissão de Avaliação
• Membros Eventuais
– serão convocados somente no momento em que
os documentos relativos a sua área estão sendo
analisados
– devem ser:
 Representantes das áreas de atividades-fim
da Instituição;
 Representantes das áreas de atividades-meio
da Instituição;
GT =
Comissão de Avaliação
• Membros Eventuais
– devem ser:
 Profissionais das áreas relacionadas aos
valores
secundários
atribuídos
à
documentação;
 Profissionais que possam colaborar no
desenvolvimento das atividades da Comissão
(estatísticos, conservadores, profissionais de
informática, microfilmagem etc.).
GT =
Comissão de Avaliação
• Compete ao GT, enquanto Comissão de
Avaliação:
 Convocar os membros efetivos e eventuais para
as reuniões.
 Identificar e analisar o conteúdo dos conjuntos
documentais, tendo por base as atividades
típicas dos órgãos responsáveis por sua
acumulação;
GT =
Comissão de Avaliação
 Examinar a legislação que regula as atividades
e as informações referentes à vigência e aos
prazos de prescrição, à existência de outras
fontes recapitulativas e à freqüência de uso dos
documentos.
 Determinar a destinação e os prazos de guarda
dos documentos, de acordo com o levantamento
de dados, a análise desse levantamento e a
legislação mencionadas.
GT =
Comissão de Avaliação
 Elaborar a tabela de temporalidade, as listas de
eliminação e o relatório final dos trabalhos,
apresentando-os à autoridade que instituiu a
Comissão.
 Providenciar a divulgação da tabela.
 Orientar a aplicação da tabela, quando
necessário.
 Revisar periodicamente a tabela, na medida em
que forem produzidos ou suprimidos
documentos e/ou alterada a estrutura
organizacional da instituição.
Execução
• Nnão seria possível ao GT realizar
diretamente a coleta e
processamento dos dados sobre os
conjuntos documentais,
encarregando dessa tarefa uma
Equipe Executiva, composta pelo
CEDIC, funcionários das Unidades e
estagiários.
Execução
• execução do Projeto de forma escalonada
– Grupos de Unidades definidos pelo GT
–
necessidades
administrativas,
afinidades
funcionais
e
volume
documental
– melhor aproveitamento do treinamento
e eficiência no acompanhamento
• O início dos trabalhos já nos permite
prever que teremos pelo menos quatro
grupos: 2 administrativos e 2 acadêmicos
/ para-acadêmicos.
Execução
• Demonstrou também a necessidade
de um “projeto-piloto”, para o qual
foram escolhidos os arquivos de 2
Setores do Grupo I:
– Gerência de Controladoria e SETAL
(70% das caixas do DEP 1).
• Necessidade de criação de uma
metodologia - passo-a-passo - para
uma massa documental desorganizada
e sem controle, ou com controle
precário, adequando procedimentos a
serem aplicados nos próximos Setores.
Execução
• Inexistência anterior de políticas
sistemáticas de avaliação, faz com que ela
acabe se dando, na maioria das instituições
brasileiras, sobre uma massa documental já
acumulada; é o caso da PUC-SP, embora o
Projeto se proponha a atingir também a
documentação atualmente
produzida/recebida (muitas vezes,
seqüência de séries documentais passadas),
dando-lhe uma destinação igualmente
controlada, evitando novo acúmulo
desordenado de documentos.
• A avaliação dos arquivos de cada Grupo de
Unidades será feita em três etapas:
Execução: etapas
• E1 – IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DA
PRODUÇÃO DOCUMENTAL: Objetiva
a coleta e processamento eletrônico de
dados referentes às séries documentais
produzidas por cada Unidade.
– dos documentos existentes para suas
vinculações funcionais e estruturais (estudo
da organização administrativa da Instituição
para posterior vinculação com a produção
documental nem sempre se mostra viável em
massa documental acumulada)
Execução: etapas
A coleta se dará por meio de dois
formulários:
– Mapeamento das séries documentais por
unidade de arquivamento – visa identificar
as séries documentais constantes de cada
unidade de arquivamento (caixa ou pasta)
presente em cada depósito, suas Unidades
acumuladoras e características físicas.
– Análise Tipológica das Séries Documentais
por Unidade Acumuladora
Execução: etapas
– Análise Tipológica das Séries Documentais
por Unidade Acumuladora – visa identificar
as características de produção, tramitação e
destinação, acesso e uso e os prazos de
guarda de cada série documental acumulada
pelas Unidades da Universidade, definidas a
partir do mapeamento como objeto de
avaliação.
• Nessa etapa, será iniciada a informatização dos dados,
cadastrando as séries documentais, as Unidades
acumuladoras e os depósitos de arquivo, e gerando as
Tabelas de Temporalidade e os instrumentos de
eliminação.
Execução: etapas
• E2 – DESTINAÇÃO DAS SÉRIES
DOCUMENTAIS: Objetiva, a partir das
Pré-Tabelas produzidas pela etapa
anterior, definir os prazos de guarda de
cada série documental e sua destinação
final, elaborando, assim, as Tabelas de
Temporalidade Documental (TTD) da
PUC-SP, as quais serão aprovadas pelas
autoridades competentes e divulgadas
para a comunidade universitária.
Execução: etapas
• E3 – SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DOS
DOCUMENTOS: Objetiva a separação
das séries documentais a serem
eliminadas, sua reprodução ou a retenção
de amostragem, quando definido pelo
TTD e a execução da eliminação
(elaborando as competentes listas e atas).
Execução: etapas
• Serão realizadas ações de avaliação,
seleção e eliminação.
• Ainda não são viáveis ações de
transferência e recolhimento, pois a
Universidade não dispõe, até o momento,
de um Arquivo Central.
• Mas serão também tomadas medidas de
preservação dos documentos de guarda
temporária
longa
e
de
guarda
permanente.
Execução: projeto-piloto
• Junho de 2007 - início do “projetopiloto” - Controladoria e SETAL Etapa 1a - mapeamento das séries
documentais
Execução: projeto-piloto
• De junho a setembro de 2007, o
mapeamento foi realizado em um
formulário com campos abertos,
modelo preferido pela aplicação a
uma realidade documental em
grande parte desconhecida pela
Equipe.
GRUPO DE TRABALHO PARA AVALIAÇÃO DOS ARQUIVOS DA PUC-SP
MAPEAMENTO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS POR UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
I – CARACTERIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
(UAR) N.º
Série
Documental/
Dossiê
Unidade
Acumuladora
TIPO:
Ordenação
Dataslimite
[ ] CAIXA A [ ] CAIXA B [ ] PASTA
SUSPENSA
Quantidade
[em itens]
Suporte
Formato
II - ÁREA DE CONTROLE
Compilador(es):
Data:
DEP:
Dimensão
Obs.:
Execução: projeto-piloto
• entre a metade de agosto e a de
outubro, com o início do processo de
informatização dos dados até então
coletados, a Assessoria de Políticas
Tecnológicas
(APT)
definiu
a
elaboração de planilhas eletrônicas, a
partir do aplicativo Microsoft Excel,
como ponto de partida para modelagem
dos dados e do sistema
Execução: projeto-piloto
• A lógica apresentada pelo aplicativo
escolhido levou a novas condutas em
relação
ao
preenchimento
da
informação, tanto no formulário
"Mapeamento" em papel, quanto em
meio
eletrônico,
implicando
na
reestruturação dos campos e dados
conforme os seguintes parâmetros:
Execução: projeto-piloto
• Formulário em papel: definição
precisa das alternativas de respostas
em todos os campos informacionais
possíveis,
com
sua
codificação
numérica, em substituição ao formato
textual
das
mesmas
(tipo
de
acondicionamento; ordenação; suporte;
formato; dimensão das séries e
compiladores dos dados).
MAPEAMENTO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS POR UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
A – IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
I.
DEP
II.
(UAr) N.º
[
IV.
ACONDICIONAMENTO [
[
INTERNO
III.
TIPO
] 1. CAPAS
] 2. ENVELOPE DE PAPEL
] 3. ENVELOPE PLÁSTICO
[
[
[
1. CAIXA A
2. CAIXA B
3. PASTA CATÁLOGO
4. PASTA CLASSIFICADORA
5. PASTA COM ELÁSTICO
6. PASTA SUSPENSA
7. PACOTE
8. SEM EMBALAGEM
] 4. ESTOJO
] 5. FICHÁRIO (caixa p/ fichas)
] 6. INVÓLUCRO PLÁSTICO
[
[
[
] 7. PACOTE
] 8. PASTA CATÁLOGO
] 9. PASTA
CLASSIFICADORA
B – CARACTERIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO
V. SÉRIE DOCUMENTAL / DOSSIÊ
[
[
[
] 10. PASTA COM ELÁSTICO
] 11. PASTA COM PRESILHA
] 12. PASTA PROCESSO
VI. UAc
[
[
[
] 13. PASTA
PRONTUÁRIO
] 14. PASTA SUSPENSA
] 15. NÃO HÁ
DATAS-LIMITE
VII. INICIAL VIII. FINAL
IX. QUANT.
[EM ITENS]
X. ORDENAÇÃO (1º NÍVEL)
XI. ORDENAÇÃO (2º NÍVEL)
XII. ORDENAÇÃO (3º NÍVEL)
XIII. SUPORTE
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
[
] 1. ALFABÉTICA POR NOME DE ALUNO
] 2. ALFABÉTICA POR NOME DE ENTIDADE
] 3. ALFABÉTICA POR NOME DE FUNCIONÁRIO
] 4. ALFABÉTICA POR NOME DE PROFESSOR
] 5. ALFABÉTICA POR NOME DE UNIDADE
] 6. ASSUNTO
] 7. CRONOLÓGICA
] 8. GEOGRÁFICA POR CAMPUS
] 9. GEOGRÁFICA POR CIDADE
] 10. GEOGRÁFICA POR ESTADO
] 11. GEOGRÁFICA POR PAÍS
] 12. NUMÉRICA
] 13. NÃO HÁ
] 1. ALFABÉTICA POR NOME DE ALUNO
] 2. ALFABÉTICA POR NOME DE ENTIDADE
] 3. ALFABÉTICA POR NOME DE FUNCIONÁRIO
] 4. ALFABÉTICA POR NOME DE PROFESSOR
] 5. ALFABÉTICA POR NOME DE UNIDADE
] 6. ASSUNTO
] 7. CRONOLÓGICA
] 8. GEOGRÁFICA POR CAMPUS
] 9. GEOGRÁFICA POR CIDADE
] 10. GEOGRÁFICA POR ESTADO
] 11. GEOGRÁFICA POR PAÍS
] 12. NUMÉRICA
] 13. NÃO HÁ
XIV. FORMATO
[
[
[
[
[
[
] 1. CD-R
] 2. CD-RW
] 3. DIAPOSITIVO
] 4. DISCO RÍGIDO (HD)
] 5. DISCO ZIP
] 6. DISQUETE
] 1. ALFABÉTICA POR NOME DE ALUNO
] 2. ALFABÉTICA POR NOME DE ENTIDADE
] 3. ALFABÉTICA POR NOME DE FUNCIONÁRIO
] 4. ALFABÉTICA POR NOME DE PROFESSOR
] 5. ALFABÉTICA POR NOME DE UNIDADE
] 6. ASSUNTO
] 7. CRONOLÓGICA
] 8. GEOGRÁFICA POR CAMPUS
] 9. GEOGRÁFICA POR CIDADE
] 10. GEOGRÁFICA POR ESTADO
] 11. GEOGRÁFICA POR PAÍS
] 12. NUMÉRICA
] 13. NÃO HÁ
XV. DIMENSÃO
[
[
[
[
[
[
] 7. DVD-R
] 8. DVD-RW
] 9. FITA CASSETE DE ÁUDIO
] 10. FITA CASSETE DE VÍDEO
] 11. FITA DAT
] 12. FITA ROLO
[
[
[
[
[
[
] 13. FOLHA
] 14. FORMULÁRIO CONTÍNUO
] 15. LIVRO
] 16. MICROFICHA
] 17. MICROFILME ROLO
] 18. NEGATIVO FOTOGRÁFICO
[
[
[
[
[
[
] 1. 16 mm x 30 m
] 2. 35 mm x 30 m
] 3. 3 1/2 polegadas
] 4. 5 1/4 polegadas
] 5. A3 (297 x 420 mm)
] 6. A4 (210 x 297 mm)
[
[
[
[
[
[
] 7. A5 (148,5 x 210 mm)
] 8. CARTA (215,9 x 279,4 mm)
] 9. CASSETE COMPACTO
] 10. CASSETE PADRÃO
] 11. OFÍCIO (215,9 x 355,6 mm)
] 12. MEDIDAS NÃO PADRONIZADAS
C - ÁREA DE CONTROLE
XVI. COMPILADOR (ES):
[
[
] 1. BRUNO L. FERNANDES
] 2. CAMILA GIOVANA RIBEIRO
D - OBSERVAÇÃO
XVIII. OBSERVAÇÃO
[
] 1. DISCO ÓPTICO
] 2. FILME
] 3. MÍDIA MAGNÉTICA
] 4. PAPEL
] 5. PAPEL
EMULSIONADO
] 6. PAPEL TÉRMICO
(FAX)
XVII. DATA:
[
[
] 3. FERNANDA PALO PRADO
] 4. FERNANDA PELUCI REINHOLEZ
[
[
] 5. MARIANA CAMARGO SIMÃO
] 6. MARJAH DI GIGLIO MILLAN
[
] 7. FUNCIONÁRIO DA UAc
FOLHA:
Execução: projeto-piloto
 Formulário eletrônico: criação de uma
planilha eletrônica para cada Unidade
Acumuladora (Setor) em processo de
mapeamento. Há, na fase atual do
Projeto, duas planilhas: SETAL e
Controladoria / Contabilidade.
Avaliação dos Arquivos da
PUC-SP: resultados parciais
• Arquivos de 16 Setores, que estavam em
mais de 1 depósito, em condições
precárias e sem controle, hoje se
encontram:
– em 1 único depósito
– provisório, mas com condições mínimas de
preservação
– com controle físico e intelectual total das
unidades de arquivamento
– portanto, com maior segurança e acesso
Avaliação dos Arquivos da
PUC-SP: resultados parciais
• está concluído o mapeamento das séries
documentais
da
Gerência
de
Controladoria e do SETAL, totalmente
digitado em planilhas Excel, num total de
6499 caixas (70% do DEP 1)
• o mapeamento permite um controle total
do conteúdo dos arquivos desses Setores acesso mais ágil à documentação,
fornecimento de outros dados sobre ela,
sempre que solicitados
Avaliação dos Arquivos da
PUC-SP: resultados parciais
• já detectamos 4 tipos de “séries”:
– séries tipológicas típicas
– séries tipológicas atípicas - substantivação de
ações
– séries por espécie
– “dossiês”
Avaliação dos Arquivos da
PUC-SP: resultados parciais
• estão sendo emitidos relatórios quantitativos e
qualitativos, a partir do mapeamento, que nos
permitirão definir amostra de cada série a ser
analisada
• Já iniciamos a etapa 1B, ou seja, a análise das
séries documentais dos 2 Setores, escolhendo
para isso as 10 tipológicas mais volumosas.
• Análise - definir e caracterizar corretamente as
séries, inclusive com sugestões quanto a
produção e prazos de guarda, para que o GT
estabeleça sua destinação, através das tabelas
de temporalidade.
Avaliação dos Arquivos da
PUC-SP: resultados parciais
• É preciso também salientar que a reunião
dos documentos em um depósito bem melhor
estruturado do que o anterior e a existência
de uma Equipe trabalhando com eles em
sala definida acabaram por trazer tarefas não
previstas pelo Projeto. Entre elas destacamse:
 O auxílio aos Setores detentores de arquivos
ali armazenados para que compreendessem
a nova metodologia de localização e
encontrassem os documentos necessários,
muitas vezes com urgência.
Avaliação dos Arquivos da
PUC-SP: resultados parciais
 A necessidade de coletar dados especiais
para satisfazer necessidades específicas
do Setor, como ocorreu com a
Controladoria / Contabilidade.
 O controle do envio pelos Setores e do
armazenamento de novas caixas no
depósito.
Avaliação dos Arquivos da
PUC-SP: resultados parciais
• Embora no início do trabalho, já é possível
sentir os efeitos benéficos que as melhores
condições de guarda e um maior e mais
efetivo controle sobre os documentos
acumulados no depósito não-corrente têm
trazido ao dia-a-dia das Unidades que lá
possuem parte de seus arquivos; mesmo que
elas ainda não tenham percepção total disso
(o que é natural).
Avaliação dos Arquivos da
PUC-SP: resultados parciais
• não temos dúvidas sobre os benefícios que
este processo sistemático de avaliação, à
medida que avança, trará para a preservação
e acesso ao patrimônio documental da PUCSP, em qualquer das fases de seu ciclo vital,
enquanto suporte essencial às atividades
acadêmico-administrativas da Universidade e
testemunho de sua trajetória marcante no
cenário educacional brasileiro.
Download

Viviane Tessitore