CAPACITAÇÃO DE ORGANIZAÇÕES DA SOCIEDADE
CIVIL QUE BENEFICIAM DE SUBVENÇÕES ATRAVÉS
DO INSTRUMENTO EUROPEU PARA A
DEMOCRACIA E DIREITOS HUMANOS.
Agenda
Introdução
 Tipos de sistemas e procedimentos
 Perguntas a colocar
 Como desenhar
 Exercício
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Introdução
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Sistemas e procedimentos têm um papel na
organização. Ajudam a clarificar como se devem
fazer as coisas e podem simplificar a vida. Contudo,
são os mesmos sistemas e procedimentos que
podem fazer da organização um monstro
burocrático. O que nunca podemos esquecer é de
que sistemas e procedimentos existem para apoiar a
organização e os seus funcionários. São um meio e
não um objectivo.
Em termos de desenvolvimento organizacional, a
prioridade de desenvolver sistemas e procedimentos
vem depois de Visão, Missão, Estratégias e
Estruturas. São feitas em função destes elementos.
Tipos de Sistemas e
Procedimentos - Exemplos
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Estatutos
Procedimentos financeiros
Procedimentos administrativos
Definição de funções (Job description)
Sistema de gestão financeira
Procedimentos na gestão de recursos humanos
Sistemas de gestão de recursos humanos
Procedimentos na gestão de projectos (metodologias,
passos)
Sistema de gestão de qualidade (monitoria, avaliação)
Sistema de Gestão de Conhecimentos
Sistema de gestão de relações com clientes (CRM)
Descrição de processos (qualificação ISO)
Perguntas a colocar
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Em escolher as prioridades em termos de sistemas e
procedimentos temos que fazer as seguintes perguntas:
O que é que agora não esta a correr bem por falta de um
procedimento ou um sistema?
Podemos resolver o problema sem elaborar um
procedimento ou um sistema?
O que esperamos do procedimento ou sistema? Quais
são as nossas expectativas?
Existem procedimentos ou sistemas que realmente
precisamos elaborados por outros que podemos adaptar
e implementar na nossa organização?
Quanto tempo e dinheiro é que vai custar o
desenvolvimento do procedimento ou sistema?
Temos as capacidades internas para implementar e usar
o sistema ou procedimento? Se não, como vamos
resolver a questão?
Como desenhar processos
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Identificar os passos principais (onde começa, onde
termina e o que acontece entre o principio e o fim)
Quem estão envolvidos no processo (funções,
departamentos, organizações)
Quais os papeis e responsabilidades dos envolvidos
no processo
Descrever o processo e o fluxo de bens, serviços ou
informações em forma gráfica
Procurar identificar os (possíveis) problemas e/ou
maneiras de simplificar o processo (menos passos,
menos pessoas envolvidas, juntar
responsabilidades).
Exercício
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Desenhe o processo do seu almoço
com base nos passos acima descritos.