Noções Básicas de
Organização de
Eventos, Cerimonial e
Protocolo
Lygia Veny Casas
1. TIPOS DE EVENTOS
Os eventos podem ser:
•
•
•
•
Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão,
feira, exposição, desfile, encontro, reunião, etc;
Institucionais: inaugurações, comemorações e
efemérides
Culturais: congresso, seminário, simpósio,
conferência, curso, palestra, mesa-redonda, painel,
fórum, etc;
Sociais: recepção, baile, casamento, formatura,
garden party, aniversário, passeio, etc;
ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS
Planejamento = concepção e desenvolvimento de
um evento
•
•
•
Ficha de Briefing: identificar e listar necessidades e
características de um produto ou serviço
Check-list: listar todas as etapas de trabalho;
acompanhamento do começo ao fim
Projeto: análise do cenário, justificativa, objetivos,
metas, público-alvo, critérios de aceitação, possíveis
restrições, previsão de receitas e despesas,
estratégias de ação, cronograma de execução
ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS
Os eventos passam por três etapas:
Etapa 1 – Pré-evento: Hora de colocar tudo no papel
•
Organização do check-list
•
Organização da planilha de receitas e despesas
•
Avaliação do local, orçamento e contratação de serviços
terceirizados (elaborar contrato para cada fornecedor),
programação da divulgação e assessoria de imprensa,
planejamento dos materiais impressos e comuniação
visual, decoração, taxas de liberação e cerimonial
* Check-list é a bíblia de quem trabalha com eventos.
Sem ele, é o mesmo que andar num barco furado.
ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS
Os eventos passam por três etapas:
Etapa 2 – Evento: Mãos à obra!
•
Checagem e acompanhamento dos serviços
contratados
•
Circulação de pesquisa de satisfação
•
Plano B, Plano C, Plano D….
Esteja preparado para imprevistos, pois
certamente irão acontecer.
ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS
Os eventos passam por três etapas:
Etapa 3 – Pós-evento: Fechando a conta…
•
Avaliação dos resultados: o que deu certo e o que não
deu?
•
Fechamento financeiro: o orçamento previsto foi
cumprido?
•
•
Relatório final: clipagem da assessoria de imprensa,
registro do evento (CD com fotos e filmagem),
materiais de divulgação (CD com materiais impressos,
mídia e veiculações), resultado das pesquisas
Emissão de nota fiscal
* Um trabalho que começa planejado, termina
organizado, mesmo com possíveis imprevistos
ESTRUTURA E MATERIAIS
DE APOIO
a) Espaço físico e instalações adequadas
- Verificar se o espaço comporta o público esperado
- Analisar as condições do local: umidade, ventilação,
iluminação, acústica, necessidade de rebaixamento
de teto, instalações elétricas, hidráulicas e planta
baixa
- Verificar condições de segurança: rotas de fuga e
extintores de incêndio
ESTRUTURA E MATERIAIS
DE APOIO
b) Material didático adequado
- Preparar cartilhas, manuais, apostilas, conforme a
necessidade do evento
- Criar um “kit participante”, com bloco de anotação, o
material escolhido (apostila, por exemplo), caneta e
outros itens necessários
- Verificar com palestrantes/ministrantes quais
materiais irão utilizar
ESTRUTURA E MATERIAIS
DE APOIO
c) Recursos Audiovisuais e Sonorização
- Organizar em arquivo digital (cd, pendrive) os vídeos a
serem exibidos e listar o momento de cada exibição
- Testar com antecedência e salvar cópia do arquivo no
computador que será utilizado, pois se exibido do
próprio CD, o arquivo pode travar ou ficar mais
lento
- Montar e testar microfone, telão, datashow, iluminação
com antecedência.
ESTRUTURA E MATERIAIS
DE APOIO
d) Divulgação
- Materiais impressos, convites, follow-up, meios
eletrônicos e comunicação visual: preparar folder,
banner, faixa, backdrop, outdoor, email marketing,
hotsite, banner eletrônico, folheteria, material
promocional dos patrocinadores e/ou apoiadores e
organizá-los por necessidade de utilização (préevento/evento/pós-evento)
- Mídia: criar spot/jingle para rádios e VT para televisão.
Organizar veiculação conforme necessidade
- Assessoria de Imprensa: disparar releases para e
agendar entrevistas nos veículos de comunicação
ESTRUTURA E MATERIAIS
DE APOIO
e) Recursos Humanos
- Organizar e dividir a equipe de trabalho: secretaria do
evento, recepção, apoio às salas
- Coordenar os serviços terceirizados: sonorização,
projeção, segurança, limpeza
2. CERIMONIAL: O BRILHO
DO EVENTO
-
É um ritual que reúne um conjunto de
formalidades, com linguagem própria, a serem
seguidas pelo protocolo durante um ato solene ou
festivo
-
É responsável em aplicar ordens de precedência e
organizar a realização de discursos, lugares de
honra, placas, etc
-
É o momento onde autoridades e pessoas ilustres
irão se manifestar sobre os objetivos do evento. Pode
ser realizado na abertura ou encerramento do
evento.
3. PROTOCOLO: AS REGRAS
DO JOGO
-
É a regulamentação do cerimonial, as regras que
estabelecem a ordem hierárquica nas instâncias de
poderes, indicando as posições e tratamentos de
cada personalidade
-
Quebra de protocolo: abandono ou relaxamento das
regras, geralmente praticada pelo desejo de agradar
os participantes do cerimonial.
4. O PAPEL DO MESTRE DE
CERIMÔNIAS
- Ser porta-voz do organizador do evento
- Organizar e anunciar a composição da mesa diretiva
- Listar e citar autoridades presentes que não foram à mesa
- Organizar as placas de identificação na mesa diretiva
- Orientar a equipe de sonorização sobre os microfones da
mesa
- Orientar as autoridades sobre seus lugares à mesa
- Agir com sobriedade e calma mediante imprevistos e gafes
4. O PAPEL DO MESTRE DE
CERIMÔNIAS
-
Ser discreto e sóbrio
-
Ter boa dicção
-
Ser ágil em eventuais imprevistos e gafes
5. ROTEIRO DO
CERIMONIAL
-
O mestre de cerimônias jamais se apresenta, ele
saúde ou dá boas-vindas em nome de. Ele também
pode agradecer dessa maneira
-
Preferencialmente utilizar verbos na forma
impessoal ou no plural. Exemplo: “Inicia-se a sessão
solene...” ou “Convidamos para compor a mesa
diretiva...”
-
Na composição da mesa de honra, as autoridades
chamadas devem seguir a ordem de precedência.
Primeiramente fala-se o nome da pessoa, seguido do
cargo
IMPORTANTE: Ao citar o nome de uma
autoridade, deve-se utilizar o pronome de
tratamento conforme o cargo
5. ROTEIRO DO
CERIMONIAL
-
Após a composição da mesa é o momento mais
adequado para citar e agradecer a presença das
autoridades que não a compuseram. Vale lembrar
que deve ser falado primeiramente o nome depois o
cargo. Por exemplo: “Agradecemos a presença do
Excelentíssimo Senhor João da Silva, governador do
Pará”
-
O mestre de cerimônias não saúda as autoridades
da mesa de honra, apenas as chama para tomarem
seus lugares. Quem presidirá a solenidade fará o
cumprimento
5. ROTEIRO DO
CERIMONIAL
-
O mestre de cerimônias não passa a palavra, que o
faz é a autoridade que presidirá o evento
-
Ao citar o representante de uma autoridade, deve-se
falar o nome e cargo do representante e depois o
nome e cargo da autoridade representada. Exemplo:
“Convidamos o senhor Antônio Alves, secretário de
comunicação da Secretaria da Fazenda, neste ato
representando o senhor José Henrique, diretor da
secretaria”
5. ROTEIRO DO
CERIMONIAL
-
Em caso de órgãos e entidades que usam siglas
como identificação, primeiramente deve ser citado o
nome por extenso e posteriormente poderá utilizar a
sigla. Por exemplo: “O Instituto do Patrimônio
Histórico e Artístico Nacional lançou (...)”. “(...) os
dados apresentados pelo IPHAN indicam (...)”
6. ORDEM GERAL DE
PRECEDÊNCIA
Poder Executivo (Federal)
-
Presidente da República (na ausência, o vice)
-
Ministérios (critério histórico de criação)
-
Fundações
-
Autarquias
-
Empresas de Economia Mista
6. ORDEM GERAL DE
PRECEDÊNCIA
Poder Executivo (Estadual)
-
Governador (ordem de constituição histórica)
-
Secretarias
-
Fundações
-
Autarquias
-
Empresas de Economia Mista
6. ORDEM GERAL DE
PRECEDÊNCIA
Poder Executivo (Municipal)
-
Prefeito
-
Secretarias
-
Fundações
-
Autarquias
-
Empresas de Economia Mista
6. ORDEM GERAL DE
PRECEDÊNCIA
Poder Legislativo
-
Senadores
-
Deputados Federais
-
Deputados Estaduais
-
Vereadores
6. ORDEM GERAL DE
PRECEDÊNCIA
Poder Judiciário
- Presidente do Tribunal de Justiça
- Juiz de Direito da Comarca onde se realiza a
cerimônia
- Presidente do Tribunal Regional Eleitoral
- Procurador Geral da República no Estado
- Procurador Geral do Estado
- Presidente do Tribunal Regional do Trabalho
- Presidente do Tribunal de Contas
6. ORDEM GERAL DE
PRECEDÊNCIA
Poder Judiciário
- Presidente do Tribunal de Alçada
- Desembargadores do Tribunal de Justiça
- Juizes do Tribunal Regional Eleitoral
- Juizes do Tribunal Regional do Trabalho
- Juiz Federal
- Juizes do Tribunal de Contas
6. ORDEM GERAL DE
PRECEDÊNCIA
Poder Judiciário
- Juizes de Direito
- Procurador Regional do Trabalho
- Auditores do Tribunal de Contas
- Promotores Públicos
OBS.: Há uma discussão sobre a precedência no
Ministério Público, que não se encaixa em
nenhum dos Três Poderes
6. ORDEM GERAL DE
PRECEDÊNCIA
Empresas Privadas (conforme organograma).
Exemplo:
- Presidente
- Vice-Presidente
- Diretor de Finanças
- Diretor de Comunicação
- Gerente de Produção
- Supervisor de Fábrica
- Coordenador de Projetos
6. ORDEM GERAL DE
PRECEDÊNCIA
DICAS IMPORTANTES:
-
Por cortesia, pode ser cedida a precedência aos
representantes estrangeiros e autoridades
visitantes em eventos que se façam presentes
-
A precedência é organizada a partir do anfitrião,
seguindo a ordem de autoridades de maior à menor
importância. Já no momento dos discursos, a ordem
é contrária: devem falar autoridades de menor ao
maior grau
-
A idade gera precedência: o mais velho precede
sobre o mais novo
6. ORDEM GERAL DE
PRECEDÊNCIA
DICAS IMPORTANTES:
-
E nos sexos também: a mulher tem precedência
sobre o homem
-
Ordem histórica: a data de constituição de uma
instituição é fator de precedência, sendo a data mais
antiga precedente sobre as atuais
-
Ordem alfabética
-
Titulação: a precedência é organizada com base nos
títulos (Bacharel, Mestre, Doutor)
6. ORDEM GERAL DE
PRECEDÊNCIA
DICAS IMPORTANTES:
-
Nas solenidades federais, o Presidente da República
ou Vice-Presidente, nesta ordem, presidirão a
solenidade
-
Nas solenidades estaduais, desde que o Presidente
da República ou o Vice-Presidente não compareçam,
quem preside a solenidade são os governadores
-
O prefeito presidirá as solenidades municipais
7. MESA COM
AUTORIDADES
Mesas com lugares ímpares:
-
Anfitrião ao centro
-
Por ordem de precedência, assento à direita e à
esquerda do anfitrião (perspectiva de quem está
posicionado atrás da mesa, olhando para a plateia)
até que todos os lugares sejam ocupados
7. MESA COM
AUTORIDADES
Mesas com lugares ímpares:
6
4
2
1
01 – Presidente da Mesa
02 – Segunda precedência
03 – Terceira precedência
04 – Quarta precedência
05 – Quinta precedência
06 – Sexta precedência
07 – Sétima precedência
3
5
7
7. MESA COM
AUTORIDADES
Mesas com lugares pares:
-
Anfitrião ao centro e primeira precedência ao centro
-
Por ordem de precedência, assento à direita e à
esquerda do anfitrião, até que todos os lugares
sejam ocupados
7. MESA COM
AUTORIDADES
Mesas com lugares pares:
5
3
1
2
01 – Presidente da Mesa
02 – Primeira precedência
03 – Segunda precedência
04 – Terceira precedência
05 – Quarta precedência
06 – Quinta precedência
4
6
7. MESA COM
AUTORIDADES
Lugar de honra
Geralmente cedido a uma autoridade ilustre, que
sentará ao lado direito de quem presidir a
solenidade
Dispositivos e identificação de lugares
Cada autoridade deverá estar identificada com placas
colocadas sobre a mesa, em frente ao seu assento,
com o nome e cargo
8. REGISTRO E CITAÇÃO DE
AUTORIDADES
Precedência
-
As autoridades que não compuserem a mesa devem
ser citadas logo após a composição, seguindo a
ordem de importância do maior ao menor grau
-
Nas recepções de eventos, é comum instalar uma
secretaria para o credenciamento de autoridades,
onde uma pessoa registra o nome e o cargo e
repassa ao mestre de cerimônias
8. REGISTRO E CITAÇÃO DE
AUTORIDADES
Procedimentos na fala
-
O mestre de cerimônias cita e agradece a presença
das autoridades citadas
-
Autoridades que chegarem atrasadas no cerimonial
(após o momento de citação), podem ser anunciadas
entre as falas das autoridades da mesa
9. SÍMBOLOS NACIONAIS
Uso e disposição das bandeiras
Número ímpar de mastros
Bandeiras: Brasil, Santa Catarina e Joinville
Organização: Brasil ao centro, Santa Catarina à direita
(perspectiva de quem está posicionado atrás da
mesa olhando para a plateia) e Joinville à esquerda
9. SÍMBOLOS NACIONAIS
Uso e disposição das bandeiras
Número par de mastros
Bandeiras: Brasil, Santa Catarina, Joinville e Rotary Club
Organização: Brasil e Santa Catarina ao centro (sendo que
a do Brasil deve ficar ao lado direto da perspectiva de
quem está posicionado atrás da mesa olhando para a
plateia), Joinville à direita do Brasil e Rotary Club à
esquerda de Joinville
9. SÍMBOLOS NACIONAIS
Hino Nacional
-
Pode ser executado por um grupo de músicos ou por
CD
-
Se executado por músicos, o Hino não deve ser
cantado, mas se utilizado CD, os participantes
podem cantar
-
Independente da forma de execução, todos devem
estar em posição de respeito, com o corpo
direcionado à bandeira.
10. AS FORMAS DE
TRATAMENTO
Linguagem Protocolar
-
Na abertura: “Inicia-se...”; “tem início...”; “Em nome
de(o)...”; “A presidência...dá as boas-vindas...”
-
Na composição da mesa: “compõem a mesa...”; são
convidados a compor a mesa...”; “Integram a mesa...”
para os casos de apresentação dessa; “À mesa, são
convidados...”
-
Nos hinos: “É momento do Hino Nacional Brasileiro...”;
“Todos são convidados, em atitude de respeito, a...”
10. AS FORMAS DE
TRATAMENTO
Linguagem Protocolar
-
No registro de presenças: “Fazem-se presentes a
este ato...”; “Registre-se as presenças das
autoridades e personalidades...”
-
Nos pronunciamentos: “vai usar da palavra...”; “fará
uso da palavra...”; “para o seu pronunciamento é
convidado...”
-
No encerramento: “A presidência agradece e os
convida...”; “encerrada esta solenidade...”; “Ao final
deste ato...”
“Nossa personalidade social é a ideia que os
outros fazem de nós.”
(Marcell Proust)
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