Protocolo
•
Quem assume esse cargo tem por
responsabilidade zelar desde o bom
desenrolar da reunião até o bom estado do
local a ser realizado a mesma.
•
O Diretor de Protocolo deve estar atento
aos mínimos detalhes.
•
Também deve saber e orientar as falas e
ações de quem vai presidir a reunião, se for
uma reunião com um protocolo especial.
•
Ainda também cuida do bom estado de
aparência do local a ser realizado a reunião
AS QUALIDADES DE UM
DIRETOR DE PROTOCOLO:
Tato: Deve ser discreto e simpático e desembaraçado.
Sutil com as palavras e colocações.
– Dicção: É o tom de voz, ritmo, ênfase, a clareza da voz
e regular domínio do vernáculo.
– Minuciosidade: O importante não é como a obra é feita
mais os detalhes como é feita. É a capacidade de dar
valor aos pequenos pormenores.
Adaptabilidade: É a capacidade de, o mais rápido
possível, resolver necessidades, imprevistos, dando
soluções.
– Objetividade: É a capacidade de síntese e o poder de
concisão do Protocolo. em hipótese alguma servir de
animador ou vedete da reunião.
PROTOCOLO: ANTES DA REUNIÃO
•
Conversar com o organizador do evento, para
determinar quantos lugares são necessários e qual seus
horários de trabalho e demais providências, tais como :
som, luz. data - show , e outros recursos que se fizerem
necessários. Conferindo e testando tudo, antes do evento.
•
Coordenar o público: mostrar os assentos aos
participantes, dirigir os convidados aos lugares que lhes
foram reservados na mesa principal e monitorar o palco.
•
Recepcionar os convidados apresentando-se e aos demais.
Anotar os nomes para posterior citação. Sempre lembrar-se
de incluir um momento para a palavra dos convidados.
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Administrar o tempo: tocar um sino ou gongo para pedir
que os participantes sentem-se antes do início de cada
reunião.

• Manutenção da ordem: fechar as portas das salas no
início de cada reunião e dar informações sobre a localização
de banheiros, telefones, interruptores elétricos, etc.
DURANTE A REUNIÃO
•
Manter um bom andamento da reunião, fazer mensão
aos visitantes presentes, anunciar as datas
comemorativas da semana e os aniversariantes da
semana e do mês.
•
Ordenar o programa, sendo o responsável pela
passagem da palavra segundo o programa
preestabelecido. (Em alguns clubes é o próprio
presidente quem faz isso).
•
Anotar lembretes que forem surgindo, principalmente
datas de projetos, eventos do clube, etc., para
posterior citação.
Agradecer a presença ou participação dos convidados,
citando-os nominalmente e convidando-os a regressar
à reunião.
