Fapesb, 12 de julho de 2006
O Conceito
• Gestão das Informações de Projetos
Apoiados
• Apoio à tomada de decisão
• Maior agilidade e eliminação de gargalos
• Maior transparência
Interface com o SIGA
Os Ganhos
• Gestão dos Instrumentos Legais;
• Acesso de toda a Fapesb às informações dos ILs:
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Informações básicas
Recursos financeiros, empenhos e pagamentos realizados
Plano de Aplicação e Cronograma de Desembolso
Informações de Aditivos
Status do Convênio e Prestação de Contas
Informações sobre visitas in loco
Indicação da equipe interna da Fapesb
Histórico do Remanejamento de Recursos
Acesso aos pareceres e ofício (via sistema)
Os Ganhos
Gerenciamento financeiro:
• Fluxos de Pagamentos previstos e realizados;
• Validações realizadas pelo sistema;
• Registro e geração de relatórios da execução
financeira dos recursos;
• Gerenciamento das informações quanto aos
recursos previstos e liberados por fonte,
projeto/atividades e outros filtros;
Os Ganhos
Controle dos Instrumentos Legais:
• Geração de Convênios, Termos de Outorga,
Termos Aditivos, Termos de Rescisão de
Instrumentos, Termos de Cessão e Doação
Os Ganhos
Gerenciamento técnico:
• Avisos automáticos por e-mail (externos e
internos)
• Controle automático das necessidades de
relatórios técnicos e das pendências existentes;
• Gerenciamento das visitas técnicas realizadas;
• Arquivamento, no sistema, de pareceres
técnicos e de visita técnicas realizadas.
Os Ganhos
Controle de Equipamentos:
• Acesso aos equipamentos adquiridos por projeto;
• Auxílio às visitas técnicas (relatórios gerenciais
de controle de equipamentos;
• Gestão das Cessões e Doações, geração dos
termos
Os Ganhos
Transparência junto aos beneficiários e
agilidade na comunicação:
• Acesso on-line das informações dos
instrumento, parcelas liberadas, pendências na
prestação de contas;
• Pedido on-line de termos aditivos
• Recebimento de avisos automáticos por e-mail
Algumas classificações
• Programa/Subprograma/Linhas de Ação
• Status de Convênio: Vigente / Encerrado /
Cancelado/ Anulado
• Partícipes do Convênio: Concedente/ Convenente/
Executor/ Interveniente
• Partícipes do Termo de Outorga:
Outorgante/Outorgado/ Instituição Vinculada ao
Projeto
• Status de PC: Criada/ Recebida/ Em análise/
Aprovada/ Ofício enviado/ Inadimplente
O Sistema
• Questões Operacionais:
– Links do sistema na tela de trabalho
– http://form.fapesb.ba.gov.br:8080/instrumentolegal/
• Demonstração
Os processos
Legenda
Os Processos
Contratação – Pagamento
Ponto Crítico
Após a publicação do instrumento, os gestores informarão ao
sistema:
• Data de início,
• Data de publicação,
• Previsões de empenho
• Relatórios Técnicos de Acompanhamento
Ponto Crítico
Após a publicação do instrumento, os gestores informarão ao
sistema:
• Data de início,
• Data de publicação,
• Previsões de empenho
• Relatórios Técnicos de Acompanhamento
Os Processos
Termo Aditivo
SE APROVADO
SE NÃO APROVADO
Os Avisos Automáticos
Os Avisos Automáticos
Por medida de segurança (temporariamente):
• Os e-mails de aviso de vigência serão enviados
apenas para Cássia (para encaminhamento aos
coordenadores);
• Os e-mails de PC (informes sobre status) serão
enviados a Robson, para encaminhamento;
• Os e-mails de aviso de Relatório Técnico serão
enviados aos respectivos gestores, para
encaminhamento;
• Os e-mails de informação de pagamento será
enviado a Luiz para encaminhamento.
A Construção
• O sucesso depende da participação de todos
• A partir de 17 de julho (segunda):
– Todas as informações serão registradas
no sistema
– As informações serão inseridas em
“tempo real”
A Construção
• Todos os projetos aprovados no SIGA utilizarão o módulo
de Ajuste no Orçamento
• Todos os Instrumentos Legais serão gerados no Lázarus
• Todas as atualizações de orçamento, empenho e
pagamentos serão registradas no momento em que forem
realizadas, pela Execução Orçamentária;
• Todas as PCs e relatórios serão recebidos via sistema, pela
CAP;
• Todas as PCs serão analisadas via sistema, pelo Controle
Interno e Gestores;
Em andamento
• Ajustes e Correções Finais
• Módulos on-line: PC e Acesso aos instrumentos
Plano de Ação
Ação
Responsável
Treinamento de operação no sistema
Nexen
Geração de Relatório de Instrumentos a
Digitar (SIGA vs. Digitação) para inserção
dos instrumentos recentes no sistema
Equipe digitadores
Geração de Relatório das Informações
Digitadas por programa para validação das
informações – Exceto informações de PC
Gestores
Geração de Relatório das Informações
Controle Interno
Digitadas para validação das informações de
PC
Plano de Ação
Ação
Responsável
Validação dos modelos de formulários
(pareceres, ofícios)
Gestores e Controle
Interno
Inserção das descentralizações, empenhos
de cartão corporativo e QCM
Execução/Marcelo
Atualização das informações recentes
(novas pastas do arquivo de PC,
remanejamento, aditivos)
Informação a ser
fornecida pelo Arquivo
Atualização das informações recentes
(novos relatórios de bolsas)
Informação a ser
fornecida pelo
Programa de Bolsas
Plano de Ação
Ação
Responsável
Atualização das informações recentes
(novas prestações recebidas e/ou
analisadas após digitação)
Controle Interno
Validação dos cadastros realizados
Setores relacionados
Inserção dos convênios “pai”
Gestores responsáveis
pelos convênios
Correção de não-conformidades
identificadas
Gestores e setores
relacionados
Atualização das informações de
remanejamento de recursos
Gestores responsáveis
Plano de Ação
Ação
Responsável
Desenho dos relatórios gerenciais
Equipe Lazarus/
Diretoria
Aviso de falhas técnicas, erros nas
informações cadastradas, sugestões
enviado para [email protected]
Todos
Cronograma de
Treinamento
Grupos:
Gestores,
Setor de Convênio,
CAP,
Execução Orçamentária,
Controle Interno,
Consulta
Cronograma de
Treinamento
Dia/hora/Local
Grupo
Membros
Quinta (13/07)
14:00 às 16:30h /sala
de reunião
Gestores 1/ Setor de
Convênios
Cássia, Vargas,
Cristina, Luiza, Edísio
e Alzir
Cronograma de
Treinamento
Dia/hora/Local
Grupo
Membros
Sexta (14/07)
8:30 às 11:00h
/Lazareto
Gestores 2
Fabio Assmann, Fábio
Teixeira, Renata e
Eliane
Sexta (14/07)
11:00 às 12:00 e
14:00 às 15:30/
Lazareto
Gestores 3
Silvio, Nayane, Karine
e Ana
Sexta (14/07)
15:30 às 18:00/
Lazareto
Execução
Orçamentária
Luis, Simone,
Grimaldo, Paulo e
Valdelina
Cronograma de
Treinamento
Dia/hora
Grupo
Membros
Segunda (17/07)
8:30 às 12:00/
Lazareto
Bolsa
Vera, Ângela, Fábio
Vasco, Edísio e Lucas
Segunda (17/07)
14:00 às 16:30/
Lazareto
CAP/ Atendimento
Carmen,
Antônia,Bruno,
Francis, Silvia e
Celeste
Cronograma de
Treinamento
Dia/hora
Grupo
Membros
Terça (18/07)
8:30 às 11:00/
Lazareto
Controle Interno
Robson, Orlando,
Simone, Luciana,
Priscila, Cláudia e
Fábio Leite
Terça (18/07)
14:00 às
16:30/Lazareto
Consulta
Demais setores
(Projur, Compras, RH,
ASCOM, Arquivos,
etc)
Treinamentos
específicos
Grupo
Membros
Informática
Capacitação Técnica
e para Suporte
Diretoria
Discussão sobre os
relatórios gerenciais
Apresentação disponível em fapesb geral/ Lazarus