Documentação Comercial
Objectivos da sessão
No final da sessão as formandas deverão ser capazes de:
• Distinguir os documentos do processo de entrega
• Preencher os documentos relativos à entrega
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Fases do processo de compra e venda
1. Encomenda
2. Entrega
3. Liquidação
4. Pagamento
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1. Encomenda
•
Requisição
•
Nota de encomenda
•
Nota de venda
•
Ordem de compra
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2. Entrega
• Guia de remessa
• Talão de recepção
• Guia de transporte
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3. Liquidação
• Factura
• Factura-recibo
• Venda a dinheiro
• Nota de débito
• Nota de crédito
• Nota de lançamento
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4. Pagamento
• Recibo
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2. Entrega
• É o momento da recepção dos bens encomendados
• A fase da entrega é aquela em que o vendedor envia as
mercadorias, dando assim execução à encomenda feita pelo
comprador
• A expedição dos bens objecto de compra e venda pode ser
feita:
 Pelos próprios compradores ou vendedores
 Por outras pessoas especialmente contratadas para o efeito
(contrato de transporte)
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Os documentos utilizados são os seguintes:
• Guia de remessa
• Talão de recepção
• Guia de transporte
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Legislação aplicável à fase da entrega
 DL 147/2003 de 11-07-2003 – Regime de bens em
circulação objecto de transacções entre sujeitos
passivos de IVA, nomeadamente quanto à obrigatoriedade e
requisitos dos documentos de transporte que os acompanham.
 Despacho 21 994/99 de 16-11-1999 – Define os elementos
obrigatórios da guia de transporte a utilizar no transporte
por conta de outrem, bem como aprova os modelos indicativos
da mesma.
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Legislação aplicável à fase da entrega
Continuação
 DL 239/2003 de 04-10-2003 – Regime jurídico do
contrato de transporte rodoviário nacional de
mercadorias
 DL n.º 38/99 de 06-02-1999 – Regime jurídico aplicável
aos transportes rodoviários de mercadorias por conta
de outrem ou por conta própria, nacionais e
internacionais
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Legislação aplicável à fase da entrega
Continuação
 DL n.º 102/2008 de 20-07-2008 – Altera e republica o
Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado
 Lei n.º 15/2001 de 05-07-2001 – Reforça as garantias dos
contribuintes e a simplificação processual, reformula a
organização judiciária tributária e estabelece um novo
regime geral para as infracções tributárias
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Documento especifico para a entrega de bens
Também é um documento de transporte, tal como a factura, nota de
venda a dinheiro, nota de devolução e guia de transporte
Serve para o comprador fazer a conferência dos bens recebidos
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Talão de recepção é devolvido pelo comprador ao vendedor após a
boa recepção das mercadorias
Caso os bens não se encontrem nas condições acordadas, eles
deverão ser, no todo ou em parte, devolvidos ao vendedor,
mencionando-se esse facto na Guia de Remessa
Pode substituir a Guia de Transporte quando se trate de bens a
serem agrupados no armazém do transportador para posterior
distribuição
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Elaborada pelo vendedor e o comprador deverá assinar
confirmando a boa recepção dos bens
Têm que ser arquivados por 2 anos quando produzidos em
tipografia ou 4 anos quando processados por computador
Aplicável a bens em circulação, objecto de operações realizadas
por sujeitos passivos de IVA – Entre comerciantes
A falta de documentos de transporte implica uma coima entre
€100 a € 2500
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Triplicado para
o vendedor
Duplicado para
as autoridades
fiscalizadoras
Original para
comprador
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Quadruplicado
servirá de Talão
de Recepção
Preenchido em
triplicado, ou
quadruplicado,
se tiver talão
de recepção
Quando não é
suficiente o uso
de um só
documento,
utiliza-se a
próxima via,
referindo que é
continuação da
anterior
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Elementos obrigatórios
 Do remetente ou expedidor
• Nome, firma ou denominação social
• Sede
• Número de identificação fiscal
 Do adquirente
• Nome, firma ou denominação social
• Sede
• Número de identificação fiscal, só quando sujeito
passivo de IVA
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Elementos obrigatórios (cont.)
 Designação comercial dos bens, com indicação
das quantidades
 Locais de carga e descarga, referidos como tais
 Data e hora em que se inicia o transporte
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Modo de emissão dos documentos
 Processados por computador
– Numerados por ordem progressiva no acto da impressão
– Não conter mais de 11 dígitos
– Conter a menção: “Processado por computador”
– Para a utilização de sistemas informáticos deve ser assegurada
a respectiva integridade operacional, a integridade da
informação arquivada electronicamente e a disponibilidade da
documentação técnica relevante
– Para fazer mais de três exemplares dos documentos é
necessário colocar uma barra com a seguinte indicação:
“Cópia de documento não válida para os fins previstos no
Regime de bens em circulação”
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Modo de emissão dos documentos
 Impressos tipograficamente
– Referência à autorização ministerial relativa à tipografia
que os imprimiu
– Numeração atribuída
– Elementos identificativos da tipografia (designação
social, nome, sede, número de identificação fiscal)
– Para fazer mais de três exemplares dos documentos é
necessário colocar uma barra com a seguinte indicação:
“Cópia de documento não válida para os fins previstos
no Regime de bens em circulação”
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Guia de transporte
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É o documento de transporte obrigatório, com função contratual e
fiscalizadora
Função Contratual - expressa as condições do contrato de
transporte celebrado entre Transportador e Expedidor, conforme o
Regime jurídico do contrato de transporte rodoviário nacional de
mercadorias
Função fiscalizadora - permite facilitar a actividade de fiscalização
quanto ao cumprimento das regras de acesso e organização de
mercado
Documento que deve acompanhar sempre o transportador
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Faz prova da celebração, termos e condições do contrato de
transporte
Para além das menções obrigatórias quanto aos documentos de
transporte, referidos relativamente à Guia de Remessa, a Guia de
Transporte tem menções obrigatórias, que constam de modelo
indicativo do Despacho 21 994/99 de 16-11-1999
Deve ser assinada pelo expedidor e pelo transportador
É o expedidor que deve preencher os elementos obrigatórios da
Guia de Transporte
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Duplicado para as
autoridades
fiscalizadoras
Original para
comprador
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Triplicado para o
vendedor
Preenchido
em
triplicado
Quando não é
suficiente o uso de
um só documento,
utiliza-se o
próximo conjunto,
referindo que é
continuação do
anterior
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Elementos obrigatórios
(Para além dos elementos mencionados para a Guia de Remessa)
 Do remetente ou expedidor
• Nome, firma ou denominação social
• Sede
• Número de identificação fiscal
 Do Transportador
•
•
•
•
Nome, firma ou denominação social
Sede
Número de identificação fiscal
Número de alvará ou licença comunitária
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Elementos obrigatórios
(Para além dos elementos mencionados para a Guia de Remessa)
 Do Destinatário
• Nome, firma ou denominação social
• Sede ou morada
 Quanto à realização do Transporte
•
•
•
•
Lugar e data em que é preenchida
Lugar e data do carregamento da mercadoria
Local previsto da entrega
Prazo para a realização do transporte
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Elementos obrigatórios
(Para além dos elementos mencionados para a Guia de Remessa)
 Denominação corrente da mercadoria e tipo de embalagem
 Peso bruto da mercadoria, número de volumes ou
quantidade expressa de outro modo
 Podem ainda fazer parte da Guia de Transporte os
seguintes elementos:
–
–
–
–
–
–
–
Declaração de interesse especial na entrega
Entrega mediante reembolso
Preço do transporte e outras despesas
Lista de documentos entregues ao transportador
Instruções do expedidor ou destinatário
Cláusula de verificação
Observação de reservas
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Caso prático
A empresa “Algodões e Linhos, Lda.”, com
sede em Faro e número de identificação fiscal
000 000 000, pretende expedir 50 conjuntos de
lençóis, para uma loja de artesanato em
Monchique, da empresa “Tesourinhas, Lda.”,
como número de identificação fiscal 111 111 111.
O local de carga será Estói e o local de
descarga será Monchique.
O Serviço está agendado para o dia 15-102010 da parte da tarde.
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Ficha de actividade
• Divisão em grupos de quatro.
• Dois grupos, seleccionados por sorteio, irão
elaborar uma Guia de Remessa e apresentar na
sessão
• Outros dois grupos, também seleccionados por
sorteio, irão fazer uma Guia de Transporte e
apresentar na sessão
• O grupo sobrante irá fazer uma apresentação
sobre a Guia de Remessa e a Guia de Transporte
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