INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
O QUE OS GESTORES PRETENDEM OBTER
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO.
1.Recurso económico essencial para a tomada de decisão
e para a execução dos diversos processos de negócio.
2.Uma informação incorreta, ou desatualizada, poderá levar
a uma decisão errada produzindo um impacto negativo na
organização.
3.Um decisor que se baseie em informação desatualizada ou
incorreta poderá adotar certamente em medidas desajustadas
à realidade.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO
4. Por outro lado, sendo a informação assumida como um
recurso surge a necessidade de serem aplicados
métodos de controlo de qualidade similares aos aplicados
a outros recursos da empresa, tais como aos produtos
disponibilizados. Esta assumpção torna-se mais critica quando
a informação é o produto da empresa, como no caso de
organizações que fornecem estudos de mercado.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO.
Reduz a incerteza na tomada de decisão e influi decisivamente
na ação. A informação deve possuir os seguintes atributos:
1. Precisa
2. Oportuna
3. Simples
4. Concisa
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
O QUE PRETENDEM OS GESTORES
 Medir
facilmente
a
performance
das
pessoas,
departamentos ou organizações.
– Indicadores diversificados, de natureza financeira e
não financeira, estruturados com vista a conduzir ao
conhecimento do desempenho e alcance de objetivos.
– Quantificação de objetivos, meios e fatores críticos
internos e externos
 Obter informação de síntese, proporcionando a cada gestor
indicadores sintéticos fundamentais mas com possibilidade de
desagregação
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
O QUE PRETENDEM OS GESTORES
 A personalização, ou seja, a adequação dos indicadores às
responsabilidades e poder de decisão efetivamente exercido por
cada responsável
 Promovem a comunicação e motivam o diálogo interno
 Visam constituir as bases para a comparação com as metas
fixadas
 Devem servir de base à avaliação do desempenho dos
diferentes intervenientes, constituindo a referência para a
determinação do montante de prémios e incentivos, se aplicável.
OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Um adequado sistema de informação pressupões:
 Um adequado Ambiente de Controlo;
 Uma adequada Identificação e Avaliação dos Riscos;
 Uma adequada definição das Atividades de Controlo;
 Um adequada Monitorização.
Em suma, um adequado Sistema de Controlo Interno.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
OS OBJETIVOS DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO
 Promover a Eficácia Operacional;
 Assegurar uma adequado Relato Financeiro;
 Assegurar o cumprimento das obrigações legais e outras.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
Monitorização
Atividades de
Controlo
Sistema de Informação
Identificação e Avaliação do Risco
Ambiente de Controlo
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
Ambiente de
Controlo
Identificação
dos Riscos
Monitorização
Atividades de
Controlo
Sistema de
Informação
Sistema de Controlo Interno
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Apenas é possível garantir a existência de informação adequada
se existir:
 Um ambiente de controlo que promova uma cultura
assente no recurso a quadros qualificados e
competentes (internos ou externos), conhecedores do negócio
capazes de identificarem de forma adequada os riscos de
negócio;
 Um compromisso claro com a eficiência operacional e
um adequado sistema de relato financeiro e
operacional;
 Um adequado sistema de informação que recolha e trate os
dados financeiros e operacionais e produza informação
fiável e credível.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Identificação dos Riscos
 Trata-se de uma atividade critica que deve ser avaliada e
validada por uma entidade independente competente.
Sistema de Informação
 A adequação do sistema de informação deve ser avaliado por
uma entidade independente e competente.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
As Atividades de Controlo
As atividades de controlo devem assegurar que:
i. No processo de elaboração e preparação das Demonstrações
Financeiras foram tomadas em consideração as principais
asserções:
 Existência
 Plenitude
 Mensuração
 Realização
 Corte de Operações
ii. Que a informação operacional (não financeira) é adequada.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
As Asserções das Demonstrações Financeiras
 Existência – Os ativos existem;
 Plenitude – Os passivos estão todos registados;
 Mensuração – Os elementos das Demonstrações Financeiras
estão devidamente mensurados (valorizados);
 Realização – os ativos são realizáveis, convertidos em
dinheiro ou equivalentes;
 Corte de Operações – as transações e acontecimentos estão
reconhecidos / registados no período correto de modo a refletir
de forma adequada os resultados do exercício e permitir a
avaliação adequada do desempenho
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Uma das Componentes críticas do Sistema de Controlo Interno
consiste na sua adequada Monitorização.
 O Processo de Monitorização assegura que o Sistema de
Controlo Interno continue efetivo, consistindo este um pilar
fundamental do sistema de informação.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Os Objetivos do Processo de Monitorização.
 O processo de monitorização continuo permite aos responsáveis
da gestão determinar se as restantes componentes do
Sistema de Controlo Interno continuam a funcionar de
forma adequada;
 As deficiências de controlo são identificadas e
comunicadas em tempo útil aos responsáveis de gestão de
modo a garantir que sejam tomadas as necessárias medidas
corretivas.
O processo de monitorização pode assentar um atividades
continuadas ou atividades pontuais.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
O Processo de Monitorização num Mundo em Mudança
Permanente e Rápida.
 A atividade económica, cada vez mais, carateriza-se por uma
permanente e rápida mudança ao mais diversos níveis;
 Tal exige a capacidade para as organizações adaptaremse rapidamente às alterações no meio envolvente de
modo a poderem continuar a gerir os recursos de forma
eficiente
 Deste modo, o Processo de Monitorização torna-se numa
atividade critica à continuidade das organizações.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
O Processo de Monitorização num Mundo em Mudança
Permanente e Rápida.
 A mudança pode implicar Riscos novos, diferentes daqueles
com os quais a organização se habituou a lidar;
 A resposta aos novos riscos podem obrigar à redefinição dos
sistemas de informação, em virtude da necessidade de
controlar e agir sobre novas variáveis;
 Tal pode obrigar a processos de gestão da mudança.
O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO
De modo a assegurar a qualidade da informação é essencial
promover um adequado processo de monitorização.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
Estabelecer
as Bases
Planear &
Executar
Avaliar &
Reportar
• "Tone for the Top"
• Clara definição do modelo associado ao Controlo Interno
•
•
•
•
Definir quais os Riscos a Mitigar / Definir Prioridades
Identificar os controlos
Identificar a Informação Relevante relativa aos Controlos
Implementar procedimentos de monitorização
• Definir as Prioridades de Relato
• Reportar os Resultados ao Nível Apropriado
• Acompanhamento das Medidas Corretivas
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
ESTABELECER AS BASES
 "Tone from the Top" – Assegurar de forma inequívoca o
compromisso da gestão relativamente ao projeto
 Promover o enquadramento do projeto tendo por base o modelo
de Controlo Interno do COSO.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
PLANEAR E EXECUTAR
 Estabelecer Prioridades face aos riscos identificados,
incluindo novos riscos
 Identificar os Controlos que mitiguem os riscos, se algum
 Identificar a Informação Relevante que permita avaliar da
operacionalidade dos controlos
 Conceber
e
Implementar
Procedimentos
de
Monitorização, com um custo que seja adequado face aos
benefícios, que assegure: (i) a obtenção dos dados que suportam
a informação relevante; (ii) e o seu adequado tratamento.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
PLANEAR E EXECUTAR
 Identificar a informação relevante que permita avaliar da
operacionalidade dos controlos
– Informação direta – A informação direta substancia os
controlos e é obtida através da observação dos controlos em
funcionamento, refazendo os controlos ou testando os
mesmos diretamente;
– Informação indireta – Consiste em toda a restante
informação utilizada de modo a aferir se os controlos
continuam a operar de forma eficaz.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
PLANEAR E EXECUTAR
 Informação Indireta – a mesma pode incluir, podendo
contudo ser mais vasta:
– Estatísticas Operacionais;
– "Key Risk Indicators";
– "Key Performance Indicators – KPI"; e
– Comparação com Indicadores Setoriais.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO
Processo contínuo;
Avaliações pontuais.
A prioridade deve ser na implementação de um processo de
monitorização contínuo, podendo o mesmo basear-se:
–Em recursos internos;
–Na contratação de serviços em "Outsourcing", junto de
entidades que possuam esse conhecimento.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO
De forma a garantir Informação de Gestão Básica e Credível
é essencial promover e assegurar uma adequada
monitorização do sistema de controlo interno. A
monitorização do sistema de controlo interno, pode ser
promovida através de recursos internos, ou recursos
externos.
Em organizações de pequena e média dimensão, poderá ser
mais eficiente a contratualização desta função em regime de
"Outsourcing", assegurando a alocação de recursos humanos
com as necessárias competências, conhecimento e experiência, de
forma eficiente, sem ser necessário a criação de uma estrutura
interna pesada face à dimensão da entidade.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO
As variáveis fundamentais na seleção da entidade a contratar em
regime de "Outsourcing" deverá basear-se:
Na experiência em projetos similares; e
Na competência técnica e profissional dos quadros
envolvidos.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
ASSEGURAR INFORMAÇÃO CREDÍVEL
Promover a conceção e implementação de um adequado
sistema de controlo interno. O mesmo deverá ter por base uma
adequada
Monitorização
efetuada
por
profissionais
competentes e experientes.
As ações de Monitorização podem traduzir-se na realização de:
 Auditoria operacionais; e/ou
 Auditorias financeiras.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
ASSEGURAR INFORMAÇÃO CREDÍVEL
De modo a promover e assegurar informação credível é
essencial:
 O conhecimento do setor e da atividade;
 O conhecimento da organização;
 A adoção de um modelo de gestão e análise baseado no
conceito de Controlo Interno do COSO;
 O recursos a profissionais competentes e experientes;
 Uma Efetiva Monitorização.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
Ambiente de
Controlo
Identificação
dos Riscos
Monitorização
Atividades de
Controlo
Sistema de
Informação
Sistema de Controlo Interno
A NOSSA EXPERIÊNCIA
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
• A experiência obtida em anteriores trabalhos,
• a incorporação na nossa metodologia de auditoria do
conceito de auditoria baseada no risco
• e o conhecimento dos fatores indispensáveis à existência de um
adequado sistema de controlo interno,
tornam a
António Andrade Gonçalves, SROC,
um Parceiro relevante nesta área
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
Os projetos podem consistir em:
Auditorias Financeiras
e/ou
Auditorias Operacionais.
Estas últimas, orientadas para a avaliação do sistema de
controlo interno, em particular no que se refere:
(i)
ao processo de identificação dos riscos;
(ii)
o desenho do sistema de informação;
(iii) as atividades de controlo implementadas;
(iv) a eficácia do processo de monitorização.
INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL
PRODUTOS
 Relatório Destinado à Gestão:
– Identificação e Avaliação das Oportunidades de Melhoria;
– Apresentação de Recomendações;
– Definição do Plano de Ação; e
– Participação no Processo de Monitorização.
 Relatório Destinado aos Sócios / Acionistas:
– Avaliação do Sistema de Controlo Interno.
António Andrade Gonçalves, SROC, Unipessoal, Lda.
Rua Augusto de Figueiredo, 3 B Loja
2790-031 Carnaxide
T 214 108 851
F 214 101 459
E [email protected]
W www.antonioandradegoncalves.com