Documentação Comercial
Objectivos da sessão
No final da sessão as formandas deverão ser capazes de:
• Distinguir os documentos da fase da Liquidação
• Preencher os documentos da fase da Liquidação
• Preencher o documento da fase do Pagamento
• Enunciar as condições do processo de compra e venda
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Fases do processo de compra e venda
1. Encomenda
2. Entrega
3. Liquidação
4. Pagamento
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1. Encomenda
•
Requisição
•
Nota de encomenda
•
Nota de venda
•
Ordem de compra
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2. Entrega
• Guia de remessa
• Talão de recepção
• Guia de transporte
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3. Liquidação
• Factura
• Factura-recibo
• Venda a dinheiro
• Nota de débito
• Nota de crédito
• Nota de lançamento
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4. Pagamento
• Recibo
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2. Liquidação
• É o momento em que se determina o valor total a pagar
• São emitidos os documentos com valor contabilístico para
apuramento dos impostos, tal como o IVA
• Os documentos são:
- Factura
- Factura-recibo
- Venda a dinheiro
- Nota de débito
- Nota de crédito
- Nota de lançamento
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Ficha de actividades
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Factura-Recibo: o pagamento é imediato, mas cliente está
devidamente identificado por isso distingue-se da Venda a dinheiro
Fase da liquidação e do pagamento no processo de compra e venda
coincidem.
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Nota de lançamento: a nota de lançamento é um documento
interno, em que os compradores ou vendedores, assinalam o
movimento titulado no documento em fichas ou mapas
Venda a dinheiro ou Talão de venda: emitida quando o
pagamento é imediato e para o consumidor final, ou seja quando há
dispensa de facturação. O comprador não é identificado. Ex:
máquinas registadoras, terminais electrónicos, balanças.
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Nota de débito: é o documento que rectifica positivamente o valor da
factura, quando o vendedor, por lapso, se esqueceu de mencionar
alguma despesa por conta do comprador ou errou algum cálculo.
À nota de débito aplicam-se as regras e requisitos das facturas
Situações em que se usa a nota de débito:
- Despesas adicionais, relacionadas com o transporte da mercadoria, o
seu seguro, despesas alfandegárias, ou outras não previstas
- Pratica de actos não incluídos no objecto social da empresa
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Nota de crédito: Trata-se de creditar uma quantia ao comprador,
quando por exemplo há devolução dos bens.
Aplicam-se as regras das facturas.
Terá que estar sempre associada a uma Factura ou Nota de Débito e
conter a identificação do vendedor e comprador
Deve ser assinada pelo comprador
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Ficha de actividades
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Fase do pagamento
Fase de encerramento do contrato de compra e venda
A quitação é o acto pelo qual se comprova que o comprador cumpriu a sua
obrigação de pagamento para com o vendedor
Qualquer documento pode constituir recibo de um pagamento
Mas pode haver um documento só de recibo e terá as mesmas indicações das
facturas ou, referência à factura a cujo pagamento conferem a respectiva quitação.
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Condições do processo de compra
e venda
1. Qualidade e quantidade
2. Entrega
3. Preço
4. Pagamento/Recebimento
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1- Quantidade e qualidade
• O contrato considera-se perfeito quando o
comprador:
- examinar as coisas no acto da entrega e não
reclamar
- não examina as coisas no acto da entrega, mas
não reclama no prazo de oito dias
• O vendedor pode exigir que o comprador verifique
no acto da entrega
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1 - Qualidade
• A qualidade é garantida quando a coisa é
entregue no estado em que se encontra no
tempo da venda
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1 - Qualidade
(continuação)
• Modo de escolha da qualidade do produto:
- À vista
- Por amostra
- Por análise
- Por tipo determinado
- Por marca
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1 - Qualidade
(continuação)
- À vista - Quando o comprador tem na sua
presença o artigo que poderá escolher
- Por amostra - Quando o comprador escolhe a
mercadoria através de uma amostra, ficando o
vendedor obrigado a fornecer mercadorias de
igual qualidade, sob pena de ser anulado o
contrato
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1 - Qualidade
-
Por
análise
-
(Continuação)
Quando
a
qualidade
das
mercadorias pode ser comprovada por análise.
Ex: grau de acidez do azeite
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1 - Qualidade (Continuação)
- Por tipo determinado - Quando o produto
transaccionado
obedece
a
características
bem
definidas e conhecidas no mercado.
Ex.: arroz agulha
- Por marca - Quando o comprador apenas indica
a marca da mercadoria que pretende adquirir
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1 - Quantidade
• A quantidade dos bens a encomendar pode ser
definida por um dos seguintes processos:
- A esmo, em bloco ou partida inteira
- Por conta peso e medida
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1 - Quantidade
(continuação)
- A esmo, em bloco ou partida inteira - Quando o
cálculo é efectuado por estimativa, não sendo a
mercadoria contada, pesada ou medida.
Ex: Cortiça de 2010
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1 - Quantidade
-
Por
conta,
peso
e
(continuação)
medida
-
Quando
a
encomenda é efectuada de acordo com unidades de
peso (Kg, ton, etc.) de conta (um leitor de DVD, dois
leitores de DVD, etc.) ou de medida (m).
N.B. – Os bens estão por risco do vendedor até à
contagem, pesagem ou medição, salvo se estas operações não
se tiverem realizado por responsabilidade do comprador
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Condições do processo de compra
e venda
• Na compra e venda comercial, a reclamação dos
defeitos da coisa, por parte do comprador, está
sujeita a um duplo prazo:
- Oito dias após o conhecimento dos defeitos
- Não pode exceder-se o prazo de seis meses após
a data da entrega da coisa
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2 - Entrega
• A entrega das mercadorias será feita pelo
vendedor dentro do prazo e no local acordados
• Nas compras à vista, e se não for convencionado
outro prazo, o vendedor tem 24 horas para colocar
os bens à disposição do comprador
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2 - Entrega
(continuação)
• Momento da entrega:
- Imediata - Se o comprador receber os bens na
altura em que faz a encomenda
- A pronto - Se o comprador receber os bens até
15 dias após a encomenda
- A prazo - Se o comprador receber a mercadoria
no final do prazo combinado com o vendedor
(superior a 15 dias)
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2 - Entrega
(continuação)
• Forma da entrega:
- Entrega única ou global - entrega da
totalidade dos bens
- Entrega escalonada – apenas parte dos bens
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2 - Entrega
(continuação)
• Local da entrega:
- Sede ou armazém do vendedor – a
responsabilidade do transporte dos bens fica por
conta do comprador
- Sede, domicílio ou armazém do comprador –
a responsabilidade do transporte fica por conta do
vendedor
- Quando nada foi estabelecido entre as partes, os
bens devem ser entregues no domicílio ou sede do
comprador
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3 – Preço
• Modo de determinação do preço (quantidade de
moeda a utilizar):
- Por acordo dos contraentes
- Por lei
- Por concurso público
- Por cotação na bolsa
- Em leilão
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3 – Preço
(continuação)
- Por acordo dos contraentes – o preço é
definido pelo comprador e vendedor
- Por lei – os preços são fixados pelo governo,
com o objectivo de evitar a especulação e permitir
o consumo de certos produtos por sectores da
população com menor poder de compra
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3 - Preço
(continuação)
- Por concurso público – o comprador faz
anuncio do que pretende comprar, marcando uma
data para recepção das ofertas. A partir dessa
data, as ofertas são analisadas, sendo escolhida a
que oferece melhores condições
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3 - Preço
(continuação)
- Por cotação na bolsa – neste caso, a fixação
do preço tem por base os preços médios das
mercadorias negociadas num determinado dia, nas
bolsas de mercadorias, os quais são publicados
pelos meios de comunicação social e no boletim
oficial
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3 - Preço
(continuação)
- Em leilão – a mercadoria é oferecida ao público
em leilão por um preço-base. Os presentes irão
fazendo ofertas crescentes, sendo a mercadoria
entregue a quem fizer a oferta mais alta. Se o
leilão for oficial toma a designação de hasta
pública.
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4 – Pagamento/Recebimento
• Acto de entregar ao fornecedor o valor líquido dos
produtos
• Fase do pagamento encerra o contrato de compra
e venda
• É a entrega, pelo comprador, do montante em
divida, ao vendedor
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4 – Pagamento/Recebimento
(continuação)
• Se não tiver sido estabelecida data e local de
pagamento, será do seguinte modo:
- Data do pagamento: Logo que o vendedor o
exiga
- Local de pagamento: Sede ou domicílio do
comprador
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4 – Pagamento/Recebimento
(continuação)
• Formas de pagamento
-
Pagamento
Pagamento
Pagamento
Pagamento
Pagamento
Pagamento
Pagamento
Pagamento
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antecipado
imediato ou a contado
a pronto
a dinheiro
a prazo
a prestações
a termo
contra documentos
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4 – Pagamento/Recebimento
(continuação)
- Pagamento antecipado – quando é efectuado
antes da entrega dos bens e por exigência do
vendedor porque:
- o vendedor não tem confiança no comprador
- a mercadoria é produzida por encomenda,
interessando, apenas, ao comprador
- é usual no ramo do negócio em questão
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4 – Pagamento/Recebimento
(continuação)
- Pagamento imediato ou a contado – quando
é efectuado no acto de entrega dos bens. É
normalmente utilizado no comércio retalhista em
que a liquidação e o pagamento são operações
simultâneas.
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4 – Pagamento/Recebimento
(continuação)
- Pagamento a pronto – quando é efectuado até
8 dias após a entrega dos bens.
- Pagamento a dinheiro – quando é efectuado
entre os 8 e os 30 dias posteriores à entrega dos
bens.
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4 – Pagamento/Recebimento
(continuação)
- Pagamento a prazo – quando é efectuado
dentro de determinado prazo (60, 90 dias, etc.,
após a entrega da mercadoria). É geralmente
utilizado no comércio por grosso, sendo o prazo
convencionado entre as partes
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4 – Pagamento/Recebimento
(continuação)
- Pagamento a prestações – quando é
efectuado em parcelas correspondentes a uma
determinada fracção do preço, durante um
determinado prazo e até perfazer a totalidade do
preço.
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4 – Pagamento/Recebimento
(continuação)
-Pagamento a termo – é geralmente utilizado
nas compras e vendas realizadas na bolsa e
consiste em o vendedor e o comprador se
obrigarem a entregar e a pagar a mercadoria
decorrido determinado prazo sobre a realização do
contrato.
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4 – Pagamento/Recebimento
(continuação)
- Pagamento contra documentos – quando é
efectuado na altura da recepção de determinados
documentos enviados pelo vendedor e que
asseguram a propriedade da mercadoria. É usado
no comércio internacional e podem ser os
seguintes documentos: conhecimento de
embarque, guia de transporte e certificado de
origem.
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Boa semana!
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